Vad är styrelsearbete? En guide till bästa praxis

Vad är styrelsearbete?

Styrelsearbete är ett begrepp som omfattar de system och processer som styr beteendet hos en styrelse och den organisation som den representerar, styrelsens ansvarsområden samt ett ramverk för styrelsens beslutsfattande. Med andra ord beskriver styrelsearbete både vad styrelser gör och hur de gör det. 

Deloitte utvecklade ett styrningsramverk för att illustrera sambandet mellan styrelsearbete och bolagsstyrning. Styrelsens ansvar beror både på organisationstypen och styrelsens struktur, men generellt förväntas styrelsen ha tillsyn över de gröna delarna och samtidigt inta en mer övervakande roll för de blå delarna. 

Styrelsearbete: typer av styrelsestrukturer 

Det finns stora variationer i styrelsearbete mellan organisationer, särskilt mellan vinstdrivande organisationer och ideella organisationer, men fem av de vanligaste styrelsetyperna är: 

1. Styrande styrelse: följer aktieägarnas bästa intressen och ger den organisatoriska ledningen riktning
2. Förvaltande eller verkställande styrelse: hanterar organisationens dagliga verksamhet och fattar företagsbeslut
3. Arbetande styrelse: ledamöterna ingår både i styrelsen och i organisationens arbetsstyrka – vanligt i små eller nystartade företag
4. Rådgivande styrelse: ger råd och expertis till organisationens ledning och huvudstyrelse
5. Cortex-styrelse: fokuserar på organisationens värde för dess lokalsamhälle och den bredare gruppen av intressenter
6. Policy-styrelse (även kallad Carver-styrelse): skapar policyer och rutiner för organisationen som personalen ska följa och delegerar ansvaret för genomförandet till verkställande direktören och den verkställande ledningen. 

Styrelsearbete: vilken roll har styrelsen? 

Styrelsens roll varierar beroende på typen av styrelsestruktur, var organisationen är belägen, om den är vinstdrivande eller inte, offentlig eller privat och så vidare. 

Det finns dock vissa grundläggande ansvarsområden som de flesta styrelser delar: 

Säkerställa organisationens framgång

För att citera Institute of Directors, en medlemsbaserad organisation för styrelseledamöter i Storbritannien som grundades 1903, är styrelsens huvudsakliga syfte ”att säkerställa företagets välstånd genom att gemensamt styra företagets angelägenheter och samtidigt tillgodose aktieägarnas och relevanta intressenters berättigade intressen.”

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Fastställa en långsiktig strategisk vision, uppdrag och målsättning

De flesta styrelser spelar en viktig roll i att definiera organisationens övergripande målsättning och därefter hjälpa till att styra organisationen i riktningar som stödjer denna målsättning. Detta innebär vanligtvis att utveckla långsiktiga strategier, strukturer och policyer snarare än att hantera det dagliga genomförandet av dessa strategier. 

Anställa och avskeda organisationens ledning

Styrelser ansvarar vanligtvis för att välja ut och rekrytera vd:n och andra medlemmar av företagsledningen, samt för att avskeda någon i ledningsgruppen om deras agerande strider mot aktieägarnas intressen eller organisationens långsiktiga överlevnad.

 När styrelsen väl har valts förväntas den dock vanligtvis delegera ansvaret för att driva organisationen till ledningsgruppen. Uttrycket som ofta används är ”Näsorna inne, fingrarna ute” – styrelser bör vara fullt medvetna om vad som händer i företaget, men inte frestas att lägga sig i det dagliga arbetet. 

Att bidra till beslutsfattande och riskhantering 

En välfungerande styrelse bör bidra till att hålla företaget strategiskt agilt och kapabelt att snabbt lösa konflikter och fatta beslut i viktiga frågor. Michael Rosendahl, ledande investmentbankir på PCE Investment Bankers, anser att en effektiv styrelse bör fungera som ett skydd mot organisatorisk stagnation: 

”Utan en välfungerande beslutsapparat på toppen är företaget dömt att fastna i obeslutsamhet, vilket minskar dess värde för aktieägarna. Som investmentbankirer som arbetar med företag varje dag har vi sett detta hända i många företag där ägarna har olika mål. Den ena kanske vill få företaget att växa, medan den andra vill lämna verksamheten och dra nytta av kassaflödet. Om det inte finns något sätt att snabbt lösa den här typen av låsta situationer kan företaget stagnera och motsättningar kan utvecklas mellan aktieägarna.” 

