Helt inne på djupet: Så håller du dig lugn & fortsätter när du känner dig överväldigad som ny chef

På din första dag sa du till ditt team ”Min dörr står alltid öppen”. Nu ringlar det ständigt en kö längs korridoren.

Du går från möte till Zoom-samtal till möte. Inkorgen och att-göra-listan växer. Du har inte riktigt lyckats få grepp om den nya teamdynamiken. Du börjar märka antydningar om en konflikt som håller på att utvecklas. 

För att inte tala om att en viktig projektdeadline närmar sig. 

Hur kan du behålla lugnet och fortsätta framåt när det känns som att du har tagit dig vatten över huvudet?

I den här artikeln tittar vi på varför vi blir överväldigade och hur överväldigandet påverkar oss, vårt arbete och våra team. 

Vi går igenom egenskaperna hos en lugn ledare och ger dig fem praktiska sätt att ta dig an din nya position, så att du kan behålla lugnet och fortsätta framåt (även när du känner dig överväldigad).

Överväldigandets påverkan

Vi ska inte ljuga—att vara ny chef kan vara otroligt stressande. Det kommer att finnas utmaningar. Det kommer att uppstå konflikter. Krisar kommer att inträffa. Det är en del av att vara chef. 

Stress är inte alltid något dåligt. Den kan faktiskt till och med vara en positiv drivkraft som får dig att prestera. För mycket stress kan däremot leda till att du känner dig överväldigad och till och med till utbrändhet. Den försämrar din förmåga att hantera utmaningar på ett bra sätt, så att ju mer överväldigad du känner dig, desto mer överväldigande blir dina utmaningar. Det är en ond cirkel. 

En studie från Harvard Business Review visade att 53 % av ledarna blir mer trångsynta och kontrollerande under press. 45 % av stressade ledare ignorerar eller avvisar medarbetarnas synpunkter. I en annan studie ansåg mer än hälften av de svarande att en chef som inte kan hantera stress effektivt skadar organisationens resultat. 

Det innebär att du har en skyldighet att vara en lugn ledare. 

Om du nu tänker att det låter omöjligt behöver du inte oroa dig. Det är egentligen bara ytterligare en ledarskapsförmåga att arbeta med. 

Hur ser en lugn ledare ut?

Lugna ledare är helt enkelt personer som vet hur de ska utnyttja kraften i sin intuition, erfarenhet, mognad och visdom för att bli mer effektiva ledare.

Doug Dickerson, ledarskapsexpert

Ledarskapsutbildaren och medlaren Doug Dickerson identifierar fyra viktiga egenskaper hos lugna ledare:  

• De ser helheten
• De vet när de ska agera och när de ska vänta
• De ifrågasätter de traditionella sätten att göra saker på
• De skapar välbehövlig stabilitet i prövande tider. 

De har också utvecklat en grundläggande uppsättning färdigheter som hjälper dem att sprida sitt lugn till resten av teamet: 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

De har en lugn och tydlig kommunikationsstil 

Det hjälper inte att möta svåra tider med lugn om du inte kommunicerar din plan tydligt, självsäkert och effektivt. Lugna ledare använder en tydlig men medkännande kommunikationsstrategi. 

De inspirerar andra till motståndskraft och stresshantering 

Om stress kan smitta, kan även förmågan att hantera stress väl göra det. Faktum är att 79 % av de anställda med en chef som är skicklig på att hantera stress strävar efter att utvecklas inom företaget, jämfört med endast 55 % av dem som har mindre motståndskraftiga chefer.

Att utveckla denna kompetens handlar om fem viktiga vanor:

• Öva på självmedkänsla
• Ta en medveten paus innan du agerar
• Lär dig att be om hjälp
• Gör en sak i taget
• Delegera effektivt. 

Så utvecklar du dina färdigheter som en lugn ledare (även när du känner dig överväldigad)

1. Var snäll mot dig själv

Det första steget är oerhört viktigt: var snäll mot dig själv. Att vara chef innebär ett stort ansvar, men det är också en process. Att bli en bra chef är något som alla måste arbeta på – det är inte en färdighet som kommer naturligt. 

För att utveckla dina färdigheter som en lugn ledare behöver du acceptera att du har mycket att lära dig – och det är helt okej. Börja med ett självmedkännande förhållningssätt.

Åtgärdspunkter: 

• Praktisera egenvård på arbetsplatsen. Se till att ta hand om ditt fysiska, mentala, känslomässiga och sociala välbefinnande. Om du till exempel börjar känna dig stressad kan du ta en kort paus från skrivbordet och gå ut på en promenad. Lägg in pauser i arbetsdagen för att stretcha, träna eller till och med meditera. 
• Var uppmärksam på självkritik och negativt självprat och stoppa det i tid. Fråga dig själv: ”Skulle jag ge en medarbetare som rapporterar direkt till mig den här typen av feedback?” Om svaret är nej ska du sluta prata med dig själv på det sättet.  
• Skapa en fil med ”vinster”. Skapa ett dokument på Google Drive och lägg till all positiv feedback du får från dina chefer, ditt team, mentorer eller kunder. Öppna den en dålig dag och påminn dig själv om hur långt du har kommit. 
• Om du behöver en påminnelse kan du läsa Jo Smalls brev som börjar: ”Kära stressade chef, du gör ett fantastiskt jobb …” 

2. Ha inte bråttom – reflektera

Det är viktigt att inte kasta sig in i handling, särskilt när du står inför en kris. Nancy Koehn, professor vid Harvard Business School, lyfter fram Abraham Lincoln som exempel. Han såg till att reagera på situationer med mycket på spel genom att … inte göra någonting. 

Genom att ge sig själv tid att reflektera över och bedöma situationen kunde Lincoln komma fram till en mer genomtänkt och välgrundad plan än om han hade kastat sig huvudstupa in i handling.

Koehn säger: ”Den kortaste pausen innan du lyfter luren, skickar ut en tweet eller säger något till någon hjälper en ledare att samla sina tankar och maximera chanserna att fatta ett klokt beslut.”

McKinsey-forskarna Jacqueline Brassey och Michiel Kruyt kallar denna färdighet integrerad medvetenhet – processen att koppla samman din medvetenhet om situationen med medvetenheten om dig själv och dina reaktioner. 

Genom att ta en medveten paus innan du svarar kan du bearbeta din stress, odla ett avsiktligt lugn och skapa utrymme för att fatta klara beslut och ge genomtänkta svar.

Åtgärdspunkter: 

• Planera in tid för att tänka. I början och slutet av varje vecka kan du avsätta en tid för att gå igenom din prestation som chef och identifiera vad som utlöser stress hos dig. Om du kände dig överväldigad, vad var grundorsaken och hur kan du minska risken för att känna så igen? När fungerade saker bra? 
• Överväg att skapa en mindfulnessrutin. Även några minuters meditation under arbetsdagen kan hjälpa dig att pausa innan du reagerar. 

3. Be om hjälp

Oavsett vad kommer vi alla att ställas inför problem som ligger bortom vår förmåga. Men det är viktigt att inte låta stoltheten stå i vägen för att be om hjälp. 

Oavsett om hjälpen kommer från kollegor eller din egen chef är det okej att söka stöd – särskilt om du är ny som chef. Trots vad du kanske tror är människor mycket mer benägna att vilja hjälpa dig än att döma dig för att du ber om hjälp.

”När du befinner dig precis vid gränsen för din komfortzon,” säger Kane Carpenter, ansvarig för arbetsgivarvarumärke och tillväxtstrategier på Daggerfinn, ”är det okej att försöka lösa något på egen hand. När du känner att du helt och hållet befinner dig utanför din kompetensnivå är det dags att be om hjälp.”

Åtgärdspunkter: 

• När du ber om hjälp ska du vara öppen, ärlig och tydlig med vad du tycker är svårt. Visa vad du redan har försökt göra, föreslå en eller två möjliga lösningar och be om feedback. 
• Förbered det du vill säga i förväg och formulera det på ett positivt sätt.  
• Hitta en mentor utanför din egen organisation, så att du kan diskutera problem och utmaningar utan att behöva oroa dig för att verka oförmögen att hantera situationen. 

