En Yaygın 10 Bordro Hatası ve Bunlardan Nasıl Kaçınılır

Bordro işlemleri karmaşıktır ve hata payı neredeyse yoktur. İyi bir bordro yönetimi olmadan, memnuniyetsiz çalışanlara, para cezalarına ve yaptırımlara ve itibar kaybına yol açabilecek maliyetli hatalar yapmak kolaydır.

Örneğin EY tarafından yapılan araştırma, her bir bordro hatasının kuruluşlara doğrudan ve dolaylı olarak düzeltilmesi için ortalama 291 $ maliyet oluşturduğunu ortaya koymuştur.

Hatasız bir süreci mümkün olduğunca güvence altına almanıza yardımcı olmak için, burada yaygın görülen 10 bordro hatası ve bunlardan kaçınmaya yönelik bazı en iyi uygulamalar yer alıyor.

En Yaygın 10 Bordro Hatası

Dikkat etmeniz gereken bazı yaygın bordro hataları şunlardır:

1. Yanlış çalışan bilgileri

Oldukça temel görünse de çalışan adlarındaki, adreslerindeki, Sosyal Güvenlik numaralarındaki veya banka hesap bilgilerindeki hatalar, doğrudan para yatırma işlemleri, vergi bildirimleri ve genel bordro doğruluğu ile ilgili sorunlara yol açabilir.

Bu konuya özellikle diğer görevlerinizin yanı sıra bordro işlemlerini kendiniz yapıyorsanız dikkat etmelisiniz.

2. Çalışanların yanlış sınıflandırılması

İşverenler çalışanları yanlış sınıflandırdığında, bir çalışanın çalışan mı yoksa bağımsız yüklenici mi olduğunu doğru şekilde belirleyemezler.

Bu ayrım kritik öneme sahiptir; çünkü vergilerin nasıl kesilip ödendiğini, fazla mesai ve yan haklara uygunluğu ve iş kanunlarına uyumu etkiler. 

Dikkat edilmesi gereken bazı yaygın yanlış sınıflandırmalar şunlardır:

• Muaf çalışanların muaf olmayan çalışanlar olarak sınıflandırılması: Muaf çalışanlar genellikle maaşlıdır ve fazla mesai ücreti almaya hak kazanmaz. Muaf bir çalışanın muaf olmayan çalışan olarak sınıflandırılması, gereksiz fazla mesai ödemelerine yol açabilir.
• Muaf olmayan çalışanların muaf çalışanlar olarak sınıflandırılması: Bu durum daha sorunludur; çünkü fazla mesai ödemesinin yapılmamasına, Adil Çalışma Standartları Yasası'nın (FLSA) ihlal edilmesine ve olası davalar ile cezalara yol açar.
• Bağımsız yüklenicilerin çalışan olarak sınıflandırılması: İşletmeler bazen yüklenicilere yanlışlıkla çalışan gibi muamele eder; bu da gereksiz vergi kesintilerine ve yan hak ödemelerine yol açar.
• Çalışanın bağımsız yüklenici olarak sınıflandırılması: Daha yaygın olarak çalışanlar, yan hakları ve vergileri ödemekten ve iş kanunlarına uymaktan kaçınmak için yüklenici olarak sınıflandırılır. FedEx'in de gördüğü gibi, bu durum ciddi hukuki ve mali sonuçlara yol açabilir.

Author's Tip

Belirsiz durumlarda, çalışan sınıflandırmasını belirlemenize yardımcı olması için IRS yönergelerini (SS-8 Formu) kullanabilirsiniz.

3. Ücret hesaplama hataları

Ücretlerin, fazla mesainin veya kesintilerin hesaplanmasındaki hatalar, çalışanlara eksik ya da fazla ödeme yapılmasına neden olabilir; bunların hiçbiri ideal değildir. 

Bu durum, birden fazla ücret yapısının bulunduğu sektörlerde özellikle karmaşık hale gelebilir. Örneğin diş hekimliği bordrosu, aynı muayenehanede saatlik ücretleri, maaşları, üretime dayalı ödemeleri ve primleri içerebilir; bu da fazla mesai ve ücret hesaplamalarını hataya daha açık hale getirir.

Bordro hesaplama hataları çeşitli aşamalarda ve birden fazla nedenle ortaya çıkabilir. Yaygın hesaplama hatalarının ayrıntılı bir dökümü şöyledir:

• Saatlik ücret hataları
• Çalışılan saat/gün hataları 
• Fazla mesainin doğru hesaplanamaması (unutmayın, molalarda çalışmak gibi durumlar da hesaba katılır)
• Yanlış fazla mesai oranı veya dönemi
• Yanlış vergi kesintileri
• Uygulanmayan ücret değişiklikleri (yaygın)
• Yanlış yan hak hesaplamaları ve kesintileri
• Vardiya farklılıklarının doğru uygulanmaması 
• Para birimi dönüştürme hataları.

İpucu

Sistem yuvarlama hatalarına dikkat edin. Bordro yazılımının zaman takip yazılımından farklı şekilde yuvarlama yaptığı ve bunun zaman içinde birikerek binlerce dolarlık küçük farklar oluşturduğu durumlar gördüm.—Andrew Lokenauth, Kısmi Zamanlı CFO ve mali danışman

4. Vergiye tabi çalışan ücretlerinin tüm biçimlerinin bildirilmemesi

Ücretlerin maaşlar, ücret ödemeleri, maaşlar, ikramiyeler ve komisyonlardan ibaret olduğunu unutmak kolaydır. IRS'ye bildirilmesi gereken diğer bazı ücret biçimleri şunlardır:

• Yan haklar: Şirket araçları, spor salonu üyelikleri veya konut ödenekleri gibi nakit olmayan yan haklar, belirli muafiyetlere girmiyorsa vergiye tabi gelir olarak dahil edilmelidir.
• Hisse senedi opsiyonları: Çalışanlara verilen hisse senedi opsiyonlarının değeri, kullanıldığında vergiye tabi gelir olarak bildirilmelidir.
• Geri ödenen masraflar: Ticari gider olarak gerektiği şekilde belgelenmeyen kişisel harcama geri ödemeleri, vergiye tabi gelir olarak bildirilmelidir.
• Hediye kartları ve ödüller: Çalışanlara verilen hediye kartları, ödüller veya diğer nakit olmayan ödüller vergiye tabidir ve bildirilmelidir.
• Kıdem tazminatı: Kıdem tazminatı ve birikmiş izin ödemeleri dahil olmak üzere, iş akdinin sona ermesi üzerine çalışanlara yapılan ödemeler vergiye tabi gelire dahil edilmelidir.
• Bahşişler ve ikramlar: Konaklama ve yiyecek hizmetleri sektörü gibi bahşiş alan çalışanlar için bu ödemeler uygun şekilde bildirilmeli ve vergilendirilmelidir.
• Ödenekler: Yemek veya seyahat için verilenler gibi çalışanlara sağlanan her türlü ödenek, belirli vergiden muaf kriterleri karşılamadığı sürece vergiye tabi gelire dahil edilmelidir.

5. Eyalet ve yerel yasalara uyulmaması

Bazı eyalet ve yerel yönetimlerde, federal düzenlemelerden farklı özel bordro düzenlemeleri bulunur. 

Eyalet ve yerel yasalara uyulmamasının sorunlara yol açabileceği bazı yaygın alanlar şunlardır:

• Asgari ücret yasaları: Birçok eyalet ve yerel yönetimde, federal asgari ücretten daha yüksek asgari ücret oranları vardır. İşverenler, geçerli en yüksek oranı ödemelidir. Bunun yapılmaması ücret taleplerine ve cezalara yol açabilir.
• Fazla mesai düzenlemeleri: Eyalet yasalarında fazla mesaiye uygunluk ve oranlar için farklı kriterler bulunabilir. Bazı eyaletler, haftada 40 saatin yanı sıra bir günde sekiz saati aşan çalışma için de fazla mesai ücreti ödenmesini zorunlu tutar. Bu kuralların göz ardı edilmesi eksik ödemeye ve hukuki işlemlere yol açabilir.
• Ücretli hastalık izni: Birçok eyalet ve belediye çalışanlara ücretli hastalık izni verilmesini zorunlu kılar. Bu yasalar, izin birikim oranları, kullanım ve bir sonraki döneme devretme hükümleri bakımından farklılık gösterir. Gerekli hastalık izninin sağlanmaması para cezalarına ve çalışan şikayetlerine yol açabilir.
• Ücretli aile ve sağlık izni: Bazı eyaletlerin, federal Aile ve Tıbbi İzin Yasası'nın (FMLA) sağladıklarının ötesinde haklar sunabilen kendi aile ve sağlık izni programları vardır. Cezalardan kaçınmak için işverenler bu programlara uymalıdır.
• Dinlenme ve yemek molaları: Eyalet yasaları çalışanlar için belirli dinlenme ve yemek molalarını zorunlu kılabilir. Örneğin California, çalışılan her beş saat için 30 dakikalık yemek molası ve çalışılan her dört saat için 10 dakikalık dinlenme molası verilmesini zorunlu kılar. Uyulmaması ücret taleplerine ve cezalara yol açabilir.
• Son maaş ödemeleri: Eyaletlerde, bir çalışanın işine son verilmesi veya istifa etmesinden sonra son maaş ödemesinin ne zaman yapılması gerektiğine ilişkin farklı şartlar bulunur. Son maaş ödemelerinin yapılmasındaki gecikmeler veya ihmaller para cezalarına ve yaptırımlara yol açabilir.

6. Yinelenen ödemeler

Yinelenen ödemeler, genellikle manuel veri girişi hataları, senkronize olmayan sistemler veya bordro yazılımında tekrarlanan ödeme gönderimleri nedeniyle bir çalışana aynı ödeme dönemi için birden fazla ödeme yapılması durumunda ortaya çıkar.

Fazla ödemeler nakit akışı sorunları yaratabilir, finansal kayıtları çarpıtabilir ve zamanında düzeltilmezse uyumluluk risklerine yol açabilir. 

Fazla ödenen paranın geri alınması da, özellikle çalışan parayı çoktan harcadıysa, garip veya zor bir durum olabilir!

7. Geciken veya atlanan bordro ödeme işlemi

Bu durum; kaçırılan son tarihler, işlem hataları, banka tatilleri ya da bordro sistemleri veya banka transferleriyle ilgili teknik sorunlar nedeniyle çalışanlara beklenen ödeme gününde ödeme yapılmadığında ortaya çıkar.

Geç yapılan bordro ödemeleri çalışanların güvenini zedeler, iş yasalarını ihlal eder (birçok hukuk bölgesinde) ve düzenleyici kurumların cezalar uygulamasına neden olabilir. Maaştan maaşa yaşayan çalışanlar için kısa süreli bir gecikme bile finansal sıkıntıya yol açabilir.

8. Son maaş ödemesinin hatalı işlenmesi

Son maaş ödemeleri, özellikle bir işten ayrılma işlemini aceleyle gerçekleştirmeye çalışıyorsanız veya işten ayrılış sürecinde bir ayrıntıyı gözden kaçırdıysanız, karmaşık hale gelebilir. 

Kullanılmamış izin süresinin ücretini ödemeyi unutmak, yanlış kesintiler uygulamak veya eyalet yasalarının zorunlu kıldığı son tarihleri kaçırmak hukuki sorunlara ya da hayal kırıklığına uğramış eski bir çalışana yol açabilir.

Birçok eyalette son maaş ödemesinin yapılması için katı süreler vardır; bazıları işten ayrılma üzerine aynı gün ödeme yapılmasını zorunlu kılar.

9. Hatalı kayıt tutma

Yetersiz veya hatalı kayıt tutma, vergi makamları ya da çalışma departmanları tarafından gerçekleştirilen denetimler (ayrıca iç bordro denetimleri) sırasında tutarsızlıklara ve vergi bildirimleriyle ilgili sorunlara yol açabilir.

Bordro işlemlerinizi tamamen dış kaynak kullanarak gerçekleştirmenin en büyük avantajlarından biri, kayıt tutma işinin artık başkasının sorunu haline gelmesidir!

10. Bildirim son tarihlerini kaçırma

Bordro bildirimlerinin son tarihlerini kaçırmak, cezalara ve uyumluluk sorunlarına yol açabilecek yaygın ancak ciddi bir hatadır.

İşverenler; bordro vergileri için üç aylık Form 941, FUTA için yıllık Form 940 ve W-2, W-3 ve 1099 gibi yıl sonu formları da dahil olmak üzere çeşitli federal, eyalet ve yerel formları sunmakla sorumludur ve her birinin kesin son teslim tarihleri vardır.

Bu son tarihlerin çoğu ocak ayına veya her çeyreğin sonuna denk gelir ve bunların kaçırılması IRS veya eyalet kurumları tarafından para cezaları uygulanmasına neden olabilir

Uyumluluğu korumak için tüm bildirim son tarihlerini içeren bir bordro takvimini güncel tutmak ve bordro sisteminizin veya hizmet sağlayıcınızın bildirimlerin zamanında sunulmasını desteklediğinden emin olmak büyük önem taşır.

Bordro Hatalarından Nasıl Kaçınılır: 18 En İyi Uygulama

Gördüğünüz gibi, bordroyu yönetmek için takip edilmesi gereken oldukça fazla şey var. Hataları en aza indirmeye ve dayanıklı bir bordro süreci oluşturmaya yardımcı olması için bu bordro en iyi uygulamalarını kullanın.

1. Bordro prosedürlerini belgeleyin

Kesirli CFO ve finans danışmanı Andrew Lokenauth'un vurguladığı gibi: “Belgeleme her şeydir. Ekibim, her müşterinin kendine özgü bordro gereksinimleri için ayrıntılı süreç belgeleri tutuyor; buna ücret haczi kararları, özel kesintiler ve sendika anlaşmaları da dahil.”

Bordro prosedürlerinizi bir bordro kontrol listesiyle birlikte açıkça belgelemek, tüm süreci daha sorunsuz, daha tutarlı ve ölçeklendirilmesi daha kolay hale getirir.

Bu, ister düzenli yöneticiniz ister yedeğiniz olsun, bordroyu yöneten herkesin zaman çizelgelerini toplamaktan vergi bildirimlerini sunmaya kadar hangi adımları izlemesi gerektiğini tam olarak bilmesini sağlar.

Ayrıca hatalar meydana gelirse veya sorular ortaya çıkarsa, iyi belgelenmiş bir süreç size gözden geçirip iyileştirebileceğiniz somut bir temel sunar.

Şirketiniz büyüdükçe bu belgeleri güncellemeniz önemlidir. Tek bir çalışan için bordro hazırlamak, aylık olarak 10, 50, 100 veya 1000 çalışanın bordrosunu işlemekten çok farklıdır.

2. Açık bordro politikaları oluşturun

Açık ve iyi belgelenmiş bordro politikaları, bordronun tutarlı, adil ve yasalara ve kurum içi beklentilere uygun şekilde işlenmesini sağlamaya yardımcı olur.

Çalışanlar ve yöneticiler fazla mesai, ikramiyeler, çalışma süresinin takibi ve izin gibi unsurların ücretlerini nasıl etkilediğini anladığında kafa karışıklığı, bordro anlaşmazlıkları ve İK veya bordro ekibinizin üzerindeki yük azalır. Çalışma süresi takip yazılımının başlıca avantajlarından biri, bu görünürlüğü yöneticilere sağlamasıdır.

Bu politikalar ayrıca istisnaları veya özel durumları ele alırken bir başvuru noktası görevi görür ve standart prosedürleri açıkça belirterek yeni bordro personelinin işe daha sorunsuz bir şekilde uyum sağlamasına yardımcı olur.

İpucu: Bordro politikalarınızı kolayca erişilebilir bir yerde tutun (ör. çalışan el kitabınızda veya İK portalınızda) ve güncel yasaları ve şirket uygulamalarını yansıttıklarından emin olmak için en az yılda bir kez gözden geçirin.

3. Çalışan kayıtlarını doğru tutun

Temel gibi görünse de birçok bordro hatası doğrudan güncel olmayan veya eksik çalışan kayıtlarından kaynaklanır.

Bu durum, İK ve bordro ekipleri arasında düzenli incelemelere, sürüm kontrolüne ve ekipler arası koordinasyona duyulan ihtiyacı pekiştirir.

Bordro yazılımı gibi teknolojileri kullanmanın avantajı, birçok sağlayıcının çalışanların banka hesabı bilgileri gibi bilgilerini güncelleyebildiği bir self servis portalına sahip olmasıdır.

İyi bordro sistemleri, manuel veri girişini azaltmak ve doğru kayıtlar sağlamak için İKYS ve zaman takip yazılımı gibi diğer uygulamalarla entegre olur.

Uzman ipucu

Bir çalışanın uzaktan çalışma durumu, farklı yerel vergi kesintileri gerektirebilir. Adresleri konum belirleme yazılımı kullanarak doğrulayın veya çalışanlarınızdan adreslerini her yıl teyit etmelerini isteyin.—BJ Anderson, Bordro ve İzin Yönetimi Direktörü, Humareso

4. Mümkün olduğunca otomatikleştirin

Amalou Consulting'nin Kurucusu Katrina Magdol'un önerdiği gibi, “Benim tavsiyem, sürecin mümkün olduğunca büyük bir bölümünü otomatikleştirmenizdir. Çalışanlarınızın bordro formlarını doldurmasını ve güvenli bir şekilde saklamasını otomatikleştirerek işe alım sürecinden başlayın. Çalışan değişiklikleri söz konusu olduğunda da aynı yöntemi uygulayın.

Örneğin, yeni bir ücret oranına sahip bir çalışanınız mı var? Ücretlerinin doğru şekilde işlenmesini sağlamak için ücret oranı değişikliği onaylanır onaylanmaz sisteminize bir hatırlatıcı veya işaret eklemenin bir yolunu bulun.

Diğer teknolojileri de kullanabilirsiniz ve kullanmalısınız. Örneğin, bordroyu işlemek için proaktif olarak zaman ayırmak ve bordro takviminizle uyumlu yinelenen toplantı davetleri oluşturmak için takviminizden yararlanın; bordroya veri girmek, bordroyu incelemek, onaylamak ve göndermekten sorumlu herkesi davet edin.”

Bordro yazılımına yatırım yapmak, hesaplamaları otomatikleştirerek ve en güncel vergi oranları ile mevzuat değişikliklerini takip ederek zaman kazandırabilir ve doğruluğu artırabilir. Size yardımcı olmak için, işte bazı önemli bordro yazılımı özellikleri.

Uzman ipucu

Hesaplamalar, vergi tabloları ve yan hak kesintileri için otomasyondan yararlanın; ancak işlem sonrası doğrulamaları asla atlamayın. Her bordro işleminden sonra son bir kontrol yapın: bordro özetlerine bakın, birkaç çalışanın kaydını örnekleme yoluyla kontrol edin ve ödemeler dağıtılmadan önce toplamları doğrulayın.—BJ Anderson, Humareso’da Bordro ve İzin Yönetimi Direktörü.

5. Mevzuat konusunda güncel kalın

Yerel, eyalet ve federal vergi yasaları ile istihdam mevzuatı hakkındaki bilginizi düzenli olarak güncelleyin. 

Buna vergi oranlarındaki değişiklikleri, asgari ücret yasalarını, fazla mesai kurallarını ve yan haklara ilişkin mevzuatı anlamak dahildir.

Bunu yapmanın birkaç yolu vardır:

Resmî devlet güncellemelerine abone olun

• IRS Vergi İpuçları veya Bordro Sektörü e-Haberleri gibi bültenlere kaydolun.
• Ücret ve çalışma saatleri yasalarındaki değişiklikler (FLSA güncellemeleri gibi) için dol.gov adresindeki güncellemeleri takip edin.
• Çoğu eyaletin kendi çalışma bakanlığı veya vergi dairesine ait e-posta uyarıları ya da RSS akışları vardır.

İpucu: Eyaletinizin Gelir Dairesi ve Çalışma Bakanlığı web sitelerini yer imlerine ekleyin ve üç ayda bir kontrol edin.

Güvenilir bordro haber kaynaklarını takip edin

• SHRM, Bloomberg Tax, ADP Spark ve APA (Amerikan Bordro Birliği) gibi siteler güncel bilgiler, web seminerleri ve uyumluluk kılavuzları sunar.
• Bordro yazılımı sağlayıcıları genellikle mevzuat haberleri ve sistem güncellemeleri içeren bloglar veya bilgi merkezleri işletir.

İpucu: “bordro vergisi değişiklikleri [eyaletiniz]” veya “asgari ücret 2026” gibi ifadeler için Google Uyarıları oluşturun.

Mesleki kuruluşlara katılın

• Amerikan Bordro Birliği (APA) gibi kuruluşlar bültenler, sertifikalar, atölye çalışmaları ve eyalete özgü güncellemeler sağlar.
• Yerel bordro veya İK dernekleri de etkinlikler düzenleyebilir ya da bölgenizi etkileyen değişikliklerle ilgili güncel uyarılar gönderebilir.

Bir bordro sağlayıcısıyla veya danışmanla ilişki kurun

• Gusto, ADP veya Paychex gibi bordro sağlayıcıları, platformlarına entegre edilmiş uyumluluk desteği, uyarılar ve yasal güncellemeler sunar.
• Harici bir muhasebeci veya İK danışmanı kullanıyorsanız, ilgili mevzuat değişikliklerini sizin için bildirmelerini isteyin.

İpucu: Manuel takibi azaltmak için yerleşik vergi güncellemeleri ve uyumluluk izleme özelliklerine sahip bordro yazılımı kullanın.

6. Her ödeme tarihi için özel bir klasör oluşturun

Red Clover HR Operasyon Direktörü Eric Mochnacz şöyle tavsiyede bulunuyor: “Günümüzde insanların eş zamanlı olmayan iletişim yöntemlerini kullanması nedeniyle bordro güncellemelerinin ve değişikliklerinin gözden kaçması kolaydır.

Bu nedenle bunun gerçekleşmemesini sağlamanın bir yolu, her ödeme tarihi için klasörler oluşturmaktır.  Ücret oranlarındaki değişiklikler, kesinti değişiklikleri, ek ödemeler veya bordroya yansıtılması gereken başka herhangi bir konuyla ilgili bilgi aldığınızda bunu ilgili klasöre kaydedin. 

Böylece bordro işlemleri sırasında, bordroyu çalıştırmadan önce her bir kalemin uygun şekilde güncellenip güncellenmediğini kontrol edebilirsiniz.”

Her bordro dönemi için özel bir klasör oluşturmak düzenli kalmanıza yardımcı olur ve denetimleri veya sorunların çözümünü çok daha kolaylaştırır.

7. Bir bordro acil durum planınız olsun

Her şey olabilir—insanlar hastalanabilir, sistemler çökebilir, bankalarda kesintiler yaşanabilir. Bu nedenle bordro için hazırda bir yedek plan bulundurmak akıllıca olacaktır.

Bu plan, eğitilmiş ve hazır durumda ikinci bir bordro işlemcisi bulundurmayı, ödemeleri onaylamak için kimin devreye girebileceğini belirlemeyi, acil durum fonlarına erişimi güvence altına almayı ve baskı altında hiçbir şeyin atlanmaması için bir bordro kontrol listesini el altında tutmayı içerebilir. 

Önceden plan yapmak, beklenmedik bir durum ortaya çıksa bile ekibinizin zamanında ödeme almasını sağlar.

8. Ücret oranlarındaki her değişiklik için yazılı doğrulama isteyin

Ücret oranlarındaki her değişiklik için yazılı doğrulama istemek, çalışan ile şirket arasında açık ve belgelenmiş bir anlaşma bulunmasını sağlamaya yardımcı olur.

Anderson şu noktayı vurguluyor: “Bunlar size gönderilen formlar olabilir veya onayların ardından sisteminizi güncelleyen bordro sisteminizin otomatik Değişiklik Formları kullanılabilir."

Author's Tip

Herhangi bir banka hesabı değişikliği konusunda özellikle dikkatli olun. E-posta adreslerini ele geçirerek iş arkadaşı veya müşteriymiş gibi davranan dolandırıcılar vardır.

9. Düzenli denetimler ve mutabakat

Her bordro çalıştırmasından sonra tam kapsamlı bir denetim yapmanız gerekmese de düzenli bordro sürecinizin bir parçası olarak kısa bir inceleme veya “mini denetim” ya da bordro mutabakatı planlamak akıllıca olacaktır.

Bu hızlı kontrol şunları içerebilir:

• Toplamların beklenen bordro maliyetleriyle eşleştiğini doğrulamak
• Doğruluk açısından birkaç çalışanın ücret kayıtlarını incelemek (özellikle yeni işe alınanlar veya dönem dışı düzenlemeler için)
• Vergilerin ve kesintilerin doğru göründüğünden emin olmak
• Her türlü değişikliğin (zamlar, PTO ödemeleri, ikramiyeler) doğru şekilde işlendiğini doğrulamak.

Ardından, uyumluluğu, sınıflandırmaları ve kayıt tutma süreçlerini daha ayrıntılı şekilde incelediğiniz kapsamlı bordro denetimlerini üç ayda bir veya yılda bir planlayın.

Anderson, asgari olarak kesintileri, vergi stopajlarını ve çalışılan saatleri aylık olarak örneklem yöntemiyle kontrol etmeyi; ücret oranı değişikliklerini, PTO tahakkuklarını ve bordro defteri/büyük defter doğruluğunu ise her üç ayda bir denetlemeyi öneriyor.

İdeal olarak bordro denetimleri, tüm kesintilerin mahkeme kararlarına veya yasal gerekliliklere uygun olduğunu doğrulamak için ücret haczi hesaplamaları gibi tüm özel durumların da incelenmesini içermelidir.

İpucu: Yapabildiğiniz işlemleri otomatikleştirin (anormallikleri veya eşik uyarılarını işaretlemek gibi), ancak her bordro kesinleştirilmeden önce bunu mutlaka son bir insan incelemesiyle destekleyin.

10. Çift kontrol yapın

Magdol şöyle öneriyor: “Süreci, gönderilmeden önce önizlemenin (veya ön işlem kaydının) tamamen incelenmesi için (en azından) iki farklı kişinin görev almasını gerektirecek şekilde tasarlayın. İki kişinin tüm ayrıntıları incelemesi, hatalardan kaçınmanın ve sahtekârlığı önlemenin en etkili yollarından biridir.”

11. Takvimleri senkronize edin

Kısmi zamanlı CFO Kimberly DeCarrera, Springboard Legal, bordro ve kişisel takvimlerin senkronize edilmesini öneriyor:

“Bordro yazılımınızdaki takvimi alıp kendi takviminize indirmeniz iyi bir fikirdir; buna tek tek bordro tarihleri, gönderim yapmanız gereken tarihler, bordro vergisi ödemelerinin ve raporlarının son tarihleri dahildir.

Bordro takviminin ana iş takviminizde (Microsoft Outlook, Google Workspace vb.) bulunması, bir bordro veya muhasebe yöneticisinin çeşitli son tarihleri ve hatırlatıcıları takip etmesine yardımcı olur.”

12. Mütevazı bordro kayıt defterini ihmal etmeyin

Mochnacz bize şunu hatırlatıyor: “Bence insanlar bordro kayıt defterinin ne kadar değerli bir araç olduğunu unutuyor.  

Gönder düğmesine basmadan önce oluşturulup incelendiğinde, herkesin ücretinin doğru ödendiğinden, kritik kesintileri atlamadığınızdan ve bordro klasöründeki belgelerde yaptığınız değişikliklerin uygun şekilde yansıtıldığından emin olmanızı sağlayan son kontrol noktasıdır.”

İpucu: Uyumluluğu ve geçmişe dönük incelemeleri desteklemek için her bordro kayıt defterini en az 3–4 yıl boyunca güvenli bir şekilde (fiziksel veya dijital olarak) arşivleyin.

13. Çalışanlarla açık iletişim kurun

Bordro politikaları ve değişiklikleri konusunda açık iletişim kanallarını koruyun, anlaşılır ve ayrıntılı ücret bordroları sağlayın ve çalışanların ücretleriyle ilgili sorularını yanıtlamaya hazır olun.

Hatalar meydana gelebilir. Böyle bir durumda ne olduğunu açıklayın ve sorunu çözmek için neler yapabileceğiniz konusunda onlarla birlikte çalışın.

14. Yıl sonu işlemlerine erkenden hazırlanın

Lokenauth şu uyarıda bulunuyor: “Yıl sonu işlemlerini asla aceleye getirmeyin. İhtiyacım olduğunu düşündüğüm sürenin 3 katından fazlasını ayırırım. Aralık ayı, W-2 hazırlıkları, ikramiye hesaplamaları ve yan hak değişiklikleri nedeniyle her zaman çok yoğun geçer. Ayrıca, stopajlarını değiştirmek isteyen çalışanlarla ilgili son dakika sorunları da her zaman yaşanır.”

Bu nedenle yıl sonu bordro sürecine çok önceden başlayın. Buna çalışan bilgilerinin doğrulanması, bordro kayıtlarının güncellenmesi ve vergi belgelerinin dağıtımına hazırlanılması dahildir.

15. Eğitim sağlayın

Düzenli eğitim, ekibinizin yasal değişiklikleri takip etmesine ve bordro araçlarını tüm potansiyelleriyle kullanmasına yardımcı olur.

Bu sürece etkili bir şekilde yaklaşmak için öncelikle ücret dönemleri, kesintiler ve zaman kaydı gibi temel kavramlar konusunda temel eğitim verin.

Ardından bordro yazılımınızla ilgili uygulamalı oturumlar düzenleyin ve web seminerleri, bültenler veya kurum içi bilgilendirmeler aracılığıyla ekibi mevzuat değişiklikleri konusunda güncel tutun.

Lokenauth'un önerdiği gibi, “Eğitim çok önemli, ancak sıkıcı türden değil. Müşterilerimin bordro ekipleri için senaryo tabanlı atölye çalışmaları hazırlıyorum. Çok eyaletli vergilendirme sorunları ve yıl ortasında yapılan yan hak değişiklikleri gibi gerçek dünya örnekleri üzerinde çalışıyoruz. Uygulamalı pratik büyük fark yaratıyor.”

16. Profesyonel tavsiye alın

Şüpheye düştüğünüzde, özellikle bordro yasaları ve uygulamalarındaki karmaşık konular veya büyük değişiklikler söz konusu olduğunda bordro uzmanlarına ya da hukuk danışmanlarına başvurun. 

Her şey biraz fazla geliyorsa, süreci sizin için yönetebilecek birçok bordro şirketi bulunuyor.

Uzman ipucu

Vergi daireleri ve denetçilerle güçlü ilişkiler kurun. Sadece doğru kişinin doğrudan telefon hattına sahip olduğum için bazı zor durumlardan kurtuldum. Otomatik telefon sistemlerinde takılıp kalmadığınızda sorunları çözmek 100 kat daha kolay oluyor.—Andrew Lokenauth, Kısmi Zamanlı CFO ve finans danışmanı

17. Acele etmeyin

Kendi hatalarınızı fark edebilmek için sürecinizi istikrarlı bir tempoda yürütün. Bilge birinin bir zamanlar söylediği gibi, “On hatayla tavşan olabilir ya da sıfır hatayla kaplumbağa olabilirsiniz.”

18. Çalışanların görüşlerini alın

CBS Group bünyesinde kıdemli muhasebeci olan Malcolm Ferrante'nin vurguladığı gibi,

“Çalışanların görüşlerini almak, sorunlu noktaları aydınlatabilir ve iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarabilir.”

People Managing People Bültenine Abone Olun

Daha fazla bordro ve diğer yetenek yönetimi içgörüsü için İK ve işletme liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alacaksınız.