Så kan principer för UX-design hjälpa HR att lansera nya verktyg och tjänster 

Om du är som jag och är mer intresserad av människor än maskiner, kanske du har tänkt att design av användarupplevelser (UX) kräver en examen i datavetenskap och avancerade programmeringskunskaper.

Vi pratar hela tiden om UX när vi lanserar nya funktioner och produkter, men vi använder också UX-språket och UX-principerna när vi håller ett webbinarium, skapar innehåll för sociala medier och funderar på en intern teambuildingaktivitet.

UX-principer genomsyrar allt vi gör, och jag har varit helt uppslukad av och fascinerad av hur dessa till synes tekniska saker har mindre att göra med teknik och mer att göra med människors psykologi. 

Vilket bättre område finns det att tillämpa UX-principer på än det funktionella område vars enda syfte är att göra det möjligt för människor att utföra sitt bästa arbete och ha roligt medan de gör det?

Vad är UX?

Användarupplevelse (UX) ”syftar på den känsla användare får när de använder en produkt, applikation, ett system eller en tjänst”. UX har traditionellt fokuserat på programvaruprodukter och hur deras avsedda användare interagerar med dem. UX-designerns tankesätt – att förstå kunden på djupet och skapa produkter som människor vill använda, snarare än vad vi tycker att de borde använda – är dock värdefullt för ledare inom personal och kultur.

Oftast är UX vanligt förekommande vid utformningen av programvaruprodukter där användaren är separerad från produktleverantören och upplever och använder produkten på egen hand. 

Som en del av detta fokuserar UX-designers på allt från att delta i kundintervjuer och förstå kundernas problem till att utforma produktmodeller, programmera dem och mäta hur produktens funktioner presterar. 

Varför är UX viktigt inom personal och kultur?

Ledare inom personal och kultur får kontinuerligt i uppgift att utveckla nya sätt att göra befintliga saker (hantera löner, förmåner och semesterpolicy) och kreativa sätt att göra nya saker (lansera program för uppskattning, hjälpa sina team att skapa kontakt, driva medarbetarengagemang och så vidare). 

Därför lanserar ledare inom personal och kultur och deras team ständigt nya produkter och tjänster för sina interna kunder – företagets medarbetare. Ett UX-tänkande bidrar till att utforma dessa verktyg och processer på ett sätt som gör dem tillgängliga, enkla och trevliga för medarbetarna att använda. 

Så tillämpar du UX-designprinciper på HR-verktyg och processer

Det finns många UX-designprinciper som UX-designers hänvisar till när de utför sitt arbete. Några av dem är relevanta när man utformar tjänster och kan enkelt överföras till utformningen av HR-verktyg och processer. 

Vem är detta till för?

Utgångspunkten för denna princip är att man innan man tar fram några lösningar bör förstå användaren fullständigt, inklusive: 

• Deras berättelse
• Problem och utmaningar
• De känslor och tankar som omger dem
• Hur de kommer att dra nytta av lösningen, och 
• Hur de har för avsikt att använda den. 

Det är omöjligt att skapa ett verktyg eller en process som användarna kommer att älska om du inte förstår dem fullständigt. 

När du har en tydlig bild av användarna och deras berättelser (genom exempelvis kundintervjuer och observationer) kan du börja skissa på lösningar och fundera över sätt att lösa problemet. 

Tillämpat på HR

På HeyTaco kommer människor ofta till oss och säger att de vill lansera ett program för uppskattning eftersom människor i medarbetarundersökningen har uttryckt att de inte känner sig uppskattade av sina kollegor och chefer. 

HR-teamet, som vill lösa problemet, börjar direkt undersöka olika plattformar för uppskattning och belöningar utan att ens ha ett samtal med sina interna kunder, medarbetarna, om vad som får dem att känna sig uppskattade och vad som för närvarande saknas. 

Om man inte fördjupar sig i medarbetarnas feedback och förstår inte bara en person utan de olika kundpersonas som finns i teamet, är programmet för uppskattning i detta fall dömt att misslyckas och skapa en upplevelse som ingen engagerar sig i. 

Öva på nyfikenhet

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e“Det enda du kan börja göra i dag för att förstå dina interna kunder är att öva på nyfikenhet. Varje gång någon delar feedback eller en tanke, uppmuntra dem att berätta mer i stället för att direkt börja lösa problemet. Låt den andra personen förklara varifrån de kommer och varför vissa saker är viktiga för dem. Det hjälper dig att förstå mer om hela personen.”\u003c/span\u003e

Få mig inte att tänka

Ju svårare vi gör ett val för våra användare, desto mindre sannolikt är det att de väljer och desto mer sannolikt är det att de ger upp. Fokus för denna princip är att göra beslut enklare för användarna för att öka sannolikheten att de slutför en uppgift. 

Enligt Marvel ökar tre saker den kognitiva belastningen: för många val, för mycket eftertanke som krävs för att göra ett val och brist på tydlighet. 

Nästa gång du till exempel väljer restaurang för en middag med dina vänner kan du rekommendera två mycket bra alternativ och lyfta fram det bästa på deras meny, i stället för fem mycket vaga alternativ. Jag slår vad om att hela gruppen kommer att fatta ett beslut mycket snabbare.

Tillämpat på HR

Att erbjuda 20 alternativ för sjukvårdsförmåner låter fantastiskt, men det kan göra en nyanställd helt snurrig. Hjälp människor att avgöra vilken plan som passar dem genom att ställa några frågor och sedan skicka över de tre alternativ du skulle rekommendera utifrån deras situation. 

Användbarhet: avkastningen på insatsen

Användbarhet mäter hur lätt något är att använda. Du kan mäta användbarhet på några olika sätt:

• Kan människor slutföra en uppgift?
• Hur lång tid tar det för dem att slutföra den?
• Kan de komma ihåg hur uppgiften ska slutföras även efter att en längre tid har gått?
• Tyckte de att upplevelsen av att slutföra uppgiften var behaglig? 

Genom att uppmärksamma dessa kriterier när du utformar en ny tjänst eller lanserar en ny intern produkt (till exempel en ny personalhandbok) kan du skapa användarupplevelser som dina medarbetare kommer att uppskatta, även när det gäller en relativt tråkig uppgift som att ladda ner sitt W2. 

Lägg märke till din egen upplevelse

\u003cb\u003e“\u003c/b\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eDu kan lära dig mycket om användbarhet genom att lägga märke till hur du upplever att göra saker i ditt liv. Tänk till exempel på att ändra din flygresa. Lägg märke till hur lång tid det tog att slutföra betalningen när du hade valt din flygresa. Blev du uppmanad att ange dina kontaktuppgifter IGEN? Kände du dig lättad när du var klar eller förvånad över hur smidigt processen gick? Att bli bra på användbarhet börjar med nyfikenhet och att lägga märke till upplevelsen omkring oss som vardagliga verktyg och tjänster erbjuder.\u003c/span\u003e

Tillämpat på HR

När du till exempel skapar utbildning för nya chefer bör du fundera på hur du kan öka utbildningens användbarhet utifrån kriterierna ovan. Skriv inte långa manualer och utbildningsguider som du planerar att ge till cheferna och hoppas att de läser dem. 

Fundera i stället på vilken uppgift du vill att de nya cheferna ska slutföra och hur du kan göra det enkelt och trevligt för dem att slutföra den. Du kanske upptäcker att det kan öka utbildningens användbarhet och i sin tur förbättra chefernas prestationer i rollen om du skapar små informations- och innehållsdelar och skickar dem till cheferna en gång i veckan under de första månaderna i deras roll. 

Förstå sammanhanget

Den här principen handlar om att förstå hur, när och varför dina kunder kommer att använda verktyget eller tjänsten som du har skapat. Det räcker inte att lösa ett problem med ett verktyg. Om du kan förstå under vilka omständigheter kunden använder verktyget är det mer sannolikt att de börjar använda det. 

Ställ frågor

”Det finns många sätt att öva på att förstå sammanhanget, men det första jag kommer att tänka på är att helt enkelt ställa frågor. Varje gång du märker att du vill ge ett svar eller en motivering till varför verktyget/tjänsten är bra, stanna upp och ställ en fråga till. Det är en svår vana att bryta, att alltid svara, därav pausen. Vi lär oss mycket mer av frågor än av att höra oss själva prata.”

Tillämpat på HR

När du lanserar ett nytt verktyg för uppskattning bör du fundera på varför människor visar uppskattning för någon, hur ofta de gör det och var. 

Om du upptäcker att människor vill tacka någon precis när det de vill uttrycka tacksamhet för händer, och att de vill göra det med hjälp av sina befintliga verktyg, kan du överväga att integrera uppskattning i deras dagliga arbetsflöde. 

Gör det enkelt för dem att använda ett verktyg för uppskattning både på sin stationära dator och sin bärbara dator, så att de kan tacka någon även när de inte är framför den stora skärmen. 

Ta emot återkoppling – utvärdera och justera.

När det gäller tjänster och verktyg inom människor och kultur är det aldrig rätt val att ställa in något och sedan glömma bort det. När våra interna kunder och verksamhetens sammanhang förändras behöver vi förändra sättet vi skapar värde för våra kunder på. 

Genom att kontinuerligt utvärdera dina initiativ och justera dem därefter kan du ligga steget före förändrade preferenser, smaker och miljöer. 

Välkomna återkoppling

”Nyckeln till att få återkoppling är att faktiskt tycka om att få återkoppling. När du ser återkoppling som en möjlighet att förbättras kommer du att be om den oftare, och andra kommer att dela mer med dig. Det leder till att du skapar nya upplevelser som du aldrig hade kunnat förutse på egen hand.”

Tillämpat på HR

Förutom att be dina medarbetare om återkoppling och skicka ut medarbetarundersökningar finns det ett underskattat sätt att lära sig: att observera hur de interagerar med produkten/tjänsten. Ibland är människor inte medvetna om något, men de kan visa dig mycket av vad de tycker om du bara tittar på när de använder något. 

Mycket kan förändras, även om det tar tid. Ju större insatserna är (ju svårare det är att förändra något, som din löneadministratör), desto viktigare är det att tidigt ta sig tid att lära sig om användarnas problem, dra nytta av kostnadsfria testperioder, skapa pilotgrupper och få återkoppling tidigt och ofta. 

Ju mindre insatserna är, desto större utrymme har du att experimentera och lära dig tillsammans med dina kunder. 

Gemenskapsupplevelse

Vill du fortsätta samtalet om hur du kan förbättra upplevelserna och processerna för dina medarbetare? Gå med i gemenskapen People Managing People, där du kan samarbeta och dela idéer med andra yrkesverksamma inom HR och personaladministration som möter samma utmaningar som du varje dag.