Så använder du kaskadmål + praktiskt arbetsblad

Vad är kaskadmål?

”Målet är att säkerställa att alla rör sig i samma riktning, med tydliga prioriteringar och i en konstant rytm.”- Felipe Castro från Lean Performance

Kaskadmål är en uppifrån-och-ned-strategi för målsättning. Den börjar med att fastställa ett övergripande tema för året, centrala mål för hela organisationen, mål för ledare, avdelningar och team och slutligen individuella mål för medarbetare.

När denna modell implementeras framgångsrikt kan individer och team både vara samordnade och självständiga när de levererar önskade resultat.

Dessutom säkerställer regelbunden kommunikation och avstämningar att alla har samma bild och aktivt arbetar för att uppnå gemensamma resultat.

En mindre munter siffra: Endast 16 % av medarbetare i frontlinjen har en tydlig förståelse för hur deras arbete bidrar till organisationens strategiska mål. 

Kaskadmål hjälper människor att förstå hur deras arbete bidrar till organisationens övergripande framgång.

Fördelar med kaskadmål

Det finns många goda skäl till att kaskadmål blir allt populärare.

• Samsyn kring vision och strategi: Kaskadmål säkerställer att individuella mål och teammål överensstämmer med organisationens övergripande mål och underlättar prioritering.
• Förbättrad kommunikation: Processen med kaskadmål omfattar vanligtvis diskussioner och förhandlingar mellan olika nivåer i en organisation. Detta förbättrar kommunikationen och säkerställer att alla förstår helheten och sin roll i att uppnå den.
• Förbättrad resultatstyrning: Kaskadmål ger en struktur för resultatstyrning. De erbjuder tydliga kriterier för att utvärdera individuella prestationer och teamets prestationer samt underlättar konstruktiv feedback och professionell utveckling.
• Ökat engagemang och ökad motivation: När medarbetare förstår hur deras arbete bidrar till organisationens framgång ökar deras engagemang.
• Underlättar resursstyrningen: Med tydliga mål på varje nivå kan organisationer bättre hantera och fördela resurser, vilket säkerställer att insatser inte dupliceras och att resurser används effektivt.

Nu ska jag gå igenom hur du implementerar en modell med kaskadmål i din organisation.

Så implementerar du kaskadmål i din organisation

1. Skapa tydlighet kring organisationens mål

”Tydlighet skapar fokus” – Thomas Leonard, pionjär inom personlig coachning

Det första riktiga steget i målsättningen är att skapa tydlighet kring vad som är viktigast just nu och varför.

Det är de högsta chefernas uppgift att tydliggöra för sina team vad som är viktigast för organisationen.

Tydlighet i en organisation innebär att formulera och förankra svar på dessa centrala delar:

• Uppdrag eller syfte: Varför finns organisationen?
• Vision: Vilken är visionen för framtiden? Hur kan vi ta oss dit? Om du behöver hjälp med att komma igång kan du läsa dessa 15 exempel på visionsformuleringar.
• Värderingar: Vilka principer styr beteenden och beslut?
• Strategiska planer: Var vill vi vara om 3 år? 5 år? Vilka resultat vill vi uppnå som ligger i linje med vårt uppdrag och vår vision? Hur kommer våra värderingar att vägleda oss?
• Mål: Vad är viktigast för oss att uppnå på kort sikt? Vilka fokusområden kommer att driva organisationen framåt mot visionen?

I en organisation med tydlighet är dess uppdrag, vision och värderingar definierade och utvecklas tillsammans med verksamheten. Den strategiska planen delas brett, och människor på alla nivåer vet hur deras arbete bidrar till att uppnå dessa mål.

En god praxis för att skapa tydlighet är att ledningsgruppen tar fram ett övergripande tema för året samt specifika, centrala mål för hela organisationen som ni vill uppnå för att föra den strategiska planen framåt.

Tillsammans skapar dessa delar tydlighet som hjälper till att vägleda beslutsfattandet och främjar målsamordning i hela organisationen.

2. Utveckla strategiska mål

”Mål är som en karta. De hjälper oss att avgöra vart vi vill nå och ger oss personlig vägledning kring var vi ska fokusera vår energi.” - Catherine Pulsifer

Den strategiska planeringsprocessen är en avgörande del av alla organisationers framgång. 

Alltför ofta misslyckas dock organisationer med att uppnå de önskade resultaten eftersom deras mål inte är korrekt anpassade till deras handlingar. 

