Bordro Politikası: Neleri İçermeli + Örnek

Etkili bir bordro süreci oluşturmanın ilk aşaması, bordro politikanızı oluşturmaktır. Bu kaynak, bordroyla ilgili tüm konular için tek bir güvenilir bilgi kaynağı görevi görür.

Kuruluşunuzdaki bordro süreçlerine yön verecek etkili bir bordro politikası oluşturmak için bu kılavuzu kullanın.

Bordro Politikası Nedir?

Bordro politikası, bir kuruluş tarafından bordro yönetimine yön vermek ve çalışanları yaptıkları iş karşılığında ücretlendirmek amacıyla oluşturulan bir dizi yönerge ve prosedürdür. Bu politika, çalışanların ücretlerinin, maaşlarının ve diğer tazminat biçimlerinin nasıl hesaplandığını, işlendiğini ve dağıtıldığını açıklar.

Bordro Politikasına Neler Dahil Edilmeli?

Yukarıdakileri göz önünde bulundurarak, bordro politikanızın içermesi gereken temel bileşenler şunlardır:

Amaç ve kapsam 

• Politikanın amacını ve kapsamını belirten, hangi çalışanlar için geçerli olduğunu açıklayan politika beyanı (ör. tam zamanlı, yarı zamanlı çalışanlar ve yükleniciler).

Ücret ödeme takvimi

• Ücret ödeme dönemlerinin sıklığı (haftalık, iki haftada bir bordro, aylık) ve ayın son cuması gibi belirli ödeme tarihleri.
• Yüklenici bordrosu/faturalarıyla ilgili her türlü özel koşul (15 gün, 30 gün içinde net ödeme vb.).

Ücretlendirme yapısı

• Ücretlerin ve maaşların nasıl belirlendiğine ilişkin ayrıntılar
• Saatlik ücretler, maaş aralıkları ve ücret artışlarına ilişkin kriterler hakkında bilgiler.
• Primler, komisyonlar ve diğer teşviklere ilişkin politikalar.

Fazla mesai ve tatil ücreti bilgileri

• Fazla mesaiye ilişkin tanımlar ve uygunluk kriterleri.
• Fazla mesai ücretinin hesaplanma yöntemi.
• Tatillerde çalışma için uygulanacak ücret oranları.

Kesintiler

• Zorunlu kesintilerin listesi (vergiler, sosyal güvenlik vb.).
• İsteğe bağlı kesintiler (emeklilik katkı payları, sağlık sigortası primleri, hayır amaçlı bağışlar).
• Kesintilere izin verme prosedürü.

Çalışma süresi takibi

• Çalışılan saatleri takip etme yöntemleri (puantaj saatleri, çalışma çizelgeleri, elektronik sistemler).
• Çalışma çizelgelerini gönderme ve onaylama prosedürleri.
• Fazla mesainin bildirilmesi ve onaylanmasına ilişkin yönergeler.

Sorumluluklar

• Bordro personelinin ve yöneticilerin görev ve sorumlulukları.
• Çalışanların çalışma süresi takibi ve bildirimle ilgili sorumlulukları.

Bordro işleme

• Bordronun hesaplanması ve işlenmesiyle ilgili adımlar
• Çalışılan saatlerin ve bordroyla ilgili diğer bilgilerin gönderilmesi için son tarihler.
• Bordro hatalarının ve düzeltmelerin ele alınmasına ilişkin prosedürler.

Doğrudan para yatırma ve maaş çekleri

• Ücret alma seçenekleri (doğrudan para yatırma, fiziksel çekler, bordro kartları).
• Doğrudan para yatırma bilgilerinin oluşturulması veya değiştirilmesine ilişkin prosedür.
• Kaybolan veya çalınan maaş çeklerine ilişkin politika.

İzin ve devamsızlık politikaları

• Farklı izin türlerinin (yıllık izin, hastalık izni, ebeveyn izni) bordroyu nasıl etkilediği.
• Ücretli ve ücretsiz izinler için ödeme politikaları.
• İzin talep etme ve onaylama prosedürleri.