Att ge ledningen ett bredare perspektiv 

Detta är mindre konkret än deras andra roller, men styrelsen bidrar ofta till att förbättra organisationens verksamhet genom att ge den verkställande ledningen nya insikter eller perspektiv utifrån. Som Nabila Salem, koncernchef för det globala företaget Revolent som skapar talanglösningar inom molnområdet, uttrycker det: 

”Förr i tiden bestod styrelser främst av personer med expertis inom regelverk och erfarenhet av att identifiera mönster över branschgränser⁠— särskilt när det gällde regelefterlevnad. Men under de senaste tio åren eller så har detta förändrats. I dag strävar styrelsearbetet efter att värdesätta djup branschkompetens och teknisk kunskap. Dessutom är moderna styrelser mycket intresserade av att förstå hur strategisk, operativ och teknisk kunskap från andra branscher kan överföras till den egna verksamheten i syfte att förbättra den.” 

Styrelsearbete: Varför är det så viktigt? 

God styrning är avgörande för organisationers långsiktiga överlevnad. Företag med bristande styrning är sårbara för ekonomisk katastrof, inkompetens, korruption och grov misskötsamhet, vilket Boeing-tragedin så tydligt illustrerar. 

Quinton Newcomb, chef för kommersiell brottslighet på den internationella advokatbyrån Fieldfisher, instämmer: 

”Dålig styrning kan vara giftig för företag. Ett företags svaga resultat kan ofta spåras tillbaka till bristande eller ineffektiv ledning eller styrning, eller i de mest extrema fallen till brottsligt agerande. Om ledande befattningshavare är inblandade i marknadsmissbruk eller bedrägeri innebär det vanligtvis att själva organisationen är inblandad. För alla företag, både börsnoterade och privata, kan påverkan på kundernas förtroende och de anställdas moral bli djupgående. Kunders och investerares misstro kan få allvarliga ekonomiska konsekvenser för ett företag, medan de interna effekterna kan leda till att företaget förlorar talangfulla medarbetare.” 

Med andra ord kan en styrelses oförmåga att utföra sina uppgifter väl dra ner hela organisationen. En utmärkt styrelse kan däremot leda organisationen till framgång, oavsett om det sker genom att ge en unik strategisk riktning, identifiera rätt ledare eller främja positiv kulturell förändring. 

Styrelsearbete: Utmaningarna

Det finns få organisationer som inte känner till betydelsen av styrelsearbete, men inkompetens och till och med korruption i styrelser förblir utbredda. Det kan bero på att styrelsearbete medför en unik uppsättning utmaningar: 

Företagskultur

För Newcomb är den främsta utmaningen kulturell. I organisationer där ledande personer inte behöver möta utmaningar och granskning kan styrelsens tillsyn innebära en betydande utmaning:   

”I den mån personer högst upp i en organisation tenderar att arbeta med större självständighet och oberoende blir det vanligtvis också svårare att övervaka dessa personer. Detta tenderar att påverka styrkan hos dem som ansvarar för regelefterlevnad, eftersom de kan finna sig undergrävda och marginaliserade av ledningen.

Även i organisationer med en positiv företagskultur är verkligheten den att de flesta chefer inte regelbundet ifrågasätts eller utmanas. Detta kan leda till en känsla av oövervinnlighet bland högsta ledningen och en frestelse att ignorera organisationens policyer och rutiner.”

Intressekonflikter

Även om företag kan kräva att styrelseledamöter undertecknar en policy om intressekonflikter när de tillträder styrelsen, är frågan mer komplicerad än så, konstaterar professor Didier Cossin vid IMD Global Board Center. 

Aktieägarnas intresse av kortsiktiga vinster kan till exempel stå i konflikt med företagets intresse av långsiktig hållbarhet. Även oberoende styrelseledamöter kan känna sig pressade att ställa sig på inflytelserika eller mäktiga företagsdirektörers eller vd:ars sida. 

Michael Rosendahl har konstaterat att en stor del av utmaningen med styrelsearbete handlar om att nå enighet: 

”Konflikter är oundvikliga när man för samman flera personer med olika intressen och mål. Konflikten är inte nödvändigtvis destruktiv, men den skapar utmaningar när man försöker samla alla kring en gemensam förståelse och nå enighet i en fråga som berör företaget eller ett avgörande strategiskt beslut. Utmaningar inom styrelsearbetet får ytterligare betydelse i familjeägda företag, där familjedynamiken kan påverka beslutsfattandet. Det behövs en stark ledare och en uppsättning regler för att säkerställa att dessa faktorer inte påverkar företaget negativt.”

