Sådan holder du virtuelle teams forbundne (med Ben Hoffman fra cityHUNT)

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da robotten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Tim ReitsmaUanset om dit team er spredt eller arbejder på kontoret, er engagement og forbindelse to centrale ingredienser i skabelsen af en sund arbejdsplads. Men hvordan skaber og vedligeholder vi forbindelser i en virtuel verden gennem onlinekaffe eller teambegivenheder? Begge dele er gode muligheder. I dagens episode vil jeg tale om forbindelser i en virtuel verden med Benjamin Hoffman, grundlægger af cityHUNT, en virksomhed, der bygger på en enkel mission om at give teams stærkere og mere meningsfulde relationer.

Tak, fordi du lytter med. Jeg er Tim Reitsma, fast vært hos People Managing People. Velkommen til podcasten. Vi er mennesker, der leder mennesker, og vi vil gerne lede og administrere bedre. Vi er ejere, grundlæggere, iværksættere, mellemledere og teamledere, der arbejder med mennesker. Og ja, vi arbejder med menneskelige ressourcer, men vi er ikke HR – i hvert fald ikke i traditionel forstand. Vi har en mission om at hjælpe mennesker med at lede og administrere deres teams og organisationer mere effektivt. Så hvis du vil lede og administrere bedre, hvis du vil blive en bedre organisatorisk leder og en mere effektiv chef, så slut dig til os. Lyt videre til podcasten for at finde de tips, tricks og værktøjer, du har brug for til at rekruttere, fastholde, administrere og lede dine medarbejdere og din organisation mere effektivt. Og mens du lytter, må du meget gerne abonnere og tilmelde dig vores mailingliste på peoplemanagingpeople.com, så du kan holde dig opdateret om alt det, der sker.

Velkommen til podcasten. Ben, hvordan har du det?

Ben Hoffman
Fantastisk. Tak. Jeg er virkelig glad for at være her.

Tim ReitsmaDet er godt at høre. Fortæl vores lyttere lidt om dig selv og lidt om din virksomhed. Vi vil gerne vide, hvem du er.

Ben HoffmanSelvfølgelig. Jeg startede faktisk denne virksomhed i 2000 på NYU. Jeg læste teater og var lige ved at afslutte uddannelsen, men besluttede, at jeg ikke rigtig ønskede at arbejde med teater på den måde, så jeg måtte finde på noget andet.

Sammen med min daværende partner begyndte vi for sjov at arrangere skattejagter og pubture med Polaroid-kameraer for vores venner. Derefter spurgte folk, om vi kunne gøre det til fødselsdage og polterabender. Vi tænkte: ja, selvfølgelig – det er vores sjove måde at skabe en oplevelse på, en teatralsk oplevelse. En dag spurgte nogen, om vi kunne gøre det til et teambuildingarrangement for en virksomhed. Jeg sagde ja og spurgte, hvad budgettet var. De fortalte mig budgettet, og jeg sagde: Ja, det er lige præcis det, vi laver. Vi er naturligvis en teambuildingvirksomhed.

Derefter måtte jeg lære at opbygge en teambuildingvirksomhed, men det hele hang sammen med det, jeg opdagede, at jeg brændte for: positiv psykologi, spilbasering og gamification. Sådan begyndte det hele. I de seneste år har jeg flyttet meget af min energi og tid over på mindfulness, bevidsthed og det at være nærværende. Jeg oplever, at alt alligevel flyder gennem den linse.

Vi er gået fra Polaroid-kameraer til digitale kameraer og begyndte at udvide nationalt. Vi var kun i New York i begyndelsen, men bredte os derefter ud i hele landet. Så kom de nye fantastiske iPhones, og vi byggede apps. Vi forsøger hele tiden at tale med vores kunder og skabe oplevelser, hvor de kan lære sig selv, hinanden og deres omgivelser bedre at kende.

Nu er en af de ting lidt anderledes. Folk befinder sig ikke længere i samme omgivelser, når de deltager i oplevelserne. Derfor har vi skabt en helt ny oplevelse baseret på den verden, vi lever i nu. Det har været en meget interessant, udfordrende, men også fantastisk og lykkelig tid med alt det, der foregår.

Tim ReitsmaVerden har virkelig ændret sig – fra de tidlige dage med Polaroid til digitale kameraer, telefoner og nu en nedlukning. Det må se anderledes ud at afholde teambuilding eller en skattejagt. Hvordan har I tilpasset jer?

Ben HoffmanDet er drastisk anderledes. Vi voksede meget, og sidste år havde jeg lanceret en helt ny idé: at skabe noget fantastisk for andre. Hvad betyder det egentlig? Hvordan kan vi bygge det? Vi afholdt en masse firmaarrangementer, gjorde dem tilgængelige for alle, arbejdede med nonprofitorganisationer og fik folk ud at lege. Vi udvidede vores teknologi og forsøgte virkelig at få folk ud i verden, skabe relationer og voksede fantastisk. Så stoppede alt brat i marts. Alle firmaarrangementer stoppede. Vi tænkte: Hvad gør vi nu?

Vi begyndte at udvikle nye spil gennem Zoom ved hjælp af vores teknologi og en oplevelse med to skærme. Vi lavede skattejagter, quizprogrammer, kunstprojekter og mysteriespil. Vi eksperimenterede og prøvede os frem. Kunderne spurgte os, og vi leverede, men ærligt talt var det ikke så sjovt, som jeg havde brug for, at det skulle være. Forbindelserne opstod ikke. Folk var udbrændte af disse videomøder, og oplevelserne levede ikke op til det niveau, jeg forventede ud fra det, vi tidligere havde lavet. Så jeg sagde, at vi måtte træde et skridt tilbage.

Vi samlede alle data fra de spil, vi lavede, og undersøgte, hvad folk elskede, hvor de følte forbindelsen, og hvornår de følte sig levende. Hvornår glemte de, at de var på Zoom, og begyndte bare at leve, være til stede og lege? Vi indsamlede dataene og skabte derefter en samlet oplevelse med det bedste fra alle spillene. Det er stort set det eneste, vi tilbyder nu: Vi har taget det bedste fra hvert spil og samlet det i en oplevelse på en time, hvor folk kan lege hjemmefra og stadig have en fantastisk tid sammen. Der er masser af latter og smil, og tempoet er højt. På den måde får de en del af alle de forskellige spil og mulighed for at se hinanden på en lettere og mere munter måde, end de måske har gjort på det seneste.

Tim ReitsmaJeg talte med en ven i går om min uge og begyndte at tælle alle de opkald og videomøder, jeg havde deltaget i. Om fredagen mødes nogle af os til endnu en videosamtale, ofte med en øl i hånden. Det er en god måde at afslutte dagen på, men jeg er virkelig træt af at se på mennesker gennem en skærm. Hvordan skaber mere sjov en dybere forbindelse?

Ben HoffmanDet er netop det, det skal kunne. Jeg har det på samme måde. Jeg er så træt af det. Jeg forsøger at begrænse mig selv og antallet af møder, jeg planlægger. Har vi virkelig brug for dette? Kan jeg bruge mere tid på noget andet?

Når vi spiller spillene, prøver vi at give alle et øjeblik, hvor de kan stråle. Alle spiller, og så siger vi måske: Kan du slå din mikrofon til? Alle sammen, sig hej til Tim. Tim, hvad svarede du? Hvad er din favorit? Derefter begynder folk at tale frem og tilbage. Det er det, vi bygger – små øjeblikke med forbindelse, hvor det føles, som om man ikke længere er på Zoom. Vi får tilbagemeldinger som: Det er det bedste videomøde, jeg nogensinde har deltaget i. Ved at bygge en bue ind i oplevelsen får vi folk op at stå og bevæge sig. Til sidst går de rundt, tager billeder, kommer tilbage og deler ting. Vi har musik, fantastiske værter og masser af samtale. Man ved aldrig, hvornår man bliver kaldt på, lidt ligesom i et gameshow. Når man bliver valgt, hepper alle på én.

Det er et virkelig smukt øjeblik, når hele virksomheden råber ens navn og hepper på én, fordi man for eksempel har svaret rigtigt på et spørgsmål om alles yndlingssnack. Det kan være småkager eller slik. Når man svarer, råber alle: Ja, du har ret! Alle elsker småkager. Køb ti småkager.

Tim ReitsmaDet er interessant, at der er et personligt element. Hvorfor er det så vigtigt at tilføje det personlige? Hvad gør det egentlig for folk?

Ben HoffmanUanset hvilket spil vi laver, forsøger vi altid at tilpasse det, finde ud af hvem folk er, hvad de interesserer sig for og lytte til dem. På den måde føles det ikke som noget tilfældigt. Det skal være relevant. Når det er sjovt, lærer man hinanden bedre at kende, og det er noget, vi har mistet. På et kontor lærer vi hinanden at kende uden at tænke over det – gennem små samtaler og den naturlige snak. Online er det anderledes. Derfor er det interessant at høre, hvad folk går op i, og hvad de laver. Vi bruger ofte mad i vores spil, fordi det giver anledning til samtaler om yndlingsretter og oplevelser. Vi forsøger at skabe de diskussioner, der ellers ikke opstår.

Tim ReitsmaVi er mennesker, og vi trives med forbindelse. Hvad kan grundlæggere, ledere og medarbejdere gøre anderledes for at skabe mere af den forbindelse?

Ben HoffmanJeg synes, man skal stille spørgsmål, lytte og være til stede uden straks at forsøge at løse problemet. Det er vanskeligt virtuelt, men man kan spørge folk, hvordan de har det. I mine teams har vi en daglig samtale, der begynder med spørgsmålet: Hvad er fantastisk i dit liv eller på arbejdet lige nu? Derefter spørger vi, om der er noget, der kan blive endnu mere fantastisk. Det kalder vi EMA. Vi har ikke mange møder, kun dette ene om dagen, og det går hurtigt. Jeg vil gerne vide, hvordan folks liv ser ud, så vi kan give hinanden plads.

Vi fejrer det, der fungerer, og arbejder derefter med det, der kræver opmærksomhed. Folk ved, at de befinder sig i et trygt rum uden megen fordømmelse. Det er en ramme, hvor man kan være sammen. Hvis nogen har brug for en lur eller en gåtur, støtter vi det. Som administrerende direktør vil jeg hellere have, at folk tager sig af sig selv, så de kan være nærværende, når de er på arbejde.

Tim ReitsmaHvordan skabte du et så højt niveau af sårbarhed i teamet?

Ben HoffmanVed selv at være sårbar. Det kommer fra toppen. De ved, hvad der foregår. Jeg forsøger at være nærværende og bevidst, og vi laver vejrtrækningsøvelser sammen. Det er ikke obligatorisk, men jeg laver åndedrætsøvelser med folk og er til stede. Hvis jeg har brug for støtte, siger jeg også det. Hvis jeg lever sådan, ved de, at det er en del af min livsstil.

Jeg taler om meditation, lure og alt det, jeg gør for at passe på mig selv. Det er noget af det vigtigste, jeg har indset under COVID-19: Folk skal tage sig af sig selv, før de kan tage sig af andre. Jeg havde brugt meget af mit liv på at identificere mig med, hvor mange mennesker jeg kunne påvirke, priserne og applausen. Da alt stoppede, måtte jeg indse, at det ikke var hele min identitet. Jeg måtte arbejde med mig selv, så jeg kunne være mere nærværende over for mit team, vores kunder og vores partnere.

Tim ReitsmaSårbarhed kan være et skræmmende ord. Sammen med sårbarhed kommer empati. Vi ved ikke nødvendigvis, hvad der foregår i andre menneskers liv eller hjem. Hænger det sammen med at skabe forbindelse?

Ben HoffmanHelt sikkert. Jeg vil også tilføje nærvær – at være i øjeblikket. Alt hænger sammen med den ene idé: Hvad skal du gøre for at være nærværende? Kan jeg være her sammen med dig nu? Uanset hvad der foregår omkring os, er det dér, forbindelsen opstår. Hvis man ikke kan være sammen med sig selv i stilhed, er det svært at være sammen med andre på den måde.

Tim ReitsmaI den virtuelle verden bliver vi trukket i mange digitale retninger på én gang. Hvordan skaber man et miljø, hvor mennesker føler sig forbundne?

