Rekrutteringsteam: Størrelse, struktur og outsourcing

1. Rekruttereren

Rekruttereren håndterer hele ansættelsesprocessen, fra offentliggørelse af jobbeskrivelser til screening af CV'er, afholdelse af interviews og fremsættelse af tilbud.

De fungerer som bindeled mellem kandidaterne og virksomheden, sikrer en god kandidatoplevelse og samarbejder tæt med de ansættende ledere om at foretage forbedringer.

Nogle organisationer har en dedikeret rekrutterer, mens rekrutteringen i andre organisationer håndteres af HR-chefen.

At opbygge en stærk rekruttererfunktion begynder med at sikre, at dit team har gennemført grundlæggende kurser i rekruttering.

2. Den ansættende leder

Den ansættende leder fastlægger kravene til rollen og samarbejder med rekruttereren om at udforme interviewprocessen. De afholder interviews for at vurdere tekniske kompetencer og match med teamet og træffer den endelige beslutning om ansættelse. De hjælper også med introduktionsprocessen for nyansatte.

Ved rekruttering i nystartede virksomheder vil den ansættende leder påtage sig rekrutteringsansvar.

3. Rekrutteringskoordinatoren

Rekrutteringskoordinatoren håndterer logistik, såsom planlægning af interviews og koordinering af kommunikationen mellem kandidater og interviewteamet. De sikrer, at interviewprocessen forløber gnidningsfrit, håndterer den løbende vedligeholdelse, der kræves for at holde dit rekrutteringssystem velfungerende, og hjælper rekruttererne med andre administrative opgaver.

4. Markedsføreren af arbejdsgiverbrandet

Markedsførere af arbejdsgiverbrandet skaber og promoverer indhold, der fremhæver virksomhedens unikke brand og kultur for at tiltrække talenter. De administrerer kanaler til rekrutteringsmarkedsføring, såsom virksomhedens karriereside, sociale mediekanaler og jobannoncer, og sikrer, at arbejdsgiverbrandet stemmer overens med rekrutteringsindsatsen.

5. Kandidatsøgeren

En kandidatsøger er ansvarlig for at identificere, engagere og opbygge en pulje af potentielle kandidater, dvs. kandidatsøgning.

De søger proaktivt efter kandidater gennem forskellige kanaler, såsom software til kandidatsøgning, LinkedIn, jobportaler, sociale medier og netværksarrangementer.

Kandidatsøgere fokuserer på passive kandidater, som måske ikke aktivt søger job, står for den indledende kontakt og forhåndsscreener kandidater, før kvalificerede kundeemner gives videre til rekruttererne.

6. Individuelle bidragydere

Som en del af en samarbejdsbaseret ansættelsesproces deltager teammedlemmer nogle gange i interviews for at vurdere kandidaternes kulturelle match og tekniske færdigheder samt give kandidaten indsigt i teamet, så vedkommende kan stille spørgsmål.

Derudover kan individuelle bidragydere hjælpe med at finde kandidater gennem anbefalinger og deltage i aktiviteter inden for rekrutteringsmarkedsføring.

7. Grundlæggeren eller den administrerende direktør

I mindre virksomheder er grundlæggeren eller den administrerende direktør ofte involveret i fastlæggelsen af ansættelsesstrategier, afholdelsen af interviews til ledende roller og sikringen af overensstemmelse med virksomhedens mission og værdier. De kan give den endelige godkendelse af vigtige ansættelser og påvirke den overordnede tilgang til rekruttering.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sådan fastlægger du den rette størrelse på dit rekrutteringsteam

Størrelsen på dit rekrutteringsteam vil i høj grad blive bestemt af følgende faktorer:

1. Ansættelsesvolumen

• Overvej jeres årlige ansættelsesmål. Jo flere personer I har brug for at ansætte, desto større bør rekrutteringsteamet være. En almindelig tommelfingerregel er én rekrutteringsmedarbejder for hver 25-40 årlige ansættelser, men dette kan variere afhængigt af stillingens kompleksitet.
• Vurder arbejdsbyrden pr. rekrutteringsmedarbejder. Rekrutteringsmedarbejdere kan håndtere forskellige ansættelsesvolumener afhængigt af, om stillingerne er på begynderniveau, mellemniveau eller højt specialiserede.

2. Stillingskompleksitet

• Tekniske eller specialiserede stillinger. Stillinger, der er svære at besætte, eller nicheprægede stillinger tager typisk længere tid at rekruttere til, hvilket betyder, at der kan være behov for flere rekrutteringsmedarbejdere eller kandidatsourcere.
• Stillinger med høj personaleudskiftning. For stillinger med højere personaleudskiftning kan det være nødvendigt med ekstra rekrutteringskapacitet for at kunne følge med den konstante efterspørgsel.

3. Virksomhedens vækstfase

• Startupvirksomhed kontra etableret virksomhed. Startupvirksomheder kan have et lille, fleksibelt rekrutteringsteam, der kan skaleres efter behov, mens større eller hurtigt voksende virksomheder har brug for et mere struktureret team med dedikerede roller (rekrutteringsmedarbejdere, kandidatsourcere, koordinatorer).
• Planlagt ekspansion. Hvis I forbereder jer på aggressiv vækst eller indtræder på nye markeder, får I brug for et større team til at håndtere stigningen i antallet af ansættelser.

4. Effektiviteten af rekrutteringsprocessen

• Teknologi og værktøjer. Hvis jeres virksomhed bruger et ansøgerstyringssystem (ATS) eller AI-baserede værktøjer, kan det automatisere dele af processen, så et mindre team kan håndtere flere kandidater.
• Outsourcing og bureauer. Hvis I outsourcer bestemte stillinger til bureauer eller bruger eksterne rekrutteringstjenester, kan I muligvis opretholde et mindre internt rekrutteringsteam.

5. Branchestandarder

• Se på branchens normer. Undersøg de typiske forhold mellem rekrutteringsmedarbejdere og ansatte i jeres branche. Teknologivirksomheder har for eksempel ofte lavere forhold (1:15-1:25), mens virksomheder inden for detailhandel eller hotel- og restaurationsbranchen kan have højere forhold (1:50 eller mere).

6. Arbejdsgiverbranding og kandidatoplevelse

• Fokuser på arbejdsgiverbranding. Hvis jeres virksomhed lægger stor vægt på arbejdsgiverbranding, kan I få brug for et større team til at skabe indhold, administrere sociale medier og engagere kandidater, især i konkurrenceprægede brancher.
• Prioritering af kandidatoplevelsen. Et rekrutteringsteam, der prioriterer en personlig kandidatoplevelse med tæt opfølgning, kan få brug for flere ressourcer, herunder koordinatorer til at håndtere planlægning og kommunikation.

Sammensætning af rekrutteringsteamet

Selvom ikke to organisationer arbejder på præcis samme måde, er det sådan, rekrutteringsteams sandsynligvis vil være sammensat i små, mellemstore og store organisationer.

1. Startupvirksomheder

• Sammensætning: Små, meget fleksible teams, hvor roller ofte kombineres.
• Teamstruktur: Består normalt af 1-2 rekrutteringsmedarbejdere eller blot én person, der varetager HR og rekruttering. I startupvirksomheder på et meget tidligt stadie kan ansættelser blive håndteret af stifterne eller afdelingslederne. Kandidatsourcere og rekrutteringskoordinatorer er ikke almindelige, og rekrutteringsmedarbejderne håndterer hele processen. Fokus er ofte på hurtigt at ansætte nøglemedarbejdere, hvor alle teammedlemmer bidrager, når det er nødvendigt.
• Kendetegn: Agilt og tilpasningsdygtigt med fokus på at besætte kritiske stillinger, der kan drive væksten. Rekrutteringsprocesserne er mindre formaliserede og baserer sig på personlige netværk, anbefalinger og direkte henvendelser.

