Anpassa möten för den hybrida arbetsplatsen

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Jean Bays: Jag skulle till och med säga att om du inte har rätt teknik på plats i det här mötesrummet är det faktiskt bättre när alla sitter framför sina skärmar för att genomföra mötet, eftersom det då blir värdefullt för alla.

David Rice: Välkommen till podden People Managing People. Vårt mål är att bygga en bättre arbetsvärld och hjälpa dig att skapa lyckliga, hälsosamma och produktiva arbetsplatser. Jag heter David Rice och är din programledare.

Min gäst i dag är Jean Bays. Hon är personalchef på Neat. Vi ska prata om möten på den hybrida arbetsplatsen, upplevelsen av moderna möten och vad medarbetare kan och bör förvänta sig av dem.

Jean, välkommen!

Jean Bays: Tack, David, för att jag fick komma.

David Rice: Till att börja med, berätta lite om dig själv, din roll på Neat och hur du hamnade där du är i dag.

Jean Bays: Precis. Du kommer att få höra många roliga accenter. Jag är faktiskt tysk och har bott i Storbritannien i ungefär 17 år nu. Jag har alltid arbetat i personalrelaterade roller och har gjort det i 25 år. Jag brinner verkligen för personalfrågor, eller det vi numera kallar personalorganisationen.

Jag har arbetat på Neat, ett teknikföretag med norskt huvudkontor, i ungefär två år nu. Jag leder personalavdelningen tillsammans med mitt team. Totalt arbetar vi över 24 länder, där vi tar hand om våra Neaters, som vi gärna kallar dem. Det är alltså en mycket internationell roll som sträcker sig över många tidszoner.

Det handlar om många virtuella möten och mötesplatser. Så ja, det är jag, och jag är glad att vara här.

David Rice: Väldigt kul. Jag är glad att ha dig med, eftersom allt fler företag står inför en global utmaning när de funderar på hur de ska genomföra sina möten.

Jag vill börja samtalet med att prata om möten, hur de har förändrats under de senaste åren och vilken påverkan förändrade arbetsmodeller har haft på dem. Enligt dig, vilka är de största förändringarna i hur vi ser på och upplever ett möte, säg år 2020 jämfört med i dag?

Jean Bays: Jag tror att den största förändringen kom 2020, vilket vi alla vet. För de flesta av oss krävdes det att man flög eller reste till en annan plats för att delta i ett möte, vara med i ett mötesrum, delta i vissa projekt, göra avtryck, få sin röst hörd och vara en del av ett projektteam.

Jag tror att vi alla ganska snabbt insåg att vi var tvungna att förändra detta, för annars kunde vi inte driva företag eller genomföra projekt. Vi tvingades igenom en enorm förändring, och jag måste erkänna att den kändes väldigt obekväm. Jag tror att många kan känna igen sig i att inte längre vara i ett mötesrum, utan göra allt detta via Zoom och sitta framför en skärm hela dagen.

Men vi tvingades göra det. Ur det utvecklades naturligtvis vissa tekniker och beteenden i möten, så att alla mer eller mindre kunde känna sig inkluderade. Jag tror fortfarande att vi lär oss hur man gör avtryck när man inte befinner sig i rummet. Det var en enorm förändring, ibland till det bättre och ibland inte, utan tvekan.

Jag säger inte detta bara för att jag arbetar på det företag jag arbetar på, men utan tvekan är ett möte ansikte mot ansikte fortfarande det bästa sättet att kommunicera. Samtidigt har vi, tack vare teknikutvecklingen och utvecklingen av vissa beteenden i möten, gjort fantastiska framsteg som innebär att vi inte behöver resa lika mycket. Jag brukar alltid tänka på ett exempel från min tidigare roll. Jag kunde flyga från London till San Francisco i 24 timmar bara för att delta i ett möte. Tänk på koldioxidavtrycket, tiden och allt annat som det innebar.

Så ja, en enorm förändring. Väldigt spännande. Det vi står inför är faktiskt mycket spännande.

David Rice: Ja, pandemin började ju 2020. Till en början använde nog alla Zoom. Sedan tog det kanske ett år innan man började se alla andra verktyg dyka upp. Jag tycker att det är väldigt fascinerande.

Neat befinner sig ju i den branschen, där ni har vuxit fram ur behovet av att vi ska kunna göra detta på det här sättet. Det är intressant att se alla olika upplevelser som skapas genom alla dessa olika verktyg.

Jean Bays: Det finns olika verktyg, och jag måste säga att tekniken – och ursäkta att jag nämner Zoom – blev ett så starkt varumärke 2020, tror jag.

