Så skapar du en strategisk rekryteringsplan: En experts guide

Som erfaren veteran från många rekryteringsplaneringscykler kommer jag här att gå igenom varför och hur man skapar en effektiv och hållbar rekryteringsplan.

Vad är en rekryteringsplan?

En rekryteringsplan är ett strategiskt dokument eller en process som beskriver en organisations rekryteringsbehov under en viss period. Den innebär att man förutser organisationens framtida kompetensbehov utifrån faktorer som tillväxtprognoser, förändringar i affärsstrategin, personalomsättning och kompetensluckor i den nuvarande personalstyrkan.

Ofta betraktas en rekryteringsplan mer som en operativ plan än en strategisk. Det beror på att den alltid bör vara förankrad i genomförandet inom en specifik rekryteringsbudget, tidsram och tillgängliga resurser, och att den sannolikt inte innehåller någon omfattande analys.

Varför skapa en rekryteringsplan?

Att skapa en rekryteringsplan är viktigt av flera anledningar:

Strategisk samordning

En rekryteringsplan säkerställer att organisationens kompetensbehov är i linje med de övergripande strategiska målen.

Genom att förutse framtida kompetensbehov bidrar planen till att säkerställa att rätt kompetens finns på plats för att stödja organisationens mål och initiativ.

Effektiv rekrytering

Utan en rekryteringsplan kan organisationer drabbas av ineffektivitet och ökade kostnader till följd av förhastade eller reaktiva rekryteringsprocesser.

En väl utformad plan bidrar till att fördela resurser effektivt och minimera onödiga utgifter för rekrytering och introduktion, vilket leder till en bättre kandidat­upplevelse. Den bidrar också till att undvika felrekryteringar och överrekrytering.

Mångfald i arbetsstyrkan

Genom att införliva initiativ för mångfald och inkludering i rekryteringsplanen kan organisationer attrahera en mer varierad grupp kandidater och främja en inkluderande kultur inom arbetsstyrkan. Detta kan leda till bättre beslutsfattande, innovation och medarbetartillfredsställelse.

Medarbetarretention

En väl genomförd rekryteringsplan tar inte bara hänsyn till rekryteringen av nya medarbetare utan även till deras långsiktiga framgång och kvarstannande i organisationen.

Den hjälper till exempel till att definiera roller och ansvarsområden och öppnar upp för samtal om intern rörlighet och utveckling.

Övergripande bidrar en rekryteringsplan med en färdplan för effektiv kompetensförsörjning och kompetenshantering, vilket hjälper organisationer att bygga upp och behålla en kompetent och motiverad arbetsstyrka som driver framgång.

Vilka bör vara involverade?

Rekryteringsplanering är en samarbetsprocess mellan rekryterings- och anställningsteamen samt ledningen:

• Rekryterande chef: Bidrar med insikter om de färdigheter och kvalifikationer som behövs för rollen.
• Personalavdelningen: Ansvarar för planeringsprocessen och genomför planen.
• Avdelningschefer: Bidrar med perspektiv på hur de nyanställda kommer att samverka med olika team och vilka kompetenser som krävs.
• Teammedlemmar: Samlar in feedback från teammedlemmarna om vad de anser behövs.
• Högsta ledningen: Chefer kan behöva involveras, särskilt när det gäller strategiska roller eller roller på hög nivå, för att säkerställa överensstämmelse med företagets mål och vision.
• Ekonomiavdelningen: Säkerställer att rekryteringsplanen överensstämmer med organisationens budget och ekonomiska planering.

Om du skapar ett flödesschema för rekryteringsprocessen kan ett simbaneperspektiv hjälpa dig att ta hänsyn till varje avdelnings ansvarsområden.

Processen för rekryteringsplanering

Rekryteringsstrategins processflöde ser ungefär ut så här:

1. Definiera företags- och teammål för att säkerställa att rekryteringsprioriteringarna ligger i linje med de strategiska målen.
2. Bedöma specifika kompetensbehov och kompetensluckor. Ofta är det enklaste sättet att identifiera behoven att genomföra en analys av kompetensluckor. Att dessutom skapa ett organisationsschema som hör ihop med den nya rekryteringsplanen hjälper till att visualisera rapporteringslinjer och arbetsrelationer.
3. Bedöma om kompetensluckan kan åtgärdas genom coachning av det nuvarande teamet. Om inte – skapa tjänsterna.
4. Samarbeta med HR/kompetensförsörjning för att skapa arbetsbeskrivningar
5. Samarbeta med andra teamledare för att diskutera dina idéer om att rekrytera personen, så att det inte uppstår överlappningar.
6. Skapa en plan för när du behöver rekrytera och hur du rekryterar nya medarbetare.

Jag brukar göra detta genom att hålla en planeringssession för rekrytering med varje ledare i företaget för de kommande 12 månaderna (det kan vara en kortare period), där vi går igenom sådant som analyser av kompetensluckor och skapande av tjänster.

Under den processen ställer jag frågor som för oss in på området personalplanering. Jag försöker förstå verksamhetens aktuella prestationsbehov och överväger sedan om eventuella kompetensluckor kan åtgärdas genom coachning av det nuvarande teamet.

Därefter är det viktigt att sammanställa personalbehovet från alla olika ledare (inklusive arbetsbeskrivningarna) och börja identifiera var vissa team eventuellt kan vara på väg att rekrytera till dubbla roller. 

Det här är något att vara uppmärksam på i följande team:

• Försäljning <> Marknadsföring
• Teknik <> Produkt <> IT <> Data
• Ekonomi <> Verksamhetsdrift <> Data
• HR <> Ekonomi
• Ekonomi <> Inköp (om inköp inte redan ingår i ekonomi).

Jag var till exempel en gång tvungen att ingripa när ekonomiavdelningen ville rekrytera någon som skulle leda inköpsarbetet, samtidigt som leveranskedjeteamet redan letade efter någon som skulle leda inköpsarbetet!

Ofta beror sådana situationer på att ett team upplever att det inte får tillräckligt med information eller kapacitet från ett annat team och tror att det skulle hjälpa att anställa någon som överbryggar gapet och tar över (men det gör det aldrig).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Frågor att ställa när du utformar en rekryteringsplan

Genom att ställa rätt frågor blir din rekryteringsplan mer strategisk och hållbar.

De flesta linjechefer bör kunna besvara följande frågor på ett sätt som hjälper både dig och dem att förstå de viktigaste aspekterna av deras rekryteringsbehov samt en tjänsts omfattning och brådska. Oavsett om du vill rekrytera en assistent eller tillsätta en mer specialiserad tjänst ger dessa frågor avgörande tydlighet.

F: Vilka resurser eller vilken budget har du (om du har någon)?

Om vi ska vara ärliga är detta i hög grad den avgörande faktorn här. Om du går igenom hela checklistan och upptäcker att du inte kommer att kunna hitta den person du behöver med den budget du har, kan du återvända till ekonomi- eller företagsledningen för att diskutera detta med hjälp av svaren nedan.

Om du inte har någon budget bör du tänka på kostnaden så att du kan ge ekonomiavdelningen råd. Du kan behöva göra avvägningar kring sådant som vissa kompetenser eller senioritetsnivå för att anpassa dig till en mindre budget.

F: Vad ska den här personen göra här? Vilka specifika resultat förväntar vi oss av den här tjänsten under de första 6 månaderna, 12 månaderna eller längre?

Jag rekommenderar att ni talar om specifika resultat så att fokus blir tydligt kring varför personen behövs. På så sätt undviker du att rekrytera enbart utifrån kompetenser (det vill säga ”Den här personens kompetenser skulle vara bra att ha i teamet” – men göra vad?).

F. Vilka kommer de att ha mest kontakt med internt? Behöver vi deras synpunkter i rekryteringsprocessen eller när arbetsbeskrivningen utformas?

Det finns numera väldigt få roller som inte samverkar med flera funktioner i företaget. Att ta in synpunkter utifrån kan bredda eller avgränsa rollen, men den kommer att passa bättre oavsett.

Om ekonomiavdelningen till exempel vill anställa någon till dataområdet, vad är det som det nuvarande datateamet inte förser dem med?

F. Finns det en överlappning mellan personen i den här rollen och någon annan i företaget? Om så är fallet, hur stor är överlappningen och vilka skillnader gör den här rollen nödvändig?

Om vi fortsätter med exemplet ovan kommer den person inom dataområdet som ekonomiavdelningen anställer att behöva arbeta med datateamet. Men är det lämpligt med så mycket överlappning, eller har datateamet tillräcklig kapacitet för att förse ekonomiavdelningen med den information de behöver? Eller bör datateamet helt enkelt anställa personen för att hålla rapporteringslinjerna tydliga?

F. Vilken erfarenhet och/eller vilka färdigheter behöver den bästa kandidaten för att lyckas i rollen?

Det här är för att du och rekryterande chef ska ha en uppfattning om vad ni letar efter. Helst bör det finnas vissa kriterier som är ett ”måste” och andra som är ”bra att ha”. 

Det här bör ytterligare befästa behovet av rollen och få dig att börja fundera på hur brådskande den är. Du bör undvika att vara alltför vag; om det enda du kan komma på är personer som är bra på kommunikation och självmotivation kan du behöva gå tillbaka till resultaten. Naturligtvis är det också ett hinder att vara alltför föreskrivande.

(Jag går igenom detta mer i min artikel om kandidatsökning).

F. När behövs rollen – igår, om tre månader eller om sex månader?

Det är här vi börjar fundera på hur brådskande rollen är. Det hjälper dig och teamet för talangförvärv att planera när en roll bör annonseras, hur brådskande den är och hur många resurser som ska läggas på den just nu.

F. Vad händer om vi inte anställer personen inom sex månader?

Det här är mer en mental övning för att fundera på hur brådskande det är. Det är lätt att säga ”Tja, vi kommer inte att nå våra mål” och lämna den här frågan därhän. 

Ta dig tid att fundera på vad som händer om du inte har den här resursen, men teamets krav förblir desamma. Så får du verkligen fram hur brådskande rollen är.

Under min karriär har jag bara haft en chef som sagt till mig: ”Hej Mariya, min roll är inte brådskande, men jag ville meddela att jag behöver den här resursen om sex månader och att det blir en svår rekrytering, så låt oss annonsera den nu.” Jag fick tårar i ögonen – var sådan!

F. Vem kan/vill ta över ansvaret under tiden?

Det här hjälper återigen till att bedöma hur brådskande rollen är och får dessutom linjechefen att fundera på att skapa ett utvecklande mål för någon internt eller göra det till en del av personens utvecklingsplan. 

Jag har många gånger sett att rekrytering är det första man tar till, men när vi kommer till den här frågan upptäcker vi att det redan finns många personer i teamet vars kapacitet inte utnyttjas tillräckligt.

F. Vilken är karriärvägen, om det finns någon?

Det här är något som alla chefer bör fundera på när de vill anställa någon. Ibland är svaret att det inte finns någon, eftersom det redan är en mycket senior roll (till exempel när man vill tillsätta en roll på C-nivå). 

I andra fall beror det dock på att företaget, när man granskar saken noggrant, bara behöver personen under en begränsad tid. Då är det värt att fråga sig om en uppdragstagare är ett bättre alternativ än en anställd som sedan blir utan arbetsuppgifter efter projektet.

F. Har du tid att rekrytera nu, och när kommer du att ha tid?

Rekrytering bör ta upp en ansenlig del av veckans kalender, och ju mer brådskande rollen är, desto mer tid bör någon vara beredd att avsätta för rekryteringsprocessen.

Att publicera jobbannonser, kontrollera systemet för kandidatspårning, publicera inlägg i sociala medier, granska CV:n och genomföra intervjuer tar allt tid. 

Andra saker som jag märker att människor glömmer att avsätta tid för är att ge ordentlig feedback efter intervjun (topptalanger kräver bra feedback), genomföra bakgrundskontroller och introducera nyanställda.

Ofta kretsar mina diskussioner med rekryterande chefer som vill skala upp team snabbt kring huruvida deras team har kapacitet att genomföra en bra introduktionsprocess för alla nyanställda. Om kapaciteten är ett problem kan du överväga att använda ett programverktyg för introduktion som hjälp för att effektivisera processerna.

F. Hur är det med företagskulturen?

Observera att jag inte nämner ”passning till företagskulturen” någonstans ovan. Det beror på att jag är övertygad om att detta kan vara mycket begränsande i det här skedet och kan vara en källa till partiskhet.

Fokusera på sådant som beteenden, färdigheter och erfarenhet som passar den ideala kandidaten, så undviker du att alla dina nyanställda ser ut att komma ur samma form.

Med svaren på dessa frågor i handen går du tillbaka till din chef eller ledningen och diskuterar rekryteringsplanen.

Om du har ett dedikerat rekryteringsteam eller en särskild resurs bör du vara beredd på att diskutera hur brådskande din roll är med andra team som har roller som är lika brådskande eller ännu mer brådskande. 

Svaren på frågorna ovan har också fördelen att vägleda både urvalsprocessen och rekryteringsbeslutet längre fram, så de fyller faktiskt två funktioner!

Checklista för rekryteringsplanering

De flesta företag arbetar utifrån en årlig eller halvårsvis strategisk rekryteringsplan, så här är en checklista över vad du bör kontrollera och planera för innan den rekryteringsperiod du har planerat för börjar.

• En övergripande rekryteringsplan för företaget
• Utrymme för varje team att rekrytera under perioden till de olika roller de har
• Du har stämt av med tvärfunktionella intressenter kring den roll du lägger till
• Du har besvarat alla frågor i avsnittet ovan
• Du har börjat skapa arbetsbeskrivningar tillsammans med HR och talangansvariga
• Du har börjat fundera på hur du ska rekrytera den här personen (hur du hittar medarbetare, intervjufrågorna eller uppgifterna i rekryteringsprocessen)
• När du har publicerat annonsen och börjat rekrytera till rollen börjar du fundera på hur nästa version av ditt team ser ut inför nästa omgång.

Att ta sig tid att planera rekryteringen ordentligt lönar sig

En rekryteringsplan tar tid. Den kan vara arbetskrävande och få dig att tänka på sådant som du inte har färdiga svar på. 

Det bör dock inte hindra dig från att gå igenom processen och försöka gå lite djupare i planeringen för att göra den mer hållbar och träffsäker.

Som om det vore precis rätt tillfälle hörde en vän av sig till mig med följande berättelse, just när jag skrev den här artikeln. 

Vännen hade en dialog med ett företag som uppskattade hens färdigheter men som under nästan nio månader fortsatte att ändra de roller som min vän övervägdes för. 

Detta är slöseri med allas tid och sannolikt ett tecken på att de verkligen inte hade någon plan på plats när de inledde dialogen med min vän. 

Det får mig att tro att de såg hens erfarenhet och föll för fällan ”Vi skulle gärna ha någon med den erfarenheten ombord” utan att veta vad de skulle göra med personen.

Till slut drog de sig abrupt ur processen, slösade bort allas tid och lämnade efter sig en bitter eftersmak.

Jag önskar att jag kunde säga att detta är ett enstaka exempel på en särskilt dålig kandidatupplevelse, men det är det inte. Det verkar vara normen i den här miljön, där vi har skapat en kultur av att ”rekrytera först och ställa frågor senare”. 

Jag har själv varit en del av sådana uppskalningsinsatser – team som fördubblats eller till och med tredubblats på ett år – men jag har alltid försökt vara den kritiska rösten i de rummen. 

Detta har hjälpt de team jag arbetat med att ha ett tydligare mål i åtanke, så att de i sin tur kan ge rätt kandidater den bästa kandidatupplevelsen och upprätthålla ett starkt arbetsgivarvarumärke.

Rekryteringsmål bör behandlas precis som alla andra mål – varje minut du lägger på planering innan du sätter igång för fullt sparar åtminstone några minuter som du annars skulle behöva ägna åt att backa tillbaka och slösa bort.

Jag säger inte att det här innebär att du aldrig kommer att göra människor övertaliga, men det är alltid bra att ifrågasätta sig själv då och då för att kontrollera att du är på rätt väg.

För dig kan rekrytering och uppsägningar så småningom börja se ut som siffror eller poster, men för människor är detta deras försörjning.

Håll dig uppdaterad om rekrytering

Om du vill hålla dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom rekrytering finns det några saker du kan göra.

En är att överväga att gå en rekryteringskurs som hjälper dig att hålla den senaste tekniken och marknadens krav i perspektiv när det gäller din verksamhet.

Det andra är att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People. Vi arbetar alltid för att hålla fingret på pulsen kring vad som händer inom rekrytering och dela insikter som vi får från panelsamtal och intervjuer med experter, och du kan få allt direkt i din inkorg!