Performans Değerlendirmesi Nasıl Yazılır: Bir Uzmanın Rehberi

Ekibinizin gerçekten gelişmesine yardımcı olan bir performans değerlendirmesi yazmak için aceleyle yazılmış veya genel geçer yorumlar yerine, gerçek çalışmalara dayanan açık ve spesifik geri bildirimlere odaklanın. Bu makalede, gelişimi teşvik eden ve çalışanlarınızı başarıya hazırlayan, özenli ve gerçeklere dayalı değerlendirmeleri tam olarak nasıl hazırlayacağınızı göstereceğim.

Performans Değerlendirmesi Nedir?

Performans değerlendirmesi, bir performans yönetimi sürecinin parçası olarak yönetici ile çalışan arasında gerçekleştirilen yapılandırılmış bir görüşmedir.

Bu, bir adım geri çekilip nelerin yolunda gittiğine bakmak, nelerin yolunda gitmediği hakkında dürüstçe konuşmak ve ilerleme şekline karar vermek için bir fırsattır. 

Doğru şekilde yapıldığında bu, yalnızca bir süreç değildir; yeniden bağlantı kurmak ve her iki tarafın da iş, beklentiler ve bundan sonraki süreçte başarının nasıl görüneceği konusunda aynı noktada olduğundan emin olmak için bir fırsattır.

Şunu netleştirelim: bir performans değerlendirmesi, bir sorunu birinin ilk kez duyduğu an olmamalıdır.

Önemli geri bildirimleri değerlendirme zamanına kadar saklıyorsanız, yönetici olarak işinizi yapmıyorsunuz demektir. 

Sürekli geri bildirim çok önemlidir. Resmî performans değerlendirmesi sürpriz değil, özettir.

İyi bir performans değerlendirmesi dört şeyi yapmalıdır:

1. Çalışanın güçlü yönlerini ve yakın zamanda yarattığı etkiyi öne çıkarmak
2. Gelişim veya destek gerektiren belirli alanları belirlemek
3. Değişen koşullara göre hedefleri veya beklentileri düzenlemek
4. Çalışanın gelişmesine yardımcı olma konusunda yöneticinin rolünü pekiştirmek.

Bu, özenli olmakla ilgilidir. Rolü, beklentileri, ortamı ve bireyin performansını düşünün. Ayrıca verileri toplayın, gerçek örnekler üzerinde düşünün ve günlük çalışmayı görmüyorsanız başkalarından görüş alın.

Asla hazırlıksız hareket etmeyin. 

Toplantıdan beş dakika önce kendinizi proje dosyalarını karıştırırken veya Slack'te gezinirken buluyorsanız, bunu daha fazla zaman ayırmanız ve bu süreci hak ettiği özenle ele almanız gerektiğinin bir işareti olarak görün.

Çalışan Performans Değerlendirmeleri Nasıl Yazılır?

Şimdi performans değerlendirmesi yazmanın inceliklerine geçelim. Puanlama ölçekleri ve şablonlar kuruluşlar arasında farklılık gösterse de deneyimlerime göre bu süreç, hem ekip üyelerinin hem de yöneticilerin süreçten en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olur.

1. Ekibinizin ve çalışanın performansı üzerine düşünün

Herhangi bir şey yazmadan önce gerçekten düşünmek için zaman ayırın. Değerlendirme şablonunu açıp kutuları doldurmaya başlamayın. 

En iyi değerlendirmeler, nelerin gerçekleştiği, kişinin nasıl katkıda bulunduğu ve tüm bunların bağlam içinde ne anlama geldiği üzerine dikkatli düşünmekle başlar.

Değerlendirme dönemini geriye dönük olarak inceleyin ve genel tabloyu değerlendirin. Sonuçlarla başlayın: Bu kişi gerçekte neyi başardı? Hedeflerine ulaştı mı, hedeflerini aştı mı veya beklentinin altında mı kaldı? 

Yine de sayılarla yetinmeyin. İşin nasıl yapıldığını düşünün. İyi iş birliği yaptı mı? Süreklilik gösterdi mi? İşler zorlaştığında sorumluluk aldı mı?

Ardından biraz uzaklaşıp ekibi bir bütün olarak değerlendirin. 

Bu kişi grup dinamiğine nasıl katkıda bulunuyor? İşin ilerlemesine yardımcı oluyor mu, yoksa sürtüşme mi yaratıyor? Başkalarının destek için başvurduğu kişi mi, yoksa genellikle kenarda mı kalıyor?

Bazen en büyük etki, proje güncellemelerinde veya durum raporlarında değil, birinin başkalarının başarılı olmasına yardımcı olma biçiminde görülür.

Kişiyle günlük olarak yakın çalışmıyorsanız, daha derine inmeniz gerekir. Onunla birlikte çalışan kişilerden görüş alın. 

İçgörü toplamak için kısa geri bildirim formları, iş arkadaşlarıyla bire bir görüşmeler, 360 derece geri bildirim anketleri ve hatta gündelik konuşmalar kullandım. 

Kişinin çalışmalarını yakından görenlerden gelen birkaç özenli yorum, dürüst ve kapsamlı bir değerlendirme oluşturmada büyük fark yaratabilir.

Ayrıca birçok şirkette çalışanlar da sürecin bir parçası olarak öz değerlendirme yapar. Durum buysa, bunu çok erken okumayın; önce kendi değerlendirmenizi ve veri toplama sürecinizi tamamlayın, ardından bakış açılarını karşılaştırmak, örtüşen veya eksik kalan noktaları belirlemek ve çalışanın kendi ilerlemesini nasıl gördüğünü anlamak için öz değerlendirmeyi kullanın. 

Bu, yanıtları eşleştirmekle ilgili değildir; yeni bir şey öğrenmekle ilgilidir. Değerlendirmem sırasında dikkat ettiğim birkaç nokta şunlardır:

• Kişinin yön verdiği temel katkılar ve sonuçlar
• Öne çıkan davranış kalıpları (olumlu veya olumsuz)
• Yıl boyunca daha önce verdiğim geri bildirimler (sürekli geri bildirim şarttır!!)
• Beklentiler ile gerçek performans arasındaki olası farklar
• Gözlemlediklerim ile başkalarının deneyimledikleri arasındaki fark

Bu adımda bana gerçekten yardımcı olan şeylerden biri, düşünmek için fiziksel bir alan oluşturmaktı. 

Bu çalışmayı normal masamda oturarak yapmıyorum; bunun yerine, kâğıtlı tahta ve yapışkan notlar kullanmayı seviyorum. 

Ayağa kalkıp zihnimi boşaltıyor ve dikkat dağıtıcı unsurlar olmadan her bir kişinin performansı hakkında düşünmek için alan yaratıyorum. 

Gözlemlerimi, her biri ayrı bir yapışkan nota olacak şekilde not alıyorum; örneğin projelerde elde edilen başarılar, kaçırılan teslim tarihleri, ekip içi iletişimdeki güçlü yönler veya üzerinde çalıştıkları gelişim alanları. Her yapışkan not, teker teker, tahtaya yerleşiyor:

Ekibimdeki herkes için bunu yaptıktan sonra geri çekilip kalıpları kelimenin tam anlamıyla görebiliyorum. 

Bu, kişinin daha bütünsel bir resmini görmemi sağlıyor ve yazmaya başlamadan önce geri bildirimimi düzenlememe yardımcı oluyor. Ayrıca o gün nasıl hissettiğime değil, gerçeklere ve bağlama odaklanmamı sağlıyor.

Takılıp kaldıysanız kendinize şunu sorun:

• Bu kişi ekipte olmasaydı ne farklı olurdu?
• Başkaları için neyi daha iyi, daha kolay veya daha başarılı hâle getirdiler?

Bu, mükemmellikle ilgili değil. Bir kişinin katkısının kapsamını bütünüyle anlamak ve bunun hakkında açık ve özenli bir şekilde konuşmaya hazırlanmakla ilgili.

2. Geri bildiriminizi taslak hâline getirin ve bunu rolün beklentileriyle ilişkilendirin

Düşünme sürecinizi tamamladıktan sonra yazmaya başlama zamanı gelir. Performans değerlendirmesi taslağını veya şablonunu doldurmaya notlarınızı kullanarak başlayın.

Boş bir sayfayla başlamayın; düşüncelerinize yön vermek, değerlendirmeyi hem yazmayı hem de okumayı kolaylaştırmak için bir yapı kullanın.

Şirketiniz bir performans değerlendirmesi şablonu sağlıyorsa bunu kullanın. Tekerleği yeniden icat etmeye gerek yok; çoğu şablonda hedefler, güçlü yönler, gelişim alanları ve genel performans hakkında yorum yapabileceğiniz bölümler bulunur.

Herhangi bir şablon sağlanmıyorsa kendi şablonunuzu oluşturun. Önerdiğim basit bir örnek şöyle:

• Temel başarılar
• Güçlü yönler
• Geliştirilmesi gereken alanlar
• Hedeflere yönelik ilerleme
• Başkalarından alınan geri bildirimler
• Sonraki adımlar ve destek.

Bu, izlemeniz için net bir taslak sunar ve önemli hiçbir şeyin atlanmamasını sağlar.