David Rice: Nej, det fanns verkligen överallt.

Jean Bays: Det var Zoom och inget annat på den tiden. Men självklart finns det många tekniker och plattformar där ute som gör det möjligt att inkludera människor, föra samman dem, inte bara i ett mötesrum utan även i virtuella mötesrum, och låta dem bidra till företagens framgång i dag.

David Rice: När vi tänker på framtidens arbetsliv satsas det mycket på den hybrida upplevelsen och vad den innebär för medarbetarna. Du har nämnt inkludering. När vi tänker på möten i en hybrid miljö, vad skulle du säga är den största utmaningen med att genomföra dem på ett bra sätt i dag, när förväntningarna på etikett och allt sådant är ganska höga?

Vad tror du är den största utmaningen med att ha ett bra hybridmöte?

Jean Bays: För det första vill jag lyfta fram medvetenhet. Medvetenhet kan börja med en liten sak: om du sitter i ett mötesrum och har människor som deltar virtuellt med hjälp av teknik, behöver du vara medveten om att dessa personer inte är i rummet för alla småprat, alla skratt och allt annat.

Vi hade faktiskt nyligen kvartalsvisa verksamhetsgenomgångar, och jag tyckte att det var fantastiskt att vår vd till exempel sade: ”Hörni, tänk på att det är tre personer som inte är i det här mötesrummet. Så låt oss alla vara medvetna, inkluderande och omtänksamma.” Det är en liten sak, men jag tror ändå att den största utmaningen är att de som deltar virtuellt inte känner sig delaktiga, inte blir sedda, och det försöker vi hantera.

I dag finns det fantastisk teknik som till och med gör att man kan zooma in och ut, så att varje talare zoomas in. Det kan kännas som att du sitter bredvid din kollega, eftersom du ser deras ansiktsuttryck, deras medhåll och invändningar, får små nickningar och hör små ljud.

Jag tror att ett stort steg i rätt riktning togs redan före 2020 och ännu tidigare. När någon började prata i ett virtuellt möte brukade alla andra ljud försvinna. Med rätt teknik i dag är det inte längre ett problem. Man kan, för att uttrycka det artigt på brittiskt vis, prata i mun på varandra på ett mycket artigt sätt utan att stänga av hela samtalet som pågick.

När det gäller hybridmöten tycker jag också att det är mycket viktigt att det inte spelar någon roll om du sitter på hemmakontoret framför en MacBook. Om rätt teknik finns i mötesrummet kan du skapa inkludering, även om du inte har videoteknik för tusentals dollar på hemmakontoret.

Det handlar också om hur mycket tekniken kan hjälpa människor att känna sig inkluderade i mötet och göra avtryck. För företag där ute är det här absolut viktigt. Alla pratar om att hitta rätt balans, om vad vi ska tillhandahålla för människor på huvudkontor eller i stora kontorsmiljöer och allt sådant.

Man bör alltid ha i åtanke: tänk om 50 procent av mötesdeltagarna deltar virtuellt? Hur mycket kan vi erbjuda ur ett tekniskt perspektiv för att skapa en bra och inkluderande upplevelse för människor som inte är på plats?

Det är hybrid för mig. Jag vet att många inte gillar det ordet i dag, men det är ju trots allt hybrid. Jag kan inte komma på något annat ord. Det handlar förstås om att erbjuda valmöjligheter, men när du erbjuder arbetsstyrkan valmöjligheter ska du göra upplevelsen så smidig och exklusiv som möjligt, så att människor är synliga även när de inte är på kontoret.

Det är en utmaning för mig, men jag tror att det finns fantastiska leverantörer där ute som arbetar med att lösa detta varje dag.

David Rice: Jag pratade nyligen med en person som arbetar med att utforma upplevelsen av distansarbete, och jag frågade henne om ungefär den här saken. Hon sade att om man vill bygga en inkluderande kultur för distansarbetare bör alla vara med på exempelvis Zoom eller vilken mötesplattform man nu använder, oavsett om de är på kontoret eller inte.

Jag förstår var hon kommer ifrån och hur det kan bidra till inkludering. Samtidigt känner jag att det kanske inte är hållbart när många börjar återvända till kontoret. Jag kan tänka mig att de som är på kontoret till slut tycker att det känns onödigt, och att det i längden skapar mer splittring mellan kontorsmedarbetare och distansmedarbetare, där man helt enkelt slutar bjuda in vissa personer till möten. Jag är nyfiken på vad du tänker om det.

