Samarbetsbaserad rekrytering: Så bygger ni vinnande team tillsammans

Vad är samarbetsinriktad rekrytering?

Samarbetsinriktad rekrytering är en rekryteringsstrategi som involverar olika intressenter, ibland från olika delar av verksamheten, under hela rekryteringsprocessen.

Ur kandidatens perspektiv får de träffa fler potentiella teammedlemmar och får en bättre förståelse för organisationen, företagskulturen och teamet.

För organisationen ger en samarbetsinriktad rekryteringsmetod ett standardiserat rekryteringsramverk som förenar teamet och delar upp den stora uppgiften att anställa någon i mer hanterbara delar för varje person.

Varje person kan fokusera på ett specifikt område och hjälpa den rekryterande chefen att få djupare insikter i kandidatens expertis

Även personer utanför det direkta teamet kan vara engagerade – exempelvis är produktchefer ofta involverade vid rekrytering av kandidater till ingenjörsroller.

Att rekrytera är, som man brukar säga, en lagsport, och alla i laget är inte fotbollsspelare – även tränare och medicinsk personal behövs.

Samarbetsinriktad rekrytering jämfört med traditionell rekrytering

Som du förmodligen har förstått bryter samarbetsinriktad rekrytering mot mönstret för den traditionella, rekryterande chefstyrda rekryteringsprocessen.

Även om den rekryterande chefen fortfarande arbetar nära rekryteraren och har det sista ordet kan chefen dra nytta av andra personers kunskap och expertis.

Traditionell rekrytering	Samarbetsinriktad rekrytering
Förlitar sig i hög grad på den rekryterande chefens åsikt	Inkluderar flera teammedlemmars expertis
Kandidater får en begränsad bild av organisationen	Kandidater får en bredare bild av organisationen och teamet
Mycket arbete för rekryteraren och den rekryterande chefen	Möjlighet att dela på arbetsbördan

Som vi ska gå igenom nu är samarbete värdefullt både i stadiet för rekryteringsplanering och i intervjustadiet.

Att kartlägga vem som ansvarar för åtgärder inom varje steg av rekryteringsprocessen kan göras genom att skapa ett flödesschema för rekryteringsprocessen.

Fördelar med samarbetsinriktad rekrytering

Samarbetsinriktad rekrytering kan gynna talanganskaffningsprocessen på flera sätt, till exempel:

Sätt igång rekryteringssamtal

Till att börja med samlar en samarbetsinriktad rekryteringsprocess rätt personer för att säkerställa att korrekta beslut fattas om lediga roller och prioriteringar, kompetenskrav, arbetsbeskrivningar och själva rekryteringsprocessen.

Den sätter igång samtal om rollens utformning, verksamhetens behov, teamstrukturer, kandidategenskaper och kompetenskrav.

Jag har varit med om många situationer där sådana samtal ledde till att nya strategier för teamen, successionsplaner och till och med initiativ för lärande och utveckling skapades.

Dessa diskussioner, om de fokuserar ordentligt på kapacitetsbrister och nödvändiga kompetenser, säkerställer att rekryteringsteamen har en mer enhetlig bild av vad som kännetecknar en bra kandidat för varje roll och kan tillämpa den standarden mer objektivt.

Slutligen gäller att ju fler personer som känner till lediga roller och vad teamen behöver, desto fler personer har du som håller utkik efter potentiella kandidater 👀.

Fördelar med olika åsikter och uppdelning av intervjuer

När du utformar intervjuprocessen kan du dra nytta av att flera personer är involverade genom att låta var och en fokusera på ett specifikt område. Detta gäller särskilt om du tittar på hur man anställer en ny chef.

För en roll som ingenjörschef kan exempelvis en senior ingenjör fokusera på teknisk expertis, en produktchef fokusera på tvärfunktionellt arbete och samarbete, och ingenjörschefen fokusera på ledarskap och att leda teamet.

På så sätt kan varje samtal bli mer ingående, så att man upptäcker expertis och undviker att gå igenom samma saker flera gånger.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Bättre kandidatupplevelse

Genom att interagera med en mängd potentiella kollegor känner kandidaterna sig mer delaktiga i de team de snart ska ansluta till, inklusive när det gäller kultur, ledarstilar, förväntningar, förmåner och hur framgång ser ut.

”Teambaserade intervjuer känns välkomnande och engagerande för en kandidat”, säger Hollie Castro, personalchef på Miro. ”Att skapa en individuell upplevelse för kandidaten genom att bygga en relation med dem för att förstå deras personliga situation är avgörande.”

Dessutom uppskattar kandidaterna att de har fått möjlighet att visa sina färdigheter för flera personer och inte är utlämnade åt en enda persons bedömning och eventuella partiskhet.

Minska partiskhet

På tal om partiskhet – en betydande fördel med att ha mer än en åsikt är möjligheten att utmana varandra och uppmärksamma partiskhet.

Om någon inte kan underbygga sin åsikt om en kandidat med bevis (dvs. vad kandidaten sa), förekommer det sannolikt någon form av partiskhet som bör undersökas. 

Partiskhet är inneboende hos oss och extremt svårt att övervinna. Ett effektivt tillvägagångssätt är dock att belysa den och tvinga sig själv att förklara sina resonemang för andra – och det är här gemensam rekrytering kommer in.

En mångfaldig rekryteringspanel kan också bidra till att eliminera partiskhet på kandidatsidan och upptäcka kandidater med oönskade egenskaper – till exempel sexism.

Som jag nämnde i min tidigare artikel om partiskhet vid anställning har jag upptäckt kandidater som varit nedlåtande och sexistiska mot mig själv och andra kvinnliga kollegor, men som betedde sig korrekt mot alla män i intervjupanelen.

Utmaningar med gemensam rekrytering

Även om gemensam rekrytering är bra i teorin finns det, precis som med det mesta som involverar flera personer, utmaningar med att få det att fungera.

Bristande effektivitet

Att involvera fler personer är ett bra sätt att fördela arbetsbelastningen och säkerställa att du anställer rätt kandidat, men det kan lika lätt komplicera beslutsprocessen och överväldiga kandidaten.

För att vara effektiv bör detta vara ett samarbete mellan endast dem som behöver vara involverade.

Processen bör fortfarande vara smidig, där varje intressent känner till sin specifika roll och sitt ansvar. 

Även om det exakta antalet beror på omständigheterna kan du börja ifrågasätta om alla behöver vara där om kandidaten träffar fler än 6–7 personer under intervjuprocessen.

Du får inte fler eller bättre insikter enbart genom att lägga till fler personer. Försök i stället att fokusera intervjuerna och göra varje steg till en mer djupgående genomgång.

Se dessutom till att det inte deltar fler än 1–2 personer från rekryteringspanelen i någon enskild intervju med kandidaten. 

En gång blev jag intervjuad av fem personer från ett företag samtidigt (det skulle ha varit sex, men en kunde inte delta). 

Ingen av dem hann ställa mer än en enda fråga, än mindre gå in på djupet, och de pratade i mun på varandra eftersom de inte hade kommit överens om ordningen och två personer sa inte ens något. 

Det var komiskt och något som de flesta kandidater skulle uppleva som irriterande eller överväldigande.

Dessutom är det helt onödigt för 99 % av rollerna, såvida du inte specifikt anställer någon som ska framträda inför domarpaneler.

Utbildning

När du skapar rekryteringsteamet kan det behövas viss utbildning för att informera medarbetarna om processer och roller.

Det kan till exempel behövas utbildning i att hålla intervjuer fokuserade och engagerande samt i att samla in relevant återkoppling.

Alla som deltar måste också ha samma bild av vad de letar efter. Detta säkerställer att alla följer samma linje när de förklarar rollen för kandidaten och bedömer kandidaten enligt samma standarder. 

Du vill till exempel inte att någon bedömer kandidater på juniornivå utifrån standarder för seniora roller på grund av bristande förståelse för vad teamet behöver.

Krockande scheman

Alla som deltar i processen har också sitt heltidsarbete att sköta, så det kan göra processen långsammare att samordna alla.

För att motverka detta bör du endast involvera personer som kan avsätta tid och verkligen engagera sig i processen.

Om någon deltar i flera projekt, ligger efter med sitt arbete eller inte kan avsätta tid i kalendern för utbildning skulle jag undvika att bjuda in dem att delta i processen. 

Se till att rekryterande chef har detta i åtanke när hen väljer vilka personer som ska involveras. Ordna om möjligt ersättare för personer när det är lämpligt.

Hantera åsikter

Att inkludera flera intressenters perspektiv är en viktig del av att utvärdera kandidater och fastställa om de passar bra för företaget, men ett beslut måste fattas av en person eller grupp som kanske inte delar vissa av de involverades uppfattningar.

I slutet av den här processen måste beslutet respekteras och accepteras, med förståelsen att det inte får skapa friktion inom befintliga team.

Det gemensamma rekryteringsteamet bör ta fram en kortlista över kandidater och ge återkoppling om var och en, som en rekryterande chef eller panel kan överväga. 

Den som fattar beslutet bör sedan redogöra för sina tankar och motivera det beslut som fattas.

Beslut genom en kommitté

En fälla man bör undvika är att övervärdera gruppens samlade visdom. 

Förr eller senare måste ett beslut fattas, och den tid som läggs på att se till att alla som kan ha ett visst intresse av eller vara involverade i den aktuella rollen får möjlighet att träffa kandidaten kommer att ge allt mindre utbyte.

Jag ser ofta detta hos rekryterande chefer som inte känner sig säkra på sig själva och gömmer sig bakom andras åsikter för att undvika ansvaret för en potentiellt misslyckad rekrytering. 

Det gäller att hitta en balans, och ibland kräver det att man provar sig fram.

Lägg grunden för gemensam rekrytering

Kärnan i en bra strategi för gemensam rekrytering är ett förändrat tankesätt hos både organisationen och rekryteringsteamet.

Traditionella rekryteringsprocesser och teamdynamik kan få intressenter att värdera vissa åsikter eller perspektiv högre än andra, eller att helt och hållet överlåta beslutet till en enda persons omdöme.

Det är inte därför ni har samlat gruppen.

Hur väl ni lyckas genomföra gemensam rekrytering kommer i slutändan att återspegla er kultur.

Om ni till exempel inte värdesätter olika perspektiv som organisation är det osannolikt att ni kan övertyga medlemmarna i rekryteringsteamet om att ni kommer att värdesätta deras perspektiv.

På samma sätt kommer HR-chefer att få svårare att få engagerade deltagare från andra avdelningar om en samarbetskultur inte är normen.

Om organisationen är starkt uppdelad i silor kan rekryteringsteamet få svårt att förstå teamets behov eller den roll som personen kommer att spela för företagets framgång.

Gemensamma rekryteringsinsatser drivs av transparens, kultur och ett tankesätt som bygger på tillit och öppen kommunikation.

Om dessa egenskaper inte är en del av organisationen som den ser ut i dag behöver ni arbeta med cheferna för att utbilda dem i samarbete som helhet och därefter fokusera på rekryteringsrutiner samt tydliggöra fördelarna för deras team.

I början kommer troligen bara chefer eller avdelningschefer att vara involverade i era gemensamma rekryteringsinsatser, men när processen utvecklas kan variationen av intressenter växa i takt med den, efter behov.

Beståndsdelar i en strategi för gemensam rekrytering

När ni känner er säkra på att organisationen har grunderna på plats för att kunna arbeta med gemensam rekrytering återstår den mindre frågan att införa de olika beståndsdelar som ska utgöra er gemensamma rekryteringspraxis.

Som nämnts kan det krävas utbildning kring olika delar av gemensam rekrytering, oavsett om det handlar om hur man använder systemet för kandidatspårning (ATS) eller hur man samordnar vad varje medlem i rekryteringsteamet fokuserar på och bedömer under intervjuprocessen.

För att hjälpa er att komma igång med strategin har jag beskrivit sju delar som ni bör ha på plats från början och vidareutveckla längs vägen.

1. En väldefinierad rekryteringsprocess

Att etablera en väldefinierad rekryteringsprocess är det första steget i att skapa en strategi för gemensam rekrytering.

Det börjar innan ett rekryteringsbehov har fastställts, med insatser för strategisk personalplanering som skapar riktlinjer för chefer och team att identifiera rekryteringsbehov, fastställa krav på tjänsten och skapa arbetsbeskrivningar.

De åtgärder som ert rekryteringsteam vidtar härnäst, och vad som händer när kvalificerade kandidater läggs in i ATS, bör tydligt beskrivas för hela rekryteringsteamet. 

Här är en checklista med frågor som varje medlem i rekryteringsteamet bör kunna besvara:

• Vem leder varje intervjusteg?
• Vad tas upp i varje steg – färdigheter, egenskaper och frågor?
• Hur ser ett bra resultat ut för vart och ett av de ämnen som tas upp?
• Vilken nivå krävs för att bli anställd?

2. Effektiv personalplanering

Som vi har konstaterat börjar den samarbetsinriktade processen inte när du väl har påbörjat sökandet efter en kandidat. 

En bra strategisk process för personalplanering är ett samarbete mellan rekryterande chefer och HR för att kartlägga teamets behov, prioriteringar och de färdigheter som kommer att krävas för att uppnå långsiktiga mål och skapa värde för verksamheten

”Samarbete mellan HR och rekryterande chefer för att identifiera behov snarare än önskemål”, sa Christina Schelling, senior vice president och chef för talang och mångfald på Verizon. ”Som chefer börjar vi ofta med att leta efter ’enhörningar’. Det är både HR:s och den rekryterande chefens ansvar att fokusera på kärnkompetenserna och leta efter fallenhet för några av de meriter som är bra att ha. Detta innefattar att omvärdera hur våra platsannonser ser ut och hur vi knyter kontakt med våra sökande.”

Hur företagskulturen ska återspeglas i rekryteringsprocessen och vilka förväntningar som ska ställas på nuvarande medarbetare när det gäller vad processen kräver bör också fastställas i detta skede.

Ytterligare resurs: Bästa programvara för personalplanering

3. Att involvera talangpoolen

Samarbetsinriktad rekrytering börjar med samarbetsinriktad kandidatsökning. Vem som helst kan hjälpa till att hitta nya talanger!

Oavsett om det handlar om att stärka ditt program för medarbetarrekommendationer eller helt enkelt skapa platsannonser som är enkla att dela och kan användas på LinkedIn eller andra sociala medier, är det ett enkelt sätt att få kontakt med talanger som du kanske inte tidigare har haft insyn i att använda nätverken hos de personer som redan arbetar hos dig.

”Kandidater som rekommenderas av nuvarande medarbetare i Grainger-teamet lyckas ofta bra när de börjar på företaget. Nuvarande medarbetare förstår vad som krävs och är ofta bra på att upptäcka talanger”, säger Randy Tosch, VP för talang på Grainger.

Det kommer också att få människor att prata internt och oundvikligen väcka diskussioner bland medarbetarna om vem i den befintliga personalen som skulle passa bra för tjänsten, vilket främjar en kultur av intern rörlighet.

Detta tillvägagångssätt säkerställer att människor upplever att det finns möjligheter att utvecklas och gå vidare, vilket bidrar till att behålla medarbetare och förbättra mätvärdena för medarbetarupplevelsen.

Se också till att fråga människor: ”Vems röst är inte representerad i ditt team?” för att utmana dem att tänka på att rekommendera kandidater från underrepresenterade grupper.

Tips: Använd programvara för medarbetarrekommendationer för att automatisera rekommendationsprocessen och göra det enklare för medarbetare att rekommendera kvalificerade kandidater till lediga tjänster inom företaget.

4. Fortsätt fokusera på kandidatupplevelsen

Du får bara en chans att göra ett första intryck. Kandidater som söker ett jobb får ofta detta råd, men detsamma gäller för företaget.

Den upplevelse du skapar under intervjuprocessen är en del av detta. Även om dina samarbetsinriktade rekryteringsinsatser ger kandidaten fler möjligheter att träffa människor och lära sig mer om företaget, kan det bli överväldigande och överdrivet tidskrävande att belasta dem med för många intervjuer.

Genom att hitta en balans och göra varje steg i processen meningsfullt säkerställer du att kandidatens upplevelse förblir positiv.

5. Förstå intressenternas roller

Vanligtvis omfattar en samarbetsinriktad rekryteringsprocess tre grupper med olika ansvarsområden som stödjer processen.

• Rekryterande chefer hjälper till att skapa platsannonser och förmedlar visionen för tjänsten och den ideala kandidaten. I slutändan hamnar rekryteringsbesluten ofta på den rekryterande chefens bord.
• Rekryterare fungerar som mellanhänder mellan kandidater och andra intressenter. De ansvarar för att skapa och genomföra hela rekryteringsprocessen samt kandidatupplevelsen.
• Intervjuare hjälper till att bedöma kandidaten och ge kandidaten olika perspektiv på organisationen.

Andra som kan vara involverade är chefer eller ledare som är särskilt intresserade av kandidaten och vad personen kan bidra med. Som du kanske förväntar dig gäller detta särskilt för lediga tjänster högre upp i organisationen.

”Vi har ett 360-gradersperspektiv i vår rekryteringsprocess”, sa Castro. ”Det innebär att vi får synpunkter från medarbetare, kollegor och rekryterande chefer i våra intervjupaneler.”

6. Främja teamsamarbete vid rekrytering

Även om teammedlemmarnas perspektiv måste värderas måste detta perspektiv också utvecklas genom ett perspektiv som tydliggör vilken riktning intervjun bör ta och omfattningen av det de letar efter.

Om en intervjuare till exempel får i uppgift att ställa frågor som hen själv kanske inte vet svaret på, kommer hens åsikt om kandidatens svar sannolikt inte att vara till någon hjälp för rekryteringsansvarig.

Försök därför att undvika att låta personer ställa frågor som de inte vet svaret på. Om det inte går att undvika, försök då att erbjuda utbildning i hur ett bra svar ser ut, det vill säga några olika varianter av möjliga svar.

Ni behöver tydligt definierade mål för frågorna som ställs och bedömningsparametrar som intervjuarna ska använda i varje steg av rekryteringsprocessen.

Detta bidrar till att forma intervjuarens perspektiv och hjälper hen att omvandla sina uppfattningar till konsekvent återkoppling samt motverka omedvetna fördomar.

“Vi har skapat en rekryteringsgrupp,” säger Weronika Niemczyk, personalchef på teknikföretaget ABBYY. “Som kandidat träffar du olika chefer – en intervjuar dig om tekniska färdigheter, en annan om sociala färdigheter, kanske ytterligare en om ledarskapsförmåga eller arbetsstil och om du passar in i företagskulturen.

Som rekryteringsansvarig behöver du mer än bara datapunkter från en 60 minuter lång intervju för att få ett bra intryck av någons förmåga och personlighet i rollen. Nu fördelas beslutet och ansvaret för att ta in en ny medarbetare mellan gruppens medlemmar.”

7. Samla in återkoppling från intressenter

Efter att ett beslut har fattats och den nya medarbetaren har påbörjat introduktionen är det viktigt att samla in återkoppling från intressenter om hur de tyckte att processen gick och vad som kunde förbättras.

I sin tur bör rekryteringspartnern som byggde den samarbetande rekryteringsprocessen ge intressenterna återkoppling ur sitt perspektiv och ge råd om ytterligare förbättringar.

Precis som alla andra innovativa sätt att utforma en process kommer finjusteringen av ert arbetssätt för samarbetande rekrytering att ske iterativt. 

Så småningom kommer ni att ha ett distribuerat arbetsflöde som motverkar fördomar och hjälper team att identifiera den bästa kandidaten för att tillgodose deras behov.

Håll dig uppdaterad om trender inom rekrytering

Om du vill hålla dig uppdaterad om all den senaste utvecklingen inom rekrytering, inklusive fler trender som samarbetande rekrytering, finns det några saker du kan göra.

Ett alternativ är att gå en rekryteringskurs som hjälper dig att hålla den senaste tekniken och marknadens krav i perspektiv i relation till din verksamhet.

Det andra är att prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People. Vi arbetar alltid för att hålla oss uppdaterade om vad som händer inom rekrytering och delar insikter som vi får från panelsamtal och intervjuer med experter, och du kan få allt direkt i din inkorg!