Geri bildirimi taslak hâline getirirken, bunu iş tanımına dayanarak rolün beklentileriyle ilişkilendirin (ve rol için bir iş tanımınız yoksa bunu düzeltmenin zamanı gelmiş demektir…). 

Temel sorumluluklar neler? Bu pozisyonda “iyi performans” nasıl görünüyor? Beklenen standardı karşılıyorlar mı, aşıyorlar mı yoksa standardın altında mı kalıyorlar? 

Spesifik olun ve örnekler kullanın; “harika bir tutum” veya “daha iyi iletişim kurması gerekiyor.” gibi belirsiz ifadelerden kaçının.

Bunun yerine ne olduğunu, neleri etkilediğini ve neyin değişmesi gerektiğini yazın.

Örnek: “2. çeyrekte Jasmine, birden fazla tedarikçi gecikmesine rağmen sistem geçişi projesini yönetti ve projenin plan doğrultusunda ilerlemesini sağladı. Hem BT ekibiyle hem de iş ekibiyle proaktif iletişim kurması, sonraki aşamalarda yaşanabilecek gecikmelerin önlenmesine yardımcı oldu. Bu, proje sahiplenme ve işlevler arası iş birliğinin güçlü bir örneğidir.”

Ya da: “Chris, bütçeleme dönemi boyunca teslim tarihlerini sık sık kaçırdı; bu durum finans raporlamamızı geciktirdi ve analist ekibinin fazladan çalışmasına neden oldu. Teslimatlar konusunda daha proaktif bir planlama ve tutarlı bir takip göstermesini bekliyoruz.”

Her nokta, rolde beklenenlerle ve ekip ile kuruluş için en önemli olan şeylerle bağlantılı olmalıdır. Performansın yalnızca gözlemlenmesini değil, eyleme dönüştürülebilmesini sağlayan şey budur.

Değerlendirme taslağını hazırladıktan sonra kendinize okuyun ve şunları sorun:

• Bu, performanslarını açıkça yansıtıyor mu?
• Bunlardan herhangi biri onları şaşırtır mı?
• Her ifadeyi örneklerle destekleyebilir miyim?

Bu adım zaman alır, ancak değerlendirmenin şekillenmeye başladığı yer burasıdır. Dürüst, kapsamlı ve açık olun. 

Yalnızca ne olduğunu açıklamıyorsunuz; birinin nasıl ilerlediğini ve sırada ne olduğunu anlamasına yardımcı oluyorsunuz. 

Bunu yaparken, hayatınızdaki İK çalışanlarını memnun etmeye dikkat edin ve geri bildiriminizi zamanında, İK'nın talep ettiği formatta ve onların tercih ettiği performans yönetimi aracına gönderin. Performans değerlendirmeleriniz için İK'nın peşinizden koşmasına neden olmayın!

3. Performans değerlendirmesini sunmaya hazırlanın

Değerlendirmeyi hazırlama ve doğru şekilde gönderme sürecini tamamladıktan sonra, hakkında değerlendirme yazdığınız çalışanla yapacağınız görüşmeye hazırlanma zamanı gelir! 

Yazılı geri bildirimde olduğu gibi, görüşmeyi de doğaçlamaya bırakmayın (geri bildirimi siz yazmış olsanız bile bu bölümün de hazırlık gerektirdiğini unutmayın). 

Yalnızca yazdıklarınızı yeniden okumak için değil, görüşmenin nasıl ilerlemesini istediğinizi ve çalışanla geçmişte yaptığınız görüşmelerin nasıl geçtiğini düşünmek için de odaklanmış bir hazırlık zamanı ayırın. Harika bir değerlendirme toplantısı yalnızca metni yüksek sesle okumaktan ibaret değildir; düşünülmüş, iki yönlü bir görüşme yapmayı gerektirir.

Görüşmeye girerken hedeflerinizi düşünün.

• Çalışanın bu görüşmeden ne sonuç çıkarmasını istiyorsunuz?
• Hangi konularda gurur duymasını istiyorsunuz?
• Hangi konular üzerinde düşünmesini ve gelişmesini istiyorsunuz?
• Toplantıdan ayrılırken nasıl hissetmesini istiyorsunuz?

Ben ilerlemeyi vurgulayarak başlamayı severim. Güçlü yönleri ve anlamlı katkıları erkenden pekiştirin. İşlerin iyi gittiği noktalarla başladığınızda açıklık, düşünme ve güven için alan yaratırsınız. 

Buradan sonra gelişim alanlarına yargılayıcı olmadan, net bir şekilde geçin. Sorunların etkisini paylaşın ve neyin, neden değişmesi gerektiği konusunda açık olun.

Zor geri bildirimler verecekseniz, bunu nasıl ifade edeceğinizi önceden planlayın. Bundan kaçınmayın. Üstünü şekerle kaplamayın. Ancak kararı bildirmek için değil, bir görüşme yapmak için hazırlıklı gelin. 

Buna, çalışanın nasıl tepki verebileceğini öngörmek de dahildir. Zorlanıyorsa, umarız bunun zaten farkındadır. Hazırlıksız yakalanırsa, durumu değerlendirmek için zamana ihtiyaç duyabilir. Unutmayın, sürpriz olmamalı!! 

Uygulamada yaptığım şey şu:

• Toplantıdan bir veya iki gün önce notlarımı gözden geçirmek için takvimimde zaman ayırırım
• Taslağımdaki hedefleri, ölçütleri ve temel temaları yeniden gözden geçiririm
• Vurgulamak istediğim en önemli mesajları prova eder veya not alırım
• Çalışanın yazılı geri bildirimimi okuyup işleyebilmesi için yazılı değerlendirmeyi benimle toplantıya girmeden hemen önce gönderirim.

Sonuncusu alışılmadık gelebilir ancak işe yarar. 

Çalışan da ben de birbirimizin değerlendirmelerini önceden okumadan yazılı değerlendirmelerimizi görüşmeye getirdiğimizde, daha dürüst ve dengeli bir tartışma ortamı oluşur. 

Buna çift kör değerlendirme diyoruz. Süreci adil ve odaklanmış tutmak için en sevdiğim yöntemlerden biri.

Author's Tip

Çalışan öz değerlendirme sunduysa, bunu görüşmeden hemen öncesine veya görüşme sırasında incelemek üzere saklamayı düşünün. Her iki bakış açısını da gerçek zamanlı olarak yan yana okumak daha dürüst bir diyaloğa yol açabilir. Böylece ikiniz de kendi gözlemlerinizle gelir ve nelerin örtüştüğünü, nelerin örtüşmediğini ve bundan sonra ne yapılacağını tartışmak üzere ortak bir noktada buluşursunuz.

Performans değerlendirmeleri tek taraflı olmamalıdır. Bu, birlikte yürütülen bir görüşmedir; bu nedenle sorular sorun, düşünmeye teşvik edin ve çalışanın kendi bakış açısını paylaşması için ona da alan açın.

Şunları sormayı deneyin:

• Bu dönemde yaptığınız işle ilgili en anlamlı bulduğunuz şey neydi?
• Hangi konularda zorlandığınızı hissettiniz?
• Bu çeyrekte gelişmenize yardımcı olacak ne tür bir destek faydalı olurdu?

En iyi performans görüşmeleri sağlam temellere dayanır, açık ve nettir. Bir gösteri sunmuyorsunuz. Çalışanlar, ekip ve kuruluş olarak olabileceğiniz en iyi hâle gelmek için birlikte gelişmek üzere ortak hareket ediyorsunuz.

4. Görüşmeye göre yürütün ve güncelleyin

Değerlendirmeyi hazırlayıp görüşmeye hazırlandıktan sonra sıradaki adım, etkili bir diyaloga liderlik etmektir.

Performans değerlendirmeleri çoğu zaman geçmişten gelen pek çok yükü beraberinde getirir; çalışanlar görüşmenin tek taraflı, gereğinden fazla resmî veya yalnızca neyin yanlış gittiğine odaklanan bir süreç olmasını bekleyebilir. 

Göreviniz, bu kalıbı hemen kırmaktır.

Niyetinizi ortaya koyarak başlayın; bu yalnızca bir okuma çalışması değil, performans, uyum, gelişim ve bundan sonra ne olacağı hakkında konuşmak için buradasınız. 

Ele alacağınız konuları erkenden paylaşarak ortamı belirleyin ve çalışana da bu görüşmeyle ilgili kendi hedeflerini paylaşma fırsatı verin.

Görüşmeye başlamak için basit bir yöntem:

"Bugün, yarattığın etkiyi, ilerleme kaydettiğin alanları ve bundan sonra odaklanabileceğimiz noktaları konuşacağız. Geri bildirimimi paylaşacağım, ancak senin bakış açını da duymak istiyorum. 

Amacımız, nelerin yolunda gittiği, nelerin daha iyi hale getirilebileceği ve birlikte nasıl ilerleyebileceğimiz hakkında dürüst bir görüşme yapmak."

Hazırladığınız plana bağlı kalın, ancak katı olmayın. Görüşmenin doğal şekilde ilerlemesine izin verin.

Ekip üyesi beklenmedik veya anlamlı bir konu açarsa, o konuyu takip edin. Performans değerlendirmesinin gerçek değeri çoğu zaman önceden yazıya dökülmemiş hikâyelerde, değerlendirmelerde ve içgörülerde ortaya çıkar.

Çalışanın kendi performansına, çalışma ortamına ve başarılı olmasına nasıl yardımcı olabileceğinize ilişkin görüşünü daha iyi anlamak için görüşme boyunca durup sorular sorduğunuzdan emin olun (başlamanıza yardımcı olabilecek örnek sorular için okumaya devam edin)!

Çift kör yöntemi kullanıyorsanız, her iki versiyonu da (sizinkini ve onlarınkini) birlikte gözden geçirmek için zaman ayırın. 

Hemfikir olduğunuz alanları not edin ve farklılıkları savunmaya geçmeden, merakla ele alın. 

Bazen görüşmenin en yararlı kısmı, her bir kişinin neleri fark ettiğini veya edemediğini öğrenmektir.

Görüşme sona yaklaşırken, her ikinizin de duyduğu ve üzerinde anlaştığı noktaları özetleyin. Ardından, gerekirse görüşmeye dayanarak yazılı değerlendirmeyi güncelleyin. Bu güncellemeler şunları içerebilir:

• Bir performans örneğinin bağlamını netleştirmek
• Yeni katkıları yansıtacak şekilde bir gelişim hedefini yeniden yazmak
• Mutabakatı veya çözümü yansıtacak şekilde ifadeleri düzenlemek.

Son versiyonun yalnızca ilk taslağınızı değil, görüşmenin tamamını yansıttığından emin olun. 

Ekip üyesi değerlendirmeyi daha sonra yeniden incelediğinde, değerlendirme doğru, adil ve faydalı hissettirmelidir. Odaya girmeden önce yalnızca sizin düşündüklerinizi yansıtmamalıdır.

Son olarak, takip gerektiren noktaları belgeleyin. Yeni bir hedef, destek planı veya beklentilerde bir değişiklik varsa bunları yazılı hâle getirin ve kolayca takip edilebilmelerini sağlayın. 

Gelecekteki haliniz (birden fazla değerlendirme yaparken yönetici zihni zorlanır), çalışanınız (o sırada değerlendirmeyi “geçmeye” odaklanmıştır) ve İK (kurum genelinde uygun belgelendirmenin yapılmasını sağlamaya çalışır) size teşekkür edecektir.

Etkili Performans Değerlendirmesi Soruları ve Eylem Maddeleri

Performans görüşmesi yaparken sorular son derece yararlı olabilir; çünkü anlamayı kontrol etmenize, değerlendirme için alan açmanıza ve aynı çizgide kalmanıza yardımcı olurlar. 

Bu listedeki her soruyu sormanız gerekmez! Kişiye, rolüne ve değerlendirmenin hedeflerine uygun olanları seçin.

Amaca Yönelik 20 Performans Değerlendirmesi Sorusu!

Performans değerlendirmesi sırasında sorduğunuz her sorunun açık bir amacı olmalıdır. Sorularınız aşağıdakilerden en az birine yardımcı olmalıdır:

• Aksi hâlde bilemeyeceğiniz içgörüleri ortaya çıkarmak
• Değerlendirmenizi hazırlarken yaptığınız varsayımları doğrulamak veya sorgulamak

Sorularınızı, zaten bildiklerinize ve hâlâ araştırmanız gereken boşluklara göre dikkatle seçin. 

Soruları suçlayıcı hissettirecek veya çalışanı savunmaya itecek şekilde sormaktan kaçının; en iyi sorular güçlü yönler, başarılar, gelişim ve geleceğe yönelik hedefler etrafında şekillenir.

Amaç, çalışanın işini nasıl gördüğünü, hangi alanlarda kendini güçlü hissettiğini ve başarılı olmaya devam etmesine neyin yardımcı olacağını anlamaktır. 

Kendinizi gelişimden çok performans sorunlarına odaklanan bir görüşmeye hazırlanırken buluyorsanız, İK iş ortağınızı sürece dahil etmenin ve farklı bir yaklaşım değerlendirmenin zamanı gelmiş olabilir.

Bir sonraki performans değerlendirmesi görüşmenizde kullanabileceğiniz, üzerinde düşünülmüş ve geleceğe dönük soru örneklerini aşağıda bulabilirsiniz.

