Så introducerar du nya medarbetare på rätt sätt på en distansarbetsplats (med Jordan Boogaard från EddyHR)

 

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Jordan Boogaard

När jag tänker på en ledare skulle jag säga att det första jag kommer att tänka på är någon man kan lita på, någon som man kan lita på och se upp till och som kan vara ett föredöme som man själv vill efterlikna. För mig är en ledare därför någon man kan lita på och någon som är villig att kliva fram och hjälpa en annan person att nå nästa nivå.

Tim Reitsma

Välkommen till People Managing People-podden. Vi har som mål att skapa en bättre arbetsvärld och hjälpa dig att bygga välmående och produktiva arbetsplatser. Jag heter Tim Reitsma och är din programledare. I dag har jag sällskap av Jordan Boogaard, HR-evangelist på EddyHR. I dag pratar vi om introduktion av nya medarbetare.

Introduktion är väl enkelt, eller hur? Ge någon en dator, boka hundra introduktionsmöten och ge den nyanställda en plan för 30, 60 och 90 dagar.

Sedan antar jag att personen börjar arbeta. Det är inte fel, men det är definitivt inte rätt. Introduktion handlar om att visa att vi bryr oss, kommunicera hur framgång ser ut och vilka förväntningarna på rollen är. Det handlar också om att få nyanställda att känna att de har fattat rätt beslut. Vi får bara en chans att skapa ett första intryck vid introduktionen. Så ta det på allvar.

I det här avsnittet får vi höra hur Jordan introducerar nya medarbetare på EddyHR och ta del av hans perspektiv på hur man gör det på rätt sätt.

Jordan, det är fantastiskt att ha dig med i People Managing People-podden. Jag ser fram emot det här ämnet, och det är verkligen aktuellt. Det spelar ingen roll om vi publicerar det här samtalet i dag, i morgon eller om ett år – det är ett tidlöst avsnitt om hur man introducerar nya medarbetare på rätt sätt.

Innan vi går in på ämnet, vill du berätta lite om dig själv och vad som är viktigast för dig just nu?

Jordan Boogaard

Ja, först och främst tack Tim för att jag fick vara med. Jag ser fram emot att prata om det här ämnet. Och som du sa är det ett av de där tidlösa ämnena. Det har förändrats mycket under de senaste fem till tio åren i takt med teknikutvecklingen, men jag ser fram emot att fördjupa mig i det.

När det gäller mig kommer jag från Utah. Jag är gift med min vackra fru Erica och vi har fyra barn tillsammans. Jag är ganska besatt av dem. Det de tycker om att göra tycker jag oftast också om. Jag spelar fotboll med min äldsta, går på cheerleadingtävlingar med mina döttrar och cyklar med min femåring.

Jag brinner verkligen för det. På fritiden är jag dessutom en hängiven mountainbikecyklist. Det är det jag gör de flesta morgnar: går upp tidigt och cyklar. När det gäller arbetslivet har jag arbetat inom löne- och HR-området i nästan 14 år. Jag har bland annat arbetat på ADP och Heartland. Jag har faktiskt också startat ett eget löneföretag.

Sedan gick jag samman med företaget Eddy, där jag arbetar nu, för ungefär tre år sedan. Jag ser verkligen fram emot att prata med dig och fördjupa oss i introduktion.

Tim Reitsma

Introduktion. Ja. Men innan vi går in i samtalet brukar mina två första frågor alltid på något sätt vävas samman med det vi ska prata om.

Jag är naturligt nyfiken och kan fastna i en tankegång eller i ett Google-kaninhål i timmar. Därför är min stora nyfikenhetsfråga: vad innebär det att vara ledare?

Jordan Boogaard

Det är en djup fråga. Jag har faktiskt tänkt på det nyligen när jag funderat på de personer som har inspirerat och lett mig genom min karriär och mitt privatliv.

När jag tänker på en ledare skulle jag säga att det första jag kommer att tänka på är någon man kan lita på, någon som man kan se upp till och som är ett exempel på den person man själv vill bli. När jag har gått djupare in i min historia och funderat på vilka som har varit ledare för mig, har några av mina favoriter varit de som knöt an till mig från början.

