Betala internationella anställda: En komplett guide

Det 21:a århundradet innebär att du mycket enkelt kan få tillgång till internationella talanger.

Nya territorier innebär dock nya arbetslagar och sedvänjor att navigera bland och följa. Använd den här guiden för att förstå hur du betalar internationella medarbetare och vilka utmaningar det medför.

Så betalar du internationella medarbetare

Dina alternativ för att betala internationella medarbetare beror på hur mycket ansvar du vill ta för deras övergripande anställning. 

I stort sett har du fem alternativ:

1. Hantera processen internt
2. Använda uppdragstagare
3. Lägga ut arbetet på en lokal juridisk enhet
4. Lägga ut arbetet på en registrerad arbetsgivare (EOR)
5. Lägga ut arbetet på en global löneleverantör

1. Hantera processen internt

Vissa organisationer, särskilt större sådana, väljer att hantera global lönehantering internt genom att använda separata affärsenheter i varje jurisdiktion. Det innebär 1) att etablera affärsenheter i flera jurisdiktioner och 2) att anställa personal för att hantera löneutbetalningarna.

Fördelarna med detta är att du har full kontroll över löneprocessen och upplevelsen. Och även om programvara för global lönehantering kan hjälpa till, gör processens komplexitet och de resurser som krävs att många organisationer väljer alternativa metoder.

Fördelar: Större kontroll och möjlighet till anpassning.
Nackdelar: Komplexitet och resurskrav.

2. Använda uppdragstagare

Ett annat alternativ är att anlita uppdragstagare som i teorin är enklare att anställa.

Det enda du behöver vara uppmärksam på är att om lokala myndigheter juridiskt klassificerar din uppdragstagare som anställd, blir ditt företag ansvarigt för obetalda skatter, retroaktiv lön och förmåner. Du kan också få ytterligare böter.

Fördelar: Enkelt och smidigt.
Nackdelar: Du måste fortfarande ta hänsyn till lokala lagar och regler samt lagarna och reglerna i ditt hemland.

3. Lägga ut arbetet på en lokal juridisk enhet

Ett annat alternativ är att lägga ut löne- och HR-uppgifter på en lokal löneleverantör, en HR-konsult eller en PEO. De ger dig tillgång till lokal expertis och är ofta en mer kostnadseffektiv metod än att använda en EOR. Det enda du behöver vara uppmärksam på är att du fortfarande måste ha en juridisk enhet i landet för att kunna använda den här modellen. 

Fördelar: Tillgång till lokal expertis, säkerställer att reglerna i landet följs och erbjuder skräddarsytt stöd.
Nackdelar: Du måste fortfarande först etablera en lokal juridisk enhet.

4. Lägga ut arbetet på en registrerad arbetsgivare 

I stället för att försöka hantera global lönehantering internt lägger många organisationer ut processen på en registrerad arbetsgivare (EOR).

En EOR agerar som arbetsgivare i den jurisdiktion där du vill anställa medarbetare och hanterar alla administrativa funktioner, till exempel lönehantering. De har en juridisk enhet i den valda jurisdiktionen och specialister som hanterar all administration åt dig och ser till att du följer reglerna.

EOR:er kan hjälpa dig att komma igång och börja anställa på mindre än en månad.

Fördelar: Enkelt, snabbt och mindre resurskrävande.
Nackdelar: Minskad kontroll och beroende av tjänsteleverantören.

proffstips

Det rekommenderas att du väljer en EOR som framgångsrikt har anställt personer i det aktuella landet i minst tre år. På så sätt är det mer sannolikt att du anlitar en EOR som ”har varit med om allt” och har haft möjlighet att gå igenom flera anställningscykler i landet.—Alice Ferretti, grundare, HumansR

5. Lägga ut arbetet på en global löneleverantör

Ett annat alternativ är att använda en global löneleverantör som samlar lönehanteringen för flera länder på en och samma plattform. Tänk dock på att du fortfarande behöver ha en lokal juridisk enhet i varje land där medarbetarna är baserade.

