De 8 bedste praksisser for introduktion af medarbejdere
Organisationer, der praktiserer effektiv introduktion af medarbejdere, forstår, at processen med at integrere en nyansat i en virksomhed og dens kultur kræver mere end blot et venligt velkomstbrev, en god første arbejdsdag eller et introduktionsprogram i den første uge. Introduktionssoftware er din ven, når det gælder om at gøre denne proces problemfri.
Når det gælder om at få nye medarbejdere ind i din organisation, fører et godt første indtryk ikke altid til et godt varigt indtryk. Ifølge Sapling HR, en populær udbyder af HR-software (HRIS)-platforme, “De bedste introduktionsprogrammer for medarbejdere strækker sig over medarbejderens første 90 dage ... for at sikre, at nyansatte får fuld støtte, mens de gradvist opnår fuld produktivitet.”
Denne artikel fokuserer på nogle af de bedste praksisser, der kan hjælpe dig med at skabe dit eget introduktionsprogram, som er unikt for din organisation og tilpasset dine teammedlemmers behov.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor er introduktion af medarbejdere vigtigt?
Undersøgelser viser, at implementeringen af en effektiv introduktionsproces for nyansatte (som ofte omfatter et struktureret introduktionsprogram) kan have en stor positiv indvirkning på virksomhedens succes samt på medarbejdernes langsigtede engagement, fastholdelse og produktivitet.
Nogle af fordelene ved introduktion af medarbejdere omfatter:
- Maksimér fastholdelse og loyalitet: Ifølge Click Boarding, en virksomhed, der udvikler introduktionssoftware til medarbejdere, er medarbejdere 69 procent mere tilbøjelige til at blive i en virksomhed i tre år, hvis de har oplevet en god introduktion.
- Styrk virksomhedskulturen: En effektiv introduktionsproces hjælper nye teammedlemmer med at forstå virksomhedens vision, mission og værdier og understøtter de forventede adfærdsmønstre og holdninger, som tilsammen udgør virksomhedskulturen.
- Frem følelsen af tilhørsforhold og inklusion: 93 procent af respondenterne i Deloittes undersøgelse Globale tendenser inden for menneskelig kapital fra 2020 angav, at en følelse af tilhørsforhold driver organisatoriske resultater. En god introduktion kan reducere angst markant og øge en ny medarbejders følelse af at høre til på det nye team.
- Maksimér produktiviteten: Ifølge forskning fra Glassdoor kan en stærk introduktionsproces forbedre produktiviteten med mere end 70 % ved at tydeliggøre klare forventninger til jobbet og organisationen, reducere fejl og spare tid og frustration.
- Minimér forretningsrisici: Der er ansættelseskontrakter, der skal underskrives, lønskemaer, der skal udfyldes, og virksomhedens politikker og procedurer, der skal gennemgås. De fleste af disse ting er på plads for at beskytte både virksomheden og medarbejderen.
- Reducér omkostningerne ved medarbejderudskiftning: Ifølge SHRM’s Human Capital Benchmarking Report var de gennemsnitlige omkostninger pr. ansættelse i USA $4,129, og det tog i gennemsnit 42 dage at besætte en stilling. En god introduktion kan skabe langsigtet medarbejderengagement.
- Tiltræk de bedste talenter: Verden er lille, og websteder som Glassdoor og LinkedIn giver medarbejdere mulighed for at dele deres arbejdserfaringer med andre potentielle kandidater. Rygtet vil brede sig, hvis du skaber en god introduktionsoplevelse, der støtter nye teammedlemmer, når de begynder.
Hvad er nogle af de vigtigste succesfaktorer for en effektiv introduktionsproces for medarbejdere?
De bedste praksisser, der er beskrevet i denne artikel, vil kun lykkes, hvis du også husker en række vigtige faktorer:
- Hav et klart formål: Hav en klar vision for, hvorfor introduktion er vigtigt, hvilken oplevelse du ønsker, at en nyansat skal have, og endda hvad du gerne vil have, at vedkommende siger på sociale medier og offentlige fora som Glassdoor.
- Minimér overraskelser: Det kan være svært for enhver at træde ind i en ukendt situation og et ukendt miljø. Minimér overraskelser for den nyansatte, lige fra at fortælle vedkommende, hvad dresscoden er, til hvordan den første arbejdsdag og uge kommer til at se ud.
- Vær forberedt: Dit nye teammedlem møder op på sin første dag klar til at komme i gang, og det bør du også være. Start med at udarbejde en tjekliste for nyansatte. Planlæg møder og oplæringssessioner på forhånd, gør computerudstyr og arbejdsplads klar, og forbered andre teammedlemmer på at hjælpe. Jeg har endda lavet en skabelon til en tjekliste for nyansatte for at hjælpe.
- Udvis tålmodighed: Dit nye teammedlem vil næsten helt sikkert begå fejl, glemme dele af deres introduktionsprogram og springe et eller to trin over, mens de kommer ind i arbejdet. »Tålmodighed er en dyd«, især når det handler om at onboarde nye medarbejdere.
- Hold et passende tempo: Ingen bryder sig om at drikke af en brandslange, så undgå at overvælde dem med for meget information, hvilket kan føre til, at vigtigere ting bliver overset eller glemt. Prøv at huske, hvor lang tid det tog dig at lære det hele!
- Stil ressourcer til rådighed: Introducér dem til nøglepersoner, og vis dem, hvor ressourcer som medarbejderhåndbøger og politikmanualer findes.
- Indbyg fleksibilitet: Efter COVID-19 har mange virksomheder taget fjernarbejde og andre virtuelle arbejdsformer til sig. Indbyg fleksibilitet i jeres onboardingprocesser, så de kan tilpasses medarbejdere, der arbejder på kontoret, og medarbejdere, der arbejder eksternt.
- Læring og udvikling: Integrering af L&D i onboardingarbejdsgangen indebærer at udarbejde skræddersyede udviklingsplaner, der stemmer overens med både organisationens mål og den enkeltes ambitioner. Denne tilgang giver ikke blot nye medarbejdere de nødvendige færdigheder, men viser også et engagement i deres professionelle udvikling ved at skabe en struktureret vej til kompetence.
- Håndtering af informationsoverbelastning: Planlæg leveringen af indhold strategisk. Personaliserede læringsforløb giver medarbejderne mulighed for at optage information i deres eget tempo, hvilket forbedrer fastholdelse og engagement. Ved at anvende mikrolæringsteknikker, såsom korte, fokuserede moduler, kan undervisningen gøres mere overskuelig og mindre overvældende.
8 bedste praksisser for onboarding af medarbejdere
Det kan tage måneder at lære en ny medarbejder den viden, de færdigheder og den adfærd, der kræves, for at vedkommende kan begynde at bidrage til organisationens succes.
På grund af den lange tidshorisont for onboarding, som kan fortsætte gennem det første ansættelsesår, er det næsten umuligt at udarbejde en specifik onboardingdagsorden, tidsplan eller skabelon.
Prøv i stedet at følge nogle af disse bedste praksisser, når du udarbejder de langsigtede mål og målepunkter til at afgøre, om onboardingen er en succes.
Bedste praksis nr. 1: Begynd onboardingen, før den nyansattes første arbejdsdag
Efter det, der forhåbentlig har været en gnidningsfri og effektiv rekrutteringsproces, vil mange organisationer fejlagtigt vente til den nye medarbejders første arbejdsdag med at begynde introduktionen og onboardingen.
I mange tilfælde vil der dog gå dage, uger eller endda måneder fra modtagelsen af et jobtilbud, til den nyansatte begynder i sit nye job.
Denne forsinkelse giver dig en god mulighed for at bruge tiden inden den første dag på at skabe begejstring, få den nyansatte til at føle sig velkommen og begynde den stadige strøm af information, som vedkommende har brug for for hurtigt at komme ind i arbejdet.
Fasen mellem det tidspunkt, hvor en person accepterer et tilbud, og startdatoen kaldes preboarding. Her er nogle yderligere ressourcer, der kan hjælpe: Sådan lykkes du med preboarding af nye medarbejdere
Bedste praksis nr. 2: Skab fantastiske rekrutterings- og velkomstpraksisser
En fantastisk onboardingoplevelse er med til at skabe et fantastisk og langvarigt førstehåndsindtryk. Oplevelsen består dog af mange forskellige elementer ud over at sende dine nye teammedlemmer et kaffekrus eller en liste over virksomhedens politikker.
For at hjælpe din nye medarbejder godt fra start og gøre vedkommende klar ikke bare til den første arbejdsdag i det nye job, men også til den første måned, bør du overveje at indføre en tjekliste for nyansatte, der indeholder nogle af følgende praksisser for nyansatte:
- Byd den nyansatte velkommen med et opkald og en velkomstmail
- Send den nyansatte en velkomstpakke (kan indeholde reklameartikler)
- Forbered den nyansattes arbejdsredskaber og ressourcer
- Forbered et introduktionsprogram og en dagsorden
- Skab muligheder for at møde og hilse på kolleger
Tracy McDonald fra Thinkific, lægger et opslag på LinkedIn om den velkomstpakke, hun modtog fra dem.
Bedste praksis #3: Inddrag ledende medarbejdere for at styrke virksomhedskulturen
Introduktion er ikke kun personaleafdelingens ansvar. Selvom HR-medarbejdere ofte er involveret i udarbejdelsen af et introduktionsprogram for nyansatte, er det hele organisationens ansvar – teammedlemmer, ledere og ledende medarbejdere – at gennemføre introduktionsaktiviteterne.
Ved at inddrage en ledende medarbejder, f.eks. en grundlægger, får vedkommende mulighed for at hjælpe nye medarbejdere med at forstå virksomhedskulturen, lære dem om virksomhedens historie og forklare virksomhedens værdier og forventede adfærd.
Der er mange måder, du kan inddrage ledende medarbejdere på, f.eks.:
- Afholde en virksomhedspræsentation;
- Give en rundvisning i bygningen eller på arbejdspladsen;
- Præsentere et specifikt emne til oplæring; og/eller
- Invitere det nye teammedlem på kaffe eller frokost.