De försökte verkligen förstå vem jag var som person, vad som motiverade mig och vad som fick mig att bli entusiastisk över livet. Sedan motiverade de mig under hela tiden de var mina ledare. För mig är en ledare därför någon man kan lita på och någon som är villig att kliva fram och hjälpa en annan person att nå nästa nivå.

Tim Reitsma

Jag älskar det. Jag tycker om hur kort och tydligt du svarade. Tillit är en så viktig del av ledarskap. Att kunna lita på någon, men också att ha någon som visar dig tillit och inte får dig att känna att du hela tiden måste förtjäna den. Nästa fråga jag har är kopplad till vårt syfte på People Managing People, som är att skapa en bättre arbetsvärld.

Om vi kan komma fram till hur vi löser det under de kommande fem, tio eller tjugo åren vore det fantastiskt. Och jag ser upp till personer som du. När du hör uttrycket ”skapa en bättre arbetsvärld”, vad tänker du på?

Jordan Boogaard

Särskilt på senare tid tycker jag att vi globalt har upplevt en del mycket intressanta saker.

Du befinner dig i Kanada och jag i USA, men jag tror att vi båda har upplevt den globala covidpandemin. Att bygga en bättre arbetsplats handlar enligt mig om flexibilitet. Det har varit ett av de viktigaste ämnena för mig när det gäller att skapa en bättre arbetsplats.

Människor har arbetat hemifrån i många år, men nu har vissa tvingats arbeta hemifrån eller på distans i stället för att komma in till kontoret och arbeta tillsammans. Om man verkligen försöker bygga en bättre arbetsplats börjar det, även om det kanske låter lite klyschigt, med introduktionen.

Det första intrycket ett företag skapar när det tar in en ny medarbetare är avgörande. När personen introduceras och lär sig om företaget och kulturen, lär känna sina ledare och förstår vem de kan lita på, skapas en viktig grund. Sedan sätter ledarna sig ner med personen och tydliggör förväntningarna.

Om ledare och chefer kan tydliggöra förväntningarna från början och medarbetaren förstår vad som gäller – oavsett om det handlar om veckomål eller kvartalsmål – och man håller personen ansvarig för dem, spelar det ingen roll om personen arbetar på kontoret, hemifrån, från ett kafé eller från ett bageri.

Jag arbetar från min ryggsäck 99 procent av tiden. Så länge alla delar samma bild, förväntningarna är tydliga och medarbetaren uppnår målen tror jag inte att det spelar någon större roll var eller hur arbetet utförs. Det viktiga är att uppgifterna blir gjorda och att företaget får det som skulle åstadkommas inom den aktuella tidsramen.

Jag tror att det är så man skapar en bättre arbetsplats: genom att ha en gemensam bild och hålla varandra ansvariga för förväntningarna.

Tim Reitsma

Vi är helt överens om det här. Jag skrev en artikel för ett tag sedan om den tydlighet som ledare skapar i sina organisationer och team: tydlighet kring visionen, vart vi är på väg, vad vi gör och vad du ansvarar för på team- och individnivå.

Ansvar kan ibland uppfattas negativt, men det handlar också om hur jag kan göra skillnad i organisationen. Vi är överens om vad förväntningar och ansvar innebär, oavsett om du sitter hemma eller jag sitter hemma.

Om jag inte visste vad jag skulle göra i dag, skulle jag då bara sitta framför skärmen i åtta timmar? Det handlar om att skapa en bra upplevelse och en bra introduktion. Det leder in på något jag berättade om innan vi började spela in.

Jordan Boogaard

Jag tänkte säga att det har varit intressant eftersom jag varje maj gör något på LinkedIn som heter ”hur kan jag hjälpa dig?”.

Jag försöker hjälpa människor att hitta nya jobb – personer som har blivit uppsagda, vill byta riktning eller bara vill gå till ett annat företag. Jag har pratat med hundratals människor under de senaste fyra åren. Något som chockade mig var personer som varit sex månader eller två år in i sin karriär men fortfarande inte visste vilka deras förväntningar var.