Leverantören kan effektivisera löneberäkningar, skattedeklarationer och rapportering – men de är inte den juridiska arbetsgivaren. När du väljer en global löneleverantör ska du komma ihåg att du fortfarande ansvarar för efterlevnad, avtal och förmåner.

Fördelar: Centraliserad löneadministration, konsekvent rapportering mellan länder och förbättrad effektivitet när du expanderar internationellt.
Nackdelar: Kräver fortfarande lokala juridiska enheter i varje land, kostnaden för globala lönetjänster är hög om du bara anställer i ett eller två länder.

Vilket anställningsalternativ ska jag välja?

Här är 5 scenarier för ”bästa passform” som kan hjälpa dig att identifiera vilket alternativ som passar dig bäst.

Om du väljer mellan de två utlagda alternativen kan en närmare titt på valet mellan global lönehantering och en EOR hjälpa dig att avgöra vilken modell som passar din internationella anställningsstruktur.

Amerikanska skatteförpliktelser vid betalning till utländska anställda

Om ditt USA-baserade företag anställer eller betalar anställda som bor och arbetar utanför USA är det viktigt att förstå dina amerikanska skatteförpliktelser – och lika viktigt att förstå vad som inte gäller.

Nedan följer en genomgång av 4 saker att tänka på för att följa reglerna när du betalar utländska anställda, men först en sammanfattning av de viktigaste punkterna.

1. Arbetsplatsen avgör skatteavdraget

Om en utländsk anställd arbetar helt utanför USA och inte är amerikansk medborgare eller bosatt i USA gäller följande:

• USA kräver i allmänhet inte innehållande av federal inkomstskatt.
• FICA (socialförsäkring och Medicare) och FUTA (federal arbetslöshetsskatt) gäller vanligtvis inte heller.
• Ditt företag kan dock ha skatteförpliktelser i den anställdas land, bland annat:
  • Arbetsgivaravgifter till lokala socialförsäkringssystem
  • Lokalt skatteavdrag på inkomst
  • Registrering hos utländska skattemyndigheter

Viktigt: Om arbetstagaren utför något arbete i USA eller är en amerikansk person (medborgare eller bosatt) gäller amerikansk skattelagstiftning.

2. IRS-formulär att känna till

När du anställer utländska personer eller juridiska enheter har IRS särskilda formulär för att fastställa skattestatus och förhindra felaktig rapportering:

• Formulär W-8BEN (för individer) eller W-8BEN-E (för juridiska enheter):
  • Används för att intyga att den utländska arbetstagaren inte är en amerikansk person.
  • Bidrar till att undvika amerikanskt skatteavdrag på betalningar som görs utomlands.
• Formulär 1042-S: Används för att rapportera inkomst från amerikansk källa som betalats till utländska personer, om något skatteavdrag krävdes.
• Formulär 1099: Krävs inte för utländska uppdragstagare som utför arbete utanför USA – endast för uppdragstagare baserade i USA.

3. Inga amerikanska löneskatter för arbete utanför USA

När utländska anställda eller uppdragstagare befinner sig helt utanför USA och inte har inkomst med källa i USA:

• Du behöver inte hålla inne amerikanska löneskatter.
• Du behöver inte betala arbetsgivarens del av socialförsäkringsavgifter, Medicare- eller arbetslöshetsskatter.

Om den utländska anställda däremot är amerikansk medborgare eller bosatt i USA måste du hålla inne och betala skatt på samma sätt som för en inhemsk anställd – oavsett var personen arbetar.

4. Risk för fast driftställe (PE)

Något du bör vara medveten om är att anställning av internationella medarbetare kan skapa ett ”fast driftställe” i den anställdas land – vilket innebär att:

• Ditt företag kan anses ha en beskattningsbar affärsnärvaro i det landet.
• Detta kan utlösa skyldigheter avseende bolagsskatt, moms eller lokal löneskatt.

För att minska denna risk använder många företag:

• Registrerade arbetsgivare (EOR) för att anställa arbetstagaren lokalt.
• Juridisk rådgivning för att förstå tröskelvärdena för fasta driftställen i varje land.

