Medarbetarundersökningar: En komplett guide

Många organisationer använder medarbetarundersökningar tillsammans med andra metoder för att lyssna på medarbetarna för att samla in viktig feedback från medarbetarna.

Men många av dem vi pratar med har svårt att få höga svarsfrekvenser och att få fram användbara insikter ur resultaten.

Känns det bekant? 

Använd den här guiden för att bättre förstå undersökningar och hur du skapar och genomför dem.

Vad är en medarbetarundersökning och varför genomföra en?

En medarbetarundersökning är en metod för att samla in feedback från teammedlemmar om en specifik del av deras arbetsplatsupplevelse.

När medarbetarundersökningar genomförs på ett effektivt sätt är de användbara verktyg som hjälper HR-specialister och ledningen att genomföra positiva förändringar i organisationen.

I kombination med mätvärden som personalomsättning och data från andra feedbackmetoder, såsom stanna-intervjuer, avgångsintervjuer, skip-level-möten och 1:1-möten, är medarbetarundersökningar ett utmärkt sätt att skapa en bild av de olika aspekterna av medarbetarupplevelsen.

Till exempel använde American Express medarbetarundersökningar för att införa och optimera sin framgångsrika strategi för hybridarbete, Amex Flex.

Typer av medarbetarundersökningar med exempel på frågor

Medarbetarundersökningar finns i många olika varianter, och varje variant syftar till att mäta olika aspekter av arbetsplatsupplevelsen.

Även om du kan fråga människor om i stort sett vad som helst beskriver jag kort de vanligaste typerna nedan.

Kandidatundersökningar

Många rekryteringsteam använder kandidatundersökningar för att förbättra rekryteringsprocessen genom att samla in feedback om sådant som metoder för att kontakta kandidater, ansökningsformulär och intervjuer.

Exempel på frågor i kandidatundersökningar

• Intervjuprocessen var effektiv och respekterade min tid.
• Förväntningarna på rollen förklarades tydligt för mig.
• Den annonserade arbetsbeskrivningen stämde överens med det som presenterades för mig under intervjuprocessen.
• Mina intervjuare var väl förberedda.
• Vad tycker du skulle göra vår rekryteringsprocess bättre?

Introduktionsundersökning

Introduktionsundersökningar samlar in data om hur välkomnad och inkluderad någon kände sig, hur tydliga deras roll och ansvarsområden är samt om de hade allt de behövde för att snabbt komma igång och bli produktiva.

Många programvarulösningar för introduktion kan hjälpa dig med utformning av undersökningar och datainsamling i realtid.

Exempel på frågor i introduktionsundersökningar

• Jag har tillgång till de resurser och verktyg jag behöver för att utföra mitt arbete på bästa sätt.
• Jag har fått tillräckligt med utbildning för att kunna utföra min roll effektivt.
• Jag upplever att jag får den information jag behöver för att kunna utföra min roll effektivt.
• Jag förstår hur min roll bidrar till företagets uppdrag.
• Mina mål och leveranser är tydliga för mig.
• Jag upplever att min nuvarande roll stämmer överens med mina karriärmål.
• Har du några förslag på hur introduktionsprocessen kan förbättras?

Se fler frågor i vår artikel om introduktionsundersökningar.

Medarbetarengagemangsundersökning

Dessa undersökningar är utformade för att bedöma hur engagerad någon är, det vill säga graden av mentalt och känslomässigt engagemang de känner för din organisation och det arbete de utför.

Exempel på frågor i medarbetarengagemangsundersökningar

• Jag känner mig entusiastisk och motiverad när jag kommer till jobbet.
• Jag förstår tydligt min roll och mitt ansvar.
• Jag förstår hur mitt arbete bidrar till organisationens övergripande framgång.
• Jag känner mig inkluderad i organisationen och är bekväm med att uttrycka åsikter och komma med förslag.
• Jag tror att det finns goda karriärmöjligheter för mig här.
• Jag upplever att min arbetsbelastning är hanterbar och att arbetet sällan påverkar åtaganden utanför arbetet.
• Jag känner mig stöttad i min yrkesmässiga utveckling.
• Jag upplever att jag får rättvis ersättning för mitt arbete.
• Jag känner mig starkt engagerad i organisationens vision, uppdrag och värderingar.
• Jag skulle rekommendera [X Company] som en utmärkt arbetsplats till släktingar och vänner.

Undersökning av arbetsplatskulturen

Syftet med en kulturundersökning är att få en bättre förståelse för den sociala dynamik som råder på arbetsplatsen, med målet att minimera toxicitet och skapa en mer välkomnande och inkluderande arbetskultur för alla.

En undersökning av företagskulturen prioriterar frågor om ämnen som teamdynamik, ledarstilar, rättvisa och ansvarsskyldighet, arbetssätt, medarbetaruppskattning, tillgänglighet och inkludering, hanterbar arbetsbelastning, företagets värderingar och policyer, transparens samt andra områden där arbetslivet och företagets identitet och sociala dynamik möts.

Exempel på frågor i en undersökning av arbetsplatskulturen

• Jag känner att mitt arbete värdesätts.
• Gott arbete uppmärksammas och firas.
• Jag får konstruktiv återkoppling med regelbundna intervall.
• Jag känner att medarbetare behandlas rättvist på det här företaget.
• Jag känner att mina åsikter värdesätts på arbetsplatsen.
• När organisatoriska förändringar genomförs känner jag att orsakerna till dessa förändringar kommuniceras effektivt.
• Om du kunde förändra en sak i organisationen, vad skulle det vara?
• Jag känner att företaget lever upp till sina värderingar.
• Min chef får mig att känna mig inspirerad och motiverad.

Undersökning av medarbetarnas ersättning och förmåner

I kombination med uppgifter som nyttjandegrader är undersökningar ett utmärkt sätt att få insikter i hur dina medarbetare ser på sina ersättnings- och förmånspaket.

De kan hjälpa dig att identifiera om det finns specifika förmåner som de vill se införda eller specifika behov hos medarbetarna som inte tillgodoses.

Exempel på frågor i en undersökning av ersättning och förmåner

• Jag är nöjd med de förmåner jag får.
• Jag känner att jag får rättvis ersättning för mitt arbete.
• Vilka förmåner och personalförmåner skulle du vilja att vi införde?
• Jag känner att prestationsbedömningarna är tydliga.
• Jag känner att prestationsbedömningarna är korrekta.

Undersökning av yrkesmässig utveckling

Målet med en undersökning av yrkesmässig utveckling är att få en djupare förståelse för effekten av era nuvarande program för utbildning och lärande och utveckling.

Den kan också ge dig insikter i vilka typer av utbildning och vidareutbildning dina medarbetare skulle vilja ha – även specifika kurser och utbildningar som de redan är intresserade av.

Exempel på frågor i en undersökning av yrkesmässig utveckling

• Jag känner att jag utvecklas professionellt i den här rollen.
• Jag känner mig utmanad av mitt arbete.
• Jag ser möjligheter till karriärutveckling på det här företaget.
• Jag känner att mina färdigheter används på ett effektivt sätt.
• Jag känner att jag får det stöd jag behöver för att göra mitt jobb bra.
• Jag känner att jag har ansvar för mitt arbete.
• Mitt teams mål och leveranser är tydliga för hela teamet.

Medarbetarnas nettopromotorpoäng (eNPS)

eNPS-enkäten ställer bara en enkel men kraftfull fråga till medarbetarna:

"Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera [infoga företagsnamn] som arbetsplats till en vän eller familjemedlem?”

eNPS-poängen är andelen förespråkare minus andelen kritiker, där den lägsta poängen är -100 och den högsta är 100. Det är ett enkelt sätt att mäta medarbetarnas inställning och börja synliggöra bakomliggande problem.

Läs mer i vår artikel om hur man beräknar eNPS.

