Hvorfor inkluderende møder er bedre (og hvordan du leder dem)
Teammøder er det tidspunkt, hvor den reelle arbejdspladskultur i modsætning til den udtrykte eller teoretiske kultur virkelig kommer til udtryk. Ofte er de den eneste mulighed for, at medarbejderne kan være sammen, synliggøre deres styrker og blive anerkendt.
En inkluderende mødekultur resulterer i større innovation og lige muligheder for karrieresucces og hjælper folk med at være sig selv på arbejdet. Så hvor er problemet? Det kommer nok ikke som noget chok for nogen, der læser dette, at de fleste hader møder (og med god grund).
I denne artikel undersøger vi, hvordan du kan lede møder (fysiske, hybride og virtuelle), der får krydset dine produktivitetsopgaver af, afdækker dit teams visdom og fremmer menneskelig kontakt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sandheden om de fleste møder
Forestil dig det møde med den samme person, som altid dominerer samtalen, fremmer sin egen dagsorden og ikke lytter til, hvad andre siger.
Mødetiden løber ud eller overskrides, folk er ikke forberedte på at bidrage (åh, og den her rammer mig virkelig), og dagsordenen er enten ikke-eksisterende eller bare alt for omfattende.
Som mødedeltagere går vi derfra med en følelse af at være overvældede og forvirrede, som om ingen havde forberedt sig på, hvad målene for mødet burde være, eller hvad deltagernes behov var.
De er ikke produktive, de er ofte uorganiserede, og som regel bliver de forkerte mennesker bedt om at deltage, eller også mangler de rigtige mennesker. De distraherer fra vigtigere ting eller domineres af de samme mennesker, som optager hele tiden.
At sidde i møder som dette giver mig angst og efterlader mig for frustreret til at sige fra og stille spørgsmål, især i større virtuelle møder (jeg ved ikke med dig, men hvis jeg aldrig skulle bruge et sekund mere på Zoom, ville det ikke være for tidligt).
Måske er dette en kontroversiel sætning, men jeg mener, at møder bør være gavnlige for deltagerne. Vildt, ikke?
Sandheden er, at vi alle i al hemmelighed elsker møder! De skal bare være inkluderende!
Hvad gør et møde inkluderende?
Et inkluderende møde er et møde, hvor en mangfoldig gruppe mennesker hver især føler, at de bliver set, repræsenteret, respekteret og værdsat, når de arbejder sammen under en mødeform.
Folk går derfra med fornyet energi, en følelse af samhørighed og motivation til at få arbejdet gjort bagefter.
Når samtalerne er afbalancerede, modereret, så de flyder let, og vi vigtigst af alt er tålmodige med hinanden, føler folk sig hørt og forstået, og at deres tid bliver værdsat.
Dette er kendetegnet ved inkluderende møder, og de opstår ikke ved et tilfælde. For at lede et inkluderende møde skal man planlægge på forhånd, vide hvordan man styrer sin tid, sikre lige deltagelse og vigtigst af alt hjælpe gruppen med at bearbejde mødets indhold, så alle er på samme side og kan drage fordel af at være til stede.
Det vanskelige er, at selvom det er muligt at måle inklusion med platforme til medarbejderoplevelser som Aleria eller Culture Amp, giver det måske ikke de mest præcise eller ærlige svar at have disse autentiske samtaler live, enten i grupper eller en til en med dit team.
Hvis du først nu er begyndt at overveje, hvordan du kan gøre dine møder inkluderende, er du måske nødt til at arbejde med dig selv først, inden du spørger folk direkte om deres oplevelse.
Her kan du begynde.
De vigtigste elementer i et inkluderende møde
Bevidsthed
At lede inkluderende møder kræver dog mere end gode intentioner, men det er der, det begynder. Du skal være opmærksom på det sprog, du bruger, hvem der er med i mødet, hvem der ikke er med i mødet og burde være det, samt hvilke oplysninger deltagerne har brug for for at få udbytte af mødet.
Et almindeligt eksempel er at kalde folk “fyre”. Ikke alle identificerer sig som en fyr.
Menneskelighed
Hvis du ligner mig, undgår du rutinemæssigt den forfærdelige smalltalk, der foregår i de første 3 minutter af ethvert møde. Det er ikke, fordi jeg vil undgå at tale med de mennesker, der er til stede, jeg kan bare ikke holde ud at tale om vejret eller om nogens nye frisure igen og igen.
Jeg deltog engang i en række møder, hvor en anden person tilfældigvis kommenterede den samme persons frisure i begyndelsen af hvert møde, som personen med frisuren og jeg deltog i hele ugen. Efter det femte møde, hvor en ny person for femte gang bemærkede Jennies frisure, begyndte jeg at tro, at jeg befandt mig i en eller anden form for simulation.