Author's Tip

Bu soruların biraz mülakat sorularına benzediğini düşünebilirsiniz. Haklısınız! Bu görüşme, temelde bir performans mülakatıdır; çalışanın şimdiye kadar neleri başardığına ve gelecekte işe nasıl yaklaşmayı planladığına bakar. Bir mülakat kadar geleceğe dönük ve heyecan verici olmalıdır. 🙂

İşin kalitesi

• Bu dönemde en çok gurur duyduğunuz başarılar hangileri?
• Çalışmanızın en büyük etkiyi yarattığını nerede hissediyorsunuz?
• Yüksek kaliteli işler ortaya koymanızı istikrarlı şekilde sağlayan hangi uygulamalar veya alışkanlıklar oldu?
• Daha fazla zamanınız veya kaynağınız olsaydı, çalışmanızı bir sonraki seviyeye taşımak için ne yapardınız?

Ekip çalışması

• Ekibin başarısıyla en güçlü bağı ne zaman hissettiniz?
• Başkalarıyla en etkili şekilde iş birliği yapmanıza ne yardımcı oluyor?
• Ekip genelinde daha da güçlü iş ortaklıkları kurmak için gördüğünüz fırsatlar var mı?
• Yakın zamanda başarınızı kim destekledi ve siz başkalarını nasıl desteklediniz?

İletişim

• Hedeflerinize ulaşmanızda hangi iletişim yaklaşımları sizin için iyi sonuç verdi?
• İletişiminizin netlik veya ilerleme sağlamaya yardımcı olduğu bir örnek paylaşabilir misiniz?
• İletişim kurma konusunda kendinize en çok nerede güveniyorsunuz ve etkinizi daha da artırmak istediğiniz alan neresi?
• İletişiminiz hakkında size yardımcı olduğunu düşündüğünüz hangi geri bildirimleri aldınız?

Sahiplenme ve hesap verebilirlik

• Olumlu bir sonuç doğuran bir inisiyatif aldığınız zamanı anlatın.
• Projelerinizi veya sorumluluklarınızı yönetirken başarıya ulaşmak için kendinizi nasıl hazırlıyorsunuz?
• Hedeflerinize karşı hesap verebilir olmanıza hangi sistemler veya yaklaşımlar yardımcı oldu?
• İleride daha fazla sahiplenme veya liderlik fırsatını hangi alanlarda üstlenmek istersiniz?

Gelişim ve ilerleme

• Geliştirdiğiniz ve sizi heyecanlandıran hangi yeni beceriler veya deneyimler var?
• Önümüzdeki 6–12 ay içinde geliştirmeye devam etmek istediğiniz güçlü yönleriniz hangileri?
• Henüz ele almadığımız, keşfetmek istediğiniz beceriler veya deneyimler var mı?
• Gelişiminizi kariyer hedeflerinizle daha iyi nasıl uyumlu hâle getirebiliriz?

Geri bildirim ve yönetici desteği

• En iyi performansınızı göstermenize ne tür destek veya geri bildirimler yardımcı oldu?
• Çalışmanızı, gelişiminizi veya hedeflerinizi daha iyi desteklemek için ne yapabilirim?
• Daha hızlı gelişmenize yardımcı olacak ek kaynaklar, araçlar veya deneyimler var mı?
• İlerlemeye devam etmenizi sağlamak için önümüzdeki aylarda birlikte nasıl çalışmamızı istersiniz?

Uyum ve motivasyon

• Şu anda çalışmanızın hangi bölümleri size en motive edici ve anlamlı geliyor?
• Ekibin hedefleri ve misyonuyla en çok nerede uyum içinde hissediyorsunuz?
• Daha da büyük bir etki yaratmak istediğiniz alanlar var mı?
• Çalışmanızın bir sonraki aşamasını daha da enerjik hâle getirecek şey ne olurdu?

Bu soruları bir performans görüşmesinde kullanırken aktif bir şekilde dinlediğinizden ve gözlemlerinizi doğrulayan ya da beklemediğiniz yeni bir şeyi ortaya çıkaran noktalarla ilgili not aldığınızdan emin olun.

Çalışanın yanıtları ilk değerlendirmenizle örtüşüyorsa güvenle ilerleyebilirsiniz. Yeni bilgiler ortaya çıkarıyorsa gerçek zamanlı olarak uyum sağlayın. İyi bir performans değerlendirme görüşmesinin asıl değeri budur: yalnızca kendi görüşünüzü doğrulamak değil, tek başınıza göremeyeceğiniz bir şeyi öğrenmek ve çalışanın yanı sıra kuruluşun da güvenle ilerlemesine yardımcı olmak. 

Performans değerlendirmesi için 10 eylem maddesi

Her değerlendirme görüşmesi net sonraki adımlarla sonuçlanmalıdır. Yalnızca geçmişi özetlemiyor, çalışanın amaç doğrultusunda ilerlemesine yardımcı oluyorsunuz. 

