Guide till personalhandbok [exempel + mall]

Så, utan vidare dröjsmål går vi igenom vad en modern personalhandbok kan uppnå, vad den bör innehålla och hur du kan säkerställa att den uppfyller sina mål.

Vad är en personalhandbok?

En personalhandbok fungerar som en vägledning för hela organisationen och beskriver företagets policyer, rutiner och förväntningar, vilket säkerställer en tydlig förståelse av normer på arbetsplatsen och juridiska skyldigheter.

Handboken innehåller vanligtvis avsnitt om företagskultur, kärnvärderingar och uppdrag, samt praktisk information som arbetstider, klädkod och policyer för ledighet.

Nedan har jag delat upp handboken i följande avsnitt med vägledning om vad som bör ingå i varje avsnitt:

• Medarbetares uppsägning och avslut av anställning.
• Välkomsthälsning och introduktion
• Grunderna i anställningen
• Policyer på arbetsplatsen
• Information om introduktion för nyanställda
• Personlig utveckling och karriärutveckling
• Belöningar, förmåner och fördelar för medarbetare
• Allmän information om arbetsplatsen.

Vad ska ingå i en personalhandbok?

Tidigare användes en personalhandbok främst som en handbok för personalpolicyer (HR) och rutiner.

I dag innehåller personalhandböcker vanligtvis en blandning av olika delar som är viktiga för befintliga medarbetare och för nya medarbetare under introduktion och inskolning.

Välkomsthälsning och introduktion

De flesta organisationer börjar personalhandboken med ett välkomstbrev – eller ännu bättre, en välkomstvideo som den nedan från Uber – från grundaren, vd:n eller ledningsgruppen.

Welcome To Uber | Uber

Detta ger nya eller potentiella teammedlemmar värdefulla insikter i företaget, varför det bedriver sin verksamhet, vilken roll medarbetarna spelar för organisationens framgång och själva syftet med personalhandboken. 

Du hittar ett exempel på ett välkomstbrev till en ny medarbetare i vår kostnadsfria mall för personalhandboken i slutet av artikeln.

Översikt över företaget och kulturen

Det här avsnittet i din handbok är viktigt för att hjälpa nya eller potentiella medarbetare att förstå mer om företagets uppdrag, kultur och historia. 

Din handbok bör innehålla följande delar, och ordningen bestämmer du själv:

• Vision: Vad är syftet med ditt företag; varför finns ni?
• Historik och tidslinje: Var kommer företaget ifrån och hur har det utvecklats?
• Uppdrag: Hur ska organisationen uppnå sin vision och sina mål?
• Kärnvärderingar: Vilka organisatoriska övertygelser vägleder människors beteenden och beslut?
• Organisationsstruktur: Hur är team och medarbetare organiserade?

Zappos kulturbok är ett utmärkt exempel på hur en personalhandbok kan användas för att förmedla den verkliga kärnan i vilka de är till potentiella medarbetare.

Obs: Detta är den del av personalhandboken som organisationer vanligtvis brukar göra offentlig.

Grunderna för anställningen

Avsnittet om grunderna för anställningen ger medarbetarna en tydlig förståelse för deras arbetsrelation med företaget. 

Det beskriver viktiga anställningsformer och förväntningar för att säkerställa konsekvens och transparens.

• Anställningsformer: Klassificering av heltids-, deltids-, visstids- och kontraktsanställningar, rätt till förmåner baserat på anställningsform, provanställningsperioder i tillämpliga fall osv.
• Lika möjligheter och icke-diskriminering: Ett uttalande om att organisationen åtar sig att främja en mångfaldig och inkluderande arbetsplats, inklusive lagar om lika anställningsmöjligheter (EEO), policyer mot diskriminering och trakasserier samt skäliga anpassningar för medarbetare med funktionsnedsättningar.
• Närvaro och arbetsscheman: Standardiserade arbetsscheman (t.ex. kontorstider, skift eller alternativ för distansarbete), förväntningar på närvaro, inklusive policyer för sen ankomst och frånvaro, samt rutiner för att begära ändringar i arbetsschemat eller ledighet.

Policyer på arbetsplatsen

Många företag har sina detaljerade policyer och rutiner för arbetsplatsen i en separat handbok och tar bara upp några av de viktigaste i sin personalhandbok. 

Detta är särskilt logiskt om syftet med din personalhandbok är att främja företagskulturen, snarare än att räkna upp en mängd regler.

Om du inte är säker på vilka HR-policyer du ska ta med i handboken kan du börja med dessa:

• Mångfald, jämlikhet och inkludering
• Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen
• Trakasserier och sexuella trakasserier
• Distansarbete och arbete på distans
• Sociala medier
• Betald ledighet (PTO), semester
• Rätt till ledighet, t.ex. sjukledighet och jurytjänstgöring.

Information om introduktion för nyanställda

Den här delen av personalhandboken beskriver vad en ny teammedlem kan förvänta sig under sin första arbetsdag och sina första arbetsveckor, till exempel:

• Rundtur på kontoret/anläggningen
• Presentationer av teamet
• Klädkod (i tillämpliga fall)
• Utbildningsscheman
• Verktyg och resurser
• Viktiga kontaktpersoner.

HR-mjukvaruföretaget People ger till exempel i sin utmärkta personalhandbok en översikt över vad nya teammedlemmar kan förvänta sig under sin första dag och sin första månad.

Personlig utveckling och karriärutveckling

Enligt LinkedIns rapport om lärande i arbetslivet från 2018 skulle hela 93 % av medarbetarna stanna längre på ett företag om det investerade i deras karriärer. 

Sammanfattningsvis är L&D viktigt för att behålla medarbetare och naturligtvis för att säkerställa att personalen har de färdigheter som krävs för att driva organisationens långsiktiga framgång.

Det här avsnittet i personalhandboken bör ta upp sådant som:

• Din process för prestationshantering
• Att söka interna lediga tjänster
• Interna utbildningsprogram
• Utbildnings- och studieavgiftsstöd.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Belöningar, förmåner och extra förmåner för anställda

Detta är din möjlighet att lyfta fram den ersättning och de belöningar som din organisation erbjuder de anställda du vill rekrytera, samt att informera och entusiasmera nyanställda. 

Detta avsnitt kan innehålla information som:

• Belöningsfilosofi: Betalar ni till exempel löner i den övre delen av marknaden?
• Ersättningskomponenter: Lön, bonusar, aktieoptioner, övertidsersättning per timme med mera.
• Ersättningsöversyner: Hur ofta de genomförs, hur processen ser ut och hur de påverkar ersättningen.
• Förmånsprogram: Sjukförsäkring, hälsoprogram, RRSP / 401(k) med mera.
• Extra förmåner: Bilersättning, kostnadskonto, teknikförmåner, träningsbidrag med mera.

Som exempel gör Netflix ett utmärkt jobb med att förklara sin belöningsfilosofi och hur de årliga ersättningsöversynerna hanteras i sin guide till företagskulturen.

Allmän information om arbetsplatsen

Detta kan vara en samlingsplats för all annan information som du anser vara viktig att dela med nya, befintliga och potentiella anställda, för att informera dem om arbetsplatskulturen och entusiasmera dem inför att arbeta hos er, till exempel:

• Information om kontoret och lokalerna
• Arbetsmiljö, till exempel bås, kontor, matplatser och gemensamma utrymmen
• Fritidsanläggningar, till exempel pingisbord
• Teamevenemang, till exempel julfester och sommargrillningar
• Att ta med husdjur till arbetet.

Valves personalhandbok är ett utmärkt exempel på hur man kan ge människor en tydlig förståelse av hur det är att arbeta där.

Uppsägning och avslutande av anställning

Detta avsnitt beskriver de rutiner som anställda och arbetsgivare måste följa när en anställningsrelation upphör. Det säkerställer en smidig övergång samtidigt som professionalism och efterlevnad av lagkrav upprätthålls.

• Rutiner för uppsägning och uppsägningstider: Processen när en anställd beslutar sig för att lämna företaget, till exempel att lämna in ett formellt uppsägningsbrev till sin chef eller HR, ange en uppsägningstid med mera.
• Hantering av slutlön och förmåner: Processen för att betala ut den sista lönen, fortsätta med förmåner, återlämna utrustning med mera.
• Policyer och rutiner för ofrivilligt avslutande av anställning: Varför en organisation kan besluta att avsluta någons anställning, bland annat på grund av prestationsproblem, brott mot företagets policyer, grov misskötsamhet eller omstrukturering eller uppsägningar inom företaget.

4 anledningar till varför en personalhandbok är viktig

Personalhandboken är ett informationsarkiv om organisationen som befintliga och nya anställda kan använda som referens och lära sig av. 

Enligt en undersökning som People Managing People genomförde på LinkedIn uppgav 71 % av de svarande att deras organisation redan har en personalhandbok, medan 19 % svarade att de planerade att ta fram en eller höll på att utveckla en.

En personalhandbok kan vara mycket värdefull för teammedlemmar och hela organisationen inom flera områden.

Introducera nyanställda på ett framgångsrikt sätt

En personalhandbok är ett viktigt verktyg för introduktion av nyanställda och introduktion till arbetet. Forskning från Glassdoor visade att organisationer med en välfungerande introduktionsprocess förbättrar kvarhållningen av nyanställda med 82 procent och produktiviteten med över 70 procent.

En personalhandbok används för att informera nyanställda om de regler och processer som styr anställningsrelationen samt om arbetsgivarens och den anställdes rättigheter, skyldigheter och förväntade beteenden.

Den är också ett viktigt verktyg för att nya teammedlemmar ska förstå allt från hur deras första veckor och månader på arbetet kommer att se ut till vad de bör ha på sig på jobbet (obs: var försiktig med klädkoder!).

Därför är det inte en dum idé att distribuera en personalhandbok under introduktionsprocessen. Att bifoga den till välkomstbrevet är en bra strategi.

Bygg en stark företagskultur

En personalhandbok är mycket mer än bara en handbok med HR-policyer. En personalhandbok ger dig möjlighet att med ord och bilder definiera din företagskultur och kommunicera den till nya och befintliga medarbetare.

En viktig del av att bygga en fantastisk kultur är att formulera företagets vision, definiera organisationens kärnvärderingar och övertygelser samt beskriva vilka typer av beteenden och handlingar du förväntar dig av teammedlemmarna för att stödja dessa värderingar. 

Patagonia gör detta utmärkt i sin personalhandbok, där de beskriver sitt syfte som ”Vi bedriver verksamhet för att rädda planeten” och sitt företags uppdrag som ”Att bygga den bästa produkten, inte orsaka onödig skada och använda företaget för att inspirera till och genomföra lösningar på miljökrisen.”

Attrahera och anställ fantastiska medarbetare

En bra personalhandbok kan skapa en konkurrensfördel för organisationer som konkurrerar om att anställa de främsta talangerna. Många företag har offentliggjort sina personalhandböcker och utformat dem på innovativa sätt för att få potentiella medarbetare att bli ivriga och entusiastiska över att börja hos dem.

Valve offentliggjorde till exempel sin personalhandbok 2012 och fick betydande positiv uppmärksamhet i medierna tack vare sin unika stil och färgstarka beskrivningar av företagets arbetsmiljö.

Du kan använda din personalhandbok för att formulera och främja det som gör din organisation speciell, unika personalförmåner och din ståndpunkt i aktuella frågor som lika möjligheter till anställning, icke-diskriminering och säkerhet under covid-19.

Uppfyll juridiska krav och arbetsrättsliga krav

En personalhandbok hjälper dig att dokumentera och organisera information som är direkt relaterad till anställningsavtalet och anställningsförhållandet, till exempel anställning som kan avslutas utan angiven orsak, samt tillämplig arbetsrätt (provinsiella / delstatliga lagar och federala lagar).

Till exempel fastställer arbetsrättslig lagstiftning som Family and Medical Leave Act (FMLA) i USA och Employment Standards Act of BC i Kanada arbetsgivarnas minimikrav när det gäller många av dessa policyer.

Vem ansvarar för att skapa en personalhandbok?

Personalavdelningen samordnar vanligtvis skapandet av en personalhandbok. I organisationer som däremot inte har ett HR-team eller en HR-ansvarig kan detta ansvar falla på en:

• Grundare eller företagsägare;
• Administrativ assistent eller chefsassistent;
• Extern HR-konsult; eller
• Handbokskommitté

Denna person ansvarar för att samla in den information som krävs genom intervjuer med nyckelmedarbetare, undersökningar av befintliga policyer och rutiner samt undersökningar av bästa praxis inom branschen.

Author's Tip

Den person som ansvarar för att skapa handboken behöver inte vara samma person som faktiskt skriver, formaterar och publicerar den, eftersom detta ofta kräver goda kunskaper i textförfattande, innehållsskapande och grafisk design. En bra marknadsföringsbyrå eller PR-byrå kan hjälpa dig att ta din handbok till nästa nivå!

Vad är en personalhandbokskommitté?

En handbokskommitté kan finnas i större organisationer och består ofta av chefer, ledare och personer från hela organisationen. Handbokskommittén ansvarar vanligtvis för:

• Fastställa handbokens strategiska syfte;
• Ge övergripande vägledning om innehåll och ton;
• Besluta hur handboken ska användas av organisationen;
• Övervaka skapandet av handboken; och
• Samla in allt innehåll till handboken.

Vad ska jag kalla min personalhandbok?

”Personalhandbok” är den vanligaste benämningen eftersom den är mer allmänt förstådd, medan titlar som ”personalmanual” och ”manual för personalpolicyer” används mer sällan eftersom de låter alltför byråkratiska, rigida och formella.

Vad du kallar din personalhandbok är ett av de beslut du måste fatta under arbetets gång. Beslutet kommer att vägledas av vad du anser är handbokens huvudsakliga syfte, företagskulturen och dina egna personliga preferenser. 

Många organisationer, som Netflix och HubSpot, kallar till exempel sina handböcker för ”Kulturkoder” eller ”Kulturguid­er” för att visa att handboken är ett verktyg för att bygga företagskultur, snarare än en manual för företagets policyer och rutiner.

3 bästa metoder för att skapa en framgångsrik personalhandbok

En effektiv personalhandbok är en som engagerar och utbildar nya och befintliga medarbetare, motiverar potentiella medarbetare att börja arbeta i organisationen och utvecklar både medarbetarna och företaget.

Följande är några av de viktigaste framgångsfaktorerna som kan avgöra om en bra personalhandbok lyckas eller misslyckas:

1. Engagerande och välstrukturerat innehåll

Precis som med en bra roman måste du se till att innehållet i din personalhandbok är välskrivet, intressant och förhoppningsvis till och med underhållande ibland. 

Strukturen och ordningen i vilken informationen presenteras bör vara logisk och intuitiv.

Inkludera hyperlänkar (i digitala versioner), en innehållsförteckning och ett index för att göra det enklare för medarbetarna att hitta informationen de söker, samt en ordlista som hjälper läsaren att snabbt slå upp företagsspecifika akronymer och fackuttryck. Ett bra exempel på detta kommer från GitLab.

Använd slutligen innehåll från de många exempel på personalhandböcker som hänvisas till genom hela den här artikeln som utgångspunkt för att utveckla ditt eget innehåll, i stället för att börja från grunden. 

Var dock uppmärksam på upphovsrättsregler, särskilt om du tänker publicera din handbok offentligt.

Övertygande utseende och känsla

En handboks ”utseende och känsla”, eller ton, bör vara i linje med företagets kultur och värderingar. Rätt ton kan tillsammans med engagerande innehåll skapa en informativ och underhållande resurs som människor faktiskt vill läsa.

Valves handbok är ett utmärkt exempel på en personalhandbok som använder element som:

• Samtalston: använd ett vardagligt språk i stället för en mer formell stil, för att göra materialet mer lättillgängligt och lättare att läsa.
• Fotografier och bilder: inkludera bilder på sådant som faktiska medarbetare och företagets arbetsplatser för att hjälpa nya medarbetare att förstå organisationen bättre.
• Kreativa visuella inslag: använd infografik, roliga tecknade bilder och punktlistor där det är möjligt för att dra nytta av hjärnans förkärlek för bilder och visuella inslag. 

Humor: lite lättsam humor kan göra mycket för att hjälpa människor att närma sig ämnen som inte är lika intressanta, men som ändå måste tas med.

Överväg till exempel att inleda en policy för föräldraledighet med något lättsamt och roligt, som: ”Väntar ni tillökning? Att få barn är en stolt tid för föräldrar, så det är bara rättvist att ni båda får lite ledigt för att njuta av upplevelsen och återhämta er.”

Lättillgänglig 

Du kan skapa världens bästa personalhandbok, men det spelar inte så stor roll om ingen vet var den finns eller om formatet gör den svår att distribuera.

Även om du vill ge medarbetarna möjlighet att skriva ut handboken bör den framför allt finnas tillgänglig i digitalt format och vara lättillgänglig på företagets intranät eller en gemensam nätverksenhet.

Prova att använda programvara för personalhandböcker från företag som AirMason och Blissbook för att skapa och enkelt underhålla en visuellt tilltalande handbok.

Eller var kreativ, som programvaruföretaget Trello, som använder sin egen programvaruplattform för sin personalhandbok.

Relaterad läsning: Funderar du på ett intranät för medarbetare? Läs detta först

Ständigt uppdaterad

Din organisation förändras hela tiden, och det bör även din personalhandbok göra.

Betrakta handboken som ett levande dokument som kräver regelbundet underhåll.

Be nya medarbetare om synpunkter när de genomgår introduktionen på vad som kan läggas till eller förbättras, håll koll på de senaste HR-trenderna och bästa metoderna för introduktion av medarbetare och håll dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom arbetsrätten för att veta vilka företagspolicyer och rutiner som kan behöva uppdateras. 

9 steg för att skapa en personalhandbok

Rom byggdes inte på en dag, och det kommer inte heller din personalhandbok att göra. Att skapa en bra personalhandbok tar tid, tålamod och stöd från personer i hela organisationen. 

Följande steg behöver du, eller din handbokskommitté, ta för att lansera din nya handbok:

1. Få stöd från högsta ledningen

Om du inte är den högsta chefen i organisationen kommer din handbok inte att komma någon vart utan dennes godkännande och stöd. 

Praktiska tips:

• Presentera affärsnyttan—Lyft fram hur handboken förbättrar introduktionen, efterlevnaden av regler och medarbetarengagemanget.
• Visa exempel—Använd bästa praxis från branschledare för att illustrera värdet.
• Säkra en förespråkare—En verkställande sponsor (t.ex. HR-chefen eller COO) kan driva införandet.

2. Bestäm syftet

Formulera din vision för handboken och de mål du vill att den ska uppnå, eftersom detta kommer att styra många av dina beslut om innehåll och distribution.

Praktiska tips:

• Bestäm om den främst ska användas för regelefterlevnad, kulturbyggande eller som en referens för medarbetarna.
• Ta hänsyn till målgruppens behov—nyanställda kan behöva ett mer engagerande format, medan erfarna medarbetare behöver enkel tillgång till policyer.
• Anpassa syftet till företagets värderingar och arbetsgivarvarumärke.

3. Undersök de juridiska kraven

Undvik juridiska fallgropar och samarbeta med din arbetsrättsjurist om du är osäker på vad du får och inte får ta med i handboken. 

Praktiska tips:

• Rådgör med en arbetsrättsjurist eller en expert på HR-efterlevnad för att säkerställa att informationen är korrekt.
• Håll dig uppdaterad om arbetsrättsliga lagar (t.ex. FMLA, ADA, EEO och regler om övertid) som påverkar arbetsplatsens policyer.
• Om företaget är verksamt i flera länder bör du överväga lokalanpassade versioner av handboken.

4. Gå igenom bästa praxis och exempel

Du har redan gjort en del av detta genom att läsa den här artikeln! Kolla också in de utmärkta exemplen på personalhandböcker som listas längre fram.

Praktiska tips:

• Analysera branschledare (t.ex. Netflix, Buffer, GitLab) och notera deras förhållningssätt till kultur, ton och tillgänglighet.
• Använd feedback från verkliga medarbetare för att förstå vilken information medarbetarna faktiskt behöver.

5. Skapa innehållet och strukturen

Samla all information du vill ta med, fundera ut hur du ska organisera den och börja skriva!

Praktiska tips:

• Använd ett enkelt och koncist språk – undvik juridisk jargong när det är möjligt.
• Dela upp innehållet i avsnitt (t.ex. Anställningsgrunder, arbetsplatsens policyer, förmåner och uppförandekod).
• Ta med exempel, vanliga frågor och verklighetsbaserade scenarier för att göra policyerna lättare att relatera till.
• Lägg till ett index eller en sökfunktion om det är ett digitalt dokument.

6. Bestäm format och åtkomst

Avgör om handboken ska publiceras som en presentationsfil, webbsida eller liknande, om den ska kunna laddas ner eller skrivas ut samt var människor ska kunna komma åt den.

Praktiska tips:

• Välj ett format: PDF, intranätsida, interaktiv webbplats eller presentationsfil.
• Bestäm hur medarbetarna ska få tillgång till den – via företagets e-post, HR-portalen eller tryckta exemplar.
• Gör den mobilanpassad om personalen omfattar distans- eller fältmedarbetare.

7. Granska tillsammans med ledningen och juridiska rådgivare

Se till att få det slutliga godkännandet och klartecknet från de ansvariga.

Praktiska tips:

• Genomför en tvärfunktionell granskning tillsammans med HR, juridik och avdelningschefer.
• Få det slutliga godkännandet från ledningen för att fastställa dess auktoritet.
• Förbered en kommunikationsplan för att introducera handboken för medarbetarna.

8. Publicera och fira

Gör handboken tillgänglig, ordna en liten fest, presentera den på nästa stormöte och få människor att använda den!

Praktiska tips:

• Presentera den på ett stormöte eller i företagets nyhetsbrev.
• Uppmuntra chefer att gå igenom de viktigaste avsnitten med sina team.

9. Granska och underhåll regelbundet

Jaså, trodde du att du var klar när du hade publicerat den? Tänk om … :-)

Praktiska tips:

• Fastställ ett granskningsschema (t.ex. kvartalsvis eller årligen).
• Utse en person i HR-teamet som följer policyuppdateringar och reviderar handboken i enlighet med dem.
• Samla in feedback från medarbetarna för att förbättra tydligheten och relevansen över tid.

Gratis mall för personalhandbok

Här är den! Vi har skapat ett Word-dokument som du kan använda som vägledning när du skapar din egen handbok. Det är ett skelett till en personalhandbok för det fiktiva företaget FACT Technology och innehåller en mängd exempel på innehåll som hjälper dig att komma igång och få kreativiteten att flöda!

Men innan du sätter igång, kom ihåg följande: 

• Tonen och innehållet i din personalhandbok bör passa din organisation.
• Mallen innehåller endast text. Det bör din slutliga handbok inte göra.
• Mallen är ett Word-dokument. Din slutliga handbok kan också vara det, men överväg även webbaserade alternativ som AirMason, där du kan ladda upp ditt Word-dokument.

Ladda ner mallen nedan!

Hämta vår mall för personalhandbok!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Vad tycker du?

Vilket är det bästa exemplet på en personalhandbok som du någonsin har sett? Vad gjorde den så bra? Vilken var den sämsta, och varför? Vilket innehåll tycker du är viktigast att ta med i den första versionen av en handbok, och varför?

Du kan också prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People för att hålla dig uppdaterad om de senaste insikterna inom HR från ledarskaps- och managementexperter från hela världen.