Så hanterar du pinsamma och obekväma samtal: Vad alla nya chefer bör veta

Resultatet? 

Med stor marginal var cheferna mest obekväma med … att kommunicera i allmänhet. 

Japp, det stämmer. Mer än två tredjedelar av cheferna skulle helst inte kommunicera med sina team alls. 

Det här är faktiskt ganska oroande. Hela grunden för prestationshantering bygger på konstruktiva samtal mellan chefer och deras direkt underställda.

Medarbetare som får frekvent och meningsfull feedback löper fyra gånger större sannolikhet att vara engagerade på jobbet och 3,6 gånger större sannolikhet att känna sig motiverade att göra sitt bästa. 

Om majoriteten av cheferna ogillar att ge feedback – eller tydligen till och med att bara prata med sitt team – är det inte förvånande att de flesta medarbetare vill ha mer feedback och att fler än en av tre känner sig ouppskattade. 

Så om du är chef, ny eller erfaren, och vill kunna hantera svåra samtal och få ut det bästa av ditt team, är den här artikeln för dig. Vi går igenom:

• Varför det är så viktigt att anstränga sig för att ge feedback
• Hur du förbereder dig inför ett svårt samtal med en medarbetare
• Exempel på vad du kan säga och göra under en pinsam eller obekväm diskussion – och vad du inte ska säga

Varför behöver chefer veta hur man har svåra samtal?

Det råder ingen tvekan – att ge tuff feedback gör de flesta av oss obekväma. Tyvärr erbjuder arbetsplatsen oändligt många möjligheter till utmanande samtal, och att undvika dem kommer sannolikt att göra saken värre.

Chefer behöver lära sig hur man har obekväma samtal eftersom: 

Medarbetare drar nytta av negativ feedback – och många föredrar den framför beröm

Enligt forskning av ledarskapskonsulterna Jack Zenger och Joseph Folkman anser nästan tre fjärdedelar av alla människor att deras prestation förbättras av korrigerande feedback. Samma studie visade faktiskt att medarbetare verkligen vill ha negativ feedback. 

Hela 92 % av de svarande höll med om att ”Negativ feedback (som hjälper personen att ändra riktning) är, om den ges på rätt sätt, effektiv för att förbättra prestationen.”

Regelbundna avstämningar med ditt team kan bidra till bättre psykisk hälsa

Frekventa enskilda samtal med dina medarbetare kan minska risken för utbrändhet, förbättra deras engagemang och arbetstillfredsställelse avsevärt samt se till att de känner sig mer förstådda och stöttade.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Dina medarbetares beteende och prestation påverkar andra omkring dem

Som chef har du ett ansvar att hjälpa ditt team att lyckas och utvecklas. En medarbetare som underpresterar, är besvärlig eller oengagerad gör ofta livet svårare för andra teammedlemmar och kan skapa en dysfunktionell teammiljö. 

Så smärtsamma som de kan vara är svåra samtal en självklar del av att vara en bra chef. Låt oss nu utforska hur du kan hantera dem på ett effektivt sätt.

Proffstips: Ledare kan använda verktyg för hantering av HR-ärenden för att dokumentera och hantera konfliktlösning i samband med svåra samtal.

Så har du svåra samtal med medarbetare 

Vissa samtal kommer aldrig att kännas bekväma, och att ge någon negativ feedback är ett av dem. Det finns dock sätt att göra det enklare för båda parter.

1. Skapa en feedbackkultur 

Om negativ återkoppling kommer från ingenstans kan din medarbetare mycket väl bli chockad och upprörd. Men om arbetsmiljön uppmuntrar till löpande återkoppling, både positiv och negativ, är det mindre sannolikt att du behöver ha ett formellt samtal varje gång något går fel.

Som en generell tumregel bör du sträva efter att ge dina direktrapporterande medarbetare 5 positiva återkopplingar för varje konstruktiv kritik. Forskning tyder på att detta är den ideala kvoten för högpresterande team. 

2. Fundera på vilket resultat du vill uppnå 

Men låt oss säga att du faktiskt behöver ha ett mer allvarligt prestationssamtal med en medarbetare. Börja med att vara extremt tydlig och ärlig mot dig själv kring vilket resultat du vill uppnå med samtalet. Vill du att medarbetaren ska ändra sitt beteende? I så fall, exakt hur? 

Om medarbetaren till exempel ständigt kommer för sent, varför är det ett problem? Är det bara något som stör dig känslomässigt, eller orsakar det besvär för dig eller resten av teamet?  Behöver du att medarbetaren kommer i tid varje dag, eller bara när det är ett morgonmöte? 