Bedste praksis #4: Udnyt software til introduktion af nyansatte
En effektiv introduktionsproces består af mange forskellige opgaver og aktiviteter, lige fra udfyldelse af papirarbejde for nyansatte til afholdelse af introduktion for nyansatte og oplæringsprogrammer.
Mange HR-informationssystemer har indbyggede løsninger til automatisering af introduktionen, som eliminerer overflødige dataindtastninger, reducerer brugen af papirbaserede formularer og effektiviserer den overordnede proces.
De sikrer også, at opgaver ikke bliver glemt i de vigtige første dage, ved hjælp af påmindelser og visuelle arbejdsgange.
Du kan også udnytte software til HR-arbejdsgange til at automatisere gentagne introduktionsopgaver som godkendelser, meddelelser og deling af dokumenter.
Bedste praksis #5: Opret en levende tillidsaftale med din medarbejder
En tillidsaftale danner grundlaget for et positivt arbejdsforhold, hvad enten det er mellem medlemmer af en gruppe eller mellem en leder og dennes teammedlem(mer). Den bør udarbejdes i fællesskab, skrives ned og gennemgås og opdateres regelmæssigt som et levende dokument.
Ifølge Lorie Corcuera, HR-chef hos DNEG, “Rekrutterings- og introduktionsprocessen er afgørende øjeblikke for at skabe en følelse af at høre til. Som supplement til dit eksisterende introduktionsprogram kan du samarbejde med din medarbejder om at oprette en tillidsaftale. Bed den nyansatte om at definere og dele, hvad vedkommende har brug for for at føle, at han eller hun hører til. Del også dit svar. Det viser, at inklusion og følelsen af at høre til er vigtig for dig.”
Bedste praksis #6: Afhold regelmæssigt en-til-en-møder
Det primære formål med regelmæssige en-til-en-møder (1:1) (også kaldet “opfølgningssamtaler”) med dine teammedlemmer er at fremme positive og produktive relationer mellem dig (lederen) og de enkelte medlemmer af dit team.
Det er vigtigt at indarbejde disse 1:1-møder i den nyansattes normale arbejdsrutine og gøre dem til en vane så tidligt som muligt. Som en del af introduktions- og orienteringsprogrammet bør du overveje at afholde det første 1:1-møde på vedkommendes første arbejdsdag. Det vil danne grundlag for fremtidige møder.
Bedste praksis #7: Skab muligheder for kontakt med kolleger
Det kan være svært at være den nye på arbejdspladsen. Du kan støtte din nye medarbejder i bestræbelserne på at skabe kontakt til de nye teamkammerater og styrke følelsen af at høre til og være inkluderet på mange måder, f.eks.:
- Planlæg korte introduktionsmøder med kolleger.
- Bed et eksisterende teammedlem om at fungere som mentor eller makker for din nye medarbejder.
- Arrangér en frokost for teamet eller et teamopbyggende arrangement for at skabe en mere afslappet og uformel ramme, hvor I kan lære hinanden at kende.
- Del en velkomstvideo med den nye medarbejder inden den første arbejdsdag, hvor medlemmerne af det nye team bliver præsenteret.
- I forbindelse med global introduktion eller introduktion af fjernmedarbejdere vil jeg, hvis det er muligt, anbefale at flyve dem til kontoret den første eller de første to uger.
Bedste praksis nr. 8: Indhent tilbagemeldinger
Introduktionsforløbet består af en række aktiviteter, hvoraf mange fokuserer på at skabe en god medarbejderoplevelse. En måde at forbedre denne på er at indhente tilbagemeldinger gennem metoder som samtaler, undersøgelser af introduktionsforløbet og de tidligere nævnte opfølgninger.
Tilbagemeldinger fra denne undersøgelse vil hjælpe dig med at optimere introduktionsforløbet.
Introduktionsforløbet handler om mere end den første uge
Et effektivt introduktionsforløb bør sikre, at medarbejderen føler sig forberedt og motiveret i sin nye rolle, og at vedkommende traf den rigtige beslutning ved at tiltræde.
Hvis du tager dig tid til at investere i et ordentligt introduktionsforløb, vil det give udbytte i form af øget medarbejderproduktivitet og fastholdelse samt forbedre dit investeringsafkast af introduktionsforløbet.
Det vil også hjælpe dig med at overholde ansættelseslovgivningen i forbindelse med overholdelse af reglerne for introduktionsforløb.
Selv hvis du er nødt til at investere i noget undervisningsmateriale om introduktionsforløb til dine ansættende ledere og HR-team, vil investeringen bære frugt.
Som nævnt tidligere handler introduktionsforløbet om mere end den første uge, og det kan tage op til et år, før en person er kommet ordentligt ind i sin nye rolle.
Den almindelige opfattelse er, at du bør have en introduktionsplan for de første cirka 90 dage.
Hvis du har brug for hjælp til at udarbejde en sådan, kan du læse Sådan skriver du en 30-60-90-dages plan for din organisations introduktionsforløb + skabelon
