40 ChatGPT-instruktioner för HR och hur du skriver egna

Här nedan delar jag med mig av mina tips och några användbara instruktioner.

Vad kan HR använda ChatGPT till?

Med eftertanke kan ChatGPT spara tid, generera idéer och minska arbetsbördan för repetitiva skrivuppgifter.

Här är några områden där det är som mest användbart inom HR och personalledning:

Skriva första utkast

Som nämndes i inledningen ger ChatGPT dig en utgångspunkt för att skriva sådant som arbetsbeskrivningar, introduktionsplaner och mallar för utvecklingssamtal. 

I stället för att börja med en tom sida kan du börja med något som går att redigera och redan har en hygglig formatering. 

Du kan till och med tala om för AI-verktygen vilket format eller vilka nyckelord du vill ska ingå. Du kan också prova att lägga in ett relaterat dokument eller ett exempel från ett annat projekt för att ge verktyget en uppfattning om vad du letar efter. 

Bearbeta kommunikation

Du kan be det att förenkla språket, justera tonen eller översätta formellt innehåll till något mer mänskligt. 

Det är särskilt användbart för interna meddelanden, policyförklaringar och känsliga uppdateringar.

Om du någon gång har tänkt ”låter det här mejlet eller chattmeddelandet för elakt??” kan AI hjälpa dig att mildra eller tona ned ett meddelande utan att förlora de centrala idéerna. 

Det här är den magkänslekontroll jag tidigare fick från kollegan som satt bredvid mig på kontoret. Nu vänder jag mig till AI för den här typen av hjälp.

Väcka idéer

Om du har fastnat när du försöker namnge ett program, skapa en utbildning eller skissa på en personalstrategi kan ChatGPT hjälpa dig att brainstorma fram alternativ. 

Det kommer inte att leda dig fram till det perfekta svaret, men det kan lyfta fram riktningar som du kanske inte hade övervägt. Jag har använt detta mycket för att namnge företag, produkter och program. 

Visst får du några idéer som inte är särskilt bra, men du kan också få fram riktiga guldkorn! Ju bättre instruktioner du ger, desto bättre resultat får du här. 

Organisera innehåll

Lägg in anteckningar från ett möte, kommentarer från en medarbetarundersökning eller lösa idéer till en workshop, så kan AI hjälpa dig att organisera dem i teman, punktlistor eller en grov struktur.

Det kan hjälpa till att organisera tankedumpningar, mötesanteckningar, utskrifter och mycket mer! Det kan vara väldigt uppmuntrande när du snabbt behöver sätta ihop en utbildning eller sammanfatta information för olika målgrupper. 

Skapa enkla verktyg

Om du ger tillräckligt med sammanhang kan du be om relevanta checklistor, arbetsflöden, e-postmallar och till och med korta pulsmätningar eller intervjuguider. 

Resultatet behöver fortfarande granskas av dig, men det tar dig 60–80 % av vägen på betydligt kortare tid. 

Prova om du är osäker! 

I slutändan finns AI här för att hjälpa till – inte för att leda. Överlåt mänskligt tänkande, mänskliga känslor och resonemangsuppgifter åt människor. Be AI om hjälp med sådant som känns som rutinarbete och som inte kräver mänskligt tänkande.

Så skriver du en bra ChatGPT-instruktion

Hemligheten bakom att få användbara resultat från ChatGPT handlar inte om att lura systemet. I stället handlar det om att vara tydlig och medveten samt ge det rätt sammanhang och rätt inramning att utgå från.

När jag skriver en instruktion tänker jag på det som att ge instruktioner till en ny teammedlem som är skarp men obekant med vårt arbete.

Om jag bara säger ”Skriv ett återkopplingsmeddelande” får jag något generiskt. Men om jag säger ”Du är en erfaren HR-partner som hjälper en chef för första gången att skriva konstruktiv återkoppling till en medarbetare som missar deadlines.” 

Jag märker att när jag närmar mig AI-verktyg på det här sättet får jag något som ligger mycket närmare det jag faktiskt behöver.

Så här får du ChatGPT i rätt sinnesstämning:

1. Börja med identiteten: Berätta vem det ska agera som. Att ge det en roll hjälper till att ange ton och omfattning. Det kan vara:
   1. ”Du är en senior HR-specialist med tio års erfarenhet …”
   2. ”Du är en coach inom ledarskapsutveckling som fokuserar på människocentrerade lösningar …”
   3. ”Du är en personalansvarig chef som skriver en utvärdering i en organisation som värdesätter (xyz) …”
2. Lägg till sammanhang: Var kommer innehållet att publiceras? Vem kommer att läsa det? Vilken ton vill du ha – direkt, empatisk, positiv, professionell? Ju fler detaljer du ger från början, desto mindre behöver du städa upp senare.
3. Ange ditt syfte: Var tydlig med vad du försöker uppnå. Informerar, övertygar, coachar, dokumenterar eller löser du ett problem? ChatGPT kan anpassa struktur och ordval utifrån vad du försöker åstadkomma.
4. Var specifik med formatet: Be om en punktlista, ett utkast till e-post, en sammanfattning på en sida, en disposition för bilder – vad du än behöver. Det är bättre på att följa instruktioner än på att gissa vad du vill ha. Du kan till och med ange ett format från ett exempel, även om innehållet inte är samma som det du ber om hjälp med.
5. Ge det något att arbeta med: Om du har befintlig text, anteckningar eller några grova idéer kan du ta med dem. Även ett stycke råmaterial kan räcka för att styra resultatet i rätt riktning. Oroa dig inte för mycket över att snygga till det – råa anteckningar och tankar räcker för att ge AI:n en uppfattning om vad du försöker förmedla. 
6. Samarbeta med verktyget: En av de bästa sakerna med att använda ChatGPT är att du inte behöver få det rätt första gången. Du kan behandla interaktionen som ett samtal. Börja med en bra instruktion och förfina sedan tillsammans:
   1. ”Kan du förenkla det här för en chef nära den operativa verksamheten?”
   2. ”Få det här att låta mer uppmuntrande.”
   3. ”Vad saknas här?”
   4. ”Lägg till exempel som passar ett team där distansarbete är utgångspunkten.”

Bonustips: Be det hänvisa till eller anpassa sig efter tillförlitliga källor. Om du arbetar med något som kräver konsekvens eller professionella standarder kan du tala om för AI:n var den ska leta och be den inkludera länkar till resurserna. 

Du kan säga:

• ”Basera ditt svar på vägledning från PeopleManagingPeople.com och inkludera länken”
• ”Använd bästa praxis i linje med SHRM eller CIPD och inkludera länken”
• ”Inkludera aktuell kunskap från HBR-artikeln om psykologisk trygghet och inkludera länken”

När du instruerar ett AI-verktyg att göra efterforskningar och inkludera källhänvisningar eller länkar bör du vara beredd på att det sammanfattar eller hämtar specifika citat från källtexten. 

VIKTIGT!! Kontrollera alltid att resurserna är verkliga och att statistiken stämmer. Detta är ett av de områden där AI aktivt förbättras, men det har fortfarande en tendens att hitta på saker om det inte har tillförlitlig information att utgå från. 

Exempel före och efter finjustering med mina tips

Generisk instruktion: ”Skriv en plan för prestationsförbättring för någon som underpresterar.”

Exempel på resultat:

Plan för prestationsförbättring (PIP)

Medarbetarens namn: [Medarbetarens namn]
Befattning: [Befattning]
Avdelning: [Avdelning]
Chefens namn: [Chefens namn]
Datum för utfärdande: [Datum]
Utvärderingsperiod: [Startdatum] – [Slutdatum]

1. Planens syfte
Denna plan för prestationsförbättring är avsedd att hantera prestationsproblem på ett strukturerat och stödjande sätt. Målet är att tydliggöra förväntningarna, identifiera förbättringsområden och tillhandahålla resurser som hjälper medarbetaren att lyckas i sin roll.

2. Prestationsproblem
Följande områden har identifierats som områden där förväntningarna inte uppfylls:
Arbetets kvalitet: [Exempel: Frekventa fel i rapporter, viktiga detaljer saknas.]
Leverans i tid: [Exempel: Deadlines missas konsekvent.]
Kommunikation: [Exempel: Försenade svar på teamets e-postmeddelanden och bristande uppföljning.]
Samarbete: [Exempel: Begränsat deltagande i teammöten.]

3. Prestationsförväntningar och mål
Medarbetaren förväntas uppnå följande prestationsmål under utvärderingsperioden:

Fokusområde	Specifika förväntningar	Framgångsmått
Kvalitet	Lämna in felfria rapporter	95 % noggrannhet
Leverans i tid	Uppfylla alla projektdeadlines	100 % leverans i tid
Kommunikation	Svara på interna e-postmeddelanden inom 24 timmar	Tidig och professionell kommunikation
Samarbete	Delta aktivt i veckovisa möten	Närvara och bidra på ett meningsfullt sätt

4. Stöd och resurser
Följande stöd kommer att tillhandahållas:
Regelbundna 1:1-möten med din chef (varje vecka)
Mentorskap från en kollega [kollegans namn, om tillämpligt]
Utbildning eller workshops om [specifika verktyg eller färdigheter, vid behov]
Tillgång till skriftliga prestationsstandarder och mallar

5. Tidsplan och avstämningar
Veckovisa avstämningsmöten: [t.ex. varje måndag kl. 10.00]
Delavstämning: [t.ex. 30 dagar efter planens start]
Slutlig utvärdering: [t.ex. 60 dagar efter planens start]

6. Konsekvenser av att inte uppfylla förväntningarna
Underlåtenhet att visa konsekventa förbättringar eller uppnå prestationsmålen ovan kan leda till ytterligare disciplinära åtgärder, inklusive och upp till uppsägning av anställningen.

7. Bekräftelse
Jag bekräftar att jag har gått igenom denna plan för prestationsförbättring och förstår de förväntningar och den tidsplan som anges ovan.

Medarbetarens underskrift: ____________________ Datum: ___________
Chefens underskrift: _____________________ Datum: ___________
HR-representantens underskrift: ____________ Datum: ___________

Detta resultat är en mall och utgår från att problemen gäller kvalitet, leverans i tid, kommunikation eller samarbete. Den ber dig också att lägga till en hel del information. Som mall är den användbar, men du kan få ett mycket mer komplett resultat som tar dig närmare ett färdigt dokument med en bättre instruktion.

Bättre instruktion: “Du är en HR-partner som stöttar en chef som behöver sätta en marknadsföringsspecialist på mellannivå på en 60 dagar lång plan för prestationsförbättring. Medarbetaren har missat deadlines och inte följt upp återkoppling. Skriv ett tydligt och stödjande utkast som beskriver förväntningar, tidsplaner och tillgängliga resurser.”

Exempel på resultat:

Förbättringsplan
Medarbetarens namn: [Medarbetarens namn]
Befattning: Marknadsspecialist
Avdelning: Marknadsföring
Chef: [Chefens namn]
Planens varaktighet: 60 dagar (start: [Datum], slut: [Datum])

Syftet med denna plan
Denna förbättringsplan (PIP) är avsedd att stödja din framgång i rollen som marknadsspecialist. Under de senaste veckorna har det framkommit oro kring din förmåga att hålla tidsfrister och införliva återkoppling i ditt arbete. Denna plan beskriver tydliga förväntningar, tidsramar för förbättring och det stöd som finns tillgängligt för att hjälpa dig att lyckas.

Områden som behöver förbättras
1. Missade tidsfrister: Flera projekt har lämnats in för sent, vilket påverkar kampanjernas tidsplaner och teamets samordning.
2. Bristande uppföljning av återkoppling: Återkoppling har konsekvent getts på projektutkast, men revideringarna är ofta ofullständiga eller genomförs inte enligt önskemål.

Förväntningar och mål

Område	Förväntning	Så mäts framgång
Tidsfrister	Lämna in allt tilldelat arbete enligt överenskomna tidsfrister	100 % slutfört i tid
Respons på återkoppling	Införliva återkoppling fullständigt och korrekt i revideringar	Minst 90 % av de begärda ändringarna införlivade med tydlig uppföljning
Kommunikation	Proaktivt uppmärksamma risker för tidsfrister och be om förtydliganden	Regelbundna uppdateringar och snabba svar på återkoppling

Tidslinje
Veckovisa avstämningar med [Chefens namn] för att gå igenom framsteg, ge vägledning och besvara frågor
Avstämning efter halva tiden, efter 30 dagar
Slutlig avstämning efter 60 dagar för att bedöma de övergripande framstegen

Tillgängliga resurser
Veckovisa 1:1-möten med din chef
Tillgång till mallar för projektplanering och redaktionella kalendrar
Stöd från kollegan [Kollegans namn]
Valfria utbildningsresurser om tidshantering eller bästa praxis för redigering

Nästa steg
Vi är engagerade i din framgång och anser att denna plan ger en tydlig väg framåt. Om konsekventa förbättringar inte kan påvisas när planen löper ut kan ytterligare arbetsrättsliga åtgärder övervägas, upp till och inklusive uppsägning.

Vänligen granska och underteckna nedan för att bekräfta att denna plan har delats och diskuterats.

Medarbetarens underskrift: _____________________ Datum: __________
Chefens underskrift: _____________________ Datum: __________
HR-representant: _____________________ Datum: __________

Den andra versionen ger den syfte, ton och inramning – och resultaten skiljer sig markant åt när det gäller fullständighet och användbarhet. 

Det första resultatet med den generiska prompten var inte specifikt anpassat till rollen, tidsramen eller de problem som låg bakom att åtgärden att skapa en PIP vidtogs. 

Genom att använda den mer detaljerade prompten genererade AI det andra exemplet, som var mycket mer specifikt, mätbart, handlingsinriktat, rimligt och tidsbegränsat (SMART).

När målet är att använda AI för att korta vägen till något som är redo att användas i verkligheten är det bäst att ge så mycket information som möjligt för att hjälpa AI att utveckla något som är anpassat till din specifika situation och ditt användningsområde, i stället för att bara skapa en generisk mall.

Det bästa sättet att bli bra på att använda AI är att öva, öva, öva! Nästa gång du ska skriva ett dokument eller sammanfatta något på ett nytt sätt kan du fundera på om AI skulle kunna vara till hjälp. 

När du känner dig bekväm med att skriva effektiva prompter kommer det verkliga värdet av att tillämpa dem i ditt dagliga arbete. I nästa avsnitt delar jag praktiska, färdiga prompter som är organiserade efter centrala HR-områden – så att du kan komma igång direkt.

40 ChatGPT-prompter för HR och personalledning

När du väl har fått kläm på att skriva en bra prompt handlar det bara om att börja använda den. 

Dessa prompter är grupperade efter verkliga användningsområden inom HR – från rekrytering till förändringsledning (eftersom HR gör SÅ MYCKET) – och är skrivna på det sätt du skulle prata med en praktikant som är smart men behöver din vägledning.

Använd dem som de är eller justera dem så att de återspeglar din organisations ton, bransch eller kultur. Målet är att ge dig en rivstart – så att du kan lägga mindre tid på att skriva från grunden och mer tid på det arbete som verkligen spelar roll.

Rekrytering

1. Skriva en arbetsbeskrivning som attraherar rätt kandidater

Instruktion: Du är en partner inom talanganskaffning på ett snabbväxande teknikföretag inom hälso- och sjukvård. Skriv en övertygande arbetsbeskrivning för en dataanalytiker på mellannivå som lyfter fram flexibelt arbete, utvecklingsmöjligheter och vår värderingsdrivna kultur (du kan även ladda upp dokument om förmåner eller kultur som bakgrund).

Tonen ska vara inkluderande och energisk. Formatera den för en jobbannons som är redo att laddas upp i mitt ATS.

Tips: Om du har en tidigare jobbannons som fungerade bra kan du klistra in den som exempel och be verktyget efterlikna tonen och strukturen vid formateringen. Inkludera även befintliga ansvarsområden, krav och löneinformation om du har det – oroa dig inte för formateringen – AI tar hand om det.

2. Skapa intervjufrågor för mjuka färdigheter

Uppmaning: Du är en erfaren HR-strateg som utformar strukturerade intervjufrågor för en teamledarroll i kundsupportteamet. 

Anställningsansvarig vill bedöma emotionell intelligens, anpassningsförmåga och förmåga att lösa konflikter. Ta fram 5 beteendebaserade frågor, formaterade för användning i en panelintervju.

Tips: Lägg till ”inkludera en bedömningsmatris för varje fråga” för att bidra till en standardiserad bedömning mellan intervjuarna. Du kan till och med be AI skapa utvärderingsformuläret! 

3. Skriva ett avslagsmejl som håller dörren öppen

Uppmaning: Du är rekryterare på en medelstor marknadsföringsbyrå. Skriv ett artigt och uppskattande avslagsmejl till en kandidat som gick vidare till den slutliga intervjun. 

Håll tonen uppmuntrande och låt kandidaten veta att vi gärna vill överväga hen för framtida roller. Mejlet ska vara högst 150 ord långt.

Tips: Be om tonvariationer om du vill ha en varmare, mer formell eller mer samtalsinriktad ton. Du kan inkludera anteckningar om vad du uppskattade i intervjun med kandidaten om du vill göra mejlet ännu mer personligt. 

4. Sammanfatta rekryteringsprocessen för kandidater

Uppmaning: Du är HR-koordinator och förbereder en sammanfattning av vår rekryteringsprocess för kandidater som söker distansroller. 

Skriv en kort översikt (under 200 ord) som innehåller vad de kan förvänta sig efter ansökan, vilka de kommer att träffa under intervjuerna och den genomsnittliga tidsplanen för beslut. Gör den vänlig och transparent.

Tips: Använd detta för att skapa både text till ett mejl och en visuell version för karriärsidan eller presentationsmaterialet. Du kan till och med be AI skapa en bild som visar arbetsflödet eller processen visuellt! 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

5. Hjälpa chefer att skriva bättre behovsanteckningar

Uppmaning: Du är rekryterare och coachar en anställande chef som rekryterar för första gången genom att skriva en jobböversikt för en rollbeskrivning för en programvaruingenjör.

Skriv en checklista över vad som bör inkluderas, till exempel nödvändiga färdigheter, beteenden och framgångsmått under de första 6 månaderna. Formatera den som ett arbetsblad eller formulär på en sida som chefen kan fylla i och returnera.

Tips: Spara detta som en återanvändbar mall i ditt ATS eller på den delade enheten för en snabbare uppstart.

Introduktion av nyanställda

1. Skapa en 30-60-90-dagarsplan för en nyanställd

Uppmaning: Du är HR-strateg och stöttar introduktionen av en ny distansanställd i en senior roll inom kundframgång. 

Skapa en 30-60-90-dagarsplan som innehåller viktiga lärandemilstolpar, mål för relationsbyggande och prestationsförväntningar. Formatera den som en punktformad checklista för nyanställda som chefen kan gå igenom tillsammans med den nyanställda.

Tips: Anpassa prompten efter rollens senioritet – nyutexaminerade kan behöva mer introduktion, medan chefer kan behöva fler strategiska mål för att komma in i rollen.

2. Skriva ett välkomstmejl från chefen

Uppmaning: Du är personalansvarig och välkomnar en ny teammedlem som börjar nästa vecka. Skriv ett varmt och personligt mejl som presenterar dig själv, berättar vad personen kan förvänta sig under sin första dag och låter hen veta hur glada teamet är. Håll dig under 200 ord och använd en vänlig och lättillgänglig ton.

Tips: Inkludera en kort mening om teamkulturen eller vad som gör teamet unikt för att sätta tonen tidigt. Du kan även överväga att inkludera en ögonblicksbild av organisationsschemat eller berätta hur schemat för de första dagarna ser ut för att skapa trygghet. PMP har en guide till välkomstbrev som du kan använda.

3. Utforma ett introduktionsprogram med faddrar

Uppmaning: Du är specialist inom lärande och utveckling och skapar ett fadderprogram för nyanställda. Skriv en enkel infosida som förklarar vad en fadder gör, hur länge relationen varar och hur en framgångsrik fadderrelation ser ut. Formatera den i tre avsnitt: syfte, förväntningar och tips för båda parter.

Tips: Be ChatGPT skriva om detta i jag-form för användning i mallar som skickas direkt till faddrar och nyanställda. Du kan även använda AI genom hela processen med fadderrelationen och utvärderingen. 

4. Sammanfatta logistiken för den första dagen för en ny distansanställd

Instruktion: Du är en HR-koordinator som förbereder ett introduktionsmejl för en ny distansanställd. Skriv ett kortfattat meddelande som innehåller när personen ska logga in, hur systemen nås, vilka personen kommer att träffa och var hjälp finns att få. Tonen ska vara välkomnande men tydlig och professionell.

Tips: Du kan också be verktyget att skapa en checklisteversion av mejlet som den nyanställda kan använda som referens senare.

5. Skriva om översikten av personalhandboken

Instruktion: Du är kommunikationsansvarig internt och uppdaterar översiktssidan för din digitala personalhandbok. Ladda upp handboken till AI:n som referens. 

Sammanfatta vad handboken omfattar—organisationens policyer, förmåner och kultur—och förklara hur man navigerar i den. Håll tonen medarbetarvänlig och undvik juridisk jargong.

Tips: Du kan också klistra in din befintliga text och be ChatGPT att skriva om den med ett enkelt språk och rubriker för att förbättra läsbarheten.

Prestationshantering

1. Skriva balanserade kommentarer i prestationsbedömningar

Instruktion: Du är en chef som skriver en prestationsbedömning för en högpresterande teammedlem som konsekvent överträffar målen men har svårt med samarbete.

Skapa en balanserad, styrkebaserad sammanfattning som uppmärksammar prestationerna samtidigt som utvecklingsmöjligheten tas upp på ett omtänksamt sätt. Håll tonen konstruktiv och professionell.

Tips: Be ChatGPT generera flera formuleringar så att du kan välja den som bäst passar din egen stil. Lägg till exempel manuellt för att säkerställa att du har en väldokumenterad prestationsbedömning.

2. Skapa SMART-mål för en roll på mellannivå

Instruktion: Du är en HR-generalist som stöttar ett marknadsföringsteam. Skriv 3–5 SMART-mål för en innehållsstrateg med fokus på att förbättra varumärkeskännedom och generera leads. Målen ska vara specifika, mätbara och realistiska för nästa kvartal.

Tips: Om du känner till företagets strategiska prioriteringar kan du lägga till dem i instruktionen för att bättre anpassa målen.

3. Ta fram samtalspunkter för ett svårt återkopplingssamtal

Instruktion: Du är en personalansvarig chef som förbereder ett enskilt samtal med en direkt underställd som har missat flera deadlines. 

Ta fram 3–4 samtalspunkter som tar upp problemet direkt, uppmuntrar medarbetaren att reflektera och öppnar en väg mot förbättring. Håll tonen respektfull och lösningsorienterad.

Tips: Inkludera ”föreslå några öppna frågor som jag kan ställa under samtalet” för att göra instruktionen ännu mer användbar.

4. Skapa en agenda för ett kalibreringsmöte om prestationer

Instruktion: Du är en HR-partner som stöttar en kommande kalibreringssession om prestationer med seniora chefer. 

Ta fram en mötesagenda för 60 minuter som innehåller ett tydligt syfte, påminnelser om förberedelser, riktlinjer för diskussionen och ett avslutande steg för att slutföra bedömningarna. Formatera den som en enkel punktlista.

Tips: Lägg till ”inkludera ett faciliteringstips för varje avsnitt” för att stödja en smidigare diskussion. Överväg att låta AI:n granska och hänvisa till People Managing Peoples innehåll om prestationskalibrering.

5. Skriva en plan för prestationsförbättring (PIP)

Instruktion: Du är en HR-chef som vägleder en arbetsledare genom en plan för prestationsförbättring för en lageranställd med återkommande närvaroproblem. Skriv en respektfull och specifik 60-dagarsplan som innehåller förväntningar, datum för avstämningar och tillgängliga stödresurser.

Tips: Be ChatGPT att inkludera en tonkontroll—”håll den formell men uppmuntrande”—så att meddelandet förblir tydligt utan att låta bestraffande.

Lärande och utveckling

1. Utforma en utvecklingsplan för en ny chef

Instruktion: Du är en HR-partner som skapar en sexmånaders utvecklingsplan för en förstagångschef med personalansvar på ett distansbaserat teknikföretag. 

Inkludera mål för kompetensutveckling, rekommenderade utbildningsformat (som mentorskap, självstudiekurser och diskussioner med kollegor) samt viktiga milstolpar. Formatera den som en punktlista. Hitta några relevanta kurser att föreslå.

Tips: Lägg till ”knyt lärandemålen till våra ledarskapsprinciper” om din organisation har publicerade värderingar eller kompetenser.

2. Skapa en översikt för en workshop om psykologisk trygghet

Instruktion: Du är specialist inom lärande och utveckling och utformar en 90-minutersworkshop för teamledare om psykologisk trygghet.

Skapa en sessionsöversikt som innehåller en kort introduktion, en gruppaktivitet, en diskussion om ett fall och ett praktiskt verktyg som deltagarna kan använda med sina team. Inkludera relevanta resurser och källhänvisningar.

Tips: Be ChatGPT att inkludera handledaranteckningar eller exempel på reflektionsfrågor om du ska skapa ett bildspel härnäst.

3. Sammanfatta återkoppling efter utbildningen

Prompt: Du är en L&D-chef som granskar fritextsvar från en nyligen genomförd kompetensutbildning. Sammanfatta svaren i 3–5 huvudteman och föreslå 2 åtgärder baserat på vad deltagarna tyckte var mest värdefullt eller vad som saknades.

Tips: Klistra in den råa återkopplingen och inkludera “ignorera neutrala kommentarer och fokusera på starka åsikter” för att få en mer träffsäker sammanfattning.

4. Skapa en guide för kollegialt lärande

Prompt: Du är en HR-chef som bygger ett initiativ för kollegialt lärande för medarbetare med hög potential. Skriv en guide på en sida som förklarar hur processen för kollegialt lärande fungerar, vad som förväntas av deltagarna och hur den hänger samman med deras utvecklingsmål. Använd ett enkelt och samtalslikt språk.

Tips: Lägg till “formatera den för användning i ett e-postmeddelande” om du förbereder intern kommunikation för att marknadsföra programmet.

5. Skapa diskussionsfrågor för ett ledarskapsprogram

Prompt: Du är en handledare inom ledarskapsutveckling som förbereder en workshop med mellanchefer. 

Skriv 5 öppna diskussionsfrågor utifrån ämnena anpassningsförmåga, kommunikation och att bygga förtroende. Håll tonen reflekterande och praktisk.

Tips: Be ChatGPT föreslå följdfrågor eller upplägg för mindre grupper för att fördjupa diskussionen.

Medarbetarengagemang

1. Utforma en pulsmätning för att mäta teamets arbetsmoral

Prompt: Du är en HR-chef som utformar en kort medarbetarundersökning för att mäta medarbetarnas arbetsmoral under ett intensivt kvartal. Skriv 5 frågor som kan besvaras på en femgradig skala, tillsammans med en valfri öppen fråga. Fokusera på arbetsbelastning, samhörighet med teamet och uppskattning.

Tips: Du kan be ChatGPT formulera om enkätfrågor för att ta bort vinklingar eller göra dem mer inkluderande vid behov.

2. Skriva ett uppskattningsmeddelande från en ledare

Prompt: Du är en chefsassistent som skriver ett meddelande från vd:n för att uppmärksamma medarbetarnas uthållighet under en utmanande period. Skriv ett kort och genuint meddelande som undviker klichéer, innehåller ett konkret exempel på en arbetsinsats och uttrycker uppriktig uppskattning.

Tips: Be om en version anpassad för hybrida eller helt distansbaserade team om inte alla arbetar på plats.

3. Skapa månatliga teman för engagemang

Prompt: Du är chef för internkommunikation och planerar ett års kampanjer för medarbetarengagemang. Föreslå 12 månadsteman med fokus på kultur, välbefinnande och samhörighet. Varje tema ska innehålla en beskrivning på en rad och en föreslagen aktivitet eller kampanj.

Tips: Be ChatGPT anpassa temana till nationella temamånader, företagets värderingar eller viktiga milstolpar i verksamheten.

4. Sammanfatta återkoppling från avgångsintervjuer för en ledningsgrupp

Prompt: Du är en HR-partner som förbereder en sammanfattning av avgångsintervjuer för andra kvartalet (ladda upp intervjuerna eller anteckningarna från dem). 

Skapa en kort översikt för ett bildspel som innehåller de främsta orsakerna till att medarbetare slutar, återkommande teman och rekommendationer. Fokusera på tydlighet och anpassa tonen till en ledningsgrupp.

Tips: Inkludera “lyft även fram det som fungerar bra” i prompten så att sammanfattningen inte blir överdrivet negativ.

5. Skriva en handlingsplan för teamets engagemang

Prompt: Du är en personalansvarig chef som nyligen fått låga engagemangspoäng inom kommunikation och uppskattning. Skapa en handlingsplan för 3 månader med små, genomförbara förändringar som du kan införa, och inkludera hur du ska följa upp med teamet för att få återkoppling.

Tips: Be ChatGPT strukturera den i tabellform med kolumner för åtgärd, ansvarig, tidplan och framgångsindikator.

Internkommunikation

1. Skriva ett tydligt och stödjande förändringsmeddelande

Prompt: Du är chef för internkommunikation och förbereder ett meddelande om en omorganisation av en avdelning.

Skriv ett meddelande till medarbetarna som förklarar vad som händer och varför, lugnar dem genom att beskriva nästa steg och bjuder in till frågor. Håll tonen transparent och stödjande och begränsa texten till 300 ord.

Tips: Be ChatGPT inkludera en kort FAQ-sektion om du förväntar dig vanliga frågor eller förvirring.

2. Skriva om en policyuppdatering på ett enkelt språk

Uppmaning: Du är en kommunikationspartner som skriver om en juridiskt formulerad uppdatering om förändringar i ledighetspolicyn. Gör om den till ett vänligt internt meddelande som medarbetarna förstår och faktiskt läser. Håll det enkelt, korrekt och under 250 ord.

Tips: Inkludera ”formatera med tydliga rubriker och en uppmaning till handling” för att göra texten lättare att skumma.

3. Skapa en veckovis sammanfattning av allmötet

Uppmaning: Du är en kommunikationsspecialist som skriver en kort intern sammanfattning av veckans allmöte. Ta med viktiga uppdateringar, centrala beslut och länkar för att se inspelningen eller visa presentationen. Använd en ledig men professionell ton och håll det under 200 ord.

Tips: Be ChatGPT att skapa både Slack- och e-postversioner så att du kan använda dem i flera kanaler.

4. Skriva ett meddelande från en ledare inför en milstolpe

Uppmaning: Du hjälper en VP som vill skicka ett meddelande för att uppmärksamma ettårsdagen av företagets varumärkesuppdatering. Skriv ett kort meddelande som reflekterar över framstegen, tackar teamet och bygger engagemang inför framtiden. Håll det under 150 ord och skriv det i VP:ns röst.

Tips: Om ledaren är känd för en särskild stil (ödmjuk, visionär, humoristisk), ta med det i uppmaningen för att anpassa tonen.

5. Skapa en kalender för internkommunikation

Uppmaning: Du är ansvarig för internkommunikation och planerar innehåll för nästa kvartal. Skapa ett exempel på en kommunikationskalender som innehåller minst ett meddelande per vecka inom olika ämnen, till exempel personalnyheter, strategiska uppdateringar och kulturinslag. Formatera den som en enkel tabell med kolumner för datum, ämne, målgrupp och ansvarig.

Tips: Be ChatGPT föreslå sätt att återanvända innehåll i e-post, intranät och chattplattformar. Du kan också be ChatGPT att utelämna #hashtags eller emojier om det passar er kultur bättre. 

Förändringsledning

1. Informera om en organisatorisk förändring

Uppmaning: Du är en senior HR-ledare som förbereder ett meddelande om en förändring i rapporteringsstrukturen som påverkar flera avdelningar. 

Skriv ett tydligt och respektfullt meddelande som beskriver vad som förändras, varför det är viktigt och vilket stöd som finns tillgängligt. Håll det under 300 ord och använd en lugn, självsäker ton.

Tips: Be ChatGPT ta med ett exempel på ett uppföljande meddelande som chefer kan skicka till sina team för konsekvens och tydlighet. Du kan även överväga att skapa samtalspunkter om förändringen för partner- eller kundkommunikation.

2. Skapa en FAQ om förändringen för medarbetare

Uppmaning: Du är en specialist på internkommunikation som tar fram en FAQ för att stödja införandet av ett större system. 

Skapa 8–10 frågor och svar som täcker tidsplan, utbildning, påverkan på arbetsflöden och vem man ska kontakta för att få hjälp. Använd ett enkelt språk och gruppera frågorna efter tema.

Tips: Inkludera ”lägg till ett kort inledande stycke till FAQ:n” om du vill ha något som är klart att lägga in i ett intranätinlägg eller en PDF.

3. Skriva ett manus för ett uppstartsmöte om förändringen

Uppmaning: Du är en konsult inom förändringsledning som förbereder samtalspunkter åt en ledare som ska presentera ett nytt initiativ under ett allmöte. Skriv ett kort manus som förklarar syftet med förändringen, skapar en öppen stämning och bjuder in till återkoppling.

Tips: Be om två versioner – en för ett mer formellt sammanhang och en för ett samtalsinriktat fråge- och svarformat.