Der er så mange andre måder, vi som mennesker kan skabe dyb kontakt på, og inkluderende møder handler i høj grad om at finde måder at gøre dette på (ud over at kommentere på hår, udseende eller vejret). Her er 5 måder at få bedre smalltalk på (uden at tale om vejret).
Tilgængelighed
Vi lærer og bearbejder ikke alle information på samme måde. Inkluderende ledere og chefer tager højde for dette, når de præsenterer opdateringer, kommer med meddelelser, håndterer forandringer og tager problemer op med deres teams.
Det kræver, at man tager sig tid til at lære sit team at kende (1:1-samtaler, spørgeskemaer eller vurderinger er gode til dette), så man kan sikre, at man tager højde for forskelle i evner, neurodiversitet og læringsstile. Det er afgørende for at sikre, at jeres møder er inkluderende.
Du kan også være interesseret i at få specifik DEI-uddannelse.
Synlighed
Møder bør være en mulighed for teammedlemmer til at sige deres mening, støtte hinanden og bede om hjælp. Sørg for, at der er lige muligheder for at give teammedlemmerne denne synlighed, når alle er samlet.
Få din mangfoldighedserklæring til at fungere
Traditionelle mødeformater er centreret omkring udadvendte, neurotypiske og systemisk dominerende identiteter.
Som du ved, er der uendeligt mange måder, mennesker kan være forskellige på: socioøkonomisk baggrund, uddannelsesniveau, race, seksuel orientering, køn, religion, politiske tilhørsforhold, læringsstile, neurodiversitet, forskellige fysiske, mentale og følelsesmæssige evner, personlighedstræk, kulturel arv eller det at være introvert eller ekstrovert. Listen fortsætter.
Hvis din organisation har en mangfoldighedserklæring, der hævder, at I “fejrer mangfoldighed”, men ikke tager højde for hvordan mennesker arbejder sammen og ikke udvikler sig ud over disse traditionelle og undertrykkende mødeformater, yder du den ikke retfærdighed.
I en verden, hvor der er udtrykt værdi i vores forskelligheder, får prioritering af inkluderende møder det til at fungere i praksis.
Sådan afholder du inkluderende møder
Husk dette: inkluderende møder er veltilrettelagte møder. En stærk facilitator kan gøre et møde fra meningsløst til produktivt, dine deltagere fra uvidende til engagerede og et projekt fra frygtet til færdigt.
Alle, der leder en organiseret gruppe mennesker mod et fælles mål, har en facilitatorrolle og kan tilegne sig faciliteringskompetencer.
Det er teamchefen, der indkalder til et møde for at dele opdateringer om, hvornår kunderne kan forvente en ny produktlancering, og som sikrer, at alle er klar over kommunikationsplanen.
Det er projektlederen, der holder alle informeret om tidsplaner, ændringer og forhindringer.
Uden for arbejdet kender du sikkert den ven, der planlægger, skaber forbindelser og også bare er god til at lytte? Bum, facilitering. Vi kan godt lide den slags venner, ikke?
Alle facilitatorer har en forskellig stil, og alle grupper vil have forskellige dynamikker. Det er det, der gør facilitering så spændende. En dygtig facilitator tilpasser sig gruppens behov. Vedkommende kan få folk til at tale sammen. Vedkommende ved, hvordan man mærker efter i forhold til bestemte personligheder, holdninger og følsomheder, som en gruppe kan have.
Men hvad er det helt præcist?
Facilitering handler om at stille de nødvendige ressourcer, oplysninger og den nødvendige støtte til rådighed, så elever eller deltagere kan fuldføre en opgave.
Det lyder som undervisning, ikke?
Facilitering er anderledes end undervisning, men de udelukker ikke hinanden. Lærere hjælper elever med at tilegne sig nye færdigheder eller ny viden ved at give dem oplysninger om et fagområde. Der er et målbart resultat til sidst, f.eks. en karakter. Lærere er som regel eksperter inden for indholdet, og de har typisk alle de rigtige svar.
Facilitatorer hjælper deltagerne med deres oplevelse af et møde ved at guide den overordnede proces. Gode facilitatorer ved, at det handler mindre om dem selv og mere om gruppen, hvilket skaber et inkluderende miljø. De stiller de rigtige spørgsmål for at hjælpe folk med selv at gøre opdagelser og få visdommen frem hos de mennesker, der er til stede i rummet.
Hvilke konkrete øjeblikke viser så, at der foregår facilitering?
Det er, når din chef beder alle om at fortælle, hvordan de har det, eller hvad de hver især fokuserer på i begyndelsen af mødet, for at give alle på mødet mulighed for at komme til orde.
Det er, når deltagerne har en åben diskussion under en træningssession, og facilitator skaber et fælles tema på tværs af det, der bliver delt, for at fremme psykologisk tryghed og en følelse af at høre til.
Det er under en brainstormingssession, hvor idéer indsamles på en organiseret måde, og facilitator uddelegerer rollen som referent til at nedskrive idéer, tildeler nogen ansvaret for at svare i chatvinduet og roterer rollerne for at tilskynde til afbalanceret deltagelse.
Lad os se på vores 5 foretrukne faciliteringsteknikker til mere inkluderende møder.
1. Skab fælles spilleregler
Fælles spilleregler er et sæt grundlæggende regler, som deltagerne forventes at følge. De kan tage form af et levende dokument, som du kan revidere under hele den langsigtede møderække.
Målet er at skabe et åbent og inkluderende rum, hvor hvert individ føler sig tryg, set og hørt. Når gruppens forventninger gøres tydelige og synlige for alle, kan folk bedre have tillid til, at de bliver respekteret og trygt kan dele åbent på et møde.
2. Tjek ind
Tjek-ind er en enkel og naturlig måde at fremme inkluderende menneskelig kontakt på. De kan være arbejdsrelaterede eller ikke-arbejdsrelaterede, finder som regel sted i begyndelsen af et møde, når alle er ankommet, og egner sig bedst til mindre grupper på under 10 personer.
Facilitator vil bede gruppen om at gå rundt i lokalet og besvare et enkelt spørgsmål som ”hvordan har du det i dag?” eller ”hvad har du brug for støtte til?” Hvis deltagerne ikke kender hinanden, er dette en fremragende mulighed for, at de kan fortælle deres navn og noget unikt om sig selv.
Eftersom facilitering handler om menneskelig kontakt, er det afgørende at indbygge muligheder for, at alle kan lære hinanden at kende (hvis de ikke allerede gør det).
3. Gennemgå en dagsorden og de ønskede resultater sammen
Det er så enkelt, men bliver ofte overset — det er meget vigtigt at udarbejde en relevant dagsorden, som deltagerne kan se, før mødet begynder. Det hjælper alle med at komme forberedte og vide, hvad der forventes af dem. Endnu bedre: Bed dine deltagere om input på forhånd.
Hvis man beder om input før mødet, får folk mulighed for at tænke over eventuelle spørgsmål, de har, så de kan møde op klar til at lytte til indholdet.
Husk, at folk ikke kan lytte til det, der bliver sagt, og tænke på spørgsmål på samme tid. Hvis du har afsat tid til spørgsmål i slutningen af mødet, så respekter det rum. Skynd dig ikke at afslutte mødet, bare fordi der er nogle få øjeblikkes stilhed. Stilhed betyder, at folk tænker, før de taler, og det er en god ting.
4. To minutters 360
Dette er en teknik, der giver dine deltagere mulighed for at holde en pause og reflektere over det, der er blevet sagt, med mulighed for at tale højt. Når de taler, kan deltagerne stille et spørgsmål, komme med en observation eller på anden måde bearbejde mødets indhold mundtligt. Vi kalder det en to minutters 360, fordi det netop er det.
1) Hold en hel pause på to minutter til stille refleksion.
2) Gå én gang rundt i lokalet, så alle får mulighed for at tale.
Det kan føles helt mærkeligt og akavet i starten (stilhed er ubehageligt i vores samfund), men det kan være en effektiv og enkel måde at skabe mangfoldighed og inklusion i dine møder på.
Især under en vigtig meddelelse, en større procesændring, en produkttræning eller anden information, der bliver formidlet, viser du dine deltagere respekt ved at give dem mulighed for at reflektere over det, der bliver delt, og reagere i øjeblikket.
5. Giv plads til alle
Det er facilitatorens opgave at sikre, at alle har lige mulighed for at deltage i dit møde. Læg mærke til, hvem der stiller spørgsmål, hvem der taler mest, og hvem der forbliver stille.
Hvis der er en fælles runde, skal du sørge for, at du ikke gætter eller spørger, hvem der stadig mangler at tale. Det er en meget enkel måde at vise, at du er opmærksom på gruppens behov, hvilket er afgørende i facilitering.
Husk, at de vigtigste ting, der skal siges, ikke altid bliver sagt af dem, der taler mest. Giv plads til alle.
Hybride og virtuelle møder
For hybride og virtuelle mødeformater er der dog mere at tage højde for, for som vi har set, handler det alt sammen om at udvise bevidsthed, menneskelighed, tilgængelighed og synlighed.
Vær bevidst
Vær tydelig, og angiv dit mål om at inkludere deltagere, der deltager på afstand. Det er så enkelt, men bliver sjældent anerkendt. Informér oplægsholderne om, at det er et hybridmøde, og at de skal holde deres præsentationer derefter.
Brug teknologien til din fordel
Chatfelter kan være en god tilføjelse til møder, når de bruges hensigtsmæssigt. Deltagere på afstand får flere muligheder for at formulere et spørgsmål eller en kommentar i chatten, hvilket kan være sværere ved fysisk fremmøde.
Værktøjer som Equal Time kan også hjælpe med at holde styr på, hvor meget alle taler, så du sikrer, at forskellige personer får mulighed for at bidrage.
More Articles
Tilbyd støtte, og skab forbindelse
Det kan føles isolerende at deltage på afstand i et hybridmøde. Det gør en stor forskel at have en udpeget fast kontaktperson, som kan besvare spørgsmål fra virtuelle deltagere og tale deres sag. Husk at holde pauser og se efter, om nogen har rakt hånden op eller stillet et spørgsmål under præsentationen.
Ved større møder, når deltagere med fysisk fremmøde er mellem sessionerne, kan du prøve at inkludere virtuelle netværks- eller teambuildingmuligheder for deltagere på afstand. Speednetværk er en god måde at gøre dette på.
Sørg for tydelig og tilgængelig lyd, visuelle elementer og mødeinformation
Især ved større møder gælder det, at hvis noget ikke bliver sagt i en mikrofon, kan det ikke høres online. Det gør det også svært at vide, hvem der præsenterer. Sørg for, at du har det rette lydudstyr, og bed virtuelle deltagere om feedback på lydkvaliteten.
Brug et digitalt værktøj til eventplanlægning, der opdateres i realtid, til at tilføje detaljer og ændringer til dagsordenen, introducere alle talere tydeligt og give oplysninger om, hvad sessionen omhandler, i mødeinvitationerne og/eller dagsordenen. Dette er også fordele, du kan få fra mødeadministrationssoftware.
Efter min mening er det ikke længere acceptabelt, at personer i ledende stillinger eller ledelsen indleder deres præsentationer med at kritisere deres egne dias, før de begynder at tale. Gå foran med et godt eksempel, og brug velorganiserede, hjernevenlige dias, der er tilgængelige og nemme at følge. Jeg garanterer, at du får et langt mere engageret publikum ved dine hybride og virtuelle møder (godt tip: De fleste læser ikke dine dias og lytter til dig på samme tid).
Det er en særlig form for udmattelse at være på kamera i længere tid ad gangen. Fastlæg retningslinjer for, hvornår kameraet skal være tændt eller slukket. Jeg går stærkt ind for at slukke sit Zoom-kamera ved store, hybride møder.
Styrk stemmerne fra deltagere på afstand
Der findes en gammel opfattelse af, at det er bedre for ens muligheder for forfremmelse at deltage fysisk i store møder, så tænk ekstra over, at disse deltagere ikke vil have lige så stor synlighed i organisationen, som hvis de var til stede fysisk. Hvis der er mulighed for at fremhæve en deltagers arbejde på afstand, så gør det!
Jeg arbejdede tidligere i en lille uddannelsesvirksomhed med base i Portland, Oregon, som hver måned afholdt hybride fællesmøder, ledet af vicepræsidenten for medarbejdere og resultater.
Dette møde var en sand guldgrube for arbejdspladskulturen. Hun var sammen med vores HR-chef meget aktiv i udviklingen af forskellige programmer, der skulle løfte medarbejderoplevelsen, og længe før covid værdsatte denne organisation sine fjernmedarbejdere og så dem som en vigtig mulighed for at skabe større diversitet i medarbejderstaben.
Et af mine yndlingsprogrammer, som hun stod for, hed “Se noget, sig noget”. Det gav mulighed for at indsende anerkendelse af kolleger på tværs af organisationen. Det var en del af teamkulturen at indsende disse skriftligt, så de kunne læses højt for alle på opkaldet.
Virksomheden havde færre end 80 medarbejdere, så processen tog omkring 10 minutter, men det var en meget enkel og sjov måde hver måned at anerkende specifikke resultater og fremhæve andres arbejde på en meningsfuld måde.
Det handler alt sammen om facilitering
Husk, at inkluderende møder handler om at sikre lige og afbalancerede muligheder for deltagelse, skabe en følelse af tilhørsforhold og fremme psykologisk tryghed, når vi arbejder sammen i grupper.
Uanset om du leder et rutinemæssigt teammøde, en brainstormsession eller endda din næste teambuildingbegivenhed eller sociale sammenkomst, resulterer gode faciliteringsfærdigheder i interaktioner af bedre kvalitet, mere kreative idéer og stærkere forbindelser.
Er du interesseret i at lære bedre faciliteringsfærdigheder? Kontakt mig på LinkedIn for at få mere at vide, og overvej at tage et af disse kurser i mødeledelse for at hjælpe dig med at afholde mere effektive, produktive og inkluderende møder.
Yderligere ressourcer, der kan hjælpe dig med at skabe mere inkluderende arbejdspladser:
