Så genomför du en talanggranskning i 5 steg

För att lyckas får talangöversyner inte betraktas som ”ännu en HR-grej”. Din talangöversynsprocess bör i grunden faciliteras av HR, men ägas av verksamhetens ledare.

Det innebär att verksamhetens ledare ansvarar för att:

• Förespråka och kommunicera processens värde 
• Säkerställa att deltagande ledare hålls ansvariga för att bidra fullt ut till processen (förarbete, talangöversynsmöte, åtgärdspunkter) 
• Aktivt leda och delta i talangöversynsmöten 
• Använda resultaten från talangöversynen för att möjliggöra talangstrategin (dvs. utveckla specifika talanger, undersöka möjligheten att tillföra externa färdigheter/kompetenser osv.).

Ditt HR-/talanghanteringsteam bör ansvara för följande: 

• Definiera processen 
• Skapa de verktyg, resurser och annat material som behövs för genomförandet 
• Utbilda ledare i processen och verktygen 
• Hjälpa till att facilitera talangöversynssessionerna som leds av ledarna 
• Samarbeta med ledningsgruppen för att skapa utvecklingsplaner för kritiska talanger och finslipa talangstrategin för att säkerställa organisationens framtida framgång 
• Utmana ledare att tänka kritiskt och göra en korrekt bedömning av sina medarbetare baserat på definierade kriterier.

Varför genomföra en talangöversyn?

Det främsta målet med att genomföra talangöversyner är att få en djupare förståelse för din samlade talang. Detta ger organisationen många fördelar, bland annat: 

• Förstå de kritiska prioriteringar som organisationen står inför och säkerställa att du har rätt talanger för att möta verksamhetens nuvarande och framtida behov 
• Få en djupare förståelse för vilka dina medarbetare med hög potential (även kallade HiPo) är, så att du både kan utveckla dina HiPo-medarbetare på ett fokuserat sätt och placera dem där de kan skapa störst värde för organisationen. 
• Minska framtida talangrisker genom att bygga upp en stark intern talangbas, samtidigt som du förstår vilken talang du behöver ”köpa” externt.

Kort sagt är talangöversyner avgörande för att säkerställa att du har de talanger som behövs för att möta verksamhetens löpande behov.

Vad bör en talangöversyn innehålla?

En mogen talangöversynsprocess bör uppnå följande:

1. Bedöma dina talanger utifrån prestation och potential 
2. Identifiera och uppmärksamma medarbetare med hög potential inom organisationen
3. Identifiera efterträdare till kritiska roller (vanligtvis alla ledarpositioner samt andra kritiska kompetensområden eller kompetensområden i riskzonen)
4. Påskynda processen med att utveckla våra talanger genom att enas om nästa steg i utvecklingen för kritiska talanger.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så genomför du en talangöversyn

Innan vi går in på hur man genomför en talangöversyn behöver vi säga något om frekvensen.

Om möjligt, sträva efter att träffas en gång per kvartal för att diskutera era talanger. Det håller informationen aktuell, talangsamtalen i fokus och ger er överlag större flexibilitet och fler möjligheter.

Beroende på organisationens behov kan dock även talangmöten två gånger per år eller, som ett minimum, en gång per år vara tillräckliga.

1. Definiera och kommunicera processen för talangöversyn

Om ni inte redan har en befintlig process för talangöversyn som ni kan damma av och använda som utgångspunkt, blir ert första steg att definiera och utbilda era ledare om den nya processen för talangöversyn.

Överväg följande delar som ni behöver definiera:

Hur ska ni bedöma era talanger? 

Hur organisationen definierar ”prestation” och ”potential” är grunden för hur ni bedömer era kollegor genom processen för talangöversyn.  

Förmodligen har organisationen redan en väl etablerad process för prestationsstyrning.

Ni behöver inte uppfinna hjulet på nytt: processen för talangöversyn bör enkelt kunna integreras i alla era HR-processer. 

Det bästa är att vara konsekvent med hur organisationen redan definierar prestation genom prestationsbedömningar/er process för prestationsstyrning.

