Opbygning af en HR-afdeling: En trin-for-trin-guide
At opbygge en HR-afdeling er en spændende og udfordrende opgave, som vil hjælpe din virksomhed med at vokse og præstere bedre. Det er vigtigt at forstå den rolle, menneskelige ressourcer spiller i SME- og store virksomhedsmiljøer, når du strukturerer en effektiv HR-afdeling fra bunden.
Her vil jeg gennemgå årsagerne til, at en HR-afdeling er vigtig, og hvordan du opbygger en eller udvider din eksisterende.
Hvorfor er det vigtigt at have en HR-afdeling?
HR-afdelinger har ansvaret for meget, herunder:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Rekruttering
- Introduktion af nye medarbejdere
- Læring og udvikling
- Oprettelse og opdatering af virksomhedspolitikker
- Lønbehandling (i nogle tilfælde)
- Vedligeholdelse af medarbejderregistre
- Løn og personalegoder
- Præstationsledelse
- Medarbejder- og arbejdsmarkedsrelationer
- Etik og overholdelse af lovgivningen
- Rådgivning om strategier til fastholdelse af medarbejdere
- Fratrædelse.
I sidste ende vil en strategisk afstemt HR-afdeling gøre dig mere effektiv og bidrage til at sikre, at de rette talenter er på plads til at opfylde organisationens mål (og at de har det, de skal bruge for at få succes).
Hvis talent er din organisations livsnerve, så er menneskelige ressourcer som din hæmatolog(er)!
Så hvis du lige er begyndt eller har brug for at styrke din eksisterende HR-afdeling, kan du gribe det an på følgende måde.
Din trin-for-trin-guide til opbygning af en HR-afdeling
- Få klarhed over dine behov
- Vurder den aktuelle HR-situation i din organisation
- Ansæt til de vigtigste roller
- Systematisér medarbejderregistre
- Formaliser dine grundlæggende HR-politikker
- Udvikl grundlæggende rekrutterings- og introduktionsprocesser
- Fastlæg og dokumentér medarbejdernes løn og personalegoder
- Vurder din teknologiske infrastruktur
- Evaluer procedurerne for overholdelse af regler
- Udarbejd en medarbejderhåndbog
- Fastlæg din plan for læring og udvikling
1. Få klarhed over dine behov
Uanset hvilket stadie du befinder dig på, er det god praksis først at få en klar forståelse af, hvad dine umiddelbare behov er, og hvordan en HR-afdeling kan hjælpe dig med at nå dine mål fremadrettet.
Det antages generelt, at du har brug for mindst én HR-medarbejder pr. 100 medarbejdere, men det afhænger i sidste ende af din organisations behov.
Hvis du lige er begyndt, vil jeg anbefale mindst én erfaren HR-generalist, som kan opbygge processer, udarbejde politikker, hjælpe dig med at overholde reglerne og hjælpe dig med at behandle lønnen selv.
Det næste bliver sandsynligvis en specialiseret rekrutteringskonsulent med erfaring fra din branche.
2. Vurder den aktuelle HR-situation i din organisation
Hvis din virksomhed allerede har en HR-afdeling, og du ønsker at udvide den, skal du begynde med at vurdere de politikker, initiativer, procedurer og strategier, du aktuelt har på plads.
Evaluer følgende HR-ansvarsområder og deres resultater på en skala fra 1-10.
- Implementering af politikker
- Planlægning af menneskelige ressourcer
- Rekruttering
- Administrative opgaver, f.eks. lønadministration
- Resultatstyring
- Administration af kompensationsprogrammer
- Medarbejderlæring og -udvikling
- Karriereplanlægning
- Evaluering af medarbejderfunktioner
- Relationer til interessenter og arbejdsmarkedsrelationer
- Overholdelse af HR-regler
- Medarbejderengagement og kommunikation
- Medarbejdernes sundhed og sikkerhed
- Medarbejdernes trivsel og velbefindende.
Udfør derefter en analyse af kompetencegab for at få en klar forståelse af roller, stillinger og kompetencegab.
Den indsigt, du får fra denne proces, vil hjælpe med at afgøre, hvor mange medarbejdere din nye HR-afdeling bør rekruttere, og hvilke krav de skal opfylde.
3. Ansæt medarbejdere til prioriterede roller
Nu hvor du har overblik over virksomhedens prioriteter og de kompetencer, der allerede er til stede, er det tid til at håndtere eventuelle kompetencegab.
Hvis du for eksempel primært rekrutterer ingeniørtalenter, vil en teknisk rekrutteringskonsulent sandsynligvis tilføre mest værdi i forbindelse med denne ansættelse.
Ud over det sædvanlige (overholdelse af regler, rekruttering osv.) er her nogle vigtige HR-kompetencer, du bør se efter under ansættelsesprocessen, og som du måske ikke har tænkt på:
- Forretningsforståelse
- Dataanalyse og rapportering
- Netværksskabelse
- Coaching.
