Tips om personalledning som alla chefer kan lära sig av

Personalledning är processen att säkerställa att rätt personer finns på rätt plats, med rätt resurser, för att uppnå de önskade målen. Detta omfattar att rekrytera, utbilda och utveckla dina medarbetare.

Varför är personalledning viktigt?

Ledarskap och chefskap gör stor skillnad för varje medarbetares upplevelse under hela medarbetarens livscykel. Chefers beteenden och ledarstilar har en betydande inverkan på medarbetarnas prestationer, engagemang, produktivitet och vilja att stanna kvar, särskilt när man navigerar förändring.

Det finns en stor överlappning mellan chefskap och ledarskap, och generellt sett är bra ledare också bra chefer. Det finns dock några viktiga skillnader. Dessa omfattar:

• Ledare har ofta en mer strategisk roll och vision, medan chefer är mer fokuserade på den dagliga verksamheten
• Ledare coachar människor för att de ska utvecklas och nå personliga mål, medan chefer styr människor mot att uppnå företagets mål
• Ledare tenderar att utmana status quo, medan chefer försöker uppnå eller konsekvent upprätthålla status quo
• Ledarskap är kvalitativt och resultaten är immateriella, medan chefskap är kvantitativt och resultaten är mätbara

Att börja arbeta med personalledning

En bra personalchefs egenskaper kan vara något svårfångade. Vi vill alla ledas av någon som är kompetent, självsäker och beslutsam, men hur blir man en sådan person? Och vad krävs för att stanna kvar i den rollen?

Mina studenter är ofta blivande personalchefer eller har precis börjat ha medarbetare som rapporterar till dem. I de flesta fall bryr sig dessa personer djupt om sina medarbetare och är ivriga att lära sig hur de bäst kan stötta dem.

Det som betyder mest under deras första tid är äktheten i deras omsorg, och därefter tillför vi färdigheter och medvetenhet för att skapa verkligt starka, stöttande och empatiska personalchefer.

Det finns några anmärkningsvärda stilar att överväga när du utvärderar dina metoder för personalledning, så att du kan hantera dem på ett sätt som främjar prestation, att medarbetare stannar kvar och en positiv medarbetarupplevelse.

Stilar för personalledning kan delas in i fyra kategorier:

• Instruerande
• Coachande
• Stödjande
• Delegerande

Instruerande personalledning

Med instruerande personalledning talar chefen om för medarbetarna vad de ska göra och hur de ska göra det. Den här stilen är mest effektiv när uppgifter behöver slutföras snabbt och effektivt enligt en specifik standard eller ett specifikt krav, eller när medarbetarna befinner sig tidigt i sin utveckling och behöver mer vägledning.

Det sagt är det stor skillnad mellan att instruera en medarbetare och att detaljstyra honom eller henne. Om du märker att du detaljstyr eller ifrågasätter arbete eller beslut för att de inte är sådana som du själv skulle ha fattat, bör du reflektera över vilka dina verkliga farhågor är. Skapa sedan möjligheter för dina medarbetare att visa sin kompetens, bygga upp sitt självförtroende och skapa förtroende.

Coachande personalledning 

I den här situationen ger chefer tydliga och specifika instruktioner och stöttar medarbetarna i att uppnå de önskade resultaten. Den här stilen är effektiv för att hjälpa människor att lära sig specifika beteenden och kulturella normer, så att chefen i framtiden kan vara mer stödjande och mindre instruerande. 

Den coachande stilen är användbar för att utveckla specifika beteenden hos mycket kompetenta medarbetare som anpassar sig till en ny organisationskultur eller ett nytt sammanhang.

Stödjande personalledning

Chefen ger medarbetarna vägledning och stöd, men låter dem fatta sina egna beslut, inklusive att styra resultaten.

Den här stilen är ofta mer positiv för medarbetarna och kan leda till bättre resultat när det kan finnas många "rätta svar" och medarbetarna är erfarna och kompetenta nog att skapa ett positivt resultat i det specifika sammanhanget eller organisationen.

Delegerande personalledning

Chefen ger medarbetarna självständighet att fatta sina egna beslut med lite stöd eller inblandning.

Den delegerande stilen kan vara användbar för att utveckla medarbetarnas färdigheter och är vanligtvis bäst för mycket utvecklade medarbetare som har en djup förståelse för organisationens sammanhang, kultur och mål.

Ingen lösning som passar alla

Även inom ett team kan medarbetare på olika utvecklingsnivåer behöva hanteras eller ledas bäst med hjälp av olika stilar. De bästa personalcheferna är skickliga på att identifiera vilka stilar som passar bäst för individer och team.

Som exempel kan jag utifrån min erfarenhet av att leda projektledare konstatera att nya medarbetare behöver mer vägledning i början medan de lär sig företagets sammanhang, kultur, förväntningar, teamets normer och företagets övriga normer.

Under det här utvecklingsstadiet brukar jag låta de nya medarbetarna samarbeta med mig för att lösa ett problem eller uppnå ett resultat. Senare börjar jag tilldela dem projekt som de själva ansvarar för, och då kan jag övergå till en coachande stil. När de får mer erfarenhet och kompetens blir mitt förhållningssätt mer stödjande och senare delegerande.

När du går vidare med att avgöra vilken typ av personalledningsstil som är bäst för var och en av dina medarbetare bör du ta hänsyn till deras erfarenhet och utveckling eller mognad i rollen samt be om återkoppling på ditt ledarskap. Det hjälper dig att förstå om de behöver mer stöd eller vägledning från dig för att kunna utföra sitt bästa arbete.

Att vara chef med personalansvar innebär följande uppgifter, varav många är centrala för medarbetarens livscykel:

• Rekrytering och intervjuer
• Introduktion och utbildning
• Fördelning och utvärdering av arbete
• Karriärutveckling och utbildning
• Prestationshantering
• Uppskattning och belöningar för medarbetare
• Avslut av anställning.

Utöver dessa uppgifter spelar en chef med personalansvar en avgörande roll i att skapa en positiv och inkluderande arbetsmiljö genom att aktivt lyssna på medarbetarnas synpunkter, medla i konflikter och främja en kultur präglad av respekt.

För att lyckas med dessa chefsuppgifter är det viktigt att prioritera effektiv kommunikation och kontinuerligt lärande. Planera regelbundet in individuella möten för att ge och få feedback från medarbetare, och håll dig uppdaterad om de senaste branschtrenderna och metoderna genom workshops, utbildningar och certifieringar inom ledarskap.

Personalledning kräver en kombination av färdigheter och förmågor med fokus på att stödja medarbetare och hantera prestationer, resultat och resursfördelning.

Några viktiga färdigheter som särskilt kommer att tänka på är: 

1. Att hitta, intervjua och introducera medarbetare för att säkerställa att rätt kompetens väljs ut och integreras för organisationens framgång.
2. Att bygga förtroende och upprätthålla förtroendefulla relationer för att skapa en positiv och samarbetsinriktad arbetsmiljö.
3. Aktivt lyssnande och tydlig kommunikation för att skapa förståelse, lösa konflikter och säkerställa samarbete och samsyn i teamet.
4. Att ge specifik feedback i rätt tid för att vägleda och motivera medarbetare och hjälpa dem att utvecklas och förbättra sina prestationer på ett effektivt sätt.
5. Att identifiera människors styrkor och kärnkompetenser för att använda kompetensen optimalt, förbättra teamets prestationer och öka arbetstillfredsställelsen.
6. Att fördela och delegera arbete för en effektiv uppgiftsfördelning, engagerade medarbetare och en balanserad arbetsmiljö.
7. Att tydliggöra förväntningar för att ge riktning, samordna teamets insatser och fastställa en standard för prestationer och ansvarstagande.
8. Att motivera medarbetare för att bidra till engagemang, stärka moralen och förbättra produktiviteten och arbetstillfredsställelsen.
9. Att samarbeta i problemlösning för att dra nytta av olika perspektiv och expertkunskaper, vilket leder till mer innovativa och effektiva lösningar.
10. Att uppmuntra utveckling och lärande av misslyckanden för att främja ett utvecklingsinriktat tankesätt, motståndskraft och kontinuerlig förbättring bland medarbetarna.
11. Att uppmärksamma framgångar för att erkänna prestationer, stärka teamets och individens moral samt förstärka positiva beteenden och sammanhållningen i teamet.

