Skip to main content

Med rätt funktioner för personalplaneringsprogram blir schemaläggning av medarbetare samt tid- och närvarospårning ett sammanhängande system. Utan den kopplingen måste du åtgärda luckor i schemat och fel i tidrapporter manuellt.

Den här guiden går igenom 15 funktioner som är värda att leta efter. Du får se vad varje funktion gör, så att du kan matcha verktyg mot ditt teams verkliga behov.

15 viktiga funktioner att leta efter i personalplaneringsprogram

Funktionerna nedan kopplar samman schemaläggning, närvaro, arbetskraftskostnader och medarbetarnas behov i den dagliga personalplaneringen:

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

1. Schemaläggning av medarbetare

Veckokalender för schemaläggning av medarbetare med färgkodade arbetspass, roller och ett popup-fönster med en varning om övertid.
Schemaläggning av medarbetare visar ett veckoschema med tilldelade arbetspass och övertidsvarningar.

Schemaläggning av medarbetare är den funktion du kommer att använda mest i ett personalplaneringsprogram. Den låter dig skapa arbetspass i en dra-och-släpp-kalender, tilldela personer utifrån roll, kompetens eller tillgänglighet och publicera scheman till teamets telefoner.

Enligt min erfarenhet flaggar de bästa verktygen konflikter medan du bygger schemat. De varnar dig för övertid, dubbelbokade arbetspass och godkänd ledighet innan du publicerar. Många erbjuder också förfrågningar om byte av arbetspass med godkännande från en chef, så att ändringar inte leder till långa sms-trådar. Leta efter mallar som du kan kopiera från vecka till vecka, eftersom det snabbt blir tröttsamt att börja om från början.

Schemaläggningsverktyg hanterar olika typer av arbete beroende på din personalstyrka. Dessa exempel visar var varje funktion passar in:

  • Detaljhandel och hotell- och restaurangbranschen: Bygg scheman utifrån efterfrågeprognoser och deltidsanställdas tillgänglighet. Deputy och 7shifts har båda stöd för den här typen av schemaläggning av arbetspass.
  • Vård och omsorg: Matcha arbetspass mot obligatoriska certifieringar och kompetenstäckning, och använd behörighetsvarningar för att stödja efterlevnaden av regelverk. Kontrollera om chefer kan åsidosätta varningar innan du förlitar dig på automatiserade schemaläggningskontroller.
  • Team på flera platser: Kopiera mallar mellan arbetsplatser och justera sedan varje mall efter de lokala täckningsbehoven.
  • Hybrid- eller distansteam: Ange tillgänglighetsintervall över olika tidszoner så att chefer kan se vem som är online.
  • Säsongsanställningar: Lediga arbetspass gör att tillfälligt anställda kan ta timmar utan att en chef behöver ringa var och en individuellt.

2. Tid- och närvarospårning

Hubstaffs schemaläggningspanel som visar veckovisa arbetspass för flera medarbetare med mobilvy.
Tid- och närvarospårning låter användare se arbetspass och närvaro i en veckokalender.

Tid- och närvarospårning registrerar när dina medarbetare börjar och slutar arbeta samt tar rast, och skickar sedan timmarna vidare till lönehanteringen. Personalen stämplar in via en mobilapp, webbportal eller kiosk. Många verktyg har även geostängsel eller fotoverifiering, så att stämplingarna görs från rätt plats.

Enligt min erfarenhet flaggar de bästa verktygen missade stämplingar, sena ankomster och övertid när det händer. Chefer kan rätta fel innan tidrapporterna stängs. Leta efter automatiska rastregler och arbetsflöden för godkännande. De håller antalet timmar i linje med era arbetskraftspolicyer och minskar behovet av manuella korrigeringar av tidrapporter.

