Är din organisation redo för HR-teknik?

Juridiska kostnader och upphandlingskostnader

Det kanske kommer som en överraskning, men om du tänker köpa teknik och inte har en intern upphandlings- och juridikavdelning som kan stödja processen kan du behöva lägga pengar på juridisk hjälp och upphandlingsstöd.

Även om de flesta leverantörer har standardiserade villkor som du kan välja att acceptera, kanske du vill läsa igenom dem och förhandla om dem till din organisations fördel. Men om du är nöjd med att inte gå in på detaljer bör du vara beredd att godkänna leverantörens villkor.

Programvarukostnad

Detta är den vanligaste och mest välkända kostnadskategorin. Om du vill köpa teknik eller rätten att använda den måste du betala en avgift för den. Vanligtvis är detta en årlig avgift som tas ut per användare, särskilt om du köper molnbaserad programvara.

Det är viktigt att notera att vissa leverantörer också tar ut rörliga avgifter beroende på typen av användare. Om du till exempel köper licenser av typen skrivskyddad slutanvändare kan de vara billigare än licenser för superadministratörer.

En annan viktig sak att notera är att leverantörer kan ge dig ett rabatterat pris om du tecknar ett avtal på 3 till 5 (eller fler) år. Det fungerar ungefär som ett mobiltelefonabonnemang: om du köper ett abonnemang utan bindningstid eller med betalning efter användning får du betala en högre avgift än om du tecknar ett abonnemang med bindningstid.

Kostnad för programvara från tredje part

Om programvaran du tänker köpa kräver ”insticksprogram” eller ytterligare verktyg från tredje part måste du också betala en avgift för detta. Ett bra exempel på programvara från tredje part är samlingsverktyg för jobbannonser. När du köper rekryteringsprogramvara kan du behöva ytterligare ett verktyg från tredje part för att publicera dina jobbannonser på flera webbplatser samtidigt.

Ett annat exempel är att du kanske vill integrera din nya programvara med ett befintligt internt system. För att överföra data mellan systemen och kanske utföra vissa beräkningar eller ändra format kan du behöva ett integrationsverktyg, vilket innebär en extra avgift utöver kostnaden för standardprogramvaran.

Implementeringskostnad

Till skillnad från köp av appar från iTunes eller Google Play Store kräver de flesta kontorsprogram (även molnbaserade program) någon form av konfiguration. Det är vanligtvis inte så enkelt som att slå på programmet och sedan vara redo att börja. Om du däremot använder uppstartsverktyg som är ett lågkostnadsalternativ kanske du inte behöver någon konfiguration.

Om din programvaruleverantör endast tillhandahåller programvaran och förväntar sig att du ska ”slå på den själv”, eller om leverantören låter konsultföretag sälja deras produkter vidare, kommer du sannolikt att debiteras en avgift för denna tjänst. Denna kostnad är förknippad med att anpassa programvaruplattformen och utforma de processer som krävs för ditt företag och som hör samman med funktionaliteten, konfigurera den, testa den och implementera den.

Denna kostnad kan omfatta flera saker, till exempel funktionskonsulter, tekniska HR-konsulter, verksamhetsanalys av processer, projektledning, testare, datarensning, standardisering, formatering och så vidare. Det är också viktigt att notera att all programvara från tredje part sannolikt medför en implementerings- eller installationsavgift.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Intern implementeringskostnad

Ofta misslyckas företag med att beräkna kostnaden för interna resurser eller ersättningsresurser som krävs för att genomföra projektet. Det är inte ovanligt att företag behöver ämnesexperter, testare, tekniska resurser, projektledare eller andra roller beroende på projektets storlek och omfattning.

Glöm inte att avsätta en budget för dessa resurser, särskilt om du ska ersätta dina interna resurser medan de arbetar med projektet.

Integrationskostnad

Jag har tidigare nämnt kostnaden för integrationsverktyg, men du måste också ta hänsyn till kostnaden för att faktiskt utforma, konfigurera/bygga, testa och driftsätta integrationen. Detta liknar i hög grad kostnaderna för implementering, men den här gången behöver du resurser av IT-typ.

