5 enkla steg för att hantera en medarbetare som underpresterar

• Bristande arbetskvalitet
• Oförmåga att nå mål eller hålla deadlines
• Fortsatta mellanmänskliga konflikter
• Bristande tidsplanering
• Överdriven frånvaro eller upprepade förseningar
• Arbetsvägran.

För att hantera bristande prestation effektivt krävs att du använder tydliga metoder för prestationsförbättring som vägleder medarbetarna mot förbättring och att du utnyttjar dina verktyg för prestationshantering på bästa sätt. När en teammedlem visar bristande prestation inom något område av sitt arbete kan du antingen:

1. Ignorera problemet: sticka huvudet i sanden och hoppas att den bristande prestationen mirakulöst ska lösa sig själv.
2. Avskeda medarbetaren: avsluta teammedlemmens anställning och anställa någon ny.
3. Göra medarbetarens jobb åt hen: kliva in och ta över de delar av arbetet där medarbetaren presterar under förväntan.
4. Flytta medarbetaren till en annan roll: medarbetaren presterar under förväntan i sin nuvarande roll, men kanske skulle prestera bättre i en annan.
5. Åtgärda prestationsproblemet: införa en strukturerad process för prestationsförbättring, vilket kan innefatta ytterligare utbildning och utveckling.

Även om fokus i den här artikeln ligger på alternativ ”5” ovan, främst eftersom det vanligtvis är det bästa alternativet att undersöka först, är det inte alltid rätt alternativ.

Varför det är viktigt att hantera bristande prestation

Att hantera problem med svåra teammedlemmar är avgörande när du försöker åtgärda och förbättra bristande prestation på arbetsplatsen. När du ska välja ett av alternativen ovan bör du tänka på följande:

• Kostnader för personalomsättning: enligt Benefit News kan en enda uppsägning kosta ett företag upp till en tredjedel av medarbetarens årslön. Två tredjedelar av denna kostnad kan komma från sådant som minskad produktivitet och att utbilda någon ny, medan den återstående tredjedelen består av ”hårda” kostnader som rekrytering.
• Påverkan på teamets moral: såvida den medarbetare som presterar under förväntan inte arbetar helt avskilt är sannolikheten stor att kollegorna påverkas negativt på något sätt av medarbetarens prestation. Detta kommer även att synas i bedömningar av teamets prestation . Att ignorera problemet eller göra saker åt medarbetaren sänder inte rätt budskap till resten av teamet och bidrar inte till att skapa en högpresterande kultur.
• Respekt för medarbetarna: att avskeda någon kan ibland verka vara den enklare vägen, men om du är ”för snabb på avtryckaren”, särskilt om det handlar om ett problem som skulle kunna åtgärdas med en mindre insats, kan teamet uppfatta det som bristande respekt för de personer du ansvarar för, vilket kan undergräva känslan av psykologisk trygghet.
• Kostnader för att åtgärda prestationen: ibland kan det helt enkelt vara för dyrt, för tidskrävande eller av andra skäl omöjligt att få en medarbetare som presterar under förväntan att prestera bättre. I sådana fall kan du behöva fatta det svåra beslutet att låta någon sluta eller flytta personen till en annan roll.

Chefer förlitar sig på en kombination av verktyg för hantering av HR-ärenden och programvara som är särskilt inriktad på prestationshantering för att följa framstegen mot prestationsförbättringsplaner för medarbetare som har det svårt.

Prestationshantering i realtid, som använder de mest avancerade AI-drivna analysverktygen, har nu potential att minska fel i ledarnas beslutsfattande och förhindra att prestationsproblem uppstår från första början.

Så vet du när en medarbetare presterar under förväntan

När det gällde min vana att komma för sent blev problemet tydligt för min chef när jag till slut kom för sent till ett viktigt möte. Det är dock inte alltid så uppenbart. 

Jag minns att jag arbetade med en teammedlem, en chef, som jag trodde presterade bra. Han uppnådde sina prestationsmål, jag hade fått positiv feedback från andra chefer och kunderna tyckte om honom. 