Genomföra medarbetarundersökningar: en steg-för-steg-guide

Använd den här steg-för-steg-guiden för att genomföra en effektiv medarbetarundersökning.

1. Definiera syftet

För det första är det viktigt att klargöra varför du genomför undersökningen. Finns det till exempel ett särskilt initiativ eller en förändring som du vill ha återkoppling på, eller vill du göra en bred bedömning av medarbetarnas engagemang? 

2. Utforma undersökningen

Utforma en uppsättning tydliga och relevanta undersökningsfrågor utifrån syftet. Fundera på vilken typ (eller vilka typer) av frågor du ska ställa.

Kommer du att ställa öppna frågor? Kommer du att använda ett betygssystem eller en glidande skala (instämmer helt, instämmer, varken instämmer eller tar avstånd, tar avstånd, tar helt avstånd)? Kommer du att tillhandahålla ett kommentarsfält så att medarbetarna kan lämna sina åsikter och/eller förklara sina betyg? 

Försök att hålla varje fråga kortfattad och specifik och undvik ledande frågor och jargong. Enkätverktyg

3. Testa undersökningen 

Innan du lanserar undersökningen, särskilt när det gäller viktiga undersökningar, är det en bra idé att pilottesta den med en liten grupp för att identifiera eventuella förvirrande eller otydliga frågor.

4. Distribuera undersökningen

Distribuera undersökningen med den metod du föredrar.

När du distribuerar undersökningen är det viktigt att informera medarbetarna om dess syfte, hur lång tid den tar och hur deras återkoppling kommer att användas.

Detta bidrar till att få fler och bättre svar.

5. Följ upp och påminn

Följ svarsfrekvensen och skicka påminnelser till medarbetare som inte har slutfört undersökningen. Respektera tidsfristerna, men ge tillräckligt med tid för alla att svara.

6. Analysera resultaten

När undersökningen har stängts analyserar du uppgifterna. Kvantitativa svar kan sammanfattas med diagram och grafer, medan kvalitativa svar kan grupperas efter teman.

7. Dela resultaten

Sammanfatta resultaten och dela dem med organisationen. Ge en överblick över de viktigaste resultaten och, när det är lämpligt, detaljerade insikter. Lyft fram områden som kan förbättras och styrkor.

8. Skapa en handlingsplan

Skapa utifrån återkopplingen en handlingsplan som tar itu med de viktigaste frågorna som lyfts fram. Se till att den innehåller tydliga mål, ansvarsområden och tidsplaner för genomförandet.

9. Följ upp

Följ upp med medarbetarna efter att handlingsplanen har genomförts. Berätta vilka åtgärder som har vidtagits utifrån deras återkoppling och hur undersökningsresultaten har påverkat dessa beslut.

Detta är viktigt för att säkerställa att medarbetarna deltar i era framtida undersökningar.

Bästa praxis för medarbetarundersökningar

Här är våra bästa tips för att genomföra mer effektiva medarbetarundersökningar:

1. Ha ett tydligt mål. Tänk noga igenom vad du vill uppnå med undersökningen, det vill säga vad du hoppas kunna mäta eller få återkoppling om. Det gör det lättare att utforma undersökningen så att den ger dig den information du behöver.

3. Kommunicera tydligt varför undersökningen genomförs. Människor är mycket mer benägna att svara och engagera sig i processen om de förstår anledningen till undersökningen och hur den kan gynna dem.
4. Bekräfta resultaten och kommunicera vilka åtgärder som vidtas. Det bidrar till att skapa stöd för eventuella förändringar och visar att undersökningar är värda ansträngningen.
5. Överväg anonymitet för mer ärlig återkoppling. Om medarbetarna tror att deras svar kan spåras tillbaka till dem kan de vara rädda för repressalier om de ger uppriktiga svar.
6. Jämför avdelningar med varandra och följ resultaten över tid. Det kan hjälpa dig att identifiera problemområden, som dåliga chefer, om medarbetarnöjdheten skiljer sig markant mellan avdelningarna.
7. Håll den kort. En tumregel är att undersökningen ska kunna genomföras på 20 minuter eller mindre. Försök att genomföra kortare eller mindre undersökningar med fokus på specifika ämnesområden.