Ben HoffmanNår virksomheder bruger os, er det første, jeg siger, at jeg ikke vil afholde endnu et arrangement, før det er noget fantastisk, som ikke føles som alt det andet, de gennemgår. I hverdagen forsøger jeg at begrænse mine møder, interaktioner og beskeder. Jeg tænker over, om en besked virkelig skal sendes nu, eller om den kan vente. Vi skal ikke arbejde bare for arbejdets skyld. Vi kan kommunikere digitalt på en mere bevidst måde. Tag en indånding og hold en pause.

Tim ReitsmaHvad vil du anbefale til mennesker, der ønsker at skabe mere meningsfuld og dybere forbindelse?

Ben HoffmanVi opdagede gennem vores spil, at ikke alle ønsker at have kameraet tændt. Nogle vil gerne være en del af spillet, andre vil hellere være publikum, og begge dele er helt i orden. Man skal møde mennesker dér, hvor de er, og ikke antage, at alle fungerer som én selv. Nogle bliver energiske af kameraet, andre bliver energiske af at observere. Det handler om at forstå, hvordan forskellige mennesker føler sig forbundne.

Vi har også klare kommunikationsaftaler. Jeg svarer på e-mails inden for 24 arbejdstimer. Hvis noget skal ske samme dag, kan man sende en sms, og hvis det haster, kan man ringe. Det kalder vi vores kommunikation af noget fantastisk. Alle kender forventningerne, og det fjerner gætteriet. Mange konflikter og frustrationer opstår, fordi vi har forskellige forventninger til, hvordan vi skal kommunikere.

Tim ReitsmaDet er en vigtig pointe, især for nye teammedlemmer. Man skal vide, hvordan teamet kommunikerer, og skabe fælles forventninger.

Ben HoffmanJa, og man skal give folk et valg. Jeg spørger, om de er enige i måden, vi gør tingene på, og om der er en anden måde, de foretrækker at kommunikere på. Jeg tvinger ikke nogen til det. Målet er, at vi er på samme side, men også at folk har mulighed for at finde den måde, der fungerer for dem.

Tim ReitsmaVi har talt om teambuilding, den daglige samtale, noget fantastisk og noget endnu mere fantastisk samt jeres kommunikation af noget fantastisk. Det lyder, som om fantastisk er en af cityHUNTs kerneværdier.

Ben HoffmanDet er det. Tidligere handlede det mest om at skabe mere fantastisk for andre. Nu føler jeg i højere grad, at det handler om at være mere fantastiske sammen. Det er en forandring, jeg ser i samfundet. Vi går fra kun at forbruge og skabe til også at være sammen i oplevelser. Det er det, jeg holder af i mit eget liv: forbindelsen og de øjeblikke, hvor man bare er sammen.

Tim ReitsmaVi lavede for nylig en enkel leg med to sandheder og en løgn i vores globale virksomhed. På en halv time lærte vi en masse om hinanden, og vi fandt ud af, hvem der kunne fortælle de mest detaljerede løgne. Det kræver ikke meget at skabe forbindelse i organisationer.

Ben HoffmanNej. Det må ikke føles som påtvunget sjov. Vi skal være sammen om det, og alle skal kunne finde deres egen plads. Det, der er sjovt for mig, er ikke nødvendigvis sjovt for dig. Derfor bygger vi oplevelser med forskellige niveauer, så folk kan finde det, der passer dem. Nogle vil løse opgaver, andre vil tage billeder eller lave videoer. Det smukke er at se folk finde den rolle, hvor de føler sig trygge.

Det er også vigtigt at fjerne forstyrrelser. Slå notifikationer fra og vær sammen med hinanden. Når jeg er sammen med dig, vil jeg være sammen med dig – uden nyhedsfaner og beskeder, der forstyrrer. Det er i orden at være utilgængelig, hvis man har brug for at fokusere og være nærværende.

Tim ReitsmaDet handler om at kunne sige, at nu ikke er et godt tidspunkt, og måske planlægge samtalen til senere. Man skal først have den andens fulde opmærksomhed.