Men när jag pratade med personer som rapporterade till honom upptäckte jag att det fanns problem. Det fick mig att inleda en process för prestationsförbättring.

Att implementera OKR:er för HR bidrar till att skapa strukturerade prestationsplaner för att hantera bristande arbetsprestationer.

Nedan följer några av de många system för kontroll och motvikt som du kan införa för att få tidiga varningar om verkliga eller potentiella prestationsproblem.

1. Fastställ SMART-mål eller OKR:er: dessa ger en stabil grund som du och din teammedlem kan använda för att följa upp framstegen. Om ni till exempel båda kommer överens om ett mål att ”uppnå en veckoförsäljning på $10,000” och din medarbetare endast avslutar affärer för $5,000 per vecka, kan detta vara ett tecken på bristande prestation. 
2. Regelbundna avstämningar och enskilda möten: oavsett om de sker virtuellt eller personligen är 1:1-möten en viktig del av bedömningen av hur en medarbetare presterar. Du kan stämma av med din medarbetare, höra vad hen arbetar med, lära dig mer om framstegen mot målen och förstå eventuella problem som kan påverka prestationen.
3. System för medarbetarfeedback: Jag fick kännedom om min teammedlems bristande prestation genom möten utan närmaste chef som jag hade med medlemmar i hans team. Medarbetarundersökningar, 360-graders prestationsbedömningar och informella samtal med din medarbetares kollegor är också användbara metoder för att samla in feedback som kan uppmärksamma dig på möjliga prestationsproblem.
4. Feedback från externa intressenter: utöver feedback från medarbetare är det viktigt att få feedback från personer utanför organisationen, till exempel kunder, partner och leverantörer. Data från sådant som kundrecensioner, Net Promoter Score och nöjdhetsundersökningar kan ofta ge värdefulla insikter i hur man förbättrar en individs prestation.
5. Programvara för prestationshantering: de flesta av de kontroller jag har nämnt ovan kan genomföras med hjälp av bra programvara för prestationshantering. Det gör det möjligt för dig att samla in data om prestationer på individ-, team- och organisationsnivå. Många programvarupaket erbjuder också dataanalys, rapportering och automatisering för att förenkla arbetet.
6. Produktivitetsuppföljningar: Bedöm medarbetarnas effektivitet och ändamålsenlighet när de slutför uppgifter och når mål inom en viss tidsram. Genom att följa upp detta och ge feedback kan du identifiera styrkor, förbättringsområden och möjligheter att förbättra den övergripande prestationen.

Avancerade metoder för att mäta prestation

Genom att förbättra objektiviteten i medarbetarutvärderingar säkerställs rättvisa och korrekta prestationsbedömningar samt bättre acceptans av feedback från medarbetarna. Två vanligt använda metoder som ökar objektiviteten i utvärderingar är beteendeförankrad skattningsskala (BARS) och bedömningscenter.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

BARS

BARS kombinerar kvantitativa bedömningar med kvalitativa beskrivningar av specifika beteenden, vilket ger en mer objektiv ram för att utvärdera prestation.

I stället för att förlita sig på vaga eller subjektiva kriterier definierar BARS centrala beteenden som är förknippade med olika prestationsnivåer. En roll inom kundservice kan till exempel innehålla beteenden som ”löser kundklagomål effektivt”, vilka bedöms på en skala från otillfredsställande till enastående.

Denna metod säkerställer att bedömningarna baseras på observerbara och arbetsrelaterade beteenden, vilket minskar partiskhet och personliga tolkningar.

Bedömningscenter

Denna metod utvärderar medarbetare på ett heltäckande sätt genom att placera dem i simulerade, arbetsrelaterade situationer. Dessa simuleringar kan omfatta:

• Rollspel
• Problemlösningsövningar
• Gruppuppgifter utformade för att bedöma kompetenser som ledarskap, kommunikation och beslutsfattande.

