5 experttips för en framgångsrik process för prestationshantering
Prestationsstyrning är ökänd för att vara svår att få rätt, men det är inte omöjligt. I den här serien talar vi med experter för att få deras insikter om hur man skapar ett effektivt system för prestationsstyrning.
Hej Elena. Kan du berätta lite om din ”bakgrund” och hur du kom igång?
Absolut! Jag är peruanska och har bott i Houston, Texas, i mer än halva mitt liv. Jag kom till USA vid 22 års ålder med avsikten att ta en masterexamen i hotell- och restaurangledning.
Precis som många immigranters berättelser ledde min resa till att jag fick en tjänst på en välrenommerad internationell hotellkedja, vilket till slut fick mig att etablera mitt liv här i USA. Genom att gifta mig med en amerikan och bli mamma till en son har min anknytning till detta land blivit starkare än mina band till Peru.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Min resa började i en roll som receptionist under nattskift, samtidigt som jag studerade vid Hilton College, en del av University of Houston.
När jag ser tillbaka brukar jag säga till vänner att den här rollen var min personliga doktorsexamen. Den gav mig motståndskraft, förmågan att hantera problem som uppstår plötsligt och kapaciteten att självständigt navigera bland en mängd olika utmaningar. Det var mitt första steg in i ledarskapet.
Tyvärr ledde visumproblem till att jag tillfälligt flyttade till Cancun i Mexiko under ett år. När jag återvände till USA fick jag en möjlighet inom HR av min tidigare HR-chef, närmare bestämt som hotellutbildare.
Detta blev början på min HR-karriär, en resa som sträckt sig över mer än 25 år och omfattat olika branscher och kulturer. Det är just denna resa som ledde fram till mitt beslut att starta ett eget företag inom ledarskapscoachning, ett område som jag började arbeta med tidigare i år. Att coacha ledare visade sig vara den mest givande delen av min tid inom HR.
Ingen av oss kan nå framgång utan lite hjälp på vägen. Finns det någon särskild person som du är tacksam mot och som hjälpte dig att komma dit du är i dag?
Jag håller till 100 procent med om det. Jag har haft många fantastiska mentorer och coacher som har väglett mig på vägen.
En av dem, Marilyn, var HR-chef när jag arbetade på lyxhotellet. Hon såg något i mig som jag inte ens visste fanns – min potential att arbeta inom HR.
Jag hade precis återvänt från Mexiko, där jag hade arbetat som receptionschef, och när hon fick veta att jag var tillbaka i Houston kontaktade hon mig och sa att hon ville ha tillbaka mig till hotellet, men som HR-utbildare. Det var så mitt liv förändrades fullständigt och jag kom dit jag är i dag.
Hon såg att jag hade förmågan att behandla människor som jag själv vill bli behandlad och hjälpa organisationer att blomstra genom sina medarbetares välbefinnande. Jag kommer alltid att vara henne tacksam.
Kan du berätta om ditt favoritcitat om ”livslärdomar”? Kan du dela med dig av hur det har varit relevant för dig i ditt liv?
Min mamma lärde oss alltid, sina barn, att det inte finns någon sämre handling än den man inte utför (No hay peor gestion que la que no se hace).
Att stå stilla av rädsla för att ta nästa steg, hur skrämmande det än kan vara, eller att tvivla på sig själv när man ska fatta ett svårt beslut trots att man vet att man inte har något annat val, är inte en del av hur jag lever mitt liv.
Jag tar risker och har alltid gjort det. Det har lett mig in på mindre trafikerade vägar och tvingat mig att fatta svåra beslut och uthärda smärtsamma stunder, men jag skulle inte ha ändrat den här vägen för något i världen.
Jag är den jag är och befinner mig där jag är eftersom jag vidtog dessa åtgärder och fattade dessa svåra beslut. Den här livslärdomen har format mig i varje steg på vägen, och nu mer än någonsin när jag bygger upp mitt företag.
När du ser tillbaka på din karriär, vad skulle du säga till ditt yngre jag?
