Atlama düzeyi toplantıları, kıdemli bir liderin kendisinden iki veya daha fazla kademe aşağıda bulunan bir çalışanla iletişim kurmasıdır. Amaç, kuruluşun ön saflarındaki çalışma hayatına dair daha net bir görüş elde etmektir.
Yaklaşık yirmi yıldır İK lideri olarak, çalışan bağlılığını artırmaya ve olumlu kurumsal değişimi desteklemeye yardımcı olmak için sayısız yönetici ve lidere, atlama düzeyi toplantılarını çalışan bağlılığı yazılımıyla bir arada kullanma konusunda koçluk yaptım.
Bu makalede, bu toplantıların kuruluşunuza sağlayabileceği değeri ve etkili atlama düzeyi görüşmelerinin nasıl yapılacağını göstereceğim.
Atlama Düzeyi Toplantısı Nedir?
Atlama düzeyi toplantısı, kıdemli bir yönetici ile doğrudan bağlı çalışanlarından birine rapor veren bir kişi (yani bireysel katkı sağlayan çalışan) arasındaki görüşmedir. Orta düzey yönetici toplantıda yer almaz; alt düzey çalışanlarla konuşmak için “atlanır”.
Atlama düzeyi toplantılarının amacı, nihayetinde karar alma süreçlerine yön vermeye yardımcı olacak geri bildirimleri toplamaktır.
Bu toplantılar, kıdemli liderlerin çalışanların neyi önemsediğini, sorun yaşadıkları noktaları, heyecan ve motivasyon nedenlerini ve yöneticileri hakkındaki görüşlerini anlamalarına yardımcı olur.
Ayrıca daha fazla görünürlük sağlar, uyum ve güven oluşturur, liderlerle ön saflardaki çalışanlar arasındaki ilişkilerin gelişmesini destekler.
Atlama Düzeyi Toplantılarının Yürütülmesi
Atlama düzeyi toplantıları roket bilimi değildir; ancak etkili geri bildirim elde etmek için sistematik bir şekilde ele alınmalıdır.
Atlama düzeyi toplantıları yapmak isteyen liderlere ve kuruluşlara sunduğum süreç şu şekildedir.
1. Hazırlık: Ortamı hazırlamak
Atlama düzeyi toplantıları yapmayı ilk kez düşünüyorsanız, insanların yöneticilerinin yöneticisiyle konuşmaya alışmasını kolaylaştırmanın birkaç yolu vardır.
Bir ekip toplantısında iletişim kurun
Yöneticiler, bir toplantıda ekibe atlama düzeyi toplantıları hakkında ve neler beklemeleri gerektiğini anlatmalıdır. Bu, toplantıları desteklediklerini ve bunlardan heyecan duyduklarını gösterir; ayrıca bunu onları dışlamak veya arkalarından iş çevirmek için yapmadığınızı ortaya koyar (hiçbir “yakalama” anı yaşanmaz).
Slack veya e-posta yoluyla iletişim kurun
Toplantıların amacını, şirket değerleriniz veya kültürünüzle nasıl bağlantılı olduğunu (“Bildiğiniz gibi değerlerimizden biri öğrenmekle ilgili; bu nedenle sizden öğrenmek ve ekibimizde neleri farklı yapabileceğimizi ya da hangi alanları güçlendirebileceğimizi görmek istiyorum”) ve sonraki adımları (“Her birinizle bireysel olarak iletişime geçip zaman planlayacağım”) pekiştirmek için ekibe e-posta veya Slack üzerinden ulaşın.
Öncesinde bir grup çalışması yapın
Kültürünüze ve bunun ekip üyeleriniz için ne kadar rahatsız edici veya farklı hissettirebileceğine bağlı olarak, önce bir grup çalışması yapmayı düşünebilirsiniz.
Açık diyaloğun başlaması için daha rahat bir ortam oluşturmak üzere ekibi öğle yemeğine çıkarın (belki sanal olarak); ardından bir sonraki döngüde bire bir görüşmelere geçin.
Önceden sorular hazırlayın
Belki veriler doğrulamak istediğiniz bir hikâye anlatıyordur, hakkında daha fazla bilgi edinmek istediğiniz bir proje vardır ya da belirli bir yönetici veya ekip hakkında fısıltılar duyuyorsunuzdur.