Flera bedömare observerar och poängsätter dessa aktiviteter, vilket bidrar till att minimera individuell bedömarbias. Användningen av varierade övningar och ett team av bedömare möjliggör en mer objektiv bedömning av en medarbetares förmågor, särskilt i komplexa roller där utvärderingar med en enda metod kan vara otillräckliga.

Både BARS och bedömningscenter erbjuder strukturerade, beteendebaserade metoder för utvärdering, vilket minskar subjektiv bias och ger tydligare och mer användbar återkoppling till medarbetarna.

Juridisk efterlevnad och HR-efterlevnad inom prestationsstyrning

Ur ett efterlevnadsperspektiv är ditt mål att anpassa stegen i prestationsstyrningen till HR-policyerna och samtidigt involvera ditt juridiska team. Detta hjälper dig att skapa transparenta processer och bygga auktoritet i hur du hanterar dessa situationer.

Upprättande av PIP och samarbete med HR

Ingen tycker om att utforma eller genomföra en plan för prestationsförbättring (PIP). Alltför ofta fungerar de inte eller uppfattas av medarbetarna som ett förstadium till uppsägning.

Det behöver inte vara så om du kontinuerligt förbättrar din strategi för prestationsstyrning.

När det gäller en PIP bör den utformas i samarbete mellan chefen, HR-representanter och det juridiska teamet. Detta samarbete säkerställer att PIP:en följer arbetsrättsliga lagar och företagets policyer, samtidigt som rättvisa upprätthålls.

HR kan hjälpa till att strukturera planen med tydliga och uppnåeliga mål, medan det juridiska teamet säkerställer att inga åtgärder kan misstolkas som diskriminerande eller orättvisa, vilket minskar risken för juridiska tvister.

Dokumentation av återkoppling och efterlevnad

Korrekt dokumentation är en central del av efterlevnaden. Chefer bör noggrant dokumentera alla återkopplingssamtal, prestationsutvärderingar och eventuella åtgärder som vidtas för att hantera bristande prestation.

Dessa uppgifter hjälper inte bara medarbetarna att förstå sina framsteg, utan fungerar också som juridiskt skydd om tvister skulle uppstå.

5 steg du kan ta för att korrigera prestationer

Ett av dina system för tidig varning har hjälpt dig att identifiera ett prestationsproblem hos en av dina medarbetare, och du har beslutat dig för att försöka korrigera problemet. Bra, men vad gör du nu? 

De steg du tar varierar något beroende på prestationsproblemets exakta karaktär, men de som beskrivs nedan gäller för de flesta situationer där det bara är en aspekt av en medarbetares prestation som är problematisk (t.ex. sen ankomst). 

Om det är det sällsynta fallet där medarbetaren presterar under förväntan inom alla områden kan det vara värt att överväga att flytta medarbetaren till en annan roll eller helt och hållet ut ur organisationen.

Steg nr 1: Kontrollera fakta och gör efterforskningar

Innan du pratar med medarbetaren bör du göra grundliga efterforskningar för att förstå grundorsaken till prestationsproblemet. Granska objektiva mått som kundklagomål, återkoppling från kollegor och individuella leveranser för att fastställa om problemet ligger i medarbetarens arbete eller beror på externa faktorer, såsom teammedlemmar som presterar under förväntan eller orealistiska förväntningar.

En grundorsaksanalys kan hjälpa till att avslöja underliggande problem och säkerställa att du har hela bilden innan du inleder några samtal. Du kanske upptäcker att medarbetaren har problem inom ett annat område av livet och skulle kunna behöva organisationens stöd snarare än kritik.

Små saker som regelbundna avstämningar och tillhandahållande av resurser kan göra stor skillnad för att säkerställa att dessa problem inte påverkar prestationen.

Steg nr 2: Ompröva dina prestationsstandarder

Ta dig tid att omvärdera om dina prestationsstandarder är rimliga och tydliga. Om dina förväntningar är orealistiska eller inte kommuniceras på rätt sätt kan det vara mer ett ledningsproblem än ett medarbetarproblem.

Innan du pratar med din medarbetare som presterar under förväntan bör du granska dina förväntningar på medarbetarens prestation ordentligt och ställa dig själv dessa frågor:

• Har mina prestationsstandarder nyligen förändrats, t.ex. blivit högre?
• Har min medarbetare någonsin uppfyllt dessa standarder sedan de infördes?
• Har andra teammedlemmar kunnat uppnå samma standarder?
• Har jag lagt till nya ansvarsområden som kan påverka medarbetarens prestation?   
• Har jag försett mina teammedlemmar med all den utbildning och de resurser de behöver för att uppfylla mina förväntningar?

Steg nr 3: Genomför ett samtal om prestationsstyrning

När du har gjort din efterforskning, gått igenom dina förväntningar på prestationen och är rimligt säker på att det finns ett legitimt prestationsgap är det dags att prata med din medarbetare. 

Enligt min erfarenhet är prestationssamtal en konstform. Det finns inget recept för hur man genomför ett sådant samtal, eftersom varje problem är annorlunda och varje person tar emot återkoppling på olika sätt.

Det finns dock några bästa praxis som kan hjälpa dig att genomföra bättre prestationsbedömningar. Se till exempel till att ha samtalet med HR närvarande och med chefen som leder det. Det bidrar till transparens och tillsyn samt ger vägledning så att din PIP överensstämmer med HR-policyerna.

Utöver dessa metoder kan du prova följande:

1. Var koncis: gå rakt på sak; förklara så kortfattat och sakligt som möjligt vad problemet är ur ditt perspektiv och att syftet med mötet är att få ta del av deras tankar och ta fram en handlingsplan.
2. Var tydlig: de kanske inte uppfyller prestationskraven helt enkelt för att de inte förstår varför de är viktiga eller hur de påverkar teamet eller organisationen.
3. Var ärlig: det är okej att berätta för dem om deras bristande prestation får dig att känna dig besviken, generad eller till och med arg. Om problemet är så allvarligt att de riskerar att få sparken bör de också känna till det.
4. Visa respekt: ärlighet är aldrig en ursäkt för att vara otrevlig eller nedlåtande mot en medarbetare. Det är bra att framföra svåra budskap så länge du gör det lugnt och respektfullt.
5. Visa empati: försök föreställa dig hur samtalet upplevs ur deras perspektiv. Är detta en stor överraskning för dem? Känner de sig överväldigade eller oroliga? Har de personliga problem att hantera?
6. Var nyfiken: se till att be om deras tankar och åsikter och ställ många öppna frågor. Det hjälper dig att få hela bilden, hjälper dem att inse att det finns ett problem (om de är defensiva eller trotsiga) och gör dem delaktiga i lösningen. Till exempel:

• Hur känner du inför dina framsteg mot projektets delmål?
• Vilket stöd får du från teknikteamet när det gäller att bygga den nya funktionen?
• Varför tror du att vi missade kundens deadline?

7. Var stöttande: förklara hur du är beredd att stödja dem, oavsett om det handlar om ytterligare utbildning och utveckling, förändringar i deras arbetsuppgifter eller helt enkelt emotionellt stöd.

Bedöm hur prestationssamtalet går innan du beslutar om du ska gå direkt vidare till nästa steg och utarbeta förbättringsplanen, eller skjuta upp det till ett senare möte. 

Med rätt verktyg för prestationsbedömning kan chefer erbjuda datadriven vägledning som hjälper medarbetarna att förbättras.

I vissa fall kan din medarbetare vara känslosam och inte befinna sig i rätt sinnesstämning för att diskutera en handlingsplan, eller så kan problemet vara mer komplext och kräva ett djupare arbete för att förstå vad som behöver göras.

Steg 4: Utarbeta en förbättringsplan

När du och medarbetaren är överens om att det finns ett prestationsproblem och att ni båda är engagerade i att lösa det är det dags att ta fram en förbättringsplan. Den innehåller vanligtvis följande:

• Beskrivning av prestationskraven: beskriv de aspekter av medarbetarens prestation som de arbetar med, till exempel uppnådda försäljningsmål och kommunikation med kollegor, samt den specifika standard de försöker uppnå, till exempel en veckoförsäljning på $XX.
• Handlingsplan med SMART-mål: specificera de konkreta ”små stegen” som medarbetaren kan ta för att uppnå de prestationskrav du har fastställt, till exempel att gå en kurs i strategisk försäljning senast datum XX och kontakta YY potentiella kunder på LinkedIn senast datum ZZ.
• Tidsperiod för utvärdering: definiera hur lång tid medarbetaren har på sig att förbättra sin prestation och hur ofta du kommer att följa upp. Typiska planer sträcker sig från 1–6 månader, beroende på prestationsproblemet.

Beskriv slutligen alla tillgängliga resurser, såsom utbildningsprogram eller mentorskap, som kan stödja deras utveckling. Det är viktigt att fastställa tidsperioden för utvärderingen och att förklara betydelsen av prestationskraven samt de möjliga konsekvenserna om en förbättring inte sker.

Steg 5: Följ upp framstegen och uppmärksamma resultaten

När allt är tydligt och din förbättringsplan är på plats är det dags för dig att stödja din medarbetare när planen genomförs.

En viktig del av genomförandet är att regelbundet ge återkoppling på om de är på rätt väg eller inte. Verktyg för prestationsuppföljning kan vara oerhört användbara här när det gäller att möjliggöra återkoppling om prestationen i realtid.

Genomför regelbundna 1:1-avstämningar om deras framsteg och, där det är möjligt, uppmärksamma och belöna positiva resultat. Du kan också använda dessa avstämningar för att korrigera kursen, hjälpa dem att ta sig förbi hinder på vägen mot framsteg och justera planen om det behövs.

Kommunikationsrutiner för att bygga förtroende

Det kan verka självklart, men det tål att upprepas. Öppen och effektiv kommunikation är en viktig del av att leda en medarbetare som presterar under förväntan. Den främjar förtroende och säkerställer psykologisk trygghet samt bidrar till att upprätthålla transparens och bemöta återkoppling med empati.

Några saker att ha i åtanke är:

Kommunikationens frekvens

Regelbundna avstämningar skapar kontaktytor som gör det möjligt för chefer att ge återkoppling i rätt tid, ta upp problem och ge vägledning.

Konsekvent kommunikation förebygger missförstånd och försäkrar medarbetaren om att deras framsteg följs upp på ett rättvist och omsorgsfullt sätt.

Formulera återkoppling med fokus på utveckling

Att framställa återkoppling som en möjlighet till professionell utveckling snarare än enbart kritik kan avsevärt stärka medarbetarens motivation och engagemang för att förbättras.

När chefer framställer återkoppling som ett verktyg för utveckling flyttas fokus från tidigare misstag till framtida potential. Detta utvecklingsinriktade synsätt hjälper medarbetare att se processen som en väg till att förbättra sina färdigheter och sin karriär, snarare än bara som en reaktion på bristande prestation.

Genom att betona att målet är långsiktig förbättring kan chefer uppmuntra en mer positiv och proaktiv inställning till att hantera prestationsproblem.

Ett sista råd

Om du har kommit så här långt, grattis! Som ett litet tecken på min uppskattning vill jag ge dig ett sista råd som jag själv tagit till mig när det gäller att hantera medarbetare som presterar under förväntan: utgå alltid från att avsikten är positiv. 

Av min erfarenhet vill de flesta människor utföra sitt arbete väl och de är stolta över ett väl utfört arbete.

Ingen tycker om att känna eller veta att de gör ett dåligt jobb, så tills du vet något annat bör du utgå från att din medarbetare vill förbättra sina prestationer lika mycket som du vill. Det kan bana väg för ett gott samarbete och hjälpa er att få saker och ting tillbaka på rätt spår.

Som alltid önskar jag dig lycka till, och prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People för fler regelbundna artiklar och resurser skrivna av experter som hjälper dig på din ledarskapsresa.