Jag älskar den här frågan! Jag använder den i mina coachningssessioner eftersom den inbjuder till så djup självreflektion. Det jag skulle säga till mitt yngre jag är att lita på det universum kastar i min väg, att inte förtvivla – allt kommer att ordna sig till slut, och du kommer att resa dig ur det som en bättre och klokare person. Allt löser sig i slutändan.
Varför är prestationsstyrning så svår att få rätt?
Min erfarenhet har visat mig att medarbetare vill ha och behöver återkoppling, även när den kan vara obehaglig att höra. När man gör det på rätt sätt bygger det förtroende mellan arbetsgivare och medarbetare, sätter tonen för resten av medarbetarens karriär och därmed för organisationens framgång.
Att hantera en medarbetares prestation innebär att vägleda och leda personen, från början, på ett transparent och genuint sätt genom det okända i en ny kultur och miljö, genom komplexiteten i processer och policyer samt det oförutsägbara i mänskligt beteende i organisationer.
Detta är en balansgång för chefer eftersom det kräver en kombination av självinsikt, risktagande, sårbarhet och medkänsla. Precis som när jag coachar andra bygger man genom att utveckla sig själv upp denna förmåga att leda andra, inklusive deras prestationer.
När jag ser ledare som är rädda för ta itu med prestationsproblem ser jag vanligtvis en brist på självinsikt och en rädsla för att säga eller göra det som behöver sägas och göras i just det ögonblicket.
Framgångsrika organisationer ser prestationshantering som en integrerad och i grunden daglig, central del av sin strategi – ett samtal i taget.
Var ser du att många organisationer gör fel när det gäller prestationshantering?
Utifrån min erfarenhet ser jag att organisationer behandlar prestationshantering som en isolerad, obligatorisk händelse en gång om året, i stället för att se det som en pågående prestationshanteringscykel.
Det fruktade prestationshanteringssamtalet vid årets slut innehåller ibland ett skrämmande samtal som avgör löneökningar, befordringar eller kanske den ökända PIP-planen (plan för prestationsförbättring).
Framgångsrika organisationer ser prestationshantering som en integrerad och i grunden daglig, central del av sin strategi – ett samtal i taget.
Det är en dynamisk och engagerande möjlighet till genuina samtal och coachning som berikar båda parter och stärker relationen.
Utifrån din erfarenhet och dina framgångar, vilka är dina 5 bästa tips för en framgångsrik prestationshanteringsprocess?
1 . Skapa en psykologiskt trygg miljö: detta börjar redan innan den nya medarbetaren börjar sin första dag. När en rekryterande chef, rekryterare eller HR-medarbetare tar kontakt med den utvalda kandidaten före den första arbetsdagen skapas en förtroendefull relation och en trygg miljö, och medarbetaren börjar sitt nya jobb entusiastisk och med känslan av att vara välkommen i stället för oinformerad och rädd.
Ett exempel är när du får jobbet muntligt erbjudet av din framtida närmaste chef i stället för av HR-medarbetaren. Det gör relationen mellan chef och medarbetare starkare från första början.
Min nya chef på mitt senaste jobb skickade ett sms helgen före min första dag för att säga hur glad hon var över att snart få välkomna mig. Att etablera en relation som främjar förtroende och trygghet börjar tidigt.
2 . När den nya medarbetaren börjar bör ett av de första mötena med chefen handla om att tydliggöra förväntningarna på rollen. Dessa förväntningar bör inte bara omfatta rollens tekniska arbetsuppgifter utan även de beteenden som företaget och chefen förväntar sig av alla medarbetare.
Sätt dig ner med medarbetaren under den första veckan och gå igenom rollens arbetsuppgifter och förväntningar. Förklara hur en framgångsrik första vecka ser ut, hur de första 90 dagarna bör se ut och hur framgång i rollen ser ut om ett år. Följ upp varje vecka eller varannan vecka för att säkerställa att förväntningarna fortfarande är tydliga och att medarbetaren känner sig stöttad när det gäller dessa förväntningar.
Jag införde en utbildningsplan för den första veckan för nya medarbetare, där jag inkluderade specifika personer som jag ville att de skulle ta kontakt med. Jag inkluderade också ett ”faddersystem” och dagliga avstämningsmöten i slutet av varje dag under den första veckan. Lunch med teamet och en kort presentation av medarbetarens bakgrund för hela teamet genomfördes den första dagen.