Durum ne olursa olsun, sizi en çok ilgilendiren konuları derinlemesine incelemek için önceden bazı sorular hazırlamaya zaman ayırmanız faydalı olacaktır (birkaç örnek aşağıda yer alıyor).
Soruları takvim davetinde görüşeceğiniz kişiyle paylaşabilirsiniz.
2. Toplantıyı yürütmek: güvenli bir alan oluşturmak
Önceden yapılan hazırlıklara rağmen çalışanların gerçek düşünce ve duygularını paylaşma konusunda hâlâ tereddüt etmesi doğaldır.
Toplantıdan en iyi şekilde yararlanmak için bazı ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz.
- Amacı yineleyin. Başlangıçta toplantının amacını yineleyin ve yanıtlarının gizli tutulacağını bilmelerini sağlayın. Bu, kendileri için paylaşmak istediğiniz özel bir takdiri iletmek için de iyi bir zamandır.
- Sadece dinleyin. Bu bir sorun giderme oturumu değildir; bu nedenle sorunları çözme dürtüsüne direnin. Yalnızca etkin bir şekilde dinleyin ve ilginç bir konu ortaya çıkarsa, daha derinlemesine incelemek için 5 Neden gibi teknikleri kullanın.
- Ofisten çıkın. Toplantıyı daha az resmî bir ortamda yapmak da faydalı olabilir; örneğin onları kahve içmeye veya öğle yemeğine götürebilirsiniz. JPMorgan Chase CEO'su Jamie Dimon'ın, atlama düzeyi toplantıları yapmak üzere farklı şubeleri arasında otobüsle seyahat ettiği bildiriliyor.
3. Takip: süreci tamamlamak
Görüşmelerinizi gerçekleştirdikten sonra bazı takip çalışmaları yapmanız da çok önemlidir!
Ekibin kendisini dinlenmiş hissetmesini ve değişiklikler yapmak için geri bildirimlerini dikkate aldığınızı (ya da yeni bir şey uygulamak mantıklı gelmediyse neden uygulamadığınızı) sağlamalısınız.
En kötü sonuç, bu görüşmeleri yapmanız ve insanların bunların yalnızca göstermelik olduğunu düşünmesidir; bu nedenle süreci tamamlayın!
- Teşekkür mesajları. Görüşmelerden sonra, konuşmadan çıkardığınız birkaç önemli noktayı ve eylem maddesini içeren teşekkür notları gönderin.
- Herhangi bir eylemi bu görüşmelere bağlayın. Ekip toplantılarında bunlara atıfta bulunun veya değişiklikleri ya da yeni girişimleri duyururken “Yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yaptığım görüşmelerde duyduğum geri bildirimler doğrultusunda…” ya da “Ekipten aldığım içgörüler sayesinde…” ifadelerini kullanın.
- Önemli konulara atıfta bulunun ve konuşmayı sürdürmek için onlarla tekrar görüştüğünüzde “Son konuştuğumuzda X’ten bahsetmiştin; bu durum düzeldi mi veya nasıl gidiyor?” diye sorun.
Sıklık
Kuruluşunuzun büyüklüğüne ve ne kadar hızlı değiştiğine veya geliştiğine bağlı olarak, yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yapılan görüşmeler için üç aylık veya yılda iki kez bir sıklık öneririm.
Böylece ortaya atılan öneriler doğrultusunda harekete geçme, iyileştirmeleri hızlı bir şekilde uygulama ve yapılan değişikliklerin amaçladığınız etkiyi yaratıp yaratmadığına dair takip geri bildirimi alma fırsatınız olur.
Yönetim Kademesinin Altındaki Çalışanlarla Yapılan Görüşmelerde Sorulacak Sorular
Yönlendirici bazı sorularınızın olması önemlidir; ancak aynı zamanda açık diyaloğa alan yaratmalı ve konuşmanın çalışanın yönlendirdiği doğrultuda ilerlemesine izin vermelisiniz!
İşte konuşmaya yön vermenize yardımcı olacak bazı özel sorular.
Bağlılık düzeylerini değerlendirme
- Bu ay senin için 1-10 arası bir ölçekte nasıl geçti? On olmasını ne sağlardı?
- Şu anda rolünüz veya bu ekip (ya da şirket) konusunda sizi en çok heyecanlandıran şey nedir?
- Sizi endişelendiren veya en çok kaygılandıran şey nedir?
- Yakın zamanda elde ettiğiniz bir başarı nedir?
