Paylaşımlı masa, çalışanların kendilerine atanmış masalarının olmadığı, bunun yerine ofise geldiklerinde mevcut çalışma istasyonları arasından seçim yaptıkları esnek bir ofis düzenidir. Bu model, şirketlerin alan kullanımını en üst düzeye çıkarmasına ve gayrimenkul maliyetlerini azaltmasına olanak tanıyarak hibrit ve uzaktan çalışmayı destekler.
Bu makalede paylaşımlı masanın tam olarak nasıl işlediğini, fikrin nereden ortaya çıktığını, avantajlarını ve dezavantajlarını, otelleme ve serbest yer seçimi gibi benzer modellerle karşılaştırmasını ve kuruluşunuzda nasıl başarılı bir şekilde uygulanacağını ayrıntılı olarak ele alacağız.
Hibrit çalışmayı sürdürülebilir ve uygun maliyetli hâle getirmenin yollarını araştırıyorsanız bu rehber, paylaşımlı masanın ekibiniz için doğru seçenek olup olmadığını değerlendirmenize yardımcı olacaktır.
Paylaşımlı Masa Nedir?
Paylaşımlı masa, çalışanların kalıcı olarak kendilerine atanmış koltuklara sahip olmak yerine mevcut masaları ilk gelen kullanır esasına göre kullandıkları esnek bir çalışma alanı modelidir. Masa paylaşımı veya esnek çalışma olarak da bilinen bu yaklaşım, kullanılmayan ofis alanını azaltarak ve ekip iş birliğini teşvik ederek hibrit çalışma ortamını destekler.
Modern paylaşımlı masa uygulamaları, kullanılabilirliği takip etmek, çalışma alanı kullanımını analiz etmek ve çalışanlar için sorunsuz bir kullanıcı deneyimi oluşturmak amacıyla genellikle masa rezervasyon araçlarına veya ofis alanı yönetim yazılımlarına dayanır. Ofis alanının kullanımını optimize eden paylaşımlı masa uygulaması, daha akışkan çalışma programlarına uyum sağlarken işletmelerin gayrimenkul maliyetlerini düşürmesine yardımcı olur.
Daha fazla kuruluş hibrit çalışma programlarını benimsedikçe pek çoğu ofislerini küçültüyor ve kalıcı masalardan paylaşımlı masa uygulamasına geçiyor. Paylaşımlı masa ve diğer daha gelişmiş ofis alanı yönetim platformları bu süreci önemli ölçüde kolaylaştırabilir.
Farklı Paylaşımlı Masa Modelleri Var mı?
Evet! Paylaşımlı masa, kuruluşunuzun ne kadar yapılandırma veya esneklik istediğine bağlı olarak çeşitli biçimler alabilir. Bazı modeller tamamen açık oturma düzenine izin verirken diğerleri belirli ekipleri veya çalışma biçimlerini desteklemek için masa rezervasyon sistemlerini ya da belirlenmiş bölgeleri içerir.
İhtiyaçlarınıza en uygun seçeneği bulmanıza yardımcı olmak için her bir paylaşımlı masa tarzını aşağıda daha ayrıntılı olarak açıkladım.
Şimdi biraz sabırlı olun, çünkü terminoloji biraz kafa karıştırıcı hâle gelmek üzere...
Paylaşımlı masa ve serbest yer seçimi
Paylaşımlı masa ve serbest yer seçimi bazen birbirinin yerine kullanılsa da aralarında ince bir fark vardır.
Paylaşımlı masa genellikle çalışanların ofise geldiklerinde uygun herhangi bir masayı sahiplendikleri ilk gelen kullanır sistemini ifade eder. Ancak günümüzde pek çok şirket, süreci daha yapılandırılmış hâle getirmek için paylaşımlı masa rezervasyon yazılımı (ücretli ve ücretsiz seçenekler mevcuttur) kullanıyor; böylece kullanıcılar masaları gerçek zamanlı olarak görüntüleyip rezerve edebiliyor.