Metoder för tidspårning passar olika arbetsmiljöer, och rätt alternativ för instämpling beror på var personalen faktiskt arbetar:

  • Mobilapp med geostängsel: Fältpersonal och hemtjänstteam kan bara stämpla in inom en bestämd radie från arbetsplatsen. Connecteam och Homebase erbjuder båda detta.
  • Kiosk med fotoverifiering: Lager och butiker använder en delad surfplatta för att upptäcka att någon stämplar in åt en kollega.
  • Webbportal: Kontors- och distanspersonal registrerar arbetstimmar från en bärbar dator, vilket passar hybridteam.
  • Automatiska rastregler: Arbetsgivare inom vård och omsorg samt hotell- och restaurangbranschen använder dessa för att tillämpa avdrag för måltidsraster konsekvent. Deputy och UKG har stöd för detta.

3. Prognoser för arbetskraftsbehov och efterfrågeplanering

Instrumentpanel för veckoschema som visar personalens arbetspass och diagram över efterfrågeprognoser per dag.
Personalprognoser och efterfrågeplanering lägger förutsagda efterfrågekurvor över schemalagda arbetspass.

Personalprognoser förutsäger hur många personaltimmar du behöver genom att jämföra historiska försäljningsdata, kundflöden eller bokningsdata med schemalagd personal. De flesta verktyg hämtar data från ditt kassasystem eller andra verksamhetssystem och föreslår sedan bemanningsnivåer per dag, arbetspass eller roll.

Enligt min erfarenhet visar de bästa versionerna den prognostiserade personalkostnaden som en procentandel av försäljningen medan du skapar schemat. Du kan upptäcka överbemannade tider innan du publicerar schemat. Leta efter verktyg som låter dig justera prognoser för evenemang, kampanjer eller säsongstoppar. Deputy och 7shifts erbjuder båda detta.

Prognosunderlagen varierar mellan olika verksamheter, så den data du ansluter avgör hur användbara de föreslagna bemanningsnivåerna blir:

  • Försäljnings- och kassasystemdata: Restauranger och butiker jämför tidigare försäljning per timme med schemalagd personal. 7shifts hämtar detta från kassasystem för att föreslå bemanning per arbetspass.
  • Räkning av kundflöden: Butiker med dörräknare kan bemanna för perioder med flest besökare, inte bara för perioder med högst försäljning.
  • Bokningar och tidsbeställningar: Salonger, kliniker och träningsstudior planerar bemanningen utifrån kommande bokningar.
  • Markeringar för evenemang och kampanjer: Lägg manuellt till en helgdagförsäljning eller ett lokalt evenemang, så att prognosen inte förlitar sig på förra årets genomsnitt.
  • Mål per roll: Ange mål för personalkostnadens andel per roll, så att prognoserna för kök och kundbemötande hålls separata.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

4. Hantering av ledighet och frånvaro

Gränssnitt för ledighetshantering som visar medarbetares frånvarokalender, semesteransökningar och sammanfattningar av saldon.
Hantering av ledighet och frånvaro följer medarbetares semesteransökningar och saldon.

Hantering av ledighet och frånvaro följer upp ledighetsansökningar, saldon och godkännanden i samma system som används för att skapa scheman. Medarbetare skickar in ansökningar från en mobilapp eller webbportal, och chefer godkänner eller avslår dem medan schemat visas.

Enligt min erfarenhet tillämpar de bästa verktygen automatiskt regler för intjäning och lokala ledighetspolicyer. De blockerar också godkänd ledighet från arbetspass, så att du inte schemalägger någon som är ledig. Leta efter uppföljning av sjukfrånvaro, gränser för överföring och kalendervyer som visar vem som är frånvarande. Kronos (UKG) och BambooHR erbjuder båda detta.

Ledighetspolicyer varierar beroende på arbetsgivartyp och region, så sättet du konfigurerar frånvarouppföljningen på bör överensstämma med hur dina medarbetare faktiskt tar ledigt:

  • Semester baserad på intjäning: Timmar tjänas in per löneperiod eller efter arbetade timmar och förs sedan över inom fastställda gränser. BambooHR hanterar detta med anpassade policysregler.
  • Sjukfrånvaro med lokala regler: Saldon följer regionala krav, till exempel lagstadgad sjuklön eller lagar om betalda sjukdagar. UKG stöder platsbaserade policyer.
  • Arbetspassbaserade team: Godkänd ledighet blockerar schemaläggning, så att en butikschef aldrig schemalägger någon som är ledig.
  • Föräldraledighet och längre ledighet: Följ upp längre frånvaro separat från vanlig betald ledighet, så att saldon och återkomstdatum förblir korrekta.
  • Teamkalendervy: Se vem som är frånvarande innan du godkänner en ny ansökan.

