Tips til personaleledelse, som alle ledere kan lære af

Personaleledelse er processen med at sikre, at de rigtige mennesker er det rigtige sted og har de rigtige ressourcer til at nå de ønskede mål. Dette omfatter rekruttering, oplæring og udvikling af dine teammedlemmer.

Hvorfor er personaleledelse vigtigt?

Ledelse gør en enorm forskel for alle medarbejderes oplevelse gennem hele medarbejderlivscyklussen. Ledelsesadfærd og -stile har en betydelig indvirkning på medarbejdernes præstationer, engagement, produktivitet og fastholdelse, især når man navigerer i forandringer.

Der er et stort overlap mellem ledelse og førerskab, og generelt er gode ledere også gode personaleledere. Der er dog nogle vigtige forskelle. Disse omfatter:

• Førere har ofte en mere strategisk rolle og vision, mens ledere er mere fokuserede på den daglige drift
• Førere coacher mennesker for at hjælpe dem med at forbedre sig selv og nå personlige mål, mens ledere styrer mennesker for at nå virksomhedens mål
• Førere har en tendens til at udfordre status quo, mens ledere forsøger konsekvent at opnå eller opretholde status quo
• Førerskab er kvalitativt, og resultaterne er uhåndgribelige, mens ledelse er kvantitativ, og resultaterne kan måles

At begynde med personaleledelse

Kvaliteterne ved en god personaleleder kan være noget flygtige. Vi ønsker alle at blive ledet af en person, der er kompetent, selvsikker og beslutningsdygtig, men hvordan bliver man denne person? Og hvad kræver det at blive i den rolle?

Mine studerende er ofte kommende personaleledere eller er netop begyndt at have medarbejdere, der refererer til dem. I de fleste tilfælde har disse mennesker stor omsorg for deres medarbejdere og er ivrige efter at lære, hvordan de bedst kan støtte dem.

Ægtheden i deres omsorg er det vigtigste i deres første tid, og derfra tilføjer vi færdigheder og bevidsthed for at skabe virkelig stærke, støttende og empatiske personaleledere.

Der er nogle få bemærkelsesværdige stile, man bør overveje, når man evaluerer sine teknikker inden for personaleledelse, så de fremmer præstationer, fastholdelse af medarbejdere og en positiv medarbejderoplevelse.

Stile inden for personaleledelse kan opdeles i fire kategorier:

• Dirigerende
• Coaching
• Støttende
• Delegerende

Dirigerende personaleledelse

Ved dirigerende personaleledelse fortæller lederen medarbejderne, hvad de skal gøre, og hvordan de skal gøre det. Denne stil er mest effektiv, når opgaver skal løses hurtigt og effektivt i overensstemmelse med en bestemt standard eller et bestemt krav, eller når medarbejderne er tidligt i deres udvikling og har brug for mere vejledning.

Der er dog stor forskel på at lede en medarbejder og på at detailstyre vedkommende. Hvis du oplever, at du detailstyrer eller modsiger arbejde eller beslutninger, fordi de ikke er, som du selv ville have udført dem, bør du reflektere over det for at identificere din egentlige frygt. Skab derefter muligheder for, at dine medarbejdere kan demonstrere kompetence, opbygge selvtillid og skabe tillid.

Coaching inden for personaleledelse 

I denne situation giver ledere klare, specifikke anvisninger og støtter medarbejderne i at opnå de ønskede resultater. Denne stil er effektiv til at hjælpe mennesker med at lære specifik adfærd og kulturelle normer, så lederen fremover måske kan være mere støttende og mindre dirigerende. 

Coachingstilen er nyttig til at udvikle specifik adfærd hos yderst kompetente medarbejdere, der tilpasser sig en ny organisatorisk kultur eller kontekst.

Støttende personaleledelse

Lederen giver medarbejderne vejledning og støtte, men lader dem træffe deres egne beslutninger, herunder være med til at styre resultaterne.

Denne stil er ofte mere positiv for medarbejderne og kan føre til bedre resultater, når der kan være mange "rigtige svar", og medarbejderne har erfaring og kompetence til at skabe et positivt resultat i den specifikke kontekst eller organisation.