4. Gör en sak i taget

Förmågan att göra flera saker samtidigt bärs ofta som en hedersutmärkelse. Men det är inte så produktivt att göra flera saker samtidigt som vi tror. Det gör oss långsammare, håller oss distraherade och ökar sannolikheten för att vi ska göra misstag. Dessutom visar forskning att vi tenderar att kraftigt överskatta vår förmåga att göra flera saker samtidigt. 

Genom att göra en sak i taget kan vi fokusera på att göra varje sak bra och undvika att känna oss överväldigade. I sin bok, Att leva i fullständig katastrof, ger mindfulness-experten John Kabat-Zinn följande råd: 

”Försök att göra en sak i taget och ägna den den uppmärksamhet den förtjänar så länge som den förtjänar det, utan att distrahera dig själv eller låta dig distraheras, till exempel av inkommande e-postmeddelanden eller sms.”

Åtgärdspunkter: 

• Prioritera din uppgiftslista och ta sedan varje uppgift i tur och ordning, en i taget. 
• Skilj mellan vad som är viktigt och vad som är brådskande och avgör vad du behöver göra först, vad du kan göra senare och vad du kan delegera. 
• Prova ett prioriteringsverktyg som Eisenhower-matrisen. 
• Digitala uppgiftshanterare som Todoist eller Trello kan hjälpa dig och ditt team att organisera projektets uppgifter effektivt. 

5. Delegera

Försök inte klara allt på egen hand. Du är fortfarande en del av ett team, men du är inte längre bara en individuell bidragsgivare. Delegering ger dig utrymme att fokusera på dina prioriteringar som chef. Det ger dig tid att koppla av och utvecklas som chef. 

Som en extra bonus hjälper det också dina medarbetare att utvecklas och lära sig nya färdigheter och kompetenser.  

Åtgärdspunkter: 

• Ta dig tid att kartlägga alla dina uppgifter. Identifiera vilka åtgärder som bara kan eller bör utföras av dig. Allt annat som kan göras av någon annan i teamet ska du delegera (även om du känner att du skulle kunna göra det bättre!)
• Ta hänsyn till teammedlemmarnas roller, fallenhet och befintliga arbetsbelastning innan du delegerar. På så sätt säkerställer du inte bara kvaliteten, utan undviker också att helt enkelt flytta din egen överbelastning till dina direkt underställda. 

Behåll lugnet och fortsätt

Att vara en lugn ledare innebär inte att du förnekar ledarskapets utmaningar eller låtsas att de inte är utmanande. Det innebär helt enkelt att välja hur du bäst ska reagera. Det handlar om acceptans och handling, inte reaktion. 

Du behöver inte vänta tills du är kvalificerad som ”lugn ledare”. Precis som Lincoln kan du välja att agera lugnt. Det fina med att agera som en lugn ledare är att det faktiskt hjälper dig att bli en lugn ledare. Lycka till!

The New Manager Handbook

Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.

Name*

First Last

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy.

Utöver handboken kan du, om du hoppas på ytterligare hjälp med att finslipa dina färdigheter och utveckla dina metoder för livet med direkt underställda, överväga en kurs för nya chefer med ytterligare utbildning.

Några ytterligare resurser som kan hjälpa dig på din resa som chef:

• Varför du inte ska vara rädd för att be om hjälp som ny chef (och hur du gör det)
• Så hanterar du besvärliga och obekväma samtal: Vad alla nya chefer bör veta
• Från vän till chef: Så etablerar du auktoritet & sätter gränser som ny chef
• Tips om personalledning för nya och erfarna chefer
• 5 metoder som hjälper dig att hantera besvärliga teammedlemmar
• Så går du från chef till coach
• Ledarskapsmodellen Tydlighet, ansvar och ansvarsskyldighet (CRA)
• Avlärning av ledarskap: Så leder du i den nya arbetsvärlden (med Bev Attfield från Within People)
• 10 bästa ledarskapsutvecklingsprogrammen för att utveckla framtida ledare