5. Byte av arbetspass och hantering av lediga arbetspass

Med funktionen för byte av arbetspass kan chefer skicka erbjudanden om lediga arbetspass till rekommenderade medarbetare.

Med byte av arbetspass kan medarbetare byta arbetspass med kollegor, medan hantering av lediga arbetspass låter dem ta lediga, obemannade pass via en mobilapp. Cheferna ställer in reglerna och godkänner sedan ansökningar eller godkänner dem automatiskt.

Enligt min erfarenhet kontrollerar de bästa verktygen varje byte mot roll, kompetens, övertidsgränser och godkänd ledighet innan det genomförs. Leta efter pushnotiser som meddelar behörig personal när ett arbetspass blir ledigt. Deputy och 7shifts erbjuder båda detta, och du slipper svara på frågan ”vem kan täcka lördag?” via sms.

Reglerna för byte och lediga arbetspass fungerar olika beroende på hur ditt team hanterar bemanning. Dessa exempel visar var varje upplägg passar:

  • Byten mellan kollegor: Medarbetare erbjuder ett pass till kollegor i samma roll, och en chef godkänner bytet. Deputy och 7shifts stöder detta för restauranger och butiksgolv.
  • Anspråk på öppna pass: Chefer publicerar obemannade pass, och kvalificerad personal tar dem via appen. Homebase erbjuder detta för deltidsanställda timavlönade team.
  • Kontroll av behörigheter: Vårdteam blockerar byten när den nya personen saknar en obligatorisk certifiering.
  • Övertidsbegränsningar: Automatiskt godkännande stoppas när ett byte skulle göra att någon överskrider de veckovisa timgränserna.
  • Säsongsbemanning: Tillfällig personal tar extra pass under perioder med hög belastning utan att en chef behöver ringa varje person.

6. Löneintegrering

Löneintegrering stöder schemavyer på mobil och dator med detaljer om pass och löneuppskattningar.

Löneintegrering skickar godkända timmar från ditt personalplaneringssystem direkt till ditt lönesystem. Stämplingar, övertid, betald ledighet och ersättning för olika typer av pass synkroniseras utan att någon behöver skriva in en tidrapport igen. De flesta verktyg erbjuder inbyggda anslutningar eller exporter till leverantörer som ADP, Gusto och QuickBooks.

Enligt min erfarenhet tillämpar de bästa integrationerna dina löneregler innan uppgifterna överförs, inklusive övertidsgränser och avdrag för raster. Leta efter godkännandelås som förhindrar ändringar efter att en löneperiod har stängts. Du bör också kontrollera om det finns varningar om synkroniseringsfel, så att en misslyckad överföring inte upptäcks först på löneutbetalningsdagen.

Löneanslutningar skiljer sig åt mellan leverantörer och lönemodeller, så anpassa synkroniseringsmetoden efter hur ditt team får betalt:

  • Inbyggda integrationer: Gusto och QuickBooks Payroll ansluter direkt till verktyg som Homebase, så att godkända timmar överförs utan filuppladdningar.
  • Exportfiler: Mindre verktyg skickar ofta CSV-filer som du laddar upp till ADP eller en annan leverantör under varje löneperiod.
  • Övertid och ersättningar: Ställ in tillägg för natt- eller helgarbete i schemaläggningsverktyget först, så att lönesystemet får rätt ersättningsnivåer.
  • Löneregler för flera delstater eller länder: UKG tillämpar platsbaserade löneregler innan timmarna skickas.
  • Låsning av löneperioder: Stäng perioden så att sena ändringar inte skapar korrigeringar utanför den ordinarie lönekörningen.

7. Hantering av efterlevnad av arbetsrättsliga regler

Hantering av efterlevnad av arbetsrättsliga regler flaggar övertidsvarningar, schemakonflikter och arbetsrättsliga avvikelser innan chefer publicerar scheman.

