Sådan bruger du kaskaderende mål + praktisk arbejdsark

Hvad er kaskaderende mål?

“Målet er at sikre, at alle bevæger sig i samme retning med klare prioriteter i en konstant rytme.”- Felipe Castro fra Lean Performance

Kaskaderende mål er en ovenfra-og-ned-tilgang til målsætning. Det begynder med at fastlægge et tema på højt niveau for året, centrale mål for hele organisationen, mål for ledere, afdelinger og teams og til sidst individuelle medarbejdermål.

Når denne model implementeres med succes, giver den enkeltpersoner og teams mulighed for både at være afstemt og selvstændige i leveringen af de ønskede resultater.

Derudover sikrer regelmæssig kommunikation og opfølgninger, at alle er på samme side og aktivt arbejder hen imod at opnå fælles resultater.

En knap så sjov statistik: Kun 16 % af medarbejderne i frontlinjen har en klar forståelse af, hvordan deres arbejde bidrager til organisationens strategiske mål. 

Kaskaderende mål hjælper folk med at forstå, hvordan deres arbejde bidrager til organisationens bredere succes.

Fordele ved kaskaderende mål

Der er mange gode grunde til, at kaskaderende mål bliver så populære.

• Overensstemmelse med vision og strategi: Kaskaderende mål sikrer, at individuelle mål og teammål stemmer overens med organisationens bredere målsætninger og gør det lettere at fastsætte prioriteter.
• Forbedret kommunikation: Processen med kaskaderende mål indebærer typisk drøftelser og forhandlinger mellem forskellige niveauer i en organisation. Det forbedrer kommunikationen og sikrer, at alle forstår det større billede og deres rolle i at opnå det.
• Forbedret præstationsstyring: Kaskaderende mål giver en ramme for præstationsstyring. De tilbyder klare kriterier for evaluering af individuel præstation og teampræstation samt for at give konstruktiv feedback og fremme faglig udvikling.
• Øget engagement og motivation: Når medarbejderne forstår, hvordan deres arbejde bidrager til organisationens succes, driver det medarbejderengagement.
• Gør ressourcestyringen lettere: Med klare mål på hvert niveau kan organisationer bedre styre og fordele ressourcer og sikre, at indsatsen ikke bliver duplikeret, og at ressourcerne anvendes effektivt.

Jeg vil nu gennemgå, hvordan du implementerer en model med kaskaderende mål i din organisation.

Sådan implementerer du kaskaderende mål i din organisation

1. Skab klarhed over organisationens mål

“Klarhed giver fokus” – Thomas Leonard, pioner inden for personlig coaching

Det første reelle skridt i målsætningen er at skabe klarhed over, hvad der er vigtigst lige nu, og hvorfor.

Det er de øverste lederes opgave at skabe klarhed for deres teams om, hvad der er vigtigst for organisationen.

Klarhed i en organisation indebærer at udvikle og formidle svar på disse centrale elementer:

• Mission eller formål: Hvorfor eksisterer organisationen?
• Vision: Hvad er visionen for fremtiden? Hvordan kan vi nå dertil? Hvis du har brug for hjælp til at komme i gang, kan du se disse 15 eksempler på visionsformuleringer.
• Værdier: Hvilke principper styrer adfærd og beslutninger?
• Strategiske planer: Hvor vil vi være om 3 år? Om 5 år? Hvilke resultater ønsker vi at opnå, som stemmer overens med vores mission og vision? Hvordan vil vores værdier drive os fremad?
• Mål: Hvad er vigtigst for os at opnå på kort sigt? Hvilke fokusområder vil føre organisationen fremad, så den kan opnå sin vision?

I en organisation med klarhed er dens mission, vision og værdier defineret og udvikler sig sammen med virksomheden. Den strategiske plan deles bredt, og medarbejdere på alle niveauer ved, hvordan deres arbejde bidrager til at nå disse mål.

En god praksis til at skabe klarhed er, at teamet på ledelsesniveau udarbejder et overordnet tema for året samt specifikke mål for hele organisationen, som I ønsker at opnå for at komme videre med jeres strategiske plan.

Tilsammen skaber disse elementer klarhed, som hjælper med at guide beslutningstagningen og sikrer målsammenhæng på tværs af organisationen.

2. Udarbejd strategiske mål

“Mål er som et kort. De hjælper os med at afgøre, hvor vi ønsker at ende, og giver os personlig retning for, hvad vi skal fokusere vores energi på.” - Catherine Pulsifer

Den strategiske planlægningsproces er en afgørende del af enhver organisations succes. 

Alt for ofte formår organisationer imidlertid ikke at opnå de ønskede resultater, fordi deres mål ikke er korrekt afstemt med deres handlinger. 

Du kan løse denne manglende sammenhæng ved at begynde øverst og lade målene kaskadere ned på individniveau.

Mindst 3 uger før starten på et nyt kvartal bør de øverste ledere i en organisation samarbejde om at identificere vigtige strategiske mål og ønskede resultater. 

De bør gøre dette ikke kun for sig selv, men også for deres afdelinger, sådan som det afspejles i lederens mål.

Ledere bør stå til ansvar for de resultater, som deres teams leverer, sådan som det afspejles i deres individuelle mål.

Det betyder, at hvis teamet ikke når målet, bør lederen heller ikke nå sit mål. Disse mål bør være forbundne og afstemte. Vind sammen, lær sammen. 

En HR-leder kan for eksempel have et mål med fokus på at fremskynde rekruttering og onboarding for at imødekomme virksomhedens vækstmål, målt på antallet af ansættelser i et kvartal med et specifikt numerisk mål. 

Selvom denne leder sandsynligvis ikke selv vil planlægge og facilitere alle interviews for at nå dette mål, er vedkommende ansvarlig for de teams, der skal levere disse resultater.

Derfor bør lederen holdes ansvarlig for at støtte teamets succes i form af et målbart mål.

Hvis teamet sakker bagud, tilskynder dette lederen til at støtte teamet i at nå sit mål som deltager og ikke blot som observatør eller evaluator af teamets resultater. 

Hver leder bør fastsætte 3-5 mål for sin afdeling, som afspejler det, der er vigtigst at opnå inden for deres ansvarsområder i det kommende kvartal.

Hvert mål bør indeholde, hvad de vil opnå, hvilke opgaver, programmer eller ændringer der kan være nødvendige for at nå målet, samt hvordan målet vil blive målt.

Vi går mere i dybden med denne formel til oprettelse af mål senere, så læs endelig videre!

3. Offentliggør mål på gennemsigtig vis

"Gennemsigtighed, ærlighed, venlighed, god forvaltning og endda humor fungerer altid i virksomheder." - John Gerzema

Når målene er fastsat for ledere på de højeste niveauer, skal de derefter gøres synlige for hele organisationen.

Gennemsigtig offentliggørelse af mål hjælper alle i organisationen med at forstå, hvad der er vigtigst, hvad hver leder og hvert team arbejder med, og giver vigtig indsigt i indbyrdes afhængigheder og muligheder for samarbejde på tværs af teams.

Author's Tip

Overvej at offentliggøre målene med et weblink, så lederne kan opdatere dem. Et skrivebeskyttet link til et delt dokument kan være tilstrækkeligt, men mere komplekse delingsmetoder kan omfatte dashboards med filtre for årligt tema, leder eller andre visualiseringer.

4. Udarbejd mål på team- og individniveau

“En af nøglerne til lederskab er at erkende, at alle har evner og talenter. En god leder lærer, hvordan disse evner kan bruges til at nå det samme mål.” – Ben Carson, tidligere amerikansk minister for bolig- og byudvikling

Når målene er blevet tydeliggjort af ledere på øverste niveau, kan ledere og medarbejdere overveje deres ansvarsområde og afgøre, hvordan de bedst kan bidrage. 

Ledere bør overveje ansvarsområderne for dem, der er på deres team, de strategiske mål, som deres leder har defineret, de vigtigste mål for hele organisationen, som deres leders mål kaskaderer fra, samt eventuelle yderligere teammål for kvartalet.

Derfra udspringer individuelle mål baseret på, hvad hvert teammedlem er særligt kvalificeret til at udføre, og deres ansvarsområder. 

Når jeg fastsætter mål sammen med mine teams, afholder jeg en workshop, hvor vi fastsætter målene i fællesskab.

Vi mødes som team i den første uge af kvartalet og gentager og bekræfter formålet med vores team, gennemgår målene for vores ledere på højere niveau og identificerer, om der er andre vigtige strategiske punkter, som vores team skal opnå.

Derfra udvikler vi vores teammål. Derefter bekræfter hver person sit ansvarsområde og beslutter, hvordan de kan bidrage. Det er sådan, mål defineres på individuelt niveau og nedbrydes fra organisationens vigtigste mål. 

Der er mange forskellige måder at formulere mål på, og hver metode har sine styrker. Jeg foretrækker i høj grad SMART-målmodellen, men jeg ved, at nogle foretrækker OKR'er.

Efter min erfaring omfatter de bedste metoder et målbart resultat, som regel en måleenhed, så det er tydeligt, hvornår målet er nået.

Hvert skriftligt mål kan følge denne formel: 

Bemærk: Når du definerer målbare størrelser, skal du fokusere på resultater, ikke leverancer. 

Et mål for en HR-specialist kunne være at behandle 5 forfremmelser om ugen – og hvad så? 

Ved at spørge "Og hvad så?" kan du finde det resultat, der skal måles. Behandling af forfremmelser er en leverance, mens resultatet er, at medarbejdere bliver forfremmet med minimal friktion fra HR's side. 

Det målbare resultat er, at det er nemt at samarbejde med HR, hvilket betyder, at ledere ikke vil forsøge at omgå processerne og dermed skabe mere arbejde for alle (øjenvending).

Eksempler på afstemte, handlingsorienterede mål

Rolle	Mål	Hvordan	Måling af succes
Kundesucceschef	Øge fastholdelsen af mine kunder.	Facilitere kvartalsvise forretningsgennemgange og samarbejde med tekniske supportmedarbejdere for at sikre, at mine kunder får god support og er informeret om vigtige problemstillinger.	90 % fastholdelse af alle kunder, der er tildelt mig.
Teknisk supportmedarbejder	Opnå en stigning i min kundetilfredshedsscore på tværs af alle mine supportsager.	Sikre, at kunderne modtager svar på alle supportsager inden for 4 arbejdstimer. Hvis jeg ikke er i stand til at løse en kundes problem, vil jeg genskabe og dokumentere problemet, når jeg eskalerer det til det næste teamniveau, men beholde ansvaret for supportsagen, indtil problemet er løst.	En stigning i min samlede kundetilfredshedsscore til et gennemsnit på 4,5 ud af 5 stjerner. Reducere min gennemsnitlige første svartid til under 4 arbejdstimer.
HR-specialist	Forbedre medarbejderfastholdelsen	Udarbejde en introduktionsvejledning til nye medarbejdere, der fremhæver de vigtigste systemer og processer for en vellykket introduktion i virksomheden. Vejledningen offentliggøres på virksomhedens intranet.	Mindst 20 nye medarbejdere fremhæver vejledningen som nyttig for deres introduktionsoplevelse. En reduktion på 10 % i teamets spørgsmål via e-mail, der henviser til emner, som er dækket i vejledningen.

Forbindelse og afstemning af mål: et eksempel

Ved at afstemme målene med virksomhedens vigtigste mål og en leders mål skabes der sammenhæng i hele organisationen, og det bliver muligt at arbejde selvstændigt på at nå organisationens mål.

I mange tilfælde vil målene være tydeligt afstemt fra de vigtigste forretningsmål og ned til de individuelle mål. 

Men nogle gange kan der være team- eller ledermål, som ikke har en direkte forbindelse til målene for ledere højere oppe i hierarkiet, men som stadig er vigtige at nå og passer godt ind i et årligt tema.

Det er helt i orden! 

Disse mål er stadig vigtige og værd at dokumentere og nå for at bringe organisationen fremad.

Bedste praksis for nedbrydning af mål

Fastlæg en kvartalsvis kadence

Efter min erfaring bevæger organisationer sig i et tempo, der gør individuelle årsmål forældede næsten umiddelbart efter, at de er blevet fastsat. 

Forhold ændrer sig, markeder opstår, roller skifter, og produkter udvikler sig. Derfor kan virksomheder, der opstiller præstationsmål kvartalsvist, opnå 31 % større afkast end dem, der revurderer årligt.

Hvis din organisation arbejder hurtigt, og du vil opnå mere, skal du holde op med at opstille årlige mål for enkeltpersoner. Opstil i stedet kvartalsmål, og vurder deres relevans, nødvendighed og fremskridt ugentligt eller hver anden uge. 

I mine teams opstiller vi mål i begyndelsen af hvert kvartal og vurderer deres relevans, nødvendighed og fremskridt ugentligt eller hver anden uge. 

Vi accepterer ændrede prioriteter i begyndelsen af kvartalet, men sørger også for, at vi gør det, vi har sagt, vi ville gøre. Det er en fin balance. Forpligt dig, og kom i gang!

Her er en typisk tidsplan for målsætning i min gruppe, som gentages hvert kvartal: 

1. 3 uger før kvartalets begyndelse: Evaluer vigtige projekter, prioriteter og organisatoriske mål. På dette tidspunkt offentliggør ledere på højeste niveau også deres mål med fuld gennemsigtighed. Hele organisationen gennemgår og overvejer dem som en central del af planlægningen af teamets og den enkeltes mål. 
2. 1-2 uger før kvartalets begyndelse: Koordiner med tværfunktionelle teams om gruppeprojekter. Hvis du har brug for noget fra et andet team for at nå et større mål, så få det på deres dagsorden—sørg for, at de opstiller mål, der er afstemt med projekter på tværs af organisationen. 
3. Den uge, kvartalet begynder: Mød teamet for at afstemme formål og prioriteter og opstille jeres egne mål. Bekræft målene med andre afdelinger, og få alle mål på skrift (eller dokumenteret i et værktøj). 
4. Ugentligt eller hver anden uge i løbet af kvartalet: Skriv en kort statusopdatering om alle mål. Evaluer målene for at sikre, at prioriteterne er afspejlet korrekt. Kommuniker mellem teams om fremdriften i målene, og sørg for, at eventuelle afhængigheder tages i betragtning ved planlægning af vigtige aktiviteter. 
5. Gennem hele kvartalet: Gennemfør, gennemfør, gennemfør! Dokumenter fremskridt løbende, og kommuniker konstant. 
6. De sidste 3 uger af kvartalet: Gentag trin 1 for at forberede det næste kvartal.
7. Ved kvartalets afslutning: Fejr succeserne! Mød teamet for at rapportere om, hvad der blev opnået, og tal om, hvad der bliver vigtigst at opnå i det næste kvartal.

Ved at opstille kvartalsmål og følge op på fremskridtene ugentligt eller hver anden uge får dine teams fokus på at bevæge sig fremad.

Jo mere du praktiserer denne rytme for målsætning i præstationssamtaler, desto mindre besværligt vil det føles, og desto mere effektivt vil det være.

Få ledelsens opbakning

“Sæt realistiske mål, revurder dem løbende, og vær konsekvent.” – Venus Williams

Ledelsens opbakning er afgørende for implementeringen og understøttelsen af processen med kaskaderende mål. Uden støtte fra den centrale ledelse risikerer målprogrammet at blive betragtet som noget ekstracurriculært. 

Med opbakning fra de højeste niveauer i organisationen kan du måske overveje at knytte mål til løn.

Bonusser er ofte knyttet til målopnåelse, og metoden med kaskaderende mål passer godt til præstationsbaseret løn, da den omfatter målbare resultater, som kan overvåges og rapporteres over tid.

Når det er tid til at komme i gang, skal du introducere modellen, få opbakning og lede dine teams i at forpligte sig til målene. Gør målene synlige, og integrer regelmæssige målopdateringer i jeres standardarbejdsgang.

Brug teknologi

Det kan være besværligt løbende at holde styr på mål med ugentlige eller to-ugentlige dokumenterede opdateringer, enten i et fælles dokument eller et regneark.

Software til målsætning hjælper med at opstille og følge mål. Du kan bruge det til at vise mål, efterhånden som de afstemmes på tværs af organisationen, og visualiseringsværktøjer hjælper alle med at se præcis, hvor tæt de er på at nå hvert mål.

Alternativt kan du vælge at bruge OKR-software, hvis OKR'er er noget for dig, eller software til præstationsstyring vil sandsynligvis indeholde værktøjer til målsporing.

God praksis for timing og hensyn på tværs af teams

“Et mål uden en tidsplan er blot en drøm.” – Robert Herjavec

Når du implementerer og begynder at drive dit målprogram, skal du være opmærksom på den cykliske karakter af processen med kvartalsmål. 

Den fortsætter kvartal efter kvartal!

De første par kvartaler kan føles lidt klodsede, men hold fast i kursen! Teams og enkeltpersoner vil vænne sig til praksissen, og det bliver helt sikkert lettere og bedre forstået med tiden. 

I mange tilfælde kræver det, at organisatoriske mål på tværs af funktioner nås, at flere teams og personer hver især gennemfører en del af arbejdet. I disse tilfælde bør du overveje at fastsætte specifikke forfaldsdatoer for mål, der har efterfølgende afhængigheder.

30 % af organisationerne angiver manglende koordinering på tværs af enheder som den største udfordring ved at eksekvere strategien.

Når du arbejder med mål, der gælder for hele organisationen, er samarbejde og planlægning med andre teams afgørende for jeres fælles succes. 

Hold et møde med de teams, du arbejder tættest sammen med, inden kvartalet begynder, så du kan komme på deres dagsorden, før de fastsætter og låser deres mål.

Jeg samarbejder løbende med nogle få teams, og vi har aftalt et tilbagevendende møde inden starten af hvert kvartal for at sikre, at vi er afstemt og kommer på hinandens dagsorden.

Det virker virkelig!

Arbejdsark til kaskaderende mål

For at hjælpe dig med at komme i gang kan du bruge arbejdsarket nedenfor til at skabe klarhed over organisationens vigtigste resultater, centrale forretningsmål og ledermål og derefter begynde at skrive mål for enkeltpersoner ved hjælp af den målformel, der er beskrevet i denne artikel.

Få vores arbejdsark til kaskaderende mål!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.