Bemästra talangöversynen med 9-rutorsmodellen: En guide för HR-proffs

I grunden är talanggranskningen med 9-rutorsmodellen ett rutnät med 3x3 rutor som används för att bedöma medarbetare utifrån de två centrala axlar som jag nämnde tidigare:

• Prestation: Hur väl en medarbetare för närvarande presterar i sin roll.
• Potential: En medarbetares förmåga att utvecklas, ta på sig mer ansvar eller utveckla ledaregenskaper.

Det här ramverket placerar medarbetare i en av nio kategorier, beroende på var de befinner sig i relation till både prestation och potential. Beroende på vilket verktyg för prestationshantering du använder kan du kanske använda funktioner i programvaran för att efterlikna detta eller åtminstone integrera dess data i processen.

Syfte

9-rutorsmodellen fyller flera viktiga funktioner inom talanghantering:

• Identifiera högpresterare och medarbetare med hög potential: Den hjälper till att lyfta fram medarbetare som kan bli organisationens framtida ledare.
• Vägleda utvecklingsplaner: För medarbetare som visar potential men behöver stöd för att utvecklas hjälper modellen till att prioritera riktade utvecklingsinsatser.
• Stödja efterträdarplanering: Genom att identifiera medarbetare med hög potential kan HR-team planera för ledarskapsövergångar och bygga en stark talangpipeline.

”Talanggranskningen med 9-rutorsmodellen är ett verktyg för talangstrategi som används för att bedöma och kalibrera medarbetare inför beslut om ersättning, efterträdarplaner och så vidare”, sade Heather Doshay, chef för talangfrågor på SignalFire. ”Den identifierar topptalanger, stabila högpresterare och personer som behöver utvecklas. Dess styrka ligger i enkelheten. Den ger en visuell överblick för att bedöma personer och fatta beslut snabbt, men har också många brister.”

Varför den är värdefull

9-rutorsmodellen är åtminstone i teorin ett datadrivet verktyg för beslutsfattande. Genom att placera medarbetare utifrån prestation och potential kan HR-ledare fatta välgrundade beslut om befordringar, karriärutveckling och efterträdarplanering. Det här strukturerade arbetssättet minskar partiskhet, ökar transparensen och säkerställer att talanghanteringen ligger i linje med företagets mål.

För att få ytterligare insikter i verktygets praktiska fördelar talade vi med Heather Doshay, en ledande expert på talanghantering. Enligt Doshay ”skapar 9-rutorsmodellen ett tydligt, objektivt ramverk för att diskutera talangutveckling, vilket hjälper ledare att fatta bättre beslut och i slutändan stärker organisationens prestation”.

Beståndsdelar i en talanggranskning med 9-rutorsmodellen

Granskningen med 9-rutorsmodellen är omtyckt för sin enkelhet. Låt oss titta på de huvudsakliga komponenterna som ligger bakom modellen. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Prestationsaxeln

Prestationsaxeln utvärderar en medarbetares nuvarande arbetsprestation, inklusive faktorer som:

• Uppfyllelse av KPI:er (nyckelprestationsindikatorer)
• Konsekvens i att leverera resultat
• Arbetets kvalitet och noggrannhet
• Återkoppling från kollegor, chefer och kunder

En högpresterare på den här axeln kan till exempel vara en medarbetare som konsekvent överträffar sina försäljningsmål, erbjuder utmärkt kundservice och är känd för sin pålitlighet.

Potentialaxeln

Potentialaxeln mäter en medarbetares förmåga att utvecklas och ta på sig framtida ansvarsområden. Detta omfattar faktorer som:

• Ledarskapsförmåga: Visar medarbetaren potential att leda team eller hantera större projekt?
• Anpassningsförmåga: Kan personen ta sig an nya utmaningar eller anpassa sig till förändrade verksamhetsbehov?
• Lärandeförmåga: Har personen lätt för att tillägna sig nya färdigheter och trivas i obekanta situationer?

En medarbetare som till exempel är proaktiv när det gäller att handleda andra eller har uttryckt intresse för ledarskapsutbildning kan få höga poäng på potentialaxeln.

Enligt Doshay innebär det att reducera en persons bidrag till verksamheten till de två axlarna i 9-rutorsmodellen att man förenklar saker alltför mycket och behöver göra vissa justeringar. 

”Dessa två enkla variabler, prestation och potential, är inte optimala som de enda två variablerna för att fatta så kritiska beslut – från befordringar till bonusutfall”, skrev Doshay i ett inlägg på SignalFires blogg. ”Att justera axellinjerna så att de bäst överensstämmer med det aktuella användningsområdet är avgörande för att säkerställa att verktyget arbetar för dig och inte mot dig.” 

De 9 kategorierna

9-rutorsmatrisen delas upp i nio distinkta rutor baserat på kombinationen av prestation och potential. Här är en snabb genomgång:

1. Högpresterande/Hög potential: Det här är medarbetare som konsekvent presterar väl och har betydande utvecklingspotential och som ofta ses som framtida ledare.
2. Högpresterande/Måttlig potential: Dessa medarbetare presterar väl i sina nuvarande roller men kan ha mindre ledarskapspotential. De är utmärkta bidragsgivare men kan behöva specifika utvecklingsplaner för att växa.
3. Måttligt presterande/Hög potential: Dessa medarbetare har utrymme att förbättras i sina nuvarande roller men visar potential för utveckling och ledarskap.
4. Måttligt presterande/Måttlig potential: Dessa medarbetare är pålitliga i sina nuvarande roller men kan behöva omfattande stöd för fortsatt utveckling.
5. Lågpresterande/Hög potential: Dessa medarbetare presterar under förväntan men har förmågan att förbättras och eventuellt utmärka sig med rätt utveckling och stöd.
6. Lågpresterande/Måttlig potential: Dessa medarbetare behöver omedelbart förbättra sina prestationer och kan ha begränsad potential.
7. Lågpresterande/Låg potential: Dessa medarbetare kan ha problem både när det gäller prestation och potential, vilket eventuellt gör dem till kandidater för omprövning eller avslut.
8. Måttligt presterande/Låg potential: Medarbetare i den här kategorin kan behålla sina nuvarande roller men är kanske inte lämpade för långsiktig karriärutveckling.
9. Högpresterande/Låg potential: Dessa medarbetare utmärker sig i sina nuvarande roller men är sannolikt inte lämpade för framtida ledarskap eller mer avancerade roller.

Så låt oss ta en titt på hur detta faktiskt skulle kunna se ut. 

Visualisering

Låt oss säga att vi vill titta på och se de olika typerna av personer i ett team och hur organisationen ser på deras potential framöver. Detta kan vara en del av en bredare bedömning av teamprestationer. Tänk ungefär så här. 

9-rutorsmatrisen presenteras vanligtvis som en 3x3-matris. För tydlighetens skull kan HR-personal skapa matrisen med hjälp av verktyg som Excel-mallar eller HR-programvara.

Genom att placera ut medarbetarna på detta sätt kan du identifiera förbättringsområden, kompetensluckor och framtida ledarskapskandidater.

Utmaningar och lösningar

Precis som alla verktyg medför 9-rutorsmatrisen vissa utmaningar. Ett vanligt problem är partiskhet i bedömningar. Det är viktigt att säkerställa att bedömningarna baseras på objektiva data – såsom prestationsmått och återkoppling – snarare än subjektiva intryck.

En annan utmaning är att matrisen används för mycket, vilket kan leda till ”matrisutmattning” eller ett överdrivet beroende av matrisen för att lösa alla HR-problem. För att undvika detta bör HR-team använda 9-rutorsmatrisen tillsammans med andra strategier för talanghantering.

Vad du ska göra med analysen

Kommunikation är ett stort hinder för effektiviteten, men kanske inte på det sätt du tror. 9-rutorsmodellen är ett verktyg för talangbedömning som inte är avsett att delas med personen som bedöms på detta sätt. Det är inte strikt taget ett verktyg för prestationshantering, utan snarare ett verktyg för talangbedömning och successionsplanering. 

Reaktioner som den du ser från en Reddit-användare ovan är inte ovanliga när anställda exponeras för 9-boxanalysen. Kommentatorerna i tråden påpekar att oavsett var de anställda placeras i matrisen är det bäst att endast deras chef och ledningsgrupperna får tillgång till denna information. 

Ett modernt tillvägagångssätt

9-boxmodellen är inte något nytt och därför är många anställda och personer som analyserar trender på arbetsmarknaden snabba med att påpeka dess brister. Av denna anledning är den ofta inte särskilt omtyckt.

Doshay förespråkar en moderniserad process för 9-boxbedömning där ledare kan kartlägga prestationer i tre olika 9-boxformat. De är: 

• Prestationsfokuserad, där X-axeln = prestation och Y-axeln = beteende (värderingsöverensstämmelse)
• Befordringsfokuserad, där X-axeln = individuell beredskap och Y-axeln = verksamhetens behov
• Efterträdarfokuserad, där X-axeln = rollens värde/kritikalitet och Y-axeln = kvarstannanderisk

Den prestationsfokuserade 9-boxmodellen liknar den traditionella modellen ganska mycket, medan de två andra kartlägger nästa steg för ledningen. Framför allt fokuserar de på målsättning och utveckling. Doshay har sett dem användas effektivt för att ge underlag till diskussioner om ersättning och befordringar. 

“De skapar större värde om ett företag försöker ta reda på hur man ska anpassa en prestationsbaserad ersättningsstrategi, men också vill hålla kulturella beteenden i fokus”, säger hon. “Jag har sett vår moderna 9-boxmodell användas där man byter ut potential mot "kulturell överensstämmelse" och kunde anpassa beloppen för belöningar utifrån den kalibrerade rutan.”

Hur fungerar det?

Processen för talangbedömning med 9-boxmodellen omfattar fyra huvudsteg som hjälper dig att effektivt bedöma, placera och analysera dina anställdas prestationer och potential. Varje steg är avgörande för att säkerställa att du fattar datadrivna beslut och prioriterar rätt utvecklingsstrategier för din arbetsstyrka.

Steg 1: Utvärdera prestationen

Det första steget i processen för talangbedömning med 9-boxmodellen är att utvärdera den anställdas nuvarande prestation. Prestationsbedömningar som genomförs av utbildade chefer hjälper till att identifiera hur väl en anställd utför sin roll och uppnår arbetsrelaterade mål. Så här kan du gå tillväga:

• Definiera tydliga mätvärden: Börja med att fastställa specifika prestationsindikatorer som är anpassade till rollens ansvarsområden och organisationens mål. Dessa mätvärden kan omfatta KPI:er (nyckelprestationsindikatorer), andelen slutförda projekt eller kundnöjdhetspoäng. 
• Samla in feedback: Prestationsutvärderingar handlar inte bara om siffror. Genom att inkludera feedback från chefer, kollegor och även underställda får du en helhetsbild av den anställdas bidrag. Verktyg för 360-gradersfeedback hjälper till att minska partiskhet och ger en mer balanserad bedömning.
• Ta hänsyn till kontinuitet: Leta efter varaktiga prestationer över tid. Enstaka framgångar eller misslyckanden kan vara missvisande. En anställd som konsekvent når sina försäljningsmål under flera kvartal bör till exempel bedömas högre än någon som bara presterade starkt under en period men har svårt att upprätthålla det.
• Använd objektiva data: Säkerställ att du använder objektiva, mätbara data, till exempel månatliga försäljningsmål, kundfeedback eller rapporter om anställdas produktivitet. Undvik subjektiva bedömningar som kan snedvrida utvärderingen. Överväg att använda verktyg som prestationsutvärderingar, psykometriska tester, ledarskapsbedömningar, beteendebedömningar och produktivitetsanalyser som stöd för din utvärdering.

"En 9-boxmodell kan ge dig en indikation på djupet och bredden i din talang, men den är meningslös utan sammanhang," sade Tim Toterhi, CHRO och coach på Ploterline Leadership. "Processen för talangbedömning bör börja med en lägesbild på organisations- eller avdelningsnivå, som ser på framtida behov. Du kan ha fantastiska prestationer i dag, men om branschen eller marknaden förändras kanske inte ens dina bästa prestationer räcker för morgondagens behov.

"Talangbedömningar och efterträdarplaner är meningslösa utan åtgärder som för planen framåt. Om dina planer ser likadana ut år efter år har du misslyckats."

Steg 2: Bedöm potentialen

Nästa steg är att utvärdera den anställdas potential – hens förmåga att utvecklas, ta på sig mer ansvar eller kliva in i ledarroller i framtiden. Att bedöma potential kan vara mer subjektivt än att bedöma prestation, men det finns viktiga metoder och indikatorer som kan vara till hjälp. 

Bedöm potentialen genom att titta på indikatorer som ledarskapsförmåga, inlärningsförmåga och anpassningsförmåga. Verktyg som enkäter om karriärambitioner, utvärderingar av ledarskapsutbildningar och bedömningar av medarbetares talanger kan hjälpa dig att bedöma en medarbetares utvecklingspotential mer exakt.

I slutändan vill du förstå hur personen presterar inom följande områden:

• Anpassningsförmåga: Titta på hur medarbetare hanterar förändringar eller tar sig an nya utmaningar. Trivs de i osäkra situationer? En medarbetare som snabbt anpassar sig till ny teknik eller nya processer har sannolikt hög potential.
• Ledaregenskaper: Utvärdera en medarbetares ledaregenskaper genom att observera hur hen motiverar och stöttar andra. Detta innefattar förmågan att inspirera kollegor, delegera uppgifter och främja samarbete.
• Inlärningsförmåga: Bedöm en medarbetares vilja och förmåga att lära sig nya färdigheter. Medarbetare som visar nyfikenhet, tar initiativ till att lära sig ny teknik eller har en stark vilja att utvecklas har ofta hög potential.
• Beredskap för framtiden: Granska karriärambitioner och överensstämmelse med framtida roller. Använd talangbedömningar och beteendebaserade intervjuer för att identifiera utvecklingsmöjligheter och beredskap för större ansvar.

Involvera chefer 

Chefens insikter om en medarbetares förmåga att ta på sig mer ansvar eller hantera komplexa projekt är bland den mest värdefulla information du har tillgång till. Deras synpunkter på en medarbetares utvecklingspotential och utveckling vägleder beslut om hur personen ska placeras i matrisen.

Exempel: En IT-specialist som proaktivt löser problem, handleder juniora kollegor och visar intresse för ledarskapsutbildning kan bedömas ha hög potential. Förmågan att lära upp andra och skapa innovation gör personen till en stark kandidat för framtida ledarroller.

Steg 3: Placera medarbetare i matrisen

När prestation och potential har bedömts är nästa steg att placera medarbetarna korrekt i nioboxsmatrisen. Detta kräver att du:

• Använder ett konsekvent poängsystem: Säkerställ att både prestation och potential bedöms på en konsekvent skala för alla medarbetare. Du kan till exempel bedöma både prestation och potential på en skala från 1 till 5, där 1 är lågt och 5 är högt.
• Är objektiv och konsekvent: Var så objektiv som möjligt när du placerar medarbetare i matrisen. Se till att dina bedömningar överensstämmer med företagets utvärderingsstandarder.
• Dokumenterar grunderna: Ge specifika exempel eller bevis som stödjer varför en medarbetare placerades i en viss ruta. Om en medarbetare placeras i rutan "Medelmåttiga prestationer/Hög potential" ska du notera de specifika projekt eller beteenden som visar personens utvecklingspotential, trots nuvarande prestationsutmaningar.
• Använder HR-programvara eller mallar: Verktyg som plattformar för HR-programvara eller till och med Excel-mallar kan förenkla processen genom att låta dig följa och visualisera var medarbetarna har placerats i matrisen. Dessa verktyg kan också hjälpa till att analysera trender och ge insikter om organisationens styrkor och svagheter.

Steg 4: Analysera och tolka resultaten

När medarbetarna har placerats i matrisen är det dags att analysera och tolka resultaten. Det är nu du börjar upptäcka trender och avgöra vilka strategiska åtgärder som behöver vidtas.

• Identifiera kompetensluckor: Leta efter mönster, till exempel en brist på medarbetare i kvadranten "Hög potential/Hög prestation". Om de flesta av dina medarbetare är samlade i kategorin ”Låga prestationer/Låg potential” tyder det på ett behov av förbättrad rekrytering, utbildning eller processer för prestationshantering.
• Åtgärda utvecklingsbehov: Analysen bör visa vilka medarbetare som behöver omedelbar uppmärksamhet. De som till exempel befinner sig i kategorin "Låga prestationer/Hög potential" kan behöva riktade planer för prestationsförbättring, medan de som befinner sig i kategorin "Medelmåttiga prestationer/Låg potential" kan ha nytta av karriärvägledning eller en ny bedömning.
• Prioritera resurser: Använd matrisen för att fördela resurser strategiskt. Högpresterande medarbetare med hög potential bör få snabbare tillgång till utvecklingsinsatser, medan lågpresterande medarbetare kan behöva mer omfattande utbildning eller i vissa fall en omprövning av deras lämplighet för organisationen.

"Jag samarbetade en gång med en HRBP för att leda en session med ett säljteam på omkring 15 personer. Före övningen bedömde cheferna i teamet alla högt när det gällde både prestation och potential. När vi introducerade verktyget och hade det uppe på en whiteboardtavla, och som team gick igenom och placerade varje teammedlem, blev det tydligare för dem hur de två skiljer sig åt och hur medarbetarna skiljer sig åt utifrån kriterierna", sade Catherine Rymsha, författare till Ledarskapsbeslutet och föreläsare i chefskap vid University of Massachussetts Lowell.

"Verktyget, tillsammans med att som ledningsgrupp kartlägga och prata igenom, ger övningen överlag större värde. Att utbilda ledare i varför detta är viktigt och att segmentera talanger på rätt sätt är avgörande."

Vad händer härnäst?

Håll dig uppdaterad om de senaste trenderna inom prestationshantering och talangbedömning genom att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People. Du får alla de senaste nyheterna, insikter från experter och tips direkt till din inkorg!