Så skapar du en hybrid arbetsplats som människor ser fram emot

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte har rätt 100 procent av gångerna.

Anna Tavis: För mig betyder hybrid inte två dagar på kontoret och tre dagar hemma, eller tvärtom. Det handlar alltså inte om ett visst antal dagar som delas upp mellan hemmet och kontoret. Hybrid betyder egentligen flexibilitet, tillgänglighet och inkludering. Det betyder att vi kan leka med de variabler vi har på kontoret och hemma, samt på tredje platser och coworkingplatser.

Tim Reitsma: Välkomna till podden People Managing People. Vårt uppdrag är att hjälpa dig att skapa en bättre arbetsvärld och lyckliga, hälsosamma och produktiva arbetsplatser. Jag heter Tim Reitsma och är er värd!

Hybridarbete. Hur definierar man vad hybridarbete innebär? Två dagar på kontoret och resten av tiden på valfri plats? Låt mig då fråga: har ni funderat på att definiera vad flexibilitet, tillgänglighet och inkludering betyder för er organisation? Och hur omfamnar och stöder ni detta med hjälp av teknik?

Min gäst i dag har skrivit den nya självklara resursen för hybridarbete, Humans at Work: The Art and Practice of Creating the Hybrid Workplace.

Dr Anna Tavis är professor och akademisk chef för institutionen för Human Capital Management vid NYU. Hon har också utsetts till en av Thinkers50 Radar 2020.

Stela Lupushor är grundare av Reframe.Work Inc., ett konsultföretag som ger råd till kunder om hur de kan utveckla och förnya strategier för arbetskraften för att skapa motståndskraftiga, inkluderande och tillgängliga arbetsplatser genom teknik, människocentrerad design och framtidstänkande. Stela är också lärare vid NYU.

Om du vill lära dig mer om vad hybridarbete är och hur man skapar en hybrid arbetsplats som människor ser fram emot, ska du fortsätta lyssna.

Anna och Stela, tack så mycket för att ni är med i dag. Tack också för att ni skickade er bok till mig för ett tag sedan, Humans at Work. Jag har läst den och den är verkligen fantastisk. Jag vet att den kom ut i våras, i mars 2022. Vi är alltså lite sena, och jag tror att jag läste någonstans att det snart kommer ytterligare en bok.

Jag vill verkligen gå in på idén bakom Humans at Work. Tack för att ni är med i dag.

Stela Lupushor: Det är roligt att vara här.

Tim Reitsma: Innan vi börjar, varför berättar ni inte lite om er själva?

Stela, vill du börja?

Stela Lupushor: Jag heter Stela Lupushor och har en bakgrund inom matematik och datavetenskap.

Jag har haft olika roller inom konsultverksamhet och interna organisationer, framför allt inom HR och med hjälp av teknik och analys. Jag brinner för att använda teknik och analys för att skapa en bättre arbetsplatsupplevelse för alla. För närvarande är jag adjungerad lärare vid NYU.

Jag undervisar i digital arbetsplatsdesign och i en avslutande projektkurs. Jag arbetar också med olika konsultuppdrag och ger råd till nystartade företag och riskkapitalfonder om hur teknik kan användas i arbetsmiljön för att skapa en bättre arbetsplatsupplevelse.

Tim Reitsma: Det är verkligen intressant, eftersom jag ofta hör: ”Vi har ett problem, låt oss skaffa en teknisk lösning så löser den magiskt alla problem.”

Jag är säker på att du har många berättelser där. Anna, tack för presentationen. Jag vill gärna att du berättar om dig själv.

Anna Tavis: Jag är prefekt för programmen inom Human Capital Management vid New York University. Mitt livsuppdrag är att utbilda och förbereda nästa generation av ledare, inte bara inom humankapital utan också inom ledarskap i allmänhet.

Jag har haft en lång företagskarriär på Wall Street och i teknikföretag, där jag arbetat med seniora roller inom talanghantering, ledarskapsutveckling samt lärande och utveckling. Jag har också varit utbildningschef för företag på Fortune 50-listan. Jag har dessutom ett mycket internationellt perspektiv.