Kostnader för att betala internationella anställda

För att hjälpa dig att överväga kostnaderna för att betala internationella anställda har vi sammanställt dem i en tabell med uppskattningar av vad varje kostnad kan uppgå till i USD.

Utmaningar med att betala internationella anställda

Här är sju utmaningar att ta hänsyn till när du använder internationella anställda.

1. Efterlevnad av lokala arbets- och arbetsgivarrelaterade skattelagar

Varje land har egna regler för hur anställda ska behandlas – till exempel regler om betald ledighet, uppsägningstider och minimilön.

Du måste också betala din del av arbetsgivaravgifterna, till exempel sjukförsäkrings- eller pensionsinbetalningar.

Det handlar mindre om skatter och mer om att vara en laglig arbetsgivare. Om du hoppar över detta kan du drabbas av stämningar eller sanktioner från arbetsmarknadsmyndigheter. Det är det som gör att du följer lagen och betraktas som legitim.

viktigt att känna till

Distansarbetare utlöser 183-dagarsregeln; vistas de mer än 183 dagar i ett land blir de skatterättsligt bosatta där. Globala inkomster beskattas lokalt. OECD:s pelare två följer nu var löner betalas ut för beräkningar av minimiskatten på 15 %. Företag måste dokumentera var arbetstagarna befinner sig varje dag.—Raoul P.E. Schweicher, ansvarig delägare, MS Advisory

2. Internationella betalningar och avgifter

Att hantera löner i flera valutor kan vara svårt på grund av växelkursfluktuationer samt bankkrav och avgifter.

Som Raoul P.E. Schweicher, ansvarig delägare på MS Advisory, framhåller: ”Betalningsinfrastrukturen är fragmenterad och dyr. Traditionella SWIFT-överföringar tar 3–5 dagar och kostar 3–4 % i avgifter. Arbetstagare behöver omedelbara betalningar men möter KYC-spärrar som varar i 2–10 dagar när banker kräver ytterligare dokumentation.”

Dessutom kan växelkursförändringar över en natt öka lönekostnaderna med 12 %. Arbetstagare blir frustrerade när deras ”stabila” lön minskar på grund av växelkursrörelser som de inte kan kontrollera”.

3. Skatteavdrag och rapportering

När du betalar anställda utomlands kräver efterlevnad av globala lönebestämmelser att rätt belopp i inkomstskatt och sociala avgifter dras från deras lön.

Vissa länder vill också att du ger de anställda skatteblanketter vid årets slut. Det handlar om att hålla sig på god fot med skattemyndigheten. Gör du fel riskerar du böter eller revisioner.

4. Klassificering av arbetstagare (uppdragstagare kontra anställd)

Bara för att du kallar någon uppdragstagare betyder det inte att lokala lagar håller med. Om personen arbetar som en anställd – på heltid, rapporterar till en chef och använder dina verktyg – kommer vissa länder att omklassificera personen.

Ett kort uppdrag i USA kan räknas som arbete på kontrakt, men i Spanien utlöser samma upplägg ett fullständigt anställningsskydd.

Det kan innebära att du är skyldig att betala retroaktiv lön, skatter eller till och med förmåner. Det är ett av de vanligaste misstagen när det gäller efterlevnad. Om du är osäker bör du kontrollera lokala regler eller använda en EOR för att vara på den säkra sidan.

5. Dataskydd och lönesäkerhet

Löneuppgifter är mycket känsliga – namn, löner, bankuppgifter och skatteidentifikationsnummer. Vissa länder har strikta dataskyddslagar (som GDPR i Europa), och du måste följa dem.

Du måste lagra och dela uppgifter på ett säkert sätt, annars kan du drabbas av stora böter. Det är inte bara en juridisk risk – det handlar också om förtroende. Ditt team förväntar sig att du håller deras uppgifter säkra.

6. Integration med interna system

Globala löner fungerar inte bra om de hanteras i en isolerad lösning. I idealfallet bör de anslutas till ditt HR-system, din tidsregistrering och dina ekonomiverktyg. 

Om de inte gör det kommer du att behöva kopiera data manuellt, vilket leder till misstag och förseningar. Ju fler länder du anställer i, desto mer besvärligt blir det. Integration gör att allt fungerar smidigare.

7. Skillnader mellan tidszoner

Tidsskillnader spelar roll när du betalar internationella anställda, eftersom löneperiodernas brytdatum, bankernas öppettider och allmänna helgdagar varierar mellan länder och kan försena löneöverföringar.

Som Kevin Marshall, CPA och privatekonomisk expert på Amortization Calculator, uttrycker det: ”Lönekalendrar passar sällan ihop när huvudkontoret ligger tio tidszoner från det lokala teamet. En fil som stängs vid lunchtid i New York har redan passerat bankens stopptid i Manila”.

Att betala internationella anställda: en beslutsprocess i 6 steg

Att hantera internationella löner eller välja hur du ska betala global kompetens handlar om några viktiga variabler: arbetstagarens klassificering, juridisk infrastruktur, teamets storlek, brådskande behov och riskbenägenhet. 

Använd det här ramverket för att fatta rätt beslut utifrån din unika situation:

1. Bedöm företagets behov och mål

• Geografisk närvaro: Ta hänsyn till de länder där ni för närvarande har anställda och där ni planerar att expandera. De juridiska och administrativa utmaningarna varierar mellan länder, och vissa är betydligt mer komplexa och tidskrävande än andra.
• Antal anställda: Fastställ hur många internationella anställda ni har och den förväntade ökningen av detta antal. Om ni anställer 1–2 medarbetare i ett land kan ett EOR- eller konsultupplägg vara den enklaste lösningen. Om ni anställer 3–10 medarbetare i ett land kan det motivera att ni etablerar en juridisk enhet och anlitar en lokal löneadministratör.
• Fokus på kärnverksamheten: Utvärdera om intern löneadministration skulle distrahera från era kärnverksamheter. 
• Tidsram: Om ni behöver anställa snabbt och inte vill etablera en lokal juridisk enhet erbjuder ett EOR en snabb och regelefterlevande lösning. Om ni har en begränsad budget och anställer för kortsiktigt eller projektbaserat arbete kan ett konsultupplägg vara mer lämpligt – förutsatt att efterlevnadsrisken är låg.

2. Utvärdera era nuvarande resurser

• Expertis: Har ni, eller kan ni på ett rimligt sätt skaffa, den nödvändiga expertisen inom internationell arbetsrätt, skatteregler och lönehantering?
• Teknik: Bedöm om ni har tekniken för att hantera löner effektivt i olika länder, inklusive uppdateringar av efterlevnadskrav och integration med andra system.
• Budget: Ta hänsyn till de ekonomiska konsekvenserna, inklusive kostnaden för att etablera och underhålla en intern process jämfört med kostnaderna för att anlita en extern leverantör.

3. Bedöm för- och nackdelarna

• Kontroll och anpassning: Intern lönehantering ger er större kontroll och potentiellt fler möjligheter till anpassning, vilket är värdefullt om ni har komplexa lönebehov.
• Skalbarhet: Att anlita ett EOR eller en löneleverantör kan enklare skalas i takt med att verksamheten växer, särskilt på nya marknader.
• Riskhantering: Att anlita en extern leverantör kan minska risken för bristande efterlevnad och bördan av juridiska sanktioner.

4. Långsiktig strategisk passform

• Kostnad: Även om det kan verka dyrare att anlita en extern leverantör initialt kan det vara mer kostnadseffektivt på lång sikt genom att undvika böter och minska behovet av specialiserad personal.
• Affärsstrategi: Anpassa ert val efter den övergripande affärsstrategin. Om snabb internationell expansion är ett mål kan utkontraktering eller användning av konsulter ge den flexibilitet ni behöver.