Hantering av efterlevnad av arbetsrättsliga regler tillämpar regler om lön och arbetstid på dina scheman och tidrapporter, så att du kan upptäcka överträdelser innan de leder till anspråk. Programvaran kontrollerar passen mot övertidsgränser, obligatoriska måltids- och vilopauser, begränsningar för minderårigas arbete och tidsfrister för förhandsbesked vid schemaläggning.

Enligt min erfarenhet varnar de bästa verktygen chefer medan de bygger schemat, inte efter att lönekörningen har genomförts. Leta efter regelbibliotek per plats, granskningsspår för ändringar och godkännanden samt rapporter om överträdelser av rastregler. Deputy och UKG erbjuder båda detta, och du har dokumentationen redo om en granskning skulle genomföras.

Reglerna för efterlevnad varierar beroende på plats och typ av arbetsstyrka, så anpassa varje kontroll efter den risk som ditt team bär:

  • Övertidsgränser: Dagliga och veckovisa gränser utlöser varningar medan du bygger schemat. Deputy flaggar övertid innan du publicerar schemat.
  • Måltids- och vilopauser: Missade eller för korta pauser visas i överträdelse­rapporter. Vård- och hotell- och restaurangteam förlitar sig mest på dessa.
  • Begränsningar för minderårigas arbete: Begränsningar av antal timmar och tid på dygnet hindrar dig från att schemalägga yngre arbetstagare utanför de tillåtna gränserna.
  • Förhandsbesked vid schemaläggning: Återförsäljare och restauranger i berörda städer följer tidsfrister för publicering och avgifter vid ändringar. UKG stöder dessa regler.
  • Granskningsspår: Loggar över ändringar och godkännanden ger dig dokumentation när ett anspråk kommer in.

8. Mobil självservice för medarbetare

Mobil självservice för medarbetare låter användare byta pass och bjuda in teammedlemmar direkt.

Mobil självservice för medarbetare låter ditt team hantera scheman, stämplingar och förfrågningar från en telefon i stället för att behöva fråga en chef. Medarbetarna kan se arbetspass, stämpla in och ut, begära ledighet och uppdatera sin tillgänglighet i en och samma app.

Enligt min erfarenhet skickar de bästa apparna pushnotiser när scheman ändras och visar antalet timmar under löneperioden i realtid. Leta efter GPS- eller geostyrda stämplingar, stämpling utan internetanslutning och meddelanden i appen. Homebase och Deputy erbjuder allt detta, och dina chefer kommer att få färre sms med frågan ”vilket schema har jag?”.

Mobilappsfunktioner är olika viktiga beroende på var ditt team arbetar och hur de stämplar in. Anpassa dessa funktioner efter din konfiguration:

  • Geostyrda stämplingar: Stämplingar registreras endast när någon befinner sig på arbetsplatsen. Homebase erbjuder detta för butiks- och restaurangteam med flera platser.
  • Stämpling utan internetanslutning: Vissa system för personalhantering låter medarbetare registrera instämplingar utan internetanslutning och synkronisera dem när anslutningen återkommer. Kontrollera vilka enheter och appversioner som stöder denna funktion.
  • Uppdatering av tillgänglighet: Medarbetarna anger när de kan arbeta, så att chefer inte schemalägger utifrån gamla sms.
  • Antal timmar under löneperioden i realtid: Medarbetarna ser hur timmarna byggs på, vilket minskar överraskningar kring övertid.
  • Meddelanden i appen: Chefer skickar information om arbetspass till en plats eller till hela teamet.

9. Uppgifts- och aktivitetsstyrning

Uppgifts- och aktivitetsstyrning hjälper till att tilldela och följa upp arbetspass med förslag på ersättare.

Uppgifts- och aktivitetsstyrning tilldelar arbetsuppgifter till specifika arbetspass eller medarbetare och följer sedan upp slutförandet från en mobilapp. Chefer skapar checklistor för öppning, stängning, städning eller säkerhetskontroller, och personalen markerar uppgifterna som klara.

Enligt min erfarenhet kopplar de bästa verktygen uppgifter till roller och arbetspass, så att rätt person ser rätt lista. Leta efter fotobevis, förfallotider och rapporter över slutförande. Deputy och 7shifts erbjuder båda detta, och du ser vilka uppgifter som missades utan att behöva gå runt i lokalen och kontrollera.

