Vad ledare lär sig om arbete i den generativa AI-eran

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt till 100 procent av tiden.

David Rice: AI finns i allas tankar när vi går in i 2024. Till synes experimenterar alla som arbetar i kunskapsekonomin med hur denna banbrytande teknik kan förändra deras arbetsflöde, skapa utrymme för dem att prova nya saker och eliminera vardagliga uppgifter från deras arbetsbörda. Så hur känner människor inför denna förändring och vad behöver ledare göra härnäst när AI blir en allt viktigare del av hur vi arbetar?

Välkommen till People Managing People-podden. Vi har som mål att bygga en bättre arbetsvärld och hjälpa dig att skapa lyckliga, hälsosamma och produktiva arbetsplatser. Jag heter David Rice och är din värd.

Min gäst i dag är Amanda Halle. Hon är HR-konsult samt grundare och vd för Mindful Growth Partners. Vi ska prata om ett av hennes nyaste projekt, ett veckobrev som heter Unraveling AI, och om vad hon ser utvecklas kring denna nya revolutionerande teknik på arbetsplatsen.

Amanda, tack för att du är med oss i dag.

Amanda Halle: Ja, det är roligt att vara här. Det finns mycket att prata om.

David Rice: Låt oss prata lite om dig. Berätta lite om din bakgrund och vad som ledde dig till att skapa nyhetsbrevet Unraveling AI.

Amanda Halle: Jag har arbetat inom och omkring HR- och personalområdet i över 15 år. Jag har också sagt 15 år i några år nu.

Så det är förmodligen snarare 17 eller 18 år vid det här laget, men jag har verkligen byggt upp, drivit, konsulterat och gett rådgivning till en rad företag, däribland Google, Jane Technologies och LifeLabs Learning. År 2021 grundade jag Mindful Growth Partners, som är en personalkonsultverksamhet med uppdraget att omvandla individer, team och organisationer till framtidsredo system som verkligen kan blomstra mitt i ständig förändring.

Jag tillbringade några år på en ledarskapskonsultbyrå med fokus på förändringsledning, och jag tycker att det är väldigt relevant just nu. En av de viktigaste trådarna som löper genom min utbildning och erfarenhet är siffror. Jag studerade ekonomi och har arbetat med data och teknik. Jag hade en period på ett HR-teknikföretag med strategi och produktpartnerskap.

Och jag tror att allt detta – siffrorna, datan och tekniken – verkligen utgör grunden för AI. Jag har därför alltid varit fascinerad av teknik och AI, och av hur man kan automatisera och göra oss mer effektiva och produktiva. När generativ AI fick sitt stora genombrott förra året, ungefär vid den här tiden, kastade jag mig över det, började lära mig och började verkligen dela med mig av det jag lärde mig.

Det har sedan vuxit till utbildningen och det senaste projektet, nyhetsbrevet Unraveling AI. Målet med nyhetsbrevet är framför allt att fokusera på kvinnor och personer som är underrepresenterade inom teknik, så att dessa personer blir mer medvetna om och bekväma med att använda AI, särskilt generativ AI.

Det fokuserar därför på att varje vecka lyfta fram en person och hur den personen använder AI under en 24-timmarsperiod, för att göra det mänskligt och lättillgängligt. Det har verkligen varit mitt mål med nyhetsbrevet.

David Rice: Ja, jag har läst lite av det. Det är fascinerande att se vad människor lär sig i realtid och hur de kommer på saker längs vägen. Jag undrar vilka saker i nyhetsbrevet som kanske har överraskat dig.

Amanda Halle: Jag har blivit överraskad av hur viktig, och kanske borde jag inte vara överraskad, den mänskliga aspekten är framför allt annat. Det första steget till att börja använda AI- och generativa AI-verktyg kommer nästan alltid från en person man litar på, någon som rekommenderar och uppmuntrar dem att använda verktygen.

Allt återkommer egentligen till människor, och det är vi som kommer att göra detta till en bekväm och trygg plats att experimentera, öva och prova på. Det största för mig har därför varit att inse att den mänskliga aspekten i nyhetsbrevet förhoppningsvis ger människor den gnista som behövs för att gå ut och prova saker.

David Rice: Ja, du nämnde något intressant där, eftersom det handlar om människors trygghet. Jag såg något för ett par veckor sedan som sa att bara hälften av de anställda känner att deras arbetsgivare inte kommer att döma dem negativt om de använder AI. Jag undrar var människors förtroende för AI ligger, med tanke på all debatt som pågår, och hur du ser att det förändras.

Amanda Halle: Jag tror att det finns många sätt att skapa förtroende. När man tänker på förtroende tänker man inte särskilt ofta på en maskin. Jag tror därför att förtroendet kommer genom möjligheten att ha öppna samtal, lära tillsammans och vara nyfiken och öppen.