Ekip veya kuruluşla ilgili sorunları belirleme
- Şu anda karşılaştığınız bir engel nedir?
- Ekiple ilgili, benim farkında olmayabileceğimi (veya yeterince bilgi sahibi olmadığımı) düşündüğünüz ne oluyor?
- Sizce iyileştirebileceğimiz bir süreç var mı?
- Şirketin hedeflerini biliyor musunuz?
Yönetici geri bildirimi alma
- Yöneticinizle ilgili en çok neyi takdir ediyorsunuz?
- Doğrudan yöneticinizin neyi farklı yapmasını isterdiniz?
- Sizden ne beklendiği ve hedefleriniz konusunda net misiniz?
- Bu departmanın lideri olarak neyi farklı yapabilirim?
Gelişim
- Kariyer hedefleriniz konusunda size nasıl yardımcı olabilirim?
- Bir kuruluş olarak sizi nasıl daha iyi destekleyebiliriz?
- Kariyerinizdeki bir sonraki adımın ne olduğunu düşünüyorsunuz?
- Konuşmadığımız başka hangi geri bildiriminiz var / veya / Keşke sorsaydım dediğiniz hangi soruyu sormadım?
Yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yapılacak görüşmeler için sorular geliştirmeye yönelik Chat GPT komutları
Chat GPT’yi duymuş olabilirsiniz! Mülakat soruları oluşturmanıza yardımcı olmak da dahil olmak üzere pek çok görev için kullanışlıdır.
Yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yapılacak görüşmeler için sorular oluşturmanıza yardımcı olacak bazı komutlar aşağıda yer alıyor.
- Komut #1: "Ekip dinamiklerini ve moralini anlamaya odaklanan, yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yapılacak görüşme soruları oluştur."
- Komut #2: "Çalışanların mesleki gelişimini ve kariyer hedeflerini ele alan, yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yapılacak bir görüşme için sorular oluştur."
- Komut #3: "Liderlik algıları ve yönetimin etkinliği hakkında içgörü sağlayan yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yapılacak görüşme soruları oluştur.”
Ne demek istediğimi anladınız! Ayrıca ChatGPT’yi İnsan Kaynaklarında kullanma rehberine de göz atabilirsiniz.
Yönetim Kademesinin Altındaki Çalışanlarla Yapılan Görüşmelerin Faydaları
Yönetim kademesinin altındaki çalışanlarla yapılan görüşmeler hem lider hem de ekip için güçlü bir araçtır. Faydaları şunlardır:
- Değerli geri bildirim. Liderler ekip üyeleri, onlar için önemli olan konular ve çalışma ortamını iyileştirme ya da değişimi başlatma fırsatları hakkında değerli içgörüler edinir.
- Artan çalışan bağlılığı. Çalışan, onu önemsediğinizi ve kariyerinde ve günlük işlerinde onu desteklemek istediğinizi hissederek görüşmeden ayrılır.
- Geri bildirim kültürü oluşturma. Doğrudan üst yönetici görüşmeleri, geri bildirime açık olduğunuzu gösterir ve bu da insanların geri bildirim verme olasılığını artırır.
- Yetenekleri fark etme ve geliştirme: Doğrudan üst yönetici görüşmeleri, üst düzey yöneticilerin potansiyel yetenekleri belirlemesine ve takdir etmesine olanak tanır. Bu, yedekleme planlaması ve yetenek geliştirme girişimleri için kritik öneme sahip olabilir.
Birlikte çalıştığım bir lider, doğrudan üst yönetici görüşmeleri sayesinde yeni bir organizasyon yapısının işe yaramadığını fark etti.
Yöneticiler, yeni yapıdaki konumları nedeniyle geri bildirimi nasıl aktaracaklarından emin olmadıkları için bu bilgiyi yalnızca ekibin doğrudan geri bildirimlerinden edinebildiler.
Tanıdığım başka bir lider, müşterilerle doğrudan konuşan ekip üyelerinden pazar geri bildirimi almak için doğrudan üst yönetici görüşmelerini son derece etkili buluyor.
Yöneticiler aracılığıyla ikinci elden geri bildirim almak yerine doğrudan takip soruları sorabiliyor ve müşteri görüşmelerini tam olarak anlayabiliyor.