Att definiera potential är lite mer abstrakt och kan kräva en något mer poetisk definition. Organisationer som Korn Ferry har bedrivit omfattande forskning om potential som ni kan luta er mot.

Korn Ferrys modell omfattar 18 egenskaper som är tydliga indikatorer på potential, till exempel ledaregenskaper, inlärningsförmåga och problemlösningsförmåga. 

Hur ni definierar potential i organisationen kommer att vara ett personligt beslut baserat på företagets unika komplexitet och behov. 

Jag vill dock uppmuntra er att överväga två saker som en del av er definition:

(1) Befordringsbarhet. Anser ledningsgruppen att en person har förmågan att befordras till roller på hög nivå?

(2) Beredskap. Hur snart kommer en person att vara redo för sitt nästa steg? Är personen redo nu (skulle bokstavligen kunna ta över rollen nu om den blev ledig)? Kommer personen att vara redo snart (inom de närmaste ett till tre åren)? Eller kommer det att ta tid att förbereda personen för framtida möjligheter (det kommer att ta mer än tre år att utveckla personen för rollen)?  

Hur ser ert upplägg för efterträdarlistor ut?  

Att formellt dokumentera er successionsplanering är avgörande för att ni ska kunna förstå vilka personer ni behöver utveckla och göra redo ifall någon lämnar sin roll.

Dessutom ger det er tydlig insyn i vilka luckor ni behöver arbeta för att täppa till. 

God praxis för efterträdarlistor är att ha en successionsplan för alla kritiska roller i organisationen.

Utifrån min erfarenhet omfattar detta:

1. Alla ledarpositioner
2. Alla andra roller som är verksamhetskritiska, där vi behöver ha en plan på plats för att begränsa störningar om den nuvarande rollinnehavaren lämnar positionen
3. Alla nischade roller eller roller som är svåra att tillsätta.

Vilka omfattas? 

Även om god praxis vore att inkludera hela organisationen i talangöversynen, kanske det inte är praktiskt möjligt beroende på organisationens storlek eller andra begränsningar. 

Om ni behöver vara selektiva med vilka målgrupper som omfattas av översynen ska ni se till att tydligt kommunicera till deltagarna vilka som omfattas. 

Vilka verktyg ska ni använda?

Hur du samlar in denna information varierar beroende på vilka verktyg du har tillgång till. Många informationssystem för personaladministration eller system för talanghantering erbjuder verktyg som är utformade för att stödja processerna för talangutvärdering och successionsplanering. 

Om du inte har en HR-tekniklösning som kan hjälpa till är det inget fel med att använda Excel, PowerPoint eller någon annan enkel lösning för att dokumentera denna kritiska information.  

Ett av de vanligaste verktygen som används för att stödja talangutvärderingen är 9-rutorsmodellen. Detta enkla men effektiva verktyg ger en tydlig struktur för att bedöma kollegor utifrån deras prestation och potential.

Detta skapar ett gemensamt språk för era ledare att använda när de kalibrerar sina team.

När processen har definierats är det viktigt att tydligt kommunicera den till alla ledare som kommer att bidra till processen.

Kom ihåg att talangutvärdering ska ägas av verksamhetens ledare och faciliteras av HR. Det innebär att det är avgörande att utbilda era ledare om processen, hur ofta utvärderingen ska genomföras, viktiga definitioner och så vidare, så att de kan ta ansvar för den.  

Tänk också på att tekniken har utvecklats mycket, särskilt eftersom AI har fått en större roll i processer för prestationshantering.

Moderna verktyg kan hjälpa dig att automatisera uppgifter inom processen för prestationsutvärdering så att inget går förlorat.

2. Låt era ledare göra sina förberedelser 

En del av ert kommunikationsupplägg kommer att omfatta förväntningarna på era ledare när de förbereder sig för att delta i fysiska möten om talangutvärdering.  

Generellt sett innebär denna förväntan att ledarna bedömer alla sina kollegor utifrån de definitioner av prestation och potential som ni har kommunicerat, samt förbereder punkter och samtalsunderlag som hjälper till att motivera deras bedömningar. Detta kan exempelvis innefatta en talangutvärdering enligt 9-rutorsmodellen eller något annat format som ger struktur.

