Så intervjuar du någon: Expertguide + gratis mall

Så, utan vidare dröjsmål, kommer här min guide till att skapa fokuserade och engagerande intervjuer.

Varför är intervjuer viktiga?

Vi intervjuar kandidater för att bedöma deras kvalifikationer, kommunikationsförmåga och motivation, samtidigt som vi verifierar att uppgifterna i deras ansökan stämmer.

Å andra sidan kan arbetssökande visa upp sin kompetens, få en bättre förståelse för rollen och skapa en god relation med potentiella arbetsgivare.

Båda parter kan tydliggöra förväntningar, förhandla om villkor och fatta välgrundade beslut, vilket minskar risken för personalomsättning och säkerställer en bra matchning.

Det övergripande målet är att noggrant undersöka de färdigheter, beteenden och motivationer som krävs och skapa en positiv kandidat­upplevelse oavsett utgången.

Så intervjuar du någon: en process i 6 steg

Jag är inte säker på att jag vill sätta en siffra på hur många personer jag har varit involverad i att intervjua under årens lopp, och ingen intervju är någonsin den andra lik (vilket är en del av det roliga).

Oavsett roll eller organisation ser min process för att förbereda och genomföra en effektiv intervju ut så här:

1. Ange ett mål

Det första steget är att ange ett mål för dina intervjuer. Är syftet att testa teknisk kompetens, beteenden eller båda delarna?

För att förstå detta bör du först skriva ner allt du behöver veta om en person för att tryggt kunna anställa hen till tjänsten. Detta blir grunden för både intervjuns struktur och innehåll.

---

Exempel: 

Du söker en senior säljare som ska hjälpa till att lansera din produkt på en ny marknad. Personen behöver ha potentiella kontakter bland de viktigaste kunderna du vill nå – fokusera på det!

Letar du också efter någon som så småningom kan bli teamledare? Ha även några frågor om det.

Tror du att din produkt gynnas mer av en säljmetod än en annan? Se till att förstå personens stil.

Och så vidare tills du har fått fram allt du behöver veta om personen för att kunna anställa hen. 

---

Prioritera sedan vilka frågor du framför allt behöver få svar på, så att du kan lägga mest tid på dem, och börja skapa frågemallarna (du kan använda min mall längst ner i den här artikeln som hjälp).

Om du tar dig tid att göra den här övningen skapar du en struktur för vad du letar efter i varje intervju, något du senare kan vara mycket transparent med gentemot kandidaterna.

Börja samtidigt fundera på vem som behöver bedöma varje del och hur kandidaterna ska utvärderas. Jag rekommenderar att du undviker att involvera precis alla (att vd:n träffar varje kandidat är faktiskt inte det skryt vissa företag får det att låta som – mer om det senare).

Å andra sidan kan det vara ganska problematiskt längre fram för både kandidaten och företaget att enbart förlita sig på den rekryterande chefen. 

Det handlar om balansen mellan nackdelarna med en enda persons åsikt och ett beslut fattat av en grupp (och därmed en utdragen rekryteringsprocess). Min artikel om samarbetsinriktad rekrytering går djupare in på detta, och du kan vilja se exempel på ett flödesschema för rekryteringsprocessen för att se hur du kan visualisera detta.

---

Exempel:

En implementeringsansvarig har en roll som omfattar både kundrelationer och tekniska aspekter. Be en erfaren kundansvarig att bedöma den förstnämnda delen och någon från produkt- eller teknikavdelningen att bedöma den sistnämnda. På så sätt kan var och en fokusera på sitt område och få ut så mycket som möjligt av kandidaten.

---

2. Utforma intervjustrukturen

När du har angett målet kan du fundera på hur strukturen behöver se ut.

Jag brukar rekommendera att du strukturerar intervjuerna som en tratt, där du börjar med de mest oumbärliga färdigheterna i de första stegen och går vidare till de meriterande i de följande stegen. 

---

Exempel:

• Första steget: Gå på djupet i deras erfarenhet med specifika frågor, där den erfarenhet som är ett måste prioriteras först och därefter den erfarenhet som är meriterande.
• Andra steget: Teknisk intervju, kanske med en uppgift, där du kan bedöma färdigheter som är ett måste och eventuellt få en uppfattning om deras meriterande färdigheter (baserat på kandidatens prestation under den första intervjun).
• Tredje steget: Fokusera på det kulturella tillskottet och den beteendemässiga passformen.

