Uppsägningar: Så genomför du dem korrekt och undviker dem helt om möjligt

Så genomför du uppsägningar på rätt sätt

Var transparent och respektfull

En av de viktigaste sakerna du bör göra är att vara transparent med dina medarbetare om situationen och ge så mycket stöd som möjligt under övergången.

Oavsett om det beror på skyldigheter kopplade till WARN Act eller helt enkelt är en god praxis, är det viktigt att kommunicera tydligt och empatiskt med medarbetarna, uttrycka tacksamhet för deras insatser och erkänna situationens svårighet.

Se till att medarbetarna informeras om:

• Avgångsvederlag
• Förmåner (sjukförsäkring, kvarvarande förmåner, betald ledighet, outnyttjade livsstilskonton)
• Karriärrådgivning
• Hjälp med jobbförmedling
• Arbetslöshetsersättning.

När det gäller att skapa en kommunikationsplan för uppsägningar är det viktigt att involvera flera intressenter, däribland HR-specialister, juridiska experter och företagsledningen.

Planen bör utformas så att alla medarbetare informeras i tid och på ett respektfullt sätt, samt så att de får möjlighet att ställa frågor och få stöd under övergången.

Ge dem en tydlig förståelse för processen, inklusive tidsplanen, kriterierna för att välja ut vilka medarbetare som ska sägas upp och orsakerna bakom beslutet. Uppmuntra dem att ställa frågor och ge så ärliga svar som möjligt. 

Genom att vara transparent och stöttande kan du bidra till att underlätta den svåra övergång som en uppsägning innebär och hjälpa de avgående medarbetarna att gå vidare till sin nästa möjlighet med värdighet.

Tyvärr är uppsägningar på plats inte alltid praktiska i dagens värld med utspritt arbete. Om du genomför dem digitalt bör de helst ske ansikte mot ansikte via Zoom eller en annan kommunikationsplattform.

Här finns dock en reservation – det är omöjligt att säga upp 1 500 personer (eller fler) via Zoom med ett litet HR-team, särskilt när något måste göras skyndsamt. I det här fallet – även om det kanske känns lite opersonligt – blir det via e-post.

Oavsett hur du gör det är det viktigaste att du visar så mycket respekt och stöd som möjligt.

Stripes uppsägningsmeddelande är ett utmärkt exempel på hur man kommunicerar med empati och transparens.

I meddelandet uttrycker de tacksamhet för de berörda medarbetarnas insatser och förklarar orsakerna bakom uppsägningarna på ett tydligt och ärligt sätt. De ger också information om avgångsvederlag, förmåner och andra resurser som finns tillgängliga för att hjälpa de berörda medarbetarna.

Lita på ditt personalteam

För att säkerställa att lagarna följs bör du lita på HR-specialisternas expertis i ditt team och överväga att rådfråga arbetsrättsjurister för att säkerställa att uppsägningsprocessen hanteras i enlighet med alla tillämpliga lagar och bestämmelser.

Du bör också se till att du följer dina egna policyer och rutiner för uppsägningar, vilket kan innebära att erbjuda avgångsvederlag och fortsatta förmåner. Var noga med att också tydligt kommunicera dessa förmåner till dina medarbetare.

Erbjud omställningstjänster

Som en del av avgångspaketet kan du överväga att erbjuda omställningstjänster, till exempel karriärcoachning, hjälp med att skriva CV och stöd i jobbsökandet. Dessa tjänster kan vara ett empatiskt och effektivt sätt för organisationer att stödja medarbetare under en svår övergång.

Tiden är avgörande, så genom att ge tillräckligt med förvarning och erbjuda hjälp med jobbsökandet kan du hjälpa medarbetarna att känna sig tryggare inför framtiden.

Det kan också bidra till att mildra några av de negativa konsekvenserna av en uppsägning och bevara företagets rykte och arbetsgivarvarumärke genom att visa att företaget bryr sig om sina medarbetare och är villigt att investera i deras framtida framgång.

Var beredd på att vidareutbilda, bygga upp team på nytt och hantera förändringar

När man hanterar uppsägningar är det viktigt att komma ihåg att det inte bara handlar om att sänka kostnaderna och minska personalstyrkan.

Företag bör också vara beredda att omskola och vidareutveckla befintliga medarbetare, särskilt om det uppstår behov av att bygga om team helt och hållet.

Genom att investera i medarbetarnas utveckling och bygga en kultur av kontinuerligt lärande och kontinuerlig utveckling ger ni ert team de färdigheter som behövs för att anpassa sig till förändrade affärsbehov.

Ledarskaps- och karriärcoachen Beth Messich påpekar något viktigt om detta på LinkedIn. Hon lyfte fram att många personer som blir kvar i en organisation efter en uppsägningsomgång ställs inför ”nya organisationsstrukturer, med nya chefer och roller med nya ansvarsområden.” 

När så mycket förändras kanske uppsägningsstrategin inte alltid omfattar redovisning och planering för utbildning eller förändringsledning … några av de viktigaste delarna som krävs för att uppnå de resultat som företaget ville nå genom en uppsägning.

