Därför behövs en ny personalhandbok (och vad den bör innehålla)

Två typer av personalhandböcker

Många personalansvariga rekommenderar att man har två typer av personalhandböcker:

1.  Ett förkortat dokument som tar upp sådant som är viktigt för nyanställda att känna till för att lära känna företaget, och
2.  Ett mer omfattande dokument som kan användas som referens under hela den anställdas tid i organisationen. 

För nyanställda föreslår jag att du tillhandahåller en mer kortfattad personalhandbok innan de börjar. Den bör ge dem en överblick över företagskulturen, arbetsmiljön, viktiga företagspolicyer och annan information som skulle göra introduktionsprocessen smidigare.

En förkortad personalhandbok passar perfekt att inkludera som en del av ditt förberedelsepaket inför anställningen—den kommunikation du bör ha med varje nyanställd före startdatumet.

Om du någon gång har gått en introduktionskurs tidigare vet du att nyanställda lätt kan bli överväldigade, så det är viktigt att undvika informationsöverflöd under denna avgörande del av den anställdas livscykel. De anställda kommer dock fortfarande att behöva en handbok som är mycket mer detaljerad.

Din fullständiga personalhandbok bör innehålla en omfattande uppsättning policyer och fungera som ett referensdokument för anställda under hela deras tid i organisationen.

Detta är inte bara användbart för de anställda, utan kan också skydda dig mot påståenden om diskriminering eller orättvis behandling.

Vad bör ingå i din personalhandbok för nyanställda?

Även om det inte finns något rätt eller fel tillvägagångssätt här—du behöver avgöra vad som är mest meningsfullt för din organisation—finns det bästa praxis som vi kan titta på.

Målet med en personalhandbok för nyanställda är att bidra till att minska den oro som vi alla känner innan vi börjar på ett nytt jobb och få dem att se fram emot sin nya roll.

Se den som en sammanfattning av allt som nyanställda vill veta, men kanske är rädda för att fråga om.

Här är några punkter och policyer som jag rekommenderar att du inkluderar:

• Företagskatalog eller lista över viktiga kontaktpersoner: Detta bör åtminstone innehålla instruktioner om vem de anställda kan kontakta på personalavdelningen för att få hjälp med vissa saker (löneutbetalningar, förmåner osv.).
• Ett introduktionsschema som förklarar vad man kan förvänta sig under den första dagen, den första veckan och därefter. Det här är inte en minut-för-minut-genomgång, men det ger de nyanställda en uppfattning om vad de kan förvänta sig innan de börjar. 
• Ett organisationsschema: Detta ger dem en uppfattning om hur organisationen fungerar, vilka deras viktigaste teammedlemmar är och vad de kan förvänta sig av sina kollegor. 
• En ordlista över jargong och akronymer: Alla organisationer har sin beskärda del av uttryck och akronymer som de använder. Gör de första dagarna enklare genom att tillhandahålla något som de kan hänvisa till för att komma in i arbetet. 
• Organisationens uppdragsbeskrivning och kärnvärderingar. Du kan gå mer på djupet kring varför dessa valdes i stället för att bara räkna upp dem. Det ger de nyanställda en indikation på vad de kan förvänta sig av företagskulturen. 
• Företagets historia och milstolpar: Du kan ge en snabb överblick över viktiga datum i organisationens historia, såsom grundningsdatumet, öppnandet av ett nytt kontor, när en viss omsättningsnivå nåddes eller när företaget uppmärksammades som en av de bästa arbetsplatserna. 
• Allmän kontorsinformation: Om ni är tillbaka på kontoret bör information om parkering, passerkort, larmkoder och kontaktuppgifter till byggnaden finnas med. 
• En innehållsförteckning för hela personalhandboken. Detta är viktigt eftersom det ger de nyanställda en förhandsvisning av andra policyer som finns, så att de vet var de ska hitta denna information när de behöver hänvisa till den senare.
• Grundläggande HR-policyer som de nyanställda kommer att förvänta sig, till exempel information om arbetstider och scheman, ledighet, företagets egendom (tänk datorer och mobiltelefoner) samt policyer för distansarbete.
• Information om klädkoden: Oavsett om ni arbetar på distans eller på kontoret är det en god idé att informera dem om vad de kan förvänta sig när det gäller klädkoden. 
• Sammanfattning av personalförmåner: Detta bör vara en snabb överblick över vad de kan förvänta sig; ytterligare information kan läggas till senare. 