Serbest yer seçimi de atanmış oturma düzenini ortadan kaldırır, ancak genellikle IoT özellikli masa sensörlerinden toplanan gerçek zamanlı doluluk verilerini ve çalışma alanı yönetim platformlarını içerir. Teknoloji odaklı bu yaklaşım, çalışanlara nerede oturacakları konusunda daha fazla görünürlük ve kontrol sağlar; ayrıca tesis ekiplerinin kullanım eğilimlerini izlemesine yardımcı olabilir.
Her iki model de hiyerarşileri ortadan kaldırmayı, kendiliğinden gelişen iş birliğini teşvik etmeyi ve departmanlar arası iletişimi ve ofis alanının ortak sorumluluğunu destekleyerek hibrit çalışma kültürünü geliştirmeyi amaçlar.
Paylaşımlı masa ve ofis otellemesi
Paylaşımlı masa ile ofis otellemesi arasındaki temel fark, masaların nasıl tahsis edildiğidir.
- Paylaşımlı masada masalar ilk gelen kullanır esasına göre sahiplenilir.
- Ofis otellemesinde çalışanlar, tıpkı bir otel odası rezerve eder gibi önceden masa rezerve eder.
Her iki model de kalıcı olarak atanmış masaları ortadan kaldırır ve gerçek zamanlı kullanılabilirliğe dayanır; ancak otelleme daha fazla öngörülebilirlik sunar. Bu durum, özellikle programlarını koordine etmesi veya belirli kaynaklara erişim sağlaması gereken ekipler için önemlidir.
Hibrit programlar daha karmaşık hâle geldikçe pek çok kuruluş, yapıyı ve hesap verebilirliği korurken çalışan özerkliğini desteklemek için masa rezervasyon yazılımını kullanarak her iki modelin unsurlarını bir araya getiriyor.
Paylaşımlı masanın ardındaki felsefe
Paylaşımlı masa yalnızca bir oturma düzeni stratejisi değil, aynı zamanda bir düşünce biçimidir.
Kalıcı masa sahipliğini ortadan kaldıran paylaşımlı masa; hesap verebilirliği, temizliği ve ortak sorumluluğu teşvik eder. Çalışanlar, çalışma alanlarının ertesi gün başka biri tarafından kullanılacağını bildikleri için gün sonunda alanlarını toplama eğiliminde olur.
Pandemi sonrası iş yerinde bu ortak sorumluluk kültürü, hijyenin ve güvenin korunması açısından kritik öneme sahiptir. Ortak çalışma masası kullanımını destekleyen ofislerde, çalışanların kendilerini güvende ve yetkili hissetmelerine yardımcı olmak için genellikle dezenfeksiyon istasyonları, temiz masa politikaları ve temassız rezervasyon araçları sunulur.
Bunu toplantı odası rezervasyon sistemi gibi düşünün; ancak tüm ofisiniz için: ortak kaynaklar verimli bir şekilde yönetilir ve herkes tarafından kullanılır.
Terimin Ardındaki Tarih
Terimin kökenleri bir Deniz Kuvvetleri deyimine dayanır. Bir gemide herhangi bir zamanda birinin çalışıyor olması gerekir. Alanı daha verimli kullanmak için yatakhaneler paylaşılır; denizcilerden biri göreve başladığında ve diğerinin vardiyası sona erdiğinde, ranzalar dönüşümlü olarak kullanılırdı. Ranzaya monte edilen yataklar, onları en son kullanan kişinin ardından her zaman sıcak kaldığı için buna “sıcak ranza kullanımı” adı verilirdi.
Have an account? Log In
Ortak Çalışma Masası Kullanımının Avantajları ve Dezavantajları
Ortak çalışma masası kullanımının avantajları
Kuruluşlar, ortak çalışma masası kullanımını çeşitli nedenlerle hayata geçirir:
Alan kullanımının optimize edilmesi
Ortak çalışma masası kullanımı, çalışanlar arasında masaların paylaşılması sayesinde ofis alanının daha verimli kullanılmasını sağlar. Bu durum özellikle çalışanların ofiste düzensiz aralıklarla bulunduğu hibrit çalışma düzenlerinde geçerlidir.
