Vad är delade skrivbord? Fördelar, nackdelar och hur du inför det

Vad innebär delade skrivbord?

Delade skrivbord är en flexibel arbetsplatsmodell där medarbetare använder tillgängliga skrivbord enligt principen först till kvarn, i stället för att ha permanent tilldelade platser. Detta kallas även skrivbordsdelning eller flexibelt arbete och stöder den hybrida arbetsplatsen genom att minska outnyttjade kontorsytor och främja samarbete i teamet.

Moderna lösningar med delade skrivbord bygger ofta på verktyg för skrivbordsbokning eller programvara för hantering av kontorsytor för att hålla reda på tillgänglighet, analysera hur arbetsytorna används och skapa en smidig användarupplevelse för medarbetarna. Genom att optimera användningen av kontorsytorna hjälper delade skrivbord företag att sänka kostnaderna för fastigheter samtidigt som de kan anpassa sig till mer flexibla arbetsscheman.

Allt eftersom fler organisationer anammar hybrida arbetsscheman minskar många organisationer sina kontorsytor och går från permanenta skrivbord till delade skrivbord. Delade skrivbord och andra mer avancerade plattformar för hantering av kontorsytor kan förenkla den här processen avsevärt.

Finns det olika modeller för delade skrivbord?

Ja! Delade skrivbord kan utformas på flera sätt beroende på hur mycket struktur eller flexibilitet organisationen vill ha. Vissa modeller tillåter helt fri placering, medan andra använder system för skrivbordsbokning eller särskilda zoner för att stödja specifika team eller arbetssätt.

För att hjälpa dig att hitta det som passar dina behov bäst har jag förklarat varje typ av delade skrivbord mer ingående nedan.

Håll ut lite här, för terminologin kommer snart att bli något förvirrande...

Delade skrivbord kontra fri placering

Även om delade skrivbord och fri placering ibland används som synonymer finns det en subtil skillnad.

Delade skrivbord syftar vanligtvis på ett system enligt principen först till kvarn, där medarbetarna tar valfritt tillgängligt skrivbord när de anländer. Många företag använder dock numera programvara för bokning av delade skrivbord för att göra processen mer strukturerad, så att användarna kan se och reservera skrivbord i realtid.

Fri placering innebär också att tilldelade platser tas bort, men omfattar vanligtvis beläggningsdata i realtid som samlas in med hjälp av IoT-anslutna skrivbordssensorer och plattformar för hantering av arbetsplatser. Detta teknikdrivna tillvägagångssätt ger medarbetarna bättre överblick över och kontroll över var de sitter och kan hjälpa lokalansvariga team att övervaka användningstrender.

Båda modellerna syftar till att bryta ner hierarkier, främja spontant samarbete och stärka den hybrida arbetsplatskulturen genom att uppmuntra kommunikation över funktionsgränserna och ett gemensamt ansvar för kontorsytorna.

Delade skrivbord kontra kontorshotell

Den största skillnaden mellan delade skrivbord och kontorshotell är hur skrivborden tilldelas.

• Med delade skrivbord tas skrivborden i anspråk enligt principen först till kvarn.
• På ett kontorshotell reserverar medarbetarna ett skrivbord i förväg, ungefär som när man bokar ett hotellrum.

Båda modellerna tar bort permanent tilldelade skrivbord och bygger på tillgänglighet i realtid, men kontorshotell ger större förutsägbarhet – särskilt för team som behöver samordna scheman eller säkerställa tillgång till specifika resurser.

Allt eftersom hybrida scheman blir mer komplexa kombinerar många organisationer delar av båda modellerna genom att använda programvara för skrivbordsbokning för att ge medarbetarna självständighet och samtidigt behålla struktur och ansvar.

Tankesättet bakom delade skrivbord

Delade skrivbord är inte bara en strategi för sittplatser – det är också ett tankesätt.

Genom att ta bort det permanenta ägandet av skrivbord främjar delade skrivbord ansvarstagande, ordning och ett gemensamt ansvar. Medarbetarna är mer benägna att städa sin arbetsplats i slutet av dagen när de vet att någon annan kommer att använda den nästa dag.

På en arbetsplats efter pandemin är denna kultur av gemensamt ansvar avgörande för att upprätthålla hygien och förtroende. Kontor som använder delade skrivbord erbjuder ofta stationer för desinficering, policyer för rena skrivbord och beröringsfria bokningsverktyg för att hjälpa medarbetarna att känna sig trygga och ha kontroll.

Tänk på det som ett system för bokning av mötesrum, men för hela kontoret – gemensamma resurser som hanteras effektivt och används av alla.

Historien bakom termen

Termens ursprung kan spåras tillbaka till ett uttryck inom flottan. På ett fartyg måste någon alltid arbeta. För att använda utrymmet mer effektivt delar man sovutrymmen, där sjömän turas om att använda en koj när den ena börjar sitt arbetspass och den andras avslutas. Detta kallades “hot racking” eftersom kojplatserna alltid förblev varma efter den senaste personen som använde dem.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Fördelarna och nackdelarna med flexibla arbetsplatser

Fördelar med flexibla arbetsplatser

Organisationer väljer att införa flexibla arbetsplatser av flera orsaker:

Optimerat utnyttjande av utrymmet

Flexibla arbetsplatser möjliggör ett effektivare utnyttjande av kontorsutrymmet genom att anställda delar på skrivbord. Detta gäller särskilt för hybrida arbetsstyrkor där de anställda arbetar på kontoret vid behov.

Kostnadsbesparingar

Genom att minska behovet av individuella arbetsplatser kan flexibla arbetsplatser leda till lägre lokalkostnader för företag.

En intressant datamodell för hur mycket du kan spara genom att använda olika kontorsutformningar finns i CBRE:s rapport Math Behind the Hybrid Workplace, som uppskattar att företag som övergår till hybridarbete och tänker om kring sina lokaler kommer att uppnå mellan 10%-50% besparingar på utrymme.

Flexibilitet och självbestämmande

De anställda har friheten att välja arbetsplats utifrån sina behov och preferenser, vilket främjar flexibilitet och självbestämmande. Det finns inget behov av att boka i förväg, vilket innebär att de även kan vara flexibla i sin planering.

Förbättrat samarbete

Till skillnad från en områdesbaserad skrivbordslösning, där fasta platser tas bort men specifika team grupperas tillsammans så att personer inom samma verksamhetsområde fortfarande delar utrymme, uppmuntrar flexibla arbetsplatser till interaktion mellan anställda från olika team och avdelningar, vilket främjar samarbete och kunskapsdelning.

Ökad kreativitet och produktivitet

Varierande arbetsmiljöer kan stimulera kreativitet och produktivitet bland de anställda. Flexibla arbetsplatser placerar dock fortfarande de anställda i vissa områden, medan något som aktivitetsbaserat arbete får de anställda att hitta rätt miljö för det arbete de utför vid varje given tidpunkt.

”Det aktivitetsbaserade arbetssättet handlar om valmöjligheter och frihet”, sa Rebecca Swanner, Workplace Design Leader på HED, i ett nyligt avsnitt av podden People Managing People. ”Att ge människor frihet, oavsett om det handlar om vilka dagar de kommer in, hur mycket de arbetar på kontoret eller vilka utrymmen på kontoret de använder när de är där, är verkligen en förmån som du kan ge människor och som de uppskattar mycket.”

”Det finns stor kraft i att ge någon möjligheten eller makten att bestämma hur de kan utföra sitt bästa arbete. Det aktivitetsbaserade arbetssättet handlar därför verkligen om att se till att lokalen inte är utformad med bara en typ av arbetsområde.”

Lyssna på hela avsnittet medan du läser:

Främjande av hållbarhet

Att dela skrivbord främjar ett mer hållbart förhållningssätt till kontorsutformning och resursfördelning, vilket minskar organisationens koldioxidavtryck och åtminstone för den närmare att uppfylla några av de ESG-mål som ofta utlovas men inte uppnås.

Möjlighet att kombinera olika sittplatsprinciper

Eftersom det sker enligt principen först till kvarn kan delade skrivbordsplatser kombineras med andra filosofier för hantering av kontorsutrymmen, såsom agila arbetsplatser, som erbjuder en mängd olika multifunktionella gemensamma utrymmen där medarbetarna kan röra sig fritt på kontoret.

Potentiella nackdelar med delade skrivbordsplatser

Även om delade skrivbordsplatser har många fördelar är det alltid klokt att överväga möjliga nackdelar med ett sådant upplägg. Här är några saker att tänka på.

• Svårigheter att hitta en ledig plats: Under rusningstid kan det vara svårt för medarbetare att hitta lediga skrivbord, vilket leder till frustration och minskad produktivitet.
• Försämrad teamkänsla: Ständigt föränderliga arbetsplatser kan hindra teamsammanhållning och kommunikation, eftersom medarbetarna inte alltid befinner sig nära sina teammedlemmar.
• Hygienproblem: Gemensamma skrivbord kan öka risken för spridning av bakterier och sjukdomar om ordentliga rengöringsrutiner inte följs konsekvent.
• Säkerhetsrisker: Delade skrivbordsplatser kan medföra säkerhetsrisker om konfidentiell information lämnas synlig på gemensamma skrivbord eller om obehöriga får tillgång till känsliga områden.
• Hantering av personliga tillhörigheter: En gång i tiden kom du till jobbet, låste in dina personliga saker i skrivbordet och fortsatte med dagen. Med delade skrivbordsplatser är det osannolikt att medarbetarna kan göra det, vilket innebär att du behöver tillhandahålla någon form av skåp- eller förvaringssystem.
• Risk för störningsmoment: Att arbeta i en öppen och gemensam miljö kan leda till fler störningsmoment som påverkar koncentrationen och fokuset. Se till att det finns tysta zoner som kan bokas för att minska dessa problem.

Så inför du delade skrivbordsplatser i din organisation

Övergången till en modell med delade skrivbordsplatser kräver noggrann planering av kontorsutrymmen och kommunikation. Här är några steg att följa:

1. Utvärdera och analysera hur era nuvarande kontorsutrymmen används för att identifiera områden där delade skrivbordsplatser kan införas.
2. Ge medarbetarna utbildning och stöd i hur de ska navigera i den nya arbetsplatslösningen och använda de tillgängliga verktygen för kontorsteknik.
3. Kommunicera orsakerna bakom förändringen och de fördelar som medarbetarna kan förvänta sig av delade skrivbordsplatser.
4. Överväg att införa ny kontorsteknik, till exempel ett bokningssystem för skrivbordsplatser eller programvara för kontorshantering, så att medarbetarna kan kontrollera tillgängligheten och boka arbetsplatser i förväg. Dessa system kan ha en mobilapp med platskartor i realtid, så att medarbetarna kan hitta en plats och användningen av skrivborden förblir hög.
5. Samla regelbundet in feedback från medarbetarna och gör justeringar för att hantera eventuella frågor eller utmaningar som uppstår.

Så övervinner du utmaningar vid införandet av delade skrivbordsplatser

Att införa delade skrivbordsplatser kan innebära vissa utmaningar, men med noggrann planering och strategiska lösningar kan de hanteras effektivt. Några exempel är:

Motstånd mot förändring

Medarbetare kan inledningsvis motsätta sig förändringen på grund av oro över att förlora sitt personliga utrymme. Regelbunden kommunikation och utbildning, samt att öppet bemöta deras oro, kan bidra till att minska detta motstånd. En förklaring av fördelarna, såsom ökad flexibilitet och samarbete, kan underlätta övergången.

Att dessutom erbjuda möjligheter till personlig anpassning, såsom skåp för personliga tillhörigheter, kan hjälpa medarbetarna att känna sig mer bekväma med den nya lösningen.

Säkerställa rättvisa och tillgänglighet

Att fastställa tydliga riktlinjer och regler säkerställer en rättvis fördelning av skrivbordsplatser och hindrar medarbetare från att lägga beslag på attraktiva arbetsplatser.

Att införa ett bokningssystem för skrivbordsplatser kan bidra till att hantera tillgängligheten, så att medarbetarna kan boka skrivbord i förväg och minska frustrationen som orsakas av konkurrens om platserna.

Dessa system har ofta uppdateringar i realtid om skrivbordsplatsernas tillgänglighet, vilket gör processen mer transparent och effektiv och eliminerar många klagomål till HR eller supportärenden.

Övervaka och hantera ljudnivåer

Öppna kontorsmiljöer kan leda till högre ljudnivåer, vilket kan distrahera medarbetarna och påverka produktiviteten.

Att införa särskilda tysta zoner, ljudisolerade bås eller erbjuda brusreducerande hörlurar kan hjälpa medarbetarna att fokusera.

Genom att dessutom fastställa tydliga riktlinjer för ljudnivåer i gemensamma utrymmen kan man upprätthålla en balans mellan samarbete och tysta arbetsplatser.

Mäta framgång

Ett av de viktigaste verktygen för att övervinna utmaningar med flexibla arbetsplatser är dataanalys, som kan bidra till att optimera kontorslayouten och säkerställa att skrivborden används effektivt. Mått som närvarodata, ytanvändning och beläggningsgrad ger värdefulla insikter i hur ofta skrivborden används, vilka områden som är mest populära och hur väl utrymmet tillgodoser medarbetarnas behov.

• Närvarodata: Detta visar när medarbetarna faktiskt befinner sig på kontoret, vilket gör det möjligt för företag att identifiera tider med högst användning och fatta datadrivna beslut om tillgången till skrivbord och behovet av kapacitet.
• Ytanvändning: Genom att mäta hur ofta arbetsstationer, mötesrum och gemensamma utrymmen används kan företag optimera sin layout, potentiellt minska outnyttjade ytor och omfördela resurser till områden med högre efterfrågan.
• Beläggning: Genom att övervaka beläggningsnivåerna blir det lättare att upprätthålla balansen i gemensamma utrymmen och säkerställa att inget område blir för trångt medan andra förblir underutnyttjade. Denna insikt kan ligga till grund för beslut om var tysta zoner eller samarbetsytor ska placeras, baserat på faktiska medarbetarrörelser och användning av skrivbord.

Riktlinjer för god etikett vid flexibla arbetsplatser

För att säkerställa en harmonisk och produktiv miljö med flexibla arbetsplatser är det du som HR-chef som behöver fastställa tydliga riktlinjer för hur man beter sig.

Dessa riktlinjer bidrar till att främja respekt och upprätthålla en effektiv och bekväm arbetsmiljö för alla. Viktiga principer för god etikett är bland annat:

• Respektera personligt utrymme och tillhörigheter: Även om skrivborden delas är det viktigt att respektera kollegornas personliga utrymme. Undvik att inkräkta på andras arbetsstationer eller använda deras personliga saker utan tillåtelse.
• Städa efter användning: Lämna alltid arbetsplatsen ren och redo för nästa användare. Torka av ytor, lägg tillbaka gemensam utrustning på rätt plats och ta bort personliga saker och arbetsrelaterat stök. Ett rent skrivbord ger nästa person en trevlig upplevelse och främjar god hygien på arbetsplatsen.
• Upprätthåll en lämplig ljudnivå: Var uppmärksam på ljudnivån, särskilt på kontor med öppen planlösning. Håll samtal på en rimlig volym, använd hörlurar för ljud och gå till avsedda områden för telefonsamtal eller gruppdiskussioner. Detta bidrar till att upprätthålla en fokuserad och lugn miljö för alla.
• Ta hänsyn till andras önskemål och behov: Flexibla arbetsplatser kräver hänsyn till kollegor med olika arbetssätt. Respektera önskemål om tystnad och tillgodose teammedlemmar som kan behöva särskilda verktyg eller uppställningar för sina arbetsuppgifter.
• Tips för personlig utformning av arbetsplatsen: Även om flexibla arbetsplatser kan begränsa möjligheten att långsiktigt sätta sin prägel på ett skrivbord kan medarbetarna fortfarande göra arbetsplatsen personlig för dagen. Uppmuntra medarbetarna att ta med små saker, som en favoritmugg, anteckningsbok eller till och med en liten växt, för att skapa en känsla av igenkänning.
• Utnyttja gemensamma utrymmen på bästa sätt: Gemensamma anslagstavlor kan vara en bra plats för teammedlemmar att sätta upp inspirerande citat, uppdateringar eller roliga foton, vilket bidrar till att skapa en mer engagerande och personlig kontorsmiljö.

Så skapar vi framtidens kontor

Övergången till distans- och hybridarbete har fått många organisationer att minska sina kontorsytor och göra om sina smarta arbetsplatser för att utnyttja utrymmet bättre och förhoppningsvis främja större samarbete, samtidigt som specifika aktiviteter får plats.

Flexibla arbetsplatser kommer att fortsätta spela en viktig roll genom att optimera användningen av kontorsytor och främja en kultur präglad av flexibilitet och lagarbete.

Om du ännu inte har börjat leta efter en lösning för ythantering är det ett bra tillfälle att börja. Det är dessa verktyg som gör det möjligt för medarbetarna att göra hybridarbete till den arbetsmodell som 71 % av de amerikanska arbetsgivarna hoppades att den skulle bli när de införde den.

Funktioner för scenarioplanering gör det också möjligt för organisationer att experimentera med olika utformningar av arbetsytor, vilket säkerställer att kontorsdesignen är anpassningsbar och kan utvecklas i takt med förändrade arbetsmönster.

Framtidens kontor är beroende av sådan teknik för att upprätthålla effektiviteten och möta behoven hos en dynamisk arbetsstyrka.

Lyssna gärna på vår podcast om dynamiska kontorsmiljöer för en modern arbetsstyrka.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gillade du det du såg här? Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People och få ett veckoutskick med våra senaste artiklar, poddar, resurser och inspiration om allt som rör talanghantering.