Küçük İşletmelerde Bordro Yönetimi: Eksiksiz Rehberiniz

İster bir çalışanınız isterse 100 çalışanınız olsun, herkesin doğru ve zamanında ücret almasını sağlamak; eyalet ve federal düzenlemelere ve vergi yasalarına uymak, küçük işletme sahiplerinin yönetmesi gereken oldukça büyük bir iş olabilir.

Her şeyi manuel olarak yapıyor, bordro yazılımı kullanarak otomatikleştiriyor veya dış bordro hizmetlerinden yararlanıyor olsanız da tam olarak nelerin yapılması gerektiğini anlamalısınız.

Bu makaleyle amacım, küçük işletmenizde bordroyu etkili bir şekilde yönetmek için bilmeniz gereken her şeyi size sunmaktır.

Bordroyu İşlemek İçin Gerekenler

Peki, şimdi işin ayrıntılarına geçelim. Doğru ve uyumlu bir bordro süreci yürütmek için şunlara ihtiyacınız olacak:

• Bir işveren kimlik numarası (EIN) ve eyalet/yerel vergi kimlik numaraları.
• Çalışan bilgileri: Tüm çalışanların tam adları, adresleri, sosyal güvenlik numaraları veya eşdeğer kimlik bilgileri, işe başlama tarihleri ve diğer ilgili kişisel bilgileri dâhil olmak üzere doğru ve güncel kayıtları.
• İş sözleşmeleri: Maaş veya saatlik ücretler, fazla mesai ücretleri, prim veya komisyon yapıları ve diğer ücretlendirme anlaşmaları dâhil olmak üzere çalışma koşullarına ilişkin ayrıntılı kayıtlar.
• Çalışma süresi takip sistemi: Saatlik çalışanlar için normal çalışma saatleri, fazla mesai ve tatil ya da hastalık izni gibi kullanılan izinler dâhil olmak üzere çalışılan saatleri takip etmek için güvenilir bir sistem.
• Bordro takvimi: Yerel iş yasalarına uygun, açıkça belirlenmiş bir bordro takvimi (haftalık, iki haftada bir, ayda iki kez veya aylık).
• Yan hak bilgileri: Sağlık sigortası, emeklilik planları ve diğer ek haklar gibi çalışanlara sunulan yan hakların ayrıntıları ve bunların bordro hesaplamalarını nasıl etkilediği.
• Banka hesabı bilgileri: Doğrudan para yatırma hizmeti sunan kuruluşlar için her çalışanın güncel banka hesabı bilgilerinin bulunması gerekir.

Bordro vergilerini doğru şekilde kesmek ve ilgili kurumlara ödemek için geçerli yerel, eyalet ve federal vergi yasalarını anlamaya da zaman ayırmanız gerekecek. 

Buna federal gelir vergisi, Sosyal Güvenlik, Medicare ve eyalet veya yerel vergiler dâhildir. 

Burada faydalı olabilecek bazı kaynaklar:

• IRS (İç Gelirler İdaresi): Vergi kesintileri, bildirimler (ör. W-2, 941) ve işveren yükümlülükleri hakkında bilgi sağlar. Web sitesi.
• ABD Çalışma Bakanlığı (DOL): Asgari ücret, fazla mesai, kayıt tutma ve çocuk işçiliği (FLSA) konularını kapsar. Web sitesi.

• Eyalet Çalışma Bakanlıkları: Eyalete göre değişir (ör. asgari ücret, hastalık izni, son ücret ödemesi). Örnek siteler:
  • Kaliforniya
  • New York
  • Teksas  
• Eyalet Vergi Kurumları
  • Kapsadığı konular: Eyalet gelir vergisi, işsizlik sigortası ve kayıt işlemleri. Örnek siteler:
    • Kaliforniya
    • New York
• İK Danışmanı: Herhangi bir konuda şüpheniz varsa yerel bir İK danışmanıyla görüşün. 

Bordro Nasıl İşlenir: 12 Adımlı Süreç

Sıfırdan başladığınızı varsayarsak, verimli ve uyumlu bir bordro sürecini şu şekilde kurup yürütebilirsiniz.

1. Adım: EIN ve eyalet/yerel vergi kimlik numaralarınızı alın

• Bunu yapmak için IRS'nin bu kılavuzunu izleyin.
• Elektronik Federal Vergi Ödeme Sistemi'ne (EFTPS) bordro vergilerini göndermek için ayrıca kaydolmanız gerekir.

2. Adım: Bordro politikanızı oluşturun

• Bordro takvimini belirleyin: Düzenli bir bordro döngüsüne (haftalık, iki haftada bir, ayda iki kez veya aylık) karar verin.
• Bordro politikalarını oluşturun: Fazla mesai, izin, yan haklar, kesintiler ve bordroyla ilgili diğer konular için açık politikalar belirleyin ve bunları herkesin kolayca erişebileceği şekilde sunun.

3. Adım: Çalışan bilgilerini toplayın ve doğrulayın

• Çalışan verilerini kontrol edin: Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çalışan bilgilerinin doğru olduğundan emin olun:
  • Vergi formları; ör. W-4, W-9, I-9
  • Kimlik numaraları (Sosyal Güvenlik numaraları gibi)
  • Kesintiler: sağlık sigortası ve emeklilik planları gibi yan haklar
  • Banka hesabı bilgileri
  • Doğru maaş veya saatlik ücretleri içeren iş sözleşmeleri.

4. Adım: Bir bordro banka hesabı açın

Birçok işveren, ana işletme hesaplarından ayrı olarak, özellikle bordro için ayrı bir banka hesabı açmayı tercih eder.

Bu, bordro işlemlerini günlük işletme giderlerinden açıkça ayırarak finansal takibi kolaylaştırabilir; böylece muhasebe hatalarının önlenmesine ve bordro mutabakatının daha verimli yürütülmesine yardımcı olur.

Ayrı bir bordro hesabı ek bir güvenlik katmanı da sağlar. Bordro hesabının güvenliği ihlal edilirse ana işletme fonları korunmaya devam eder. 

Aynı şekilde, işletme hesabınızda sorunlar yaşanırsa çalışanlara ödeme yapma kabiliyetiniz etkilenmez.

Bu, hem organizasyonu hem de risk yönetimini geliştiren basit bir adımdır.

5. Adım: Çalışma süresini ve devam durumunu takip edin

• Çalışma saatlerini hesaplayın: Saatlik çalışanlar için normal çalışma saatleri ve fazla mesai de dahil olmak üzere çalışılan saat sayısını takip edin.
• İzinleri ve devamsızlıkları yönetin: Çalışan ücretlerini etkilediği ölçüde tatil, hastalık izni veya diğer devamsızlıkları kayda alın.

6. Adım: Brüt ücreti hesaplayın

• Saatlik çalışanların brüt ücretini belirleyin: Çalışılan normal saat sayısını saatlik ücretle çarpın ve varsa fazla mesai ücretini ekleyin.
• Maaşlı çalışanların brüt ücretini hesaplayın: Her döngü için brüt ücreti bulmak üzere yıllık maaşı ödeme dönemi sayısına bölün.
• Ek ücretleri ekleyin: Komisyon, prim, bahşiş veya geri ödemeler gibi ek ücretleri dahil edin.

Uzman İpucu

Sistem yuvarlama hatalarına dikkat edin. Bordro yazılımının zaman takip yazılımından farklı şekilde yuvarlama yaptığı ve bunun zaman içinde binlerce dolara ulaşan küçük tutarsızlıklar oluşturduğu durumlar gördüm.—Andrew Lokenauth, Kısmi zamanlı CFO ve finans danışmanı

7. Adım: Kesintileri hesaplayın

• Vergileri kes: Çalışanın vergi bilgilerine göre federal, eyalet ve yerel vergileri hesaplayın ve kesin.
• Yan hakları ve diğer katkıları düş: Sağlık sigortası, emeklilik planları vb. yan haklar için yapılan katkıları düşürün.
• Diğer kesintileri hesaba kat: Yasal olarak zorunlu tutulan veya üzerinde anlaşmaya varılan diğer ücret hacizlerini ya da kesintileri dahil edin.

8. Adım: Net ücreti belirleyin

• Kesintileri brüt ücretten düşürün: Tüm kesintiler yapıldıktan sonra elde edilen sonuç, her çalışan için net ücrettir.