4. Systematiser medarbejderoplysninger, og udvikl en proces til journalføring
Nu hvor de rette kompetencer er på plads, er det tid til at begynde at opbygge processer og så at sige få styr på tingene.
Alle medarbejdere har brug for en personalesag. Tidligere fandtes dette dokument i papirform, men de fleste virksomheder har i dag digitale oplysninger gemt i et HRIS/HRMS eller et lignende system.
Eksemplerne nedenfor er nogle af de HR-dokumenter, du bør have, og som vil gøre det lettere for din HR-afdeling at udføre sine opgaver:
- Rekrutteringsdokumenter
- Formular om medarbejderens arbejdsberettigelse
- Løndokumenter
- Optegnelser over medarbejdernes resultater
- Optegnelser over medarbejderes fratrædelse
- Optegnelser over gennemført oplæring og udvikling af medarbejdere
- Dokumenter om disciplinære foranstaltninger.
Alle HR-afdelinger bør opbevare disse dokumenter og have nem adgang til dem. Du kan drøfte dette med teamledere og linjeledere og indsamle tilstrækkelige data til at etablere det grundlæggende fundament.
Det er også nødvendigt at samarbejde med din IT-afdeling om at udvikle en online lagringsløsning til medarbejderoplysninger. Det sikrer tilgængelighed og databeskyttelse. Et informationssystem til medarbejderoplysninger kan hjælpe med at centralisere disse optegnelser og holde medarbejderoplysninger organiserede og tilgængelige.
5. Formaliser dine grundlæggende HR-politikker
Du begynder måske uden nogen oplysninger eller har begrænsede data om de politikker, din HR-afdeling skal følge.
Følgende bør være udgangspunktet, men du kan tilføje mere, efterhånden som din virksomhed vokser, og behovet for rekruttering øges.
- Medarbejderes fremmøde
- Arbejdstid
- Rekruttering
- Styring af medarbejdernes præstationer
- Medarbejderes overarbejde
- Medarbejderes fratrædelse
- Orlovsprotokoller
- Medarbejderes efterfølgelse
- Politik for ikke-diskrimination
- Medarbejderadfærd
- Databeskyttelse og fortrolighed
- Prøvetid
- Politik for sundhed og arbejdssikkerhed
- Politik for ulovlige stoffer
Med tiden vil du måske opdage, at du kan samle to eller flere politikker i én. Som hovedregel bør de altid være korte, lette at forstå og tilgængelige for alle medarbejdere.
Brug vores liste over eksempler på HR-politikker til at hjælpe dig med at udvikle og opdatere dine egne.
6. Udarbejd grundlæggende rekrutterings- og introduktionsprocesser
Du er nødt til at indføre en form for formel rekrutteringsproces. De fleste udvælgelsesprocesser har de samme syv grundlæggende trin:
- Modtagelse af jobansøgninger/søgning efter kandidater
- Screening og forhåndsudvælgelse af kandidater
- Afholdelse af samtaler
- Udvælgelse af de bedste kandidater
- Baggrunds- og referencekontrol
- Valg af den mest egnede jobansøger
- Fremsættelse af et jobtilbud.
Du bør også vide, hvem der vil være involveret i hvert af disse trin, og hvilke dokumenter og rekrutteringsværktøjer de vil bruge.
Overvej, hvilke spørgsmål de bør stille, og hvilken dokumentation de bør indsamle i hver fase.
Det næste trin er at skitsere introduktionsprocessen og de faser, som dine HR-afdelinger bør dække.
De bør for eksempel vide, hvordan forberedelserne før ansættelsesstart foregår i din virksomhed, hvad der sker under introduktionen på den første dag, omfanget af det nødvendige papirarbejde for nyansatte, og hvad der er obligatorisk for alle i løbet af den første uge.
Derudover anbefaler jeg, at hver nyansat har en 30-60-90-dagesplan som hjælp til deres introduktion.
7. Fastlæg og dokumentér medarbejdernes løn og personalegoder
Gennemgå din struktur for medarbejdernes løn og personalegoder, og tag de sidste skridt hen imod en formalisering. Overvej følgende:
- Medarbejdernes timeløn og løn
- Medarbejdernes pensionsopsparing
- Sundhedsforsikring
- Trivselsfond for medarbejdere
- Betalt frihed
- Medarbejderes lønforhøjelser og bonusser.
Du kan også tage forskellige økonomiske incitamenter i betragtning, såsom aktieoptioner, refusion af rejseudgifter, overskudsdeling, medarbejderbeklædning og flyttepakker.
Belønninger til medarbejdere behøver heller ikke nødvendigvis at være økonomiske. Du kan inkludere mere alsidige pakker, der omfatter faglig udvikling, virksomhedsrabatter, fleksible arbejdstider, anerkendelse af medarbejdere og anerkendelsesprogrammer.