Jean Bays: Ja, jag kan verkligen relatera till det, eftersom jag hade situationer i mitt tidigare arbetsliv där jag tänkte: ”Varför blev jag inte inbjuden till det mötet?” Svaret kunde vara: ”Vi är så ledsna, men ingen från IT var tillgänglig för att starta en videokonferens.” Det är troligen inte längre fallet, eftersom det har blivit mycket enklare att starta ett sådant samtal.

Mitt svar är först och främst att jag helt förstår den här tanken. Jag skulle till och med säga att om du inte har rätt teknik på plats i mötesrummet är det faktiskt bättre när alla sitter framför sina skärmar för att genomföra mötet, eftersom det då blir värdefullt för alla som deltar.

Men om vi blickar framåt finns det nu teknik som gör att man kan zooma in och ut på varje ansikte, även när människor sitter runt ett runt bord.

Människor behöver alltså inte längre anstränga sig på samma sätt. Tro det eller ej, men för många är det till och med ansträngande att titta mot slutet av bordet, in i en kamera, och sedan försöka följa det som händer där. Man känner inte att man kan sitta avslappnat runt ett bord och ha de här samtalen.

Så återigen: med rätt teknik behöver du inte göra den ansträngningen. Dina kollegor utanför kontoret är i praktiken bara ett klick bort virtuellt, och du behöver inte installera omfattande teknik i ett mötesrum eller samla en hel armé av IT-personal för att hjälpa dig att ringa in människor över hela världen.

Ju enklare du kan göra detta för människorna i mötesrummet, desto mindre irriterade tror jag att de blir. De slipper tekniska problem, de kan sitta utan att behöva titta åt ett enda håll, och allt blir mer inkluderande. Jag tror att det är framtiden.

Samtidigt förstår jag verkligen invändningen. Jag var själv en av dem som, precis när vi kom ut ur pandemin, inte var särskilt förtjust i situationen där fyra personer satt i mötesrummet och resten deltog virtuellt. Vi bad faktiskt människor att stanna hemma, arbeta hemifrån och delta via Zoom, eftersom vi annars inte kunde få mötet att fungera.

Men i framtiden finns det alternativ, och de är ganska fantastiska. Det kommer att kännas som ett mycket användbart verktyg utan att människor behöver lägga ner så mycket arbete på det och sedan tänka: ”Vi kanske inte ska bjuda in Jean från London till det här mötet.”

David Rice: Logistiken har definitivt blivit mer komplicerad.

Tror du att medarbetarnas förväntningar på möten förändras? Vi omges ju av otrolig teknik, som du nämnde, och vi möter den även i våra privatliv. Vi ser virtuell verklighet, förstärkt verklighet, metaversum och allt möjligt. Det blir allt vanligare att människor använder det.

Vi har dessutom på många sätt vuxit upp med Hollywoodbilder av hur framtiden skulle se ut. Är det dags för oss att verkligen gå på djupet med hur våra möten känns och ser ut, och börja experimentera lite?

Jean Bays: Om du minns början av pandemin, när den här tekniken började användas mycket mer, så tror jag att många kommer ihåg teammöten där ungefär 80 procent av deltagarna inte visade sina ansikten. De hade kameran avstängd och sade ibland bara ett litet ”pip” eller något liknande.

Sedan kom naturligtvis en period med alla möjliga små tillbehör. Vi minns alla personen med kattfiltret och allt sådant. Det blev verkligen en trend.

Men när det gäller framtiden tror jag att det människor kommer att förvänta sig, eller det vi måste fördjupa oss i, framför allt handlar om hur vi arbetar.

Jag tror att människor förväntar sig att företagsledningar och andra ska engagera sig och introducera nya sätt att arbeta. Alla stora plattformar har faktiskt utvecklat funktioner som gör att man, i stället för att gå till det andra kontoret för att prata en stund vid kaffemaskinen, kan starta ett spontant möte med ett enda klick. Det känns ungefär som att fråga: ”Har du tid för ett snabbt samtal?”

Jag tror alltså inte att framtiden handlar om glamour eller om hur man gör allt mer glittrigt, utan snarare om praktiken kring hur vi kommunicerar. Handlar det om en snabb avstämning? Det gör jag med mitt team. Vissa morgnar har jag en kort avstämning. Om någon är tillgänglig är det bra. Om någon inte är tillgänglig för en snabb avstämning är det också helt okej.

Hur skulle det fungera på ett kontor? Om jag satt på ett kontor och arbetade med något utan att vara tillgänglig skulle jag meddela personen det. Jag vet inte om det besvarar din fråga, men det är ungefär så jag ser på framtiden ur ett praktiskt perspektiv.