Du kan åtgärda denna bristande samordning genom att börja högst upp och låta målen brytas ner till individnivå.

Minst tre veckor före början av ett nytt kvartal bör de högsta ledarna i en organisation samarbeta för att identifiera centrala strategiska mål och önskade resultat. 

De bör göra detta inte bara för sig själva, utan även för sina avdelningar, vilket återspeglas i ledarens mål.

Ledare bör vara ansvariga för de resultat som deras team levererar, vilket återspeglas i deras individuella mål.

Det innebär att om teamet inte når målet bör ledaren inte heller nå sitt mål. Dessa mål bör vara sammankopplade och samordnade. Vinn tillsammans, lär tillsammans. 

En HR-ledare kan till exempel ha ett mål med fokus på att påskynda rekrytering och introduktion för att uppnå företagets tillväxtmål, mätt genom antalet anställningar under ett kvartal och med ett specifikt numeriskt mål. 

Även om denna ledare sannolikt inte själv kommer att boka och genomföra alla intervjuer för att uppnå målet, är hen ansvarig för de team som ska leverera dessa resultat.

Därför bör hen hållas ansvarig för att stödja teamets framgång genom ett mätbart mål.

Om teamet hamnar efter skapar detta incitament för ledaren att stödja teamet i att uppnå målet som deltagare, inte bara som observatör eller utvärderare av teamets resultat. 

Varje ledare bör fastställa 3–5 mål för sin avdelning som återspeglar det som är viktigast att uppnå inom deras verksamhetsområden under det kommande kvartalet.

Varje mål bör innehålla vad de ska uppnå, vilka uppgifter, program eller förändringar som kan behövas för att uppnå målet samt hur målet ska mätas.

Vi kommer att gå djupare in på denna formel för att skapa mål längre fram, så fortsätt läsa!

3. Publicera målen transparent

”Transparens, ärlighet, vänlighet, gott förvaltarskap och även humor fungerar alltid i företag.” - John Gerzema

När målen har fastställts för ledare på de högsta nivåerna måste de sedan göras synliga för hela organisationen.

Att publicera målen transparent hjälper alla i organisationen att förstå vad som är viktigast, vad varje ledare och team arbetar med samt ger viktig insikt i beroenden och möjligheter till samarbete mellan team.

Author's Tip

Överväg att publicera målen med en webblänk så att ledarna kan uppdatera dem. En skrivskyddad länk till ett delat dokument kan vara tillräcklig, men mer komplexa delningsmetoder kan omfatta instrumentpaneler med filter för årligt tema, ledare eller andra visualiseringar.

4. Utveckla mål på team- och individnivå

”En av nycklarna till ledarskap är att inse att alla har gåvor och talanger. En bra ledare lär sig hur dessa gåvor kan användas för att uppnå samma mål.” – Ben Carson, tidigare USA:s bostads- och stadsutvecklingsminister

När målen har tydliggjorts av ledare på högre nivå kan chefer och individer ta hänsyn till sitt ansvarsområde och avgöra hur de bäst kan bidra. 

Chefer bör ta hänsyn till ansvarsområdena för personerna i deras team, de strategiska mål som definierats av deras ledare, de centrala organisationsövergripande mål som deras ledares mål bryts ner från samt eventuella ytterligare teammål för kvartalet.

Därifrån uppstår individuella mål utifrån vad varje teammedlem är särskilt kvalificerad att göra och deras ansvarsområden. 

När jag sätter mål tillsammans med mina team håller jag en workshop där vi sätter målen gemensamt.

Vi träffas som team under kvartalets första vecka och upprepar och bekräftar syftet med vårt team, går igenom målen för våra ledare på högre nivå och identifierar om det finns några andra viktiga strategiska områden som vårt team behöver uppnå.

Därifrån utvecklar vi våra teammål. Därefter bekräftar varje person sitt ansvarsområde och avgör hur de kan bidra. Så här definieras mål på individnivå, genom att de bryts ned från organisationens viktigaste mål. 

Det finns många olika sätt att formulera mål, och varje metod har sina styrkor. Jag uppskattar i stor utsträckning SMART-modellen för mål, men jag vet att vissa föredrar OKR:er.

Enligt min erfarenhet innehåller de bästa metoderna ett mätbart resultat, vanligtvis ett mått, så att det är tydligt när målet har uppnåtts.

Varje skriftligt mål kan följa denna formel: 

Obs! När du definierar mätvärden ska du fokusera på resultat, inte prestationer. 

Ett mål för en HR-specialist kan vara att hantera 5 befordringar per vecka – men vad leder det till? 

Frågan ”Vad leder det till?” hjälper dig att hitta det resultat som ska mätas. Att hantera befordringar är en prestation; resultatet är att medarbetare befordras med så lite friktion från HR som möjligt. 

Det mätbara resultatet är att HR är enkelt att samarbeta med, vilket innebär att chefer inte försöker kringgå processerna och därmed skapar mer arbete för alla (himlar med ögonen).

Exempel på samordnade, handlingskraftiga mål

Roll	Mål	Hur	Mått på framgång
Ansvarig för kundframgång	Öka kvarhållandet av mina kunder.	Genomföra kvartalsvisa verksamhetsgenomgångar och samarbeta med tekniska supportmedarbetare för att säkerställa att mina kunder får bra stöd och information om viktiga frågor.	90 % kvarhållande av alla kunder som tilldelats mig.
Teknisk supportmedarbetare	Öka min kundnöjdhetspoäng för alla mina ärenden.	Säkerställa att kunder får svar på alla ärenden inom 4 arbetstimmar. Om jag inte kan lösa en kunds problem kommer jag att återskapa och dokumentera problemet när jag eskalerar det till nästa supportnivå, men behålla ansvaret för ärendet tills problemet är löst.	Öka min övergripande kundnöjdhetspoäng till ett genomsnitt på 4,5 av 5 stjärnor. Minska min genomsnittliga första svarstid till under 4 arbetstimmar.
HR-specialist	Förbättra medarbetarretentionen	Skapa en introduktionsguide för nyanställda som lyfter fram de viktigaste systemen och processerna för en framgångsrik introduktion på företaget. Guiden publiceras på företagets intranät.	Minst 20 nyanställda lyfter fram guiden som användbar för deras introduktion. En minskning med 10 % av teamets frågor via e-post som rör sådant som tas upp i guiden.

Att koppla samman och samordna mål: ett exempel

Genom att samordna målen med viktiga företagsmål och en ledares mål skapas samordning i hela organisationen, samtidigt som självständighet möjliggörs när organisationens mål ska uppnås.

I många fall kommer målen att vara tydligt samordnade från viktiga verksamhetsmål hela vägen ned till individuella mål. 

Men ibland kan det finnas team- eller chefsmål som inte är direkt kopplade till målen för ledare högre upp i hierarkin, men som ändå är viktiga att uppnå och passar väl ihop med ett årligt tema.

Det är helt okej! 

Dessa mål är fortfarande viktiga och värda att dokumentera och uppnå för att föra organisationen framåt.

Bästa praxis för kaskadmål

Fastställ en kvartalsvis rytm

Enligt min erfarenhet rör sig organisationer i en sådan takt att individuella årsmål blir inaktuella nästan omedelbart efter att de har fastställts. 

Förhållanden förändras, marknader växer fram, roller skiftar och produkter utvecklas. Därför kan företag som sätter prestationsmål kvartalsvis generera 31 % högre avkastning än de som omprövar dem årligen.

Om din organisation arbetar snabbt och du vill uppnå mer, sluta sätta årliga mål för individer. Sätt i stället kvartalsmål och utvärdera deras relevans, nödvändighet och framsteg varje vecka eller varannan vecka. 

I mina team sätter vi mål i början av varje kvartal och utvärderar deras relevans, nödvändighet och framsteg varje vecka eller varannan vecka. 

Vi har tolerans för förändrade prioriteringar i början av kvartalet, men ser också till att vi gör det vi sa att vi skulle göra. Det är en fin balans. Åta dig och kör!

Här är ett typiskt målsättningsschema för min grupp, som upprepas varje kvartal: 

1. 3 veckor innan kvartalet börjar: Utvärdera viktiga projekt, prioriteringar och organisatoriska mål. Under den här tiden publicerar ledarna på högsta nivå också sina mål med full transparens. Hela organisationen granskar och beaktar dem som en central del av planeringen av teamets och individernas mål. 
2. 1–2 veckor innan kvartalet börjar: Samordna med tvärfunktionella team kring grupprojekt. Om du behöver något från ett annat team för att uppnå ett större mål, se till att få upp det på deras agenda – och säkerställ att de sätter mål i linje med organisationsövergripande projekt. 
3. Veckan då kvartalet börjar: Träffas som ett team för att samordna syfte och prioriteringar samt sätta era egna mål. Bekräfta målen med andra avdelningar och få alla mål på papper (eller dokumenterade i ett verktyg). 
4. Varje vecka eller varannan vecka under kvartalet: Skriv en kort statusuppdatering om alla mål. Utvärdera målen för att säkerställa att prioriteringarna återges korrekt. Kommunicera mellan teamen om måluppfyllelsen och se till att eventuella beroenden beaktas vid schemaläggning av viktiga aktiviteter. 
5. Under hela kvartalet: Genomför, genomför, genomför! Dokumentera framstegen löpande och kommunicera hela tiden. 
6. De sista 3 veckorna av kvartalet: Upprepa steg 1 för att förbereda nästa kvartal.
7. Slutet av kvartalet: Fira framgångarna! Träffas som ett team för att rapportera vad som har uppnåtts och prata igenom vad som blir viktigast att uppnå under nästa kvartal.

Att sätta kvartalsmål och följa upp framstegen varje vecka eller varannan vecka får teamen att röra sig framåt med fokus.

Ju mer du tillämpar denna rytm för målsättning i prestationssamtal, desto mindre betungande kommer den att kännas och desto effektivare blir den.

Skapa stöd hos ledningen

“Sätt realistiska mål, omvärdera kontinuerligt och var konsekvent.” – Venus Williams

Stöd från ledningen är avgörande för implementeringen och för att stödja processen med kaskaderande mål. Utan stöd från nyckelpersoner i ledningen riskerar målprogrammet att betraktas som en fritidsaktivitet. 

Med stöd från de högsta nivåerna i organisationen kan du kanske överväga att koppla målen till ersättningen.

Bonusar är ofta kopplade till måluppfyllelse, och metoden med kaskaderande mål passar prestationsbaserad ersättning väl, eftersom den innehåller mätbara resultat som kan följas upp och rapporteras över tid.

När det är dags att börja introducerar du modellen, skapar stöd och leder teamen i att åta sig målen. Gör målen synliga och bygg in regelbundna måluppdateringar i ert standardarbetsflöde.

Använd teknik

Att kontinuerligt hålla reda på mål med dokumenterade uppdateringar varje vecka eller varannan vecka, antingen i ett delat dokument eller kalkylblad, kan vara arbetskrävande.

Programvara för målsättning hjälper till med att sätta och följa upp mål. Du kan använda den för att visa hur målen ligger i linje med varandra i organisationen, och visualiseringsverktyg hjälper alla att se exakt hur nära de är att uppnå varje mål.

Alternativt kanske du vill använda OKR-programvara om OKR passar dig, eller så innehåller programvara för prestationshantering sannolikt verktyg för måluppföljning.

God praxis för tidplanering och överväganden mellan team

“Ett mål utan en tidsplan är bara en dröm.” – Robert Herjavec

När du implementerar och börjar driva ditt målprogram bör du vara medveten om den kvartalsvisa målprocessens cykliska karaktär. 

Den fortsätter, kvartal efter kvartal!

De första kvartalen kan kännas lite tröga, men håll fast vid planen! Team och individer vänjer sig vid arbetssättet, och med tiden blir det definitivt enklare och mer välförstått. 

I många fall kräver det att man uppnår organisationsövergripande mål att flera team och individer var och en slutför en del av arbetet. I dessa fall bör du överväga att ange specifika förfallodatum för mål som har efterföljande beroenden.

30 % av organisationerna anger att bristande samordning mellan enheter är den största utmaningen när det gäller att genomföra strategin.

När du arbetar med organisationsövergripande mål är samarbete och planering med andra team avgörande för er gemensamma framgång. 

Samla de team du arbetar närmast med innan kvartalet börjar, så att du kan få en plats på deras agenda innan de fastställer och låser sina mål.

Jag samarbetar regelbundet med några team, och vi har bokat in ett återkommande möte före varje kvartals början för att samordna oss och få en plats på varandras agenda.

Det fungerar verkligen!

Arbetsblad för nedbrytning av mål

Använd arbetsbladet nedan för att komma igång och skapa tydlighet kring organisationens viktigaste resultat, centrala verksamhetsmål och ledningsmål. Börja sedan skriva mål för individer med hjälp av målformeln som beskrivs i den här artikeln.

Hämta vårt arbetsblad för nedbrytning av mål!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.