Çalışanın performansına ve gelişimine yön vermeye yardımcı olmak için ekleyebileceğiniz eylem maddeleri aşağıda yer alıyor. 

Bu maddeleri kullanırken yalnızca ilgili olanları seçin ve her maddenin iş tanımı/pozisyonun rolü veya hedefleriyle bağlantılı olduğundan emin olun.

Güçlü yönleri geliştirmek için

• Yaklaşan bir projede liderlik rolü üstlenmesini sağlayın
• Ustalaştığı bir beceri konusunda bir ekip arkadaşına koçluk veya mentorluk yapmasını isteyin
• Bir en iyi uygulamayı belgelemesini ve ekiple paylaşmasını teşvik edin.

Performanstaki eksiklikleri gidermek için

• Belirli iş sonuçlarıyla bağlantılı, odaklanmış bir gelişim hedefi belirleyin
• Deneyim ve beceri kazanımını artırmak için akran değerlendirmeleri veya iş gölgeleme planlayın
• İlgili eğitim veya gelişim kaynaklarına erişim sağlayın.

Terfi veya zam için hazır olmayı desteklemek amacıyla

• Bir üst düzeydeki rolün temel sorumluluklarını belirleyin ve bunlardan birini atayın
• Gelişim için net ve ölçülebilir kriterler belirleyin ve bunları aylık olarak yeniden değerlendirin
• Terfi görüşmelerini desteklemek için başarıları ortak bir alanda takip edin.

Uyumlu kalmak için

• Hedefleri yeniden değerlendirmek ve geri bildirim sunmak için düzenli bir görüşme planlayın
• Hedefleri (ne kadar belirli ve ölçülebilir olursa o kadar iyi!) veya temel öncelikleri değerlendirmede görüştüklerinizle uyumlu hâle getirin.

Bu eylem maddesi alanlarının her birinde her zaman belirli olun. Eylem maddelerini yazılı hâle getirin. Bir sonraki 1:1 görüşmesinde bunları çalışanla takip edin. Harika bir performans değerlendirmesini gerçek çalışan gelişimine dönüştürmenin yolu budur.

Etkili Performans Değerlendirmeleri Yazmak İçin En İyi Uygulamalar

Güçlü bir performans değerlendirmesi yazmak, çalışan için faydalı bir şey oluşturmak anlamına gelir. Harika bir değerlendirme açık, adil, uygulanabilir ve motive edici olmalıdır.

Şunlara odaklanın:

• Görüşlere değil, gerçeklere odaklanın: Gerçekte ne olduğuna bağlı kalın. Örnekleri, sonuçları ve çıktıları paylaşın. (Örnek: "Üç büyük projeyi zamanında ve bütçenin altında tamamladı" yararlıdır. "Motive görünüyor" ise kimsenin bilmesi gerekeni anlatmaz.)
• Konuştuğunuz gibi yazın: Basit ve doğrudan olun. Bir konuşmada bunu sesli olarak söylemeyecekseniz yazmayın. (Örnek: "Sonuç almak için ekipler arasında etkili çalışıyor", "işlevler arası sinerji sergiliyor." ifadesinden daha iyidir.)
• İyi giden şeylerle başlayın: Başlangıçta başarıları veya gerçek ilerlemeyi takdir edin. Bu, tüm konuşma için daha iyi bir ton oluşturur. (Örnek: "Ekip genelinde güçlü ilişkiler kurdun ve bu, projelerin devredilmesinde gerçekten fark yarattı.")
• Kişisel özellikler hakkında değil, davranışlar hakkında konuşun: Kim olduklarına değil, ne yaptıklarına odaklanın. (Örnek: "Bir proje teslim tarihini kaçırdı ve bu da yayına almanın iki hafta gecikmesine neden oldu" ifadesi açıktır. "Güvenilmez" demek ise yararlı değildir ve kişisel bir saldırı gibi hissettirir.)
• Konuyu önemli olan şeylerle ilişkilendirin: Geri bildiriminizi rolün beklentileri, ekip hedefleri ve şirket değerleriyle bağlantılandırın. (Örnek: "Bu çeyrekte müşteri sorunlarını sahiplenmen, müşteri öncelikli değerimizi doğrudan destekliyor.")
• Basit bir yapıya bağlı kalın: İşleri adil hâle getirmek için ekibiniz genelinde aynı taslağı kullanın. İyi bir format şunları içerir: Başarılar, Zorluklar, Gelişim Alanları ve Sonraki Dönem Hedefleri.
• Bir karar açıklamak için değil, sohbet başlatmak için yazın: Değerlendirme iki yönlü bir görüşmenin temelini oluşturmalıdır. "Bu yıl en çok neyle gurur duyuyorsun?" veya "Bir sonraki dönemde odağını nereye vermek istiyorsun?" gibi sorularla bitirin. Düşünmeye ve odaklanmaya yardımcı olabilecek harika soru fikirleri için yukarıdaki soru listesine göz atın.
• Sonraki adımlar için bir planınız olsun: Her değerlendirme bir yere varmalıdır. (Örnek: "Daha büyük projelere liderlik etme hedefini desteklemek için gelecek çeyrekte bir görüşme planlayalım.")

