Bu kılavuzda bordro entegrasyonunun nasıl çalıştığını ve bordro verilerinizi bağlantılı, doğru ve daha kolay yönetilebilir tutarak operasyonları nasıl kolaylaştırabileceğini açıklayacağım.
Bordro Entegrasyonu Nedir?
Bordro entegrasyonu, bordro verilerinin elle girilmek yerine otomatik olarak sistemler arasında aktarılması için bordro sisteminizi diğer iş araçlarına bağlama sürecidir.
Bordro yazılımı sistemleri; zaman takibi, ücret yönetimi, muhasebe ve gider raporlama gibi ücret yönetiminin farklı yönlerini kapsar. Amaç, manuel veri girişini azaltmak ve doğruluğu artırmak için güvenilir bir veri akışı oluşturmaktır.
Bordro entegrasyonu genellikle iki şekilde kullanılır:
- İç operasyonlar: Şirketiniz; çalışanların çalışma saatlerini, vergi bilgilerini, yan haklarını, kesintilerini ve geri ödemelerini platformlar arasında tutarlı kılmak için bordro sistemini İK bilgi sistemi, muhasebe platformu veya zaman takip sistemi gibi araçlara bağlar.
- Müşteriye dönük SaaS ürünleri: Yazılım ürününüz, müşterilerin kendi bordro sağlayıcılarını bağlamasına olanak tanır; böylece bordro verileri manuel yükleme veya yinelenen veri girişi olmadan platformunuza aktarılabilir.
Bordro Entegrasyonu Örnekleri
Hem iç operasyonlarda hem de müşteriye dönük SaaS ürünlerinde temel fikir aynıdır: Bir sistemdeki bordro verilerinin başka bir sistemde doğru şekilde görünmesi gerekir.
Örneğin, entegre bir bordro kurulumu şunları yapabilir:
- Bir zaman takip aracından onaylanmış çalışma saatlerini çekmek
- Bir yan haklar platformundaki kesintileri senkronize etmek
- Ücret verilerini muhasebe yazılımına göndermek
- Geri ödeme için onaylanmış giderleri eklemek
- Çalışan kayıtlarını İK ve bordro sistemlerinde güncel tutmak
Şşşt. Bu makale yalnızca temel bilgileri zaten ele aldıysanız anlamlı olacaktır. Bordro yazılımının nasıl çalıştığını anlayarak başlayın.
Bordro Entegrasyonu Nasıl Çalışır?
Bordro entegrasyonu, çalışan bilgileri, ücret verileri ve finansal kayıtların sürekli manuel güncelleme yapılmasına gerek kalmadan sistemler arasında aktarılabilmesi için sistemlerinizi birbirine bağlar.
Çoğu entegrasyon aynı temel süreci izler: Bir sistem bilgi gönderir, entegrasyon bu bilgiyi doğru biçime dönüştürür ve başka bir sistem bilgiyi alır. Bunun nasıl gerçekleştiği yazılımınıza, aktardığınız verilere ve bu verilerin ne sıklıkta güncellenmesi gerektiğine bağlıdır.
Perde arkasında neler olduğunu ve işletmeniz için hangi kurulumun anlamlı olduğunu nasıl belirleyeceğinizi burada bulabilirsiniz.
1. Bordro Verilerinin Nasıl Aktığını Anlayın
Her bordro entegrasyonu beş temel aşamayı izler:
Kaynak sistem → Entegrasyon katmanı → Hedef sistem
- Tetikleyici: Onaylanmış bir puantaj, yeni bir işe alım veya planlanmış bir güncelleme gibi bir olay aktarımı başlatır.
- Veri çıkarma: Bilgiler, bir API, dosya dışa aktarımı veya desteklenen başka bir bağlantı aracılığıyla kaynak sistemden alınır.
- Veri eşleme: Alanlar, alıcı sistemin beklediği biçime dönüştürülür. Örneğin, İK bilgi sisteminizde kaydedilen yıllık maaşın, ödeme dönemi başına tutara dönüştürülmesi gerekebilir.
- Veri aktarımı: Bilgiler, işlenebileceği veya depolanabileceği hedef sisteme gönderilir.
- Doğrulama ve hata yönetimi: Alıcı sistem aktarımı doğrularken başarısız veya eksik kayıtlar incelenmek üzere işaretlenir.
Son adım özel olarak dikkat gerektirir. Sorunu işaretlemeden hatalı verileri aktaran bir entegrasyon, özellikle hata tüm bir ücretlendirme dönemini etkiliyorsa, manuel bir süreçten daha kötü olabilir.
2. Veri Sahipliğini ve Senkronizasyon Yönünü Belirleyin
Sistemlerinizi bağlamadan önce her bilgi türünün korunmasından hangi platformun sorumlu olduğunu belirleyin.
Örneğin, İK bilgi sisteminiz çalışan kayıtları için, zaman takip platformunuz onaylanmış çalışma saatleri için, bordro sisteminiz ise kesinleşmiş kazançlar ve kesintiler için tek doğruluk kaynağı olabilir.
Ayrıca bilgilerin tek yönde mi yoksa iki yönde mi aktarılması gerektiğine karar vermeniz gerekir.
- Tek yönlü entegrasyon (bazen 180 derece senkronizasyon olarak adlandırılır): Veriler, geri yazılmadan bir sistemden diğerine aktarılır. Örneğin bordro, finansal raporlama için iş gücü maliyetlerini muhasebe platformunuza gönderir, ancak muhasebe çalışan ücretlerini değiştirmez.
- İki yönlü entegrasyon (bazen 360 derece senkronizasyon olarak adlandırılır): Her iki sistem de güncellemeleri karşılıklı olarak gönderebilir. Örneğin, bir İK platformunda yapılan ve onaylanan ücret değişiklikleri bordroyu güncelleyebilirken bordro, kesinleşmiş ödeme bilgilerini İK'ya geri gönderir.
İki yönlü senkronizasyon otomatik olarak daha iyi değildir. Veri sahipliği açıkça tanımlanmadığında, çakışan güncellemeler için daha fazla fırsat yaratır.
Tavsiyem: İki yönlü güncellemeleri etkinleştirmeden önce hangi sistemin son sözü söyleyeceğine karar verin. Güncel olmayan bir çalışan kaydının yakın zamanda onaylanmış bir maaş değişikliğinin üzerine yazılmasını istemezsiniz.
Have an account? Log In
3. Bordro Entegrasyonu Yönteminizi Seçin
Bordroyu diğer iş yazılımlarına bağlamanın çeşitli yolları vardır. Doğru yaklaşım mevcut sistemlerinize, BT kaynaklarınıza, bütçenize ve otomasyon ihtiyacınıza bağlıdır.
| Entegrasyon yöntemi | Nasıl çalışır? | En uygun olduğu durumlar |
| Yerel entegrasyonlar | Yazılım sağlayıcılarınız tarafından desteklenen, önceden oluşturulmuş bağlantılar | Uyumlu bağlayıcılara sahip yaygın İK ve bordro platformları |
| Dosya tabanlı entegrasyon | CSV, XML veya diğer yapılandırılmış dosyaları manuel olarak ya da bir takvime göre aktarır | Eski sistemler, basit veri aktarımları veya dönemsel güncellemeler |
| API entegrasyonu | Uygulamalar, tanımlı arayüzler aracılığıyla bilgi alışverişinde bulunur | Daha sık güncellemelere, özel iş akışlarına veya daha fazla denetime ihtiyaç duyan işletmeler |
| iPaaS (Hizmet Olarak Entegrasyon Platformu) | Ara yazılım birden çok uygulamayı birbirine bağlar, verileri eşler ve iş akışlarını yönetir | Birbirine bağlı çeşitli sistemleri yöneten kuruluşlar |
| RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) | Yazılım botları, bir uygulamanın arayüzü üzerinden tekrarlayan görevleri gerçekleştirir | Uygun API'leri veya bağlayıcıları olmayan eski sistemler |
Çoğu İK ekibi için yerel entegrasyonlar en iyi başlangıç noktasıdır; çünkü bunlar genellikle daha az geliştirme ve bakım gerektirir.
