7 sätt att utveckla chefer så att de kan leda din organisation

Vissa kanske skulle säga att deras chef saknar specifika kompetenser och ledarskapsfärdigheter som skiljer dem från individuella medarbetare. Det beror på att personalledning för vissa innebär att leda människor = ”säga åt människor vad de ska göra”.

Men det kunde inte vara längre från sanningen. Chefer förväntas hantera en mängd problem, frågor och utmaningar för vilka det inte finns någon fast regelbok. 

Även om det hade funnits en sådan skulle den inte kunna tillämpas på varje situation, eftersom varje omständighet har ett unikt perspektiv.

I stora drag ansvarar chefer för:

• Att sätta relevanta prestationsmål för chefer och mål för sitt team som är i linje med organisationen
• Att fördela resurser för att effektivt stödja planerna
• Att lösa problem och hantera frågor och utmaningar när de uppstår
• Att använda sin kommunikationsförmåga för att främja en öppen och transparent miljö inom sina team
• Att rekrytera och introducera nya teammedlemmar
• Att ge sina team coachning och vägledning
• Att övervaka och bedöma teamets prestation
• Att hantera budgetar och resurser
• Att lösa konflikter och främja ett effektivt medarbetarengagemang
• Att övervaka teamets verksamhet och fördela uppgifter och ansvarsområden efter behov
• Att fastställa prestationsförväntningar och genomföra prestationssamtal
• Att hantera förändringsinitiativ inom teamet
• Att säkerställa att teamen följer policyer och etiska standarder
• Att förstå och uppfylla kundernas behov och förväntningar
• Att granska och analysera rapporter för att följa upp framsteg och prestationer
• Att samarbeta med interna och externa intressenter vid behov
• Att planera och följa upp lärande- och utvecklingsmöjligheter för sina team

Det här är inte en uttömmande lista och visar hur många roller en chef måste axla.

Som du kanske vet kan det vara tufft och stressigt, och många chefer löper stor risk att drabbas av utbrändhet.

Uttrycket att människor inte lämnar dåliga jobb utan dåliga chefer innehåller mer än ett korn av sanning, så att kasta in dem på djupt vatten utan tidigare förberedelser är en onödig risk (även om ordentlig introduktion för chefer kan hjälpa).

Enligt LinkedIns rapport om lärande på arbetsplatsen från 2023 är effektiva chefsfärdigheter en av de 10 viktigaste kompetenserna som företag behöver. Det visar hur viktigt det är just nu att utveckla sina chefer så att de lyckas i sina roller.

Att få utvecklingen och utbildningen av chefer rätt är inte bara viktigt för organisationen, utan gör också personalavdelningens arbete mycket enklare!

Genom att investera i dina chefer visar du att du har förtroende för deras förmågor och karriärutveckling, vilket ökar både kvarstannandet och engagemanget.

I nästa avsnitt går vi igenom praktiska metoder för att hjälpa dig att utveckla dina chefer.

7 sätt att utveckla chefer

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Formella utbildningsprogram

Övergången från individuell medarbetare till chef är komplex, eftersom chefen måste ändra sitt tankesätt från det som har fungerat tidigare till det som fungerar nu.

En av de uppenbara metoderna för att hantera denna övergång är genom formella utbildningsinsatser.

Detta kan ske i form av formell utbildning vid högskolor/universitet eller genom utbildningsprogram inom management på nätet. Beroende på storlek och budget finns det något som passar alla.

Några exempel på utbildningsprogram som kan vara till hjälp är:

• People partner-program
• Gratis utbildningsprogram: HBS, Google, Linked-In
• Universitets-/högskoleprogram
• Internt program: coachning, mentorskap, utbildningsprogram inom management, kurser för yrkesutveckling, workshoppar i emotionell intelligens med mera
• Interna workshoppar
• Konferenser.

Informella utbildningsprogram

Erfarenhetsbaserat lärande utgör en stor del – omkring 70 % – av lärandeprocessen. Även om teori och klassrumsutbildning har sin plats är de mindre effektiva än den rika erfarenhet som kan fås genom utbildning på jobbet.  

Genom att uppleva en verklig miljö (eller en miljö som ligger nära verkligheten) och rollens krav kommer era chefer att kunna ta till sig och uppleva vad som krävs av en chef.  

Du kommer dock aldrig att kunna återskapa exakt den miljö de kommer att arbeta i och därför kan du försöka skapa scenariobaserad utbildning eller låta dem få en gradvis introduktion genom utbildning på jobbet.

