Tilbage til kontoret: Fordele, ulemper og tips til succes
PWC meddelte for nylig, at de i januar 2025 vil begynde at overvåge, hvor medarbejderne arbejder fra. Grunden, som man mener, men som ikke officielt er bekræftet, er at sikre overholdelse af deres RTO-politik med 3 dage på kontoret om ugen.
Bundlinjen er, at medarbejdere i mange tilfælde trækker fødderne efter sig, når det gælder om at vende tilbage til kontoret. Det er tydeligt, at medarbejderne ikke er begejstrede for at blive tvunget tilbage, men mange organisationer – især store virksomheder – kræver det alligevel.
Så hvad skal der gøres? Hvad er de potentielle fordele og udfordringer ved, at medarbejdere vender tilbage til kontoret, og hvordan kan RTO implementeres med succes?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvordan ser tilbagevenden til kontoret ud i dag?
Det er nogle år siden, pandemien gjorde fjernarbejde nødvendigt, og vi har set en hel del organisationer løbe fra deres løfter vedrørende denne mulighed.
Ifølge en rapport om hybridarbejde fra Gallup, der blev offentliggjort i maj 2024, arbejder 27 % af organisationerne nu på afstand, 53 % hybridt, og 21 % fuldt ud på arbejdspladsen.
Som du kan se på grafen nedenfor, kræver flere organisationer, at medarbejderne vender tilbage til kontoret i en hybridmodel. Desuden viste en nylig KPMG-undersøgelse blandt 1.500 administrerende direktører, at 64 % af dem forventer en fuld tilbagevenden til kontoret inden 2026.
Spørgsmålet er: hvorfor?
Potentielle fordele ved at vende tilbage til kontoret
Organisationer er tydeligvis ivrige efter, at medarbejderne vender tilbage til kontoret, og nævner øget samarbejde og en stærkere kultur som de primære grunde.
Men er disse påstande underbyggede? Hvad siger forskningen om de potentielle fordele ved, at medarbejderne vender tilbage til kontoret?
Styrket tværfagligt samarbejde
- MIT-undersøgelse: En undersøgelse fra MIT viste, at akademikere, der arbejdede tæt på hinanden, styrkede tværfaglig forskning inden for artikler og patenter.
- Undersøgelse fra Stanford University: Forskning fra Stanford University viste, at fjernarbejde godt nok kan øge produktiviteten ved visse opgaver, men det kan mindske samarbejde og innovation sammenlignet med arbejde på kontoret, hvor spontane samtaler lettere opstår.
- University of Chicago: Forskning fra UoC viste, at medarbejderne begrænsede deres kommunikationskredse og interagerede med færre mennesker og forretningsenheder, både inden for og uden for virksomheden.
Bedre møder for store grupper
- CEPR: Forskning fra CEPR viste, at fjernarbejde generelt rapporteres som meget effektivt ved små teamstørrelser, mens møder ansigt til ansigt er bedre for store grupper af mennesker.
- MRFR-analyse: Markedet for software til booking af mødelokaler forventes at vokse fra $1.1(USD Billion) i 2023 til $2.51 (USD Billion) i 2032, hvilket viser, at det forventes, at flere mennesker vil mødes fysisk.
Yngre medarbejdere værdsætter noget tid fysisk sammen
- Seramount: Nyere forskning fra Seramount viste, at 74 % af respondenterne fra generation Z foretrækker en form for hybrid arbejdsordning sammenlignet med 52 % af medarbejdere fra alle andre demografiske grupper. Kun 11 % af respondenterne fra generation Z foretrak at arbejde fuldt ud på afstand sammenlignet med 34 procent af de øvrige medarbejdere.
Flere muligheder for mentorordninger
- Forskningsprojektet Arbejde hjemmefra (WFH): En undersøgelse udført af forskningsprojektet Arbejde hjemmefra (WFH) viste, at medarbejdere på kontoret bruger næsten 40 % mere tid på at vejlede teammedlemmer end dem, der arbejder hjemmefra.
Stærkere forbindelser
- Atlassian: Teams hos Atlassian mødes på et af deres kontorer omkring tre gange om året for at knytte tættere bånd og fremme vigtige projekter. Deres forskning viser, at disse målrettede teamsamlinger fører til en 27 % stigning i følelsen af samhørighed, især blandt nyuddannede og nyansatte, og at dette løft varer i ~4-5 måneder.
Udfordringer ved at vende tilbage til kontoret
På den anden side, hvilke potentielle udfordringer er der ved at implementere RTO?
Utilfredse medarbejdere
- Tab af fleksibilitet: Mange mennesker har vænnet sig til fleksibiliteten ved fjernarbejde. Ifølge forskning fra FlexJobs ønsker 95 % af medarbejderne en eller anden form for fjernarbejde.
- Pendling: En anden undersøgelse fra FlexJobs viste, at 79 % af respondenterne anså det at undgå pendlingen som den vigtigste årsag til at foretrække fjernarbejde.
Lavere produktivitet for nogle medarbejdere
- Forstyrrelser på kontoret: Ikke alle medarbejdere arbejder bedre i kontormiljøer. Nogle medarbejdere kan opleve forstyrrelser på kontoret (f.eks. støj og hyppige afbrydelser). Forskning fra Pew viste, at 56 % af medarbejderne siger, at WFH hjælper dem med at udføre deres arbejde og overholde deadlines.
Juridiske udfordringer
- Retssager: Medarbejdere, der blev ansat som fuldtidsfjernarbejdere, kan have ret til at sagsøge arbejdsgiveren, hvis de opsiges på grund af deres afvisning af at vende tilbage til kontoret. Muligheden for at føre en medarbejders sag afhænger af, om medarbejderen kan opsiges uden begrundelse eller kun med en saglig begrundelse.
- Beskyttelse af fjernarbejde: I nogle jurisdiktioner kan medarbejdere have juridisk beskyttelse, der understøtter deres ret til at fortsætte med at arbejde hjemmefra under visse betingelser. I lande som Tyskland findes der for eksempel regler, som beskytter medarbejdere mod at blive tvunget tilbage til kontoret, medmindre arbejdsgiveren kan påvise et tvingende forretningsmæssigt behov.
- Lov om amerikanere med handicap (ADA): I henhold til ADA i USA kan medarbejdere med helbredstilstande, der medfører en højere risiko for COVID-19 eller andre helbredsproblemer, anmode om rimelige tilpasninger for at fortsætte med at arbejde hjemmefra.
Flere medarbejderrelaterede problemer
- Flere konflikter: I forbindelse med sin artikel om samarbejde kontra konflikter ved RTO fandt Gleb Tsipursky, at 57 % af respondenterne rapporterede, at de oplevede flere medarbejderrelaterede problemer, mens de arbejdede på kontoret. Til sammenligning angav kun 12 %, at sådanne problemer forekom hyppigere, mens de arbejdede på afstand.
Forskellige regler for tilbagevenden til kontoret
Så hvis du overvejer at implementere RTO, hvilke muligheder har du så?
Valgfri RTO
Valgfri RTO giver medarbejderne mulighed for selv at vælge, om de vil arbejde fra kontoret eller på afstand, hvilket giver maksimal fleksibilitet. Nogle vælger måske at møde ind hver dag, nogle en eller to gange om ugen, og andre kun sjældent.
Potentielle fordele omfatter fastholdelse af medarbejdere, rekruttering og produktivitet
Hybridmodel
Medarbejderne skal møde ind et fast antal dage om ugen. Der er stadig mulighed for at tilbyde en vis fleksibilitet, f.eks. med hensyn til hvor mange dage, hvilke dage eller hvor længe hver dag.
Potentielle fordele omfatter bedre samarbejde på tværs af fagområder og stærkere teamsammenhold.
RTO på fuld tid
Alle medarbejdere skal vende tilbage til kontoret på fuld tid, med få undtagelser. Helt ærligt: Når jeg ser på forskningen og taler med rigtige mennesker, er jeg ikke sikker på, hvilke potentielle fordele der er sammenlignet med en hybridmodel, bortset fra måske større kontrol over, hvordan folk bruger deres tid på kontoret. En pæn måde at sige det på ville være at have fuldt indblik i, hvad folk laver på alle tidspunkter (ikke et miljø, denne redaktør ville bryde sig om at arbejde i).
6 tips til en vellykket strategi for tilbagevenden til kontoret
Følg disse bedste praksisser for RTO for at opnå den ønskede effekt:
1. Kommunikér klart og transparent
Der bør være så lidt tvetydighed som muligt omkring RTO-planen. Det betyder, at der skal gives detaljerede oplysninger, herunder tidslinjer, tidsplaner og forventninger.
Derudover er det vigtigt at være transparent om årsagerne bag beslutningen. Som Matt Erhard, ledende partner hos Summit Search Group, fremhæver: “Det første, du bør gøre, før du begynder at udarbejde din RTO-politik, er specifikt at klarlægge, hvorfor du ønsker at få medarbejderne tilbage på kontoret.
Årsagen er todelt. For det første vil medarbejderne være mere tilbøjelige til at forstå og acceptere kravet om at vende tilbage til kontoret, hvis det er bakket op af klare begrundelser – og i forlængelse heraf, hvis du deler denne begrundelse og "hvorfor" bag din beslutning med dem.
Den anden årsag er, at det er afgørende for at fastholde medarbejdernes engagement under denne overgang og udforme din politik på en sådan måde, at de angivne mål ikke blot nås, men er selve kernen i ændringerne.
Hvis du for eksempel siger, at du får folk tilbage på kontoret, så de bedre kan samarbejde, bør din RTO-plan sikre, at teammedlemmer, der arbejder sammen på projekter, er på kontoret på samme tid.
Hvis du ikke viser, hvordan tilstedeværelsen på kontoret vil bidrage til at nå dine mål med kravet, vil din begrundelse fremstå som en tom og uoprigtig undskyldning over for medarbejderne, og du vil sandsynligvis miste nogle teammedlemmer som følge heraf.”
Et andet tip er at give medarbejderne god tid til at vænne sig til de nye krav, især hvis de skal træffe personlige foranstaltninger, såsom pasning af børn eller transport. Amazon har for eksempel i det mindste givet medarbejderne hele 3 måneder til at planlægge en RTO på fuld tid.
2. Frem åben dialog og tilbagemeldinger
Opret kanaler til at lytte til medarbejderne, såsom software til medarbejderundersøgelser, så medarbejderne kan give udtryk for deres bekymringer eller præferencer vedrørende tilbagevenden til kontoret.
American Express baserede sig for eksempel i høj grad på medarbejderundersøgelser til at udforme og videreudvikle deres hybride Amex Flex-program.
3. Støt overgangen og tilpasningen
Som Gleb Turpinsky opdagede, har nogle mennesker glemt, hvordan det er at arbejde på et kontor, og nogle unge medarbejdere har måske aldrig prøvet det!
Derfor er det klogt at tilbyde ressourcer eller oplæring, der kan hjælpe medarbejderne med at vænne sig til kontormiljøet igen, såsom workshops om tidsstyring eller genopbygning af færdigheder inden for kommunikation ansigt til ansigt, konfliktløsning og medarbejderrelationer.
Hvis du har ansat medarbejdere på afstand, bør du overveje et særligt introduktionsprogram, der bruger introduktionssoftware til at hjælpe dem med at vænne sig til kontorkulturen og -miljøet.
Nogle organisationer tilbyder også ekstra personalegoder, såsom dækning af parkerings- og udgifter til offentlig transport, der hjælper medarbejderne med at udligne omkostningerne ved transport til og fra arbejde.
Derudover giver systemer til kontoradministration virksomheder mulighed for at opretholde sikre arbejdsmiljøer og samtidig imødekomme medarbejdernes tilbagevenden til kontoret.
4. Gå foran med et godt eksempel
Som altid skal ledere gå foran med et godt eksempel, når det gælder RTO. Det betyder, at ledelsen også skal være til stede på kontoret og sætte et eksempel for resten af organisationen.
Derudover er det vigtigt, at alle ledere og chefer er enige om budskabet vedrørende tilbagevenden til kontoret, så der står en samlet front.
5. Tag hensyn til individuelle behov og situationer
Med potentielle juridiske konsekvenser in mente skal man være opmærksom på, at nogle medarbejdere kan have gyldige grunde til at foretrække eller have behov for at fortsætte med at arbejde på afstand (f.eks. helbredsproblemer eller omsorgsansvar).
Tilpas din tilgang ud fra de forskellige teams eller personers roller og ansvarsområder. Roller, der kombinerer fordybelse og samarbejde, kan for eksempel have gavn af fortsat fleksibilitet.
Som Gevorg Nazaryan, CTO og medstifter af Docus, fremhæver: “Vi har fundet ud af, at fremmøde på kontoret til kritiske og samarbejdsorienterede aktiviteter såsom designsprints for produkter er nødvendigt – og ikke andet. Ellers bruges digitale værktøjer til at holde forbindelse til det globale team.”
6. Opgrader kontoret
For at udnytte kontorpladsen bedst muligt og potentielt spare ejendomsomkostninger indfører nogle organisationer fleksible arbejdspladser eller kontorhoteling for at tilskynde.
Disse løsninger benytter bookingsystemer til fleksible arbejdspladser eller software til administration af kontorplads for at give medarbejderne fleksibilitet med hensyn til, hvor de arbejder på kontoret.
Ligesom effektive ROT-politikker fokuserer effektiv planlægning af kontorplads på medarbejdernes og organisationens behov.
Arkitektfirmaet HUB brugte for eksempel medarbejderfeedback og data om kontorbrug til at designe nye hybride kontorer med den rette kombination af arbejdsområder i overensstemmelse med deres designproces.
Redaktionens vurdering
Jeg kan se nogle fordele ved en hybridmodel, men den skal være meget fleksibel. Som medarbejder, der arbejder 90 % på afstand, er den lejlighedsvise tid sammen fysisk nyttig til at sætte gang i samtaler med kolleger fra forskellige teams, arbejde med omfattende projekter og knytte bånd. Jeg ved fra samtaler med kolleger, at de har det på samme måde.
Derudover hjælper det at være på et kontor med at modvirke social isolation, holde pauser og skabe grænser mellem privatliv og arbejdsliv. Af disse grunde tager nogle af mine kolleger, som har mulighed for at tage ind på kontoret, derind næsten hver dag.
Personligt synes jeg, at en kort transporttid, helst en gåtur eller cykeltur på 20-30 minutter, kan være ganske behagelig og være med til at adskille arbejde og privatliv.
Tilmeld dig nyhedsbrevet People Managing People
Hvis du vil vide mere om RTO samt hybridt og fleksibelt arbejde, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere, hvor vi deler viden og bedste praksis, der kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.