5. Begär offerter och genomför en noggrann granskning

Begär detaljerade offerter från flera EOR- och globala löneleverantörer. Annat att vara uppmärksam på utöver kostnad och anseende:

• Lokal expertis
• Transparent prissättning
• Korrekt beräkning av arbetsgivarens kostnader
• Nivå på kundsupporten
• Långsiktig skalbarhet
• Leverantörer som är beroende av partner jämfört med leverantörer med egna juridiska enheter (det senare rekommenderas).
• Kontrollera referenser och omdömen.

6. Fatta ett beslut 

Fatta ett beslut utifrån verksamhetens kapacitet att hantera löneadministrationen internt utan att kompromissa med efterlevnad och operativ effektivitet, samt hur väl varje alternativ stöder era långsiktiga affärsmål.

Bästa praxis för att betala internationella anställda

Om ni bestämmer er för att hantera processen själva internt följer här några bästa praxis som kan vägleda er:

1. Håll er uppdaterade om lokala lagar

Kontrollera kontinuerligt era kunskaper om lokal arbetsrätt, skatteregler och rapporteringskrav i varje land. 

Som Katherine Loranger, CPO på Safeguard Global, rekommenderar: ”Inför månatliga granskningar – inte årliga. Validera klassificeringar proaktivt: I takt med ökningen av distansbaserade modeller har vi sett en ökad risk för felklassificering.

Om ni anlitar internationella konsulter bör ni se till att er riskmodell granskas av regionala juridiska experter – innan löneutbetalningarna börjar.”

På samma sätt rekommenderar Ashley Akin, auktoriserad revisor och skatterådgivare på Gold IRA Companies att man ”skapar en efterlevnadskalender som sträcker sig minst 12 till 18 månader framåt, med tid inbyggd för att justera arbetsflöden när nya regler träder i kraft. Det bidrar till att förhindra fel i sista minuten och gör internationell lönehantering mycket mer hanterbar.”

proffstips

För företag med virtuella eller hybrida arbetsstyrkor ser jag till att vi har en tydlig process för att följa var de anställda faktiskt arbetar, eftersom det avgör vilken delstats- eller lokalskatt de omfattas av.— Lee Baldwin, chef för Managed, Pay Check Limited

2. Utnyttja tekniken

Använd avancerad löneprogramvara som kan hantera flera valutor, språk och regelverk. 

Säkerställ att tekniken är skalbar och kan integreras med andra HR- och redovisningssystem. Mindre organisationer kan tillgodose dessa behov med global löneprogramvara byggd för små företag.

proffstips

Koppla HRIS > global lönehantering > redovisning för att eliminera manuell ominmatning och införa självbetjäningsportaler där medarbetare kan välja utbetalningsvaluta och ladda ner lönespecifikationer. Fastställ servicenivåavtal, till exempel att pengarna ska finnas på medarbetarens konto inom högst två dagar.—Raoul P.E. Schweicher, managing partner på MS Advisory

3. Förlita dig inte för mycket på tekniken

Som Akin påpekar är ”löneprogramvara användbar men inte perfekt. Den kan hantera beräkningar och lokala avdrag, men manuella kontroller behövs fortfarande. Jag föreslår att man genomför kvartalsvisa granskningar för att upptäcka sådant som föråldrade skatteidentifikationsnummer, felaktiga adresser eller GDPR-problem kopplade till utgångna samtycken”.

4. Skriv tydliga riktlinjer

Som Marshall påpekar är ”riktlinjer lika viktiga som programvara. Ange skriftligen hur och när omräkningar sker, om företaget eller den anställda står för kursförändringar och hur avdrag för förmåner ska tillämpas. 

Granska dokumentet två gånger om året på samma sätt som ni granskar leverantörsavtal, eftersom lagarna bakom det inte står stilla”.

5. Regelbundna granskningar och avstämningar

Oavsett om lönehanteringen är internationell eller inte är det god praxis att genomföra regelbundna lönegranskningar för att säkerställa noggrannhet och efterlevnad.

proffstips

För register över antal arbetade dagar per jurisdiktion för att stödja undantag från inkomst enligt reglerna för pelare två. Granska kvartalsvis eftersom skattelandskapet förändras snabbt.—Raoul P.E. Schweicher, managing partner på MS Advisory

6. Effektiv kommunikation

Upprätthåll tydliga och öppna kommunikationskanaler med era anställda i lönefrågor. Det innebär att tillhandahålla detaljerade lönespecifikationer som tydligt förklarar alla avdrag och att svara snabbt på lönerelaterade frågor.