I slutändan är det upp till dig vad du bör inkludera. Detta är dock de viktigaste punkterna som jag rekommenderar att du tar upp för att skapa en effektiv personalhandbok för nyanställda.

Relaterad läsning: Vad är ansvarsförsäkring för personalförmåner?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vilken information bör du spara till din formella personalhandbok?

Nu när vi har gått igenom de grundläggande punkterna som bör ingå i personalhandboken för nyanställda kanske du undrar vilken annan information du bör avsätta som en del av din mer formella och heltäckande version.

För en fullständig genomgång av vad som bör ingå i handboken rekommenderar jag att du läser igenom bästa praxis i vår ultimata guide till personalhandböcker för mer information. Här är dock några grundläggande riktlinjer som ger dig en allmän uppfattning:

• En utförlig guide till hur personalförmåner fungerar. Du kan gå igenom sjukförsäkring, semester (PTO), sjukledighet, föräldraledighet och ledighet vid dödsfall samt behörighetskraven för varje kategori.
• En sammanfattning av andra personalförmåner som du kan erbjuda och hur de fungerar, till exempel pensionsplaner eller betald ledighet för jurytjänstgöring.
• Regler för personalens utgifter, godkännandeprocesser och rutiner för ersättning.
• Anställningspolicyer som uppförandekod, säkerhet på arbetsplatsen, sexuella trakasserier, tidsregistrering, disciplinära åtgärder, prestationsbedömningar, lika möjligheter till anställning och intressekonflikter.
• Riktlinjer för sociala medier! Detta är särskilt viktigt nuförtiden, så se till att ge dina nyanställda tydliga riktlinjer för hur de ska representera organisationen i sociala medier för att undanröja oklarheter och minska förvirring. 
• Hälso- och säkerhetsinformation som är relevant för din bransch och följer lokala och federala lagar. För företag som verkar i säkerhetskänsliga branscher kan du även överväga att skapa ett separat dokument med företagets säkerhetsspecifika policyer.

Om du behöver hjälp inom detta område behöver du inte oroa dig! Vi har sammanställt över 40 HR-policyer, bästa praxis och exempel för att hjälpa dig att förenkla den här processen avsevärt.

Exempel på personalhandböcker

Om du letar efter inspiration till din nya personalhandbok, eller personalhandböcker i allmänhet, finns här några som du kan titta på för att få inspiration. 

Trello

Trellos är en intressant personalhandbok (de kallar den en personalmanual) eftersom:

1. Det är ett exempel på att Trello ”använder sin egen produkt” genom att använda den för att skapa en personalmanual. 
2. Trellos tavlor gör det mycket enklare att löpande anpassa personalhandboken. Revideringar i en Trello-tavla är mycket enklare att följa än revideringar i en PDF. 

Det som är bra med Trellos är att de har en uppdelning av vad man ska läsa under sin första dag, vilket främst omfattar företagets policyer, inklusive sjukfrånvaro, semesterpolicy och sexuella trakasserier.

För vidare läsning har de andra tavlor som behandlar personalförmåner, sjukförsäkring, ersättningar, betald ledighet med mera. I stället för att behöva bläddra genom sidor finns allt där framför dig.

Valve

Den här personalhandboken blev viral 2012. Inte bara på grund av humorn den förmedlar, utan också eftersom den ger en inblick i en organisation med en unik struktur som vid den tiden var mycket förtegen om sina processer. 

Den ger en inblick i vad nyanställda kan förvänta sig, företagets kultur, arbetsförhållandena på Valve, vad man kan förvänta sig under en arbetsvecka, företagets uppdragsbeskrivning, prestationsbedömningar, en ordlista över fackuttryck och mycket mer. 

Observera nu att eftersom Valve är helt självfinansierat, har ett litet antal anställda och en platt struktur är deras tillvägagångssätt sannolikt mycket annorlunda än hur ditt företag drivs, mer än vanligt. Det som fungerar för dem kanske inte är meningsfullt för din organisation.

Det är ändå en trevlig och koncis guide som hjälper till att förmedla företagets uppdrag och vision samt hur de arbetar. 

Netflix 

Den här dök upp 2009 och är en mycket saklig personalhandbok. Medan de flesta välkända personalhandböcker brukar ha tilltalande visuellt material och humor är Netflix personalhandbok rak och går rakt på sak – precis som deras kultur. 

Den tar upp deras värderingar, hur de ser på ”lysande idioter”, varför de är så inriktade på hög prestation, hur deras semester fungerar, deras resonemang kring arbetstagarersättning, deras intensiva arbetsförhållanden och mycket mer. 

En sak som jag verkligen måste berömma den här personalhandboken för är hur oförskönad den är. Den är helt rak när det gäller hur Netflix fungerar och att det inte kommer att passa alla, och den låtsas aldrig vara något annat. 

Även om den här personalhandboken är från 2009 verkar inte mycket ha förändrats i företagets kultur sedan dess. 

Alltså tre mycket olika exempel på personalhandböcker. 

Netflix handbok är mycket avskalad, rak och går rakt på sak, men det är sådan deras kultur är. Det skulle kännas malplacerat för dem att ta med tilltalande visuellt material och humor. 

Jämför det med Valves personalhandbok – den är full av färgstarkt språk, humor och visuellt material och passar ihop med deras kultursyn.

När det gäller ”hur” din nya personalhandbok ska utformas bör du alltså utgå från din kultur. 

Ansvarsfriskrivningar om personalhandböcker

Nu när vi har tittat på hur en personalhandbok kan se ut (med några exempel) och vad som bör ingå i den vill jag ta upp några saker att vara medveten om när det gäller personalhandboken.

Även om en kvalitativ personalhandbok kan vara utmärkt för introduktionsprocessen bör den inte stå allra högst upp på din lista. Att ha ett faddersystem, en 30-60-90-dagarsplan eller använda rekryteringsprogramvara för att automatisera introduktionsflöden är också avgörande för att ge nyanställda en bra start.

Rekryteringsprogramvara med introduktionsflöden kan bidra till att effektivisera din rekryteringsprocess genom att säkerställa att nyanställda är välinformerade och förberedda redan innan de börjar, som ett komplement till personalhandbokens roll.

En annan sak att tänka på är att en personalhandbok lätt kan förvandlas till ett av de där dokumenten som göms undan i en skrivbordslåda. Även om informationen om företagets policyer i dessa dokument kan vara användbar, är de kanske inte de mest spännande att läsa igenom. 

Därför föreslår jag att du, när det är möjligt (och om det passar organisationens kultur), väljer ett mer lättsamt och visuellt baserat tillvägagångssätt när det går.

Vi är visuella varelser och bearbetar visuellt innehåll mycket snabbare än text. Med dokumenthanteringssystem kan HR-team enkelt hantera och uppdatera innehållet i personalhandboken samt hålla det visuella modernt och aktuellt.

En sista punkt att ta upp när det gäller personalhandboken.

En tidigare anställd på Valve (de knasiga) hade följande att säga om deras personalhandbok:

"Alla legitima självorganiserande företag måste 'läcka' en officiell inofficiell företagshandbok. Den måste vara snyggt utformad och rolig att läsa. Gurus inom utvecklarmarknadsföring skapar dessa produktioner för att locka nya rekryter in i rekryteringsprocessen. Insiders skrattar åt sådant."  

Detta kanske bara var hans erfarenhet, men det är något viktigt att komma ihåg. Under årens lopp har den här typen av personalhandböcker blivit virala och är onekligen utmärkta marknadsföringsverktyg.

Men kom ihåg att hålla den fokuserad så att nyanställda får ut så mycket värde som möjligt av den. 

Om den råkar bli viral och kan användas för att attrahera nya talanger, fantastiskt! Men tänk på att inte utforma den enbart med detta i åtanke. 

Nästa steg

Med det har du nu en bättre förståelse för värdet av en personalhandbok för att på bästa sätt välkomna nyanställda.

Återigen vill jag betona att det inte finns något rätt eller fel sätt att sammanställa en sådan—alla organisationer är olika, och var och en har sitt eget fokus, sina styrkor och sina utmaningar. 

Du kanske har en gammal personalhandbok som bara är ett Word-dokument som inte har uppdaterats på flera år och som ingen läser. Kanske har du ingen alls. 

Nu är ett bra tillfälle att antingen börja från grunden eller arbeta vidare med det du redan har. För att göra det enklare rekommenderar jag att du använder någon form av programvara för personalhandböcker för att snabbare komma igång.  

För verktyg och teknik som kan hjälpa din organisation finns här vår lista över den bästa programvaran för introduktion, som hjälper dig att skapa mer ordning i din introduktionsprocess.

Relaterad läsning: Bästa CSR-programvaran för företagens sociala ansvar