Çalışan Yan Hakları Sorumluluk Teminatı Nedir?

Çalışan yan hakları sorumluluğu veya kısaca EBL, çalışan yan hakları planlarının yönetimi sırasında meydana gelebilecek hata ve ihmallere karşı işverenleri korumak üzere tasarlanmış bir sigorta türüdür.

Bu teminat; hayat sigortası, sağlık yan hakları, emeklilik planları, maluliyet sigortası ve çok daha fazlası için geçerlidir. 

Yan hak yönetimi yazılımı hataları azaltmaya yardımcı olsa da EBL bir yedek güvence olarak devreye girer.

Bu makale, EBL hakkında bilmeniz gereken her şeyi, nasıl çalıştığını ve şirketiniz için neden önemli olduğunu ele almaktadır.

Çalışan Yan Hakları Sorumluluğu Teminatı Nasıl Çalışır?

Şirketinize yeni bir çalışanın katıldığını ve İK yöneticisinin yanlışlıkla bu çalışanı şirketin sağlık planına kaydetmeyi unuttuğunu varsayalım.

Birkaç hafta geçer ve yeni çalışan bir trafik kazasına karışır; ancak sağlık sigortası olmadığını öğrenir.

Böyle bir durumda EBL teminatına sahip olmak, çalışanı şirketin sağlık yan hakları planına kaydetmemenizden kaynaklanan işletme riskinizi azaltabilir.

Ayrıca Çalışan Yan Hakları Sorumluluğu teminatı, işverenleri belirli Uygun Fiyatlı Sağlık Hizmetleri Yasası (ACA) ve işçi tazminatı taleplerine karşı da korur.

Örneğin, firmanızda çalışan bir serbest çalışanınız olduğunu varsayalım. Söz konusu kişi daha sonra şirketinize, yanlış bir şekilde bağımsız yüklenici olarak sınıflandırıldığını ve şirketinizin onu tam zamanlı çalışan olarak değerlendirmesi gerektiğini ileri sürerek dava açar.

ACA hükümleri uyarınca bu durum, söz konusu kişiyi sağlık sigortası ve diğer çeşitli çalışan yan hakları planı programlarından yararlanmaya uygun hâle getirir.

EBL teminatı, böyle bir durumda işletmenizi bu tür bir davaya karşı korur.

(Not: Uluslararası serbest çalışanları işe almayı planlıyorsanız, bir Kayıtlı İşveren hizmeti veya serbest çalışan işe alım platformu kullanmak, yanlış sınıflandırma sorunlarını azaltmanıza da yardımcı olabilir).

Çalışan Yan Hakları Sorumluluğu Sigortası Tarafından Karşılanan Yan Hak Türleri

EBL teminatının, yan hak planlaması ve yönetimi sırasında yapılan hatalardan kaynaklanan şirket riskinizi azaltmaya yardımcı olabileceğini; ancak bunun hiçbir şekilde risk yönetiminin yerine geçmediğini unutmayın.

Bunu göz önünde bulundurarak, çalışan yan hakları sorumluluğu sigortası tarafından karşılanan yan haklardan bazılarını aşağıda bulabilirsiniz.

• Diş sigortası
• Maluliyet sigortası
• Sağlık sigortası
• İşsizlik sigortası
• Hayat sigortası ve diğer isteğe bağlı yan haklar
• Doğum izni
• Emeklilik planı yan hakları
• Sosyal Güvenlik yan hakları
• önde gelen bordro yazılımı çözümleri tarafından hesaplanan izin yan hakları
• İşçi tazminatı poliçesi

EBL ve FLC

EBL sigortası, emanetçi sorumluluğu teminatına (FLC) benzer görünebilir; ancak bazı benzerlikleri olsa da aynı şey değildir.

EBL teminatı, işverenleri çeşitli yan hak planı türlerindeki hata ve ihmallere karşı korumak üzere özel olarak tasarlanmıştır.

Emanetçi sorumluluğu sigortası ise işverenleri Çalışan Emeklilik Gelir Güvenliği Yasası (ERISA) hükümlerine aykırı fiillere karşı korumak üzere tasarlanmıştır.

Bu nedenle emanetçi sorumluluğu teminatı, bir EBL poliçesinden çok daha geniş kapsamlıdır.

Çalışan yan hakları planlarının yönetimi sırasında emanetçilik görevine aykırı olarak gerçekleştirilen idari hataları, ihmalleri ve ihmalkâr fiilleri kapsar.

EBL poliçeleri, ERISA hükümlerinin ihlal edilmesinden doğrudan kaynaklanan tüm talepleri özellikle kapsam dışında bırakır. Bunlar emanetçi sorumluluğu sigortası tarafından karşılanır.

Emanetçi sorumluluğu poliçesinde kullanılan “emanetçi” terimi, Yasa tarafından yan hak planlarının yönetiminden sorumlu herhangi bir kişi veya kuruluş olarak tanımlanır.

Yasaya göre bir kişinin kişisel varlıkları, emanetçilikten kaynaklanan zararların telafi edilmesi için kullanılabilir.

EBL ve EPL

EBL, İstihdam Uygulamaları Sorumluluğu sigortasının kısaltması olan EPL'den de farklıdır.

İkincisi, işletmeleri istihdamla ilgili taleplerden kaynaklanabilecek maruziyete karşı korumak için kullanılır. Bunlar arasında ayrımcılık, haksız fesih ve cinsel taciz bulunabilir.

Çalışan Yan Hakları Sorumluluğu, Ticari Genel Sorumluluk poliçelerinin kapsamayabileceği boşluklardan kaynaklanan işveren sorumluluğunu azaltmak için mevcut olsa da genel sorumluluk teminatını tekrarlamaz.

Bu, EBL'nin İK departmanlarının yan hakların yönetiminde gerçekleştirdiği hata ve ihmalleri kapsayabilmesine rağmen, bazı hatalı değerlendirilmiş eylemlerin teminat dışında bırakıldığı durumların olduğu anlamına gelir. Aşağıda yaygın istisnalara ilişkin birkaç örnek yer almaktadır.

• İşverenin sorumluluk sigortası kapsamında gerçekleştirilen hileli, dürüst olmayan, kötü niyetli veya cezai eylemler (bunlar genellikle sadakat teminatı kapsamına girer)
• Primleri ödemek veya bir çalışan yan hakları programını finanse etmek için yetersiz fon bulunması
• Bir çalışan yan hakları programını etkileyen kötü finansal tavsiyeler ve İK politikaları
• Genel sorumluluk poliçesi kapsamında teminat altına alınan mal hasarı, işçi tazminatı talebine yol açabilecek bedensel yaralanma, reklam zararı, kişisel yaralanma ve diğer her türlü işveren sorumluluğu
• Federal bir çalışana karşı açılan davalar, talepler veya iddialar
• ERISA ihlalleri ve Yasa kapsamındaki nitelikli işçi tazminatı talepleri
• İşveren sorumluluk sigortası kapsamında teminat altına alınan EPL dereceli uygulamalar.

Çalışan Yan Hakları Sorumluluk Sigortasının Limitleri

EBL sigortasının genellikle iki ayrı limiti vardır: çalışan limiti ve toplam limit.

Çalışan limiti

Çalışan limiti, sigortacının herhangi bir bireysel çalışanın, onun en yakın akrabalarının veya yararlanıcılarının maruz kaldığı sorumluluklar için ödemeye razı olacağı azami para tutarını ifade eder.

Bazı poliçelerde, bireysel bir çalışandan ziyade talep tutarına üst sınır getiren hükümler bulunur.

Diğer sorumluluk poliçeleri, talepte bulunan her çalışan için işverenin karşılaşacağı azami cepten ödeme tutarını temsil eden bir muafiyet içerir.

Toplam limit

Toplam limit, idari hata ve ihmallerden kaynaklanan sorumluluklar için sigortacının ödemeye razı olacağı azami para tutarını ifade eder. İyi bir EBL teminatı, şirketinizi aşağıdaki idari durumlarda korumalıdır:

1. Çalışan yan hakları planlarının ve bunlara ilişkin uygunluk kurallarının hatalı açıklanması
2. Çalışan yan haklarıyla ilgili İK bilgi sistemlerinde kayıtların veya dosyaların eksik olması
3. Çalışan yararlanıcılarının kaydının sonlandırılmaması, programa kaydedilmemesi veya yönetilmemesi.

Poliçenin teminat kapsamı açısından kapsamı ne kadar genişse, bir talep durumunda şirketiniz o kadar iyi korunacaktır.

Yaygın Çalışan Yan Hakları Sorumluluğu Talepleri

Yaygın Çalışan Yan Hakları Sorumluluğu (EBL) talepleri genellikle çalışan yan hakları programlarının yönetimi ve ele alınmasıyla ilgilidir.

Bu programlar sağlık sigortası, emeklilik planları, hayat sigortası, maluliyet sigortası ve daha fazlasını içerebilir. EBL taleplerinin ortaya çıkabileceği bazı tipik durumlar şunlardır:

• Yan hakların reddedilmesi: İşverenin yan haklar planı kapsamında hak sahibi oldukları yan haklardan haksız yere mahrum bırakıldıklarına inanan mevcut veya eski çalışanlar tarafından yapılan talepler.
• İdari hatalar: Uygunluklarına rağmen bir çalışanı plana kaydetmemek, kişisel bilgilerin hatalı işlenmesi sonucunda yan hakların kaybedilmesi veya yan hak bildirimlerindeki hatalar gibi, bir yan haklar programının yönetimindeki yanlışlıklar.
• Yanlış beyanda bulunma: Bir işverenin veya yan haklar planı yöneticisinin yan hakları, kapsamı ya da uygunluk koşullarını yanlış tanıttığı ve bunun çalışan açısından mali kayba veya teminat eksikliğine yol açtığı iddialarından kaynaklanan talepler.
• Uygun olmayan tavsiye veya danışmanlık: Çalışanların yan hak seçenekleri hakkında ihtiyaçlarını veya beklentilerini karşılamayan seçimler yapmalarına ya da mali zarara uğramalarına yol açan yanlış tavsiye veya danışmanlık aldıkları durumlar.
• Plan belgelerine uyulmaması: Yan hakların plan belgelerine veya işverenin belirlediği politikalara uygun şekilde yönetilmemesi durumunda ortaya çıkan ve uygunluk ile yan haklar konusunda uyuşmazlıklara yol açabilen talepler.
• Ayrımcılık: Yaş, cinsiyet, ırk veya koruma altındaki diğer özelliklere göre farklı düzeylerde yan hak sağlanması gibi, çalışan yan haklarının yönetimindeki ayrımcı uygulamalarla ilgili talepler.
• Vekâlet görevine aykırılık: Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Employee Retirement Income Security Act (ERISA) gibi yasalar uyarınca, çalışan yan hakları planlarını yöneten vekillerin katılımcıların en iyi çıkarları doğrultusunda hareket etme yükümlülüğü vardır. Vekillerin sağduyusuz yatırımlar yapmaları veya plan maliyetlerini izlememeleri gibi bu yükümlülükleri yerine getirmemeleri halinde talepler ortaya çıkabilir.
• Gecikmiş veya hatalı yan hak ödemeleri: Yan hak ödemelerinin gecikmesi, hatalı olması veya planın koşullarına uygun şekilde yapılmaması sonucunda hak sahiplerinin mali sıkıntı yaşamasına yol açan sorunlar.
• Bilgilendirmeme veya güncelleme yapmama: İşverenin çalışanları yan hak planlarındaki, seçeneklerdeki veya uygunluk koşullarındaki değişiklikler hakkında gerektiği gibi bilgilendirmemesi temelindeki talepler; bu durum teminatın veya yan hakların kaybedilmesine yol açabilir.
• COBRA ihlalleri: ABD'de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA), sağlık yan haklarını kaybeden çalışanlara ve ailelerine belirli koşullar altında grup sağlık yan haklarını sürdürmeyi seçme hakkı tanır. Bu hakların ihlal edilmesi veya hatalı yönetilmesi taleplere yol açabilir.

Çalışan Yan Hakları Sorumluluğunun Riskleri ve Yükümlülükleri Nasıl Azaltılır?

Çalışan Yan Hakları Sorumluluğu (EBL) ile ilişkili risklerin ve yükümlülüklerin azaltılması; dikkatli planlama, yasal standartlara uyma, etkili iletişim ve risk yönetimi stratejilerinin bir arada uygulanmasını gerektirir.

Bu zorluklarla şu şekilde başa çıkabilirsiniz:

• Yasal yükümlülükleri anlayın. Amerika Birleşik Devletleri'ndeki çalışan yan hakları planlarını düzenleyen Çalışan Emeklilik Geliri Güvenliği Yasası (ERISA) gibi geçerli tüm yasa ve yönetmelikleri öğrenin. Bu düzenlemelere uyulmasını sağlamak kritik önem taşır.
• Sağlam idari süreçler uygulayın. Kayıtları, işten ayrılmaları ve çalışan yan haklarındaki değişiklikleri doğru şekilde yönetmek için titiz idari süreçler geliştirin ve sürdürün. Otomatik sistemler hataları azaltabilir, ancak bunlar da düzenli denetim ve güncelleme gerektirir.
• Çalışanları bilgilendirin. Yan hak programları hakkında çalışanlara açık ve kapsamlı bilgiler sağlayın. Düzenli bilgilendirme oturumları ve kolay erişilebilen kaynaklar, çalışanların bilinçli kararlar vermesine ve yanlış anlaşılmaları azaltmasına yardımcı olabilir.
• Plan belgelerini düzenli olarak gözden geçirin. Tüm plan belgelerinin güncel olduğundan ve sunulan yan hakların hüküm ve koşullarını doğru şekilde yansıttığından emin olun. Plan belgeleri ile fiili uygulama arasındaki tutarlılık, anlaşmazlıklardan kaçınmanın temel unsurudur.
• Uygun sigorta kapsamı edinin. Çalışan yan hakları programlarının yönetimindeki idari hata ve ihmallerden kaynaklanabilecek olası taleplere karşı korunmak için Çalışan Yan Hakları Sorumluluk sigortası satın almayı değerlendirin.
• Nitelikli personel veya iş ortakları görevlendirin. Yan hak planlarını yönetmekten sorumlu kişilerin yeterli niteliklere ve deneyime sahip olduğundan emin olun. Kurum içi kaynaklar yetersizse, güvenilir üçüncü taraf yöneticilerle iş ortaklığı kurmayı değerlendirin.
• Şeffaf bir yaklaşım benimseyin. Yan hak politikaları ve bunlardaki değişikliklerle ilgili şeffaflık ve açık iletişim ortamını teşvik edin. Çalışanlar soru sorma ve endişelerini dile getirme konusunda kendilerini rahat hissetmelidir.
• Talepler ve itirazlar için bir inceleme süreci oluşturun. Çalışanların yan haklarıyla ilgili taleplerini ve itirazlarını incelemek ve ele almak üzere resmi bir süreç oluşturun. Bu süreç adil, zamanında ve yasal gerekliliklere uygun olmalıdır.
• Düzenli eğitim ve güncelleme. İnsan kaynakları personeline ve yan hakların yönetimi sürecine dahil olan herkese, en son yasalar, en iyi uygulamalar ve teknolojiler hakkında güncel kalmalarını sağlayacak düzenli eğitimler verin.
• İzleyin ve denetleyin: Hataları proaktif bir şekilde belirlemek ve düzeltmek için yan hakların yönetimi sürecini düzenli olarak denetleyin. Bu, hem iç hem de dış denetimleri içerebilir.
• Belgeleme ve kayıt tutma: Yan haklarla ilgili tüm kararların, iletişimlerin ve işlemlerin ayrıntılı kayıtlarını tutun. İyi kayıt tutma uygulamaları, olası taleplere karşı savunma yaparken kritik önem taşıyabilir.

Profesyonel danışmanlık alın: Emin olmadığınız durumlarda hukuk veya yan hakların yönetimi uzmanlarından danışmanlık alın. Dış danışmanlar, risk yönetimi stratejileri ve uyumluluk konuları hakkında değerli bilgiler sunabilir.

Çalışan Yan Hakları Sorumluluk Sigortasının Maliyeti

EBL sigortası poliçelerinin maliyetleri büyük ölçüde değişir. Bu maliyet nihayetinde poliçenin kapsaması gereken çalışan sayısına bağlıdır.

Ayrıca, sunulan her talep için yaklaşık 1.000 $ tutarında bir muafiyet bekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, bu sigorta türü işletmeler için mevcut en uygun maliyetli poliçelerden biri olmaya devam etmektedir.

İşletme bütçenize uygun bir Çalışan Yan Hakları Sorumluluk sigortası poliçesi bulmak için güvenilir bir sigorta sağlayıcısıyla iletişime geçmeniz ve bütçenize ve kapsam ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilmiş bir teklif istemeniz gerekir.

People Managing bültenine abone olarak çalışan yan haklarıyla ilgili her konuda güncel kalın. Bu bülten, kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak ilham verici ve pratik içerikleri haftalık olarak sunar.