1. Anställ rätt personer

Att anställa rätt personer är avgörande för alla organisationers framgång. Någon med fel kompetens eller fel värderingar kan leda till slöseri med tid och ansträngningar som hade kunnat undvikas.

Men hur vet du om någon har det som krävs? Hur anställer du en chef jämfört med en vanlig medarbetare? Det här är frågor som du behöver svar på innan du börjar titta på kandidater

Det bästa sättet att anställa rätt person är genom en intervjuprocess som innehåller icke-tekniska frågor om personens erfarenhet, värderingar och mål samt tekniska frågor relaterade till rollen eller ditt företag. Jag har också haft framgång med att inkludera andra teammedlemmar i intervjuprocessen.

Här är ett tips att komma ihåg: Anställ långsamt, avskeda snabbt. Om du anställer fel person bör du arbeta för att avsluta anställningen snabbt, så att du kan gå vidare med din rekryteringsplan och hitta rätt person som kan stödja ditt teams och din organisations mål.

2. Sätt tydliga förväntningar

Att tydliggöra förväntningarna på medarbetarna är en av de viktigaste sakerna en chef kan göra för sina teammedlemmar. Du berättar för dina medarbetare vad du förväntar dig av dem och vad de kan förvänta sig av dig.

Så hur kan du tydliggöra förväntningarna på dina medarbetare? 

Det bästa sättet att göra detta är att tillhandahålla en arbetsbeskrivning eller ett dokument som klargör rollen och beskriver rollens specifika uppgifter och ansvarsområden samt tjänstens mål och syften. Dokumentet bör uppdateras regelbundet när medarbetarens ansvarsområden förändras.

Ett annat sätt att tydliggöra förväntningarna är genom regelbundna enskilda möten med medarbetarna för att diskutera deras prestationer. Kom ihåg att du vill hjälpa dem att se värdet av och effekten av sina handlingar samt vägleda dem mot att uppnå teamets och sina personliga mål.

3. Ge regelbunden feedback

Att ge regelbunden feedback är avgörande för att upprätthålla en öppen kommunikation och minimera missförstånd och överraskningar. 

Genom att ge feedback berättar du för dina teammedlemmar vad de gör bra och var de behöver förbättras. Det bidrar till att säkerställa att dina medarbetare hela tiden växer och utvecklar sin kompetens.

När jag ger feedback tillämpar jag radikal uppriktighet. Beröm dina medarbetare offentligt och utmana dem privat. Använd din emotionella intelligens för att vägleda hur du ger feedback, och var också öppen för att ta emot feedback om hur du ger feedback! 

Varför är det så viktigt att göra detta regelbundet? Jo, det är oerhört viktigt att du inte sparar negativ feedback till medarbetarens formella utvecklingssamtal. Regelbundna avstämningar säkerställer att du kan rätta till problem snabbare och minska stressen och rädslan inför större samtal.

4. Erbjud möjligheter till utbildning och utveckling

Du vill väl känna att du hela tiden lär dig och utvecklas professionellt? 

Därför är det så viktigt att chefer erbjuder sina medarbetare möjligheter till utveckling och utbildning i linje med individuella karriärmål. Genom att erbjuda dessa möjligheter visar du dina medarbetare att du värdesätter deras utveckling och investerar i deras framtid.

Har du någon som vill utvecklas inom chefsrollen och strävar efter att bli personalansvarig? Stöd personen. 

För att du ska kunna växa och gå vidare behöver du fler ledare som kan vägleda dina team, så uppmuntra alltid dem som vill lära sig att leda andra och utveckla sitt ledarskap.

Det bästa sättet att erbjuda dina teammedlemmar möjligheter till utveckling och utbildning är att erbjuda en mängd olika läralternativ, till exempel onlinekurser, böcker, poddar om ledarskap och chefsarbete eller workshops som stämmer överens med deras intressen och karriärambitioner. Du kan också erbjuda medskuggning eller arbetsrotation så att medarbetarna kan lära sig om andra delar av verksamheten.

5. Hantera bristande prestation skyndsamt

När det gäller att hantera medarbetare som presterar sämre eller ta itu med bristande prestation är tidpunkten avgörande. Som jag nämnde tidigare ska du inte tveka eller dröja med att prata med medarbetare om deras bristande prestation.

När du som chef har upptäckt problemet har andra redan sannolikt påverkats, och i värsta fall är den enskilda medarbetarens välbefinnande hotat. Ju längre du väntar, desto större är risken att situationen förvärras.

Vanliga tecken på bristande arbetsprestation är att medarbetare inte håller tidsfrister eller producerar arbete av låg kvalitet, uppvisar störande eller fientligt beteende eller visar bristande engagemang eller motivation. Ibland är detta ett tecken på att en medarbetare är på väg att säga upp sig, men inte alltid.

I vissa fall kommer högpresterande medarbetare som arbetar med lågpresterande medarbetare att lägga märke till prestationsproblem och klaga. Prata med den potentiellt lågpresterande medarbetaren och ta reda på hur personen upplever situationen, hur det går och vilka utmaningar teamet står inför när det gäller att nå sina mål. I vissa fall kan bristande självinsikt helt enkelt vara problemet.

Vad kan du göra när feedback och ett snabbt hanterande av problemet inte fungerar?

När du har bekräftat att en medarbetare inte uppfyller prestationskraven bör du omedelbart börja dokumentera problemen och inkludera detaljer, tidsangivelser och konsekvenser. Att dokumentera detaljer om situationerna, dina insatser, den feedback som getts, reaktionerna och överenskomna nästa steg kommer att vara mycket värdefullt om problemen kvarstår eller utvecklas till en punkt där anställningen avslutas.

6. Uppmuntra kreativitet och innovation – omfamna misslyckanden

"Du måste lita på passionen, drivkraften och kreativiteten hos en person som verkligen vill förverkliga en idé. Tillit är vad vi behöver för att lyckas i våra jobb och den relation vi behöver ha med våra chefer." - John Carter, uppfinnare av Bose-hörlurar med brusreducering

Att uppmuntra kreativitet och innovation på arbetsplatsen är en viktig drivkraft för tillväxt, medarbetarengagemang och att behålla medarbetare. Kreativa och innovativa medarbetare är mer engagerade och motiverade och kommer oftare med nya idéer och lösningar på problem.

Men en del av kreativitet, innovation och tillväxt är misslyckanden. I innovativa organisationer bör misslyckanden ses som en möjlighet att lära sig. Det är viktigt att skapa en miljö där det är okej att misslyckas, och som chef kan du göra detta genom att hjälpa medarbetarna att lära sig av erfarenheten.

För att hjälpa till att identifiera vad som gick fel kan du börja med att ställa frågor som "Vad försökte du uppnå?", "Vilka var de största utmaningarna du ställdes inför?" och "Vad kommer du att ändra eller justera vid nästa försök?" Dessa frågor är framtidsinriktade och hjälper dina medarbetare att lära sig.

7. Lyssna aktivt på dina medarbetare, team och organisation

Aktivt lyssnande är en kommunikationsteknik och mjuk kompetens som innebär att vara uppmärksam på den som talar, inte avbryta, ha ögonkontakt och anteckna vid behov. 

Ja, detta är en social kompetens som chefer behöver ha eftersom den är avgörande för att skapa en företagskultur där medarbetarna känner stöd och egenmakt. 

Syftet med aktivt lyssnande är att säkerställa att den som talar känner sig hörd och förstådd. Detta är till hjälp för både nya och erfarna chefer, eftersom olika nivåer av lyssnande hjälper dem att få en djupare förståelse för medarbetarnas tankar och känslor. I sin tur kan cheferna ge bättre stöd åt sina medarbetare och hjälpa dem att nå sina mål.

Aktivt lyssnande bidrar också till att bygga förtroende mellan chefen och medarbetaren, eftersom det visar att du värdesätter personen som talar.

När medarbetarna känner sig hörda och förstådda skapas en mer positiv arbetsmiljö, vilket påverkar medarbetarengagemang, kvarstannande och produktivitet. Det är också en mycket användbar färdighet vid konflikter.

8. Fira framgångar

När människor känner att deras hårda arbete uppmärksammas och uppskattas blir de mer engagerade och motiverade, vilket leder till att de blir mer produktiva och bidrar mer till organisationen.

En framgångsrik strategi för personalledning innebär att fira framgångar tillsammans med medarbetarna och tacka dem för deras hårda arbete. Ring i klockan!

Fira dina medarbetare genom att dela nyheten om deras framgångar med andra och gratulera dem offentligt. Du kan göra detta personligen, på virtuella samarbetsplattformar och till och med på LinkedIn!

Människor tycker om att höra om företagets och kollegornas framgångar. Det får dem att känna att de är en del av något större och att deras arbete är värdefullt.

Relaterad läsning: 30 kreativa idéer för att uppmärksamma och uppskatta medarbetare

Bonus: att navigera i distansarbete

Efter nästan två år av att leda direkt underställda via webbkamera och headset har jag hittat unika sätt att skapa samhörighet i teamet, underlätta beslutsfattande, bygga nya färdigheter och fortsätta leverera resultat. 

Här är min checklista för att vara en bra chef och leda globala team: 

• Lär känna dina medarbetare. Ta reda på mer om deras liv, kompetenser, mål och vad de tycker om att göra utanför arbetet. Det bidrar till att bygga empati och samhörighet.
• Ta informell och regelbunden kontakt. Avsätt konsekvent tid för att träffa dina medarbetare. 25 minuter varje eller varannan vecka är bäst i de flesta fall. Dina medarbetare bör styra den här tiden eftersom fokus bör ligga på deras prestationsutveckling och utveckling. Som Zack McGill påpekar i en artikel om att leda säljteam på distans: "Jag har regelbundna avstämningar med hela teamet, individuellt (enskilda möten, samtalscoachning, spontana avstämningar och så vidare). Vi försöker också ha en månatlig digital sammankomst för att umgås."
• Anpassa din ledarstil efter varje medarbetare och situationen. Du kan behöva ägna mer tid åt vissa teammedlemmar än andra beroende på deras utveckling och behov. Lägg tiden där den behövs och led distansarbetande medarbetare utifrån deras behov, inte dina.
• Uppmuntra professionell utveckling. Bara för att människor arbetar hemifrån betyder det inte att de ska sluta lära sig. Lärande kan hjälpa oss att bryta känslan av "meh" och röra oss mot nya kompetenser, färdigheter och intressen. 
• Bygg relationer och uppmuntra lagarbete. Det kan vara svårt för människor att träffa andra och bygga riktiga relationer hemifrån när de försöker "slutföra initiativ". Fundera på vad dina team kan göra för att ha roligt hemifrån! Jackbox-spel är mycket populära i mitt team.

Slutligen, led med empati, alltid. På många företag är människan först ett kärnvärde. Jag tolkar detta som att min roll som ledare är att vara empatisk.