Uzman İpucu

Bordro kayıtlarınızdan yararlanın. Gönderimden önce çalıştırılıp incelendiğinde bu kayıt, herkesin doğru şekilde ücret aldığından, kritik kesintileri atlamadığınızdan ve bordro klasöründeki belgelerde yaptığınız değişikliklerin uygun şekilde yansıtıldığından emin olmanızı sağlayan son kontrol noktasıdır.—Eric Mochnacz, Operasyon Direktörü, Red Clover HR

9. Adım: Ödemeleri işleme alın

• Ödemeleri yapın: Çalışanlara seçilen yöntemle, örneğin doğrudan para yatırma (en yaygın yöntem), çek, nakit vb. aracılığıyla ödeme yapın.
• Ücret bordrolarını sağlayın: Brüt ücreti, kesintileri ve net ücreti ayrıntılı olarak gösteren ücret bordrolarını çalışanlara dağıtın.

Author's Tip

Banka tatilleri veya yetersiz bakiyeler nedeniyle oluşabilecek gecikmeleri önlemek için bordro hesabınıza erken tarihte para aktardığınızdan emin olun. Bazı bordro hizmeti sağlayıcıları fonların birkaç gün önceden yatırılmasını gerektirir; bu nedenle planlamanızı buna göre yapmanız önemlidir.

10. Adım: Bordroyu kaydedin ve raporlayın

• Kayıtları tutun: İç ve yasal amaçlar doğrultusunda her bordro döngüsüne ilişkin ayrıntılı kayıtları saklayın.
• Devlet kurumlarına bildirin: Gerekli raporları vergi makamlarına ve diğer devlet kurumlarına sunun.

Uzman İpucu

Her ödeme tarihi için ayrı klasörler oluşturun. Ücret oranlarındaki değişiklikler, kesinti değişiklikleri, ek ödemeler veya bordroya yansıtılması gereken başka herhangi bir konu hakkında bilgi aldığınızda bunu ilgili klasöre kaydedin. Böylece bordro işlemleri sırasında, bordroyu çalıştırmadan önce her öğenin uygun şekilde güncellenip güncellenmediğini kontrol edebilirsiniz; ayrıca daha sonra denetlemek de kolaylaşır.—Eric Mochnacz, Operasyon Direktörü, Red Clover HR

11. Adım: Yıl sonu işlemlerine hazırlanın

• Yıl sonu raporları: Yıl sonu vergi belgelerini çalışanlar için hazırlayın ve dağıtın (ABD'deki W-2 formları gibi).
• Yıllık verileri mutabık hale getirin: Yıla ait tüm bordro verilerinin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olun.

Uzman İpucu

Yıl sonu işlemlerini asla aceleye getirmeyin. İhtiyacım olduğunu düşündüğüm sürenin üç katı kadar zamanı takvimimde boş bırakırım. Aralık ayı W-2 hazırlıkları, bonus hesaplamaları ve yan hak değişiklikleri nedeniyle her zaman yoğun geçer. Ayrıca, çalışanların vergi kesintilerini değiştirmek istemesi nedeniyle son dakikada mutlaka bir sorun çıkar.—Andrew Lokenauth, Kısmi Zamanlı CFO ve finans danışmanı

12. Adım: Bordro bilgilerini gözden geçirin ve güncelleyin

• Düzenli denetimler: Doğruluk ve mevzuata uygunluk açısından bordro sürecini düzenli aralıklarla denetleyin.
• Politikaları ve kayıtları güncelleyin: Vergi yasalarındaki, çalışan bilgilerindeki veya şirket politikalarındaki değişiklikler doğrultusunda gerektiği şekilde düzenlemeler yapın.

Büyüyen İşletmeler İçin Bordro Seçenekleri

Büyüyen bir işletme yönetiyorsanız doğru bordro düzenini oluşturmak gözünüzde büyüyebilir; ancak işletmenizin büyüklüğüne, bütçenize ve sürece ne kadar dahil olmak istediğinize bağlı olarak değerlendirebileceğiniz birkaç net seçenek vardır.

1. Bordroyu kendiniz yönetin

Bu, eski usul yöntemdir: Bordroyu elektronik tablolar veya basit araçlar kullanarak manuel şekilde yönetmek.

Yalnızca bir veya iki çalışanınız varsa ve vergileri kendiniz hesaplama konusunda rahatsanız bu yöntem işe yarayabilir. 

Artıları: Ucuzdur (bazen ücretsizdir); ancak oldukça zaman alır ve hatalara açıktır.
Eksileri: Bir vergi bildiriminde hata yaparsanız veya birine eksik ödeme yaparsanız işler hızla karmaşık hale gelebilir.

2. Bordro yazılımı

Büyüyen ekiplerin çoğu bu seçeneğe yönelir. Gusto, QuickBooks veya Rippling gibi araçlar; vergileri hesaplamak, maaşları doğrudan para yatırma yoluyla göndermek, formları doldurmak ve benzeri zahmetli işleri otomatikleştirir.

Kullanımı kolay ve ölçeklenebilir uygun fiyatlı bordro yazılımı arıyorsanız bu seçenek idealdir.

Artıları: Bu platformlar genellikle çalışanların kendi işlemlerini yapabileceği paneller sunar ve muhasebe ya da zaman takip araçlarınızla entegre olur.
Eksileri: Başlangıçta bir öğrenme süreci vardır; ancak ekibiniz büyüdükçe gerçekten zaman kazandırırlar.

3. Muhasebecinizin veya bordro hizmetinizin bu işi yürütmesini sağlayın

Zaten bir muhasebeci veya mali müşavirle çalışıyorsanız bordro işlerini ona devredebilirsiniz. Alternatif olarak, özel bir küçük işletmelere yönelik bordro hizmeti sağlayıcısından dış kaynak hizmeti alabilirsiniz.

Ekibinize ödeme yapma, vergileri yönetme ve W-2 ile 1099 gibi yıl sonu bordro formlarını doldurma işlerini onlar üstlenir.

Artıları: Bu işle kendiniz uğraşmak istemiyorsanız ve muhasebeciniz işletmenizi zaten tanıyorsa iyi bir seçenektir.
Eksileri: Yazılıma kıyasla biraz daha az otomatik veya esnek olabileceğini unutmayın.

İpucu: Bordro yazılımı ve bordro hizmetleri bazen birbirinin yerine kullanılır; ancak aralarında farklar vardır. Ayrıntıları bordro yazılımı ve bordro hizmetleri başlıklı makalemizde öğrenin.

4. Bir PEO (profesyonel işveren kuruluşu) kullanın

PEO'yu tam kapsamlı bir İK iş ortağı gibi düşünebilirsiniz. Bordro, yan haklar ve vergi uyumluluğunu yönetir; hatta çalışan el kitapları ve işçi tazminatı gibi konularda da yardımcı olurlar. 

Teknik olarak PEO ile ortak işveren olursunuz; arka plandaki işleri onlar yürütür, siz ise işletmeyi yönetmeye odaklanırsınız.

Artıları: Hızla büyüyorsanız veya İK işlerini tamamen başka birinin yürütmesini istiyorsanız harika bir seçenektir. 
Eksileri: Daha pahalı olabilir ve onların sistemleriyle süreçlerini kullanmanız gerekir.

Daha fazla bilgi için en iyi PEO şirketleri seçkimize göz atın.

5. Uluslararası işe alım mı yapıyorsunuz? Küresel bordroya veya EOR'a ihtiyacınız olacak

Başka ülkelerde çalışanları işe alıyor ancak orada yasal bir tüzel kişilik kurmak istemiyorsanız bir Kayıtlı İşveren (EOR) veya küresel bordro hizmet sağlayıcısı kullanmanız gerekir.

EOR, uluslararası çalışanlarınızı sizin adınıza işe alır ve onlara ödeme yapar; böylece yerel yasalara uyumlu kalmanızı sağlar. 

Artıları: Dağıtık ekipler için büyük bir kolaylık sağlar
Eksileri: Bu kolaylık için daha yüksek ücret ödersiniz.