Halva min företagskarriär tillbringade jag i Europa. Jag arbetade och bodde i London, arbetade för teknikföretag och var även verksam i Skandinavien innan jag tog med mig all denna erfarenhet tillbaka till USA. Nu är mitt främsta mål att se till att nästa generation inte bara har rätt kompetens, utan också är förberedd på att leda människor på arbetsplatsen.

Det var hela syftet med boken: att knyta ihop det faktum att det just nu finns en stor fascination för teknik och datorer. Men poängen är att låta alla dessa verktyg, all hårdvara och mjukvara, verkligen tjäna mänskligheten på rätt sätt. Det är mitt uppdrag.

Tim Reitsma: Jag älskar kopplingen mellan mänsklighet och teknik. Tekniken försvinner inte. Titta på oss: vi sitter på olika håll i landet. Jag är i Kanada och du är i USA. Vi skiljs åt av ett långt avstånd och måste därför omfamna tekniken.

Det jag gillade med boken var redan titeln, Creating the Hybrid Workplace, konsten och praktiken. När jag läste den tänkte jag: ”Vadå? Finns det en konst och en praktik i att skapa en hybrid arbetsplats?” Jag trodde att man bara skickade hem människor med en dator, bad dem komma till kontoret ibland och sedan kallade det hybrid.

Vi ska komma in på det om en stund. Men av själviska skäl vet alla som lyssnar att jag gärna ställer ett par frågor direkt i början. Det beror kanske på att jag helt enkelt är nyfiken. Vad innebär det att vara ledare? Och i det här sammanhanget, arbetsplatsledare?

Jag vill gärna höra hur ni båda tänker kring ordet ”ledare”.

Stela Lupushor: För mig är en ledare någon som skapar utrymme för alla andra att leda. Det handlar om att ge människor mandat, coacha, stötta och tillhandahålla de resurser som behövs, samt att stå bakom de människor man leder och coachar.

Tim Reitsma: Jag gillar det. Det är en stor roll. Jag kan tänka mig att vem som helst i organisationen kan ha den rollen: att coacha, ge mandat och skapa utrymme.

Anna, har du något att tillägga?

Anna Tavis: Jag tycker att ledarskap har många sidor. Ibland kliver man tillbaka, lyssnar, stöder och coachar. Men utifrån allt som händer just nu ser vi också att ledaren ibland måste kliva fram och faktiskt leda, stå längst fram och kanske till och med ligga före sina medarbetare. Långt före dem. Det måste dock göras på ett sådant sätt att alla andra följer efter. Det är komplexiteten i ledarrollen.

Vi har översköljts av vissa ledarskapsmodeller som, särskilt i branschen, är ganska toppstyrda och dominerande. Därför överreagerar vi ibland och säger att ledarens enda uppgift är att coacha. Men jag tycker att det är en mycket mer komplex roll. Det handlar om dialog.

Man måste vara mycket lyhörd och empatisk inför situationen och veta när man ska kliva fram och ligga före alla andra. Ibland är det vad som krävs för att skapa ett genombrott. Sedan måste man veta när man ska kliva tillbaka och låta andra ta ens plats. Ledarskap är därför mycket komplext, och trots de miljontals böcker som skrivits om det har vi fortfarande inte lyckats lösa det.

Tim Reitsma: Det som verkligen tilltalar mig är att ledarskap har många sidor. Ibland tar ledaren på sig coachhatten och behöver coacha. Men ibland behöver teamet någon som fattar ett beslut och leder, kanske med en orubblig förmåga att säga: ”Jag vet inte om detta är rätt, men vi gör det ändå.”

Gör det att människor verkligen vill följa personen? Jag gillar det. På LinkedIn handlar allt just nu om att ledare ska coacha, vara tysta och så vidare, och jag håller med. Men det finns också en annan sida där ledare ibland behöver kliva fram, fatta beslut och hjälpa teamet framåt. Jag tycker om båda era svar.

Nästa fråga handlar om vår publikation. Vi bygger på idén att hjälpa till att skapa en bättre arbetsvärld. När ni hör uttrycket skapa en bättre arbetsvärld, vad tänker ni på?