Dessutom bör de identifiera om de har någon efterträdare som skulle kunna ta över deras roll om de lämnade sin position, samt vilken typ av utveckling dessa efterträdare skulle behöva för att vara redo att ta över rollen nu.

3. Håll möten om talangutvärdering 

Vanligtvis arbetar sig möten om talangutvärdering upp genom ledningshierarkin, med början i möten med ledare på lägre nivå och vidare upp till den verkställande ledningen.  

En god praxis för talangutvärdering är att hålla gemensamma möten med alla chefer som rapporterar till en verksamhetsledare.

Detta gör det möjligt för ledningsgruppen att:

• Samarbeta kring hur de bedömer sina medarbetare
• Samla in återkoppling från varandra för att få ytterligare perspektiv, och 
• Diskutera hur de på bästa sätt kan använda hela teamets talang för att tillgodose verksamhetens behov. 

Att leda möten om talangutvärdering

Det finns många sätt att genomföra dessa möten på, men det enklaste upplägget jag har hittat är att ge varje ledare en stund i rampljuset för att lyfta fram sitt team. 

Ett annat upplägg är att diskutera kollegor utifrån befattningsnivå eller lönegrad. Detta är ett utmärkt sätt att säkerställa att ni kalibrerar medarbetarna korrekt mot kollegor med liknande förväntningar. 

Båda uppläggen, eller en kombination av dem, kan vara lämpliga. Om du är osäker kan du låta gruppens ledare avgöra vad som fungerar bäst för dem.

En sak du bör vara beredd på som mötesledare för en talangutvärdering är det engagemang som ledare känner för sina medarbetare.

Jag har sett många hetsiga och kontroversiella debatter om hur medarbetare bedöms genom processen. 

Som mötesledare måste du både utmana deltagarna att tänka objektivt kring sina kollegor och uppmuntra dem att vara oense på ett respektfullt sätt för att säkerställa en transparent och hälsosam dialog.

4. Analysera era data (men undvik analysförlamning) 

Ta dig tid att sammanställa och analysera era data. Denna information kommer att ge er verkställande ledning viktiga insikter i det aktuella talangläget inom organisationen.

Fokus för din analys bör vara att säkerställa att du har både den kvalitet och kvantitet av talanger som krävs för att uppnå dina affärsmål. Detta gör det möjligt för din ledningsgrupp att finslipa både sina talang- och affärsstrategier.

Men undvik fällan med analysförlamning! 

När du har slutfört dina möten för talangöversyn har du nu en fantastisk mängd värdefulla talangdata till hands. Dessa data ger dock inget värde om du inte vidtar åtgärder utifrån dem.

Så undviker du förlamningsfällan

Här är några saker jag rekommenderar för att hjälpa dig att undvika att fastna i fällan med analysförlamning:

1. Sätt en tidsfrist för när du ska rapportera till ledningen. Utan en tydligt fastställd tidsfrist är det lätt att fördjupa sig alltför mycket i analysens kaninhål. Utlovade tidsfrister för rapportering till ledningen tvingar dig att agera och hindrar dig från att ägna för mycket tid åt att övertänka data.
2. Begränsa omfattningen av det du rapporterar inledningsvis. Att begränsa ditt fokus är ett utmärkt sätt att säkerställa att du inte låter perfektion stå i vägen för framsteg. Försök att först fokusera på vissa demografiska grupper, kanske ett affärssegment, ett ledarskikt som för närvarande är prioriterat eller en annan grupp som behöver extra stöd. Du kan alltid återkomma till data och gå djupare med tiden. 
3. Be om hjälp. Om du inte vet var du ska lägga din tid och energi, var inte rädd för att fråga dina kunder (företagets ledningsgrupp)! Att be dina ledare om återkoppling kring vad som är viktigast för dem när det gäller att uppnå deras affärsmål är ett utmärkt sätt att begränsa omfattningen och rikta din uppmärksamhet mot det som verkligen spelar roll.