Doğrudan Üst Yönetici Görüşmeleri İçin En İyi Uygulamalar
Doğrudan üst yönetici görüşmelerindeki liderler için en iyi uygulamalar
Etkili doğrudan üst yönetici görüşmeleri yürütmelerine yardımcı olmak için liderlere yönelik en iyi uygulamalarımın özeti aşağıdadır.
- Hazırlık: Ekibin mevcut projelerini ve karşılaştığı zorlukları anlayarak görüşmeye kapsamlı şekilde hazırlanın.
- Aktif dinleme: Çalışanı aktif bir şekilde dinlemeye odaklanın ve bakış açılarına gerçek bir ilgi gösterin.
- Gizlilik: Güvenli ve açık bir görüşme ortamı oluşturmak için gizliliği güvence altına alın ve koruyun.
- Takip: Dile getirilen endişeler veya önerilerle ilgili uygulanabilir takip adımları atmayı taahhüt edin.
- Şeffaflık: Görüşmenin amaçları ve geri bildirimin nasıl kullanılacağı konusunda şeffaf olun.
Doğrudan üst yönetici görüşmelerindeki çalışanlar için en iyi uygulamalar
Görüşülen kişinin hazırlanmasına ve en değerli geri bildirimi sağlamasına yardımcı olmak için paylaşılabilecek bazı ipuçları.
- Dürüstlük: Görüşlerinizi ve deneyimlerinizi paylaşırken dürüst ve yapıcı olun.
- Özgüllük: Sorunları veya iyileştirmeleri tartışırken belirli örnekler ya da öneriler sunun.
- Profesyonellik: Özellikle hassas konuları tartışırken profesyonelliğinizi koruyun.
- Açık fikirlilik: Geri bildirim vermeye ve almaya açık olun.
- Hazırlık: Görüşme fırsatından en iyi şekilde yararlanmak için önceden ele alacağınız noktaları veya soruları hazırlayın.
Doğrudan Üst Yönetici Görüşmeleri Güçlü Liderliği Gösterir
Güçlü, ilgili, kırılganlığını gösterebilen ve ulaşılabilir bir lider olmak hiç bu kadar önemli olmamıştı.
Çalışanlar kendilerini önemsemeyen yöneticilerden ve şirketlerden ayrılırken, duyulduklarını, değer gördüklerini ve desteklendiklerini hissettikleri şirketlerde kalırlar.
Kendilerine ulaşmak, onları dinlemek, geri bildirimleri doğrultusunda harekete geçmek ve duyulduklarını hissettirmek için zaman ayıran yöneticiler ve liderlerle çalışmaya devam ederler.
Doğrudan üst yönetici görüşmeleri güven oluşturmanın, geri bildirim toplamanın, çalışan bağlılığını artırmanın ve en iyi çalışanları elde tutmanın harika bir yoludur.
Bu görüşmeler, genel çalışan dinleme stratejinizin önemli bir parçasını oluşturur.
Temel çıkarımlar
- Amaç ve faydalar: Doğrudan üst yönetici görüşmeleri, şeffaflığı artırmak ve doğrudan geri bildirim toplamak için üst düzey yöneticileri alt kademelerdeki çalışanlarla bir araya getirir. Ayrıca bağlılığın artırılmasına ve yeteneklerin belirlenmesine yardımcı olur.
- Görüşmelerin yürütülmesi: Etkili doğrudan üst yönetici görüşmeleri hazırlık, aktif dinleme, gizlilik ve kararlı bir takip süreci gerektirir. Açık görüşmeler için rahat bir ortam oluşturmak kritik öneme sahiptir; belirli yönlendirici sorular hazırlamak da görüşmenin etkili bir şekilde ilerlemesine yardımcı olabilir.
- Liderlik ve kültür üzerindeki etkisi: Bu görüşmeler güçlü liderlik gösterir ve olumlu bir organizasyon kültürünü destekler. Güven oluşturur, liderliğin çalışan geri bildirimlerine bağlılığını gösterir ve çalışanların kendilerini değerli ve duyulmuş hissetmesini sağlayarak en iyi yetenekleri elde tutmada önemli rol oynar.
İnsanları Yönetenler Topluluğuna Katılın
Doğrudan yöneticiyi atlayan toplantılar ve çalışan geri bildirimleri toplama konusunda daha fazla destek almak için, kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olmak üzere bilgi paylaşan destekleyici İK ve iş liderleri topluluğu olan İnsanları Yönetenler Topluluğuna katılın.