Yazılımınız uygun bir bağlantı sunmuyorsa Boomi ve MuleSoft gibi API'ler veya iPaaS platformları daha fazla esneklik sağlayabilir. RPA eski sistemler arasındaki boşluğu kapatmaya yardımcı olabilir; ancak ekran düzenlerine ve arayüz denetimlerine bağlı otomasyonlar daha kırılgan olabilir.
Dosya tabanlı entegrasyon da geçerli bir seçenek olmaya devam eder. Zamanlanmış, otomatik dosya aktarımları yerleşik bordro döngüleri için iyi çalışabilir ve bir kullanıcının elektronik tabloları manuel olarak yüklemesini gerektirmeyebilir.
Önemli olan, seçtiğiniz yöntemin gerekli verileri doğru, güvenli ve doğru zamanda aktarabilip aktaramadığıdır.
4. Toplu ve Gerçek Zamanlı Senkronizasyon Arasında Karar Verin
Her bordro entegrasyonunun gerçek zamanlı çalışması gerekmez.
Toplu senkronizasyon bilgileri günlük, haftalık veya bordro çalıştırılmadan önce gibi planlanmış aralıklarla aktarır. Onaylanmış puantajlar, genel muhasebe defteri kayıtları ve hemen güncellenmesi gerekmeyen diğer bilgiler için iyi çalışır.
Gerçek zamanlı veya olay güdümlü senkronizasyon değişiklikleri gerçekleştiği anda, genellikle API'ler ve web kancaları aracılığıyla aktarır. Bu yöntem çalışan kaydı güncellemeleri, işe alım iş akışları veya birkaç sisteme hızla ulaşması gereken değişiklikler için yararlı olabilir.
Ancak daha hızlı olması mutlaka daha iyi olduğu anlamına gelmez.
Örneğin, her puantaj düzeltmesini otomatik olarak bordroya aktarmak, yöneticiler bu değişiklikleri onaylamadıysa hatalara yol açabilir. Böyle bir durumda, onaylanmış saatlerin planlı olarak senkronize edilmesi daha güvenli olabilir.
Amaç, her alanı birkaç saniyede bir senkronize etmek değil, doğru bilgilerin işlem son tarihlerinden önce bordroya ulaşmasını sağlamaktır.
5. Entegrasyonunuzu Güvence Altına Alın ve Test Edin
Bordro entegrasyonları hassas çalışan ve finansal bilgileri işler; bu nedenle güvenlik, sonradan düşünülen bir konu olmak yerine kurulumun bir parçası olmalıdır.
İki platformu birbirine bağlıyor veya üçüncü taraf bir entegrasyon sağlayıcısı kullanıyor olsanız da aşağıdaki güvenlik önlemlerini kontrol edin:
- Şifreleme: Aktarım sırasında çalışan bilgilerini TLS kullanarak koruyun ve depolanan verilerin uygun şekilde şifrelendiğinden emin olun.
- Kimlik doğrulama ve erişim denetimleri: Desteklendiğinde OAuth gibi güvenli kimlik doğrulama yöntemlerini kullanın ve erişimi her entegrasyonun gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgilerle sınırlandırın.
- Veri doğrulama: Aktarılan kayıtların eksiksiz ve doğru biçimlendirilmiş olduğunu, yinelenmediğini veya beklenmedik şekilde değiştirilmediğini kontrol edin.
- Hata izleme: Başarısız aktarımların günlüğe kaydedildiğinden, işaretlendiğinden ve bordroyu etkilemeden önce incelendiğinden emin olun.
- Sağlayıcı güvenliği: Entegrasyon sağlayıcılarının çalışan verilerini nasıl işlediğini; saklama politikaları, erişim izinleri ve geçerli gizlilik gereklilikleri dahil olmak üzere inceleyin.
Canlıya geçmeden önce entegrasyonu yeni işe alımlar, maaş değişiklikleri, fazla mesai, işten ayrılmalar ve geriye dönük düzeltmeler dahil olmak üzere gerçek bordro senaryolarına göre test edin.
Bu kontroller, daha kapsamlı bordro yazılımı uygulama sürecinizin bir parçası olmalıdır.
Tavsiyem: Bir aktarım yarıda başarısız olduğunda ne olduğunu tedarikçilere sorun. Entegrasyon, ödemeleri veya çalışan kayıtlarını yinelemeden güvenli bir şekilde yeniden deneyebilir mi? Güvenilir bir kurtarma süreci, başarılı bir bağlantı kadar önemlidir.