Teknoloji

• Bir HRMS, zaman takip yazılımı veya uzmanlaşmış bordro yazılımı dahil olmak üzere kullanılan tüm teknolojileri belirtin.
• Harici bordro hizmetleri ile yapılan hizmet sözleşmelerini ve prosedürleri kaydedin.

Uyumluluk

• Federal, eyalet ve yerel iş yasalarına uyumluluğun güvence altına alınması.
• Asgari ücret gerekliliklerine, fazla mesai düzenlemelerine ve vergi yükümlülüklerine uyulması.

Kayıt tutma

• Doğru bordro kayıtlarının tutulmasına ilişkin gereklilikler.
• Bordro kayıtlarının saklanma süresi.
• Çalışanların kendi bordro kayıtlarına erişimine ilişkin politika.

Çalışan iletişimi

• Bordro politikalarının çalışanlara nasıl iletileceği.
• Bordro politikalarındaki değişiklikler hakkında çalışanları bilgilendirme prosedürleri.
• Çalışanların bordroyla ilgili endişelerini veya tutarsızlıkları nasıl dile getirebileceği.

Gizlilik

• Çalışan bordro bilgilerinin gizliliğini korumaya yönelik politikalar ve prosedürler.
• Bordro kayıtlarına erişim kontrolü.

Gözden geçirme ve güncellemeler

• Bordro politikasının gözden geçirilmesi ve güncellenmesine ilişkin takvim.
• Bordro denetimlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin takvim
• Politika değişikliklerini uygulama süreci.

Bordro Politikası Nasıl Yazılır?

Artık neleri dahil etmeniz gerektiğini bildiğinize göre, bordro politikanızı yazmak için bu kolay adım adım süreci izleyin.

1. Adım: Yasal gereklilikleri anlayın

1. İlgili yasaları araştırın: Asgari ücret, fazla mesai ve vergi düzenlemeleri dahil olmak üzere federal, eyalet ve yerel iş yasalarını öğrenin.
2. Hukuk ve İK uzmanlarına danışın: Bordro ve iş hukuku konusunda uzmanlaşmış hukuk danışmanlarına veya İK profesyonellerine danışarak uyumluluğu sağlayın.

2. Adım: Amacı ve kapsamı belirleyin

1. Amaç beyanı: Adil ve tutarlı ücret uygulamalarının sağlanması gibi bordro politikasının amacını açıkça belirtin.
2. Kapsam: Politikanın hangi çalışanlar için geçerli olduğunu belirtin (ör. tam zamanlı, yarı zamanlı, geçici çalışanlar ve yükleniciler).

3. Adım: Ödeme takvimini oluşturun

1. Ödeme sıklığı: Çalışanlara ne sıklıkta ödeme yapılacağına karar verin (haftalık, iki haftada bir, aylık).
2. Ödeme tarihleri: Belirli ödeme tarihleri oluşturun ve bunları çalışanlara bildirin.

4. Adım: Ücret yapısını ana hatlarıyla belirleyin

1. Maaşlar ve ücretler: Maaşların ve saatlik ücretlerin nasıl belirlendiğini tanımlayın.
2. Ücret artışları: Maaş artışları ve performansa dayalı zamlar için ölçütleri ayrıntılı olarak açıklayın.
3. Primler ve komisyonlar: Primler ve komisyonlar için uygunluk koşullarını ve hesaplama yöntemlerini açıklayın.

5. Adım: Fazla mesai ve tatil ücretlerini ele alın

1. Fazla mesai politikası: Fazla mesainin ne olduğunu ve nasıl ücretlendirileceğini tanımlayın.
2. Tatil ücreti: Tatillerde çalışmaya ilişkin ücret oranlarını ve uygunluk kriterlerini belirtin.

6. Adım: Kesintileri ayrıntılandırın

1. Zorunlu kesintiler: Vergiler, sosyal güvenlik primleri ve ücret hacizleri gibi gerekli tüm kesintileri listeleyin.
2. Gönüllü kesintiler: Emeklilik planları, sağlık sigortası ve diğer gönüllü kesintiler için seçenekleri ekleyin.
3. Yetkilendirme: Çalışanların gönüllü kesintilere izin verme sürecini ana hatlarıyla açıklayın.

7. Adım: Zaman kayıt prosedürlerini oluşturun

1. Zaman takip yöntemleri: Çalışanların çalışma saatlerini nasıl kaydetmesi gerektiğini belirtin (ör. zaman saatleri, puantaj cetvelleri, elektronik sistemler). Zaman takip yazılımının faydalarından biri, bu süreci otomatikleştirerek sizin ve ekibinizin zamandan tasarruf etmesini sağlamasıdır.
2. Gönderim ve onay: Puantaj cetvellerinin ve fazla mesai kayıtlarının gönderilmesi ve onaylanması sürecini ayrıntılandırın.

8. Adım: Bordro işlemlerini açıklayın

1. Bordro hesaplama: Normal ve fazla mesai saatleri de dahil olmak üzere ücretlerin hesaplanmasına ilişkin adımları ana hatlarıyla açıklayın.
2. İşlem son tarihleri: Zaman kayıtlarının ve diğer bordro bilgilerinin gönderilmesi için son tarihleri belirleyin.
3. Hataların ele alınması: Bordro hatalarının ve düzeltmelerin ele alınmasına ilişkin prosedürleri açıklayın.

İşe kullanışlı bordro işlemleri kontrol listemizle başlayabilirsiniz.

9. Adım: Ödeme yöntemlerini tanımlayın

1. Doğrudan yatırma: Doğrudan yatırmanın ayarlanması için seçenekler ve prosedürler sunun.
2. Fiziksel çekler: Uygulanabilir olması halinde fiziksel çeklerin dağıtılma sürecini açıklayın.
3. Bordro kartları: Sunuluyorsa bordro kartı seçenekleri hakkında bilgi ekleyin.

10. Adım: İzin ve devamsızlık politikalarını ele alın

1. Ücretli izin: Yıllık izin, hastalık izni ve diğer ücretli izinlerin bordroyu nasıl etkilediğini tanımlayın.
2. Ücretsiz izin: Ücretsiz izin politikalarını ve bunun bordro üzerindeki etkisini ana hatlarıyla açıklayın.
3. İzin talepleri: İzin talep etme ve onaylama sürecini ayrıntılandırın.

11. Adım: Uyumluluğu sağlayın

1. Mevzuata uyumluluk: Tüm bordro uygulamalarının ilgili yargı bölgelerindeki iş kanunlarına ve vergi düzenlemelerine uygun olmasını sağlayın.
2. Asgari ücret ve fazla mesai: Asgari ücret ve fazla mesai kanunlarına uyumluluğu yineleyin.

12. Adım: Kayıt tutma gerekliliklerini belirleyin

1. Kayıtların saklanması: Bordro kayıtlarının nasıl ve ne kadar süreyle saklanması gerektiğini belirtin.
2. Çalışan erişimi: Çalışanların bordro kayıtlarına nasıl erişebileceğini ana hatlarıyla açıklayın (çoğu bordro çözümünde kendi kendine hizmet özellikleri bulunur).

13. Adım: Çalışan iletişimi prosedürlerini geliştirin

1. Politikanın iletilmesi: Bordro politikalarının çalışanlara nasıl iletileceğini açıklayın.
2. Güncellemeler: Çalışanları politika değişiklikleri hakkında bilgilendirme sürecini açıklayın.
3. Endişelerin ele alınması: Çalışanların bordroyla ilgili endişelerini veya tutarsızlıkları bildirebilmesi için açık bir süreç sağlayın.

14. Adım: Gizliliği sağlayın

1. Gizli bilgiler: Bordro bilgilerinin gizliliğini korumaya yönelik politikaları belirleyin.
2. Erişim kontrolü: Bordro kayıtlarına kimlerin ve hangi koşullar altında erişebileceğini belirtin.

15. Adım: Sorumlulukları belirleyin

1. Bordro personelinin rolleri: Bordro personelinin ve yöneticilerin rollerini ve sorumluluklarını belirleyin.
2. Çalışanların sorumlulukları: Çalışanların zaman kaydı tutma ve bildirim yapma konusundaki sorumluluklarını açıklayın.

16. Adım: Politikayı gözden geçirin ve güncelleyin

1. Düzenli gözden geçirme: Bordro politikasının gözden geçirilmesi ve güncellenmesi için bir takvim oluşturun.
2. Uygulama: Politika değişikliklerinin uygulanması ve iletilmesi sürecini ayrıntılı olarak açıklayın.