2. Mellemstore organisationer

• Sammensætning: Mere struktureret, hvor specialiserede roller begynder at opstå.
• Teamstruktur: Omfatter dedikerede rekrutteringsmedarbejdere, og nogle virksomheder tilføjer kandidatsourcere eller rekrutteringskoordinatorer til at håndtere ansættelser i stort antal. Rekrutteringsteams samarbejder i højere grad med HR om introduktion af nye medarbejdere og fastholdelse, og der kan være en rekrutteringsansvarlig eller -leder, som fører tilsyn med processen.
• Kendetegn: En balance mellem effektivitet og specialisering med mulighed for at skalere efter behov uden væsentlig kompleksitet.

3. Hurtigt voksende organisationer

• Konfiguration: Skalerbare, meget strukturerede teams med klart definerede roller.
• Teamstruktur: En kombination af rekrutteringskonsulenter, kandidatsourcere, koordinatorer og arbejdsgiverbrandansvarlige. Rekrutteringsledere eller -chefer kan være ansvarlige for at føre tilsyn med specifikke teams eller afdelinger og sikre, at rekrutteringen kan følge med de hurtige ansættelsesbehov. Nogle gange bruges freelance-rekrutteringskonsulenter eller rekrutteringsbureauer også til at besætte presserende stillinger.
• Kendetegn: Hurtig rekruttering i stort omfang kræver velkoordinerede teams, der er klar til hurtigt at skalere med strømlinede processer.

4. Store organisationer

• Konfiguration: Meget strukturerede med tydeligt adskilte roller og afdelinger.
• Teamstruktur: Omfatter specialiserede rekrutteringskonsulenter for forskellige forretningsområder (f.eks. teknologi, salg og drift), dedikerede kandidatsourcere, rekrutteringskoordinatorer, arbejdsgiverbrandteams og dataanalytikere. Der kan være regionale eller afdelingsansvarlige for rekruttering samt et team for rekrutteringsdrift, der fører tilsyn med processer, overholdelse af regler og rapportering. Arbejdsgiverbranding og strategi for talentanskaffelse kan være separate afdelinger.
• Kendetegn: Høj kompleksitet med fokus på effektivitet og skala samt veldefinerede processer og værktøjer som ATS- og CRM-systemer til håndtering af mængden af kandidater og ledige stillinger.

Fastlæggelse af målepunkter og KPI'er

Det, der måles, bliver styret. Her er nogle almindelige målepunkter for rekruttering og KPI'er, som rekrutteringsteams bruger til at identificere problemer og finjustere processen.

1. Tid til ansættelse/tid til besættelse

• Definition:
  • Tid til ansættelse refererer til antallet af dage fra det tidspunkt, hvor en kandidat kommer ind i kandidatforløbet (f.eks. indsender en ansøgning), til vedkommende accepterer jobtilbuddet.
  • Tid til besættelse er det samlede antal dage fra det tidspunkt, hvor en ledig stilling slås op, til en kandidat bliver ansat.
• Betydning: Disse målepunkter måler effektiviteten af rekrutteringsprocessen. Kortere tid til ansættelse/besættelse indikerer hurtigere besættelser, hvilket kan forhindre produktivitetstab og reducere rekrutteringsomkostningerne.

2. Kvaliteten af ansættelsen

• Definition: Et målepunkt, der evaluerer den værdi, en nyansat tilfører organisationen, ofte baseret på præstationsvurderinger, fastholdelsesrater og den hastighed, hvormed vedkommende når vigtige milepæle.
• Betydning: Dette er en vigtig indikator for rekrutteringens effektivitet og måler, hvor godt nyansatte bidrager til virksomhedens succes.

3. Antallet af ansøgere

• Definition: Det samlede antal kandidater, der ansøger til en specifik stilling eller til alle ledige stillinger.
• Betydning: Dette målepunkt hjælper med at vurdere rækkevidden og tiltrækningskraften af jobopslag samt effektiviteten af sourcingkanaler. Et højt antal ansøgere kan indikere god employer branding og markedsføring, men det er også vigtigt at afbalancere kvantitet med kvalitet.

4. Antallet af jobsamtaler

• Definition: Antallet af jobsamtaler, der gennemføres pr. ledig stilling, fra den indledende screening til de afsluttende jobsamtaler.
• Betydning: Ved at følge dette målepunkt får man indsigt i effektiviteten af jobsamtaleprocessen. Hvis der er behov for for mange jobsamtaler, kan det indikere en unødigt kompleks proces eller vanskeligheder med at identificere den rette kandidat. Det kan også afsløre potentielle flaskehalse.

5. Konverteringsrate

• Definition: Den procentdel af kandidater, der går videre fra ét trin i rekrutteringsprocessen til det næste, f.eks. fra screening til jobsamtaler eller fra jobsamtaler til tilbud.
• Betydning: Dette hjælper rekrutteringskonsulenter med at identificere, hvor kandidater falder fra i ansættelsestragten. Høje frafaldsrater på et bestemt trin kan indikere problemer med kandidatmatch, tydeligheden i jobbeskrivelsen eller jobsamtaleprocesserne.

6. Kvaliteten af kilden

• Definition: Dette måler effektiviteten af forskellige rekrutteringskanaler (f.eks. jobportaler, anbefalinger, LinkedIn) med hensyn til at finde kandidater af høj kvalitet. Det vurderer, hvor succesfulde ansættelser kommer fra, og følger deres resultater eller anciennitet i virksomheden.
• Vigtighed: En forståelse af, hvilke kilder der producerer de bedste kandidater, hjælper med at optimere indsatsen for kandidatsøgning, så rekrutteringsmedarbejdere kan fokusere på de mest effektive kanaler og reducere omkostningerne og tiden til besættelse af stillinger.

7. Omkostning pr. ansættelse

• Definition: De samlede omkostninger forbundet med at ansætte en ny medarbejder, herunder annoncering, gebyrer til rekrutteringsbureauer, rekrutteringsmedarbejderes lønninger, baggrundstjek og alle andre ansættelsesrelaterede udgifter, divideret med antallet af gennemførte ansættelser.
• Vigtighed: Denne måleenhed hjælper virksomheder med at styre og optimere deres rekrutteringsbudget. At sænke omkostningen pr. ansættelse og samtidig opretholde eller forbedre kvaliteten af de ansatte er et almindeligt rekrutteringsmål.

8. Kandidattilfredshed

• Definition: Et mål for, hvor tilfredse kandidaterne er med rekrutteringsprocessen, ofte indsamlet gennem undersøgelser efter en jobsamtale eller efter at ansættelsesbeslutningen er truffet.
• Vigtighed: Kandidattilfredshed afspejler den samlede kandidatoplevelse og påvirker arbejdsgiverbrandet. Høje tilfredshedsrater kan tiltrække flere af de bedste talenter, selv hvis kandidaten ikke får jobbet, da vedkommende måske vil anbefale virksomheden eller søge igen i fremtiden.

Outsourcing af rekrutteringsprocessen 

Nogle gange vælger organisationer at outsource udvalgte dele af rekrutteringsprocessen, primært kandidatsøgning. Når det gælder outsourcing af rekruttering, er der en række muligheder, der passer til de fleste behov:

RPO efter behov (outsourcing af rekrutteringsprocessen)

• Definition: RPO efter behov tilbyder fleksibel, kortvarig rekrutteringssupport, som kan tages i brug efter behov. Det er ideelt til håndtering af specifikke stigninger i ansættelsesbehovet, f.eks. et midlertidigt behov for flere rekrutteringsmedarbejdere under sæsonansættelser eller til et særligt projekt.
• Sådan fungerer det: En virksomhed samarbejder med en RPO-udbyder for at supplere sin interne rekrutteringsindsats, når der er behov for ekstra hjælp. Udbyderen kan stille rekrutteringsmedarbejdere eller medarbejdere til kandidatsøgning til rådighed eller endda bruge sin teknologi og sine værktøjer til at understøtte virksomhedens rekruttering i en begrænset periode.
• Fordele:
  • Skalerbarhed og fleksibilitet til at håndtere pludselige ansættelsesbehov uden langsigtede forpligtelser.
  • Omkostningseffektivt, da ydelserne kun tages i brug, når der er behov for dem.
  • Hurtigere ansættelser uden behov for at udvide det permanente interne rekrutteringsteam.
• Bedst egnet til: Virksomheder med lejlighedsvise stigninger i ansættelsesbehovet, projektbaserede behov eller begrænsede interne rekrutteringsressourcer.

