Remote tarafından yapılan araştırma, katılımcıların %59'unun bordro hataları nedeniyle artan stres, kaygı ve aile baskısı bildirdiğini ortaya koydu. Bu durum, vergi düzenlemelerine uyum sağlamak ve ceza ve para cezalarından kaçınmak açısından da hayati önem taşır. EY tarafından yapılan araştırmaya göre, ortalama bir bordro hatası kuruluşlara ~$300 maliyet getirir.
Bordro yazılımınıza girilen tek bir yanlış rakam bile kaosa neden olabilir. Yardımcı olmak için başarılı bir bordro kontrol listesi hazırladım. Bunu, bordroyu verimli bir şekilde yönetmek, çalışanlarınızı korumak ve yasal sorunları önlemek için rehberiniz olarak düşünün.
Her işletme için kapsamlı olmasa da sizi doğru yola sokacaktır.
Bordro İşleme Kontrol Listesi
Bordro işlemlerine başlamadan önce küçük işletmenizin bir işveren kimlik numarasına (EIN) ihtiyacı vardır.
EIN, federal bordro vergisi ödemelerini yapabilmeniz için gereklidir. EIN'iniz için IRS web sitesi üzerinden başvurabilirsiniz.
Bulunduğunuz yere ve eyaletinizin ve yerel yetki bölgelerinin özel gerekliliklerine bağlı olarak ek kimlik numaralarına da ihtiyacınız olabilir. Emin olmak için bölgenizdeki deneyimli İK danışmanlarına başvurun.
Bordroyu sorunsuz bir şekilde yürütmek için birden beşe kadar olan adımları izleyin.
Birinci adım: İlgili tüm vergi ve çalışan bilgilerini toplayın
İlk adımınız veri toplama çalışmasıdır. Her çalışan için ihtiyacınız olanlar şunlardır:
Çalışan bilgileri
- Yasal tam ad, adres, Sosyal Güvenlik Numarası (SSN) ve iletişim bilgileri
- İşe başlama tarihi
- Tam ve yarı zamanlı çalışanlar için W-4 Formu
- Bağımsız yükleniciler için W-9 Formu
- ABD'de çalışma uygunluğu için USCIS I-9 Formu
- Eyalet yeni işe alım bildirim hesabı
- Eyalet işçi tazminatı sigortası hesabı
- Doğrudan para yatırma için banka hesabı bilgileri
- Yan haklara kayıt
- Mevcut ücret hacizleri.
Çalışan verilerini kontrol edin
- Tüm çalışan bilgilerinin doğru ve güncel olduğundan emin olun
- SSN'leri ve adları resmi belgelerle karşılaştırın
Çalışan sınıflandırması
- Çalışma durumunu netleştirin—yarı zamanlı veya tam zamanlı
- Çalışanları vergi amaçları doğrultusunda doğru şekilde sınıflandırın—yükleniciler veya çalışanlar
Ödeme planı
- Ödeme sıklığı - haftalık, iki haftada bir bordro, ayda iki kez veya aylık
- Her ödeme döneminin tarihlerini doğrulayın
Vergi bilgileri
- En güncel eyalet, federal ve yerel vergi kesintisi tablolarını edinin
- Vergi makamlarından alınan vergi formları ve yayınlar
Have an account? Log In
Bordro kesintileri
- Zorunlu kesintileri belirleyin (federal ve eyalet gelir vergisi, Sosyal Güvenlik, Medicare gibi)
- Gönüllü kesintileri not edin (sağlık sigortası ve emeklilik katkıları gibi)
Uyumluluk kontrolleri
- Bordro süreçlerinizin federal, eyalet ve yerel iş yasalarına uygun olduğundan emin olun
- Bordro işlemlerini etkileyebilecek tüm yasal değişikliklerden haberdar olun
Tüm bu bilgileri topladıktan sonra ikinci adıma geçebilir ve ücretleri hesaplayabilirsiniz.
Uzman ipucu: Küçük işletmeler, uyumluluğu korumak için ihtiyaçlarına uyarlanmış güvenilir bordro hizmetlerinden yararlanabilir.
İkinci adım: Ücretleri hesaplayın
Ücretleri doğru şekilde hesaplamak için öncelikle çalışanların brüt (vergi öncesi) ücretlerini hesaplamanız gerekir.
Bunu yapmak için şu üç adımı uygulayın:
- Saatlik çalışanlar için doğru zaman çizelgelerini veya devam kayıtlarını toplayın
- Ücretli izin (PTO) bakiyelerinin güncel olduğundan emin olun
- Yakın zamanda yapılan ücret artışlarını, geriye dönük ödemeleri, terfileri veya işten çıkarmaları gözden geçirin
Uygulanabilir tüm kesintileri düşmek de önemlidir. Gider bildirim yazılımı gibi araçlar bu süreci kolaylaştırabilir.
Saatlik çalışanlar
Saatlik ücretlerini, ödeme dönemi boyunca çalıştıkları saat sayısıyla çarpın. Varsa fazla mesai saatlerini hesaba kattığınızdan ve iş yasalarına uygun doğru fazla mesai oranını uyguladığınızdan emin olun.
Maaşlı çalışanlar
Maaşlı çalışanlar için, ödeme dönemindeki brüt ücretlerini belirlemek üzere yıllık maaşlarını bir yıldaki ödeme dönemi sayısına bölün.
Çalışanlar komisyon veya ikramiye alıyorsa bunları ayrı olarak hesaplayın ve normal brüt ücretlerine ekleyin.
Farklı roller farklı ücret modellerine tabi olduğunda işler daha karmaşık hale gelir. Örneğin diş hekimliği muayenehanelerinde bordro; maaşlı personeli, saatlik ücret alan diş hijyenistlerini, üretime dayalı ortak ücretlerini ve ikramiyeleri içerebilir. Bunların tümünün aynı ödeme döngüsü içinde doğru şekilde hesaplanması gerekir.
Artık tüm bu bilgilere sahip olduğunuza göre net ücreti hesaplayabilirsiniz.
- Her çalışan için net ücreti (eve götürülen ücreti) bulmak üzere uygulanabilir tüm kesintileri brüt ücretlerden düşürün.
- Kesintiler şunları içerebilir:
- Federal ve eyalet gelir vergileri
- Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi
- Sağlık sigortası primleri
- Emeklilik katkıları
- Diğer gönüllü kesintiler
- Tüm kesintileri, vergileri ve katkıları hesaba kattıktan sonra her çalışanın alacağı nihai net ücreti hesaplayın.
- Çalışan kazançlarını, kesintilerini, vergilerini ve katkılarını özetleyen bordro raporları oluşturun. Bu raporlar kayıt tutma ve uyumluluk açısından büyük önem taşır.
Üçüncü adım: Çalışmanızı kontrol edin
Bu belki de en önemli adımdır: Çalışmanızı kontrol edin. Ardından tekrar kontrol edin.
Bordro tutarsızlıkları yaygındır; bu nedenle kapsamlı bordro kontrolleri yapmak ve bordro kayıtlarınızdaki bilgilerin doğru olduğunu doğrulamak gerçekten önemlidir.
Tam bordroyu işleme almadan önce küçük bir çalışan grubu için deneme bordrosu çalıştırmayı düşünün. Bu, tüm çalışanları etkilemeden sorunları tespit edip düzeltmenize yardımcı olur.
Hataları tespit etmek için bordro bilgilerinin ikinci bir kişi tarafından da incelenmesi akıllıca olur.
Bir şeylerin yanlış olduğunu fark ederseniz bordro yazılımınız kayıtlarınızdakinden farklı bir çalışanın maaşını gösteriyor olabilir. Tutarsızlıkları gidermek için çalışanlarınız ve sorumlu ekip üyeleriyle farklılıkları kontrol edin.
Şimdi hesaplamalarınızı yeniden yapın.
Dördüncü adım: Bordroyu kapatın
Bordroyu kapatmak, bordro işleme döngüsünün son adımıdır. İster bordroda tek bir çalışan olsun ister 500 çalışan, bu önemli adımın uygulanması gerekir.
Bu adım, mevcut ödeme dönemi için bordroyla ilgili gerekli tüm işlemleri doğru şekilde tamamladığınızdan emin olmanızı sağlayan görevleri içerir.
Bordro kapatma işlemi için adım adım rehber:
- Bordro verilerini doğrulayın: Doğruluk ve eksiksizlikten emin olmak için tüm bordro verilerini, hesaplamaları ve kesintileri yeniden kontrol edin.
- Düzeltmeler yapın: Doğrulama sürecinde herhangi bir hata veya tutarsızlık tespit ederseniz bordro verilerinde gerekli düzeltmeleri yapın.
- Hesapları mutabakatlandırın: Bordro verileriyle eşleştiğinden emin olmak için bordro borç hesapları ve gider hesapları gibi hesapları mutabakatlandırın.
- Bordro vergisi ödemelerini işleme alın: Ödeme dönemi boyunca çalışanların maaşlarından kesilen bordro vergilerinin toplam tutarını hesaplayın.
- Bordro vergisi ödemelerini hazırlayın ve gönderin; ödemeleri ilgili vergi kurumlarına yapın. Tüm vergi yatırma son tarihlerini karşılayın.
- Ödeme dönemi için bordro raporları oluşturun: Bu raporlar, çalışanların bireysel kazançlarını, kesintilerini, vergilerini ve işveren katkılarını ayrıntılı olarak göstermelidir.
- Maaş çeklerini dağıtın veya doğrudan para yatırma işlemlerini gerçekleştirin: Basılı çek alan çalışanlar için maaş çeklerini hazırlayın veya çalışanların banka hesaplarına doğrudan para yatırma işlemlerini başlatın.
- Tüm ödemelerin doğru ve zamanında yapılmasını sağlayın.
- Bordro özetlerini sağlayın: Çalışanlara, ödeme dönemi için kazançlarını, kesilen vergileri, kesintileri ve net ücretlerini gösteren bordro özetlerini gönderin.
- Bordro kayıtlarını güncelleyin: Çalışılan saatler, maaş düzenlemeleri ve diğer değişiklikler de dahil olmak üzere en son ödeme dönemine ait verileri yansıtın.
- Bordro vergi formlarını gönderin: Form 941 (İşverenin Üç Aylık Federal Vergi Beyannamesi), onaylı bordro için Form WH-347 ve eyalet veya yerel vergi formları gibi gerekli tüm bordro vergi formlarını doldurun ve gönderin.
- Bordro kayıtlarını güvenli bir şekilde saklayın: Maaş bordroları, bordro raporları, vergi formları ve diğer kayıtlar dahil olmak üzere bordroyla ilgili tüm belgeleri yasaların gerektirdiği şekilde güvenli bir biçimde saklayın.
- Bordro mutabakatı gerçekleştirin: Muhasebe sisteminizdeki bordroyu ve kurumsal gider ve borçları, bordro kayıtlarıyla eşleştiğinden emin olmak için mutabakatlandırın.
- Bir sonraki ödeme dönemine hazırlanın: Çalışanların çalışma süresi kayıtlarını toplayın, çalışanların durumundaki değişiklikleri güncelleyin ve yaklaşan bordro takvimlerini gözden geçirin.
Beşinci adım: Katkıları tahsis edin/kesintileri bildirin
Bordroyu kapattıktan sonra işveren katkılarını tahsis etme ve bordro vergi kesintilerini bildirme zamanı gelir.
Bu adım, uygun tutarların ilgili hesaplara ve vergi kurumlarına aktarılmasını sağlar.
İlgili görevlerin dökümü aşağıdadır:
- İşveren katkılarını tahsis edin sağlık sigortası, emeklilik planları (ör. 401(k)) veya diğer yan haklar gibi katkıları ilgili çalışanların bireysel hesaplarına uygun tutarlarda tahsis edin.
- İşveren vergilerini vergi kurumlarına yatırın hesaplanan bordro vergi kesintilerine göre hareket edin. Bu vergiler genellikle federal gelir vergisi, Sosyal Güvenlik vergisi, Medicare vergisi, eyalet gelir vergisi ve geçerli yerel vergileri içerir (yardım için bordro vergisi ile gelir vergisi karşılaştırması başlıklı makalemize göz atın).
- Kesintileri ve çalışan katkılarını ilgili vergi kurumlarına veya yan hak sağlayıcılarına aktarın.
- Çalışan bildirimlerini düzenleyin çalışanların toplam kazançlarını, kesilen bordro vergilerini ve onlar adına yapılan işveren katkılarını (ör. emeklilik planı katkıları) ayrıntılı olarak belirtin.
- Kayıtları saklayın bordro vergi raporlarını, aktarımları ve çalışan yan hakları katkılarını yasaların gerektirdiği şekilde muhafaza edin.
Yıl Sonu Bordro Kontrol Listesi
Yıl sonu bordrosunu yürütmek, yalnızca son maaş çeklerini düzenlemekten ibaret değildir — mali yıl için bordronuzu doğru, mevzuata uygun ve zamanında tamamlamakla ilgilidir. Süreç boyunca size yol göstermesi için ayrıntılı kontrol listesi aşağıdadır:
1. Önemli tarihleri ve son tarihleri gözden geçirin
- Son bordro işlemleri, vergi bildirimleri ve form dağıtımı (ör. W-2'ler, 1099'lar) için son tarihleri takviminize işaretleyin.
- Yılın son bordrosunun ne zaman işleme alınacağını belirleyin.
- W-2, 1099 ve vergi bildirimleri için IRS ve eyalet son tarihlerini kontrol edin (W-2'ler/1099'lar için genellikle 31 Ocak).
2. Çalışan ve yüklenici bilgilerini doğrulayın
- Tüm çalışan adlarının, Sosyal Güvenlik Numaralarının ve adreslerinin güncel olduğunu doğrulayın.
- 1099 işlemleri için yüklenici/tedarikçi bilgilerinin eksiksiz olduğundan emin olun (TIN, adres vb.).
- İşten ayrılan çalışanları işaretleyin ve son ücret ödemesinin dahil edildiğinden emin olun.
- Özel durumları kontrol edin:
- Yeni işe alınan veya işe alındıkları sırada W-4 formunu doldurmamış çalışanlar
- İptal edilmiş veya geri çevrilmiş maaş çekleri bulunan çalışanlar
- Devam eden bordro anlaşmazlıkları bulunan çalışanlar veya eski çalışanlar
3. Yılbaşından bugüne (YTD) bordro verilerini inceleyin ve mutabakatını yapın
- Brüt ücret, net ücret, kesintiler ve vergi stopajlarının mutabakatını yapın.
- Manuel çeklerin ve dönem dışı ödemelerin kaydedildiğinden emin olun.
- Eksik bordroları veya yinelenen kayıtları kontrol edin.
4. Kesintileri ve yan hakları doğrulayın
- Aşağıdakiler için yıl sonu toplamlarını doğrulayın:
- Sağlık sigortası
- 401(k) katkıları
- HSA/FSA kesintileri
- Ulaşım veya ek yan haklar
- Varsayımsal geliri kontrol edin (ör. $50,000 üzerindeki grup vadeli hayat sigortası).
- Vergi öncesi ve vergi sonrası kesintilerin mutabakatını yapın.
5. Yılın son bordrosunu hazırlayın
- Tüm yıl sonu primleri veya düzeltmeleri dahil ederek son maaş çeklerini doğru şekilde işleme alın.
- Primlerin doğru vergi uygulamasına tabi olduğundan emin olun (sabit oran veya toplu yöntem).
- Ertelenmiş bordro vergilerini, geçerliyse, kesin.
6. Yıl sonu formlarını hazırlayın ve dağıtın
- W-2 formlarını oluşturun ve 31 Ocak'a kadar çalışanlara dağıtın.
- 1099-NEC formlarını yüklenicilere gönderin ve IRS'ye sunun (son tarih yine 31 Ocak'tır).
- W-3 formunu (W-2 formlarının özeti) SSA'ya sunun.
- İşveren yükümlülüğü uyumluluğu için gerekiyorsa ACA formlarını (1095-C) sağlayın.
7. Yıllık vergi bildirimlerini sunun
- Federal ve eyalet düzeyindeki nihai vergi ödemelerini yapın.
- Üç aylık Form 941'i (Q4) ve FUTA vergisi için yıllık Form 940'ı sunun.
- Birden fazla yetki bölgesinde faaliyet gösteriyorsanız yerel vergi yükümlülüklerini tekrar kontrol edin.
8. Bordro kayıtlarını yedekleyin ve arşivleyin
- Tüm yıl sonu raporlarını kaydedin: bordro özeti, vergi bildirimleri, kesinti raporları vb.
- Kayıtları yasal gerekliliklere uygun olarak saklayın (genellikle 3–7 yıl).
- Hassas belgelere erişimi kısıtlayın ve güvenli depolama sağlayın.
9. Çalışanlarla iletişim kurun
- Çalışanları W-2 formlarını ne zaman ve nasıl alacakları konusunda bilgilendirin (posta veya dijital olarak).
- Bordroyla ilgili sorular için bir iletişim noktası sağlayın.
10. Yeni yılı planlayın
- Yeni yıl için vergi tablolarını ve yan hak oranlarını güncelleyin.
- Asgari ücret ve yerel uyumluluk değişikliklerini doğrulayın.
- Gerektiğinde PTO ve yan hak bakiyelerini devredin veya sıfırlayın.
- Yeni yıl için bordro politikalarınızı gözden geçirmek ve belirlemek için bu dönem harika bir zamandır; belki daha fazla esneklik sunmak isteyebilirsiniz.
Sorunsuz Bir Bordro Süreci Nasıl Sağlanır?
Bordro işlemlerini biraz daha sorunsuz hâle getirmek mi istiyorsunuz? Hepimiz istiyoruz. Okumaya devam edin.
Kayıtların doğru tutulması
Bu hayati önem taşır; çünkü kayıtlarınız yanlışsa bordronuz da yanlış olur.
Doğru kayıt tutmaya yönelik bazı bordro en iyi uygulamaları şunlardır:
- Çalışan dosyalarını düzenli tutma: Temel bordro bilgilerini içeren bireysel çalışan dosyaları oluşturun.
- Verileri zamanında girme: Kayıtlarınızın her ödeme dönemi için en güncel bilgileri yansıttığını kontrol edin.
- Düzenli denetimler yapma: Denetimler, tutarsızlıkları veya hataları belirleyip düzeltmenize ve veri bütünlüğünü korumanıza yardımcı olur.
- Bordro verilerini güvence altına alma: Şifre koruması, güvenli depolama ve erişim kontrolleri gibi hassas bilgilere yönelik süreçler uygulayın.
- Değişiklikleri belgeleme: Maaş düzenlemeleri, yan hak güncellemeleri veya iş durumu değişiklikleri gibi değişiklikleri gerçekleşir gerçekleşmez yaptığınızdan emin olun.
Eğitim
Becerilerinizi güncellemek için uzmanlık gerektiren bordro eğitimlerini değerlendirin. Bazı sağlayıcılar şunları sunar:
- Sertifikalı Bordro Uzmanı - uyumluluk, kayıt tutma, raporlama, vergilendirme ve uyumluluk dâhil olmak üzere bordronun tüm yönlerini kapsar.
- Temel Bordro Sertifikası - mesleğe yeni başlayan bordro uzmanları için tasarlanmıştır.