7. Frekvensen spelar roll. Genom att använda mer regelbundna ”pulsmätningar” får du färskare data än om du bara genomför den traditionella årliga undersökningen.
8. Hoppa över ett steg med mallar för medarbetarundersökningar. Det finns gott om utmärkta undersökningsresurser och mallar online som bygger på metoder från beteendevetenskapen.
9. Locka inte till deltagande i undersökningar med pengar eller förmåner. Belöningen bör ligga inbyggd i undersökningens syfte: en bättre arbetsplats.
10. Var du placerar demografiska frågor spelar roll. I medarbetarundersökningar bör sådana frågor placeras allra sist. 
11. Genomför samma undersökning igen efter ett tag. Om du genomför samma undersökning med jämna mellanrum efter att förändringar har genomförts kan du mäta effekten av de förändringar du har gjort.

Skriva effektiva frågor i medarbetarundersökningar

Att skriva effektiva frågor i medarbetarundersökningar är till hälften en konst och till hälften en vetenskap. Använd dessa bästa metoder som stöd.

1. Siffror kan vara bättre än ord. En svarsskala som använder siffror med jämna intervall gör det möjligt för undersökningsdeltagarna att ge ett ”betyg”. Dessutom blir dina data mer kvantifierbara. 
2. Ställ frågor om specifika, observerbara beteenden. Att be medarbetare att ge sin åsikt om en kollegas eller chefs tankar eller motiv är mindre effektivt än att fråga om observerbara beteenden 
3. Försök inte slå två flugor i en smäll. Undvik att hänvisa till två ämnen i samma fråga, eftersom det kan leda till förvirring och felaktiga svar.
4. Ställ frågor som är lätta att besvara. Om du själv skulle ha svårt att besvara frågan är det förmodligen en bra idé att formulera om den.
5. Överväg vilken typ eller vilka typer av frågor och svar du ska använda. Kommer du att ställa öppna frågor? Kommer du att använda ett betygssystem eller en glidande skala (instämmer helt, instämmer, varken instämmer eller tar avstånd, tar avstånd, tar helt avstånd)?
6. Undvik ord och uttryck med starka associationer. Även om metaforer spelar en viktig roll i hur vi beskriver upplevelser och människor kan de också väcka associationer som påverkar svaren i undersökningen.
7. Använd konsekvens till din fördel. Försök att utforma undersökningsavsnitten så att de innehåller ungefär lika många punkter och utforma frågorna så att de innehåller ungefär lika många ord. 
8. Variera frågorna utifrån de önskade svaren. När varje fråga i ett avsnitt har ett önskat positivt svar är det lätt för medarbetarna att snabbt ta sig igenom frågorna utan att engagera sig i dem. Variera detta i ungefär en tredjedel av frågorna. 

Inkludera svarsalternativen ”inte tillämpligt” eller ”jag vet inte”. Utan det alternativet kan deltagarna känna sig tvungna att ge svar som de vet är värdelösa.

Verktyg för medarbetarundersökningar

Som nämnts finns det en mängd olika verktyg och mallar som gör det enklare att genomföra medarbetarundersökningar. Här är några verktyg för medarbetarundersökningar att överväga.

Tabellen nedan ger en snabb överblick över några uppmärksammade verktyg som vi kommer att beskriva mer utförligt.

Google Forms

Google Forms kan användas för att skapa undersökningar för alla ändamål och göra det var du än befinner dig, eftersom tjänsten är kompatibel med alla enheter – mobil, surfplatta eller dator. Det innebär också att respondenter kan komma åt dina undersökningar och besvara dem var de än befinner sig.

Du kan anpassa undersökningens färger, typsnitt, bilder och annat för att återspegla ditt varumärkes utseende och känsla. Du kan också skapa anpassad logik som anpassar frågorna utifrån tidigare svar.