Yaygın 10 Bordro Hatası

Bordro, küçük hataların büyük sorunlara yol açabileceği alanlardan biridir; ancak nelere dikkat etmeniz gerektiğini öğrendikten sonra bu hataların çoğu tamamen önlenebilir. 

İster bordroyu kendiniz hazırlayın ister yazılım kullanın, küçük işletme sahiplerinin ve yöneticilerinin en sık karşılaştığı bazı hataları (ve umarız bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi) aşağıda bulabilirsiniz.

1. Çalışanları yanlış sınıflandırmak

En büyük (ve en pahalı) hatalardan biri, aslında çalışan olan birini yüklenici olarak sınıflandırmak veya muaf olan ile muaf olmayan çalışanları karıştırmaktır. 

Bu durum, ödenmemiş fazla mesaiye, vergi sorunlarına ve hatta para cezalarına yol açabilir. Emin değilseniz maaş ödeme gününden önce tekrar kontrol edin.

2. Son teslim tarihlerini kaçırmak

Vergi beyannamesi tarihleri, bordro ödemeleri ve yıl sonu raporlamaları arasında takip edilmesi gereken çok şey var. 

Bir son teslim tarihini kaçırmak yalnızca maaş ödemelerini geciktirmekle kalmaz; aynı zamanda IRS veya eyalet vergi kurulları tarafından ceza ya da faiz uygulanması anlamına da gelebilir.

3. Ücreti veya fazla mesaiyi yanlış hesaplamak

Fazla mesaiyi eklemeyi unutmak, yanlış ücret oranı uygulamak veya komisyonları ya da primleri atlamak, ekibinizde ciddi hayal kırıklığı yaratabilir. Her hafta bordro hazırlıyorsanız küçük hatalar bile hızla birikerek büyür.

4. Vergi kesintilerini yanlış yapmak

Çalışanlar W-4 formlarını doğru doldurmazsa veya bir değişiklikten sonra bu formları güncellemeyi unutursanız, vergi kesintileriyle ilgili sorunlar yaşanabilir. Bu da her iki taraf için ileride vergi sorunları anlamına gelir. Bu formların güncel olduğunu ve doğru şekilde sisteme girildiğini her zaman kontrol edin.

5. Bordro kayıtlarını tutmamak

Bordro kayıtlarını birkaç yıl boyunca saklamanız yasal olarak zorunludur. Bunları saklamazsanız veya kayıtlar düzensiz ya da eksikse, denetim sırasında sorun yaşayabilirsiniz.

Ayrıca bir çalışan ücretini sorgularsa kayıtların elinizin altında olması zaman ve stres tasarrufu sağlar.

Uzman İpucu

Her şey belgelendirmeden ibarettir. Ekibim, her müşterinin kendine özgü bordro gereksinimleri için ayrıntılı süreç belgeleri tutuyor; haciz emirleri, özel kesintiler ve sendika sözleşmeleri gibi.—Andrew Lokenauth, Kısmi Zamanlı CFO ve finans danışmanı

6. Vergi yasalarındaki güncel değişiklikleri takip etmemek

Federal, eyalet ve hatta yerel vergi kuralları düşündüğünüzden daha sık değişir. Bordro sisteminiz güncel değişikliklere ayak uydurmuyorsa veya güncellemeleri kontrol etmiyorsanız, vergileri eksik ya da fazla ödeme riskiyle karşılaşabilirsiniz.

7. Son ücret ödeme kurallarını unutmak

Bir çalışan istifa ederse veya işten çıkarılırsa, çoğu eyalette son maaş çekini ne zaman göndermeniz gerektiğine ilişkin katı kurallar vardır. 

California gibi bazı yerlerde bu ödeme çalışanın son gününde yapılmalıdır. Bunu kaçırmak ek cezalara yol açabilir.

8. Bordro için yedek plan bulundurmamak

Bordrodan sorumlu kişi hastalanırsa veya sisteminiz çökerse ne olur? Yedek bir süreciniz ya da görevi devralmak üzere eğitilmiş bir kişi yoksa maaş ödeme günü hızla aksayabilir; bu da işletmeniz için hiç iyi bir görüntü oluşturmaz.