Uppgiftskonfigurationer skiljer sig åt beroende på vilken typ av arbete ditt team utför, så matcha varje typ av checklista med det arbetspass som den stöder:

  • Checklistor för öppning och stängning: Chefer kopplar kassainventering, utrustningskontroller och steg för låsning till specifika arbetspass. 7shifts stöder detta för restauranger.
  • Städnings- och säkerhetsronder: Personalen loggar temperaturkontroller eller sanitetsåtgärder med tidsstämplar. Deputy erbjuder uppgiftslistor med fotobevis.
  • Rollbaserade tilldelningar: Endast servitörer ser serveringsuppgifter, så att kockarna inte behöver bläddra igenom irrelevanta listor.
  • Förfallotider: Uppgifter markeras som försenade när ingen slutför dem före en angiven tid.
  • Rapporter över slutförande: Chefer granskar missade uppgifter på flera platser utan att besöka varje arbetsplats.

10. Personalanalys och rapportering

Personalanalys och rapportering följer globala arbetskraftskostnader mellan länder och roller.

Personalanalys och rapportering omvandlar schema-, tids- och löneuppgifter till instrumentpaneler och rapporter. Du kan se arbetskraftskostnader, övertid, närvaro och schematäckning på ett och samma ställe.

Enligt min erfarenhet jämför de bästa verktygen schemalagda timmar med faktiska timmar samt försäljning eller efterfrågan. Leta efter andel arbetskraftskostnader, frånvarotrender och export till kalkylblad. Deputy och 7shifts erbjuder båda detta, och du upptäcker ökande övertid innan lönekörningen stängs.

Behoven inom analys skiljer sig åt beroende på vad du hanterar och vilka siffror du granskar varje vecka, så matcha varje rapport med det beslut som den stöder:

  • Andel arbetskraftskostnader: Jämför planerade och faktiska arbetskraftskostnader med försäljningen. 7shifts visar detta för restauranger som justerar bemanningen efter tid på dagen.
  • Övertidsuppföljning: Markerar medarbetare som närmar sig veckogränserna, så att du kan omfördela timmar innan lönekörningen stängs. Deputy erbjuder detta.
  • Närvaro- och frånvarotrender: Synliggör återkommande sena ankomster eller sjukanmälningar på måndagar på olika arbetsplatser.
  • Schematäckning: Visar underbemannade arbetspass i förhållande till prognostiserad efterfrågan.
  • Export till kalkylblad: Skickar data till Excel eller Google Sheets när ekonomiavdelningen vill göra en anpassad analys.

11. Kommunikation och engagemang bland medarbetare

Kommunikation och engagemang bland medarbetare stödjer teammeddelanden mellan platser och i mobilen.

Verktyg för medarbetarkommunikation samlar uppdateringar om arbetspass, meddelanden till olika platser och teammeddelanden på samma ställe där medarbetarna kontrollerar sina scheman.

Funktioner för tvåvägskommunikation och uppskattning kan också stödja medarbetarnas engagemang, särskilt för team som sällan delar kontor. Målet är en bättre medarbetarupplevelse utan att behöva förlita sig på privata sms för varje uppdatering.

Enligt min erfarenhet erbjuder de bästa verktygen gruppchatt och enskild chatt, läskvitton och meddelanden till hela teamet efter plats eller roll. Leta efter uppskattande meddelanden, omröstningar och aviseringar om ändringar av arbetspass. Homebase och 7shifts erbjuder båda teammeddelanden, och du ser vem som har läst en uppdatering utan att behöva jaga personer.

Kommunikationsverktyg är som mest värdefulla när meddelandetypen matchar målgruppen, så konfigurera varje kanal innan du lanserar appen:

  • Meddelanden till en plats: Publicera ändringar av schemapolicyer endast för en plats. Homebase låter chefer rikta meddelanden till en enda plats.
  • Rollbaserade meddelanden: Skicka uppdateringar om stängningsrutiner till kökspersonalen utan att störa serveringspersonalen. 7shifts har stöd för detta.
  • Läskvitton: Kontrollera vem som har öppnat en policyändring i sista minuten innan arbetspasset börjar.
  • Aviseringar om ändringar av arbetspass: Pushaviseringar informerar medarbetarna när ett byte har godkänts eller när ett arbetspass flyttas.
  • Uppskattande meddelanden: Offentligt beröm efter en hektisk helg håller timanställda team motiverade.