Det innebär att du gradvis låter nya chefer ta på sig större och mer komplexa ansvarsområden över tid. Detta bör göras parallellt med klassrumsutbildning eller onlinekurser för nya chefer, där de kan omsätta det de lär sig i klassrummet i den verkliga miljön.  På så sätt bidrar du till att utveckla deras mjuka färdigheter genom att prova sig fram och lära av sina misstag.

Några av de bästa utbildningsprogrammen för chefer har en mängd program på plats för att utbilda chefer, så att de kan öva på och utveckla nya färdigheter varje dag.

Personalavdelningen kan spela en stor roll i detta eftersom den arbetar sida vid sida med cheferna kring de olika utmaningar som kan uppstå i deras team. 

Några initiativ som kan införas är öppna tider hos personalavdelningen för chefer, regelbundna individuella möten med HR och specifik HR-kommunikation (t.ex. HR-nyhetsbrev, vanliga frågor, utskick om utbildning och utveckling samt HR-intranät).

En specifik kommunikation som jag skickar varje månad är en ”chefspresentation” som innehåller uppdateringar om vilka åtgärder och tidsfrister som är aktuella under den månaden.

Även om personalfrågor utgör en liten del av ”chefsrollen” kan detta ibland leda till att HR-program och initiativ hamnar åt sidan eller glöms bort tills de växer till ett större problem. 

Regelbundna kontakter med personalavdelningen och specifik HR-kommunikation kan hjälpa chefen att hålla koll på dessa uppgifter.

Mentorsprogram

Ett formellt mentorsprogram är ett utmärkt sätt för organisationer med begränsad budget att investera i sina chefer.

Alla kommer någon gång under sin karriär att behöva en erfaren person som kan vägleda dem, och att ha en sådan vägledare och mentor tillgänglig för chefer kan göra stor skillnad på deras resa.

De hjälper till att säkerställa att chefer inte känner att de har kastats ut på djupt vatten och lämnats att klara sig själva.

Fördelarna med att starta ett mentorsprogram är bland annat ökad kompetensutveckling, stöd i karriärplaneringen och ökat självförtroende.

Coachning

Resan mot att bli en bra chef kan vara lång och krävande. I stället för att handla om att samla på sig så mycket information som möjligt och försöka omsätta den i praktiken handlar den faktiskt om självinsikt.  

Chefer måste kunna coacha sina team och för att kunna göra det effektivt behöver de själva få coachning.

Coachning ger chefer en trygg miljö och tid att utveckla en känsla av självinsikt.  

Detta gör det möjligt för chefen att bli mer medveten om vilken typ av chef de vill vara (till exempel genom att bli medveten om olika stilar för effektivt ledarskap) och/eller vilka områden de vill fokusera på (t.ex. svagheter eller förbättringsområden som de vill arbeta med).

Att bli chef kräver en förändring i tankesättet och för att detta ska kunna ske behöver de få utrymme för det.  

Organisationer bör möjliggöra detta genom att ha formella coachningsprogram på plats för sina chefer. Dessa kan organiseras internt genom att använda medarbetare som är utbildade coacher eller genom att anlita externa coacher.

Programmet bör vara överenskommet av båda parter (chef och coach). Det bör inte betraktas som ett ”straff” eller som en följd av att medarbetaren uppfattas som en potentiellt ”inkompetent chef”.

Coachning bör erbjudas som en utvecklingsmöjlighet för chefen så att hen kan bli en ännu bättre chef.

Målformulering och karriärplanering

I det här skedet av karriären har chefer uppnått en viss nivå av framgång (de blev trots allt befordrade eller anställda som chefer av en anledning).

Nu befinner de sig dock i ett nytt skede av karriären där de inte bara måste utföra sina egna arbetsuppgifter utan också leda ett team.

De behöver sätta upp nya mål, och det kan vara svårare än tidigare.  Det som fungerade för dem tidigare kanske inte fungerar igen eftersom de har en ny roll med en annan uppsättning förväntningar.

Chefer bör få i uppgift att planera sina personliga mål över en period på ett år, två år, tre år, fem år och så vidare. Dessa bör diskuteras individuellt med deras närmaste chef ansikte mot ansikte. Några metoder som kan hjälpa dem är:

• Föreställ dig hur framgång ser ut
• Skapa mål som är SMARTA
• Bygg in flexibilitet i planerna
• Bryt ner dem i mindre delar
• Ta ansvar för att de genomförs.