9. İşletme ve bordro fonlarını karıştırmak

Bordro için ana işletme hesabınızı kullanmak, işler karmaşıklaşana kadar sorun değilmiş gibi görünebilir. Nelerin ödendiğini, nelerin borçlu olduğunu ve hangilerinin vergiyle ilgili olduğunu takip etmek kolayca zorlaşır. Ayrı bir bordro hesabı işleri düzenli tutar ve mutabakatı kolaylaştırır.

10. Bordroyu çalıştırmadan önce incelememek

Bordro önizlemenizi incelemeden “gönder” düğmesine tıklamak, bir e-postayı düzeltmeden göndermeye benzer. Bir ödeme dönemini başlatmadan önce çalışma saatlerini, maaşları, kesintileri ve doğrudan ödeme bilgilerini her zaman tekrar kontrol edin.

12 Küçük işletme bordrosunu yönetmek için en iyi uygulamalar

Bordroda takip edilmesi gereken çok şey olabilir. Vergi son tarihleri, çalışan değişiklikleri, kesintiler ve mevzuata uyum arasında bazı ayrıntıların gözden kaçması kolaydır. 

Ancak birkaç sağlam en iyi uygulamayı hayata geçirerek bordroyu çok daha az stresli ve çok daha güvenilir hâle getirebilirsiniz. İşleri düzenli ve doğru tutup sorunsuz ilerlemesini şu şekilde sağlayabilirsiniz.

1. Bordro sürecinizi belgelendirin

Öncelikle her şeyi yazılı hâle getirin. Bordronun nasıl hazırlandığını açıklayan, çalışma çizelgelerini toplamaktan ve ücretleri hesaplamaktan ödemeleri göndermeye ve vergileri beyan etmeye kadar tüm süreci kapsayan basit bir kurum içi rehber oluşturun. Her adımın tamamlandığından emin olmak için bir bordro kontrol listesi kullanmayı düşünün.

Yazılım adımlarınızı (uygunsa), onay akışlarını, önemli iletişim kişilerini ve zaman çizelgelerini ekleyin. Görevi bir başkasının devralması gerekirse, izlemesi gereken net bir yol haritası olacaktır.

2. Açık bordro politikaları oluşturun

Çalışanların nasıl ve ne zaman ücretlendirildiğini, izinlerin nasıl takip edildiğini, fazla mesai durumunda ne olduğunu ve bordro düzeltmelerinin nasıl ele alındığını belgeleyerek beklentileri erkenden belirleyin. 

Bunu yeni işe alınan çalışanlarla paylaşın ve düzenli olarak güncelleyin. Açık bir politika, kafa karışıklığını önler ve ekibinize işlerin nasıl yürütüldüğü konusunda güven verir

3. Uzaktan çalışanlara dikkat edin

BJ Anderson, Humareso'nun Bordro ve İzin Yönetimi Direktörü olarak belirttiği gibi: “Bir çalışanın evden çalışması, farklı yerel vergi kesintileri gerektirebilir. Adresleri konum belirleme yazılımı kullanarak doğrulayın veya çalışanlarınızdan adreslerini her yıl onaylamalarını isteyin.”

4. Yapabildiğiniz şeyleri otomatikleştirin

Çalışan sayısı belirli bir düzeyi aştığında, bordroyu manuel olarak hazırlamak hatalara davetiye çıkarır. 

Bordro yazılımı; hesaplamaları, kesintileri, bildirimleri ve ödemeleri otomatikleştirerek uyumluluğu korurken bordro otomasyonundan yararlanmayı kolaylaştırabilir.

5. Kayıtlarınızı düzenli ve güncel tutun

Çalışan kayıtlarının (ücret oranları, adresler, vergi formları ve yan hak tercihleri) güncel kaldığından emin olun. 

Küçük değişiklikler hızla birikir ve eski bilgiler, vergi bildirimlerinden yan hak kesintilerine kadar her şeyi olumsuz etkileyebilir.

6. Değişen vergi kurallarını takip edin

Vergi oranları, bildirim son tarihleri ve düzenlemeler yalnızca federal düzeyde değil, eyalet ve yerel düzeylerde de sürekli değişir. 

IRS veya eyalet çalışma departmanlarının uyarılarına abone olmak, değişiklikleri önceden öğrenmenize ve son dakika sürprizlerinden kaçınmanıza yardımcı olabilir.

