Sådan gennemfører du retfærdige HR-undersøgelser: Guide i 6 trin

1. Medarbejderklager såsom chikane, diskrimination, mobning eller mindre forseelser. I dette tilfælde indledes en HR-undersøgelse typisk på baggrund af klagen for at indsamle fakta, vurdere situationen og fastlægge den passende fremgangsmåde.
2. En medarbejder mistænkes for at overtræde virksomhedens politikker, f.eks. ved at udvise uetisk adfærd, bryde fortroligheden eller overtræde sikkerhedsprotokoller. Der bør iværksættes en HR-undersøgelse for at hjælpe med at fastslå fakta og træffe passende disciplinære foranstaltninger.
3. Påstande om alvorlig forseelse, herunder bedrageri, underslæb, tyveri eller andre ulovlige aktiviteter i organisationen. Dette sikrer en retfærdig og upartisk proces til at fastslå sandheden og håndtere eventuelle juridiske eller etiske overtrædelser.
4. I tilfælde, hvor der opstår konflikter mellem medarbejdere eller afdelinger, kan en HR-undersøgelse hjælpe med at afdække de underliggende problemer, indsamle relevante oplysninger og fremme en løsning, der kan forbedre medarbejderrelationerne.
5. For at sikre overholdelse af juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser. En HR-undersøgelse kan f.eks. være nødvendig for at håndtere potentielle overtrædelser af ansættelsesretlige regler, arbejdsmiljøregler eller branchespecifikke standarder.
6. I situationer, hvor en medarbejders præstationer konsekvent ligger under forventningerne, kan der gennemføres en HR-undersøgelse for at identificere eventuelle underliggende problemer, yde støtte eller træning efter behov og fastlægge passende tiltag såsom handlingsplaner for forbedring af præstationen.

Hvad skal der til, for at en HR-undersøgelse bliver vellykket?

Hvis du gennemgår en HR-tråd på Reddit længe nok, vil du se masser af historier om, hvordan det går galt, men ikke nær så mange om, hvordan man gør det rigtigt. Gennem årene har jeg lært, at enhver undersøgelse skal være:

Rettidig

Reagér hurtigt på alle klager, men afsæt den nødvendige tid til at udvise passende omhu i forbindelse med en grundig og fortrolig undersøgelse (mere om det senere).

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Retfærdig og objektiv

Behandl alle parter med respekt og værdighed. Døm ikke udfaldet af en undersøgelse på forhånd, før alle parter er blevet interviewet, og alle relevante dokumenter er blevet gennemgået.  

Dette sikrer, at udfaldet og eventuelle handlinger, der træffes på baggrund af undersøgelsen, både er retfærdige og objektive.

Upartisk

Undgå at give udtryk for holdninger, når du gennemfører interviews, og fokuser på at afdække fakta. Sørg for, at interviewene i forbindelse med undersøgelsen foregår seriøst og professionelt, og bevar roen og kontrollen under hele interviewet. Du vil sandsynligvis have holdninger til sagen, men det er vigtigt at forblive upartisk.

Organiseret

Forbered dig på undersøgelsen ved at udarbejde en arbejdsplan og en oversigt over de spørgsmål, der skal besvares af de forskellige parter.

Sørg dog for at give plads til fleksibilitet i din arbejdsplan, efterhånden som du får større forståelse for fakta under undersøgelsen.

Brug af software til sagsstyring er en nem måde at holde sig organiseret på under og efter undersøgelser. Hvis du ikke har adgang til det, fungerer det også godt at organisere sager i individuelle mapper på et begrænset netværksdrev.

Grundigt dokumenteret

Dokumentér indholdet af interviewene, og skriv specifikt ned, hvad den interviewede siger, ved at bruge direkte citater, når det er muligt.

Det er bedst, at vidneudsagn skrives eller fortælles af parterne med deres egne ord ud over dine interviewnoter. 

Dokumentér også eventuelle yderligere beviser, som de parter, du interviewer, forelægger dig, og notér, hvem de stammer fra, og hvornår.  

Dette er igen ikke stedet til at anføre dine personlige fortolkninger, overbevisninger eller antagelser; kun fakta!

Trin for trin: Sådan gennemfører du en HR-undersøgelse

Før HR-undersøgelsesprocessen begynder, bør det fastlægges, hvem der skal gennemføre den. 

Selvom jeg håndterer størstedelen af undersøgelserne på min arbejdsplads, håndterer HR-direktøren undersøgelser, der involverer personer på vicepræsidentniveau eller derover. Og hvis sagen involverer et medlem af HR-teamet, vil vores juridiske chef gennemføre undersøgelsen. 

Husk, at processen for at gennemføre en undersøgelse kan variere afhængigt af de specifikke omstændigheder og jeres organisatoriske politikker, og at du kan få brug for vejledning fra en juridisk rådgiver under undersøgelsesprocessen.

Lad os se nærmere på en ramme, du kan bruge til at gennemføre undersøgelser på din arbejdsplads.

Trin et – Mød den person, der rejser bekymringen

Mød den person, der rejser bekymringen, for at drøfte sagen. Personen er muligvis direkte berørt af det pågældende problem, men det er ikke nødvendigvis tilfældet. Du skal indhente oplysninger om hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan i forbindelse med sagen. 

Få så mange detaljer som muligt under din samtale. Stil åbne spørgsmål for at opfordre den interviewede til at svare, og prøv at undgå simple ja/nej-spørgsmål. 

For eksempel:

• “Fortæl mig fra dit perspektiv, hvad du så, da du kom tilbage fra frokost denne dag” i stedet for “Så du denne hændelse finde sted?”. 
• “Kan du fortælle mig, hvad du hørte på det møde?” i stedet for “Hørte du dem skændes under mødet?”

Spørg, om der er vidner eller personer med kendskab til den hændelse, der drøftes, og til omfanget af deres viden (mere om dette i næste trin).

Spørg på samme måde, om der findes beviser, der kan kaste lys over de fremsatte beskyldninger, såsom e-mails, noter, lyd-/videooptagelser, tekstbeskeder osv.

Trin to – Mød de potentielle vidner

Mød de potentielle vidner, der blev nævnt i trin et. Du kan også opleve, at der dukker flere vidner op, efterhånden som du gennemfører din undersøgelse. 

Når du forbereder spørgsmål til vidner, skal du overveje, hvordan du kan formulere dem, så behovet for at afsløre kilden til de faktiske oplysninger, som dine spørgsmål bygger på, mindskes eller helt bortfalder. Vær opmærksom på, at dette muligvis ikke er muligt afhængigt af sagens karakter. 

Før du interviewer hvert vidne, skal du forklare behovet for fyldestgørende og ærlige svar og minde dem om virksomhedens politik mod repressalier. Hvis det er relevant, skal du oplyse dem om, at undersøgelsen er i gang, og anmode om fortrolighed under hele undersøgelsen.

Indhent eventuelle beviser fra vidnerne, der underbygger deres udsagn eller vedrører sagen, og bed den interviewede om at kontakte dig, hvis vedkommende kommer i tanke om eller får kendskab til noget nyt, eller hvis den interviewede får nye bekymringer, herunder om repressalier. 

Trin tre – Mød den anklagede medarbejder

Mød den anklagede medarbejder. Ligesom med dine forberedte spørgsmål til vidnerne skal du forsøge at minimere behovet for at afsløre kilden til de faktiske oplysninger. 

På baggrund af dine samtaler med klageren og vidnerne vil du have en liste med spørgsmål, som den anklagede skal besvare. Det er vigtigt at forblive objektiv og ikke give udtryk for holdninger under denne samtale.

Indhent de beviser, som den anklagede måtte have, og som vedrører sagen. Det kan være den samme dokumentation, som du har modtaget fra andre, men den bør stadig indsamles. 

Forklar igen behovet for fuldt samarbejde, og mind dem om virksomhedens politik mod repressalier, før du begynder samtalen.

Trin fire – Gennemgå og analysér 

Gennemgå og analysér alle de oplysninger, der er indsamlet under undersøgelsen. Se efter eventuelle uoverensstemmelser, mønstre eller yderligere beviser, der kan hjælpe med at nå frem til en retfærdig og upartisk konklusion.

Udarbejd en detaljeret undersøgelsesrapport, der dokumenterer resultaterne. Medtag et sammendrag af klagen eller hændelsen, de gennemførte samtaler, skriftlige erklæringer, alle indsamlede beviser og eventuelle konklusioner.

På baggrund af undersøgelsens resultater skal du fastlægge den rette fremgangsmåde. Det kan omfatte korrigerende handlinger eller disciplinære foranstaltninger, mægling, konfliktløsning eller andre handlinger afhængigt af problemets alvor og karakter.

Trin fem – Del resultaterne og de foreslåede handlinger

Del først resultaterne og de foreslåede handlingstrin med ledelsen, hvis det er relevant. Giv oplysninger om de handlinger, der skal gennemføres, og eventuelle opfølgende skridt.

Del derefter den endelige beslutning med den anklagede, og gennemfør den handling, du fastlagde i trin 5, for at afhjælpe situationen, hvis det er relevant.

Kommunikér til sidst undersøgelsens resultater til klageren, men del ikke fortrolige oplysninger, hvilket kan omfatte resultatet og de handlinger, der er truffet over for den anklagede. Dette kan være en vanskelig samtale og skal håndteres på passende vis. 

More Articles

• Sådan gennemfører du en fratrædelsessamtale: En eksperts guide
• Møder på tværs af ledelsesniveauer: En omfattende guide med proces
• 7 måder at forbedre medarbejderrelationer i din organisation
• 41 centrale HR-politikker og bedste praksisser (med eksempler)
• 7 vigtige HR-politikker med eksempler fra medarbejderhåndbøger

Trin seks – Gennemgå effektiviteten

Gennemgå regelmæssigt effektiviteten af de trufne handlinger, og overvåg situationen for at sikre, at problemet er blevet håndteret på passende vis. 

Følg om nødvendigt op med de involverede parter. Dette er et afgørende trin, som ofte overses, og som kan føre til, at problemet forværres eller endda resulterer i en repressaliehændelse. 

En bemærkning om repressalier

Repressalier er det hyppigst påberåbte grundlag for diskrimination ifølge EEOC. 

At minde deltagerne i undersøgelsen om virksomhedens politik mod repressalier nævnes i flere af ovenstående trin. Alle parter skal forstå, at repressalier på arbejdspladsen ikke tolereres.

En rettidig, upartisk og retfærdig HR-undersøgelse

Det er vigtigt at bemærke, at HR-undersøgelser bør gennemføres retfærdigt og fortroligt samt i overensstemmelse med lovkrav og virksomhedens politikker. Det primære mål er at sikre et trygt, inkluderende og regeloverholdende arbejdsmiljø, samtidig med at eventuelle problemer, der måtte opstå, håndteres. 

Ved at følge ovenstående trin bør din næste undersøgelse være rettidig, upartisk og retfærdig. 

Abonnér på People Managing People-nyhedsbrevet for at holde dig opdateret om det seneste fra People Managing People.

Her er nogle yderligere ressourcer, der kan hjælpe dig med spørgsmål vedrørende medarbejderrelationer:

• 7 måder at forbedre medarbejderrelationer i din organisation på
• Tillid på arbejdspladsen: Hvorfor det er vigtigt, og hvordan du opbygger den