17. Adım: Politikayı belgelendirin ve dağıtın

1. Politikayı yazın: Politika belgesini belirtilen adımlara dayanarak hazırlayın ve açık ve öz olmasını sağlayın.
2. Gözden geçirme ve onay: Politikayı ilgili paydaşlara inceletin ve onaylatın.
3. Dağıtım: Politikayı tüm çalışanlara dağıtmak ve kolayca erişilebilir olmasını sağlamak (örneğin, bir çalışan el kitabında veya şirket intranetinde) için politika yönetimi yazılımını kullanın.

Bordro Politikası Örneği

Şirket Adı: [Şirket Adınız]
Politika Başlığı: Bordro Politikası
Yürürlük Tarihi: [Yürürlük Tarihi]
Gözden Geçirme Tarihi: [Gözden Geçirme Tarihi]

1. Amaç

Bu bordro politikasının amacı, çalışanlara adil, tutarlı ve yasalara uygun şekilde ücret ödenmesine ilişkin prosedürleri ve yönergeleri açıklamaktır. Bu politika şeffaflığı sağlar ve çalışanların ücretlerinin nasıl ödendiğini net bir şekilde anlamalarına yardımcı olur.

2. Kapsam

Bu politika, tam zamanlı, yarı zamanlı, geçici ve sözleşmeli çalışanlar dâhil olmak üzere [Şirket Adınız] bünyesindeki tüm çalışanlar için geçerlidir.

3. Ücret ödeme takvimi

• Sıklık: Çalışanlara [haftalık/iki haftada bir/aylık] olarak ödeme yapılır.
• Ödeme tarihleri: Ödemeler [haftanın/ayın belirli günü veya günleri, ör. iki haftada bir cuma günü] yapılır.

4. Ücret yapısı

• Maaşlar ve ücretler: Ücret, iş rolüne, deneyime ve performansa göre belirlenir. Maaş aralıkları düzenli olarak gözden geçirilir.
• Ücret artışları: Performansa dayalı zamlar ve yıllık değerlendirmeler maaş artışlarını belirler.
• Primler ve komisyonlar: Uygunluk kriterlerini karşılayan çalışanlar, önceden belirlenmiş kriterlere ve performans ölçütlerine göre prim ve komisyon alabilir.

5. Fazla mesai ve tatil ücreti

• Fazla mesai: Fazla mesai, haftada 40 saati aşan çalışma süresi olarak tanımlanır. Fazla mesai, normal saatlik ücretin 1,5 katı üzerinden ödenir.
• Tatil ücreti: Belirlenmiş tatil günlerinde çalışanlara [tatil ücreti oranını belirtin, ör. iki kat ücret] ödenir.

6. Kesintiler

• Zorunlu kesintiler: Federal ve eyalet vergileri, Sosyal Güvenlik, Medicare ve mahkeme kararıyla uygulanan hacizler her maaş ödemesinden kesilir.
• Gönüllü kesintiler: Çalışanlar emeklilik planları, sağlık sigortası primleri ve diğer yan haklar için kesinti yapılmasına izin verebilir.

7. Zaman kaydı tutma

• Çalışma süresi takibi: Çalışanlar, çalışma saatlerini [puantaj saati/çalışma çizelgeleri/elektronik sistem] kullanarak doğru bir şekilde kaydetmelidir.
• Gönderim ve onay: Çalışma çizelgeleri [belirli son tarih] tarihine kadar gönderilmeli ve yöneticiler tarafından [belirli son tarih] tarihine kadar onaylanmalıdır.

8. Bordro İşlemleri

• Hesaplama: Bordro, geçerli fazla mesai ve kesintiler de dâhil olmak üzere gönderilmiş ve onaylanmış çalışma çizelgelerine göre hesaplanır.
• İşlem son tarihleri: Tüm çalışma süresi kayıtları [belirli son tarih] tarihine kadar gönderilmeli ve bordro [belirli son tarih] tarihine kadar işleme alınmalıdır.
• Hata yönetimi: Bordro hataları, düzeltilmeleri için [bordro departmanı/İK] birimine [belirli süre] içinde bildirilmelidir.

9. Ödeme Yöntemleri

• Doğrudan hesaba yatırma: Çalışanların şirketin doğrudan hesaba yatırma sistemine kaydolması teşvik edilir. Doğrudan hesaba yatırma işleminin kurulmasına ilişkin formlar [İK/bordro departmanı] biriminden temin edilebilir.
• Fiziksel çekler: Doğrudan hesaba yatırma yöntemini kullanmayan çalışanlar, ödeme günlerinde dağıtılan fiziksel çekleri alır.
• Bordro kartları: [Uygulanıyorsa] Çalışanlar, ücretlerini bordro kartlarına almayı tercih edebilir.

10. İzin ve Devamsızlık Politikaları

• Ücretli izin: Yıllık izin, hastalık izni ve diğer ücretli izinler birikmiş izin bakiyelerinden düşülür ve normal ücret oranlarına göre ödenir.
• Ücretsiz izin: Ücretsiz izin kayda geçirilir ve izin süresi boyunca herhangi bir ödeme yapılmaz.
• İzin talepleri: İzin talepleri önceden sunulmalı ve [yönetici/İK] tarafından onaylanmalıdır.

11. Uyumluluk

• Mevzuata uyumluluk: Tüm bordro uygulamaları federal, eyalet ve yerel iş kanunlarına uygundur.
• Asgari ücret ve fazla mesai: [Şirket Adınız], geçerli tüm asgari ücret ve fazla mesai düzenlemelerine uyar.

12. Kayıt Tutma

• Saklama: Bordro kayıtları, yasaların gerektirdiği şekilde en az [belirli yıl sayısı] süreyle saklanır.
• Erişim: Çalışanlar, [İK/bordro departmanı] birimiyle iletişime geçerek bordro kayıtlarına erişim talep edebilir.

13. Çalışanlarla İletişim

• Politikanın duyurulması: Bu politika tüm çalışanlara duyurulacak ve personel el kitabına dâhil edilecektir.
• Güncellemeler: Çalışanlar, bordro politikasındaki değişiklikler hakkında [e-posta/intranet/toplantılar] aracılığıyla bilgilendirilecektir.
• Endişelerin ele alınması: Bordroyla ilgili endişeleri olan çalışanlar [İK/bordro departmanı] birimiyle iletişime geçmelidir.

14. Gizlilik

• Gizli bilgiler: Bordro bilgileri gizlidir ve bunlara yalnızca yetkili personel tarafından erişilebilir.
• Erişim kontrolü: Bordro verilerini korumak için sıkı erişim kontrolleri uygulanmaktadır.

15. Sorumluluklar

• İK personeli: Bordroyla ilgili tüm bilgiler de dâhil olmak üzere doğru çalışan kayıtlarının tutulmasından sorumludur.
• Bordro personeli: Bordronun doğru ve zamanında işleme alınmasından sorumludur.
• Yöneticiler: Çalışma çizelgelerini ve izin taleplerini onaylamaktan sorumludur.
• Çalışanlar: Çalışma saatlerini doğru bir şekilde kaydetmekten ve göndermekten, ayrıca yapılan değişiklikleri bildirmekten/bordro bilgilerini güncellemekten sorumludur.

16. Gözden Geçirme ve Güncelleme

• Düzenli İnceleme: Bu politika yıllık olarak veya gerektiğinde gözden geçirilecektir.
• Uygulama: Politikada yapılan tüm değişiklikler derhâl uygulanacak ve duyurulacaktır.

Onay:

• [Yetkili Kişinin İmzası]
• [Unvan]
• [Tarih]

Bu bordro politikası, tüm çalışanların adil bir şekilde ve yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uygun olarak ücretlendirilmesini sağlar. Bu politikayla ilgili sorularınız veya endişeleriniz varsa lütfen [İK/bordro departmanı iletişim bilgileri] ile iletişime geçin.

İnsanları Yöneten İnsanlar Topluluğuna Katılın

Bordro ve diğer İK politikaları hakkında daha fazla öneri için, kariyerinizde gelişmenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olmak amacıyla bilgi ve en iyi uygulamaları paylaşan destekleyici İK ve iş liderleri topluluğumuza katılın.