Olika intressenters behov  

Det kan finnas betydande konflikter mellan behoven hos olika grupper av intressenter som är involverade i organisationen, och styrelsen måste effektivt balansera dessa för att kunna genomföra företagsstrategin. 

Företagets bank, som fordringsägare, kan exempelvis föredra en försiktig inriktning, medan aktieägarna kan förespråka ett mer riskfyllt men potentiellt mer lönsamt tillvägagångssätt.  

Ökad granskning 

Styrelser står i dag inför ett ökat tryck att möta aktivistiska investerares krav på att hantera frågor som sträcker sig från styrelsens sammansättning till ledningens ersättning och från transparens till initiativ inom företagens sociala ansvar. 

Enligt forskning från McKinsey ökade de styrningsrelaterade kraven från aktivistiska investerare världen över från endast 27 år 2009 till omkring 1 400 år 2019. Styrelseledamöterna måste anta utmaningen eller riskera betydande ekonomisk och anseendemässig skada för sina organisationer. 

Styrelsearbete: bästa praxis för det ”nya normala”

Så hur kan styrelser hantera dessa utmaningar i dag? Vi menar att styrelser kan spela en viktig roll i att hjälpa organisationer att navigera in i det nya normala med större transparens, ansvarstagande och framgång om de följer dessa tre viktiga steg: 

Främja mångfald

Styrelsens sammansättning – profilerna hos de personer som utgör styrelsen – har varit fokus för hela 40 % av alla krav från aktivistiska investerare sedan 2009, visar data från Activist Insight. Dagens aktieägare kräver styrelser som representerar olika bakgrunder, etniciteter, kön, åldrar och kompetenser. 

Det handlar inte bara om rättvisa – det är också sunt förnuft. Forskning från Board Ready, en ideell organisation som hjälper företag med styrelsemångfald, visade att organisationer med diversifierade styrelser presterade betydligt bättre under covid-19-pandemin: 

Men att främja mångfald handlar inte bara om att tänka om kring styrelsens sammansättning. Det kan mycket väl vara dags att ta in nya profiler, anpassa styrelsens storlek för att rymma en mer varierad grupp eller se över styrelseledamöternas mandatperioder och förnyelser. 

Det innebär också att styrelsen bör spela en proaktiv roll i att främja större mångfald inom ledningsgruppen och bland hela personalstyrkan. 

I en artikel i Harvard Business Review förespråkar styrelsekonsulterna Reshmi Paul och Jeff McClean att styrelser skapar en ”personalkommitté” som övervakar organisationens engagemang för dess uttalade värderingar, såsom mångfald bland personalen eller företagens sociala ansvar. 

Detta skulle kunna se ut som “att lägga till kulturella resultat och mätetal i vd:s målkort, lyfta fram framgångar inom viktiga affärsenheter samt mäta och hålla ledande befattningshavare ansvariga för engagemang och stöd från medarbetare på alla nivåer. Att tillsätta en personalkommitté med ett formellt ansvar för att övervaka och utveckla efterlevnaden av den institutionella kulturen kommer att säkerställa att initiativen består längre än någon enskild ledares mandatperiod och genomsyrar hela organisationen.”

Slutligen kommer en varierad styrelsesammansättning inte att räcka för att säkerställa verklig mångfald i styrelsen.

För att styrelser ska kunna dra nytta av de många perspektiven hos ledamöter med olika bakgrunder är det viktigt att “bjuda in till mer varierade och öppna diskussioner, vilket innebär att styrelsen löper mindre risk att falla offer för flockmentalitet,” säger Lily Searle, senior bolagsjurist på Fieldfisher. Hon tillägger: “Detta är särskilt viktigt med tanke på mångfalden i världen omkring oss, eftersom alla typer av intressenter kommer att förvänta sig att deras perspektiv beaktas i viktiga beslut.” 

Undvik detaljstyrning 

Styrelser behöver granska sin relation till ledningsgruppen noggrant. Att driva den långsiktiga strategin är styrelsens högsta prioritet, men det kan vara alltför lätt att hamna i fällan att agera som linjechef för vd:n. 

Om dagens styrelser ska spela en nyckelroll i att styra sina organisationer mot en mer etisk, rättvis och hållbar framtid behöver de komma ihåg detta råd från Nabila Salem: 

“Ett av de vanligaste misstagen jag ser, särskilt i styrelser för verksamheter med ett tydligt samhällsuppdrag, är detaljstyrning. Även om detta ofta görs med de bästa avsikter förstår de styrelser som har bäst styrning att en verksamhets dagliga uppgifter absolut inte bör vara deras prioritet.