Kendi hızınızda tamamlayabileceğiniz bordro sertifikaları sunan çok sayıda çevrim içi bordro eğitimi sağlayıcısı da vardır.
Yazılım kullanın
Bordro işlemlerini kendiniz yapıyorsanız, doğru küçük işletme bordro yazılımı doğruluğu ve verimliliği artırabilir.
Doğru bordro yazılımını seçtiğinizde ve dikkatli bir yazılım uygulama sürecini izlediğinizde, kapsamlı bir bordro kontrol listesine ihtiyaç duymadan çalışanlara zamanında (ve doğru miktarlarda) ödeme yapabilirsiniz.
Bordro yazılımı ne işe yarar? Bordro yazılımı, sorunsuz bordro işlemleri yürütmek üzere tasarlanmıştır ve ilgili bordro çözümlerinin maliyetlerini kolayca haklı çıkarır.
Bordro sağlayıcısına bağlı olarak sağlayıcılar, her büyüklükteki işletmenin bordro işlemlerini kolaylaştırmak için çok çeşitli özellikler sunabilir ve talep üzerine ödeme gibi esnek bordro uygulamalarını devreye alma seçeneği sağlayabilir.
Temel olarak, uzmanlaşmış yazılımlar yukarıda bahsettiğim her şeyi otomatikleştirir. Bazı birleşik İK ve bordro sistemleri zaman ve devam takibi araçlarıyla da entegre olur. Ayrıca bordro verilerinin aktarımını son derece kolaylaştırmak için muhasebe programlarıyla sorunsuz şekilde çalışır.
Sürece web tabanlı erişim isteyen ekipler için çevrim içi bordro yazılımı, bordroyu nerede çalışıyor olurlarsa olsunlar yönetmelerini mümkün kılabilir.
Bordro işlemlerinde tamamen yeniyseniz, bazı yazılım sağlayıcıları yeni kurulan şirketler için özel bordro çözümleri bile sunar.
Dış kaynak kullanın
Genellikle İK, bordro operasyonlarını denetler veya bunu özel bir muhasebe/bordro departmanı yapar. Ancak bazı şirketler bu yükü üstlenmek istemez.
Diğer seçeneğiniz ise bordroyu bir bordro hizmeti sağlayıcısına dış kaynak olarak vermektir. Birçok işletme sahibi tam olarak bunu yapar. Hem de bundan çok memnundurlar.
Bordro hizmeti sağlayıcıları kendi alanlarında uzmandır. Bir bordro hizmeti ne yapar? Güncel vergi yasaları ve düzenlemeler hakkında bilgi sahibi olmak onların görevidir. Bu sayede çok daha düşük hata riskiyle doğru ve mevzuata uygun bordro işlem raporları alırsınız.
Bordroyu dış kaynak olarak kullanmak, size kesinlikle değerli zaman kazandırabilir ve temel iş faaliyetlerinize odaklanmanızı sağlayabilir. Ayrıca şirketiniz büyüdükçe bordro kaçınılmaz olarak daha karmaşık bir yapıya dönüşür.
Bu görevi dışarıya devretmek, kolayca ölçeklenmenize ve çalışan sayısındaki değişikliklere ve ek bordro ihtiyaçlarına kesintiye uğramadan uyum sağlamanıza olanak tanır.
Bordro dış kaynak kullanımının avantajları ve dezavantajları hakkında makalemize göz atın.
Haydi, Bordroyu Yürütmeye Başlayın
İster bir işletme sahibi ister insan kaynakları uzmanı olun, artık bordroyu güvenle yürütebilmek için gereken bilgiyle donatıldınız.
Sırada ne var? Bir başka işletmeye iyilik yapabilir ve kontrol listesini sosyal medya hesaplarınızda paylaşabilirsiniz. Ne de olsa paylaşmak önemsemektir!
People Managing People'ın en güncel içerikleri için İK ve işletme liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en güncel içeriklerimizin tümünü alacaksınız.