RPO baseret på funktionsgruppe

• Definition: RPO baseret på funktionsgruppe indebærer outsourcing af rekrutteringen til en specifik afdeling, jobfunktion eller forretningsenhed i virksomheden (f.eks. IT, salg, markedsføring osv.). Det er en målrettet tilgang til outsourcing af bestemte roller eller grupper.
• Sådan fungerer det: RPO-udbyderen overtager rekrutteringen til en specifik funktion eller et specifikt team i organisationen. De håndterer alt fra kandidatsøgning, jobsamtaler og introduktion til arbejdsgiverprofilering for den pågældende funktion. Det interne HR-team håndterer andre områder, mens RPO-udbyderen bliver en forlængelse af virksomhedens talentanskaffelsesteam for den specifikke gruppe.
• Fordele:
  • Specialiseret ekspertise inden for rekruttering til bestemte funktioner, hvilket fører til kandidater af højere kvalitet.
  • Giver interne rekrutteringsmedarbejdere mulighed for at fokusere på andre områder af virksomheden.
  • Skalerbar og tilpasningsdygtig i forhold til behovene i en specifik afdeling eller division.
• Bedst egnet til: Organisationer, der har brug for specialiseret rekrutteringssupport inden for områder, som kræver nicheekspertise, eller hvor der opleves større efterspørgsel, f.eks. tekniske roller eller salgsroller.

3. Fuld RPO

• Definition: Fuldt RPO er, når en ekstern HR-tjenesteudbyder overtager hele rekrutteringsprocessen for en organisation. Dette omfatter alt fra talentsøgning, screening, interviews, håndtering af jobtilbud og introduktion til talentstrategi og arbejdsgiverbranding.
• Sådan fungerer det: RPO-udbyderen integreres fuldt ud i organisationen og bruger ofte virksomhedens brand og værktøjer til at håndtere alle rekrutteringsaktiviteter. Udbyderen bliver en langsigtet strategisk partner, der håndterer alle aktiviteter inden for talenttiltrækning på tværs af virksomheden. Dette omfatter ofte brug af avanceret teknologi, rekrutteringsanalyse og strategier for arbejdsgiverbranding.
• Fordele:
  • Omfattende rekrutteringssupport, der frigør interne HR-teams, så de kan fokusere på andre områder.
  • Ekspertise i håndtering af omfattende rekruttering og strategi for talenttiltrækning.
  • Adgang til avancerede værktøjer, teknologi og markedsindsigt.
  • Kan føre til ansættelser af bedre kvalitet, kortere tid til ansættelse og generelt forbedrede rekrutteringsprocesser.
• Bedst til: Større organisationer med et stort rekrutteringsbehov, virksomheder i hastig vækst eller organisationer, der ønsker at optimere og outsource deres rekrutteringsproces fuldt ud.

Muligheder inden for RPO omfatter dedikerede RPO-virksomheder, professionelle arbejdsgiverorganisationer eller, især ved international rekruttering, en registreret arbejdsgiver.

Bliv en del af People Managing People-fællesskabet

Hvis du vil have mere indsigt i rekrutteringsteams og talenttiltrækning generelt, kan du blive en del af vores støttende fællesskab for HR- og erhvervsledere, som deler viden og ekspertise for at hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.

Ofte stillede spørgsmål om rekrutteringsteams

Hvad laver et rekrutteringsteam?

Hvad er den ideelle størrelse på et rekrutteringsteam?

Hvad er outsourcing af rekrutteringsprocessen?