Jag tror också att fler samtal förs om AI på arbetsplatsen och i organisationer, och att organisationer gör mer för att skapa sådana samtal. Man ser stora företag – jag tror att det var Walmart – som har en AI-innovationsdag. Och jag tror att det var PWC som gjorde ett uttalande om att utbilda alla i AI inom sin arbetsstyrka.

När det blir mer vanligt och människor känner sig bekvämare med att använda det kommer förtroendet att växa. Men det är fortfarande ganska tidigt, och vi befinner oss fortfarande i den där hajpcykeln. Jag tror därför att människor lär sig genom att använda det, inklusive jag själv.

David Rice: Ja. Vi lär oss alla längs vägen. Det är fortfarande väldigt nytt, och det känns som att det finns mycket domedagsprat om AI där ute. Samtidigt finns det lika mycket evangelism kring AI. Människor blir entusiastiska – det är den stora, glänsande nya saken. Den kan göra allt, förhoppningsvis en dag.

Kanske hoppas man att den bara ska kunna göra det ena eller det andra. Men vad tror du är det mest realistiska positiva användningsområdet eller tillämpningen för arbetsplatsen just nu?

Amanda Halle: Microsoft är förstås enormt inom AI-området. Jag såg deras chef för arbetsplatsfrågor prata om AI och i princip om produkten som andrepilot. Han sa att varje gång han ska göra något eller utföra en uppgift tänker han: ska jag göra detta eller ska en maskin göra det? Det är ytterligheten, och det är uppenbarligen AI-evangelisterna – människor som också skapar och säljer dessa produkter. Men för den bredare allmänheten handlar det mer om vilka uppgifter som kan automatiseras.

Och vilka uppgifter som innehåller stora mängder data som är mycket svåra för oss att bearbeta. Jag tänker på det som två stora kategorier. Den första handlar om att sammanfatta och sammanställa information. Det kan vara att läsa artiklar eller – detta är ett kontroversiellt ämne – att lyssna på poddar.

Ibland har man inte tid att lyssna på en podd eller läsa en artikel och säger: ge mig de fem viktigaste punkterna från den här. Då sammanfattar och plockar verktyget fram dem. Jag säger inte att man bör göra så. Det är sammanfattningsdelen. Ur ett HR-perspektiv kan det handla om att analysera resultat från prestationsbedömningar eller medarbetarundersökningar och plocka fram teman eller saker som har hänt under ett år.

Ur ett prestationsperspektiv minskar det närhetsbias. Det finns mycket som är bra med att använda ett AI-verktyg för sådant som analys och tematisering. Sammanfattning är en oerhört tidskrävande uppgift. Om man kan lägga in kalkylblad i ett verktyg och få fram teman kan det spara enormt mycket tid.

Den sista delen handlar enligt mig om kompetensförsörjning. Jag tror att det finns mängder av verktyg som rekryterare och kompetensteam använder för att effektivisera rekryteringsprocessen – allt från komplex schemaläggning som ett verktyg kan hantera, till att fånga upp intervjunoteringar, sammanfatta och sammanställa dem, och verkligen automatisera sökning och rekrytering samt matchning.

Det finns många användningsområden och exempel, men jag tror att de i grunden handlar om att sammanfatta och sammanställa samt att skapa innehåll. Det kan vara att skapa en e-postmall eller ett mejl för den ena eller andra målgruppen. Det är några exempel.

David Rice: Det finns mycket som det kan göra. Det är ganska imponerande. Jag nämnde tidigare att vissa människor, ungefär hälften, inte känner sig säkra på hur deras chefer eller ledare skulle se på att de använder det. En del av det handlar nog om att ledarna själva inte riktigt vet vad de ska tycka.

Jag har pratat med några som börjar använda det eftersom alla runt omkring dem gör det, men de är inte säkra på om det skapar bättre arbete eller hjälper deras medarbetare att utveckla goda vanor. Jag läste en artikel i Korn Ferry som hette Den sysslolösa AI-arbetsdagen. Den handlade om ledare som inte anpassar människors roller efter AI och om att det kan leda till en produktivitetsnedgång.

Vad tycker du att chefer och ledare bör göra för att anpassa förväntningar och arbetsbeskrivningar efter den nya effektivitet som AI medför?

Amanda Halle: Det finns en enorm potential för detta att leda till ännu högre produktivitet. Men det finns också en stor risk att det leder till ännu större produktivitetsskillnader.

Mellan dem som har tillgång till och använder AI och dem som inte har det. Därför är det, som du säger, mycket viktigt att ha ett genomtänkt förhållningssätt till hur AI kommer att påverka dig, dina team och din organisation. Jag tror att det börjar med ett människocentrerat perspektiv: vilket problem eller vilken utmaning försöker vi lösa som organisation? AI är inte lösningen, utan ett verktyg.

Man behöver alltså ha en djup förståelse för roller, ansvar och arbetsflöden som är kopplade till den utmaning man försöker lösa, och sedan bryta ner den i olika delar. Därefter behöver man tänka på dessa delar. Det finns en bra fyrfältare som LinkedIn publicerade.

Den handlade om AI inom rekrytering, men jag tror att den är relevant även här. I fyrfältaren är den ena axeln automatiseringspotential och den andra mänsklig kontakt. Man tittar på roller och ansvarsområden och frågar sig vad som har högst automatiseringspotential och minst mänsklig kontakt.

Sedan frågar man sig hur man kan börja hantera, utbilda och automatisera dessa delar, och därefter utbilda medarbetarna för dem. Det är en komplex uppsättning övningar, men det är också mycket viktigt att göra det. Vi återkommer då till frågan om vi vill att detta ska vara ett hjälpmedel för produktivitet eller om det ska skapa större produktivitetsskillnader i organisationen.

David Rice: Jag såg att du nyligen publicerade något på LinkedIn. Det var en studie där forskarna pratade om att AI kan förändra hur vi arbetar, men inte hur vi känner inför arbetet. Jag tror att det kommer att vara sant ett tag. Det är intressant, men jag undrar vad du tror händer om verktygen blir mycket mer uppslukande, interaktiva och intuitiva.

Kan det förändra hur vi känner inför arbetet? Hur vi känner inför arbetet är nära kopplat till om vi tror på det vi gör, om vi gör något vi tycker om och varför vi arbetar. Tror du att AI kan påverka det?

Amanda Halle: Jag tror att AI kommer att förändra inte bara hur vi arbetar, utan också hur vi känner inför arbetet.

Jag publicerade det där, men jag har faktiskt börjat tänka djupare kring det. Det finns uppenbarligen många faktorer som bidrar till hur vi känner inför arbetet. En av dem är hur vi utför arbetet. Därför tror jag att AI måste påverka båda dessa saker.

Det är en faktor. När man tänker på engagemang tänker jag att hur vi känner inför arbetet handlar om hur engagerade vi är på jobbet. De är i princip utbytbara och betyder samma sak. Saker som påverkar engagemanget är hur tydliga vi känner oss kring vår roll och våra ansvarsområden, hur mycket självständighet vi har, vilken mening vi får ut av arbetet, möjligheten att göra framsteg på jobbet och hur sammankopplade vi känner oss med andra på arbetsplatsen.

När man tänker på AI handlar det därför om hur det kommer att påverka var och en av dessa faktorer. Kanske kommer AI att ge oss fler möjligheter att skapa kontakter med människor på vårt företag. Då kommer det att öka vårt engagemang och vår möjlighet till social inkludering.

Jag tror alltså att AI kan ta bort vissa saker och ge oss mer tid att göra sådant som får oss att känna oss mer engagerade. Det är i alla fall min största förhoppning.

David Rice: Det finns en annan intressant uppgift. Jag såg att endast 54 procent av människorna uppmuntras att använda AI på jobbet, medan 35 procent använder det i hemlighet.

Jag undrar hur mycket av detta som beror på att organisationer inte vet hur de ska reglera eller vägleda användningen och skapa riktlinjer för den. Vilka råd har du till arbetsgivare som vill att medarbetarna ska använda AI, men ännu inte känner sig helt bekväma med vad som kan göras med det?

Amanda Halle: Jag håller helt med. Jag tror att organisationer är nyfikna. Deras ledningsgrupper använder det. Styrelser har en uppfattning om det och frågar ledningsgrupperna hur de använder det. Men jag tror definitivt att det saknas skyddsräcken och riktlinjer för hur företag ska använda det.

Det blir därför lite av vilda västern. Bristen på tydlighet skapar rädsla, obekvämlighet och brist på intern samordning, och allt sådant. Jag brukar ofta säga till människor och råda dem att tänka på tre olika vägar när de närmar sig AI i sina organisationer.

Den första är utbildning, eftersom allt måste börja med den grunden. Vad är AI? Vad är generativ AI? Vad är maskininlärning? Att ha en grundläggande förståelse för allt detta kommer att vara avgörande för att gå vidare och dra nytta av verktygen. Den andra vägen är experimenterande.

Det handlar inte bara om att uppmuntra människor att experimentera, utan om att uppmuntra experimenterande i teamen och organisationen. Det kan vara så lite som 15 minuter om dagen. Lek runt med ChatGPT. Testa det. Boka demonstrationer med AI-leverantörer. Det finns så många där ute, och det finns kostnadsfria sätt att få lite mer tillgång till vad som händer, vilka verktyg som skapas och hur de använder generativ AI i sina plattformar.