12. Prestations- och produktivitetsstyrning

Prestations- och produktivitetsstyrning följer personalomsättning, personalretention och genomsnittlig prestation per avdelning.

Prestations- och produktivitetsstyrning i programvara för personalstyrning följer hur medarbetare presterar i förhållande till mål, scheman och produktionsmål. Du anger mätvärden, till exempel försäljning per arbetstimme eller antal uppgifter som slutförts per arbetspass, och programvaran jämför dem med de faktiska resultaten.

Enligt min erfarenhet kopplar de bästa verktygen prestationsdata till registreringar av arbetstid och närvaro, så att bedömningar grundas på fakta i stället för minnet. Leta efter målspårning, feedbackloggar och produktivitetsöversikter. Deputy och 7shifts erbjuder båda översikter över försäljnings- och arbetsprestationer, och du ser vem som behöver coachning innan bedömningsperioden börjar.

Prestationsuppföljning ser olika ut beroende på vad ditt team producerar, så matcha varje mätvärde mot det arbete dina medarbetare utför:

  • Försäljning per arbetstimme: Jämför intäkter med schemalagda timmar per arbetspass. 7shifts visar detta för restauranger som coachar serveringspersonal efter tid på dagen.
  • Antal slutförda uppgifter per arbetspass: Följer hur checklistor slutförs i förhållande till förfallotider. Deputy erbjuder detta för städning och säkerhetsronder.
  • Närvaro i förhållande till schemat: Kopplar sena ankomster och tidiga utstämplingar till anteckningar från bedömningar, så att feedbacken grundas på tidsstämplar.
  • Feedbackloggar: Lagrar coachningsanteckningar bredvid arbetstidsregistreringar, så att du kan ta fram exempel före en bedömning.
  • Produktivitetsöversikter: Rangordnar platser eller arbetspass så att du kan upptäcka vem som behöver stöd.

13. Hantering av personalkostnader och budgetering

Hantering av personalkostnader och budgetering följer personalkostnadernas andel i förhållande till försäljningsmålen.

Hantering av personalkostnader och budgetering fastställer utgiftsmål för varje plats och följer sedan schemalagda och faktiska löner i förhållande till målen. Du ser den beräknade kostnaden när du skapar schemat, innan någon arbetar ett arbetspass.

Enligt min erfarenhet hämtar de bästa verktygen in försäljningsprognoser, lönenivåer och regler för övertid för att automatiskt beräkna kostnaden. Leta efter budgetaviseringar, mål för personalkostnadernas andel och avvikelserapporter. Deputy och 7shifts erbjuder båda löpande uppföljning av personalkostnader, och du upptäcker ett överskridet schema medan du fortfarande kan ändra det.

Upplägg för personalkostnader varierar beroende på hur du bemannar och var du granskar siffrorna, så matcha varje kontroll mot det budgetbeslut som den stöder:

  • Budgetar per arbetsplats: Ange ett veckomål för lönerna på varje arbetsplats. 7shifts visar beräknad arbetskraftskostnad i förhållande till försäljningsmålen för restauranger.
  • Aktuell kostnad vid schemaläggning: Se hur totalsumman förändras när du lägger till arbetspass. Deputy visar den beräknade kostnaden när du bygger schemat.
  • Regler för övertid: Tillämpa lokala övertidsgränser i beräkningen så att den beräknade kostnaden återspeglar övertidsersättningen.
  • Budgetvarningar: Markera ett schema som överskrider målet innan du publicerar det.
  • Avvikelserapporter: Jämför planerade och faktiska löner efter varje löneperiod.

14. Kompetens- och certifieringsspårning

Kompetens- och certifieringsspårning visar kompetenser, kunskapsnivåer och certifieringar som snart löper ut.

Kompetens- och certifieringsspårning lagrar varje medarbetares licenser, utbildningsuppgifter och kvalifikationer i profilen för personalstyrning. Du anger utgångsdatum, och programvaran kontrollerar dem mot schemat.

Enligt min erfarenhet blockerar de bästa verktygen arbetstilldelningar när en certifiering har löpt ut. Leta efter utgångsvarningar, uppladdning av dokument och kompetensbaserad matchning av arbetspass. Deputy och 7shifts erbjuder båda kvalifikationsspårning, och du upptäcker ett utgånget livsmedelshanterarkort eller första hjälpen-certifikat innan en granskning gör det.

Certifieringsreglerna skiljer sig åt mellan branscher och roller, så matcha varje spårningsfunktion mot den behörighet som ditt team måste hålla aktuell:

  • Utgångsvarningar: Meddela chefer 30 eller 60 dagar innan en licens löper ut. Deputy skickar sådana varningar för första hjälpen- och livsmedelshanterarkort.
  • Uppladdning av dokument: Lagra ett inskannat certifikat i medarbetarprofilen så att granskningsdokumenten finns på samma ställe.
  • Kompetensbaserad matchning av arbetspass: Begränsa tilldelningen av arbetspass till personal med rätt kvalifikationer. 7shifts stöder detta för roller som bartendrar och kockar i köket.
  • Begränsningar för tilldelning: Kontrollera om programvaran blockerar schemaläggning när en obligatorisk certifiering löper ut eller endast varnar cheferna. Vissa system tillåter undantag, så mänsklig granskning är fortfarande viktig.
  • Efterlevnadsrapporter: Identifiera medarbetare med saknade certifieringar eller certifieringar som snart löper ut på olika arbetsplatser.

15. Integration med HR- och affärssystem

Integrationsmarknadsplatsen i Deputy gör det möjligt för företag att ansluta personalstyrning till löne-, HR-, bokförings- och kassasystem.

Programvara för personalstyrning bör kunna ansluta till den HR-programvara och de affärssystem som ditt team redan använder, däribland plattformar för hantering av humankapital (HCM), lönehantering, bokföring och kassasystem.

Se längre än listan över tillgängliga integrationer och kontrollera vilka medarbetarregister, arbetskraftsdata och uppdateringar som faktiskt synkroniseras. Tillförlitliga anslutningar minskar dubbelregistrering och gör systemet enklare att skala när personalstyrkan växer.

Enligt min erfarenhet synkroniserar de bästa verktygen nyanställda, lönesatser och godkända tidrapporter automatiskt. Leta efter tvåvägssynkronisering, felloggar och anslutningar till verktyg som QuickBooks, Xero och Gusto. Deputy och 7shifts erbjuder båda integrationer med löne- och kassasystem, och du slipper skriva in timmarna i lönesystemet på nytt före varje lönekörning.

Integrationsbehoven varierar mellan systemen, så kontrollera varje anslutning mot de uppgifter som du skriver in på nytt i dag:

  • Lönesynkronisering: Godkända tidrapporter skickas till Gusto eller QuickBooks Payroll, så att du slipper skriva in timmarna på nytt före varje lönekörning. Deputy och 7shifts erbjuder båda detta.
  • HRIS-synkronisering: Nyanställda och ändringar av lönesatser överförs en gång, så att profilerna överensstämmer mellan systemen.
  • Kassadata: Försäljningssiffror används i prognoserna för arbetskraftsbehov. 7shifts kan anslutas till Toast och Square för restauranger.
  • Export till bokföring: Arbetskraftskostnader bokförs i Xero eller QuickBooks inför månadens avslut.
  • Felloggar: Misslyckade synkroniseringar visar vilken medarbetarpost som behöver åtgärdas.

Topp 10 programvaror för personalstyrning

Här är våra främsta rekommendationer av programvara för personalstyrning som kan hjälpa dig i ditt sökande:

Matcha nu funktionerna mot din budget

När du vet vilka funktioner ditt team behöver kan du jämföra dem med priserna på personalhanteringsprogramvara för att se typiska priser per användare, avgifter för tillägg och dolda kostnader innan du bokar demonstrationer.