Guide till asynkront arbete: bästa praxis

Vad är asynkront arbete?

Asynkront arbete syftar på en kommunikationsform som sker när två personer inte interagerar live eller samtidigt. Till skillnad från synkron kommunikation, som sker ansikte mot ansikte, via videosamtal eller live-ljud, sker asynkron kommunikation inte i realtid.

Exempel på asynkron kommunikation är:

• Förinspelade videomeddelanden (som Loom)
• Förinspelade ljudmeddelanden
• Skriftlig korrespondens när det inte finns någon förväntan på ett omedelbart svar (detta kan gälla e-post, snabbmeddelanden eller textmeddelanden, beroende på hur ditt företag använder dessa verktyg)
• Mer formell dokumentation (t.ex. policyer, PM, presentationer eller artiklar.)
• Återkoppling i gemensamma arbetsytor som Google Dokument eller Adobe Xd.

Även när vi arbetar i en miljö där alla är på plats är det troligt att en del av vårt arbete sker asynkront.

Fördelar med asynkront arbete

Låt oss börja med fördelarna med asynkront arbete, så att du kan förstå hur en övergång till asynkront arbete som första steg kan hjälpa din organisation.

Ökad produktivitet

Vi som arbetar med personalledning – och för den delen kunskapsarbetare i allmänhet – är vana vid en kalender som är fullproppad med möten från klockan 9 eller 10 på morgonen till klockan 17 eller 18 på kvällen.

Det kan finnas små tidsluckor här och där mellan Zoom-möten där vi försöker klämma in vårt faktiska arbete, samtidigt som vi hanterar en nästan konstant ström av aviseringar och pingar. Men realistiskt sett fungerar det inte. Enbart kontextväxlingen är förödande.

Eftersom vi inte har tillräckligt med meningsfull tid under dagen för att slutföra någon form av uppgift som kräver fokus, blir det ofta så att vi arbetar extra timmar eller multitaskar under andra möten för att få saker gjorda.

Föreställ dig nu att du är en del av en asynkron arbetskultur:

• Många av de återkommande statusmötena i din kalender förvandlas till lägesrapporter som du kan läsa när det passar dig.
• Du ber inte längre automatiskt om ett möte eller pingar någon när du har en fråga. I stället går du igenom befintlig dokumentation och, om den inte ger något svar, skriver du ett genomtänkt meddelande som hjälper dig att formulera dina idéer och ger mottagaren möjlighet att svara lika genomtänkt.
• Din kalender ser betydligt öppnare ut. Du ersätter mötestiden med fokuserade arbetsblock som hjälper dig att slutföra analytiska eller kreativa uppgifter.

Större flexibilitet

Om du inte längre är begränsad av att behöva vara tillgänglig vid en viss tid öppnar det upp en helt ny värld av möjligheter för balans mellan arbete och privatliv.

När du arbetar över tidszoner kan du bestämma vilka tider som ska vara gemensamt tillgängliga för synkront samarbete och åta dig att endast schemalägga möten under dessa tidsblock. 

Plötsligt kan ditt schema innehålla tillgängliga tidsblock som du kan avsätta för fokuserat arbete eller använda för att hantera privata åtaganden, även om det sker under den konventionella arbetsdagen.

En asynkron arbetsmiljö ger dig friheten att välja när du arbetar och från vilken plats, så länge du får arbetet gjort och förblir rimligt tillgänglig för att svara på teammedlemmars frågor.

Ur arbetsgivarens perspektiv är flexibelt arbete en viktig drivkraft för att rekrytera och behålla talanger.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Inkludering 

Med flexibelt arbete kommer inkludering. Nu när du inte längre kräver specifika timmar på plats eller ”på kontoret” kan du attrahera en mer mångfaldig talangpool. Det kan inkludera personer som har:

• Omsorgsansvar för anhöriga
• Funktionsnedsättningar
• En socioekonomisk situation som skulle gynnas av att spara pengar på pendling, måltidskostnader och/eller klädkostnader
• Olika bakgrunder och som löper större risk att utsättas för mikroaggressioner i en miljö där man arbetar på plats.
• Mer introverta personlighetstyper som tycker att synkron kommunikation är utmanande.

5 utmaningar med asynkront arbete och hur du övervinner dem

Det är tydligt att asynkront arbete inte är solsken och regnbågar dygnet runt, annars skulle vårt samhälle ha infört distansarbete, hybridarbete och andra flexibla arbetsformer i större utsträckning långt före pandemin.

I det här avsnittet går vi igenom några av de viktigaste utmaningarna med asynkront arbete samt några möjliga lösningar för att övervinna dem.

Kommunikationsutmaningar

Många skulle hålla med om att synkront arbete är att föredra framför asynkront i vissa situationer – det finns en anledning till att vi brukar spara viktiga samtal tills vi träffas ansikte mot ansikte eller att hätska diskussioner på nätet verkar mycket lättare att starta.

När du kommunicerar personligen eller till och med live via video kan du uppfatta många sammanhangsledtrådar som hjälper dig att förmedla och ta emot budskap mer effektivt. Kroppsspråk, betoning och röstläge kan påverka hur du tolkar innehållet i denna kommunikation. 

Du går miste om den kunskapen när du kommunicerar asynkront, vilket ibland kan leda till missförstånd. Det kan också ta längre tid att förmedla något asynkront.

Du kanske undrar varför du skulle bry dig om att skriva ner något när du helt enkelt kan hoppa in i ett Zoom-samtal. Du kanske också oroar dig för att du inte kommer att få svar inom den tid du behöver.

Så hanterar du utmaningar med asynkron kommunikation

Här är några strategier att överväga när du hanterar utmaningar med asynkron kommunikation:

• Investera i lämpliga kommunikationsverktyg. Se till att du väljer din teknikuppsättning för kommunikation med omsorg, baserat på organisationens mål. Ännu viktigare är att du fastställer riktlinjer för hur den teknikuppsättning för HR ska användas, så att alla förstår de olika kommunikationskanalerna och hur de ska användas.
  
  Tydliga och konsekventa riktlinjer = mindre tid som går åt till att leta efter information. På så sätt börjar du redan se vinsten med att arbeta asynkront. Informationen finns inte längre bara i människors huvuden utan är tillgänglig för alla.

• Fokusera på kvalitet, inte kvantitet. Fundera på vilka typer av samtal som skulle ha störst nytta av kommunikation i realtid och begränsa möten till dessa typer av interaktioner. Distansarbetande team kanske till exempel inte behöver ett möte för en statusuppdatering om ett projekt, men det kan vara klokt att behålla ett 1:1-möte med din direktrapporterande medarbetare för att hjälpa dig att bygga en stark relation och skapa förtroende.

• Fastställ rimliga förväntningar på företags- eller teamnivå för lämpliga svarstider. Om människor inte känner att de måste svara på meddelanden omedelbart minskar det stressen och hjälper dem att behålla fokus på sina prioriterade uppgifter. Det gör också att de i större utsträckning svarar genomtänkt i stället för spontant under andra möten.

• Kommunicera ofta via flera kanaler. Detta är nödvändigt för både synkrona och asynkrona organisationer, men det är värt att upprepa att företagsuppdateringar bör kommuniceras regelbundet och delas via flera kanaler med tillhörande arkiv för genomgång, eftersom mindre tid tillbringas tillsammans.

Tänk också på att en asynkron arbetsmodell kan vara enklare för vissa personer, till exempel neurodivergenta personer, eftersom den minskar behovet av att tolka sociala signaler.

Utmaningar med ansvarstagande

Utöver rena kommunikationsutmaningar finns det en uppfattning om att distansarbete eller asynkront arbete förstör ansvarstagandet.