Hâlâ sağlayıcıları karşılaştırıyorsanız, bir platformu yalnızca sunduğu entegrasyon sayısına göre seçmek yerine mevcut iş akışlarınızı destekleyen bordro yazılımı özelliklerine öncelik verin.
Entegre Bordronun Faydaları
Bordro sistemlerini entegre etmek bir kuruluşa çok sayıda avantaj sağlar. Piyasada çok sayıda bordro çözümü bulunuyor, ancak genel olarak en iyileri bazı temel alanlarda performansı artırmanıza veya korumanıza yardımcı olur.
Bordro sistemlerini temel İK sistemleriyle entegre etmenin başlıca faydaları şunlardır:
- İş Gücü Maliyetleri: Ayrıntılı maaş raporlaması ve analizleri aracılığıyla iş gücü maliyetlerinin daha iyi izlenmesi, İK stratejilerinin iş hedefleriyle uyumlu hâle getirilmesine yardımcı olur. Bu, bilinçli karar almayı mümkün kılar ve bütçe tahsisini optimize ederek gereksiz harcamaları en aza indirir.
- Esneklik: Tek bir tedarikçinin paketine bağlı kalmak yerine farklı işlevler için en iyi araçları seçmenizi sağlar.
- Verimlilik: Sistemler arasındaki veri akışını otomatikleştirerek manuel veri girişini azaltır, doğruluğu ve şeffaflığı güvence altına alır.
- Uyumluluk: Veri doğruluğunu artırarak yasal gereklilikleri karşılamanıza ve bordro vergilerini etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Çalışanlarına farklı ülkelerde ödeme yapan kuruluşlar için bu doğruluk, vergi ve raporlama gerekliliklerinin yargı bölgesine göre değiştiği küresel bordro uyumluluğu açısından özellikle önemlidir.
- Çalışan Deneyimi: Çalışanlara doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlayarak genel memnuniyeti ve morali artırır.
- Değer: İşi kolaylaştırmak istediğiniz için operasyonel sorunlara yönelik pahalı teknoloji çözümlerine yatırım yaparsınız. Yalnızca bordro yazılımı maliyetlerinin zaman tasarrufu ve azalan hatalarla telafi edildiğinden emin olun.
İK profesyonelleri için mesele, manuel bordro işlerini azaltmaktır; çünkü bu işler karmaşık hâle gelir. Ne kadar fazla otomasyon ve iş akışı entegrasyonu sağlayabilirseniz o kadar iyi.
Bordroyu Entegre Etmenin Zorlukları
Bordro entegrasyonları çok sayıda manuel işi ortadan kaldırabilir, ancak farklı sistemlerin iletişim kurmasını sağlamak her zaman kolay değildir. Yerleşik tedarikçilerde bile uyumluluk sınırlamaları olabilir ve birden fazla platformu birbirine bağlamak veri hataları için yeni fırsatlar yaratır.
Uygulamadan önce planlamaya değer üç zorluk şunlardır.
1. Test Ortamlarına Sınırlı Erişim
Her bordro tedarikçisi, entegrasyonları kullanıma almadan önce test edebileceğiniz bir sanal test ortamına erişim sağlamaz. Böyle bir ortam olmadan, gerçek bir bordro çalıştırması sırasında yanlış hesaplamalar, eksik çalışan kayıtları veya bozuk veri aktarımlarıyla karşılaşma riskiniz vardır.
Bordro yazılımı seçeneklerini karşılaştırırken tedarikçilerin sanal test ortamı erişimi, örnek veriler ve yeni işe alımlar, maaş değişiklikleri ve işten ayrılmalar gibi yaygın senaryoları test etme desteği sağlayıp sağlamadığını sorun.
Tavsiyem: Yalnızca verilerin başarıyla aktarılıp aktarılmadığını test etmeyin. Yinelenen kayıtlar, başarısız güncellemeler ve eksik alanlar da dâhil olmak üzere aktarım başarısız olduğunda ne olduğunu test edin.
2. Uyumsuz Sistemler ve Veri Biçimleri
Tüm bordro ve İK platformları aynı veri biçimlerini, API'leri veya senkronizasyon yöntemlerini kullanmaz. Temel çalışan bilgileri için iyi çalışan bir bağlantı; primler, kesintiler veya geriye dönük düzeltmeler gibi daha karmaşık verilerle zorlanabilir.
Çok uluslu işletmeler için küresel bordro entegrasyonu başka bir zorluk ortaya çıkarır: ülkeye özgü gereksinimler ve farklı sistemler kullanabilen yerel bordro sağlayıcıları.
Bir sağlayıcıyla anlaşmaya varmadan önce, entegrasyon yeteneklerini ekibinizin gerçekten ihtiyaç duyduğu bir bordro yazılımının özellikleriyle karşılaştırın. Hangi alanların otomatik olarak senkronize edildiğini, hangilerinin manuel müdahale gerektirdiğini ve ara yazılım ya da özel geliştirme gerekip gerekmediğini doğrulayın.
Tavsiyem: Tedarikçilerden yalnızca standart bir çalışan kaydı aktarımını değil, en karmaşık bordro iş akışınızı göstermelerini isteyin.
3. Uygulama Maliyetleri ve Süregelen Bakım
Bordro entegrasyonları ilk bağlantıdan daha fazlasını gerektirir. İK, BT, bordro ve finans ekiplerinin kullanıma sunmadan önce veri alanlarını eşlemesi, izinleri yapılandırması, iş akışlarını test etmesi ve hataları çözmesi gerekebilir.
Bu görevler, özellikle özel entegrasyonlar söz konusu olduğunda, daha kapsamlı uygulama sürecine ek yük getirir. Ayrıca işler mutlaka kullanıma sunma aşamasında sona ermez. Yazılım güncellemeleri, API değişiklikleri ve yeni iş gereksinimleri, sürekli bakım ihtiyacı yaratabilir.
Bordro yazılımı maliyetlerini değerlendirirken entegrasyon kurulum ücretlerini, ara yazılım aboneliklerini, kurum içi BT süresini ve tedarikçi desteğini hesaba katın.
Bu konu, özellikle küresel bir bordro sağlayıcısı seçerken önemlidir; çünkü entegrasyon desteği ülkeye veya yerel iş ortağına göre değişebilir. Önceden oluşturulmuş bağlantılarla küresel bordro çözümleri sunan sağlayıcılar bile ek yapılandırma gerektirebilir.
Author's Tip
Her entegrasyonun bakımını kimin yaptığını, güncellemelerin nasıl ele alındığını ve desteğin sözleşmenize dahil olup olmadığını sorun. Sürekli manuel düzeltmeler gerektiren ucuz bir entegrasyon pek de avantajlı sayılmaz.
Gerçek şu: entegrasyon olmadan büyük olasılıkla bağlantısız sistemlerle uğraşmak zorunda kalırsınız; çalışma saatlerini, vergi ayrıntılarını, yan hakları ve kesintileri araçlar arasında manuel olarak aktarırsınız. Bu yalnızca zamanınızı tüketmekle kalmaz, aynı zamanda maliyetli bordro hataları ve uyumluluk sorunları riskini de artırır.
Bordro Entegrasyonu İçin En İyi 5 Uygulama
Başarılı bir bordro entegrasyonu yalnızca sistemlerinizi birbirine bağlamakla ilgili değildir. İş gücünüz, yazılımınız ve bordro gereksinimleriniz değiştikçe sistemlerin doğru bilgileri alışveriş etmeye devam etmesini sağlamaktır.
Önereceğim beş uygulama şunlardır:
- Öncelikle mevcut verilerinizi denetleyin. Herhangi bir şeyi taşımadan veya senkronize etmeden önce yinelenen çalışan kayıtlarını, tutarsız adlandırma kurallarını ve güncel olmayan bilgileri belirleyin. Dağınık verileri entegre etmek, aynı hataları daha hızlı yapmak anlamına gelir.
- En yüksek etkiye sahip iş akışlarıyla başlayın. Onaylanmış puantajlar veya çalışan ücret değişiklikleri gibi en fazla manuel işi ortadan kaldıran ya da bordro hatalarını azaltan entegrasyonlara öncelik verin. Daha az acil bağlantıları daha sonra ekleyebilirsiniz.
- Canlıya geçmeden önce tam bir bordro döngüsünü test edin. Mevcut ve entegre süreçlerinizi kullanarak paralel bordro hesaplamaları yapın. Fazla mesai ve geriye dönük düzeltmeler gibi karmaşık durumlar da dahil olmak üzere brüt ücreti, kesintileri, vergileri ve net ücreti karşılaştırın.
- Kontroller ve net sorumluluklar oluşturun. Başarısız aktarımları izleyecek, istisnaları inceleyecek ve hassas değişiklikleri onaylayacak birini görevlendirin. Otomasyon, sonuçları hiç kimsenin kontrol etmemesi anlamına gelmemelidir.
- Her büyük değişiklikten sonra entegrasyonları gözden geçirin. Yeni ücret yapıları, yazılım güncellemeleri, satın almalar veya yeni bölgelerde faaliyete başlama, verilerin akış şeklini etkileyebilir. Bu değişiklikler gerçekleştiğinde eşlemelerinizi ve doğrulama kurallarınızı yeniden inceleyin.
Bordroyla Entegre Edilecek Temel Sistemler
Her işletmenin aynı bordro entegrasyonlarına ihtiyacı yoktur. Öncelik, çalışan ücretlerini, kesintileri, finansal raporlamayı veya uyumluluğu doğrudan etkileyen sistemleri birbirine bağlamaktır.
Burada değerlendirilmesi gereken en yararlı bağlantıları ve her birinin bordro sürecinize katkısını bulabilirsiniz.
1. HRIS, HRMS ve HCM Yazılımları
İK sisteminiz genellikle iş unvanları, maaşlar, istihdam durumu ve departman atamaları dahil olmak üzere çalışan bilgilerini yönetir. Bunu bordroya bağlamak, yinelenen veri girişini azaltır ve çalışan kayıtlarının tutarlı kalmasını sağlar.
Senkronize edilecekler: Yeni işe alınanlar, işten ayrılmalar, maaş değişiklikleri, çalışan bilgileri ve organizasyonel güncellemeler.
Dikkat edilmesi gerekenler: Her alanın sorumluluğunun İK'ya mı yoksa bordroya mı ait olduğunu belirleyin. Ücretlendirmedeki değişiklikler, ödemeyi etkilemeden önce yine de bir onay sürecinden geçmelidir.
2. Zaman Takibi ve Planlama Yazılımları
Saatlik çalışanları, değişken vardiyaları veya fazla mesaisi olan işletmeler için zaman takip yazılımı çoğu zaman en değerli entegrasyonlardan biridir. Onaylanan çalışma saatleri manuel olarak aktarılmak yerine doğrudan bordroya aktarılır.
Senkronize edilecekler: Normal çalışma saatleri, fazla mesai, ücretli izin, vardiya farkları ve onaylanmış puantajlar.
Dikkat edilmesi gerekenler: Saatlerin aktarılmadan önce onaylandığından ve bordronun doğru fazla mesai ve ücret kurallarını uyguladığından emin olun.
3. Muhasebe ve ERP Yazılımları
Bordro, çalışanların banka hesaplarından çok daha fazlasını etkiler. Finans ekiplerinin ücretler, işveren vergileri, yan hak giderleri ve ödenmemiş yükümlülükler hakkında doğru kayıtlara ihtiyacı vardır.
Bordroyu muhasebe sisteminize veya ERP platformunuza bağlamak, yevmiye kayıtlarının oluşturulmasını otomatikleştirmeye ve mutabakatı iyileştirmeye yardımcı olur.
Senkronize edilecekler: Bordro giderleri, vergi yükümlülükleri, kesintiler, departman dağılımları ve büyük defter kayıtları.
Dikkat edilmesi gerekenler: Bordro kategorilerinin doğru hesaplara ve maliyet merkezlerine eşlendiğini kontrol edin. Yanlış eşleştirmeler, çalışanlara doğru ödeme yapılsa bile mutabakat sorunlarına yol açabilir.