Performans Değerlendirmeleri Sırasında Kaçınılması Gerekenler

İyi hazırlanmış olsanız bile, konuşmanızın etkisini zayıflatabilecek bazı yaygın hatalar vardır. Bunları aklınızda bulundurun ve bunlardan kaçının.

• Belirsiz veya genel olmak: İnsanların gelişmesine yardımcı olan şey, spesifik geri bildirimdir. Örnekler olmadan mesajınız akılda kalıcı olmaktan çıkar; hatta daha kötüsü, kafa karıştırıcı hale gelir. (Örnek: "Daha hızlı çalışman gerekiyor" belirsizdir. "Geçen ay birkaç raporun, onaylar atlandığı için geciktiğini fark ettim" ise üzerinde çalışılabilecek somut bir şey sunar.)
• Yalnızca olumsuzluklara odaklanmak: Tüm konuşma sorunlarla ilgiliyse, herhangi birinin motivasyonu yüksek şekilde ayrılması zordur. Gelişim alanlarının yanı sıra ilerlemeyi ve etkiyi de takdir edin.
• Çalışanları karşılaştırmak: Değerlendirmeler, ekipte kimin daha iyi veya daha kötü olduğuyla değil, rol beklentilerine kıyasla gösterilen performansla ilgilidir. Karşılaştırmalar kırgınlık yaratır ve güveni zedeler.
• Konuşmayı aceleye getirmek: Aceleye getirilmiş bir değerlendirme, onların çalışmalarının ve gelişiminin öncelik olmadığını gösterir. Bunun için gerçekten zaman ayırın. Konuşmaya odaklanın.
• Konuşmayı tek taraflı hale getirmek: Değerlendirmeler, bir monolog değil, diyalog olduğunda daha iyi sonuç verir. İyi sorular sorun, dinleyin ve onların bakış açısına da yer açın.
• Yakın zamanda gerçekleşen olaylara gereğinden fazla ağırlık vermek: Yalnızca geçen ay olanları değerlendirmeyin. Bir adım geri çekilip tüm performans dönemini göz önünde bulundurun; ancak mevcut performans döneminden önce gerçekleşen ve önceki bir değerlendirmede ele alınmış hiçbir şeyi yeniden gündeme getirmemeye dikkat edin. Üç aylık değerlendirmeler yapmak, geri bildirimlerin zamanında verilmesini sağlamaya yardımcı olabilir.
• Takip görüşmesini atlamak: Açık sonraki adımlar olmadan, harika bir konuşma bile ivmesini kaybedebilir. Hedefleri, gelişim planlarını ve ihtiyaç duydukları kaynakları yazın; ardından takip edin.

İyi yapıldığında, bir performans değerlendirmesi bir kişiye hangi alanlarda güçlü olduğunu, nerelerde gelişebileceğini ve bu noktaya ulaşması için onu nasıl destekleyeceğinizi gösterir. Çalışan yöneticisi olarak göreviniz, çalışanlarınızın düşünme ve değerlendirme yapmasına, gelişim hedefleri belirlemesine ve mükemmelliğe doğru ilerlemesine yardımcı olmaktır! 

Performans Değerlendirmelerini Zorluk Değil, Güçlü Bir Yön Haline Getirin

Performans değerlendirmeleri, işaretlenmesi gereken bir kutu değil, gelişim için bir katalizör olmalıdır. Bunları doğru şekilde yapmak için zaman ayırdığınızda güven inşa eder, sonuçları iyileştirir ve çalışanlarınızın gelişmesine yardımcı olursunuz.

Sonraki adım olarak, bunların mümkün olduğunca üretken ve verimli olmasını sağlamaya yardımcı olacak şekilde Mariya Hristova'nın performans değerlendirmelerinde en iyi uygulamalar hakkındaki mükemmel makalesine göz atabilirsiniz.

Açıklık ve etkiyle liderlik etmek için daha fazla araç istiyorsanız, People Managing People bültenine abone olun ve liderliğinizi bir üst seviyeye taşıyacak uzman tavsiyeleri ile uygulanabilir kaynaklara ulaşın!