”Det kräver disciplin och konsekvens, vilket ofta kan åsidosättas på grund av andra mer brådskande men inte viktigare frågor”, säger Messich. ”Det är inte lätt, men det är inte heller svårt. Och det fungerar bättre än det många företag gör just nu.”

Be kvarvarande medarbetare om synpunkter på omstruktureringen

Att involvera medarbetarna i beslutsprocessen och be om deras synpunkter när företaget omstruktureras efter uppsägningar hjälper till att identifiera ytterligare ineffektiviteter och överlappningar inom organisationen som kan åtgärdas innan ytterligare uppsägningar blir nödvändiga. 

Det främjar också en större känsla av transparens och förtroende framöver. Medarbetarnas synpunkter kan samlas in genom enkäter, anonyma förslagslådor, stormöten eller möten för ”alla medarbetare”, eller enskilda samtal.

Det är viktigt att se till att människor känner sig hörda och att deras synpunkter tas på allvar, eftersom detta kan bidra till att skapa en mer positiv arbetsmiljö under en period som kan vara utmanande.

Så undviker ni uppsägningar

Inför bättre rekryteringsrutiner

Det bästa sättet att helt undvika uppsägningar är förstås att införa bättre rutiner för rekryteringsplanering och budgetera därefter. Vi såg en hel del överrekrytering under de senaste åren, särskilt på FAANG-företagen.

De hade för många anställda (och anställde uppenbarligen till och med medarbetare utan att ge dem något att göra!) och erbjöd enorma ersättningspaket utan att överväga hur hållbar denna praxis skulle vara. Nu har bubblan spruckit och vi ser rubrik efter rubrik som meddelar uppsägningar på dessa företag.

Situationen kunde ha sett annorlunda ut om de hade gjort en mer noggrann bedömning av personalbehoven och valt ett mer strategiskt förhållningssätt till personalplanering.

Uppsägningar kanske inte helt hade kunnat undvikas, men de kunde säkerligen ha varit betydligt färre. 

Investera i utbildnings- och utvecklingsprogram

För att undvika uppsägningar bör företag också överväga att investera i utbildnings- och utvecklingsprogram för att säkerställa att medarbetarna har de färdigheter och kunskaper som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter effektivt och anpassa sig till förändrade affärsbehov.

Sådana möjligheter gör det möjligt för medarbetare att förbättra sina färdigheter och kunskaper, vilket leder till bättre arbetsprestationer, ökad arbetstillfredsställelse och potentiellt högre kvarstannandegrad.

Dessutom är det mer sannolikt att medarbetare som får tillgång till utbildnings- och utvecklingsmöjligheter känner sig värdesatta av företaget och upplever att företaget investerar i deras professionella utveckling.

För företaget kan investeringar i utbildnings- och utvecklingsprogram leda till en mer kompetent och anpassningsbar arbetsstyrka som bättre kan möta förändrade affärsbehov och driva innovation.

Relaterad läsning: Så skapar ni en strategi för lärande och utveckling i 7 steg

Tillfälliga placeringar 

Tillfälliga placeringar är ett alternativ som ger medarbetare möjlighet att lära sig nya färdigheter och skaffa sig erfarenheter utan att någon behöver sägas upp. Det innebär att en medarbetare tillfälligt flyttas till en annan avdelning, ett annat team eller till och med en annan organisation.

Zapier erbjuder exempelvis ett program för tillfälliga placeringar där medarbetare kan arbeta i ett annat team eller i en annan roll under en bestämd period i stället för att sägas upp.

Detta innebar att företaget inte förlorade lojala och talangfulla medarbetare, utan gjorde det möjligt för dem att skaffa nya färdigheter, utöka sina kunskaper och potentiellt upptäcka nya intresseområden eller karriärvägar. 

Dessutom bidrar det till att främja samarbete och en tvärfunktionell förståelse mellan olika delar av organisationen.

Slutsatsen om uppsägningar

Framför allt är det viktigt att prioritera de avgående medarbetarnas välbefinnande, vara så transparent som möjligt och kommunicera konsekvent under hela processen om nedskärningar är nödvändiga och uppsägningar måste genomföras. 

Kom ihåg att de medarbetare ni låter gå är människor, ofta med familjer att försörja och räkningar att betala. Detta kommer utan tvekan att vara en svår tid för dem.

Att visa uppsagda medarbetare empati, medkänsla och respekt samt erbjuda så många resurser som möjligt för att hjälpa dem att hitta ett nytt arbete är helt enkelt det rätta att göra och kommer att skydda ert anseende framöver.

Dessutom behöver de medarbetare som är kvar i teamet få stöd och försäkran genom ärlig och öppen kommunikation samt ett genomtänkt förhållningssätt till omstruktureringen.

Delta i samtalet

Har du någon feedback eller några råd om ovanstående?

Lämna en kommentar eller gå med i People Managing People-communityn, ett stödjande nätverk för HR- och företagsledare som brinner för att bygga framtidens organisationer.

Håll dig uppdaterad om viktiga ämnen inom medarbetare och företagskultur genom att prenumerera på People Managing Peoples nyhetsbrev.