Anna Tavis: Arbetsplatsen blir allt mer komplex, och vad en bättre arbetsplats betyder skiljer sig åt mellan olika människor. Det är där vi befinner oss nu: vi försöker förstå detta, och teknik och data hjälper oss att få en tydligare bild av komplexiteten och hur den ska hanteras.

Det är därför vi skrev om den hybrida arbetsplatsen. Hybrid betyder olika saker för olika människor. Det handlar inte bara om två dagar på kontoret och tre dagar hemma. Det kan innebära att någon alltid finns på kontoret, någon annan alltid arbetar hemifrån och att andra arbetar från ytterligare platser.

Arbetsplatsen i en hybridmodell är en illustration av en mycket personlig arbetsupplevelse. Den arbetsplats som kan fokusera på och tillgodose individens behov och personliga upplevelse kommer att lyckas bättre.

Jag hör också allt oftare ordet gästfrihet användas i samband med att arbetsplatser hanteras. Det handlar mer om en utformad upplevelse, ungefär som på en bra turistdestination, där man förväntar sig en viss service och arrangemang som är anpassade efter ens behov. Vi ser samma finjustering på arbetsplatser, och tekniken gör det möjligt.

Tim Reitsma: Det finns mycket att packa upp där. Stela, vad är viktigast för dig när du hör uttrycket?

Stela Lupushor: Jag skulle använda tre nyckelord. Det första är flexibilitet. Alla har olika behov, förväntningar och omständigheter som påverkar deras bild av vad ”bättre” innebär. Det andra är inkludering: att acceptera olika behov och kunna anpassa villkoren och tekniken så att människor känner sig inkluderade i arbetsvärlden.

Det tredje är tillgänglighet. Det handlar dels om tillgänglighet enligt den formella ADA-definitionen, dels om tillgänglighet ur ett tekniskt och fysiskt perspektiv, så att människor kan delta oavsett fysiska eller kognitiva förutsättningar och preferenser.

Tim Reitsma: Flexibilitet, inkluderande och tillgängligt. Det sammanfattar det bra.

Innan vi går vidare med hybridarbete, varför definierar vi inte vad hybridarbete faktiskt betyder? Anna, hur tänker du kring det?

Anna Tavis: Låt oss börja med vad det inte är. För mig betyder hybrid inte två dagar på kontoret och tre dagar hemma, eller tvärtom. Det handlar inte om ett visst antal dagar mellan hemmet och kontoret. Hybrid betyder flexibilitet, tillgänglighet och inkludering.

Det betyder att vi kan använda de möjligheter vi har på kontoret, hemma och på tredje platser, till exempel coworkingplatser, kaféer, bibliotek och andra tillgängliga platser. Vi kan blanda dem och se hur resultatet blir.

En annan del som ofta saknas i definitionen är tekniken. Vilka hybrida tekniker kan vi använda? Till exempel den växande användningen av förstärkt verklighet och metaversum. Det låter futuristiskt, men används redan.

Andra typer av kommunikationsteknik möjliggör ständig öppenhet, kommunikation och samarbete. Hybridarbete är därför en kombination av olika ingredienser som människor och företag sätter samman efter sina behov. Det måste också tjäna verksamhetens syfte, inte bara individen.

Människor kan röra sig mellan olika arbetsplatser. Om företagets upplägg för hybridarbete inte fungerar för dem kan de välja en annan arbetsplats. Det är ett alternativ som många har i dag.

Tim Reitsma: Många jobbannonser säger att de erbjuder en hybrid arbetsplats. Det jag hör är att man måste fråga: vad betyder det egentligen?

Stela Lupushor: En enkel beskrivning är att hybridarbete är en sammansmältning av digital och fysisk verklighet för att skapa den bästa möjliga miljön för vårt arbete.

Det kan låta enkelt, men integrationen, säkerheten, åtkomstnivåerna och funktionerna måste fungera för att vi ska kunna vara produktiva, oavsett om vi arbetar hemifrån, på ett kafé eller från en avlägsen ö.

Anna Tavis: Teknikbeslutet, eller den bredare tekniska lösning som stöder hybridarrangemanget, diskuteras ofta inte alls. Vi ser till exempel övervakningsteknik. Kommer företaget att övervaka dig när du arbetar på distans? Hur distansbaserat är arbetet då egentligen?

När människor talar om distansarbete handlar det inte bara om pendling. De behöver fråga vilken teknisk support de får och vilka HR-konsekvenser som följer.

Stela Lupushor: Detta är ett område som varit underfinansierat länge. Vi tänker ofta på teknik på arbetsplatsen som ett sätt att minska kostnader och öka organisationens motståndskraft. Mer sällan utgår vi från medarbetarupplevelsen: hur är det att använda verktyg som inte fungerar ihop, har dålig användarupplevelse eller inte är tillgängliga?

Allt detta påverkar produktiviteten och vår känsla av att någon bryr sig om vår upplevelse. Konsumentupplevelsen har förändrats genom investeringar som ska göra tjänster smidiga och minska friktion. Samma tänkande måste nu föras in i arbetsvärlden.

Om vi som arbetstagare inte vet hur en bra upplevelse ser ut, hur kan vi förväntas leverera den till andra?

Tim Reitsma: Det är en viktig poäng: att skapa en intern användarupplevelse. Organisationer måste undersöka hur verktygen fungerar, hur onboarding går till, hur supporten fungerar och hur människor faktiskt upplever arbetet.

Anna Tavis: Jag besökte nyligen konferensen WORKTECH22 i New York, som hölls av Accenture i deras innovationscenter. Jag fick se deras nya kontor, som utformats efter pandemin med idén om att skapa magnetiska arbetsplatser.

Beläggningen är ganska hög trots generösa regler för arbete på kontoret. Den ligger på 60–70 procent, till stor del tack vare kvaliteten på kontoret: ergonomisk design, tillgänglighet, temperatursensorer, beläggningsmätning och luftkvalitetsmätning.

Det är en mycket intelligent miljö med vacker utsikt över New York från 64:e våningen i Hudson Yards. Om man skapar sådana intelligenta och anpassningsbara lokaler kan människor få en arbetsplats som konkurrerar med hemmet.

De har också lösningar med förstärkt verklighet och metaversum, där medarbetare kan samtala med människor från andra kontor i världen. När sådana miljöer blir tillgängliga överallt kommer vi att se verkligt framgångsrikt hybridarbete.

Stela Lupushor: Det finns också teknik som kan förstärka den fysiska verkligheten utan att människor behöver flytta. Företaget Shared Studios använder kameror, mikrofoner och andra relativt billiga enheter för att koppla samman rum på olika platser.

En skärm och anpassningar av storleken gör att deltagarna kan känna att de befinner sig i samma rum. Det är inte exakt samma sak som fysisk närvaro, men det skapar en känsla av närhet utan att man behöver pendla eller resa.

Anna Tavis: Accenture har liknande paneler på många platser i sina kontor. De används för virtuella möten och tredimensionella upplevelser. Sådana tekniker testas nu, men blir allt mer kommersiellt tillgängliga. Pionjärerna kan bana väg och göra tekniken tillgänglig för fler.

Tim Reitsma: Flexibilitet är centralt. Vissa kan arbeta var de vill, medan andra måste vara på kontoret ett visst antal dagar. Samtidigt behöver kontoren utformas så att människor vill vara där. Människor längtar efter personlig kontakt, så företag måste tänka om kring varför och hur människor kommer till kontoret.

Stela Lupushor: Jag hör allt fler exempel där organisationer ber människor komma in en dag i veckan, främst för sociala aktiviteter och inte för individuellt arbete. Annars kan man pendla länge för att sedan sitta i ett videomöte eftersom ingen annan är på plats.

I stället kan kontorsdagen ge människor en paus i veckan, gemensamma aktiviteter och möjlighet att bygga förtroende och relationer. Då finns relationen kvar när arbetet sker på distans.

Anna Tavis: Vi måste också komma ihåg att alla inte har goda förutsättningar hemma. Många, särskilt yngre människor, saknar ett lugnt eller tillräckligt stort arbetsutrymme. Om vi pratar om inkludering kan vi inte automatiskt utgå från att hemmet är den bästa arbetsplatsen.

Hybridarbete handlar inte om att vara emot kontoret. Det handlar om att skapa flera alternativ så att människor kan välja det som passar deras personlighet, livssituation och behov.

Tim Reitsma: Alla organisationer kan inte heller arbeta hybrid. Vissa behöver finnas i butiker, på produktionslinjer eller i livsmedelsbutiker. Om alla chefer arbetar på distans medan personalen måste vara på plats kan det skapa en orättvis och exkluderande arbetsmiljö.

Stela Lupushor: Vi kan också tänka om kring själva arbetet. Vissa uppgifter som verkar kräva fysisk närvaro kan stödjas med teknik för distansvägledning. En tekniker kan till exempel vägleda en person på plats genom att se utrustningen på distans och instruera hur den ska repareras.

Vissa saker måste göras på plats, men teknik kan hjälpa oss att minska kompetensbrist, dyra resor och behovet av lokal närvaro för vissa tjänster.

Tim Reitsma: Om en ledare eller HR-grupp märker att människor inte trivs, var börjar man då? Hur skapar man en arbetsplats som människor ser fram emot?

Stela Lupushor: Pandemin gav oss möjlighet att tänka om kring många modeller och slå hål på myten att produktivitet kräver närvaro på kontoret. Vi kan vara produktiva på många platser, men vi behöver social kontakt, balans och flexibilitet.

Det är inte ett val mellan hemmet och kontoret, utan ett spektrum som omfattar utformningen av arbetskraften, arbetsplatsen, arbetet och de värden människor behöver utifrån sina livsvillkor.

Vi bör fråga: vad är viktigast för dig som arbetstagare, och hur kan organisationen stötta dig utan att skapa en klyfta? Tekniken ger oss möjlighet att göra arbetsmiljön bättre, mer inkluderande och mer tillgänglig.

Anna Tavis: Att fråga människor är viktigt, men det räcker inte alltid. Många vet inte vad de inte vet. Organisationer behöver en mer genomtänkt process.

Börja med att tydliggöra vad ni inte vill ha. Därefter finns utrymme för experiment, försök och misstag. Det är helt acceptabelt att ändra riktning när situationen förändras, både för verksamheten och för människorna.

Vi behöver bygga för hållbarhet, flexibilitet och anpassningsförmåga. Organisationer måste kunna säga att alla behöver vara på kontoret en viss vecka när verksamheten kräver det, samtidigt som medarbetarna normalt kan välja andra lösningar.

Var tydlig med vad som inte är acceptabelt, men var öppen och flexibel kring de lösningar ni erbjuder. Ingenting är skrivet i sten. Förutsättningar förändras, och organisationen måste kunna förändras med dem.

Tim Reitsma: Jag gillar det: var tydlig med vad du inte vill ha, fråga dina människor, var flexibel och prova dig fram. Kommunicera att ni testar något nytt och att det kanske inte fungerar perfekt. Ha roligt på vägen.

För mig handlar det om att teamet vet vad vi gör, vart vi ska och hur vi ska ta oss dit. Människor kan vara produktiva på en strand eller på ett kontor med förstärkt verklighet i New York.

Tack så mycket för att ni var med. Jag uppmuntrar alla som är intresserade av hybridarbete att läsa mer. Hybridarbete är här för att stanna. Vi ser distansarbete, kontorsarbete och olika kombinationer av dem.

Boken Humans at Work: The Art and Practice of Creating the Hybrid Workplace är en fantastisk läsning. Det handlar om mycket mer än att installera Slack och Google och sedan köra igång.

Anna och Stela, tack för att ni var med i programmet.

Stela Lupushor: Tack för möjligheten.

Anna Tavis: Tack.

Tim Reitsma: Tack. Om du som lyssnar har frågor eller kommentarer kan du mejla mig på tim@peoplemanagingpeople.com. Gilla och prenumerera gärna på podden. Du kan också kontakta mig på LinkedIn.

Anna och Stela, hur kan människor kontakta er om de har frågor om hybridarbete?

Stela Lupushor: LinkedIn är enklast. Jag heter Stela Lupushor, med ett L.

Anna Tavis: Jag heter Anna Tavis på LinkedIn. Tack.

Tim Reitsma: Perfekt. Vi lägger självklart in länkarna i programanteckningarna. Anna och Stela, ha en fin dag. Och till er som lyssnar: jag hoppas att ni också får en bra dag.