Det handlar mycket mer om beteenden, hur vi kommunicerar och vad som är okej, samt om en viss disciplin för att definiera detta på ett nytt sätt.

David Rice: Innan vi avslutar finns det två saker jag alltid tycker om att göra. För det första vill jag ge dig möjlighet att berätta mer om var människor kan få kontakt med dig och läsa mer om det du arbetar med.

Jean Bays: Du kan kontakta mig via vår webbplats. Den finns på neat.no. NO står för Norge. Där finns en företagssida där du också hittar min profil. Därifrån kommer du direkt till min LinkedIn-profil. Jag svarar också gärna på mejl om du har specifika frågor eller vill veta mer.

Gå in på vår webbplats så hittar du min profil där och även min LinkedIn-profil. Jag diskuterar gärna, delar idéer eller hör från dig, oavsett var du befinner dig. Det är bara att höra av dig.

David Rice: Den sista saken är att vi har en liten tradition här i podden där du får ställa en fråga till mig, så jag lämnar över till dig.

Du kan fråga mig vad du vill. Det behöver inte vara relaterat till det här ämnet.

Jean Bays: Det var en bra sak. David, du pratar med branschexperter och måste få höra väldigt mycket. För din egen del, vad tror du att vi bör fokusera på i framtiden när vi talar om att vara en attraktiv arbetsgivare?

Jag tycker att vi alla har gjort ett bra arbete med parker, kontorsmiljöer, hybridarbete och att arbeta varifrån som helst.

Vi har gjort mycket under det senaste århundradet. Men vad tycker du att företag bör fokusera på i framtiden för att bli den arbetsgivare som människor helst vill arbeta för? Finns det någon hemlig trend du kan se? Finns det något där du skulle säga: ”Det här är det ni bör fokusera på för att bli den arbetsgivare som människor väljer först”?

David Rice: Jag tror att det handlar om färdigheter, eftersom vi befinner oss i en tid där många av de saker som vi traditionellt har utvecklat våra färdigheter för att göra i praktiken kan outsourcas till något som kan göra dem mycket snabbare och till slut på samma nivå.

Jag tror därför att vi måste fundera på vad det innebär att vara människa i arbetslivet.

Vilka saker vill du specifikt att människor ska bidra med? Sedan måste företag hjälpa dem. Jag tror att företag kommer att behöva ge betydligt mer stöd. Man kan inte lämna åt medarbetaren att själv lista ut hur hen ska skaffa sig färdigheterna. Man måste leda dem, engagera sig i hur resan ser ut och sedan komma fram till hur man ska hjälpa dem att nå dit.

Det är möjligt att vi om 30 år lever i en värld där arbete egentligen bara är ett val, eftersom det vi gör som människor är att vi behöver ha något värdefullt i vår dag.

Det kommer säkert alltid att finnas jobb som utförs av människor. Men det jag menar är att när jag tänker på framtidens kunskapsekonomi och de här jobben kommer det att handla om att förstå vilket mänskligt värde som inte går att ersätta. Hur utbildar man människor inom det?

Jag tror att vi förmodligen måste röra oss bort från traditionella roller och arbetsbeskrivningar. Det kommer mer att handla om vilka färdigheter en person kan bidra med i en viss situation som gör personen unik och kvalificerad.

Jag tror att det kommer att bli ett område med mycket experimenterande, en del fruktansvärda misslyckanden, men också många framgångar. Under processen kommer vi att hitta det som fungerar för oss.

Jag tror att det kan uppstå en del växtvärk, men det är en del av processen. Ja, det är vad jag skulle säga.

Jean Bays: Intressant. Tack för det. Det gav mig verkligen några tankar kring vad vi gjorde förr, exempelvis att rotera mellan olika jobb för att utveckla nya färdigheter och kunskaper.

Vi har lärt oss saker även tidigare. Sammantaget var det mycket givande.

David Rice: Det är ett fantastiskt experiment att genomföra. Okej, tack Jean. Jag uppskattar verkligen att du ville vara med. Det här var ett bra samtal.

Jean Bays: Tack så mycket, David.

David Rice: Okej, lyssnare, vi hörs nästa gång. Om du inte har registrerat dig för vårt nyhetsbrev kan du gå till peoplemanagingpeople.com/subscribe och registrera dig, så hörs vi nästa gång.

Fram till dess: njut av solskenet. Solen tittar fram överallt nu, tror jag. Ta på dig shortsen och hitta en vattenplats att slå dig ner vid.