4. Skissa på en kommunikationsplan för intressenter

Uppmaning: Du är en HR-chef som leder ett tvärfunktionellt förändringsarbete. Skapa en kommunikationsplan för intressenter som beskriver huvudbudskap, kanaler, tidsplan och ansvariga för varje grupp (chefer på högsta nivå, chefer, medarbetare). Formatera den som en tabell.

Tips: Lägg till ”inkludera en kolumn för önskad kommunikationsstil eller kanal” för att göra planen mer handlingsinriktad.

5. Skriva om ett svar på motstånd mot förändring

Uppmaning: Du är en HR-partner som svarar en medarbetare som uttryckt frustration över en nylig förändring. Skriv ett svar som bekräftar medarbetarens oro, förtydligar resonemanget bakom beslutet och bjuder in till fortsatt dialog. Håll tonen empatisk och texten under 200 ord.

Tips: Om det är ett meddelande du ofta kommer att återanvända kan du be ChatGPT omvandla det till en flexibel mall med platshållare.

BONUS: Min bok, The Change Cheat Code, levereras med ett skräddarsytt AI-verktyg som hjälper dig att leda förändring mer effektivt. Du får AI-verktyget GRATIS när du köper boken.

Andra användbara användningsområden

1. Skriva ett LinkedIn-inlägg för att fira en teamframgång

Uppmaning: Du är en personalledare som skriver ett LinkedIn-inlägg för att fira att ditt team har slutfört en större systemutrullning före tidsplanen. Skriv ett kort inlägg som uppmärksammar teamets insats, berättar vad som uppnåddes och speglar organisationens värderingar. Håll tonen positiv och professionell och inkludera ett tack.

Tips: Be ChatGPT att inkludera några hashtaggar och en variant som taggar teamet eller de involverade partnerna.

2. Sammanfatta en policy inför en ledningsgenomgång

Uppmaning: Du är en HR-analytiker som förbereder en sammanfattning på en sida av den reviderade policyn för föräldraledighet för din ledningsgrupp (ladda upp policyn, eller ladda upp både den gamla och den nya). 

Skriv en kortfattad översikt som innehåller de viktigaste förändringarna, motiveringen bakom dem och eventuella omedelbara åtgärder som chefer behöver vidta.

Tips: Lägg till ”skriv detta i stil med ett PM för en ledningsgenomgång” för att anpassa texten efter målgruppen och förväntningarna på formatet.

3. Skapa en mall för stanna-kvar-samtal

Uppmaning: Du är en HRBP som utvecklar en guide för stanna-kvar-samtal för förstalinjechefer. Skriv en kort introduktion till konceptet och inkludera 6–8 öppna frågor som hjälper till att ta reda på vad som håller medarbetarna engagerade – och vad som skulle kunna få dem att sluta.

Tips: Be ChatGPT att inkludera ett avsnitt om hur man avslutar samtalet och följer upp de teman som kommer fram.

4. Omvandla råanteckningar till diskussionspunkter

Uppmaning: Du är personalchef och förbereder en presentation för styrelsen. Omvandla dessa grova anteckningar till 3–5 tydliga diskussionspunkter om HR:s prioriteringar för nästa kvartal. Få dem att låta redo för en ledningsgrupp och vara i linje med affärsstrategin.

Tips: Inkludera ”använd ett enkelt språk och håll varje punkt under 40 ord” för att göra dem slagkraftiga och presentationsvänliga.

5. Skriv en professionell biografi för en intern talare

Uppmaning: Du är samordnare för ett lärandeprogram och skriver en kort biografi för en medarbetare som leder en lunchföreläsning om tvärfunktionellt samarbete. 

Inkludera personens nuvarande roll, några relevanta meriter och varför personen leder denna session. Håll dig under 100 ord.

Tips: Be om en avslappnad version och en formell version – du kommer ofta att behöva båda. Överväg att lägga till personens LinkedIn- eller CV-innehåll för en ännu mer innehållsrik sammanfattning.

Din tur!

Du behöver inte vara teknikexpert för att börja använda AI i ditt HR-arbete. Du behöver bara vara nyfiken – och villig att prova.

Det är okej om din första uppmaning inte fungerar. Det är en del av processen. Ju mer du experimenterar, desto bättre blir du på att forma det som kommer tillbaka. Snart kommer du att märka att du sparar tid, får större klarhet och kanske till och med har lite roligt med det.

Målet är inte att vara perfekt. Målet är att göra ditt arbete lite enklare så att du kan fokusera mer på den mänskliga sidan av HR – samtalen, besluten och påverkan.

Prova en uppmaning. Se vad som händer. Du kanske blir överraskad av hur hjälpsam din ”AI-praktikant” kan vara.

Vad händer härnäst? Läs min avancerade guide till ChatGPT för HR. Det finns stora möjligheter att använda AI för analytiska uppgifter inom HR.

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People och håll utkik efter mer i takt med att AI-funktionerna utvecklas och vi testar många metoder för att göra analys-, nivåindelnings-, kalibrerings- och datadelen av ditt HR-arbete enklare. 😀