Nyckeln till framgång finns i datan
Under de senaste åren, efter att ha varit involverad i omkring ett dussin HR-teknikprojekt, kan jag säga en sak med säkerhet – jag har ännu inte träffat någon 100 % datadriven HR funktion.
Jag vill börja med att klargöra att det här inlägget inte handlar om att klandra HR-personal, utan om att göra HR-funktionen mer värdefull och efterfrågad i organisationen. Det handlar också om att visa att det är enklare att motivera affärsfall för HR-teknik. Och när HR värderas högre har de inte bara en plats vid bordet, de bjuds in att ta den bästa platsen vid bordet.
Så hur börjar allt? Med dessa 3 enkla steg:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dokumentera alla processer
Börja med att dokumentera alla era processer i en heltäckande datasamling som beskriver vilka tekniker som används, volymer, hastighet, involverade personer (inklusive leverantörer och kunder), indata och utdata. Detta kallas ofta för ett SIPOC diagram.
Det här borde inte komma som en överraskning, men om det gör det behöver HR börja här. Det spelar ingen roll om ni inte har en verksamhetsanalytiker eller rätt programvara och kompetens eller ett konsultteam som ger er jämförelsedata om hur era branschkollegor gör.
Även om allt ovanstående gör processen snabbare och enklare är ett enkelt sätt att komma igång att använda slaktarpapper, några självhäftande lappar och pennor – och naturligtvis HR-personal.
När verksamhetsprocesserna har kartlagts kan de enkelt föras in i ett flödesschema i MS Word eller valfritt kostnadsfritt kartläggningsverktyg. Idén är enkel, och när verksamheten och HR vet hur saker görs, vem som gör dem, hur lång tid det tar, vad som kommer in och går ut ur varje steg samt hur många gånger hela processen upprepas, blir det enkelt att beräkna följande:
- Hur lång tid allt tar
- Vad HR-processerna kostar företaget
- Vad som kan sparas genom att använda teknik
Inventera tekniken
Det här måste vara ett av de enklaste stegen som HR-funktioner kan ta just nu, och det bör inte kräva att man anlitar några konsulter eller andra resurser. Skapa en enkel tabell, ett diagram eller en karta över den HR-teknik som för närvarande används, vad den kostar HR-funktionen och organisationen och därmed vem som äger den.
Det finns inget annat sätt att säga det på: om ni inte har denna information redo, slösa inte tid på att gå på möten med konsulter eller ens interna intressenter som informations- och kommunikationsteknikteam (ICT), ekonomiteam och slutanvändare, eftersom detta är det minsta som krävs för att intressenter ska ta strävan efter ny teknik på allvar.
Beräkna personalkostnaderna
Sist men inte minst: minst 75 % av de flesta företags kostnader är relaterade till personal. Därför bör det vara enkelt att lägga in den informationen i processinventeringen tillsammans med kostnaderna för de personer som utför varje steg.
Detta visar företaget exakt hur mycket varje HR-process kostar och vilka underhållskostnaderna är. Detta borde inte vara ett främmande koncept för HR. Utmaningen är vanligtvis att processerna över huvud taget är dokumenterade, vilket leder tillbaka till steg 1 ovan!
Alla steg leder till att tydligt mäta personal-, process, och teknikdata vilket banar väg för att fatta datadrivna beslut.
Något som kan vara till hjälp är programvara för kostnadsrapportering som hjälper er att förstå hur varje krona spenderas.
Om ni oroar er för verksamhetens kostnader, använd kostnadsfria eller billiga resurser. HR-programvara med öppen källkod har ofta en kostnadsfri och mycket flexibel plan.
Slutsats
Att känna till den verkliga kostnaden för att driva er organisation börjar med att göra en fullständig inventering. Utan detta riskerar ni att förbise detaljer som kan verka ofarliga men som kan visa sig vara skadliga för organisationens framgång. Läs om hur en HRMS-analytiker enkelt kan ta sig an alla dessa uppgifter i vår artikel här.
För ännu mer användbar information kan ni anmäla er till nyhetsbrevet People Managing People redan idag!
Relaterad läsning:
