Sådan opretter du en strategisk ansættelsesplan: En eksperts guide

Som erfaren veteran fra adskillige planlægningscyklusser for ansættelser vil jeg her gennemgå, hvorfor og hvordan man udarbejder en effektiv og bæredygtig ansættelsesplan.

Hvad er en ansættelsesplan?

En ansættelsesplan er et strategisk dokument eller en proces, der beskriver en organisations ansættelsesbehov over en bestemt periode. Den indebærer en prognose for organisationens fremtidige talentbehov baseret på faktorer som vækstprognoser, ændringer i forretningsstrategien, personaleomsætning og kompetencegab blandt den nuværende arbejdsstyrke.

Ofte betragtes en ansættelsesplan mere som en operationel plan end som en strategisk plan. Det skyldes, at den altid bør være forankret i leverancer inden for et specifikt rekrutteringsbudget, en bestemt tidsramme og tilgængelige ressourcer, og at den i mindre grad vil indeholde omfattende analyser.

Hvorfor udarbejde en ansættelsesplan?

Det er vigtigt at udarbejde en ansættelsesplan af flere årsager:

Strategisk sammenhæng

En ansættelsesplan sikrer, at organisationens talentbehov stemmer overens med de overordnede strategiske mål.

Ved at forudsige fremtidige talentbehov hjælper planen med at sikre, at de rette talenter er på plads til at understøtte organisationens mål og initiativer.

Effektiv ansættelse

Uden en ansættelsesplan kan organisationer opleve ineffektivitet og øgede omkostninger forbundet med forhastede eller reaktive ansættelsesprocesser.

En veldefineret plan hjælper med at fordele ressourcer effektivt og minimere unødvendige udgifter til rekruttering og introduktion, hvilket fører til en bedre kandidatoplevelse. Den hjælper også med at undgå fejlansættelser og overansættelser.

Mangfoldighed i arbejdsstyrken

Ved at integrere initiativer for mangfoldighed og inklusion i ansættelsesplanen kan organisationer tiltrække en mere mangfoldig gruppe af kandidater og fremme en inkluderende kultur blandt medarbejderne. Dette kan føre til bedre beslutningstagning, innovation og medarbejdertilfredshed.

Fastholdelse af medarbejdere

En velgennemført ansættelsesplan tager ikke kun højde for rekrutteringen af nye medarbejdere, men også for deres langsigtede succes og fastholdelse i organisationen.

Den hjælper for eksempel med at definere roller og ansvarsområder og åbner op for samtaler om intern mobilitet og udvikling.

Overordnet set hjælper en ansættelsesplan med at skabe en køreplan for effektiv talentanskaffelse og -styring, så organisationer kan opbygge og fastholde en kompetent og motiveret arbejdsstyrke, der skaber succes.

Hvem bør inddrages?

Ansættelsesplanlægning er en samarbejdsproces mellem rekrutterings- og ansættelsesteams samt ledelsen:

• Ansættende leder: Bidrager med indsigt i de færdigheder og kvalifikationer, der er nødvendige for rollen.
• Menneskelige ressourcer: Styrer planlægningsprocessen og fører planen ud i livet.
• Afdelingsledere: Bidrager med perspektiver på, hvordan de nye medarbejdere vil samarbejde med forskellige teams, og hvilke kompetencer der er nødvendige.
• Teammedlemmer: Indhenter feedback fra teammedlemmer om, hvad de mener, der er behov for.
• Øverste ledelse: Ledelsen kan have behov for at blive inddraget, især ved strategiske eller højt placerede stillinger, for at sikre overensstemmelse med virksomhedens mål og vision.
• Økonomiafdelingen: Sikrer, at ansættelsesplanen stemmer overens med organisationens budget og økonomiske planlægning.

Hvis du udarbejder et flowdiagram over rekrutteringsprocessen, kan en opdeling i svømmebaner hjælpe dig med at tage højde for de enkelte afdelingers ansvarsområder.

Processen for ansættelsesplanlægning

Processen for ansættelsesstrategien forløber nogenlunde sådan her:

1. Fastlæggelse af virksomhedens og teamets mål for at sikre, at ansættelsesprioriteterne er afstemt med de strategiske mål.
2. Vurdering af specifikke kompetencebehov/-mangler. Ofte er den nemmeste måde at identificere jeres behov på at gennemføre en analyse af kompetencemangler. Derudover hjælper det med at visualisere rapporteringslinjer og arbejdsrelationer at oprette et organisationsdiagram, der passer til den nye ansættelsesplan.
3. Vurdering af, om kompetencemanglen kan afhjælpes gennem coaching af det nuværende team. Hvis ikke – så opret stillingerne.
4. Arbejd sammen med HR/Talent Acquisition om at udarbejde jobbeskrivelser
5. Arbejd sammen med andre teamledere om at drøfte jeres idéer til at ansætte denne person, så der ikke sker overlap.
6. Udarbejd en plan for, hvornår I har brug for at ansætte, og hvordan I ansætter nye medarbejdere.

Min tilgang er at afholde en planlægningssession om ansættelser med alle virksomhedens ledere for de næste 12 måneder (det kan være mindre), hvor vi gennemgår ting som analyse af kompetencemangler og oprettelse af stillinger.

Under denne proces stiller jeg spørgsmål, der bringer os ind på området arbejdsstyrkeplanlægning. Jeg forsøger at forstå de aktuelle behov i virksomhedens resultater og overvejer derefter, om eventuelle kompetencemangler kan afhjælpes gennem coaching af det nuværende team.

Herefter er det vigtigt at samle medarbejderbehovet fra alle de forskellige ledere (inklusive jobbeskrivelserne) og begynde at identificere, hvor nogle teams potentielt kan være i gang med at ansætte til de samme stillinger. 

Det er noget, man skal være opmærksom på i følgende teams:

• Salg <> Marketing
• Teknik <> Produkt <> IT <> Data
• Finans <> Forretningsdrift <> Data
• HR <> Finans
• Finans <> Indkøb (hvis det ikke allerede hører under finans).

Jeg måtte for eksempel engang træde til, da Finans ønskede at ansætte en person til at lede indkøb, mens forsyningskædeteamet allerede ledte efter en person til at stå i spidsen for indkøb!

Ofte opstår disse situationer, fordi ét team føler, at det ikke får tilstrækkelig information eller kapacitet fra et andet team, og de tror, at det vil hjælpe at ansætte en person til at bygge bro over kløften og overtage ansvaret (men det gør det aldrig).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Spørgsmål, du skal stille, når du udarbejder en ansættelsesplan

Ved at stille de rigtige spørgsmål bliver jeres ansættelsesplan mere strategisk og bæredygtig.

De fleste linjeledere bør kunne besvare følgende spørgsmål på en måde, der hjælper både jer og dem med at forstå de vigtigste aspekter af deres ansættelsesbehov samt en stillings omfang og hastende karakter. Uanset om I ønsker at ansætte en assistent eller besætte en mere specialiseret stilling, giver disse spørgsmål afgørende klarhed.

S: Hvilke ressourcer/hvilket budget har du (hvis du har et)?

Lad os se det i øjnene: Dette er i høj grad den afgørende faktor her. Hvis du gennemgår hele tjeklisten og opdager, at du ikke vil kunne finde den person, du har brug for, med det budget, du har, kan du gå tilbage til Finans/C-ledelsen og drøfte det med svarene nedenfor.

Hvis du ikke har et budget, skal du huske udgiften, så du kan rådgive finansafdelingen. Du kan blive nødt til at indgå kompromiser om ting som bestemte kompetencer eller anciennitet for at få plads inden for et mindre budget.

S. Hvad skal denne person lave her? Hvilke konkrete resultater forventer vi af denne rolle i de første 6 måneder/12 måneder/derudover?

Jeg anbefaler, at I taler om konkrete resultater, så der er et skarpt fokus på, hvorfor der er brug for denne person. Sådan undgår I kun at ansætte ud fra kompetencer (dvs.“Det ville være rart at have denne persons kompetencer på teamet” – men til hvad?).

Sp. Hvem vil de interagere mest med internt? Har vi brug for deres input i ansættelsesprocessen eller under udformningen af jobbeskrivelsen?

Der er i dag meget få roller, som ikke interagerer på tværs af funktioner i virksomheden. At indhente eksterne synspunkter kan udvide eller indsnævre rollen, men den vil under alle omstændigheder passe bedre.

Hvis Finans for eksempel ønsker at ansætte en person til Data, hvad er det så, som det nuværende Datateam ikke leverer til dem?

Sp. Er der overlap mellem personen i denne rolle og andre i virksomheden? Hvis ja, i hvilken grad er der overlap, og hvilke forskelle gør denne rolle nødvendig?

Hvis vi fortsætter med eksemplet ovenfor, vil den person, som Finans ansætter til Data, skulle arbejde sammen med Datateamet. Men er det hensigtsmæssigt med så meget overlap, eller har Datateamet kapacitet til at give Finans de oplysninger, de har brug for? Eller bør Datateamet blot ansætte personen for at holde rapporteringslinjerne klare?

Sp. Hvilken erfaring og/eller hvilke færdigheder skal den bedste kandidat have for at få succes i rollen?

Det er, så du og den ansættende leder har en idé om, hvad I leder efter. Ideelt set bør der være nogle kriterier, som er et “skal-krav”, og nogle, som er “rart at have”. 

Dette bør yderligere cementere behovet for rollen og få dig til at begynde at tænke over, hvor presserende den er. Du bør undgå at være for vag – hvis det eneste, du kan komme i tanke om, er personer, der er gode til kommunikation og selvmotivation, skal du måske gå tilbage til resultaterne. Det er naturligvis også en hindring at være alt for foreskrivende.

(Jeg gennemgår dette mere detaljeret i min artikel om kandidatsourcing).

Sp. Hvornår er der brug for rollen – i går, om 3 måneder eller om 6 måneder?

Det er her, vi begynder at tænke over, hvor presserende rollen er. Det vil hjælpe dig og teamet for talentanskaffelse med at planlægge, hvornår en rolle bør slås op, hvor presserende den er, og hvor mange ressourcer der skal bruges på den lige nu.

Sp. Hvad sker der, hvis vi ikke ansætter personen inden for 6 måneder?

Dette er mere en mental øvelse, der skal få dig til at tænke over, hvor presserende det er. Det er nemt at sige “Vi når ikke vores mål” og afslutte overvejelsen. 

Tag dig tid til at tænke over, hvad der vil ske, hvis du ikke har denne ressource, men dit teams krav forbliver de samme. Det er sådan, du virkelig finder frem til, hvor presserende rollen er.

I min karriere har jeg kun haft én leder, der sagde til mig: “Hej Mariya, min rolle haster ikke, men jeg ville lige give dig besked om, at jeg får brug for denne ressource om 6 måneder, og det bliver en vanskelig stilling at besætte, så lad os slå den op nu.” Det fik tårerne frem i mine øjne – vær sådan!

Sp. Hvem kan/vil påtage sig ansvaret i mellemtiden?

Igen hjælper dette med at vurdere, hvor presserende rollen er, og får også linjelederen til at overveje at opstille et strækmål for en intern medarbejder eller gøre det til en del af vedkommendes udviklingsplan. 

Jeg har ofte set, at ansættelse er det første, man griber til, men når vi når frem til dette spørgsmål, opdager vi, at der allerede er mange underudnyttede medarbejdere i teamet.

Sp. Hvad er karrierevejen (hvis der er en)?

Det er noget, enhver leder bør tænke over, når vedkommende ønsker at ansætte nogen. Nogle gange er svaret, at der ikke er en karrierevej, fordi det allerede er en meget senior rolle (f.eks. hvis man ønsker at ansætte en person på C-niveau). 

Andre gange skyldes det imidlertid, at virksomheden kun har brug for denne person i en begrænset periode, når man ser nærmere på det. Hvis det er tilfældet, er det værd at spørge, om en konsulent er bedre end en medarbejder, som derefter ikke vil have noget at lave efter projektet.

Sp. Har du tid til at ansætte lige nu/hvornår får du tid?

Ansættelse bør optage en betydelig del af den ugentlige kalender, og jo mere presserende rollen er, desto mere tid bør nogen være parat til at afsætte til ansættelsesprocessen.

At slå en stilling op, tjekke ansøgersporingssystemet, slå op på sociale medier, gennemgå CV'er og afholde samtaler tager alt sammen tid. 

Andre ting, som jeg oplever, at folk glemmer at afsætte tid til, omfatter at give ordentlig feedback efter samtalen (topkandidater kræver god feedback), baggrundstjek og onboarding.

Ofte drejer de samtaler, jeg har med ansættende ledere, som ønsker at skalere teams hurtigt, sig om, hvorvidt deres team har kapacitet til at gennemføre en god onboardingproces for alle nye medarbejdere. Hvis kapacitet er et problem, kan du overveje at benytte et softwareværktøj til onboarding for at hjælpe med at strømline processerne.

Sp. Hvad med virksomhedskulturen?

Bemærk, at jeg ikke i noget af ovenstående taler om "match med virksomhedskulturen”. Det skyldes, at jeg er fast overbevist om, at dette kan være meget begrænsende på dette tidspunkt og kan være en kilde til bias.

Fokuser på ting som den ideelle kandidats adfærd, færdigheder og erfaringsmatch, så undgår du, at alle dine nyansatte ser ud, som om de er kommet ud af den samme form.

Med svarene på disse spørgsmål i hånden skal du gå tilbage til din leder eller ledelsen og drøfte ansættelsesplanen.

Hvis du har et dedikeret ansættelsesteam eller en dedikeret ressource, skal du være forberedt på at diskutere, hvor presserende din rolle er, med andre teams, der har lige så presserende eller mere presserende roller. 

Svarene på ovenstående spørgsmål har også den fordel, at de vejleder både udvælgelsesprocessen og ansættelsesbeslutningen senere i forløbet, så de udfører dobbelt arbejde!

Tjekliste til ansættelsesplanlægning

De fleste virksomheder arbejder ud fra en årlig eller halvårlig strategisk ansættelsesplan, så her er en tjekliste over, hvad du bør kontrollere og planlægge, inden den ansættelsesperiode, du har planlagt, begynder.

• En overordnet ansættelsesplan for virksomheden
• Plads til, at hvert team kan ansætte gennem perioden til de forskellige roller, de har
• Du har afstemt med tværfunktionelle interessenter, hvilken rolle du tilføjer
• Du har besvaret alle spørgsmålene i afsnittet ovenfor
• Du er begyndt at udarbejde jobbeskrivelser sammen med HR/talent
• Du er begyndt at overveje, hvordan du vil ansætte denne person (hvordan du finder medarbejdere, samtalespørgsmålene eller opgaverne i ansættelsesprocessen)
• Når du har slået stillingen op og er begyndt at ansætte til rollen, begynder du at overveje, hvordan den næste version af dit team ser ud til næste runde.

Det betaler sig at tage sig tid til at planlægge ansættelser ordentligt

En ansættelsesplan tager tid. Den kan være arbejdskrævende, og den kan få dig til at tænke på ting, som du ikke har klarlagt svar på. 

Det bør dog ikke forhindre dig i at gennemgå processen og forsøge at gå lidt mere i dybden med planlægningen for at gøre den mere bæredygtig og præcis.

Netop som jeg var ved at skrive denne artikel, kontaktede en ven mig med følgende historie. 

Vennen var i dialog med en virksomhed, som kunne lide vedkommendes færdigheder, men som i løbet af næsten 9 måneder blev ved med at ændre de roller, som min ven blev overvejet til. 

Det er spild af alles tid og sandsynligvis et tegn på, at de virkelig ikke havde en plan på plads, da de indledte dialogen med min ven. 

Det får mig til at tænke, at de så vedkommendes erfaring og faldt i fælden: “Vi vil elske at have nogen med den erfaring ombord” uden at vide, hvad de skulle bruge personen til.

Til sidst trak de sig pludseligt ud af processen, spildte alles tid og efterlod en bitter eftersmag.

Jeg ville ønske, jeg kunne fortælle dig, at dette er et enkeltstående eksempel på en særligt dårlig kandidatoplevelse, men det er det ikke. Det synes at være normen i det miljø med “ansæt først, stil spørgsmål senere”, som vi har skabt. 

Jeg har selv været en del af disse skaleringsbestræbelser—fordoblet og endda tredoblet teams på et år—men jeg har altid forsøgt at være den udfordrende stemme i disse rum. 

Det har hjulpet de teams, jeg har arbejdet med, med at have et klarere mål for øje, så de til gengæld kan give de rigtige kandidater den bedste kandidatoplevelse og opretholde et stærkt arbejdsgiverbrand.

Ansættelsesmål bør behandles ligesom alle andre mål—hvert minut, du bruger på planlægning, før du går amok med udførelsen, er mindst et par minutter, du ikke bruger på at gå tilbage og spilde tid.

Jeg siger ikke, at det betyder, at du aldrig vil afskedige medarbejdere, men det er altid sundt at stille spørgsmål ved dig selv fra tid til anden for at tjekke, om du er på rette vej.

For dig kan ansættelser og afskedigelser måske til sidst komme til at ligne tal eller poster, men for mennesker er dette deres levebrød.

Hold dig opdateret om ansættelser

Hvis du gerne vil følge med i alle de seneste udviklinger inden for ansættelser, er der et par ting, du kan gøre.

En af dem er at overveje at tage et rekrutteringskursus som kan hjælpe dig med at holde den nyeste teknologi og markedets krav for øje i forhold til din virksomhed.

Den anden er at abonnere på People Managing People-nyhedsbrevet. Vi arbejder altid på at holde fingeren på pulsen med hensyn til, hvad der sker inden for ansættelser, og deler den indsigt, vi får fra paneldiskussioner og interviews med eksperter, så du kan få det hele direkte i din indbakke!