Anledningen till att detta är viktigt är att du kanske upptäcker att du har samtalet av fel orsaker. Föreställ dig till exempel att du inte ens hade lagt märke till att medarbetaren kom 5 minuter för sent varje dag, men att det stör en av medarbetarens kollegor. Det är mycket mindre sannolikt att du hanterar samtalet väl om ditt enda egentliga önskade resultat är att konflikten ska försvinna! 

3. Lär känna dina egna utlösande faktorer

När du förbereder dig för ett svårt samtal med en medarbetare kanske du fokuserar på hur hen kommer att reagera. Kommer hen att bli upprörd? Kommer hen att argumentera med dig? 

Du skulle dock göra bättre i att tänka på dina egna reaktioner i liknande situationer. Vilka är dina främsta utlösande faktorer? Hur beter du dig när du är stressad? Hur känner du inför konflikter? Har du dåliga minnen av andra stressiga samtal som kan påverka hur du hanterar det här? 

Du kan inte kontrollera hur din medarbetare kommer att reagera. Men genom att i förväg reflektera över dina egna reaktioner är du bättre förberedd på att hantera de känslor som uppstår under samtalet. 

4. Bekräfta dina egna subjektiva reaktioner 

Ett av de största problemen med standardiserade prestationsbedömningar är den idiosynkratiska bedömareffekten – det faktum att mer än hälften av våra bedömningar av någon annan speglar våra egna egenskaper, inte egenskaperna hos den person vi bedömer. 

Studier visar att samma snedvridning kan uppstå när vi försöker ge en medarbetare återkoppling ansikte mot ansikte. Vi kan inte intala oss själva att vi ger dem en objektiv insikt i sanningen om deras bristande prestation. Vi berättar helt enkelt vad vi känner, uppfattar och tänker om deras prestation – utifrån vårt eget partiska perspektiv. 

Som ett resultat är 1) det mycket sannolikt att de inte håller med om vårt perspektiv och 2) det finns en mycket god chans att de har rätt och att vi har fel!

I stället för att kasta dig in i ett svårt samtal genom att informera medarbetaren om vad problemet är, är det både mer hjälpsamt och mer korrekt att dela dina faktabaserade observationer med hen och sedan ställa detaljerade frågor. 

I stället för att säga till en medarbetare att hen behöver förbättra sin försäljningspresentation kan du till exempel säga: “Jag har lagt märke till att dina försäljningssiffror är lägre än väntat. Vad tror du att det beror på?” .

5. Ställ bra frågor

Om du vill att medarbetaren ska förbättra ett prestationsproblem räcker det inte att bara berätta om problemet. Du behöver få hen att hitta sätt att lösa problemet och motivera hen att faktiskt vilja lösa det.

Det enda sättet att göra detta är att förstå vad som orsakar problemet från början. Men om du kastar dig in med ”varför-frågorna” (”Varför gjorde du så?” ”Varför berättade du inte det för mig tidigare?”) är det troligt att du får medarbetaren att gå i försvar. 

I stället behöver du börja med att lyssna. 

Låt oss säga att din medarbetare precis har berättat för dig att ett kritiskt projekt ligger två månader efter tidsplanen. I stället för att fråga ”Varför har det hänt?” kan du be hen att beskriva problemet så att du kan hjälpa till att fastställa den exakta orsaken. 

Du kan till exempel säga: ”Okej, berätta steg för steg vad som hände. I vilket skede började projektet bli försenat? Och vad hände sedan? Vad tror du att problemet var?” 

På så sätt kan du, i stället för att kritisera medarbetaren, hjälpa hen att göra bättre ifrån sig nästa gång. 

6. Bekräfta ditt eget ansvar

Det kan också vara dags att ha ett obekvämt samtal med dig själv. Teamets prestation återspeglar i överraskande hög grad chefens egenskaper. 

Forskning från BetterUp visade att chefer med svagt strategiskt tänkande hade mycket mindre innovativa team, att chefer som saknade motståndskraft drog ner teamets prestation och att chefer med låg kognitiv flexibilitet (förmågan att byta perspektiv) också hade team med lägre flexibilitet. 

Tyvärr kan det vara du som orsakar problemet! 

Men det finns ingen anledning att få panik. Ta helt enkelt ansvar för din del av problemet innan du inleder en diskussion. Till exempel: ”Jag ser att det här projektet är kraftigt försenat. Jag är orolig för att jag inte gav dig en realistisk tidsplan och att jag kan ha underskattat hur komplext projektet var. Kan du berätta för mig vad som hände?” 