De hade läst arbetsbeskrivningen, men den var helt motsatt mot det deras chef försökte få dem att göra och uppnå. Jag tycker det är häpnadsväckande att så många lämnar eftersom förväntningarna de hade från början, eller det de läste i arbetsbeskrivningen när de anställdes, är raka motsatsen till det chefen eller ansvarig person försöker få dem att åstadkomma i dag.

Det är ett intressant ämne.

Tim Reitsma

Det är verkligen aktuellt. Innan vi började spela in läste jag snabbt igenom en studie om 700 personer som genomfördes förra året. Det handlade om personer som började i nya roller under pandemin. Av de 700 personerna i den USA-baserade studien hade 62 procent inte en tydlig bild av företagets arbetskultur.

Efter introduktionen hade de fortfarande ingen aning. Och 71 procent sa att de var osäkra på vem de ens skulle bygga en relation med. Kan du föreställa dig att börja i en distansmiljö och sitta där och tänka: ”Jag vet inte vem jag ska prata med”?

På ett kontor kan vi gå runt, ta en kaffe och träffa någon vid vattenautomaten. Men i en virtuell miljö har vi inte alltid den möjligheten. Det är otroligt att vi inte lägger mer fokus på det här.

Jag är nyfiken – låt oss gå in i ämnet. Vad innebär det att introducera nya medarbetare på rätt sätt, särskilt på en distansarbetsplats?

Jordan Boogaard

Det är en omfattande fråga. Introduktion i sig är en sak, och sedan lägger man till vad det innebär att göra det på rätt sätt. Jag tror att det rätta sättet ser lite olika ut för varje företag, men om vi ska enas om vissa grundprinciper skulle jag säga att en av de första sakerna är att gå tillbaka till tiden innan introduktionen – innan du ens anställer personen.

Vilka är förväntningarna? De ska vara tydligt formulerade i din arbetsbeskrivning. Många misslyckas med att skriva arbetsbeskrivningar. Vissa går väldigt djupt, medan andra är enkla och tydliga, vilket jag faktiskt föredrar: punktlistor som beskriver vad jobbet innebär och vad personen kommer att göra.

När kandidaten går vidare till den första intervjun kan förväntningarna och arbetsbeskrivningen fördjupas. Andra arbetsbeskrivningar är sex sidor långa och listar alla erfarenheter och kunskaper som krävs. Det kan sålla bort många personer som egentligen skulle passa, men som inte uppfyller varje enskilt krav.

Innan vi ens börjar prata om introduktion måste vi därför sätta rätt förväntningar. När du väl har anställt personen och tagit in den i företaget och kulturen blir personen en del av organisationen och kommer att representera företaget på många olika sätt.

Om du introducerar personen på fel sätt kan det få negativa följder. Personen kan gå sin egen väg, publicera något på sociala medier eller prata om kulturen i en podd – och det kan bli viralt utan att alls stämma överens med företagets kultur.

Tekniken har utvecklats, så en bra introduktion i dag handlar inte om att kasta en massa papper på personen. Ingen vill komma in första dagen och få en personalhandbok på 70 sidor med uppmaningen att läsa igenom den och återkomma med frågor.

I USA finns dessutom juridiska dokument som W-4, I-9 och formulär för direktinsättning. Allt sådant kan ta mer än en dag, ibland en hel vecka. Om den första veckan bara består av att läsa om kulturen och juridiska formuleringar från en jurist som man knappt förstår, vilken typ av upplevelse skapar det?

Tim Reitsma

Jag har själv blivit introducerad på det sättet. Det var många år sedan, före pandemin: ”Hej Tim, här är ditt bås, här är din bärbara dator och här är en länk till personalhandboken. Någon kommer och hämtar dig någon gång under förmiddagen. Här är en massa papper du måste fylla i.”

Jag blev inte presenterad för någon. Jag satt i ett bås och det var väldigt obekvämt. Jag visste inte var toaletten eller vattnet fanns. Jag satt där och tänkte: ”Okej, jag antar att jag ska fylla i papper. Det är tydligen min första dag.”

Föreställ dig nu samma sak på distans. Du får ett mejl där det står att någon ska ha ett möte med dig klockan elva, men du förväntas vara tillgänglig från klockan nio. Vad ska du göra i tre timmar?

Det skapar det första intrycket. Jag tycker om jämförelsen med att ta in ett barn i världen – du tar in en medarbetare i organisationen. Hur vill du behandla personen? Vill du att den ska stänga sin dator i slutet av dagen och säga: ”Jag valde rätt företag”? Eller ska personen känna som de 62 procenten i studien: ”Jag vet inte vad det här företaget handlar om”?

Jordan Boogaard

Det stämmer helt. Man kan jämföra det med att gå på en dejt. Det första intrycket är avgörande. Du träffar någon och tänker: ”Vem är den här personen som pratar om något jag inte bryr mig om?” Går du på en andra dejt? Nej.

Det fungerar likadant på jobbet. Efter en vecka av pappersarbete och utbildningsvideor om sexuella trakasserier eller annat obligatoriskt kan det första intrycket vara så dåligt att personen redan letar efter ett annat jobb.

I samband med den stora uppsägningsvågen kan man inte bara anställa kompetenta personer. Man måste också introducera dem ordentligt och tydliggöra förväntningarna om man vill behålla dem.

Lär dig att anställa och behålla medarbetare på rätt sätt. Då kan du behålla dem länge, hjälpa dem att bygga sina karriärer och vara en fantastisk ledare. Men om det första intrycket blir dåligt kan allt gå åt fel håll och personen börjar leta efter ett nytt jobb.

Tim Reitsma

Det första intrycket är verkligen avgörande. Jag var nyligen på en HR-konferens där en talare pratade om ”boomerangmedarbetare” – personer som lämnar ett företag, börjar någon annanstans och inser att det nya företaget inte alls var som det presenterades. Sedan frågar de sitt tidigare företag om de får komma tillbaka.

Det är intressant. Att introducera på rätt sätt handlar också om att attrahera rätt personer, skriva tydliga arbetsbeskrivningar och ta bort onödigt fackspråk. Om arbetsbeskrivningen är sex sidor lång kanske det egentligen är fyra jobb, inte ett.

Jag arbetade på ett företag som hade fem tydliga ansvarsområden. När vi intervjuade personer kunde vi säga: ”Det här är de fem saker du ansvarar för. Vill du ta dig an det?” Det gjorde introduktionen mycket tydligare.

Jordan Boogaard

Det är bra. Och om det redan är svårt på plats blir det ännu svårare på distans, särskilt när man ska få människor att förstå kulturen, värderingarna och vad företaget försöker uppnå.

Det finns roliga sätt att göra introduktionen på distans. Man kan till exempel använda spelifiering. Man kan säga: ”Det här är dokumentationen vi behöver av juridiska skäl och det här är handboken du behöver läsa. Om du blir klar inom den här tidsramen belönar vi dig.”

Om vi vet att personens favoritbutik är Nike och favoritrestaurang är Ruth’s Chris kan vi ge ett presentkort på 150 dollar och en middag för personen och dess partner. Pengarna hade kanske ändå använts till en lunch, men nu motiveras personen att göra det tråkiga arbetet.

Man visar också att man bryr sig. Genom att fråga var personen tycker om att handla och äta får man kunskap om vad som motiverar den. Det kan verka litet, men det gör stor skillnad när man använder informationen för att uppmärksamma födelsedagar och arbetsjubileer.

Tim Reitsma

Du berör något viktigt: hur vill vi att personen ska känna sig? Vad vill vi att medarbetarna ska känna när de stänger datorn efter dag ett, två och tre?

Jag har introducerats på plats och på People Managing People arbetar vi nu mestadels på distans. Om jag själv skulle introduceras på distans vill jag att datorn finns på plats. En gång hade jag ingen dator under min första dag, och det gjorde allt mycket svårt.

I grunden handlar det om hur vi vill att våra människor ska känna sig i organisationen. Det går tillbaka till ledarskap och tillit.

Har du hört någon skräckhistoria om en dålig introduktion, särskilt på distans?

Jordan Boogaard

Den första erfarenheten jag kommer att tänka på var inte på distans, utan något jag själv upplevde. Jag började på ett företag efter en befordran och var väldigt entusiastisk. När jag kom första dagen kom HR-chefen fram och frågade: ”Vad var det du hette nu igen?”

Sedan sa de att de inte visste att jag skulle börja den dagen. En annan grupp på ungefär tio personer började samtidigt. De hade fått sina tröjor, datorer och välkomstpaket med namn på. Jag fick i stället några hastigt ihopplockade saker.

Jag blev väldigt besviken och fick en dålig känsla redan från första dagen. Jag ville egentligen inte arbeta där och slutade inom ett år. Det berodde till stor del på det första intrycket.

När man anställer någon måste allt vara organiserat: dator, e-postkonto, välkomstmaterial och möten med chefer och ledare. På Eddy gör vi mycket av detta. Vi bokar möten med ledningen så att den nya medarbetaren får höra företagets historia, vision och erfarenheter och samtidigt får möjlighet att lära känna ledarna.

Om personen inte har sin dator, inte vet sin e-postadress eller saknar tillgång till systemen är det ett misslyckande. Allt måste vara klart innan första dagen – ibland veckor eller månader i förväg.

Om någon ska börja om två veckor måste datorn vara beställd, programvaran installerad och åtkomst till Slack och andra system ordnad. Personen ska ha fått informationen och kunnat förbereda sig innan första arbetsdagen.

Organisation och struktur är nyckeln.

Tim Reitsma

Jag tycker om det. Om du är HR-ledare och inte har en checklista för introduktion på distans behöver du skapa en. Tänk på alla processer, alla inblandade och vad du behöver från den rekryterande chefen.

Om ni använder en introduktionsplan för 30, 60 och 90 dagar: vad innehåller den? Vad ska personen göra dag ett, dag två, vecka ett och vecka två? ”Jag vet inte, men jag vet att personen kommer att vara upptagen” är inte ett svar.

Vi behöver vara mycket tydliga. Tvetydighet tar snabbt död på entusiasmen. När strukturen finns kan man anpassa den efter personen och minska detaljnivån om den nya medarbetaren redan vet vad den ska göra.

Jordan Boogaard

Jag tycker att det enklaste sättet är att baklängeskonstruera planen. Börja med de första 90 dagarna och arbeta bakåt till dag ett. Om allt ser tydligt ut kan ni lansera planen. Ju mer ni kan automatisera, desto bättre.

Tim Reitsma

Jag är nyfiken på EddyHR. Du sa att introduktionsupplevelsen kanske är den bästa du har upplevt. Vad gör ni som andra företag borde göra?

Jordan Boogaard

Det viktigaste är att Eddy gör processen enkel. Det spelar ingen roll om du har arbetat med HR i 20 år eller om du plötsligt fått ansvar för HR i ett företag med tio anställda. Du ska kunna förstå hur du gör saker.

Gör inte processerna komplicerade. Förenkla dem så mycket som möjligt. Om den minst seniora medarbetaren inte förstår er policy för betald ledighet är den för komplicerad. Samma sak gäller introduktionen.

Om processen inte är enkel och tydlig nog att automatiseras och upprepas varje dag kommer ni att missa saker. Ju mer ni förenklar, desto bättre.

På Eddy kan vi göra dokument ifyllningsbara och signerbara. Juridiska dokument som W-4 och I-9 finns redan tillgängliga och kan anpassas. Personalhandboken kan laddas upp och signeras. Det innebär att pappersarbetet är helt automatiserat och kan göras från mobilen.

De tio senaste personerna jag introducerade på Eddy fick svara på hur lång tid pappersarbetet tog. Genomsnittet låg mellan 15 och 45 minuter. All dokumentation kunde hanteras från datorn.

Vi kan dessutom belöna personen med ett presentkort till favoritbutiken. Det är enkelt och smidigt, och det är vårt största försäljningsargument.

Tim Reitsma

Du slår huvudet på spiken: det behöver inte vara komplicerat. Man behöver inte planera varje minut av varje dag. Men i en distansvärld är det inte bra att låta en nyanställd sitta i två eller tre timmar utan att veta vad som händer härnäst.

Man kan fylla tiden med relevanta aktiviteter. Jag hörde nyligen om ett företag som förlorade medarbetare direkt efter introduktionen eftersom den var så dålig. De insåg att de behövde avsätta resurser till det.

Det handlar om det första intrycket och om att tydliggöra förväntningarna. Håll processen enkel, använd spelifiering och utnyttja de många mallar som finns. Men börja med att utforma processen och leta sedan efter resurser som kan fylla den med innehåll.

Jordan Boogaard

Jag håller med och skulle lägga till något. Informationen finns redan där. People Managing People, HR Mavericks, Eddy och våra konkurrenter erbjuder många kostnadsfria resurser.

Det viktiga är att göra processen till sin egen. Vad står ni för? Vad försöker ni uppnå? Vilka är era mål under de kommande fem åren? Om människor inte känner till det från dag ett och inte blir entusiastiska över det, får de inte en bra introduktion.

De personer som ansvarar för introduktionen måste själva vara engagerade. Om den som den nya medarbetaren rapporterar till är ointresserad och negativ undrar personen varför den ska vilja arbeta där.

Se därför till att rätt personer ansvarar för introduktionen och att deras förväntningar är tydliga. De representerar företaget och skapar det första intrycket för de nyanställda.

Tim Reitsma

Jag brukar avsluta samtal med frågan om vad någon kan göra redan i dag. Om en HR-chef eller ledare vet att introduktionen behöver förbättras – oavsett om den sker på plats, på distans eller i en hybridmodell – var ska personen börja?

Jordan Boogaard

Det är en djup fråga att besvara med en enda sak. Men om jag måste välja en sak, särskilt med tanke på den här generationen och det vi upplevt under pandemin, skulle jag säga: visa att ni bryr er.

Att visa en person att ni bryr er om den och vill att den ska lyckas kommer längre än att belöna den med en resa, en tv eller något annat. Jag är försäljare och det finns många incitament och priser, men jag skulle hellre ha en chef som verkligen bryr sig om mig som individ och människa än vinna det största priset.

Det är särskilt viktigt när det gäller psykisk hälsa. När en chef bryr sig och man känner att man kan prata med chefen om vad som helst betyder det mycket. Omsorg är det viktigaste, eftersom människor vill känna tryggheten i att ha personer omkring sig som bryr sig om dem.

Tim Reitsma

Jag tycker om att vi avslutar där. Det finns checklistor och mallar för introduktion i olika arbetsmiljöer, men i grunden handlar det om att behandla människor som människor. Vi tar in människor i våra organisationer och bjuder in dem i våra arbetsliv. Att visa att vi bryr oss är oerhört viktigt.

Jordan, tack så mycket för att du var med. Hur kan människor komma i kontakt med dig om de vill veta mer?

Jordan Boogaard

Tack själv, Tim. Jag uppskattar verkligen att du kontaktade mig och bjöd in mig till podden. Det enklaste sättet att hitta mig är på LinkedIn.

Sök efter Jordan Boogaard på LinkedIn. Där finns mina kontaktuppgifter, min e-postadress och mitt mobilnummer. Om du vill läsa mer om Eddy kan du besöka ww.eddy.com. Men LinkedIn är det enklaste sättet att hitta mig.

Tim Reitsma

Utmärkt. Vi lägger även länkar till Jordans kontaktuppgifter i programanteckningarna. Jordan, tack igen för att du var med.

Till dig som lyssnar: jag uppskattar alltid din feedback, dina tankar och förslag på ämnen du vill höra mer om. Kontakta mig gärna på tim@peoplemanagingpeople.com eller hitta mig på LinkedIn. Jag hoppas att du får inspiration och tydliga idéer om hur du kan strukturera om, skapa om eller förbättra introduktionen i din organisation.

Tack igen och ha en fin dag.

Jordan Boogaard

Tack Tim!