Delegerende personaleledelse

Lederen giver medarbejderne selvstændighed til at træffe deres egne beslutninger med begrænset støtte eller involvering.

Den delegerende stil kan være nyttig til at udvikle medarbejdernes færdigheder og er typisk bedst egnet til højt udviklede medarbejdere, der har en dyb forståelse af organisationens kontekst, kultur og mål.

Ingen tilgang passer til alle

Selv i et team kan medarbejdere på forskellige udviklingsniveauer bedst ledes eller styres ved hjælp af forskellige stile. De bedste personaleledere er dygtige til at identificere, hvilke stile der passer bedst til de enkelte medarbejdere og teams.

For eksempel oplever jeg i min erfaring med ledelse af projektledere, at nye medarbejdere har brug for mere retning i begyndelsen, mens de lærer virksomhedens kontekst, kultur, forventninger, teamnormer og øvrige normer at kende.

I denne fase af deres udvikling lader jeg ofte de nye medarbejdere samarbejde med mig om at løse et problem eller levere et resultat. Senere begynder jeg at tildele dem projekter, som de selv har ansvaret for, og hvor jeg kan gå over til en coachingstil. Efterhånden som de får mere erfaring og kompetence, bliver min tilgang mere støttende og senere delegerende.

Når du går videre med at afgøre, hvilken type personaleledelsesstil der er bedst for hver af dine medarbejdere, bør du overveje deres erfaring og udvikling eller modenhed i rollen samt indhente feedback om din ledelse. Det vil hjælpe dig med at vide, om de har brug for mere støtte eller retning fra dig for at udføre deres bedste arbejde.

At være leder med personaleansvar omfatter følgende opgaver, hvoraf mange er centrale for medarbejdernes livscyklus:

• Ansættelse og jobsamtaler
• Introduktion og oplæring
• Fordeling og evaluering af arbejde
• Karriereudvikling og oplæring
• Resultatstyring
• Anerkendelse og belønning af medarbejdere
• Afslutning af ansættelsesforhold.

Ud over disse opgaver spiller en leder med personaleansvar en afgørende rolle i at skabe et positivt og inkluderende arbejdsmiljø ved aktivt at lytte til medarbejdernes bekymringer, mægle i konflikter og fremme en respektfuld kultur.

For at udmærke sig i disse ledelsesopgaver er det vigtigt at prioritere effektiv kommunikation og kontinuerlig læring. Planlæg regelmæssige en-til-en-møder for at give og modtage tilbagemeldinger fra medarbejdere, og hold dig ajour med de nyeste branchetrends og teknikker gennem workshops, oplæring og ledelsescertificeringer.

Personaleledelse kræver en kombination af færdigheder og evner, der fokuserer på at støtte medarbejdere og håndtere resultater, præstationer og ressourcefordeling.

Et par vigtige færdigheder, der specifikt falder mig ind, omfatter: 

1. Identifikation af kandidater, jobsamtaler og introduktion af medarbejdere for at sikre udvælgelsen og integrationen af de rette talenter med henblik på organisatorisk succes.
2. Opbygning af tillid og vedligeholdelse af tillidsfulde relationer for at skabe et positivt og samarbejdsorienteret arbejdsmiljø.
3. Aktiv lytning og tydelig kommunikation for at fremme forståelse, løse konflikter og sikre samarbejde og fælles retning i teamet.
4. At give specifik feedback rettidigt for at vejlede og motivere medarbejdere og hjælpe dem med at udvikle sig og forbedre deres præstationer effektivt.
5. Identifikation af medarbejdernes styrker og kernekompetencer for at udnytte talentet optimalt og dermed forbedre teamets præstationer og jobtilfredsheden.
6. Fordeling og delegering af arbejde for at sikre en effektiv opgavefordeling, medarbejdere med større ansvar og et afbalanceret arbejdsmiljø.
7. Fastlæggelse af klare forventninger for at give retning, samstemme teamets indsats og fastsætte en standard for præstationer og ansvarlighed.
8. Motivering af medarbejdere for at styrke engagementet, øge moralen og forbedre produktiviteten og jobtilfredsheden.
9. Samarbejde om problemløsning for at udnytte forskellige perspektiver og ekspertise, hvilket fører til mere innovative og effektive løsninger.
10. Opmuntring til udvikling og læring af fejl for at fremme en udviklingsorienteret tankegang, modstandsdygtighed og løbende forbedringer blandt medarbejderne.
11. Fejring af succeser for at anerkende resultater, styrke teamets og den enkeltes moral samt understøtte positiv adfærd og sammenhold i teamet.