7. Tutarlı bir bordro takvimine bağlı kalın

Bir ödeme takvimi seçin (haftalık, iki haftada bir, aylık) ve buna bağlı kalın. Çalışanlar buna güvenir ve bu, son dakika telaşlarını azaltarak düzenli kalmanıza yardımcı olur.

8. Bordro verilerini altın değerinde koruyun

Bordro verileri; banka hesapları, Sosyal Güvenlik numaraları ve maaşlar gibi son derece hassas bilgileri içerir. 

Şifrelenmiş sistemler kullanın, erişimi sınırlayın ve parolaları düzenli olarak güncelleyin. Güvenlik ihlalleri yalnızca para kaybettirmez, aynı zamanda güveni de sarsar.

9. Düzenli bordro kontrolü yapın

Hataları veya yapılmayan kesintileri tespit etmek için geçmiş ücretlendirme dönemlerini zaman zaman gözden geçirin. Hızlı bir kurum içi bordro denetimi, üç ayda bir yapılsa bile, sorunlar büyümeden veya vergi dönemi denetimlerinde işaretlenmeden önce bunları fark edip düzeltmenize yardımcı olabilir.

10. Çalışanların bilgilerine erişmesine izin verin

Çalışanlara güvenli bir portal üzerinden ücret bordrolarına, W-2 formlarına, çalışılan saatlere ve kesintilere kolayca erişme imkânı sağlayın.

Ücretleriyle ilgili neler olduğunu görebildiklerinde, bunu sorgulama olasılıkları azalır ve dürüst hataları erkenden fark etme olasılıkları artar.

11. Bordroyu yürüten kişiyi eğitin

Tüm sisteminizi, nasıl çalıştığını bilen tek bir kişinin ellerine bırakmayın. 

Bu kişi siz veya bir finans yöneticisi olsun, tüm süreci anladığından, yasaların gerektirdiklerini bildiğinden ve gerektiğinde yedek desteğe sahip olduğundan emin olun. Belki bir bordro sertifikası yardımcı olabilir.

12. Bir yedek planınız olsun

Bordrodan sorumlu kişi izinliyse veya sisteminiz çökerse planınız ne? Başka bir kişinin bordroyu yürütebilmesi ve çalışanların maaşlarını zamanında alabilmesi için basit bir acil durum planı oluşturun; telaş etmenize gerek kalmasın.

n

Bordroyu Sorunsuzca Yönetin

Küçük bir işletme sahibi olarak, bordro işlemlerinin teknik ayrıntıları düşünüldüğünde, ilgilenilmesi gereken çok şey varmış gibi gelebilir. Ancak yerel vergi düzenlemelerinizi öğrendikten ve formlarınızı ve süreçlerinizi düzenledikten sonra işler biraz daha kolaylaşmaya başlar.

İşte dikkate alınması gereken birkaç önemli nokta:

• İşletmenizin çalışanlarının ihtiyaçlarını ve devletin gerekliliklerini karşılaması için bordro konusundaki en iyi uygulamalara uymak önemlidir.
• Küçük işletmeniz için bordro yazılımı seçerken yorumları okuduğunuzdan ve artılarıyla eksilerini not ettiğinizden emin olun; böylece işletmeniz için doğru yazılımı seçebilirsiniz.
• Bordroyu şirket içinde yürütmeniz veya bir bordro şirketine dış kaynak olarak devretmeniz fark etmeksizin, her iki seçeneğin de avantajları vardır. Bu, işletmenizin kendine özgü ihtiyaçlarına uygun olarak verilen kişisel bir karardır.

Emin olmadığınız İK sorunlarıyla veya yardım almanız gereken yeni politikalarla karşılaşırsanız, People Managing People bültenine abone olun. Güncel makaleler, rehberler, podcast'ler, araç incelemeleri ve ürünlere özel içeriklerle sizi gelişmelerden haberdar edeceğiz.

Ayrıca, hangi diğer İK işlevlerinin dış kaynak kullanımından yararlanabileceğini keşfetmek için İK hizmetlerini dış kaynak kullanımıyla yürütme rehberimize göz atabilirsiniz.