Som Akin påpekar rekommenderar jag ”att kunder bekräftar varje arbetares bankuppgifter, skatterättsliga hemvist och adress från början och sedan granskar dem kvartalsvis.

Det förhindrar problem i sista minuten, såsom misslyckade betalningar eller förseningar med skatteblanketter. Om skattereglerna ändras bör ni förklara dem tydligt och tidigt så att medarbetarna inte blir överraskade när nettolönen förändras.”

7. Säkra valutaexponeringen systematiskt

Att säkra valutaexponeringen anses vara bästa praxis för internationell lönehantering när du betalar anställda i utländska valutor och vill undvika överraskningar till följd av växelkursfluktuationer.

Det underlättar budgetering och kostnadskontroll samt bidrar till konsekventa utbetalningar—särskilt om du hanterar löner från en enda valuta, som USD. 

Vanliga metoder är terminskontrakt, konton i flera valutor eller plattformar som erbjuder fasta växelkurser. Om dina betalningar däremot är små eller sporadiska kanske komplexiteten i valutasäkring inte är värd besväret. 

Det är mest användbart när lönekostnaderna är höga eller baseras på volatila valutamarknader.

proffstips

Ett annat smart drag är att använda konton i flera valutor från tjänster som Wise Business eller Revolut. Med dessa kan du hålla och betala i lokala valutor, vilket drastiskt minskar avgifterna för valutaväxling.—Josh Katz, grundare, Josh Katz CPA

8. Centraliserad rapportering

Centraliserad global lönerapportering är god praxis eftersom den ger dig en samlad bild av lönekostnader, skatteåtaganden och antal anställda i alla länder samt underlättar budgetering, efterlevnadskontroll och rapportering till ledningen. 

Du kan till exempel i stället för att hämta separata kalkylblad från leverantörer i Brasilien, Tyskland och Japan se all lönedata i en och samma instrumentpanel.

Det sparar tid, minskar antalet fel och bidrar till bättre beslutsfattande. Det kräver dock ofta integrerade system eller en global löneleverantör för att fungera väl.

Proffstips

Skapa en gemensam kalender som visar alla lokala helgdagar samt den framförhållning som varje leverantör behöver. Kombinera schemat med integration mellan HR-systemet och bokföringshuvudboken, så minskar utrymmet för manuella inmatningsfel kraftigt.—Kevin Marshall, auktoriserad revisor och privatekonomisk expert, Amorteringskalkylator</span

9. Lägg aldrig ansvaret på en extern part

Slutligen, som Loranger rekommenderar: ”Lägg aldrig ansvaret på en extern part. Oavsett om du använder en EOR eller hanterar löner internt måste någon inom organisationen ansvara för kunskapen om efterlevnad.”

10. Utse en  ”tidzonskritiker”

Som Marshall föreslår bör du utse någon i löneteamet vars enda uppgift är att inför varje körning fråga om det valda datumet faktiskt existerar i alla berörda länder. Det låter trivialt tills du stöter på en nationell helgdag mitt i veckan som du inte hade räknat med.

11. Använd krypterade kanaler och tvåfaktorsautentisering

Återigen, som Marshall föreslår: ”Vi skickar all lönedata via krypterade kanaler och lagrar den på servrar som uppfyller den strängaste standarden bland de länder där vi är verksamma. 

Använd tvåfaktorsautentisering överallt, gör bakgrundskontroller av alla leverantörer som hanterar lönedata och begränsa den interna åtkomsten till den minsta möjliga gruppen. Folk kommer att klaga på det extra inloggningssteget. De slutar klaga den dag ett nätfiskeförsök misslyckas tack vare det.”

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För fler råd om internationella löner och talanghantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får ta del av allt vårt senaste innehåll, som hjälper dig att utvecklas i karriären och göra större skillnad i din organisation.