Chefer och medarbetare kan inte längre bedöma prestationen utifrån vem som kommer först till och går sist från kontoret, så det blir frestande att mäta hur ofta distansarbetande medarbetare är online i snabbmeddelanden som en ersättning.

Nej, nej, nej, nej, nej.

Att införa verktyg för övervakning av distansarbete är det snabbaste sättet att urholka förtroendet och ödelägga din strategi för talanganskaffning. Dessutom är det inte ett verkligt mått på produktivitet.

Så hanterar du utmaningar med ansvarstagande

Här är några alternativa sätt att bedöma medarbetares ansvarstagande och engagemang:

• Dokumentera, dokumentera, dokumentera. För att ert företag ska lyckas med asynkront arbete är det avgörande att införa en kultur av transparens i hela organisationen. 
  
  Asynkront arbetande medarbetare kan inte förväntas lära sig genom observation eftersom de tillbringar mindre tid på samma plats. I stället behöver ni tydligt förklara för dem vad det innebär att lyckas. Det innefattar att definiera vilka resultat de ansvarar för att leverera, inte hur mycket tid de tillbringar vid sina skrivbord.

• Samordna medarbetarnas prestationsförväntningar med organisationens mål. Att tydliggöra roller och ansvarsområden minskar inte bara risken för dubbelarbete, utan ökar också medarbetarnas motivation.
  
  Engagerade medarbetare ser hur deras dagliga arbete hänger samman med det företaget försöker uppnå och är därför mindre benägna att drabbas av utbrändhet. Psst: det gör dem också mer produktiva.

• Använd projektledningsverktyg och arbetsflöden för att följa upp framstegen mot målen. Lägg ansvaret på medarbetarna att mäta sina prestationer genom att investera i lämpliga verktyg för asynkront samarbete. Bonuspoäng: alla på företaget vet vad som händer i era projekt, så ni behöver färre återkommande statusmöten 😎.

Utmaningar med teamets sammanhållning

Ett annat vanligt klagomål kring asynkront arbetande team är att det blir svårare att skapa starka relationer med kollegor som man antingen inte har träffat eller sällan träffar personligen.

Synkront arbete tvingar oss att utveckla mellanmänskliga relationer, vilket bygger förtroende snabbare och förbättrar teamarbetet.

Vissa ledare menar också att vi går miste om den kreativa inspiration som uppstår genom informella samtal vid vattenkylaren.

Så hanterar ni utmaningar med teamets sammanhållning

Utmaningar med teamets sammanhållning är inte oöverstigliga i en miljö där asynkront arbete prioriteras – de kräver helt enkelt en viss inledande insats för att lösas. Här är några strategier som fungerade bra för mitt team:

• Skapa en förstklassig introduktionsupplevelse. En väl genomförd introduktion är något fantastiskt. Den stärker medarbetarnas engagemang och vilja att stanna kvar under de första kritiska månaderna på jobbet, minskar tiden det tar att komma igång så att produktiviteten ökar snabbare och erbjuder ett bra sätt att underlätta ärlig feedback om hur personalansvariga kan förbättra sig.
  
  I en asynkron miljö fortsätter introduktionen att ge resultat. Utse en person från varje avdelning (helst på roterande basis för att dela på ansvaret) som ansvarar för att hålla introduktionsmaterialet uppdaterat och relevant samt se till att det ingår i en löpande feedbackprocess i samarbete med personalteamet.
  
  Relaterad läsning: Så skriver du en 30-, 60- och 90-dagarsplan för introduktionen i din organisation + mall

• Investera i att utveckla kompetenta chefer. I en asynkron miljö ska ni inte underskatta kraften i en återkommande möteskultur med enskilda avstämningar för att främja kontakt, underlätta kommunikation och upprätthålla medarbetarnas engagemang. Studier har visat att mellanchefer är avgörande för organisationens psykiska hälsa – försummar ni dem sker det på egen risk!
  