Maliyet tasarrufu
Ortak çalışma masası kullanımı, bireysel çalışma istasyonlarına duyulan ihtiyacı azaltarak işletmelerin gayrimenkul maliyetlerini düşürebilir.
Çeşitli ofis tasarımlarını kullanarak ne kadar tasarruf edebileceğinize ilişkin ilginç bir veri modeli, CBRE'nin Hibrit İş Yerinin Matematiği raporunda sunulmaktadır. Rapora göre hibrit çalışma düzenine geçen ve alanlarını yeniden değerlendiren şirketler, alan maliyetlerinde %10-%50 arasında tasarruf elde edecektir.
Esneklik ve özerklik
Çalışanlar, ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre çalışma alanlarını seçme özgürlüğüne sahip olur; bu da esnekliği ve özerkliği teşvik eder. Önceden rezervasyon yapmaya gerek yoktur; bu sayede planlama konusunda da esnek davranabilirler.
İş birliğinin güçlendirilmesi
Atanmış koltukların ortadan kaldırıldığı, ancak belirli ekiplerin bir arada tutulduğu ve aynı işlevde çalışan kişilerin hâlâ bir alanı paylaştığı mahalle tipi masa düzeninin aksine, ortak çalışma masası kullanımı farklı ekiplerden ve departmanlardan çalışanlar arasındaki etkileşimi teşvik ederek iş birliğini ve bilgi paylaşımını destekler.
Yaratıcılığın ve üretkenliğin artması
Farklı çalışma ortamları, çalışanlar arasındaki yaratıcılığı ve üretkenliği teşvik edebilir. Bununla birlikte ortak çalışma masası kullanımı, çalışanları hâlâ belirli alanlara yönlendirirken, etkinlik temelli çalışma gibi bir yaklaşım, çalışanların herhangi bir zamanda yaptıkları iş için doğru ortamı bulmalarını sağlar.
HED'de İşyeri Tasarım Lideri olan Rebecca Swanner, People Managing People podcast'inin yakın tarihli bir bölümünde şöyle söyledi: "Etkinlik temelli tasarımın amacı seçim ve özgürlüktür. İnsanlara, ister ofise hangi günlerde geldikleri ister ne sıklıkta geldikleri ister geldiklerinde ofiste hangi alanları kullandıkları konusunda özgürlük tanımak, onlara verebileceğiniz ve insanların gerçekten değer verdiği ücretsiz bir yan hak gibidir."
"Birine en iyi işini nasıl yapabileceğine karar verme seçeneği veya yetkisi verdiğinizde büyük bir güç ortaya çıkar. Bu nedenle etkinlik temelli tasarım, alanınızın yalnızca tek bir çalışma alanı türüyle tasarlanmamasını sağlamaktır."
Okurken bölümün tamamını dinleyin:
Sürdürülebilirliğin teşvik edilmesi
Masa paylaşımı, ofis tasarımına ve kaynak tahsisine daha sürdürülebilir bir yaklaşımı teşvik eder; böylece kuruluşun karbon ayak izini azaltır ve çoğu zaman yerine getirilmeyen ESG hedeflerinden bazılarına en azından yaklaşılmasını sağlar.
Oturma düzeni felsefelerini birleştirebilme
İlk gelenin kullanımına sunulması esasına dayandığı için paylaşımlı masa düzeni, çalışanların ofiste serbestçe hareket etmesine olanak tanıyan çeşitli çok amaçlı ortak alanlar sunan çevik çalışma alanları gibi diğer ofis alanı yönetimi yaklaşımlarıyla birleştirilebilir.
Paylaşımlı Masa Düzeninin Olası Dezavantajları
Paylaşımlı masa düzeninin çok sayıda faydası olsa da böyle bir yaklaşımın olası dezavantajlarını değerlendirmek her zaman akıllıca olacaktır. Dikkate alınması gereken bazı noktalar şunlardır.