Återkoppling och självbedömning

Det finns ett uttryck som säger att ”energin flödar dit medvetenheten riktas”, vilket är ett enkelt sätt att säga att du lägger energi på allt som uppmärksammas. 

För att detta ska ske behöver andra göra dig medveten om det eller så behöver du göra en självbedömning.  Båda dessa delar är viktiga för dina chefers utveckling, och det bör finnas formella processer på plats för båda.

Detta gör det möjligt för chefen att få återkoppling från olika intressenter (HR, teammedlemmar, högre chefer och så vidare) och ger dem också möjlighet att själva bedöma sina prestationer.

Därför bör återkoppling från 360-gradersutvärderingar kombinerat med självbedömning ingå i dina chefers prestationsbedömningar.

Detta kan göras genom att säkerställa att olika intressenter – kollegor, direkt underställda och även kunder – inkluderas i återkopplingsprocessen, samt att chefer också får möjlighet att bedöma sina prestationer själva utifrån vad som fungerar bra och vilka områden de behöver förbättra eller vidareutveckla. 

Stöd för mental hälsa och välbefinnande

Med tanke på allt vi har diskuterat ovan tyckte jag att det var relevant att ta upp denna punkt sist.  

Att vara chef är en utmanande roll fylld av potentiella ”minfältssituationer”. Därför är det viktigt att chefer känner att de får stöd och att det finns ytterligare hjälp att få vid behov.

Ibland låter chefer sin stolthet och brist på självförtroende hindra dem från att be om hjälp.

Chefer bör påminnas om att de inte är ensamma, att deras kollegor och HR finns där för att stödja dem och att de behöver använda detta nätverk för att få hjälp om en situation uppstår som de inte kan hantera.

Varje organisation bör ha en plan för mental hälsa och välbefinnande på plats. Denna policy bör beskriva vilket stöd som finns tillgängligt, goda vanor för mental hälsa och vad man ska göra i vissa situationer om de uppstår (det vill säga trakasserier, konflikter, balans mellan arbete och fritid och så vidare).

Denna information bör vara tillgänglig för alla medarbetare, men i chefers sammanhang bör de påminnas om att policyn även gäller dem.

Ibland glömmer de under arbetets gång att de själva också är ”medarbetare” (det händer ofta inom HR också!) och att även de behöver lika mycket, om inte mer, stöd.

Sammanfattning

Vid det här laget hoppas jag att du förstår att det inte bara är klokt utan också avgörande att utrusta dina chefer och skapa förutsättningar för att de ska lyckas! 

Om inte, låt mig fråga dig: Har du någon gång påverkats negativt av en dålig chef under din karriär? Om så är fallet, hur mycket stress och tid kostade detta dig? 

En märklig fråga, jag vet, men det är viktigt att tänka på hur mycket tid, ansträngning och kostnader som förbrukas av dåliga chefer. I en situation kostade det mig tre månader av mitt liv. Tre månader då jag ifrågasatte min förmåga att fortsätta arbeta inom HR.

Det förstörde semestrar, tiden med vänner överskuggades och nära relationer var inte längre desamma.  

Jag var inte mig själv under den här perioden och tillbringade större delen av min tid med att undra hur jag hade hamnat i den här situationen. Det var inte förrän jag pratade med vänner, familj och en specialist som jag insåg att det inte var fel på mig, utan att jag hade blivit utsatt för dåligt ledarskap.  

Tänk nu på detta i skalan av teamen i din organisation. Vill du att medarbetare ska känna så här, ifrågasätta sig själva och komma till jobbet utan att kunna vara hela och autentiska versioner av sig själva?  

Detta är den möjliga effekten av oförberedda chefer och bristande ledarskap. För att avsluta positivt kan en investering i dina chefer göra underverk för organisationens övergripande framgång och hjälpa dig att skapa en fantastisk arbetsplats.

Ytterligare resurser:

• Så utvecklar du exceptionella personalchefer i din verksamhet
• Resultatfokuserade kontra människoorienterade chefer: vilka är de och vem är bäst?
• Tips om personalledning för nya och erfarna chefer
• Så hanterar du besvärliga och obekväma samtal: vad alla nya chefer bör veta

Du kan också gå med i People Managing People-communityn, en stödjande gemenskap för HR- och företagsledare som delar kunskap och bästa praxis för att bygga hälsosamma och produktiva organisationer.