Dolayısıyla bir intranet kurmayı düşünüyorsunuz ya da belki zaten bir intranetiniz var, ancak sizin için çalışmıyor.
Doğru şekilde kullanıldığında, çalışan intraneti çözümleri verimlilik sağlayan ve çalışan deneyimine katkıda bulunan değerli bir kaynak olabilir.
Çalışan intraneti nedir?
Çalışan intraneti, bir şirketin çalışanlarının kurum içinde iletişim kurabildiği, haberleri, belgeleri ve politikaları paylaşabildiği kapalı bir ağdır.
Bilgileri paylaşmak ve büyük ölçüde dijital bir çalışma alanında şirket içi iletişimi geliştirmek için özellikle daha büyük ve uluslararası ölçekte faaliyet gösteren kuruluşlar arasında popülerdir.
Şirket içi iletişim, çalışanların fikir alışverişinde bulunması ve kaynakları paylaşması için tek bir merkez sunarak kolaylaştırılır. Ancak intranetlerle ilgili sorun, tıpkı zavallı Bayan Havisham gibi çoğu zaman “tavan arasına bırakılmalarıdır”.
Yüksek terk oranlarının temelinde, birçok intranetin yinelenen bilgiler ve karmaşık arayüzler gibi sorunlarla boğuşması yatar. Dhiraj Sharma’nın açıkladığı gibi:
Zamanla [intranet] sistemi, hiçbir çalışanın içinden geçip bakmak istemediği bir içerik çöplüğüne dönüşür; çünkü tıpkı bir hurda çekmecesi gibi hiçbir düzeni, mantığı veya değeri yoktur. Erişilebilir bir başvuru noktası olması gereken yer, istenmeyen bir bilgi bombardımanına dönüşür. Çalışanlarınız cevapları başka yerlerde daha kolay bulmak için burayı terk eder.”
Çalışanların intranetinizi kullanmasını nasıl sağlayabilirsiniz?
Şirketlerin %24’ü intranetlerinin kullanıcı arayüzünden memnun değil ve %15’i arama araçlarını yetersiz buluyor. Görünüşe göre piyasadaki birçok intranetin kendine göre sorunları var.
Bir çalışan intranetinin başarılı bir şekilde uygulanmasını ve kullanılmasını sağlamanın anahtarı, uygulamadan önce engelleri belirlemek ve bunları hemen ele almaktır.
Aşağıda, şirketinizin intraneti için çalışanların desteğini sağlamanın bazı yolları yer alıyor.
Have an account? Log In
1. Kullanıcı deneyimini geliştirmeye odaklanın
UX’i (kullanıcı deneyimini) geliştirmek, intranetinizde çalışan bağlılığını artırmanın en etkili yoludur. UX’i geliştirmeye çalışırken amacınız, öğrenme eğrisi yumuşak olan bir çözüm tasarlamak olmalıdır.
UX, UI’dan (kullanıcı arayüzünden) farklıdır, ancak bu ikisi birbiriyle yakından bağlantılıdır. Temiz ve tutarlı bir UI, gezinmeyi kolaylaştırdığı ve kullanıcının aradığı içeriği hızlıca bulmasını sağladığı için UX’i geliştirir.
Her web uygulamasında olduğu gibi amaç, kullanıcıları mümkün olduğunca az tıklamayla gitmek istedikleri yere ulaştırmaktır. Bu da kullanıcılarınızı araştırmaya ve sayfaları ile bölümleri mantıksal bir hiyerarşi içinde düzenleyen uygun bir bilgi mimarisi planlamaya zaman ayırmak anlamına gelir.
2. Yönetim düzeyinde intraneti kullanarak örnek olun
Yönetim düzeyinde intranetlerin kullanılmaması, çalışanların desteğini olumsuz etkileyebilir. Yöneticiler intranette etkileşim kurmadığında veya güncellemeleri sık sık paylaşmadığında, çalışanların bu kaynağı kullanma konusundaki hevesi azalır.
İntranet sistemlerinin bakımını üstlenmeleri için departman yöneticilerine sorumluluk vermek mükemmel bir çözüm olabilir.
Örneğin bir İK yöneticisi, intranet sisteminin İK bölümünün bakımından sorumlu olmalıdır. Bu kişi güncellenmiş bir yan haklar politikası, yeni çalışanlar için işe alıştırma süreçleri, SSS’ler veya İK ile ilgili diğer güncellemeleri intranet sisteminde yayımlayabilir.
3. Farklı içerik biçimlerinden yararlanın
İntranetler, şirket haberleri ve etkinlikleri etrafında heyecan oluşturarak çalışan bağlılığını teşvik etmek için kullanılabilir. Ayrıca anketler gibi etkileşimli özellikler aracılığıyla geri bildirim toplamak için de kullanılabilir.
Farklı içerik biçimlerinden yararlanmak, kullanıcı deneyimine “renk katacak” (daha iyi bir ifade bulmak gerekirse) ve daha yüksek bağlılık düzeyleri sağlayacaktır. Bu, çalışanları her gün bilgilendirerek kendi maliyetini karşılayan bir çalışan refahı maliyetidir.
4. Optimizasyon için ölçümleri kullanın
Modern çalışan intraneti yazılımları, yayımladığınız içerikle ilgili etkileşimi ölçmenize olanak sağlamalıdır; böylece tıpkı web siteniz veya sosyal medyanız için yaptığınız gibi, süreç ilerledikçe içeriği optimize etmeye devam edebilirsiniz.
Ana sayfadaki ve önemli açılış sayfalarındaki kullanıcı tıklamalarını izlemek için çalışan izleme yazılımını uygulayın. Bu, en etkili bağlantıları ve harekete geçirici mesajları belirlemenizi sağlayarak kritik içeriklere öncelik vermenize ve kullanıcı etkileşimini optimize etmenize yardımcı olur. Bunu yapmamak, kötü kullanıcı deneyimlerine ve düşen dönüşüm oranlarına yol açacaktır
Ancak ölçümlere bakmanın ötesinde, oturumun sonunda çalışanlara “bugün aradığınızı bulabildiniz mi?” ve “Aradığınızı bulmak ne kadar kolaydı?” gibi sorular sorarak geri bildirim de alabilirsiniz.
İçeriği uygunluğa göre dağıtmak da iyi bir uygulamadır. Çalışanlar genellikle meraklı olsalar da bir çalışanın haber akışını uygunluk açısından optimize etmek, akışın karmaşadan uzak kalmasını sağlar. Bunu güvence altına almak için intranetinizin içeriği yalnızca belirli bir çalışan grubuna dağıtma özelliği sunup sunmadığını kontrol edin.
Çalışan intraneti örnekleri
Artık iyi bir şirket intranetinin nasıl göründüğü hakkında bir fikriniz olduğunu umuyorum. Yardımcı olmak için, başarılı şekilde oluşturulmuş birkaç şirket intraneti örneğini burada bulabilirsiniz.
1. DBS Bank
DBS Bank, Aralık 2021'de Yılın Modern İntraneti ödülünü kazandı; bu nedenle kullanılabilecek daha iyi bir örnek olabilir mi?
Bu sistemin güzelliği, çalışanların intranete aşağıdakiler de dahil olmak üzere birden fazla kanal üzerinden erişebilmesidir:
- OneBot Sanal Asistanı: görevleri ve soruları yerine getirmek için kullanılan konuşma tabanlı bir arayüz.
- DBS Search: çalışanların şirketin içerik ve verileri arasında arama yapmasını sağlayan bir özellik.
- OneMobile: şirketin intranet sistemi için mobil bir arayüz.
İntranet, çalışan deneyiminin farklı yönlerine odaklanan üç platformla çalışanlara gelişebilecekleri kapsamlı bir dijital ortam sunar:
- F3W (İşin, İş Yerinin ve İş Gücünün Geleceği): işin geleceği hakkında bir forum
- iHealth uygulaması: DBS çalışanları için bir sağlıklı yaşam kaynağı
- Life@DBS: çalışanların bağlantı kurabildiği ve iş dışı ilişkiler geliştirebildiği, şirkete ait sosyal ağ
DBS intraneti, çalışanlar tarafından yönetilen bir platformun da mükemmel bir örneğidir. DBS, kullanıcıları sistemi değerlendirmeye ve önerilerde bulunmaya teşvik eder; EJC (Employee Journey Council), kullanıcı deneyimini iyileştirmek için düzeltilmesi gereken eksiklikleri bulmaya çalışır.