3 . Ge snabb och objektiv återkoppling. Medarbetare i alla skeden av karriären vill få återkoppling på sina prestationer. Beroende på situationen kan återkopplingen ges direkt eller vid ett planerat möte.
Om det görs respektfullt och sakligt vill medarbetaren snabbt få veta om hen gör något fel. Detsamma gäller när hen gör något rätt – även det är återkoppling som behövs för att förstärka den prestation som har visats.
En gång gav jag en medarbetare återkoppling som var inaktuell och obekräftad. Medarbetaren blev mycket upprörd och bad om bevis, något jag inte kunde ta fram i det ögonblicket. Att förbereda sig inför den här typen av samtal är avgörande.
4 . Om prestationen ligger under förväntningarna är det viktigt att dokumentera observationer, notera specifika exempel och skriva ner kommentarer och återkoppling från andra.
Detta är ett mycket viktigt steg mot en objektiv och saklig prestationshantering. Det gör processen rättvis och minskar subjektivitet och partiskhet.
De bästa planerna för prestationsförbättring som jag har sett under min karriär är de som tydligt redogör för fakta och innehåller dokumentation som stödjer dem.
En praxis jag rekommenderar är att säkerställa att dokumentationen är konfidentiell, att den förvaras på en säker plats som ingen annan anställd har tillgång till och att återkopplingssamtalet hålls privat. Ingen i teamet bör veta att någon omfattas av en PIP.
5 . Kontinuerlig kommunikation är avgörande. Att kommunicera med de anställda om hur det går för dem är ett måste i en framgångsrik process för prestationshantering.
Ingenting bör komma som en överraskning för den anställde i slutet av den årliga cykeln. Regelbundna avstämningar, där respekt och transparens alltid finns närvarande, kommer att garantera en smidig process. Detta inkluderar regelbundet erkännande när det är befogat. Anställda vill få erkännande för sitt goda arbete, så länge det görs konsekvent och rättvist.
En av de bästa erfarenheterna jag har haft var med en chef som brukade skriva tackbrev, brev som jag fortfarande har kvar, där hon tackade mig för en specifik roll jag hade i ett framgångsrikt projekt eller för en presentation jag just hade hållit för andra anställda. Hon höll mig motiverad att fortsätta göra det jag gjorde och utmanade mig alltid att göra bättre ifrån mig.
Hur arbetar ni med prestationshantering i er organisation? Kopplar ni den till exempelvis ersättning?
Alla företag jag har arbetat för har alltid kopplat ersättning till prestation. Det är ett rättvist sätt att belöna dem som presterar bra och att inte belöna dem som inte presterar enligt förväntningarna.
Det finns flera sätt att göra detta på, där bedömningar som tilldelas olika prestationsnivåer är den vanligaste metoden. Oavsett om man använder siffror eller beskrivningar får den anställde en viss procentuell ökning baserat på sitt övergripande prestationsresultat.
Vilka verktyg använder ni för er prestationshantering?
Det finns många verktyg för utvärdering av anställda på marknaden, och vanligtvis är de en del av en mer omfattande HR-lösning. För mindre organisationer rekommenderar jag en enkel Word-mall och ett poängsystem, även om allt numera kan omvandlas till en elektronisk och systematisk process.
Så länge den är objektiv och används på rätt sätt av alla chefer.
Hur mäter och förbättrar ni er process för prestationshantering?
Resultaten! Om ledningen är rättvis och konsekvent och har de anställdas välbefinnande i åtanke kan du vara säker på att företaget, bland annat, har en stark process och filosofi för prestationshantering.
Detta kan visa sig i engagemangspoäng, personalomsättning, kulturell sammanhållning, produktivitet och i slutändan lönsamhet.
Finns det någon person i världen som du gärna skulle vilja äta en privat lunch med, och varför?
Det skulle vara en dröm som gick i uppfyllelse om jag fick träffa Tony Robbins, Dr Joe Dispenza eller Vishen Lakhiani. Utan inbördes ordning!