Implementeringspartnern genomför vanligtvis först en workshop för att avgränsa omfattningen tillsammans med dig och förstå vilka integrationer du vill bygga, vilken typ av data du vill koppla samman och hur (ofta) du vill att de integrerade systemen ska kommunicera med varandra.

Om det handlar om något som en integration av dina löne- och tidrapporteringssystem behöver de kommunicera hela tiden. Utifrån detta uppskattar de integrationskostnaden, vilket skiljer sig avsevärt från två system som kan uppdateras en gång i veckan eller några gånger per år.

Det är viktigt att notera att om du integrerar två produkter från olika leverantörer kommer du sannolikt att behöva betala båda leverantörerna för att undersöka och underlätta utformningen, utvecklingen, testningen och driftsättningen av integrationen.

Supportkostnad

Support kan delas in i två enkla delar:

1. Omedelbar support efter driftsättning/garanti, och
2. Verksamhet som vanligt (BAU).

De flesta programvaruleverantörer inkluderar standardiserad BAU-support i licensavgifterna. Det är dock viktigt att kontrollera vilken support som är tillgänglig för superanvändare, funktionella användare och tekniska användare direkt efter implementeringen. När du väl börjar använda dina nya verktyg kommer du säkert att ha några frågor.

Supporten efter driftsättningen är mer komplicerad. Vissa implementeringspartners tar ut konsultarvoden för att ge dina användare extra stöd direkt efter driftsättningen. Det är också viktigt att notera att när du har integrationer behöver du support för alla integrerade leverantörsprodukter, vilket kommer att öka dina driftskostnader.

I vissa fall kan företag välja att utbilda någon internt för att tillhandahålla integrationssupport. Men kompetensutveckling kostar också pengar, inklusive att uppdatera dessa kunskaper varje gång programvaran uppgraderas.

En tillkommande supportkostnad är ett ökat antal licenser för ett helpdesk-/ärendehanteringssystem som krävs för att internt registrera supportsamtal och supportmeddelanden. Detta möjliggör spårning och analys av vilken typ av frågor eller problem användarna upplever till följd av förändringen.

Kostnad för förändringsledning

Förhoppningsvis är du medveten om behovet av förändringsledning om du implementerar teknik. Det handlar inte bara om kostnaden för att utbilda dina användare. Även om det är en viktig del av detta är det inte hela kostnaden för förändringen.

Kostnaden för förändringen bör omfatta kostnaderna för en förändringsresurs som kan bedöma organisationens människor, processer och teknik samt konsekvenserna av att införa förändringen inom alla dessa områden. För att inte nämna kostnaderna för att identifiera och förbereda förändringsambassadörer för rollen, belöningar för att anamma förändringen samt naturligtvis framtagning och genomförande av utbildningsmaterial.

En delkostnad som är en mycket värdefull drivkraft för förändring är en verksamhetsanalytiker som kan hjälpa till att identifiera och skapa/uppdatera processdokumentation efter behov till följd av införandet av teknik och eventuella förändringar av roller.

Vilka är fördelarna?

De flesta organisationer har (förmodligen) gått igenom en process för att avgöra om inköp av teknik är det bästa sättet att lösa ett problem.

Men förhoppningsvis analyserar de i de flesta fall sina alternativ för att kontrollera om detta verkligen är rätt svar. Det är mycket vanligt att investerare vill se en analys av de tillgängliga alternativen för att lösa verksamhetsproblemet. 

Beslutsunderlag innehåller traditionellt kostnader, fördelar och nackdelar (om sådana finns) samt riskerna förknippade med de tre verksamhetsalternativen (lösningsalternativen) – Gör ingenting, Gör minsta möjliga, Gör något.

Alternativen Gör minsta möjliga och Gör något kan ibland kombineras till ett av de projekt som är små. Detta avsnitt följs vanligtvis av en investeringsbedömning av alla alternativ för att fastställa den bästa lösningen. Som språket antyder är beslutsunderlag inriktade på fakta och siffror.

Eftersom alla lösningsalternativ kräver att fördelar och nackdelar definieras fokuserar nästa del på att lyfta fram kategorier av fördelar och ge några exempel på varje kategori.

Strategiska

De flesta, om inte alla, organisationer tenderar att ha en strategi. Den är kanske inte alltid uppenbar för de anställda (ja, det är ett helt annat problem att diskutera i ett annat inlägg!), men det finns vanligtvis en strategi som ses över varje år och omdefinieras vart femte år eller vid behov.

Detta bör alltid vara den första uppsättningen fördelar eller den första anpassningen att överväga innan något beslut fattas. Detta kanske inte är uppenbart för många som skriver affärsunderlaget, MEN det bör vara den viktigaste faktorn att ta hänsyn till.

Om ett företags strategiska inriktning är att vara ett teknikdrivet företag, kan investeringar i teknik väga tyngre än någon annan lösning. Ett annat bra exempel på en affärsstrategi kan vara att sträva efter att vara ledande inom innovation i XYZ-branschen. För att vara innovativ inom branschen spelar teknik vanligtvis en stor roll.

Om din affärsstrategi däremot är inriktad på optimering kanske investeringar i ny teknik inte väger lika tungt som exempelvis omkonstruktion av affärsprocesser eller investeringar i uppgraderingar eller omstruktureringar, och så vidare. Slutsatsen är alltså att kunskap om strategin och anpassning av dina lösningsalternativ för att stödja strategin är möjligen den viktigaste fördelen att lyfta fram i affärsunderlaget.

Ekonomiska

Detta är definitivt det avsnitt som alla affärsunderlag väntar mest på. En ekonomisk fördel definieras vanligtvis helt enkelt som något som antingen bidrar till att öka värdet eller minska kostnaden, vilket i slutändan leder till en sundare balansräkning för organisationen.

Men det kan vara svårt att fastställa dessa fördelar, särskilt om organisationen inte tidigare har mätt sina processer, medarbetare, sin teknik och relativa prestation. Utan att ha mätt alla dessa aspekter är det mycket svårt att göra en korrekt bedömning av fördelar som kan översättas till ett uppskattat dollarvärde. Därför är det viktigt att förstå detaljerade prisstrukturer och kostnadsuppdelningar för att kunna beräkna ROI korrekt.

Med det sagt är det möjligt att göra antaganden om alla dessa aspekter för att beräkna besparingarna i dollar. Detta är ett godtagbart alternativ beroende på organisationens riskaptit och var den befinner sig i lösningarnas livscykel. 

Om din organisation däremot inte befinner sig i ett kris- eller problemlösningsskede kan mätning av medarbetare, processer och teknik bidra både till beräkningar av besparingar i dollar och till en bättre förståelse av problemet, så att det kan lösas.

Här är några viktiga överväganden vid mätning av var och en av dessa komponenter samt relaterade beräkningar av besparingar i dollar:

1. Medarbetare

Hur många personer krävs för att utföra XYZ? Hur många timmar tar det för herr A att utföra uppgift XYZ? Beroende på den nya lösning som erbjuds, det vill säga teknik, hur kan den då:

1. Minska antalet personer som krävs? eller
2. Minska antalet timmar som krävs för att utföra uppgift XYZ? eller
3. Båda ovanstående, kanske?

Du måste kunna ange hur eventuella besparingar ska användas. Ska ni till exempel minska antalet anställda som inte längre behövs, omplacera dem eller låta dem utföra ytterligare arbete som tidigare inte hanns med på grund av tidsbegränsningar?

I vissa fall kan det finnas besparingar förknippade med att ersätta en högre avlönad (högt kvalificerad) person med en lägre avlönad person. I detta scenario är det dock viktigt att ta hänsyn till rekryteringskostnaderna för ersättaren och eventuella utbildningsrelaterade kostnader. En annan personalrelaterad besparing kan uppstå genom att behovet av manuella uppgifter tas bort, och därmed även behovet av personal som stöder dessa uppgifter.

2. Process

Detta är vanligtvis ett område som erbjuder betydande besparingsmöjligheter. För att realisera dessa besparingar är det dock en viktig förutsättning att ha dokumenterade processer med baslinjemått för tjänsternas prestation. Utan en baslinje är det svårt att beräkna förbättringen i processernas genomförande samt förbättringen av prestationen, vilket minskar antalet fel eller behovet av omarbete.

Processförbättringar kan mätas genom att minska antalet steg i processen med hjälp av automatisering som möjliggörs av teknik. De kan också mätas genom att minska den tid som totalt läggs på att leverera en viss tjänst till kunden. Detta möjliggör en ökad mängd bearbetade transaktioner och bidrar till att överföra eller dela processägarskapet.

3. Teknik

Detta är ännu ett område som vanligtvis inte mäts av HR-avdelningar. I vissa fall mäter IT-avdelningar systemens prestanda, men inte användbarheten och definitivt inte i kombination med processen. Detta är verkligen ett område med enorma möjligheter till lärande och egenmakt om det mäts och används.

Så hur ser detta ut? Börja med att mäta grunderna: hur många ”aktiva” användare finns i systemet; vilken slutförandegrad har de för viktiga uppgifter eller transaktioner som de förväntas utföra? Hur lång tid tar det för olika typer av användare att utföra sina uppgifter, särskilt när du mäter den totala tiden från början till slut, inklusive processsteg som inte sker i systemet?; och så vidare.

Icke-ekonomiska

Det här är en del av affärsplanen som vanligtvis hanteras väl av de flesta organisationer. Nedan följer exempel som jag har sett genom åren vid tekniska implementeringar:

1. Förbättra tjänsterna till verksamheten

Även om detta är en mycket löst definierad, icke-finansiell fördel är det en fördel som kan motiveras när den kombineras med finansiella fördelar. Det handlar helt enkelt om ökad kvalitet och kanske även kvantitet vad gäller de tjänster och transaktioner som tillhandahålls verksamheten, dvs. slutanvändarna.

2. Förbättrad HR-kapacitet

Detta är en vanligt förekommande fördel. Jag är inte helt övertygad om denna, särskilt eftersom det faktum att man ersätter manuella transaktioner med teknik och ger HR mer tid att vara ”strategisk” inte gör HR strategiskt.

Det som däremot förbättrar HR:s kapacitet är processen att implementera teknik och de färdigheter som de lär sig och avlär sig. Att lära sig eller förbättra projektledning, förhandling, leverantörshantering, datahantering, konfigurationshantering, planering, testning och så vidare är utmärkta sätt att höja HR:s kapacitet. Jag skulle till och med gå så långt som att säga att dessa kan kopplas till fördelar i form av undvikna kostnader i framtida projekt och därmed bidra till att realisera finansiella fördelar.

3. Färre fel och mindre omarbete

Detta är en gränsfallsmässig finansiell fördel. Den minskar kostnaderna för missnöjda kunder eller slutanvändare samt kostnaderna för omarbete och därmed antalet timmar som krävs för att behandla transaktioner. Detta är återigen en fördel i form av kostnadsminskning och kostnadsundvikande och kan vara värdefull vid planering för realisering av finansiella fördelar.

4. Förbättrad dataintegritet

Detta är ytterligare en gränsfallsmässig finansiell fördel. Genom att implementera ett enda system som utgör den gemensamma sanningskällan blir det mycket enklare att förbättra kvaliteten på tillgängliga data. Men det stämmer bara när affärsregler har införts för vad som får matas in i systemet. När man går från flera system till ett enda system eller integrerade system är detta en ofta framhållen fördel.

Sammanfattning

Det finns många områden och metoder för att definiera och mäta fördelar. Men genom att säkerställa att du tar hänsyn till alla relevanta kategorier av fördelar får du en starkare affärsplan.

Har du frågor eller insikter som du vill dela med dig av? Vill du veta hur ett HRIS kan gynna din verksamhet? Du kan överväga att delta i en konferens med fokus på HR-teknik för att lära dig mer om dessa lösningar.

För mer värdefull information om allt som rör HR rekommenderar vi att du registrerar dig för nyhetsbrevet från People Managing People redan idag!