Dina ledare finns till för att fylla denna funktion och hantera den dagliga driften av verksamheten. Precis som styrelsen inte bör försöka kontrollera detaljerna i personalens arbete, bör personalen inte heller behöva hjälp från styrelsen när det gäller verksamhetens dagliga rutiner.

Den här typen av aktivitet tar fokus från det som borde vara varje styrelses verkliga fokus: att leda bolagets angelägenheter med långsiktig hållbarhet och tillväxt i åtanke, samtidigt som intressenternas och aktieägarnas intressen och krav tillgodoses. Styrelsen behöver fokusera på långsiktiga mål och på huruvida verksamheten har förutsättningar att uppnå dem.” 

För att göra detta behöver styrelser hitta en vd och en ledningsgrupp som de kan lita på – och sedan faktiskt lita på att de utför de uppgifter de anställts för. 

Enligt Salem har “den välbekanta stereotypen av en ‘kompisrelation’ mellan styrelser och deras vd i stort sett försvunnit. Den har ersatts av styrelser som verkligen förlitar sig på sin vd för att tillhandahålla tillsyn och branschkompetens samt hjälpa till att genomföra styrelsens långsiktiga mål genom den dagliga verksamheten.”

Granska styrelsestyrningen proaktivt 

För att citera McKinsey: “Det är alltid bättre att vara sin egen aktivist än att få krav påtvingade sig.”

För många organisationer innebär det att göra en grundlig granskning av sin styrelsestyrning och vidta proaktiva åtgärder för att uppdatera styrelseprocesser och protokoll så att de motsvarar ökande förväntningar från intressenter. Om dessa förändringar inte erkänns kan det leda till oväntade – och kostsamma – konsekvenser. 

Searle ger till exempel ett utmärkt exempel på hur samhällets syn på styrelsens roll har förändrats: 

“I mars 2022 inledde den juridiska påtryckningsgruppen ClientEarth rättsliga åtgärder mot Shells styrelse på grund av det som gruppen kallar "felaktig hantering av klimatrisker" i ett unikt mål som syftar till att hålla styrelseledamöter personligt ansvariga för "brister i arbetet mot nettonollutsläpp". 

Efter att ha köpt aktier i Shell hävdar ClientEarth att Shells styrelse bryter mot sina skyldigheter enligt brittisk bolagsrätt genom att eftersträva kortsiktig vinst på bekostnad av bolagets långsiktiga livskraft.”

Företag som inte vidtar åtgärder för att införa en regelbunden granskning av sin styrelsestyrning kan på liknande sätt bli föremål för hård kritik från aktivistiska investerare. 

Detta kan innebära ökad transparens kring ledningens ersättning, en granskning av verksamhetens påverkan på globala frågor som klimatförändringar eller en granskning av hur aktieägare deltar i styrelsens beslutsprocesser.  

Styrelsestyrning: Så kan tekniken hjälpa

Även om mycket av god styrelsestyrning handlar om organisationskultur och policyer kan programvara bidra till att förenkla styrelsearbetet.

Styrelsearbete kan vara krävande, särskilt för ledamöter som sitter i flera styrelser.

Programvara för styrelsestyrning kan minska den administrativa arbetsbördan och ge varje styrelseledamot mer tid för sitt ansvar inom styrelsestyrningen. 

Programvara för styrelsestyrning kan användas för uppgifter som: 

• Automatisera schemaläggningen av styrelsemöten;
• Skapa en dagordning, ange tidsgränser och fördela ansvaret för varje punkt; 
• Lagra dagordningar och protokoll från möten på ett säkert sätt i ett sökbart digitalt format; 
• Samarbeta kring och kommentera dokument; 
• Fördela och följa upp styrelseledamöternas uppgifter;
• Rösta om resolutioner; 
• Godkänna och underteckna dokument elektroniskt. 

Som ett resultat kan de göra beslutsfattandet mer transparent, effektivisera möten, spara tid samt uppmuntra ledamöterna att ta ansvar och engagera sig. 

Självklart är alla styrelser olika, och det finns ingen programvarulösning som passar alla styrelser. Därför har vi sammanställt en lista som jämför den bästa programvaran för styrelsearbete, så att du kan hitta den bästa lösningen för din styrelse.