---

Genom att dela upp intervjun som i exemplet ovan nedvärderar du inte kulturen genom att lägga den sist, utan ser till att du inte går vidare med personer som saknar färdigheterna och därmed slösar tid. Detta är särskilt viktigt vid rekrytering till seniora roller.

Dessutom gör detta intervjuupplägg att du kan använda de tidigare intervjuerna för att avgöra hur djupa svar du kan förvänta dig i nästa steg.

Exempelvis kan du tänka dig att du intervjuar en senior ekonomichef och har en kandidat som under det första steget berättade om en komplex finansiell rapportering som hen hade arbetat med och som råkar motsvara uppgiften i det andra steget.

Under uppgiften skulle du förvänta dig att kandidaten tillämpar den expertis som hen nämnde, och du kan bedöma om kandidaten verkligen har den expertis som hen talade om.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Förbereda frågor

Det är sannolikt att du vid det här laget har genomgått några intervjuer, antingen som intervjuare eller intervjuad.

Du kan förmodligen minnas ett tillfälle då du kände att du besvarade en fråga som verkade irrelevant eller, tvärtom, fick ett svar från en kandidat som kändes som en teaterpjäs.

Nyckeln till en bra intervjufråga är att få kandidaten att delta i ett samtal.

För att uppnå detta kan du ställa öppna frågor (vem, när, hur, varför, var) eller be om exempel. Det leder till längre svar som ger mycket mer värde genom de djupgående detaljerna.

---

Exempel:

"Har du erfarenhet av programvarutestning?" (dåligt) jämfört med “Vilken erfarenhet har du av programvarutestning?” (bra)

---

Använd dessa frågor för att förstå personens erfarenhet och beslutsfattande. Jag har lärt mig så många saker genom att intervjua människor!

Det näst viktigaste: att skala löken, det vill säga följdfrågor.

Det är dessa som kännetecknar experter inom sitt område och hjälper personer med störst potential att utmärka sig. Om någon försöker hitta på en berättelse för att framstå som erfaren brukar det vanligtvis avslöjas vid den andra eller tredje följdfrågan.

Var uppmärksam på personens svar på din första stora, övergripande fråga och anteckna områden som du vill fråga vidare om, ifall det inte passar att avbryta. Det gör dina följdfrågor mer relevanta för svaret, men här är några mer allmängiltiga frågor:

• Varför fattade personen just det beslutet?
• Vilka andra alternativ fanns det, och varför var de inte genomförbara?
• Hur utvecklade sig saker och ting?
• Vad kunde ha förbättrats?
• Hur tog de andra i teamet emot beslutet?
• Hur kommunicerade personen med andra?

Slutligen: var nyfiken och frågvis—inte inkvisitorisk!

Att vara aggressiv i sitt frågande är ett tecken på en svag eller osäker intervjuare, och det leder sällan till att kandidaterna visar sitt bästa jag om du intar en "tuff" hållning. 

Det enda undantaget är om det är en del av er företagskultur—i så fall bör du vara så aggressiv som behövs, så att kandidaterna så tidigt som möjligt vet vad de ger sig in på!

Frågor att undvika

Det finns vissa typer av frågor som människor gärna ställer men som historiskt sett nästan aldrig fungerar.

Kuggfrågor

Exempel är "Hur många fönster finns det i Canary Wharf?", eller min personliga favorit: "Hur många pianostämmare finns det i Nederländerna?" (en fråga jag faktiskt fick under en intervju och som jag aldrig kommer att glömma).

Dessa frågor sägs syfta till att kontrollera personens "problemlösningsförmåga". Jag hade vid den tidpunkten sett ett piano kanske två gånger i hela mitt liv, så jag hade ingen aning om hur stämningsprocessen fungerar.

Däremot har jag gott om vänner med gitarrer, och de stämmer dem själva. Så mitt svar på den frågan var att fråga tillbaka: "Menar du personer som stämmer sina egna pianon eller yrkespersoner?".

Intervjuaren tyckte tydligen verkligen illa om mitt svar!

Den här typen av frågor får människor att spela teater och kan också vara mycket exkluderande för människor från olika kulturer. Det enda de åstadkommer är att slösa bort värdefull intervjutid som kan användas till att ställa bättre frågor.

Bättre alternativ:

Ge dem ett litet scenario som de kommer att ställas inför under sin tid i rollen och be dem gå igenom hur de skulle lösa det. Det här är ett exempel som är förankrat i verkligheten och som kandidaten lättare kan relatera till.

Exempel för en senior säljare: 

"Hur skulle du ta dig an en ny marknad som domineras av ett par mycket etablerade varumärken, med ett nytt utmanarvarumärke som väldigt få känner till?". 

Det här kan till och med sätta igång en hel idésession!

Udda frågor

"Vilken är din start-Pokémon?" eller "Om du var ett djur, vilket djur skulle du vara?". 

Jag önskar att jag hittade på det här. Pokémon-frågan kom från någon under en intervjuträningssession som, ganska modigt, berättade att hen ställer den frågan till alla.

Jag frågade varför och hen svarade: "Jag får veta allt jag behöver om dem genom det". Jag är evigt tacksam över att hen erkände detta under träningen, så att jag kunde stoppa det i sin linda. Vid det här laget kan man lika gärna fråga dem vilket stjärntecken de är! 

Jag har spelat många videospel men aldrig Pokémon. Undrar vad det säger om mig?

Bättre alternativ:

Det finns inget bättre alternativ till de här frågorna. Gå vidare och använd tiden till att ställa andra, mer användbara frågor!

Sälj mig X

Jag kommer för alltid att förbanna The Wolf of Wall Street för att ha fått människor att tro att frågan ”sälj mig den här pennan” är någon sorts nyckel till all försäljning.

Ett nyligt alternativ som jag stötte på under en intervju var när jag ombads sälja företaget som jag intervjuades för.

Jag är rekryterare och förväntas veta mer än det som står på webbplatsen, vilket man gör genom att faktiskt arbeta på företaget. Annars kan kandidaterna helt enkelt läsa själva!

Bättre alternativ:

"Sälj din nuvarande produkt eller ditt nuvarande företag". 

På så sätt kan du testa deras förmåga att berätta en historia eller deras säljstil med något som de bör känna sig trygga med.

Alltför öppna frågor

"Berätta om dig själv".

“Jag kommer från [infoga land], jag är fisk och jag älskar att simma.”

Svarade jag på frågan? – Ja. Får jag jobbet? Självklart inte.

Ett annat exempel: "Vilka problem kan du lösa åt oss" – Vilka problem har ni?

“Vilka är dina svagheter?” – Det här är en svag fråga! 

Bättre alternativ:

Berätta för dem om ett problem som ni har just nu och engagera dem i det. Ställ en mer vägledande fråga, till exempel "Berätta om din erfarenhet av projekt X", genom att välja ut något från deras CV.

Ett alternativ till frågan om svagheter är att fråga om ett tillfälle då de inte lyckades med något och vad de lärde sig av det. 

Varför ska vi anställa dig?

Det är väl det som intervjun är till för, eller hur?

4. Skapa en bedömningsram

Bedömningsramen finns där för att säkerställa att strukturen och frågorna tillämpas enhetligt i varje intervju.

Det finns några olika sätt att poängsätta svar, till exempel numeriska värden (1–5 eller 1–10) eller starka sidor/fördelar och svaga sidor/nackdelar.

Min favorit är Starkt nej, Nej, Ja och Starkt ja, eftersom det är en enkel skala och det inte går att hamna på staketet.

Oavsett vilket du väljer bör du se till att poängen har en tydlig innebörd, så att intervjuarna vet vad de ska leta efter. 

Om det inte är en specifik teknisk fråga som har ett korrekt svar handlar ramen mer om att intervjuarna ska förstå hur ett bra svar ser ut, inte om vilket det ”korrekta” svaret från en kandidat skulle vara.

För vår senaste rekrytering på ingenjörsnivå tittade vi till exempel på tekniska parametrar och beteendeparametrar och identifierade 3–4 frågor för varje område samt 3–4 motsvarande färdigheter/egenskaper för varje fråga. 

Ett av kriterierna för ingenjörstjänsten var att förstå varför kandidaten hade implementerat vissa ramverk, så vi skapade följande för att bedöma det kriteriet:

• Starkt nej – ingen förståelse alls för de implementerade ramverken
• Nej – ingen förståelse för varför ramverken implementerades och ingen reflektion kring vad annat som kunde ha övervägts.
• Ja – god förståelse för de implementerade ramverken och anledningarna bakom implementeringen
• Starkt ja – mycket god förståelse för olika ramverk och varför vart och ett kan väljas, samt förmåga att förklara vilka andra alternativa lösningar som övervägdes och varför de inte fungerade.

5. Genomför intervjun

När det gäller kandidatupplevelsen är intervjun det som verkligen kan få det att lyckas eller misslyckas.

Det är här kandidater tillbringar mest tid med dig, och även om du inte har haft tid att skapa en riktigt snygg karriärsida med interaktivitet överallt, kan en trevlig intervjuupplevelse väga upp för det.

Det betyder inte att intervjun ska vara enkel! Bra kandidater föredrar faktiskt intervjuer som utmanar dem och får dem att tänka kring sitt expertområde, så de ovanstående råden för effektiva intervjuer gäller fortfarande.

Det jag vill rikta din uppmärksamhet mot i det här avsnittet är emellertid grunderna som, när du gör dem rätt, förmodligen inte kommer att leda till några översvallande lovord, men som, om du gör dem fel, kommer att ge dig den kritik du förtjänar. Se därför alltid till att:

• Presentera dig själv och berätta vad du gör på företaget
• Om det är den första intervjun ska du även presentera företaget
• Ge en bild av vad du vill ta upp under den här intervjun
• Försäkra kandidaten, oavsett om intervjun sker online eller på plats, om att hen kan ta en paus för att hämta vatten eller gå på toaletten. Vi är alla människor.
• Se till att du har gått igenom kandidatens CV i förväg och har relevanta frågor redo
• Se till att du är i tid (som värd gärna lite tidigare)
• Håll koll på tiden och se till att kandidaten får tid att ställa frågor
• Le och var nyfiken på personen framför dig! 

Det verkar grundläggande, men jag ser fortfarande situationer där människor glömmer ett eller flera av dessa saker, och det märks alltid.

Att veta hur man intervjuar någon effektivt innebär också att hantera tiden väl med programvara för intervjukoordinering.

Tips för att anteckna effektivt under intervjuer

Att skriva bra intervjuanteckningar är en färdighet som du måste utveckla, och jag är rädd att jag inte har några genvägar att erbjuda.

Till en början tyckte jag att det var enklare att ha penna och papper framför mig. Jag skrev ner intervjufrågorna och numrerade dem, och noterade numret när en ny fråga kom upp. Därefter gick jag över till att skriva ner svaren allt eftersom.

Oavsett om det handlar om stenografi eller fullständiga formuleringar är poängen att du ska ha tillräckligt med information om vad kandidaten sa för att kunna underbygga dina beslut.

De flesta moderna systemen för kandidatspårning (ATS) har någon form av verktyg som hjälper dig att föra anteckningar under intervjuer (det kan kallas ett ”intervjuunderlag”, ett ”bedömningsformulär” eller ett ”feedbackformulär”). 

Beroende på vilket ATS du använder kan du också ha stjärnor, ”ja” eller ”nej” eller ett numeriskt poängvärde som du kan tilldela. Prata med din ATS-leverantör eller ditt rekryteringsteam för att konfigurera detta om det är värdefullt för dig. 

Genom att se till att du har bra anteckningar från alla i rekryteringspanelen får du den bästa överblicken över hur varje kandidat presterar under rekryteringsprocessen.

Personligen har jag alltid tyckt att Starkt nej, Nej, Ja och Starkt ja är mest värdefulla. 

Numeriska poäng och stjärnor tar vanligtvis mycket tid, kräver ett starkt rekryteringsteam samt mycket data och exempel på intervjufeedback för att utbilda alla i intervjugruppen i hur tre respektive fyra stjärnor ska se ut. Det kan leda till större subjektivitet.

6. Bedöm kandidaten och fatta ett beslut

Bedöm kandidaten utifrån dina bedömningskriterier från steg 4.

Att få feedback från flera personer är värdefullt för beslutsfattandet och för att minska partiskhet, men som du förmodligen är medveten om kan det vara svårt att nå gruppkonsensus.

Ett beslut måste fattas av en person eller grupp vars uppfattning kanske inte överensstämmer med vissa av de involverades uppfattningar.

Det slutgiltiga beslutet måste respekteras och tillåtas gå vidare, med förståelsen att det inte får skapa friktion inom befintliga team.

Det gemensamma rekryteringsteamet bör skapa en kortlista över kandidater och ge feedback om var och en, så att en rekryterande chef eller panel kan ta ställning till den. 

Den som fattar beslutet i processen bör sedan kunna framföra sina tankar och motivera det beslut som fattas.

7. Ge och be om feedback

Kandidatupplevelsen tar inte slut så snart du har avslutat Zoom-samtalet eller följt kandidaten till dörren.

Perioderna mellan intervjustegen eller precis före erbjudandet är avgörande, så se till att utnyttja dem på bästa sätt.

Feedback i rätt tid

Feedback är mycket viktigt, särskilt för kandidater som inte gick vidare genom stegen.

Det är värdefullt för alla kandidater att få höra vad som gick bra och vad som inte gick lika bra under intervjun och, om de gick vidare, vad nästa steg innebär.

För hjälp med detta kan du läsa min artikel om hur man ger intervjufeedback.

Be om feedback

Mellan intervjuerna är ett bra tillfälle att be om feedback. Personligen förespråkar jag inte en process där man skickar en enkät eller ett feedbackformulär efter varje steg – sådana kan bli tröttsamma.

En enkel fråga i det mejl där du meddelar dem om deras feedback eller om att de går vidare till nästa steg kan dock vara tillräcklig för att de ska ge dig en uppfattning om vad de tyckte om och vad de inte riktigt förstod.

Uppdateringar i rätt takt

Om du behöver några dagar eller väntar på något särskilt som kommer att försena kandidatens feedback (oavsett om det gäller ett avslag eller att föra kandidaten vidare genom de olika stegen), berätta det för dem!

Helst bör kandidaterna få veta resultatet inom några dagar efter intervjun – målet bör vara högst 72 timmar efter intervjun när det är möjligt.

Om det däremot kommer att uppstå en försening skickar jag kandidaterna ett snabbt meddelande för att bekräfta att jag inte har glömt bort dem, att företaget inte ghostar dem, utan att något helt enkelt försenar oss, oavsett vad förseningen beror på.

Intervjuchecklista

Innan du börjar kan du bocka av följande:

• Har du en standardiserad startlista med frågor att ställa till varje kandidat?
• Är listan indelad per intervju och per intervjuare?
• Har varje fråga ett specifikt syfte som kan kopplas tillbaka till arbetsbeskrivningen?
• Har du några följdfrågor i åtanke?
• Har du standardiserat och satt upp intervjustegen (du kanske också vill lägga in dem i jobbannonsen)?
• Om intervjun sker online, befinner du dig på en plats där du inte kommer att störas av andra eller bakgrundsljud?
• Om mötet sker virtuellt, är din plattform för videointervjuer uppdaterad och redo att användas?
• Om mötet sker på plats, har du bokat rummet och sett till att du är redo att välkomna personen?

Ett av de bästa sätten att säkerställa en bra kandidatupplevelse är att vara förberedd, så jag har tagit fram en nedladdningsbar mall som hjälper dig att strukturera dina tankar inför varje intervju och förbereda dig själv och din intervjupanel.

Intervjumall

Hämta din intervjumall!

Email*

By submitting this form, you agree to receive the Interview Template, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. For details, review our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

Den här mallen går igenom frågorna en i taget, särskilt frågor som rekryterande chef överlåter åt andra i intervjupanelen att ställa.

Även om det kan verka omfattande till en början kommer du snart att göra detta instinktivt, och det är viktigt att alla som intervjuar har samma utgångspunkt. Annars kommer ni att intervjua samma kandidat utifrån helt olika kriterier, och ingen kan vara allt för alla!

Bästa metoder för intervjuer

En påminnelse om några av de bästa metoderna som nämndes ovan:

• Var tydlig med syftet: Innan du gör något annat ska du klargöra syftet med intervjun, det vill säga vad du behöver veta för att kunna erbjuda någon jobbet. Detta kommer att forma intervjuupplägget och frågorna.
• Öppna frågor: Ställ öppna frågor (vem, när, hur, varför, var) eller be om exempel.
• Använd teknik: System för kandidatspårning och andra former av rekryteringsprogramvara kan hjälpa dig att anteckna och bedöma kandidater.
• Feedback i rätt tid: Ge aktuell och detaljerad feedback i proportion till hur långt kandidaten har kommit i processen. Kom också ihåg att be om feedback.

Mot fokuserade och engagerande intervjuer

En jobbintervju ska inte vara en maktkamp. Du kan få ut mycket mer av människor genom att behandla dem som – just det – människor!

Jag går så långt att jag skickar kandidater allmänna intervjutips eller tips om vad som kommer att tas upp i varje steg före intervjun. Även om jag inte ger dem svaren bidrar det till att minska pressen ytterligare.

Se till att visa samma vanliga artighet under hela intervjun som du skulle visa gäster i ditt hem, och var nyfiken på dem som individer. Glöm förstås inte att lämna tid i slutet av intervjun för att de också ska kunna ställa frågor!

Intervjun är belöningen efter en ofta lång och utmattande period av kandidatsökning, så njut av den!