  Relaterad läsning: Så stöttar du nya chefer med ett personalpartnerprogram

• Skapa (valfria) möjligheter till kontakt. Ta reda på vad medarbetarna vill ha för att hålla kontakten och följ sedan upp det. Det kan vara en fysisk kvartalsretreat, en serie roliga Slack-kanaler eller valfria ”kontorstider” för småprat om annat än jobbet. 
  
  En viktig sak att tänka på: om dessa evenemang verkligen är valfria måste ni se till att medarbetare inte drabbas av dolda nackdelar om de väljer att avstå.

Utmaningar med beslutsfattande

Även beslutsfattande kan vara komplicerat i en asynkron miljö – hur säkerställer ni att rätt personer får komma till tals för att fatta kvalitativa beslut i tid, särskilt när ni inte har möjlighet att snabbt boka ett konferensrum för att rita upp problemet på en whiteboard?

Så hanterar ni utmaningar med beslutsfattande

Tvärtemot vad många tror kan asynkront beslutsfattande leda till bättre resultat än en traditionell brainstormingsession.

Om ni formulerar problemet korrekt och involverar rätt personer kan asynkront beslutsfattande faktiskt stimulera kreativitet och motverka grupptänkande.

Tänk på saken: i ett synkront möte är det ofta den högsta (eller mest seniora) rösten i rummet som avgör.

Trots dina bästa ansträngningar för att göra mötet så inkluderande som möjligt kan andra deltagare känna sig för skrämda för att säga vad de tycker, eller så kan deras personlighetstyp göra att de behöver mer tid för att bearbeta information innan de känner sig bekväma med att framföra en åsikt.

Att etablera en skrivkultur i organisationen effektiviserar beslutsprocessen. Det uppmuntrar människor att:

• Sammanfatta problemet kortfattat
• Undersöka möjliga lösningar
• Rekommendera en lösning baserad på empiriska bevis och deras egen erfarenhet
• Efterfråga olika perspektiv för att bekräfta eller avfärda rekommendationen.

Relaterad läsning:

• En process i fem steg för att fatta beslut asynkront
• Så byggde Stripe en skrivkultur

Fördröjningar vid godkännande och slutförande av dokument

Fördröjningar när dokument ska godkännas och undertecknas är ett vanligt problem i asynkrona arbetsmiljöer, särskilt när teammedlemmarna befinner sig i olika tidszoner eller har varierande arbetsscheman.

Att vänta på underskrifter kan sakta ner arbetet, skapa flaskhalsar och försämra den övergripande produktiviteten. Utan samarbete i realtid kan dessa fördröjningar hopa sig och stoppa viktiga projekt eller avtal.

Så motverkar du fördröjningar vid godkännande och slutförande av dokument

• Programvara för elektroniska signaturer kan hjälpa genom att låta människor underteckna dokument när det passar dem, vilket påskyndar processen och håller arbetet igång även vid skillnader mellan tidszoner.
• Använd automatiska påminnelser för att meddela undertecknare när deras godkännande behövs, så att risken för fördröjningar på grund av glömska eller missade e-postmeddelanden minskar.
• Inför tydliga arbetsflöden som definierar vem som behöver godkänna eller underteckna dokument, så att alla känner till sin roll i processen, vilket minimerar förvirring och tidsspillan.
• Förvara dokument i ett centraliserat, molnbaserat system där teammedlemmarna enkelt kan komma åt och granska dem när som helst, så att fördröjningar på grund av att man behöver leta efter filer undviks.
• Fastställ tidsfrister för godkännanden och underskrifter för att skapa en känsla av brådska och hålla processen för dokumentgodkännande på rätt spår.
• Erbjud mobilanpassade alternativ för dokumentsignering, så att teammedlemmarna kan godkänna dokument var de än befinner sig, även när de inte sitter vid sina skrivbord.

Delta i samtalet

Som du förhoppningsvis har insett finns det många fördelar med att införa en mer asynkron arbetskultur.

Håll dig uppdaterad om asynkront arbete och andra viktiga ämnen inom personal och företagskultur genom att prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People.