Skrivbordsbokning kontra flexibla skrivbord: viktiga skillnader, för- och nackdelar

Delade skrivbord kontra skrivbordsbokning: viktiga skillnader

Den främsta skillnaden mellan skrivbordsbokning och delade skrivbord är hur medarbetare får tillgång till skrivbord på en arbetsplats.

Delade skrivbord ger medarbetare tillgång till skrivbord enligt principen först till kvarn, medan skrivbordsbokning kräver att medarbetare reserverar skrivbord i förväg.

Delade skrivbord och skrivbordsbokning har också vissa likheter. Inget av alternativen innebär tilldelade sittplatser, vilket är vanligt på traditionella arbetsplatser, och båda är beroende av tillgängliga skrivbord. Därför är en sittplats inte garanterad.

Jag har sammanfattat de viktigaste skillnaderna i den här praktiska tabellen:

	Delade skrivbord	Skrivbordsbokning
Definition	Medarbetare använder valfritt ledigt skrivbord enligt principen först till kvarn.	Medarbetare reserverar ett specifikt skrivbord eller kontorsutrymme i förväg.
Fördelning av utrymme	Inga tilldelade platser; skrivborden är inte tilldelade och används tillfälligt.	Utrymmen reserveras och tilldelas enligt bokningssystemet.
Flexibilitet	Hög flexibilitet eftersom medarbetare kan välja vilket ledigt skrivbord som helst.	Måttlig flexibilitet, men medarbetare måste planera och reservera i förväg.
Tekniska krav	Grundläggande kontorsteknik; inga särskilda krav utöver tillgång till ett gemensamt nätverk.	Kräver ett bokningssystem eller programvara för att hantera reservationer.
Medarbetarupplevelse	Medarbetare kan ha svårt att hitta en plats under perioder med hög belastning.	Mer förutsägbart eftersom medarbetarna har en reserverad plats.
Lämplighet	Bäst för organisationer med mycket rörliga medarbetare eller ett stort antal distansarbetare.	Idealiskt för organisationer som vill säkerställa tillgången till skrivbord och föredrar en strukturerad användning av kontorsutrymmet.
Komplexitet i hanteringen	Enklare att införa, men kan kräva mer tillsyn för att säkerställa att skrivbord finns tillgängliga.	Mer komplext att hantera eftersom ett bokningssystem krävs, men ger bättre kontroll över utnyttjandet av utrymmet.
Kostnadseffektivitet	Potentiellt högre kostnadseffektivitet tack vare maximal användning av tillgängligt utrymme.	Kan också vara kostnadseffektivt, men kan kräva investeringar i bokningsprogramvara.
Social interaktion	Uppmuntrar spontana interaktioner mellan medarbetare och främjar samarbete.	Kan begränsa spontana interaktioner på grund av förbokade och potentiellt isolerade utrymmen.
Personlig anpassning	Låg; skrivborden delas och kan inte anpassas personligt.	Högre; medarbetare kan ha viss möjlighet att anpassa sin reserverade plats under användningstiden.

@media (min-width: 768px) { .table-special-first-column th:first-child, .table-special-first-column td:first-child { width: 20%; } }

Nu går jag igenom båda alternativen lite mer i detalj.

Vad är delade skrivbord?

Delade skrivbord är en smart arbetsplatslösning där ingen medarbetare har ett tilldelat skrivbord. I stället tas lediga skrivbord och mötesrum i anspråk enligt principen först till kvarn.

Delade skrivbord bidrar till ett effektivare utnyttjande av kontorsutrymmet och kan minska kostnaderna för lokaler när medarbetare arbetar i en hybrid arbetsform.

Låt oss gå djupare in på fördelarna och nackdelarna med delade skrivbord.

Fördelar med delade skrivbord

Den här lösningen kan fungera utmärkt när den införs på rätt sätt. 

Exempelvis införde Telenor (ett norskt telekommunikationsföretag) en lösning med delade skrivbord redan 2003. Företagets vd, Jon Fredrik Baksaas, tillskriver deras införande av delade skrivbord en viktig roll i företagets tillväxt.

Här är några specifika fördelar med delade skrivbord:

1. Kostnadseffektivt

Delade skrivbord minskar kostnaden per arbetsplats eftersom en arbetsplats kan användas av fler än en anställd (vanligtvis av flera anställda per dag). Det är också enkelt att införa och erbjuder stor flexibilitet.

2. Tillgängligt med kort varsel

Delade skrivbord passar utmärkt för anställda som vanligtvis arbetar hemifrån men behöver omväxling. Eller när teammedlemmar vill samarbeta på plats. De kan helt enkelt gå in på kontoret och börja arbeta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Ger de anställda självständighet

Anställda värdesätter friheten med distansarbete. Delade skrivbord ger de anställda utrymme att arbeta på sina egna villkor, vilket visar att du litar på att de kan slutföra projekt framgångsrikt utan omfattande övervakning.

4. Främjar innovation och kreativitet

Att arbeta från en annan plats varje dag kan vara en utmärkt stimulans för kreativiteten. Att arbeta från samma plats kan kännas stillastående efter ett tag, och delade skrivbord kan erbjuda den perfekta lösningen.

Dessutom kan möjligheten att samarbeta med kollegor på plats underlätta bättre lagarbete och mer innovation i teamen, något som är särskilt viktigt i en hybrid arbetsplatskultur.

Nackdelar med delade skrivbord

Det finns förstås vissa nackdelar med att inte ha en dedikerad arbetsplats för varje anställd. Här är några att tänka på:

1. En skrivbordsplats kan inte garanteras

Delade skrivbord har en inneboende begränsning. Vissa dagar kan du upptäcka att inga av skrivborden är lediga. Du måste antingen hitta en annan arbetsplats eller vänta tills någon lämnar ett skrivbord. Detta kan leda till tidsspillan och frustration.

2. Brist på alternativ

Även när du hittar ett skrivbord är det möjligt att alla bra platser redan är upptagna och att du blir hänvisad till bullriga områden där det är svårt att koncentrera sig. Om du hela tiden distraheras av personer som passerar ditt skrivbord kommer du inte att vara så produktiv som möjligt.

3. Hälsoproblem

Flera personer kan använda samma skrivbord dagligen, vilket innebär en större risk att någon med en sjukdom eller infektion förorenar skrivbordet. När du inför delade skrivbord behöver du lägga extra resurser på att utbilda de anställda om hälsorisker och säkerhetsåtgärder, tillhandahålla handsprit och anställa fler personer för att rengöra skrivborden efter användning.

Vad är skrivbordsbokning?

Skrivbordsbokning är en annan typ av ythantering för hybrida kontor där de anställda väljer arbetsplatser i förväg och checkar in när de anländer.

Detta innebär vanligtvis ett bokningssystem eller programvara för hantering av kontorsutrymmen där de anställda kan välja ett specifikt skrivbord eller en specifik arbetsplats, ungefär som när de bokar ett hotellrum.

Precis som delade skrivbord är skrivbordsbokning en form av effektiv ytanvändning och kan leda till lägre kostnader för lokaler.

Fördelar med skrivbordsbokning

Momentet med framförhållning innebär vissa specifika fördelar med skrivbordsbokning jämfört med delade skrivbord. Här är några:

1. Effektivt utnyttjande av arbetsytan

Eftersom skrivbordsbokning innebär att skrivbord tilldelas i förväg möjliggör det ett effektivare utnyttjande av utrymmet. Arbetsytan kommer att ha en högre beläggning eftersom skrivbordsbokning undanröjer osäkerheten kring att skrivbord eventuellt inte är tillgängliga.

2. Större kontroll och bekvämlighet för de anställda

Möjligheten att reservera skrivbord utifrån egna önskemål ger de anställda större kontroll. Om din arbetsplats exempelvis har grupper av skrivbord med ett angivet syfte kan skrivbordsbokning göra det möjligt för de anställda att boka skrivbord närmare anställda på en viss avdelning för att samarbeta.

Kontorshotell ger också större kontroll över arbetsplatsen utan att någon chef behöver utses. De flesta företag använder programvara för skrivbordsbokning för att automatisera arbetsplatsadministrationen. Det finns litet behov av att en chef övervakar fördelningen av arbetsplatser när ett system för kontorshotell finns på plats.

3. Stödjer distansarbetare

Distansarbetare kanske inte uppskattar tanken på att inte ha ett skrivbord att ställa sin bärbara dator på när de besöker kontoret. Kontorshotell kan ge dem trygghet i att få en arbetsplats, vilket uppmuntrar dem att besöka kontoret oftare.

4. Förbättrar medarbetarnas nöjdhet

En hybrid arbetsmodell skapar en balans mellan att arbeta på sin egen plats och att knyta kontakter på kontoret, vilket följaktligen förbättrar medarbetarnas nöjdhet. 

Det är inte särskilt bekvämt att knyta kontakter på arbetsplatsen med flexibla skrivbordsplatser, eftersom det kan bli lite oorganiserat. Du kan aldrig veta vem som kommer att sitta vid skrivbordet bredvid. Kontorshotell gör det möjligt för medarbetare att välja skrivbord närmare de kollegor som de vill bygga en starkare relation till.

Nackdelar med kontorshotell

Även om kontorshotell har sina fördelar finns det alltid vissa nackdelar att ta hänsyn till. Dessa nackdelar bör vägas in:

1. Mer arbete att komma igång

Kontorshotell kräver lite mer planering av kontorsutrymmet. Du behöver skapa en virtuell planritning av arbetsplatsen och ladda in den i programvaran för kontorshotell. Detta är det minsta du behöver göra för att införa kontorshotell. Det är inte särskilt mycket, men det innebär ändå mer arbete än flexibla skrivbordsplatser.

2. Säkerhetsproblem

Om du hanterar konfidentiell information kan det vara riskabelt att dela skrivbord. Andra kan kanske se din skärm eller till och med få tillgång till dokument om du lämnar dem utan uppsikt. 

Du kan skydda konfidentiell information genom att kräva att medarbetare, särskilt de som hanterar konfidentiell information, städar skrivbordet innan de går och inte lämnar dokument utan uppsikt. 

Att införa denna lösning kräver dock resurser och kan i vissa fall vara opraktiskt.

3. Inte lämpat för nödsituationer

När skrivbord är bokade under längre perioder kanske du inte kan ordna en arbetsplats för ett akut möte. Om du till exempel behöver ordna en arbetsplats åt en affärspartner som oväntat befinner sig i staden, kan bristen på tillgängliga sittplatser bli ett komplicerat problem att lösa.

Kontorshotell och flexibla skrivbordsplatser: Vad är slutsatsen?

I slutändan beror valet mellan kontorshotell och flexibla skrivbordsplatser på företagets förutsättningar. Många organisationer väljer också någon form av kombination.

Du kan till exempel ha ett system med flexibla skrivbordsplatser för skrivbord i öppna miljöer, men använda kontorshotell för konferensrum, privata kontor eller coworking-utrymmen.

Det finns många olika typer av hybrida arbetsplatser och gott om metoder för administration av kontorsutrymmen.

Överväg om dina medarbetare skulle ha nytta av att kunna välja arbetsplatser i förväg med ett bokningssystem för flexibla skrivbordsplatser.

Fundera på vilken struktur som skulle öka närvaron på kontoret om det är viktigt för dig, eller helt enkelt på hur du kan erbjuda den bästa hybrida arbetsupplevelsen. Kom ihåg att en god praxis för hybridarbete är att samla in medarbetarnas synpunkter, så använd dig av detta!

Slutligen kan det, beroende på din bransch, ge ännu fler fördelar att skapa en agil arbetsmiljö med många olika typer av arbetsutrymmen för olika behov.