1. Ansæt de rigtige mennesker

At ansætte de rigtige mennesker er afgørende for enhver organisations succes. En person med de forkerte kompetencer eller værdier kan føre til spild af tid og kræfter, som kunne have været undgået.

Men hvordan ved du, om en person har det, der skal til? Hvordan ansætter du en leder sammenlignet med en almindelig medarbejder? Det er alt sammen spørgsmål, du skal have svar på, før du begynder at se på kandidater

Den bedste måde at ansætte den rigtige person på er gennem en samtaleproces, der omfatter ikke-tekniske spørgsmål om personens erfaring, værdier og mål samt tekniske spørgsmål, der relaterer sig til rollen eller din virksomhed. Jeg har også haft succes med at inddrage andre teammedlemmer i samtaleprocessen.

Her er et tip, du bør huske: Ansæt langsomt, afskedig hurtigt. Hvis du ansætter den forkerte person, skal du arbejde på at få vedkommende fjernet hurtigt, så du kan komme videre med din ansættelsesplan og finde den rigtige person til at støtte dit team og organisationens mål.

2. Afstem tydelige forventninger

At afstemme tydelige forventninger til medarbejderne er noget af det vigtigste, en leder kan gøre for sine teammedlemmer. Du fortæller dine medarbejdere, hvad du forventer af dem, og hvad de kan forvente af dig.

Så hvordan kan du afstemme tydelige forventninger til dine medarbejdere? 

Den bedste måde at gøre dette på er at udarbejde en jobbeskrivelse eller et dokument, der præciserer rollen, og som beskriver rollens specifikke opgaver og ansvarsområder samt stillingens mål og målsætninger. Dokumentet bør opdateres regelmæssigt, efterhånden som medarbejderens ansvar ændrer sig.

En anden måde at afstemme tydelige forventninger på er gennem regelmæssige en-til-en-møder med medarbejderne, hvor I drøfter deres præstationer. Husk, at du skal hjælpe dem med at se værdien af og virkningen af deres handlinger og guide dem mod at nå teamets og deres egne personlige mål.

3. Giv regelmæssig feedback

Regelmæssig feedback er afgørende for at opretholde en åben kommunikation og minimere fejljusteringer og overraskelser. 

Ved at give feedback fortæller du dine teammedlemmer, hvad de gør godt, og hvor de har brug for at forbedre sig. Det er med til at sikre, at dine medarbejdere hele tiden udvikler deres kompetencer.

Når jeg giver feedback, praktiserer jeg Radical Candor. Ros dine medarbejdere offentligt, og udfordr dem privat. Brug dine kompetencer inden for emotionel intelligens til at guide måden, du giver feedback på, og vær også åben over for at modtage feedback om den måde, du giver feedback på! 

Hvorfor er det så vigtigt, at du gør dette regelmæssigt? Det er utrolig vigtigt, at du ikke gemmer negativ feedback til en medarbejders officielle medarbejdersamtale. Regelmæssige opfølgninger sikrer, at du kan rette problemer hurtigere og reducere stress og frygt i forbindelse med større samtaler.

4. Tilbyd muligheder for træning og udvikling

Du vil gerne føle, at du hele tiden lærer nyt og udvikler dig professionelt, ikke? 

Derfor er det så vigtigt, at ledere tilbyder deres medarbejdere udviklings- og træningsmuligheder, der er i overensstemmelse med deres individuelle karrieremål. Ved at tilbyde disse muligheder fortæller du dine medarbejdere, at du værdsætter deres udvikling og investerer i deres fremtid.

Har du en person, der ønsker lederudvikling og ønsker at blive leder for andre? Støt det. 

For at du selv kan udvikle dig og komme videre, får du brug for flere ledere til at guide dine teams, så opmuntr altid dem, der ønsker at lære at lede andre og udvikle deres lederevner.

Den bedste måde, du kan tilbyde dine teammedlemmer udviklings- og træningsmuligheder på, er ved at tilbyde en række forskellige læringsmuligheder, såsom onlinekurser, bøger, podcasts om ledelse og personaleledelse eller workshops, der stemmer overens med deres interesser og karriereambitioner. Du kan også tilbyde sidemandsoplæring eller jobrotationer, så medarbejderne kan lære om andre områder af virksomheden.

5. Håndter dårlige præstationer hurtigt

Når det handler om at lede medarbejdere, der præsterer under forventning, eller håndtere dårlige præstationer, er timingen altafgørende. Som jeg nævnte tidligere, skal du ikke tøve med eller udskyde samtalen med medarbejdere om deres dårlige præstationer.

Når du som leder opdager det, er andre helt sikkert allerede påvirket, og i værste fald er den enkelte medarbejders trivsel truet. Jo længere du venter, desto større er risikoen for, at det bliver værre.

Nogle almindelige tegn på dårlige medarbejderpræstationer er, at medarbejderne ikke overholder deadlines eller leverer arbejde af lav kvalitet, udviser forstyrrende eller fjendtlig adfærd eller mangler engagement eller motivation. Nogle gange er dette et tegn på, at en medarbejder er ved at sige op, men ikke altid.

I nogle tilfælde vil medarbejdere, der præsterer godt, og som arbejder sammen med medarbejdere, der præsterer dårligt, bemærke problemer med præstationerne og klage. Tal med den medarbejder, der muligvis præsterer dårligt, og bed om vedkommendes perspektiv på, hvordan det går, og hvilke udfordringer teamet står over for i arbejdet med at nå sine mål. I nogle tilfælde kan manglende selvindsigt være selve problemet.

Hvad kan du gøre, når feedback og hurtig håndtering af problemet ikke virker?

Når du har bekræftet, at en medarbejder ikke lever op til præstationsstandarderne, skal du straks begynde at dokumentere problemerne og medtage detaljer, tidsstempler og konsekvenser. Det vil være meget nyttigt at registrere detaljer om situationerne, dine indgreb, den givne feedback, reaktionerne og de aftalte næste skridt, hvis problemerne fortsætter eller udvikler sig til et punkt, hvor opsigelse bliver nødvendig.

6. Opmuntr kreativitet og innovation; omfavn fejl

"Du er nødt til at stole på passionen, drivkraften og kreativiteten hos et individ, der virkelig ønsker at føre en idé ud i livet. Tillid er det, vi har brug for for at få succes i vores arbejde, og det er det forhold, vi skal have til vores ledere." - John Carter, opfinder af Bose-hovedtelefoner med støjreduktion

At opmuntre til kreativitet og innovation på arbejdspladsen er en vigtig drivkraft for vækst, medarbejderengagement og fastholdelse. Kreative og innovative medarbejdere er mere engagerede og motiverede og har større sandsynlighed for at finde på nye idéer og løsninger på problemer.

Men en del af kreativitet, innovation og vækst er fejl. I innovative organisationer bør fejl ses som en læringsmulighed. Det er vigtigt at skabe et miljø, hvor det er okay at fejle, og som leder kan du gøre dette ved at hjælpe medarbejderne med at lære af oplevelsen.

For at hjælpe med at identificere, hvad der gik galt, kan du begynde med at stille spørgsmål som "Hvad forsøgte du at opnå?", "Hvilke var de vigtigste udfordringer, du stod over for?" og "Hvad vil du ændre eller justere i dit næste forsøg?" Disse spørgsmål er fremadrettede og vil hjælpe dine medarbejdere med at lære.

7. Lyt aktivt til dine medarbejdere, teams og organisation

Aktiv lytning er en kommunikationsteknik og en blød kompetence, der indebærer, at man er meget opmærksom på den person, der taler, ikke afbryder vedkommende, har øjenkontakt og tager noter, hvis det er nødvendigt. 

Ja, det er en social kompetence, som ledere skal have, da den er afgørende for at skabe en virksomhedskultur, hvor medarbejderne føler sig støttet og får mulighed for at tage ansvar. 

Formålet med aktiv lytning er at sikre, at taleren føler sig hørt og forstået. Det er nyttigt for både nye og erfarne ledere, da de forskellige niveauer af lytning hjælper dem med at opnå en dybere forståelse af deres medarbejderes tanker og følelser. På den måde kan ledere bedre støtte deres medarbejdere og hjælpe dem med at nå deres mål.

Aktiv lytning er også med til at opbygge tillid mellem lederen og medarbejderen, da det viser, at du værdsætter den person, der taler.

Når medarbejderne føler sig hørt og forstået, skaber det et mere positivt arbejdsmiljø og påvirker medarbejderengagement, fastholdelse og produktivitet. Det er også en meget nyttig kompetence i konfliktsituationer.

8. Fejr succeser

Når folk føler, at deres hårde arbejde bliver anerkendt og værdsat, vil de føle sig mere engagerede og motiverede, hvilket resulterer i, at de bliver mere produktive og bidrager mere til organisationen.

En vellykket personaleledelsesstrategi omfatter at fejre succeser sammen med medarbejderne og takke dem for deres hårde arbejde. Ring med klokken!

Fejr dine medarbejdere ved at dele nyheden om deres succes med andre og lykønske dem offentligt. Det kan du gøre personligt, på virtuelle samarbejdsplatforme og endda på LinkedIn!

Folk elsker at høre om virksomhedens og deres kollegers succeser. Det får dem til at føle, at de er en del af noget større, og at deres arbejde er værdifuldt.

Relateret læsning: 30 kreative idéer til anerkendelse og værdsættelse af medarbejdere

Bonus: håndtering af fjernarbejde

Efter næsten to år med at lede medarbejdere direkte gennem et webkamera og et headset har jeg fundet unikke måder at skabe sammenhold i teamet, lette beslutningstagningen, opbygge nye kompetencer og fortsat levere resultater på. 

Her er min tjekliste til at være en god leder og lede globale teams: 

• Lær dine medarbejdere at kende. Lær om deres liv, deres kompetencer, mål og hvad de kan lide at lave uden for arbejdet. Det vil være med til at opbygge empati og sammenhold.
• Skab uformel og hyppig kontakt. Afsæt konsekvent tid til at mødes med dine medarbejdere. 25 minutter hver eller hver anden uge er bedst i de fleste tilfælde. Dine medarbejdere bør styre denne tid, da den bør fokusere på deres præstationsmæssige vækst og udvikling. Som Zack McGill påpeger i en artikel om ledelse af fjernsalgsteams: "Jeg har hyppige opfølgninger med hele teamet, individuelt (1-til-1-møder, salgstræning, ad hoc-møder osv.). Vi forsøger også at afholde en månedlig online-sammenkomst for hyggens skyld."
• Tilpas din ledelsesstil til den enkelte medarbejder og konteksten. Du kan have brug for at bruge mere tid sammen med nogle medlemmer af dit team end med andre, afhængigt af deres udvikling og behov. Brug tiden, hvor der er behov for det, og led fjernmedarbejdere ud fra deres behov, ikke dine egne.
• Opmuntr til faglig udvikling. Bare fordi folk arbejder hjemmefra, betyder det ikke, at de skal holde op med at lære. Læring kan hjælpe med at bryde følelsen af "meh" og bevæge os mod nye kompetencer, færdigheder og interesser. 
• Skab forbindelser, og opmuntr til teamwork. Det kan være svært for folk at møde andre og opbygge ægte relationer hjemmefra, når de forsøger at "gennemføre initiativer". Overvej, hvad dine teams kan gøre for sjov hjemmefra! Jackbox-spil er et stort hit hos mit team.

Endelig skal du altid lede med empati. I mange virksomheder er mennesket først en kerneværdi. Jeg fortolker det sådan, at min rolle som leder er at være empatisk.