System för talanganskaffning spelar en avgörande roll när det gäller att utvärdera nuvarande medarbetare och planera för framtida organisatorisk tillväxt.

5. Skapa meningsfulla, resultatinriktade handlingsplaner 

Ledare och HR-specialister bör använda data för att skapa konkreta, resultatinriktade utvecklingsplaner för medarbetare.  

Detta kan omfatta, men är inte begränsat till, medarbetarspecifika planer för utvecklingsmöjligheter som

1. Utmanande uppdrag för att hjälpa till att utveckla nya kompetenser 
2. Nya roller för att säkerställa att vi använder våra främsta talanger för våra största och mest komplexa organisatoriska utmaningar
3. Möjligheter till mentorskap för att skapa nätverk och utvecklas genom socialt lärande
4. Formella möjligheter till lärande och utveckling, såsom kurser eller utvecklingsprogram.

Bästa praxis för talangöversyn

Låt oss titta på några bästa praxis som du kan använda både när du utvecklar och genomför din talangöversyn.  

Knyt tillbaka till din talangstrategi 

Om du har läst någon av mina andra artiklar för People Managing People kanske du har lagt märke till att jag är en talangstrategi entusiast. 

Precis som alla HR-lösningar måste din process för talangöversyn bidra till att främja dina strategiska talangmål. Detta säkerställer att alla dina processer för talangöversyn fungerar smidigt tillsammans med dina andra talangrelaterade processer.

Innan du lanserar din talangöversyn är det alltid värt att göra en verklighetskontroll för att säkerställa att de insatser du lägger ner kommer att stödja din övergripande strategi. Försök att ställa dig frågor som:

• Vilka kritiska affärsmål måste vi uppnå? Hur kommer vår process för talangöversyn att möjliggöra dessa kritiska mål?
• Vilka kompetenser, färdigheter, beteenden och värderingar försöker vi främja i hela organisationen? Vilka ledarskapsperspektiv eller centrala beteenden försöker vi driva? Uppvisar våra högpresterande medarbetare och ledare som identifierats genom talangöversyn dessa viktiga egenskaper som vi värdesätter? 
• Finns det underrepresenterade demografiska grupper bland våra medarbetare och/eller ledare? Hur kan vi använda vår process för talangöversyn för att påskynda våra DEI-insatser?

Om din talangöversyn inte hjälper till att besvara viktiga frågor som dessa är det värt att gå tillbaka till ritbordet för att säkerställa att allt du gör noggrant knyter an till din talangstrategi.  

Var agil

Trots kritiker kan agila metoder dramatiskt förbättra leveransen av dina HR-lösningar.  

Jag uppmuntrar dig att överväga följande agila principer när du påbörjar din resa med organisatorisk talangöversyn.

Utveckla tillsammans med verksamheten

Att utveckla processen i partnerskap med de verksamhetsledare som kommer att använda dina talangöversyner bidrar till att säkerställa att deras önskemål och behov integreras i processen. 

Inom agilt arbete kommer kundnöjdhet först, och detta är ett utmärkt sätt att säkerställa att dina kunder (de ledare som kommer att använda processen) ställer sig bakom och börjar använda din nya process för talangöversyn.

Skapa enkelhet

Agila processer handlar helt och hållet om att skapa enkelhet, lansera minsta livskraftiga produkter (MVPs) och säkerställa att du uppfyller kundens behov och levererar snabbt. Låt inte ditt behov av perfektion stå i vägen för att snabbt leverera något som är värdefullt för din organisation.

Iterativ utveckling

Genom att utveckla processen för talangöversyn iterativt ökar du din ”tid till marknaden” och får möjlighet att samla in återkoppling och göra förbättringar för att säkerställa dess funktion och effektivitet i framtiden.

Undvik fördomar och inaktuella talangdata 

Du kommer aldrig att kunna få en tydlig bild av dina talanger om dina data är fulla av fördomar. Så hur undviker du fördomar i processen för talangöversyn? Här är några tips:

Dela vanliga fördomar med dina chefer

Ett av de enklaste sätten att motverka fördomar är helt enkelt att uppmärksamma dina ledare på de fördomar som finns. 

Även dina bästa personalledare är människor och kommer att ha sina inneboende fördomar. 

Genom att ge deltagarna i processen insikt i de fördomar som kan påverka dem innan de bedömer sina talanger kan du hjälpa dem att ta ett steg tillbaka och gå in i en opartisk talangöversyn med öppna ögon.

Ha en tydlig process och tydliga definitioner

En tydligt definierad process, med uttryckliga definitioner av vad det innebär att vara högpresterande och ha hög potential, är avgörande för att säkerställa ett konsekvent genomförande av din talangöversyn. 

Det bör inte finnas någon tvetydighet i processen, och den bör kommuniceras tydligt till alla berörda parter för att säkerställa att ledare i hela organisationen använder samma perspektiv när de bedömer sina medarbetare.

Samarbeta

Att låta ledningsgrupper arbeta tillsammans för att bedöma sina medarbetare är en viktig mekanism för att säkerställa konsekvens i hur dina medarbetare bedöms. 

Det är därför jag starkt rekommenderar att du regelbundet håller möten om talangöversyn med din ledningsgrupp. Genom att gå igenom denna information tillsammans kan chefer förstå den logik som tillämpas på andra och skapa konsekvens. 

Detta ger också chefer möjlighet att ge återkoppling till sina kollegor om deras erfarenheter av att arbeta med varandras medarbetare.

Håll data aktuell

Att en medarbetare har fått ett högt betyg tidigare innebär inte att hen får frikort när du upprepar processen, och detsamma gäller om hen har varit en medelmåttig medarbetare som behöver förbättras. 

Talangdata är mycket föränderlig och bör betraktas som levande. Genom att undanröja fördomar och göra en ny bedömning av dina talanger kan du bidra till att säkerställa att du inte hämmas av inaktuella data som kan hålla tillbaka dina övergripande talangstrategiska mål.

Använd teknik för att skala upp dina processer 

Även om det är möjligt att klara sig utan tekniskt stöd kommer stora och växande organisationer särskilt att dra nytta av tekniska lösningar som är utformade för att stödja processen för talangöversyn.

Hitta ett verktyg som:

• Hjälper dig att samla in talangdata under hela året
• Främjar löpande samarbete och diskussioner mellan ledare
• Ger en ögonblicksbild i realtid av hela din talangpool
• Ger dig kunskap om bästa praxis för talangutveckling.

Min rekommendation är att hålla fast vid det agila förhållningssätt som diskuterades ovan. Börja med en enkel process och skaffa dig en överblick.  

När du har etablerat ett arbetssätt som fungerar för din organisation kan du sedan förfina det ytterligare genom att undersöka vilka tekniska lösningar som finns tillgängliga för att hjälpa dig att effektivisera arbetet.  

Talangöversyner hjälper dig att förbli konkurrenskraftig

Jag minns från min senaste cykel av talangöversyn hur en entusiastisk IT-chef sade att ”Att fokusera på talang är en av de mest betydelsefulla saker jag kan göra som ledare i vår organisation”, och jag kunde inte hålla med mer!

Det är alltid bra att börja ett nytt år med självrannsakan, och processen för talangöversyn är ett utmärkt sätt att göra det i din organisation. Som jag nämnde ovan är det dock idealiskt att sikta på en kvartalsvis rytm.

Talangöversyner spelar en viktig roll när det gäller att identifiera och utveckla era främsta talanger. Som Emily Rose McRae, som leder Gartners arbete med HR:s framtida arbetsliv och talanganalys, nyligen berättade i en intervju med CNBC: 

”Den talangbrist som vi talade om under hela 2022 har inte försvunnit”, säger McRae. ”Så ni befinner er i en situation där det är svårare att få fler anställda, samtidigt som ni har ett desperat behov av talanger.”

Med så hård konkurrens har du inte råd att låta högpresterare förbli oupptäckta och lämna er för en konkurrent.

Det finns många verktyg i din verktygslåda när det gäller talanger—jag uppmuntrar dig att se till att processen för talangöversyn är något du satsar på.