4. Aday Takip Sistemleri (ATS)
Bir ATS entegrasyonu, işe alım sürecini bordro işe alım işlemleriyle birbirine bağlar. Bir aday işe alındığında, bilgileri her şeyin yeniden girilmesine gerek kalmadan uygun İK veya bordro sistemine aktarılabilir.
Senkronize edilecekler: Yeni işe alınan çalışan bilgileri, işe başlama tarihleri, üzerinde anlaşılmış ücret ve istihdam türü.
Dikkat edilmesi gerekenler: Yalnızca kesinleşmiş işe alım bilgilerini aktarın. Çoğu kuruluşta ATS, İKİS'yi beslemeli; İKİS de onaylanmış çalışan verilerini bordroya aktarmalıdır.
5. Yan Haklar ve Emeklilik Platformları
Yan hak entegrasyonları, özellikle kayıt dönemlerinde veya bir çalışan teminatını değiştirdiğinde, çalışan katkı paylarının ve kesintilerin bordroyla uyumlu kalmasına yardımcı olur.
Senkronize edilecekler: Sigorta primleri, emeklilik katkıları, yan hak seçimleri ve kesinti değişiklikleri.
Dikkat edilmesi gerekenler: Kesintilerin geçerlilik tarihlerini, katkı limitlerini ve çalışanların bir ücret döneminin ortasında işe başlaması veya ayrılması durumunda değişikliklerin nasıl ele alındığını kontrol edin.
6. Gider Yönetimi ve Hisse Senedi Platformları
Gider platformları olan Ramp, Brex ve Expensify gibi araçlar, onaylanmış geri ödemeleri bordroya aktarabilir. Carta gibi hisse senedi yönetimi platformları da vergilendirilebilir ücret olayları hakkında bilgi sağlayabilir.
Senkronize edilecekler: Onaylanmış geri ödemeler, vergilendirilebilir ödenekler ve ilgili hisse senedi tazminatı verileri.
Dikkat edilmesi gerekenler: Geri ödemeler ve vergilendirilebilir ücretler aynı şekilde ele alınmaz. Stopaj ve raporlamanın doğru hesaplanabilmesi için entegrasyonun bu ikisi arasındaki farkı gözettiğinden emin olun.
7. Kimlik ve Erişim Yönetimi Sistemleri
Kimlik araçları; Okta ve Microsoft Entra ID gibi araçlar, çalışan yaşam döngüsü olaylarını BT erişim yönetimiyle ilişkilendirebilir.
Bu genellikle bir bordro hesaplama önceliği değildir, ancak işe alım, rol değişiklikleri ve işten ayrılma süreçlerinin koordine edilmesine yardımcı olur.
Senkronize edilecekler: İstihdam durumu, işe başlama tarihleri, işten ayrılma tarihleri ve onaylanmış rol değişiklikleri.
Dikkat edilmesi gerekenler: Erişim değişikliklerini tetiklemek için yalnızca istihdam değişikliklerini hemen yansıtmayabilecek bordro durumuna güvenmek yerine, yetkili İK sistemini kullanın.
Hangi Bordro Entegrasyonlarına Öncelik Vermelisiniz?
En büyük riski veya manuel iş yükünü oluşturan bağlantılarla başlayın.
Saatlik çalışanlardan oluşan bir iş gücü için bu, zaman takibi ve bordro anlamına gelebilir. Büyüyen uluslararası bir işletme için ise çalışan değişikliklerinin, para birimlerinin ve raporlama gereksinimlerinin hacmi nedeniyle İKYS ve finans entegrasyonları öncelik kazanabilir.
Her şeyi aynı anda entegre etmeniz gerekmez. Verilerin yeniden girildiği, hataların meydana geldiği ve bağlantısı kesilmiş süreçlerin bordroyu yavaşlattığı noktaları belirleyin. Önce bunları düzeltin. VEYA parçalı teknoloji yığınını birleştirmek için hepsi bir arada İK yazılımına geçmeyi değerlendirin.
Bordroyla İlgili Her Şeyden Haberdar Olun
Bordro teknolojisi ve süreçlerindeki en yeni gelişmeleri takip etmek ister misiniz? People Managing People bültenine kaydolun; en yeni içgörüleri, trendleri ve analizleri doğrudan e-posta kutunuza alın.