Jag tror också att dokumentera och dela lärdomar är mycket viktigt. Den tredje vägen handlar om att tänka på skyddsräcken, principer och förhållningssätt, eftersom man måste ha ett förhållningssätt. Allt detta bör formas av vad tekniken betyder för dig och ditt företag.

Det börjar återigen med frågan: vilken är affärsutmaningen, och hur kan AI som verktyg hjälpa dig att uppnå det? Att skapa detta förhållningssätt kommer att vara avgörande för att organisationer ska kunna uppnå en viss samordning och minska rädslan hos individer som ska använda det.

David Rice: Jag blev nyfiken och kom just att tänka på detta: vilken är den bästa berättelsen du har hört genom nyhetsbrevet hittills?

Amanda Halle: Jag tycker om när jag hör om människor som använder AI i sina privatliv för att få mer tid med sina familjer och mer tid att göra sådant de bryr sig om och tycker om. Jag tycker därför att det är fint när människor använder verktyget för att skapa recept eller göra konsumentundersökningar.

Och när människor börjar använda det tillsammans med sina familjer blir det något i stil med: låt oss be ChatGPT berätta en godnattsaga, och den ska handla om detta.

Jag känner människor som använder det med sina barn, och barnen skapar målarbokssidor med hjälp av det. Det finns många olika sätt som jag tror att det skapar mer mänsklighet och mer samhörighet. Jag skulle gärna se mer av det. Jag tänker också på könsskillnaden – det finns en tydlig könsskillnad inom AI.

Jag tror att det gäller både vilka som pratar om det och vilka som använder det. Kvinnor använder det mindre än män. När det kan hjälpa människor, särskilt kvinnor, även utanför arbetsplatsen får det stora positiva effekter och kan vara oerhört viktigt. Det kan få fler kvinnor att använda och experimentera med AI.

David Rice: Innan vi avslutar finns det två saker vi behöver göra. För det första vill jag ge dig möjlighet att berätta för människor var de kan få kontakt med dig, läsa mer om vad du gör och följa nyhetsbrevet – allt sådant.

Amanda Halle: Ta gärna kontakt med mig på LinkedIn. Jag heter Amanda Halle och du hittar mig där. Du hittar också mitt nyhetsbrev på LinkedIn, Unraveling AI. Hör gärna av dig om du är intresserad av att medverka.

Jag letar alltid efter nya perspektiv och AI-användare som vill sprida sina lärdomar.

David Rice: Den andra saken är att vi har börjat med en liten tradition här i podden, där du får ställa en fråga till mig. Så jag lämnar över till dig – ställ vad du vill.

Amanda Halle: När använde du senast generativ AI eller AI?

David Rice: Jag har använt det till flera saker i arbetet. Jag har använt ChatGPT till det som faktiskt är min favoritanvändning: ämnesrader i e-post. Jag har testat det på ungefär 20 olika sätt för att i princip kunna ange vilket adjektiv som helst för att beskriva en ton.

Till exempel kvick eller sarkastisk. Det är så roligt att man kan be det skriva tio sarkastiska ämnesrader om detta, och det ger en massa förslag men avslutar med att säga att man bör vara försiktig med sarkasm eftersom alla inte förstår det. Vid ett tillfälle ville jag bara se vad det skulle göra.

Jag bad det därför vara elakt mot mig som läsare. Då gav det mig en föreläsning om vikten av empati och medkänsla, vilket jag tyckte var fantastiskt. Jag fick mig ett gott skratt, men jag använder det nog mycket till e-posttexter och liknande. Efter att man har gjort allt arbete och skapat allt innehåll kommer man ibland till en punkt där man tänker: jag måste skriva det här mejlet.

Och ibland är hjärnan helt slut. Man tänker: jag lägger bara in det i verktyget, så kan det ta det som är bra, ta bort det som är dåligt och ersätta det med något annat. Det ger oss åtminstone en bra utgångspunkt. På det sättet är det en fantastisk inspirationskälla.

Okej. Amanda, tack för att du ville vara med. Vi uppskattar verkligen att du kom och berättade om nyhetsbrevet och delade med dig av ditt perspektiv.

Amanda Halle: Tack. Det var fantastiskt och väldigt roligt.

David Rice: Okej, lyssnare. Om ni vill fortsätta följa allt som händer kring AI och HR-teknik kan ni gå till peoplemanagingpeople.com/subscribe och anmäla er till nyhetsbrevet.

Tills nästa gång: ring din mamma, njut av en cupcake och ha det bra!