DBS, doğru şekilde oluşturulmuş bir intranet için harika bir örnektir; çünkü çalışanlara keyifli bir deneyim, çok kanallı erişim ve dijital bir iş yerinde DBS kültürünü destekleyen kişiselleştirilmiş bir deneyim sunar.
2. 3M Go
ABD merkezli çok uluslu sanayi holdingi 3M'in, çalışanların neredeyse hiç kullanmadığı, tıkanık bir arayüze sahip, son derece kötü tasarlanmış bir intraneti vardı. Bu intranet, 3M'in diğer şubelerine ait bağlantı ve intranet sistemlerinden oluşan karmaşık bir koleksiyondu.
Tasarım, çalışanların gezinmesini zorlaştırdığı için kötü bir kullanıcı deneyimi sunuyordu. İhtiyaç duydukları içeriği bulmakta zorlanıyorlardı.
Bunu fark eden 3M şirketi, eski intranet sistemini estetik açıdan hoş, kullanımı kolay ve çalışanlara daha uygun bir özellik seti sunan bir platforma dönüştürdü. Çalışanlar artık gezinmeye çok fazla zaman ayırmadan işlerini halledebilen bir sisteme erişebiliyordu.
3M Go, ana sayfasında kişiselleştirilmiş bir haber akışı bulunan çekici bir tasarıma sahiptir. Yeni tasarım, 3M'in çalışanlar arasındaki etkileşimi ve üretkenliği artırmasına yardımcı oldu.
Yeniden tasarım çalışmasının ardından 3M Go, Nielsen Norman Group'un 2019'daki En İyi 10 İntranet Listesi'nde zirveye yerleşti.
More Articles
Kendiniz oluşturun mu, hazır çözüm mü?
Bir intranet oluşturmayı düşündüğünüzde iki seçeneğiniz vardır: kendiniz oluşturmak veya kullanıma hazır bir çözüm satın almak.
Microsoft SharePoint intranetlerini oluşturmak kolaydır, ancak işlevsellikleri sınırlıdır. Bir intranet çözümünü sıfırdan oluşturmak, onu tamamen isteğinize göre özelleştirebileceğiniz anlamına gelir; ancak bu zaman alabilir ve pahalı olabilir. Örneğin, özel intranetlerin mobil uygulamaları olabilir, ancak bunlar kapsamlı geliştirme çalışmaları gerektirir.
Özel olarak oluşturulmuş bir intranetin bakımı ve desteği için şirket içinde bir uzman çalıştırmanız veya dışarıdan yardım almanız da gerekebilir. Ayrıca, özel olarak oluşturulmuş şirket intranetleri kapsamlı eğitim gerektirirken hazır intranet sistemleri genellikle asgari düzeyde eğitim gerektirir.
Çalışan intranetinizin atıl kalmasına izin vermeyin
Çalışan intranetleri değerli bir kaynaktır; yeterince kullanılmadan kalmalarına izin vermeyin. İntranet sisteminiz bir süredir göz ardı ediliyorsa, parçaları bir araya getirip intraneti yeniden kullanmaya başlamak için hiçbir zaman geç değildir.
Sağlam bir içerik yönetim sistemine sahip bir çalışan intraneti, şirket kültürünüzü çevrimiçi ortama taşımanıza yardımcı olur. İsteğe bağlı güncellemeleri paylaşabilecek ve iş süreçlerinizi ve iş akışlarınızı sorunsuz bir şekilde yürütebileceksiniz.
Yeni bir intranet sistemi kurmak istiyorsanız, sıfırdan bir sistem oluşturmak yerine hazır bir çözümü değerlendirin.
Buna Göz Atın: Gerçekten Çalışan Odaklı Bir Şirket Nasıl Kurulur?