Ben HoffmanPræcis. Før du rækker ud, kan du spørge dig selv, om det virkelig skal ske nu. Er det vigtigt eller akut? Meget få ting er faktisk akutte. Det samme gælder med mine børn. Jeg elsker dem, men hvis jeg prøver at arbejde og lytte til dem samtidig, får ingen af os min fulde opmærksomhed. Det handler om forskellen mellem at forsøge at tilfredsstille nogen og faktisk være til stede.

Tim ReitsmaDet bringer os tilbage til podcastens tema: at skabe forbindelse i en virtuel verden. Vi skal være nærværende, fjerne forstyrrelser og give plads til dybe samtaler.

Ben HoffmanJa. De magiske øjeblikke opstår ofte, når man kan være sammen uden at skulle have noget fra hinanden. Det er menneskelig forbindelse. Jeg laver en vejrtrækningsøvelse med mit team i slutningen af alle vores samtaler. Jeg arbejder også med en anden virksomhed, Breath Pollution, hvor målet er at få en milliard mennesker til at trække vejret sammen i ét minut om dagen. Man lukker øjnene og trækker vejret ind og ud sammen. Det kan synkronisere hjerte, sind og åndedræt, så alt andet falder væk.

Tim ReitsmaDet er en god måde at være til stede på, uanset om man er fysisk sammen eller ej. Hvis vi ikke kan forbinde os med os selv, hvordan skal vi så kunne forbinde os med andre? Hvad er ét praktisk råd, du vil give til en grundlægger, leder eller medarbejder?

Ben HoffmanDet afhænger af teamets kultur og behov. Et enkelt råd er at trække vejret sammen i et minut. Det sænker tempoet og gør os mere nærværende. Jeg oplever, at mine møder flyder bedre, når vi begynder med at trække vejret sammen.

Man skal også skabe oplevelser, hvor teamet kan grine og være sammen. Hvis det eneste værktøj, man har, er en videokonference, kan man stadig bruge den til at skabe fællesskab. Tænk på, hvad der sker omkring kaffemaskinen eller vandautomaten: Folk griner sammen. Kan man skabe den samme energi virtuelt? Det er muligt. Vi afholder mange virtuelle julefester, hvor vi tager det bedste fra vores oplevelser og tilpasser det til et juletema. Vi forsøger ikke at kopiere den gamle fest, men at gentænke den og skabe de øjeblikke, hvor folk griner, smiler og hepper sammen.

Tim ReitsmaDet er et godt råd. Hvis man planlægger en julefest, bør man starte med at spørge, hvad man vil opnå. Skal det blot være et gavekort, eller vil man skabe en fælles oplevelse?

Ben HoffmanMan kan finde os på cityHUNT.com. Jeg arbejder også på en bog om mindfulness, teambuilding, overflod i arbejdslivet, fysisk og følelsesmæssig vitalitet samt økonomisk bæredygtighed. Jeg fortæller om min rejse som hårdtarbejdende iværksætter og om forsøget på at blive en mere socialt bevidst og nærværende iværksætter – både på arbejdet og i livet.

Vi arbejder også med velgørenhedsarrangementer. Vi lavede for eksempel et stort program med American Cancer Society, fordi de ikke kunne afholde deres normale løb og arrangementer. Vi skabte nye oplevelser for dem og afholder i øjeblikket mange virtuelle teambuildingarrangementer og julefester.

Tim ReitsmaDet lyder godt. For alle, der overvejer teambuilding, har Ben skrevet en god artikel til peoplemanagingpeople.com. Gå ind på hjemmesiden og abonnér, så du ikke går glip af de nye artikler. Det har været en fornøjelse at tale med dig i dag.

Ben HoffmanTak i lige måde. Det har været smukt. Jeg holder virkelig af det arbejde, du laver for at hjælpe mennesker med at forbinde sig med hinanden på dybere og mere meningsfulde måder.

Tim Reitsma
Helt sikkert. Og til alle vores lyttere: Gå gerne ind på vores hjemmeside og abonnér. Fortæl os også, hvilke emner I gerne vil høre om, og giv os feedback på, hvad I gerne vil høre mere om. Hav en fantastisk eftermiddag, så tales vi ved snart.