Detta kommer att få medarbetaren att känna sig betydligt mindre försvarsinriktad och göra det mer sannolikt att hen har ett ärligt samtal med dig. Det förändrar maktdynamiken – i stället för att en överordnad skäller på en medarbetare blir ni två personer som löser ett gemensamt problem så att det inte upprepas. 

7. Undvik emotionell smitta 

Om du ger en medarbetare dåliga nyheter kan hen mycket väl bli känslosam. Det är helt naturligt i den här typen av samtal – men som chef kan du uppleva det som stressande.

Deborah Grayson Riegel, coach inom ledarskapskommunikation, påpekar till exempel att vi ofta tycker att det är jobbigt när en medarbetare gråter under ett svårt samtal, eftersom vi oroar oss för att vi kan vara orsaken eller instinktivt vill lösa problemet.

Det finns också frågan om emotionell smitta. Känslor smittar, så om medarbetaren blir arg eller upprörd kan vi mycket väl komma på oss själva med att kopiera hens reaktioner. Det är minst sagt ohjälpsamt! 

När du hanterar en medarbetare som underpresterar är det normalt att hen blir upprörd när du konfronterar hen om prestationen – hen kan vara orolig för att förlora jobbet, skämmas över sitt misslyckande eller vara besviken över att inte leverera de resultat hen hade hoppats på. 

Som chef är din roll dock att hjälpa hen att reglera dessa svåra känslor genom att förbli lugn och stödjande och inte låta dina egna känslor efterlikna hens.

Om du märker att du blir känslosam kan du återgå till uppgiften genom att koncentrera dig på de resultat du behöver få ut av samtalet. 

Om en teammedlem blir arg, börjar gråta eller blir nedstämd under samtalet rekommenderar Grayson Riegel följande: 

1. Använd ett neutralt språk och säg vad du ser, men tala inte om för hen hur hen känner sig. I stället för att säga ”Jag ser att du är väldigt ledsen” kan du till exempel säga ”Jag ser att du gråter. Vill du ta en paus eller ska vi fortsätta?” 

2. Visa medkänsla och nyfikenhet. Till exempel: ”Kan du berätta vad du tänker just nu?” eller ”Vad skulle vara mest hjälpsamt för dig just nu?” 

Så ger du negativ återkoppling (med exempel) 

Här är några formuleringar som kan vara användbara under ett svårt samtal – och några som du kanske vill undvika! 

I stället för att säga:	Försök säga:
Varför gick det här fel?	Kan du berätta för mig vad som hände?
Du behöver förbättra din kommunikationsförmåga.	Det här är något jag inte förstod i din senaste presentation.
Snälla, gråt inte.	Jag ser att du gråter. Vill du ta en paus eller ska vi fortsätta? Det är upp till dig.
Jag ser att du är upprörd – jag är också ganska upprörd just nu!	Du verkar upprörd – har jag förstått det rätt? Kan du berätta vad du tänker just nu?
Du kommer hela tiden för sent och det är ett stort problem för teamet.	Du var sen till gårdagens möte och missade Claires uppdatering. Kan du be henne ge dig en uppdatering?
Du behöver vara mer professionell i telefon.	När du svarar i telefon på det sättet känner jag x…
Du behöver arbeta på dina relationer med resten av teamet.	Jag märker att du inte deltar särskilt mycket i gruppchatten. Kan du berätta mer om det?
Du missar hela tiden deadlines och det hindrar resten av teamet. Du behöver förbättra din tidsplanering.	Jag ser att du missade de två senaste deadlines. Vad är det bästa sättet för mig att hjälpa dig?

Det är dags att bli bekväm med obekväma samtal

Om du vill bli en bra chef kommer det att finnas tillfällen då du måste ha svåra samtal.

Oavsett om du ger negativ återkoppling på prestationen, löser en konflikt i teamet eller till och med säger upp någon kommer det aldrig att vara enkelt – men förberedelser, övning och perspektiv kan hjälpa. 

Som alltid önskar jag dig lycka till.

The New Manager Handbook

Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.

Name*

First Last

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy.

Några ytterligare resurser som kan hjälpa dig att bli en bättre chef:

• Från vän till chef: Så etablerar du auktoritet och sätter gränser som ny chef
• På djupt vatten: Så håller du dig lugn och fortsätter när du är överväldigad som ny chef
• 8 effektiva sätt att få feedback från medarbetare (+ för- och nackdelar)
• 5 metoder som hjälper dig att hantera svåra teammedlemmar
• 5 sätt att ge mer effektiv feedback
• Så går du från chef till coach
• Så bemästrar du självledarskap för att bli en bättre ledare (med Dave Ulrich)