Google Forms genererar automatiskt visuella rapporter baserat på undersökningssvaren, och du kan också välja att skicka data till ett Google-kalkylark för att tillämpa din egen analys eller automatisering. 

När det gäller säkerhet följer Forms samma integritetsåtaganden och dataskydd som resten av Google Clouds företagstjänster.

SurveyMonkey

SurveyMonkey är ett annat populärt undersökningsverktyg som ofta används för marknadsundersökningar, utvärderingar av kundupplevelsen och olika undersökningar om medarbetartillfredsställelse.

Det har en specialiserad mall för arbetsplatsundersökningar för undersökningar om medarbetarengagemang, med färdiga frågor som minskar det administrativa arbetet med att samla in feedback från medarbetare.

SurveyMonkeys mallbaserade frågor är förankrade i samhällsvetenskap och bygger på ett ”helhetsperspektiv på förståelsen av dina medarbetares relation till arbetsplatsen”.

SurveyMonkey har höga standarder för datasekretess, med säkerhet som stöds av kryptering samt SSO-, SSAE-16- och SOC II-kompatibla datacenter. Tjänsten uppfyller även kraven i HIPAA och GDPR.

Sparkbay

Sparkbay är en plattform för medarbetarengagemang som erbjuder flera olika program för pulsundersökningar inom bland annat medarbetarengagemang, medarbetarbehållning, förändringshantering, mångfald och inkludering samt distansteam.

Sparkbay samlar automatiskt in feedback från medarbetare via pulsundersökningar som genomförs med regelbundna intervall (enligt uppgift väljer 70 % av kunderna månatliga undersökningar). 

Sparkbays frågor är vetenskapligt underbyggda och plattformen erbjuder ett brett utbud av anpassningsalternativ, såsom att rikta skräddarsydda frågeuppsättningar till specifika medarbetargrupper, personliga jämförelsevärden, förutsägelse av personalomsättning, värmekartor samt annan användbar analys och funktionalitet för svar. 

Sparkbays enkätfrågor finns för närvarande tillgängliga på 9 språk, nämligen engelska, franska, spanska, portugisiska, italienska, tyska, nederländska, hindi och thailändska.

QuestionPro

QuestionPro är en enkätprogramvara som passar alla, från nybörjare till experter.

QuestionPro-användare kan lägga till flera frågetyper och få tillgång till fler än 88 funktioner, samt ett bibliotek med fler än 250 anpassningsbara professionella enkätmallar som de kan använda för att ge sina enkäter sin egen varumärkesprofil.

Användare kan tillämpa logik i sina onlineenkäter med pek-och-klicka-logik för att enkelt skapa enkätgrenar, hopplogik, textinfogning, enkätslingor, extraheringar och randomisering.

QuestionPro stöder även integration av enkätdata och analys med verktyg som Tableau, Salesforce, Microsoft Dynamics och flera andra ledande plattformar, och dess API ger dig fullständig kontroll över dina data. 

Medarbetarundersökningar ger gåvan återkoppling

Inga två företag är likadana, vilket innebär att varje företags enkätresultat – och de åtgärder som behövs som svar – kommer att se olika ut.

Det som är säkert är att en väl genomförd undersökning kan hjälpa dig att skapa en hälsosammare och mer produktiv organisation samt öka medarbetarnas vilja att stanna kvar och engagera sig. När insatserna för att behålla medarbetare inte räcker till blir det dock avgörande att genomföra grundliga avgångsintervjuer för att förstå varför medarbetare väljer att sluta.

Som vi ofta tar upp i denna publikation är återkoppling en gåva, så personalavdelningar, ledare och enskilda medarbetare bör alltid hålla utkik efter sätt att samla in återkoppling och ge återkoppling.

Gå med i People Managing People-communityn

För fler råd om medarbetarundersökningar och strategier för talanghantering, gå med i vår stödjande gemenskap för HR- och företagsledare där kunskap och bästa praxis delas för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.