- Uygun alan bulmada zorluk: Yoğun saatlerde çalışanlar uygun masa bulmakta zorlanabilir; bu da hayal kırıklığına ve verimliliğin azalmasına yol açabilir.
- Ekip bütünlüğünün kaybolması: Çalışma alanlarının sürekli değişmesi, çalışanlar ekip üyelerine her zaman yakın olmayabileceğinden ekip bütünlüğünü ve iletişimi olumsuz etkileyebilir.
- Hijyen endişeleri: Uygun temizlik protokollerine sürekli olarak uyulmadığında paylaşımlı masalar mikropların ve hastalıkların yayılma riskini artırabilir.
- Güvenlik riskleri: Gizli bilgilerin paylaşımlı masalarda açıkta bırakılması veya yetkisiz kişilerin hassas alanlara erişim sağlaması durumunda paylaşımlı masa düzeni güvenlik riskleri oluşturabilir.
- Kişisel eşyaların yönetimi: Bir zamanlar işe gelir, kişisel eşyalarınızı masanızda kilitler ve gününüze devam ederdiniz. Paylaşımlı masa düzeninde çalışanların bunu yapabilmesi pek olası değildir; bu nedenle bir tür kilitli dolap/depolama sistemi sağlamanız gerekir.
- Dikkat dağınıklığı olasılığı: Açık ve ortak bir ortamda çalışmak daha fazla dikkat dağınıklığına yol açarak konsantrasyonu ve odaklanmayı etkileyebilir. Bu endişeleri azaltmak için rezervasyona uygun sessiz alanlar bulunduğundan emin olun.
Kuruluşunuzda Paylaşımlı Masa Düzeni Nasıl Uygulanır?
Paylaşımlı masa düzeni modeline geçiş, dikkatli bir ofis alanı planlaması ve iletişim gerektirir. İzlenmesi gereken bazı adımlar şunlardır:
- Paylaşımlı masa düzeninin uygulanabileceği alanları belirlemek için mevcut ofis alanı kullanımınızı değerlendirin ve analiz edin.
- Çalışanlara yeni çalışma alanı düzeninde nasıl hareket edecekleri ve mevcut ofis teknolojisi araçlarını nasıl kullanacakları konusunda eğitim ve destek sağlayın.
- Değişikliğin arkasındaki nedenleri ve çalışanların paylaşımlı masa düzeninden bekleyebileceği faydaları açıklayın.
- Çalışanların uygunluğu kontrol etmesini ve çalışma alanlarını önceden rezerve etmesini sağlamak için paylaşımlı masa rezervasyon sistemi veya ofis yönetimi yazılımı gibi yeni ofis teknolojilerini uygulamayı değerlendirin. Bu sistemler, çalışanların alan bulmasını ve masa kullanımının yüksek kalmasını sağlayan gerçek zamanlı oturma planları sunan bir mobil uygulamayla birlikte gelebilir.
- Çalışan geri bildirimlerini düzenli olarak toplayın ve ortaya çıkan endişeleri veya zorlukları gidermek için gerekli düzenlemeleri yapın.
Paylaşımlı Masa Düzeninin Uygulanmasındaki Zorlukların Aşılması
Paylaşımlı masa düzeninin uygulanması bazı zorluklar yaratabilir; ancak dikkatli planlama ve stratejik çözümlerle bunlar etkili bir şekilde yönetilebilir. Bazı örnekler şunlardır:
Değişime direnç
Çalışanlar, kişisel alanlarını kaybetme endişesi nedeniyle başlangıçta değişime direnç gösterebilir. Düzenli iletişim kurmak, eğitim vermek ve endişelerini açıkça ele almak bu direncin azalmasına yardımcı olabilir. Artan esneklik ve iş birliği gibi faydaların açıklanması geçişi kolaylaştırabilir.
Ayrıca kişisel eşyalar için kilitli dolaplar gibi kişiselleştirme seçenekleri sunmak, çalışanların yeni düzende kendilerini daha rahat hissetmelerine yardımcı olabilir.
Adaleti ve uygunluğu sağlama
Açık yönergeler ve politikalar oluşturmak, masaların adil bir şekilde tahsis edilmesini sağlayacak ve çalışanların arzu edilen çalışma alanlarını tekellerine almasını önleyecektir.
Bir masa rezervasyon sisteminin uygulanması, uygunluk durumunu yönetmeye yardımcı olabilir; çalışanların masaları önceden rezerve etmesine olanak tanırken alanlar için yaşanan rekabetin neden olduğu hayal kırıklığını da azaltabilir.
Bu sistemler genellikle masa müsaitliğine ilişkin gerçek zamanlı güncellemeler sunarak süreci daha şeffaf ve verimli hâle getirir ve İK şikâyetlerinin veya hizmet taleplerinin büyük bölümünü ortadan kaldırır.
Gürültü seviyelerini izleme ve yönetme
Açık ofis ortamları gürültü seviyelerinin artmasına neden olabilir; bu da çalışanların dikkatini dağıtabilir ve verimliliği etkileyebilir.
Belirlenmiş sessiz bölgeler oluşturmak, ses yalıtımlı kabinler kullanmak veya gürültü önleyici kulaklıklar sağlamak, çalışanların odaklanmasına yardımcı olabilir.
Ayrıca ortak alanlardaki gürültü seviyelerine ilişkin net görgü kuralları belirlemek, iş birliği ile sessiz çalışma alanları arasında denge kurulmasını sağlayabilir.
Başarıyı ölçme
Paylaşımlı masa düzeninin zorluklarının üstesinden gelmede temel araçlardan biri, ofis yerleşimini optimize etmeye ve masaların verimli kullanılmasını sağlamaya yardımcı olabilecek veri analitiğidir. Ofiste bulunma verileri, alan kullanımı ve doluluk oranları gibi ölçümler; masaların ne sıklıkta kullanıldığı, hangi alanların daha popüler olduğu ve alanın çalışanların ihtiyaçlarını ne ölçüde karşıladığı konusunda değerli içgörüler sağlar.
- Ofiste Bulunma Verileri: Bu veriler, çalışanların fiziksel olarak ofiste bulunduğu zamanları takip ederek şirketlerin en yoğun kullanım saatlerini belirlemesine ve masa müsaitliği ile kapasite ihtiyaçları hakkında veriye dayalı kararlar almasına olanak tanır.
- Alan Kullanımı: İş istasyonlarının, toplantı odalarının ve ortak alanların ne sıklıkta kullanıldığını ölçen şirketler, yerleşimlerini optimize edebilir; kullanılmayan alanları azaltabilir ve kaynakları daha fazla talep gören alanlara yeniden tahsis edebilir.
- Doluluk: Doluluk seviyelerini izlemek, paylaşımlı alanlarda denge kurulmasına yardımcı olarak hiçbir alanın aşırı kalabalıklaşmamasını, diğer alanların ise yetersiz kullanılmamasını sağlar. Bu içgörü, gerçek çalışan hareketlerine ve masa kullanımına dayanarak sessiz bölgelerin veya iş birliğine ayrılmış alanların nereye yerleştirileceğine ilişkin kararlara yön verebilir.
İyi bir paylaşımlı masa düzeni görgüsü için kurallar
Uyumlu ve verimli bir paylaşımlı masa düzeni ortamı sağlamak için net görgü kuralları belirlemek, İK lideri olarak sizin sorumluluğunuzdadır.
Bu kurallar, herkes için saygılı, verimli ve rahat bir çalışma alanı oluşturulmasına yardımcı olur. Temel görgü ilkeleri şunlardır:
- Kişisel Alana ve Eşyalara Saygı Gösterme: Masalar paylaşımlı olsa da çalışma arkadaşlarının kişisel alanına saygı göstermek önemlidir. Başkalarının iş istasyonlarına müdahale etmekten veya izin almadan kişisel eşyalarını kullanmaktan kaçının.
- Kullanımdan Sonra Temizlik Yapma: Çalışma alanını her zaman düzenli ve bir sonraki kullanıcıya hazır şekilde bırakın. Yüzeyleri silin, ortak kullanılan ekipmanları uygun yerlerine geri koyun ve kişisel veya işle ilgili dağınıklıkları ortadan kaldırın. Temiz bir masa, bir sonraki kişi için hoş bir deneyim sağlar ve genel iş yeri hijyenini destekler.
- Uygun Bir Gürültü Seviyesini Koruma: Özellikle açık planlı ofislerde gürültüye dikkat edin. Konuşmaları makul bir ses seviyesinde tutun, sesli içerikler için kulaklık kullanın ve telefon görüşmeleri veya grup tartışmaları için belirlenmiş alanlara geçin. Bu, herkes için odaklanmış ve huzurlu bir ortamın korunmasına yardımcı olur.
- Başkalarının Tercih ve İhtiyaçlarını Gözetme: Paylaşımlı masa düzeni, farklı çalışma tarzlarına sahip çalışma arkadaşları için anlayışlı olmayı gerektirir. Sessizlik tercihine saygı gösterin ve görevleri için belirli araçlara veya kurulumlara ihtiyaç duyabilecek ekip üyelerine uyum sağlayın.
- Çalışma Alanını Kişiselleştirme İpuçları: Paylaşımlı masa düzeni uzun vadeli masa kişiselleştirmesini sınırlayabilse de çalışanlar o gün için çalışma alanlarına kişisel bir dokunuş katabilir. Çalışanları, tanıdıklık hissi oluşturmak için en sevdikleri kupa, defter veya küçük bir bitki gibi küçük eşyalar getirmeye teşvik edin.
- Ortak Alanlardan En İyi Şekilde Yararlanma: Paylaşımlı ilan panoları, ekip üyelerinin ilham verici sözler, güncellemeler veya eğlenceli fotoğraflar paylaşması için harika bir alan olabilir; bu da daha ilgi çekici ve kişiselleştirilmiş bir ofis ortamı oluşturmaya yardımcı olur.
Geleceğin Ofislerini Oluşturmak
Uzaktan ve hibrit çalışmaya geçiş, birçok kuruluşun ofis alanını küçültmesine ve belirli faaliyetlere uyum sağlarken alanı daha iyi kullanmak ve daha fazla iş birliğini teşvik etmek amacıyla akıllı iş yerlerini yeniden tasarlamasına yol açtı.
Paylaşımlı masa düzeni, ofis alanının kullanımını optimize ederek ve esneklik ile ekip çalışması kültürünü teşvik ederek önemli bir rol oynamaya devam edecek.
Henüz bir alan yönetimi çözümü arayışında değilseniz, başlamak için iyi bir zaman. Bu araçlar, ABD'li işverenlerin %71'inin beklediği modele uygun şekilde hibrit çalışmayı benimsemenizi sağlayacak.
Senaryo planlama özellikleri, kuruluşların farklı çalışma alanı yerleşimlerini denemesine de olanak tanıyarak ofis tasarımlarının değişen çalışma düzenlerine uyarlanabilir olmasını ve bu düzenlerle birlikte gelişebilmesini sağlar.
Geleceğin ofisi, verimliliği korumak ve dinamik bir iş gücünün ihtiyaçlarını karşılamak için bu tür teknolojilere dayanır.
Daha fazlası için Modern Bir İş Gücü İçin Dinamik Ofis Alanları podcast'imize göz atın.
Bültenimize Abone Olun
Burada gördüklerinizi beğendiniz mi? People Managing People Bülteni'ne abone olun ve yetenek yönetimiyle ilgili en yeni makalelerimizi, podcast'lerimizi, kaynaklarımızı ve ilham verici içeriklerimizi haftalık olarak alın.