Med tiden kan du gennemgå data og indsamle tilbagemeldinger fra medarbejderne for at finjustere dit samlede løntilbud. I begyndelsen er det vigtigste at have det grundlæggende tilbud på plads.
8. Vurder din teknologiske infrastruktur
Din HR-afdeling vil drage fordel af specialiseret HR-software til små virksomheder, som kan mindske den administrative byrde og hjælpe med at automatisere processer.
Det kan være et system til ansøgersporing, der hjælper med at strømline rekrutteringen, eller et læringsstyringssystem, der understøtter oplæring og udvikling.
Fordele ved den rette HR-software omfatter lettere lønadministration, arbejdsstyring, datahåndtering, præstationsstyring, screening og sporing af kandidater, teamkommunikation samt læring og udvikling.
Husk, at denne teknologi skal være juridisk kompatibel og tilpasset din virksomheds og HR-afdelingens behov og udfordringer.
Andre nyttige værktøjer:
- Bemandingssoftware
- Onboardingsoftware
- Lønsoftware til små virksomheder
- Software til referencekontrol
9. Evaluer procedurer for overholdelse
HR-afdelinger er blandt de vigtigste aktører, når det gælder om at tilpasse din virksomheds drift til ansættelseslovgivning og -krav.
Gør deres arbejde lettere ved at vurdere retningslinjerne for overholdelse og jeres nuværende praksis.
Sammenlign jeres eksisterende politikker med de nyeste lovmæssige regler, og tilpas eller implementer procedurer, der sikrer, at I rekrutterer og leder medarbejderne i overensstemmelse med loven.
10. Udarbejd en medarbejderhåndbog
Udarbejd en medarbejderhåndbog, inkluder de grundlæggende personalepolitikker, og del den med din nye HR-afdeling og medarbejderne.
Dette dokument bør også indeholde oplysninger om din virksomheds kultur, vision, mission, medarbejdernes rettigheder og ansvar.
Du kan bruge software til medarbejderhåndbøger til at hjælpe dig med at oprette og opdatere din.
For at undgå at overvælde nyansatte med for mange oplysninger på dag ét udarbejder mange HR-team forkortede medarbejderhåndbøger til nyansatte, hvor kun de vigtigste politikker er inkluderet.
11. Fastlæg din L&D-plan
HR-team hjælper medarbejderne med at tilegne sig nye færdigheder og ny viden samt gøre fremskridt i deres karriere.
Derfor bør du begynde at fastlægge dit lærings- og udviklingsprogram (L&D), mens du opbygger en HR-afdeling.
Overvej dine L&D-mål, virksomhedens kompetencegab, og hvilke kompetencer der er nødvendige for at nå dine strategiske forretningsmål.
Tal med dine medarbejdere om deres ambitioner og interesser, da det vil hjælpe dig med at skitsere deres karriereveje.
Udarbejd en alsidig uddannelsesramme, der omfatter L&D-indholdet og -materialerne.
Her er en god artikel, som kan hjælpe dig med at udvikle din lærings- og udviklingsstrategi.
Outsourcing eller ej?
Nogle organisationer vælger at outsource hele eller dele af deres HR-funktion.
Outsourcing af HR bliver ofte vurderet i de tidlige faser af opbygningen af HR-teamet. Skal vi engagere en professionel arbejdsgiverorganisation (PEO) eller en lønservicevirksomhed til bestemte funktioner?
Svaret afhænger af erfaringen og ansvarsområdet for dit interne HR-team samt virksomhedens strategi, mål og tidsplan.
Hvis du for eksempel planlægger at ansætte internationalt, vil det sandsynligvis være en god idé at forstå, hvordan en registreret arbejdsgiver (EOR) kan hjælpe.
Der kan opstå budgetbegrænsninger. I så fald kan du engagere en HR-outsourcingpartner til at hjælpe med forskellige funktioner, som ganske enkelt er en del af en service eller et produkt.
At engagere en mægler for personalegoder, der fungerer som en forlængelse af din personalegodefunktion, er et godt eksempel på dette.
Opbygning af en HR-afdeling vil give stort udbytte
At opbygge et HR-team er en spændende og udfordrende opgave, som vil hjælpe din virksomhed med at vokse og præstere bedre.
Selv hvis du er en lille virksomhed eller en startup i en tidlig fase, vil det være en fordel at have en HR-afdeling, fordi den hjælper dig med at overholde reglerne, sikre at dine talentbehov bliver opfyldt og udvikle et misundelsesværdigt arbejdsgiverbrand.
Hvis du overvejer outsourcing, kan du tage et kig på vores udvalg af de bedste PEO'er og bedste EOR'er for at komme godt i gang.
Et par nyttige artikler, der kan hjælpe dig på din rejse:
